Quản lý danh bạ điện thoại

Khoa công nghệ thông tin

Trang 1

LỜI GIỚI THIỆU
Cùng với sự phát triển của đất nước, nghành công nghệ thông tin từng bước
được đẩy mạnh mà tin học là một ngành không thể thiếu. Ngày nay tin học đã
thâm nhập vào mọi lĩnh vực, tin học sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin nhiều hơn,
nhanh hơn, chính xác hơn. Việc nắm bắc thông tin trong bấc cứ hoạt động nào
được cập nhật một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác làm cơ sở cho ta quyết định
là rất quan trọng .
Việc sử dụng máy tính không chỉ bó hẹp trong viện nghiên cứu, các trường
Đại Học, các trung tâm máy tính mà còn mở rộng ra mọi cơ quan, xí nghiệp và
nhà máy.
Với chiến lược phát triển công nghiệp phần mềm trở thành ngành công
nghiệp mũi nhọn, thị trường phần mềm quản trị dữ liệu đã chuyển mình và sẽ trở
thành thị trường quạn trọng do hai điều kiện tiền đề đã xuất hiện .
Một là số lượng máy tính trong các công ty đã nhiều, hai là môi trường kinh
doanh ngày càng mang tính thị trường rõ rệt với sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa các
doanh nghiệp trong nước cũng như các doanh nghiệp nước ngoài điều này đòi hỏi
các doanh nghiệp phải trang bị hệ thống quản lý thông tin tiên tiến, để phân tích
tình hình kinh doanh và ra quyết định nhanh nhất .
Xuất phát từ nhận định trên việc đưa tin học toàn diện vào việc quản lý là rất
quan trọng và rất cần thiết .
Chúng em với vốn kiến thức đã tiếp thu được từ sự truyền đạt của Thầy (Cô)
đã chọn đề tài “Quản lý danh bạ điện thoại” để lập trình .
Em xin chân thành cảm ơn các Thầy (Cô) và tất cả các cán bộ công nhân
viên nhà trường nói chung và khoa công nghệ thông tin nói riêng đã tậng tình
 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại

Khoa công nghệ thông tin

Trang 2

giảng dạy và tạo điều kiện tốt để cho em được thực tập và rằng luyện trong khoá
học của em vừa qua .
Em xin trân trọng và chân thành cảm ơn thầy là người hướng dẫn trực tiếp,
chỉ dẫn em trong thời gian thực hiện đề tài tốt nghiệp này .
Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng với khả năng còn hạn chế nên đề tài không
tránh khỏi những khiếm khuyết và chưa mang tính chuẩn mực, em xin thành thật
cảm ơn sự đóng góp phế bình của Thầy (Cô) .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 3

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn các Thầy Cô và tất cả các cán bộ công nhân viên nhà
trường nói chung và Khoa Công Nghệ thông Tin nói riêng đã tận tình giảng dạy
và tạo điều kiện tốt để em được thực tập và rèn luyện trong khoá học của em vừa
qua .
Em xin chân thành cảm ơn đến Ban Lãnh Đạo cùng toàn thể cán bộ công
nhân viên Bưu Điện Huyện Điện Bàn Tỉnh Quảng Nam đã giúp đỡ em đồng

thời tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để cho em hoàn thành đề tài này đúng thời
hạn .
Đặc biệt, xin biết ơn đến thầy Đặng Xuân Lân là người hướng dẫn trực tiếp
rất nhiệt tình từ những ngày đầu tiên tìm hiểu về lập trình Visual Basic cho đến
khi hoàn thành đề tài tốt nghiệp này .
Cuối cùng, mặc dù có rất nhiều cố gắng nhưng do thời gian và trình độ kinh
nghiệm có hạn nên khó tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết. Vì vậy, em
mong được sự góp ý của tất cả Thầy Cô và các anh chị, bạn bè để phát triển và
điều chỉnh hoàn thiện chương trình được tốt hơn .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 4

