Phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho toán quản lý nghiệp vụ bán hàng

Phân tích thiết kế hệ thống

LèI NOẽI ệU
Hiện nay, với nền kinh tế tri thức, công nghệ thông tin là một trong những
ngành có tốc độ phát triển nhanh nhất. Để theo kịp với sự phát triển đó, các đơn
vị, tổ chức quản lý đang tiếp tục tìm tòi và phát triển công nghệ mới để ứng dụng
vào công tác thực tế trong ngành. Nhiều chơng trình tin học hoá nghiệp vụ nh chơng trình phục vụ quản lý trong các hoạt động công tác thanh tra, thử nghiệm các
phân hệ báo cáo thống kê giáo dục, y tế, xây dựng cơ bản, lu trữ thông tin đầu
vào trong CSDL, ứng dụng truyền tin ... Là một trong những yêu cầu cơ bản của
nền kinh tế phát triển.
Xuất phát từ tầm quan trọng đó, Nhóm em chọn đề tài Phân tích thiết kế
hệ thống thông tin cho bài toán quản lý nghiệp vụ bán hàng Với nội dung cơ
bản là nghiên cứu các mối quan hệ trong hoạt động bán hàng.
Nội dung đề tài gồm 2 chơng:
Chơng I: Giới thiệu chung về nghiệp vụ bán hàng
Chơng II: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho bài toán quản lý
nghiệp vụ bán hàng
Trong quá trình hoàn thành đề tài, song với khả năng và thời gian có hạn,
nội dung chắc hẳn sẽ không tránh những thiếu sót rất mong nhận đợc sự góp ý
của thầy cô và tập thể các bạn đọc.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Trơng Ngọc Châu đã giúp chúng
em hoàn thành đề tài này.

Đà nẵng, tháng 12 năm 2004

1


Phân tích thiết kế hệ thống

CHặNG 1: GIẽI THIU CHUNG Vệ NGHIP VU BAẽN HAèNG

1.1 Phân tích hiện trạng:
1.1.1 Đặc điểm của bộ phận quản lý và nhà cung ứng:
Đối tợng phục vụ của nhà cung ứng bao gồm tất cả các khách hàng đến
mua hàng, đặt đơn hàng. Nhà cung ứng có các loại mặt hàng và dịch vụ khác
nhau phù hợp với các yêu cầu của từng khách hàng.
Mỗi loại mặt hàng có các đặc điểm riêng thích hợp với yêu cầu của khách
nh: khách yêu cầu mặt hàng loại A,B,...,số lợng, và cũng có các đơn giá khác
nhau...
Các loại dịch vụ là các dịch vụ mà khách cần khi sử dụng nh vận chuyển
tận nơi, bảo hành,...
1.1.2 Hoạt động của Nghiệp Vụ Quản Lý Bán Hàng:
Công tác tổ chức :
Trong suốt quá trình hoạt động bộ phận quản lý và các nhà cung ứng phải
nắm đợc những thông tin cần thiết của những khách hàng đến mua hàng, đặt đơn
hàng, xem họ có đủ điều kiện để đợc chấp nhận hay không. Đây là công việc
quan trọng và phức tạp, phải chấp hành nghiêm túc những điều kiện, thoả thuận
chung để giữ tính thống nhất trong hoạt động mua bán hàng.
Thờng xuyên kiểm kê để biết đợc số lợng mặt hàng cần nhập, số hàng đã
có đơn đặt hàng, lợng hàng kém chất lợng ...
Các loại dịch vụ có đáp ứng yêu cầu của khách hay không? Nếu không đáp
ứng đúng yêu cầu của khách về yêu cầu dịch vụ thì phải có biện pháp thích hợp
nh chiết khấu, giảm giá...
Đặt đơn hàng: việc cung ứng hàng là phụ thuộc vào số lợng mặt hàng có
trong kho, khách phải đặt đơn hàng, việc đặt đơn hàng có thể thông qua bộ phận
quản lý, nhà cung ứng, qua điện thoại, qua fax,...Khi đến nhận hàng thì khách
phải cung cấp những thông tin cần thiết nh phiếu đặt hàng, phiếu nhận hàng,
thông tin mặt hàng...
Dịch vụ : khách hàng cần sử dụng các loại dịch vụ gì thì yêu cầu bộ phận
quản lý , nhà cung ứng đáp ứng khách nếu dịch vụ đó đã đợc khách hàng yêu cầu
trớc.

Qua quá trình tìm hiểu công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng tôi thu đợc
các thông tin sau:
+ Quản lý mặt hàng gồm các thông tin: mã hàng, tên hàng, loại hàng, số lợng, đơn giá, % giảm giá.
+ Quản lý khách gồm các thông tin: mã khách, họ tên khách, ngày sinh,
địa chỉ, phái, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, quốc tịch.
+ Quản lý dịch vụ gồm các thông tin: mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá dịch
vụ, đơn vị tính.+ Quản lý đơn đặt hàng gồm các thông tin: mã đặt hàng, số đơn
đặt hàng, ngày đặt, ngày nhận hàng.
Kiểm kê hàng hoá và dịch vụ :

2


Phân tích thiết kế hệ thống

Trong quá trình khách đặt hàng và yêu cầu dịch vụ cũng nh nhận hàng ,
nhà cung ứng thống kê lại số lợng hàng xuất và còn lại trong kho để báo cáo lên
ban quản lý. Từ đó có kế hoạch xây dựng củng cố và phát triển hoạt động kinh
doanh tốt hơn.
1.2. Các chứng từ có liên quan.
STT: 05472

Mu
s:01.

PHIU NHP(XUT)
Liờn 1 (lu)
Ngythỏngnm
n v bỏn hng:
S ti khon:

MS:

a ch
in thoi
H tờn ngi mua hng:
n v:
a ch:
Hỡnh thc thanh toỏn:

S ti khon:
MS

STT

Tờn dch v, hng hoỏ

n v
tớnh

S lng

n giỏ

Thnh tin

A

B

C

1

2

3=1x2

Thu sut GTGT:

Cng tin hng:
Tin thu GTGT:
Tng cng tin thanh toỏn:

S tin vit bng ch:
Ngi mua hng
(ký,ghi rừ h, tờn)

HO N (GTGT)
Liờn 1 (lu)
Ngythỏngnm

Mu s: 01 GTKT-3LL
NA/01-N
N0 019181

3


Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ
Điện thoại

MS:

Họ tên người mua hàng:
Đơn vị:
Địa chỉ:
Hình thức thanh toán:

Số tài khoản:
MS

STT

Tên dịch vụ, hàng hoá

Đơn vị
tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

A

B

C

1

2

3=1x2

Thuế suất GTGT:

Cộng tiền hàng:
Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:

Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hàng
(ký,ghi rõ họ, tên)

4


Phân tích thiết kế hệ thống

CHặNG 2: PHN TấCH THIT K H THNG CHO BAèI
TOAẽN QUAN LYẽ NGHIP VU BAẽN HAèNG
2.1 Sơ đồ dòng thông tin

Ban giám
đốc

(1)

(2)

(3)

Khách

(6)
(9)

hàng

(4)

Bộ phận

Nhà
(5)

quản lý

cung

(7)

ứng

(8)

(1): Thông tin chỉ huy: đề ra đờng lối phát triển (số lợng hàng nhập, xuất trong
kỳ)
(2): Thông tin phản hồi: báo cáo hoạt động bán hàng
(3): Đơn đặt hàng của khách hàng
(4): Thông tin mặt hàng khách hàng yêu cầu
(5): Danh sách mặt hàng phản hồi
(6): Hoá đơn mua hàng
(7): Yêu cầu cung cấp hàng
(8): Xuất hàng
(9): Thanh toán
2.2 Bảng các dòng dữ liệu
stt
Dòng