PHẦN I
GIỚI THỆU VỀ ĐỀ TÀI

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 5

I. Lý do chọn đề tài
Ngành bưu chính viễn thông ngày càng phát triển, đời sống con người ngày
càng đi lên. Điện thoại là một phương tiện giao tiếp quan trọng nó không chỉ gói
gọn trong các cơ quan, công ty mà còn mở rộng ra trong các gia đình, việc lắp đặt
một máy điện thoại trong cơ quan, công ty, gia đinh là diều kiện cần thiết không
thể thiếu vì vậy số lượng khách thuê bao ngày càng tăng lên, các nhân viên trong
ngành bưu điện không thể quản lý hết số điện thoại ngày càng nhiều đó bằng
công cụ thủ công thêm vào đó nhu cầu của các chủ thuê bao ngày càng phong
phú đòi hỏi các nhân viên bưu điện cung cấp thông tin một cách nhanh chóng,
chính xác và kịp thời. Xuất phát từ yêu cầu trên chúng em đã đưa ra chương trình
“Danh Bạ Điện Thoại”, để đáp ứng mọi thắc mắc của những người cần tìm số
điện thoại, hoặc địa chỉ của người nào đó sẽ được trả lời ngay qua sự quản lý của
“Danh Bạ Điện Thoại”, hy vọng rằng với những tiện ích thực tế chương trình có
thể ứng dụng một cách cụ thể trong công tác quản lý điện thoại .
II. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu :
1. Mục đích :
Trong tất cả các bộ phạn quản lý trong các ngành bưu điện, hoạt động
quản lý con người là một trong những vấn đề quan trọng hoạt động này một phần
đóng góp vào sự phát triển của ngành bưu chính viễn thông .
Để giải quyết vấn đề này chúng ta phải xây dựng một hệ thống quản lý
danh bạ một cách hoàn chỉnh trên máy tính, bằng cách tổ chức và cập nhật thông
tin một cách đầy đủ và xử lý chính xác nhanh gọn nhất .
Đưa chương trình này vào áp dụng trong công việc quản lý của ngành
bưu chính để các cán bộ phận quản lý khác được cập nhật và truy xuất thông tin
một cách nhanh chóng chính xác, để dàng và nhanh gọn hơn đồng thời nó không
làm mất thời gian của từng bộ phận quản lý nói chung cũng như bộ phận quản lý
danh bạ nói riêng .
 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 6

2. Nhiệm vụ nghiên cứu :
Phải xác định rõ đây là đề tài quản lý “Danh bạ điện thoại” của một bưu
điện. Nhiệm vụ của người thực hiện đề tài là phải nêu bật đựơc nội dung của đề
tài. Các nội dung cơ bản của việc quản lý không được sửa đổi và cần có các tiện
ích khác mà người sử dụng cần đến .
III. Phương pháp nghiên cứu :
1. Phương pháp phân tích :
Khi xâm nhập vào hệ thống, việc đầu tiên là phải tìm hiểu phương thức
hoạt động của hệ thống ấy. Phân rã của các chức năng chính của hệ thống, tìm
hiểu kỹ cách thức hoạt động chức năng vừa phân rã .
2. Phương pháp tổng hợp :
Từ các chức năng đã được phân tích, ta tiến hành tổng hợp chúng lại với
nhau các chức năng khi ráp lại phải hội đủ các yêu cầu của hệ thống quản lý. Ta
có thể thêm hoặc bớt một vài chức năng mà ta cảm thấy cần thiết cho hệ thống

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 7

PHÂN II
KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 8

I. Tổng quan về hệ thống thông tin cũ :
Mô hình tổ chức của Công Ty Điện Báo Điện Thoại Huyện Điện Bàn được
tổ chức theo sơ đồ sau :
CÔNG TY ĐIỆN BÁO ĐIỆN THOẠI TỈNH QUẢNG NAM

CÔNG TY ĐIỆN BÁO ĐIỆN THOẠI HUYỆN ĐIỆN BÀN

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

BỘ PHẬN QUẢN LÝ

BỘ PHẬN CÁP

Sau một thời gian ngắn tìm hiểu khảo sát hệ thống quản lý của Công Ty
Điện Báo Điện Thoại Huyện Điện Bàn công việc của công ty là cập nhật, tìm
kiếm các thông tin về khách thuê bao mà công việc đầu tiên của công ty phải làm
hợp đồng thuê bao công trình thông tin và phiếu yêu cầu lắp đặt máy điện thoại .