Dữ liệu

Nguồn Đích
5


Phân tích thiết kế hệ thống

1

Đơn đặt hàng

2

Danh sách
hàng hoá

3

Hoá đơn mua
hàng

4

Yêu cầu cung
cấp hàng

5

Phiếu xuất
hàng

6

7

Hoá đơn thanh
toán tiền

Báo cáo hoạt
động bán hàng

Mã số đơn đặt hàng
Mã khách hàng
Họ tên khách hàng
Mã hàng

Tên hàng
Số lợng hàng
Ngày đặt hàng
Ngày nhận hàng
Mã hàng
Tên hàng
Loại hàng
Số lợng hàng
Đơn giá
Mã số hoá đơn
Mã hàng
Mã khách hàng
Số lợng
Đơn giá
Mã hàng
Tên hàng
Số lợng
Đơn giá
Mã số phiếu
Mã hàng
Mã khách
Số lợng
Đơn giá
Mã số hoá đơn
Mã số khách
Mã hàng
Số lợng
Đơn giá
Thành tiền
Ngày thanh toán

Mã hàng
Tên hàng
Mã khách
Tên khách
Số lợng nhập
Số lợng xuất
Ngày báo cáo

Khách
hàng

Bộ
phận
quản lý

Nhà cung
ứng
Bộ phận
quản lý

Khách
hàng

Khách

Nhà
cung
ứng

Khách

Nhà
cung
ứng

Nhà cung
ứng

Khách

Bộ phận
quản lý

Khách

Bộ
phận
quản lý

Ban
giám
đốc

6


Phân tích thiết kế hệ thống

2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu

Xuất hàng
Mặt hàng
phản hồi

Xuất hàng
Hồ sơ mặt hàng

phiếu hoá
xuất đơn
hàng hàng

Hàng mua

Danh

Chọn hàng
Hàng
Mua

Yêu cầu
phiếu
Khách
yêu
cầu
hàng Danh

Lập hồ sơ
mặt hàng
Phiếu
yêu cầu

phiếu
yêu cầu

Khách hàng
Nhà
cung
ứng

Yêu cầu
sách
các
mặt
hàng

Bộ
phận
quản
lý

Chọn nhà
Yêu cầu
cung ứng

Lập đơn
Đặt hàng

Nhà cung
ứng

Nhà
cung
ứng

đơn đặt hàng

Đơn đặt
hàng

7


Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

2.4. Tõ ®iÓn d÷ liÖu
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

Tªn d÷ liÖu
MaKH
TªnKH
Diachi
SDT
MaH
TenH
LoaiH
Soluong
DVT
Dongia
MaDH
NgayDatH
Sldat
NhapH
Ngaynhap
XuatH
Ngayxuat

MaHD
MaNCU
TenNCU
MaF
TenF
ChietKhau
ThanhTien
TongTien

Lo¹i d÷ liÖu
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT

KTT
KTT
TT
TT
TT

KiÓu d÷ liÖu
C(10)
C(30)
C(30)
N(10)
C(5)
C(10)
C(10)
N(20)
C(10)
N(20)
C(10)
D(8)
N(20)
N(10)
D(8)
N(10)
D(8)
C(5)
C(5)
C(40)
C(5)
C(10)
N(12)

N(12)
N(12)

C«ng thøc

CT1
CT2
CT3

KTT: Kh«ng tÝnh to¸n
TT: TÝnh to¸n
CT1 = %ChietKhau*Soluong*Dongia
CT2 = Soluong*Dongia
CT3 =∑CT2 - ∑CT1

8


Phân tích thiết kế hệ thống

2.5. Từ điển các thực thể
STT

Kiểu thực thể

Khoá

1

ĐAT_HANG

MaDH

2

3

4

HANG_HOA

KHACH_HANG

NHA_CUNG_UNG

5

PHIEU_XUAT_HANG

6

HOA_DON_HANG

MaH

MaKH

MaNCU

MaF

MaHD

Thuộc tính
DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia

Giải thích
Mã đặt hàng
Mã hàng
Mã khách hàng
Ngày đặt hàng
Số lợng hàng đặt
Đơn giá