II. Các chức năng của hệ thống :
1. Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ :
Công ty điện báo điện thoại uỷ quyền cho các Bưu Điện Huyện thị thay
mặt giao dịch với khách hàng để tiếp nhận yêu cầu và ký hợp đồng dịch vụ nhằm
tạo điều kiện thuận tiện cho khách hàng .
Nếu yêu cầu của khách hàng nằm ngoài khả năng giải quyết của Bưu
Điện Huyện thì báo cho Công Ty Điện Báo Điện Thoại để có hướng giải quyết.
Nếu yêu cầu của khách hàng nằm ngoài khả năng giải quyết không từ chối cung
cấp dịch vụ khi chưa có lệnh Bưu Điện Tỉnh .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 9

2. Hướng dẫn thủ tục :
a. Giao dịch trao đổi của khách hàng về các nội dung cần thiết sau .
Loại dịch vụ, yêu cầu kỹ thuật, đặc điểm và phương thức khai thác,mục
đích và phạm vi sử dụng,chủng loại,cấu hình thiết bị, phương án và quy mô kết
nối mạng với khách hàng, địa điểm lắp đặt thiết bị đầu cuối phương thức thanh
toán, dự kiến thời gian hợp đồng và thời gian bắt đầu sử dụng dịch vụ .
b. Hướng dẫn khách hàng kê khai phiếu yêu cầu dịch vụ và chuẫn bị các
hồ sơ quản lý cần thiết theo quy định .
Tiếp nhận phiếu yêu cầu dịch vụ và kiểm tra các giấy tờ, hồ sơ quản lý và
kiểm tra trên hồ sơ về tư cách pháp nhân, thể nhân, khả năng thanh toán, yêu cầu
hợp chuẫn thiết bị và hoà mạng .

c. khảo sát khả năng thực hiện hợp đồng .
Giữa các khâu nhận chuyển yêu cầu phải có thủ tục báo nhận. Nơi gởi
chịu trách nhiệm sau khi đã có báo nhận .
Công Ty Điện Báo Điện Thoại trực tiếp là các đài (trạm) viễn thông có
trách nhiệm khảo sát khả năng thực hiện và chuyển kết quả cho Bưu Điện Huyện
thị để ký hợp đồng. Khả năng thực hiện bao gồm các điều kiện về phía khách
hàng và phía cung cấp dịch vụ .
Các Bưu Điện Huyện thị có trách nhiệm phối hợp với Công Ty Điện
Báo Điện Thoại để đảm bảo khả năng thực hiện .
3. Các nguyên tắc trong việc đăng ký lắp đặt hợp đồng thuê bao :
@ Hợp Đồng Cung Cấp :
+ Giám đốc Công Ty Điện Báo Điện Thoại uỷ quyền cho giám đốc các Bưu
Điện Huyện thị ký hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông thống nhất theo mẫu do
Bưu Điện Tĩnh ban hành .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 10

+ Các Bưu Điện Huyện thị với pháp nhân là đại lý cho Công Ty Điện Báo
Điện Thoại trực tiếp làm việc với khách hàng ghi rõ các nội dung cần thiết vào
hợp đồng cung cấp dịch vụ, số hợp đồng, mã số khách hàng theo quy định .
a. Ký hợp đồng :
+ Số bản hợp đồng tuỳ thuộc theo yêu cầu của từng đối tượng khách
hàng và yêu cầu quản lý của đơn vị .

+ Đơn vị lý hợp đồng ít nhất là 02 bản chính để đảm bảo thanh toán và
quản lý thuê bao .
+ Gửi 01 bản hợp đồng cho bộ phận lắp đặt hoặc Công Ty Điện Báo
Điện Thoại để thực hiện và quản lý ngay sau khi ký hợp đồng .
b. Thủ tục báo nhận :
+ Bộ phận lắp đặt của Công Ty Điện Báo Điện Thoại sau khi nhận hợp
đồng cần báo lại cho nơi ký hợp đồng .
• Lưu trữ :
+ Đơn vị ký hợp đồng có trách nhiệm quản lý hồ sơ của khách hành .
+ Công Ty Điện Báo Điện Thoại có trách nhiệm lưu giữ 01 bản hợp đồng
của khách hàng .
+ Bộ hồ sơ của khách hàng được lưu trữ cho đến khi khách hàng có yêu
cầu ngừng sử dụng dịch vụ hợp đồng được hai bên chấp nhận thanh lý .
+ Hồ sơ của mỗi khách hàng ít nhát phải có :
• Phương án kỹ thuật và kinh tế
• Hợp đồng kinh tế
• Thủ tục nghiệm thu bàn giao
• Thủ tục phê duyệt trong các trường hợp đặc biệt (nếu có).
Sau khi hoàn tất, tất cả thủ tục trên thì sẽ tiến hành lắp đặt điện thoại cho
khách hàng và được sự quản lý của Bưu Chính Viễn Thông .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 11

HỆ THỐNG ĐĂNG KÝ MÁY ĐIỆN THOẠI
STT Người đ/vị sử dụng Loại dịch vụ Số máy

Địa chỉ đặt hàng

3. Lặp đặt điện thoại cố định :
a. Yêu cầu lập trình số máy :
Sau khi khách hàng hoàn thành các thủ tục về hợp đồng, thanh toán
cước lắp đặt, bộ phận quản lý khách hàng lên danh sách số máy cần lập trình và
các dịch vụ gia tăng cần mở các chữ ký xác nhận của người phụ trách bộ phận
quản lý khách hàng của các đơn vị. Bộ phận quản lý khách hàng lập phiếu công
tác kèm theo danh sách số máy đã lập trình chuyển cho đài (trạm) để thực hiện
việc lắp đặt cho khách hàng .
b. Công ty Điện Báo - Điện Thoại :
Chịu trách nhiệm triển khai, đôn đốc việc lắp đặt thuê bao .
Đề xuất ban lãnh đạo Bưu Điện Tỉnh có phương án cần thiết để mở
rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ, chỉ đạo các đài, trạm viễn thông thực hiện
lắp đặt theo yêu cầu trực tiếp của các Bưu Điện Huyện, thị .
c.Các đài viễn thông :
khách hàng thuộc phạm vi đài viễn thông nào thì đài viễn thông đó thực
hiện lắp đặt sau khi nhận được yêu cầu từ các Bưu điẹn huyện, thị .
Sau khi lắp đặt xong, nhân viên lắp đặt bàn giao cho khách hàng, khách hàng
tự quản lý thiết bị đầu cuối. Sau khi lắp đặt và gọi thử thành công, nhân viên lắp
đặt hướng dẫn khách hàng sử dụng, tiến hành nghiệm thu kỷ thuật, phối hợp vớ
Bưu Điện Huyện, thị để đưa vào khai thác chính thức và bắt đàu tính cước .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại

Khoa công nghệ thông tin

Trang 12

Sau đây là lưu đồ lắp đặt thuê mới :
LƯU ĐỒ QUY TRÌNH LẮP ĐẶT THUÊ BAO MỚI

Tiếp nhận yêu cầu lắp đặt của khách
hàng, hướng dẫn khách hàng đến đầy
đủ các thông tintheo mẫu
Khách hàng
hướng dẫn

Trả lời khách hàng về lý do
Không thể cung cấp dịch vụ

Khảo sát khả năng cung cấp dịch vụ
(Cáp số, đường đi từ nhà thuê bao đến
hợp đồng cáp gần nhất …)

Yêu càu thuê bao ký hợp đồng và nộp
tiền

Cáp số máy, đôi cáp, in phiếu lắp đặt.
Lập trình thuê bao (khoá các dịch vụ )