MaH
TenH
LoaiH
Soluong
DVT
Dongia

Mã hàng
Tên hàng
Loại hàng
Số lợng hàng

Đơn vị tính
Đơn giá

MaKH
TenKH
Diachi
SDT

Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Số điện thoại

MaNCU
TenNCU
Diachi
SDT

Mã nhà cung ứng
Tên nhà cung ứng
Địa chỉ
Số điện thoại

MaF
TenF
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
DVT

NgayXuat

Mã phiếu xuất hàng
Tên phiếu
Mã hàng hoá
Mã khách hàng
Số lợng
Đơn giá
Đơn vị tính
Ngày xuất hàng

MaHD
MaH
MaKH
NgayXuat

Mã hoá đơn
Mã hàng hoá
Mã khách hàng
Ngày xuất hàng
9


Phân tích thiết kế hệ thống

Soluong
Dongia

Số lợng
Đơn giá

Hàng
đặt
MaH
TenH
Soluong
Dongia
DVT
2.6. Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể
2.6.1. Quan hệ giữa Đơn đặt hàng với hàng đặt

N T
HAèNG

1- n

Thuộc
về

1-1

DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia

-

Mỗi đơn đặt hàng có thể đặt mua nhiều loại hàng khác nhau
Mỗi mặt hàng chỉ có thể có trong 1 đơn đặt hàng

2.6.2. Quan hệ giữa Đơn đặt hàng với khách hàng

10


Phân tích thiết kế hệ thống

Khách
hàng
MaKH
TenKH
Diachi
SDT
N T
HAèNG

1- 1

Có

0-n

DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong

Dongia

-

Mỗi một khách hàng có thể không đặt đơn đặt hàng nào, hoặc đặt nhiều
đơn đặt hàng
Mỗi một đơn đặt hàng chỉ có thể có 1 khách đăng ký

2.6.3. Quan hệ giữa hàng đặt với nhà cung ứng
Hàng đặt
1- 1

Nơi
xuất

1-n

Nhà cung
ứng
MaNCU
TenNCU
11
Diachi
SDT


Phân tích thiết kế hệ thống

MaH
TenH

Soluong
Dongia
DVT

-

Mỗi hàng chỉ đợc đáp ứng bởi 1 nhà cung ứng (ghi trong phiếu xuất hàng)
Một nhà cung ứng có thể chứa nhiều hàng

2.6.4. Quan hệ giữa đơn đặt hàng với phiếu xuất hàng
Phiếu xuất
hàng
MaF
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
NguaXuat
N T
HAèNG

1- 1

Liên
quan

1-1

DatH
MaH

MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia

12


Phân tích thiết kế hệ thống

-

Mỗi đơn đặt hàng chỉ có một phiếu xuất hàng

-

Mỗi phiếu xuất hàng chỉ xuất hiện khi có 1 đơn đặt hàng

2.6.5. Quan hệ giữa khách hàng với mua hàng
Mua
hàng
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
Ngaymua
KHAẽCH
HAèNG

0- n

Có

1-1

MaKH
TenKH
Diachi
SDT

-

Khách hàng có thể không hoặc mua hàng
Hàng chỉ đợc mua bởi một ngời

2.6.6. Quan hệ giữa mua hàng với hoá đơn hàng
Hoá đơn
hàng
MaHD
MaH
MaKH
NgayXuat
Soluong
Dongia

13


Phân tích thiết kế hệ thống

MUA HAèNG
1- 1

Liên
quan

1-1

MaH
MaKH
Soluong
Dongia
Ngaymua

-

Mỗi lần mua hàng chỉ xuất hiện một hoá đơn
Một hoá đơn chỉ xuất hiện một lần khi mua hàng

2.6.7. Quan hệ giữa mua hàng với hoá đơn hàng
Mua
hàng
1- n
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
Ngaymua

mua

1-n

Nhà cung
ứng
MaNCU
TenNCU
Diachi
SDT

14


Phân tích thiết kế hệ thống

-

Mỗi lần mua hàng có thể mua một hay nhiều hàng
1 nhà cung ứng có thể cung cấp một hay nhiều hàng khác nhau

2.7 Mô hình thực thể kết hợp
1-1

Nơi
Xuất

15


Phân tích thiết kế hệ thống

1-n
1-1

Hàng đặT
MaH
TenH
Soluong
Dongia
DVT
đơnThuộc
đặt
hàngvề
DatH
MaH
MaKH
Ngaydat
Soluong
Dongia

1-1

1-n

1-n

Nhà cung
ứng
Phiếu
xuất

hàng
MaF
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
NguaXuat

Khách
hàng
MaKH
TenKH
Diachi
SDT
Liên
quan

MaNCU
TenNCU
Diachi
SDT
Email

16


Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

Cã

1-n
0-n

1-1

0-n

Mua hµng
MaH
MaKH
Soluong
Dongia
Ngaymua
17


Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

Cã

Mua

1-1

1-1
1-n

1-1

Liªn

quan

Ho¸ ®¬n
hµng
MaHD
MaH
MaKH
NgayXuat
Soluong
Dongia

2.8 Lîc ®å quan hÖ
Tõ m« h×nh c¬ së d÷ liÖu quan hÖ ta cã lîc ®å quan hÖ sau
DAT_HANG(DatH, MaH, MaKH, MaK, Ngaydat, Soluong, Dongia)
KHACH_HANG(MaKH, TenKH, Diachi, SDT)
HANG_HOA(MaH, TenH, LoaiH, Soluong, Dongia, DVT)
PHIET_XUAT_HANG(MaF, TenF, MaKH, MaH, Soluong, Dongia, Ngayxuat)
HANG_DAT(MaH, TenH, LoaiH, Soluong, Dongia, DVT)
MUA_HANG(MaH, TenH, LoaiH, MaKH, Soluong, Dongia)
NHA_CUNG_UNG(MaNCU, TenNCU, Diachi, SDT, Email)
HOA_DON_HANG(MaHD, MaH, MaKH, Soluong, Dongia, DVT)

18


Phân tích thiết kế hệ thống

MUC LUC
LèI NOẽI ệU....................................................................................... 1
CHặNG 1: GIẽI THIU CHUNG Vệ NGHIP VU BAẽN

HAèNG ................................................................................................. 2
1.1 Phân tích hiện trạng:................................................................................2
1.1.1 Đặc điểm của bộ phận quản lý và nhà cung ứng:.............................2
1.1.2 Hoạt động của Nghiệp Vụ Quản Lý Bán Hàng:...............................2
CHặNG 2: PHN TấCH THIT K H THNG CHO BAèI
TOAẽN QUAN LYẽ NGHIP VU BAẽN HAèNG................................5
2.1 Sơ đồ dòng thông tin................................................................................5
2.2 Bảng các dòng dữ liệu.............................................................................5
2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu..................................................................................7
2.4. Từ điển dữ liệu........................................................................................8
2.5. Từ điển các thực thể................................................................................9
2.6. Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể..............................................10
2.6.1. Quan hệ giữa Đơn đặt hàng với hàng đặt.......................................10
2.6.2. Quan hệ giữa Đơn đặt hàng với khách hàng..................................10
2.6.3. Quan hệ giữa hàng đặt với nhà cung ứng.......................................11
2.6.4. Quan hệ giữa đơn đặt hàng với phiếu xuất hàng............................12
2.6.5. Quan hệ giữa khách hàng với mua hàng........................................13
19


Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

2.6.6. Quan hÖ gi÷a mua hµng víi ho¸ ®¬n hµng.....................................13
2.6.7. Quan hÖ gi÷a mua hµng víi ho¸ ®¬n hµng.....................................14
2.7 M« h×nh thùc thÓ kÕt hîp......................................................................15
2.8 Lîc ®å quan hÖ......................................................................................18

20