Lắp đặt thuê bao

Đo kiểm đường dây thuê bao

Báo tốt, mở các dich vụ, ký biên bản
nghiệm thu với thuê bao

Hoàn thành hồ sơ, đưa thuê bao vào
khai thác

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 13

PHẦN III
GIỚI THIỆU CHUNG
Ι
ΙΙ
ΙΙΙ
Ις
ς
ςΙ
ςΙΙ
ςΙΙΙ

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại

Khoa công nghệ thông tin

Trang 14

I. Quản lý và ứng dụng của tin học về quản lý :
1. Một số khái niệm trong quản lý :
Quản lý là một thuật ngữ mang tính tổng quát, nó thường được chỉ việc
điều hành hoạt động trong các tổ chức xã hội, kinh tế …
Trong công tác quản lý, người ta thường phân ra hai loại hình lao động.
Lao động mang tính chất máy móc lặp đi lặp lại như việc thống kê sổ
sách bảng biểu …
Lao động mang tính sáng tạo như việc đề ra các phương án mới, các công
việc điều tra hướng dẫn .
Trong đó, thời gian tiêu phí cho loại hình lao động thứ nhất chiếm ba
phần tư, thời gian còn lại thì cho loại hình lao động thứ hai .
2. Ứng dụng trong tin học quản lý :
Ngày nay, với sự phát triển của tin học trong phần cứng cũng như phần
mềm, sự ứng dụng của máy vi tính trong việc quản lý các hoạt động trong xã hội
ngày càng trở nên phổ biến .
Ở nước ta, tin học đã và đang khẳng định vai trò hết sức to lớn của mình
trong tất cả mọi lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc ứng dụng của tin học vào quản lý
trước hết giải phóng cho các nhà tin quản lý khỏi tạo các công việc máy móc, tạo
điều kiện cho họ đầu tư thời gian, dốc sức vào công việc sáng tạo. chính việc áp
dụng tin học sẽ góp phần làm hoàn thiện công tác quản lý đồng thời tạo cho việc
xây dựng hệ thống thông tin đạt kết quả cao .
Tuỳ theo từng nhiệm vụ cụ thể mà người ta có thể tin học hoá từng phần
hay toàn bộ các công việc .
a. Tin học hoá từng phần :

Nội dung của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng
hoặc theo yêu cầu cụ thể từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 15

thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được lựa
chọn cho các phân hệ khác nhau .
Ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng
dụng được phát triển một cách độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn.
Nhược điểm của phương pháp này là không đảm bảo tính nhất quán
cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin.
b. Tin học hoá toàn bộ :
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các
chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cấu trúc tổ
chức của cơ quan quản lý .
Ưu điểm cảu phương pháp này là các chức năng quản lý được tin học hoá
một cách tổng quát nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùng
lặp, dư thừa thông tin .
Nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí
ban đầu lớn .
Việc lựa chọn một trong hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc và tuỳ từng cơ
sở, từng cơ quan cụ thể. Cho dù sử dụng phương pháp nào đi nữa thì việc tin học
hoá phải được xây dựng tuân theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất với nhau.

3. Những đặc điểm của hệ thống quản lý :
a. Phân cấp quản lý :
Hệ thống thông tin quản lý trước hết là hệ thống được tổ chức thống
nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin trợ giúp lãnh đạo
quản lý thống nhất trong toàn hệ thống .
Hệ thống được phân cấp thành nhiều cấp thông tin phải tổng hợp từ
dưới lên trên và từ trên xuống dưới .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 16

b. Luồng thông tin vào :
Ở mỗi công việc, khối lượng thông tin phải xử lý rất lớn và đa dạng cả
về chủng loại, cách sử lý hay tính toán .
Có thể phân thông tin thành 3 loại sau :
* Loại thông tin dùng để tra cứu : Loại thông tin dùng để tra cứu là thông
tin đựơc dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi, các thông tin này được đưa vào
đưa vào một lần dùng để tra cứu .
* Loại thông tin luân chuyển chi tiết : Loại thông tin luân chuyển chi tiết
là loại thông tin chi tiết về các loại hoạt động thường ngập hàng ngày của cơ
quan quản lý, khốI lượng thông tin rất lớn .
* Loại thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin được tổng hợp
về hoạt động của từng bộ phận, loại thông tin này thường rất linh động của từng
bộ phận, thông tin này thường rất cô đọng và mang nhiều thông tin .

c. loại thông tin ra :
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các đầu vào và phụ thuộc vào nhu
cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể .
Các hình thức đầu ra chủ yếu của bài toán quản lý là sổ sách, báo cáo,
các biểu mẫu và các loại thông báo…
d. Yêu cầu của một đơn vị :
Mỗi đơn vị có một yêu cầu và một đặc điểm quản lý riêng. Hệ thống
thông tin quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị dó. Nhà quản
lý đơn vị phải là người đề đạt và quyết định dưa ra việc ứng dụng tin học vào
công tác quản lý .
Như vậy, trong công việc phân tích một hệ thống thông tin quản lý, ta
phải nắm được các chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý không để
những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như quản lý làm sai lệch thông tin tổng hợp .

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 17

Trong quá trình phát triển của hệ thống, chương trình phải được kiểm
chứng tính đúng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống phải luôn luôn được hoàn
thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõ
ràng, chuẩn xác, mang tính đầy đủ tính khoa học cao, đáp ứng kiệp thời được yêu
cầu của nhà quản lý .
e. Yêu cầu của ngườI sử dụng hệ thống :
Mỗi hệ thống có tính thực tiễn cao khi nó để vận hành, thâm nhập vào

công việc một cách thuận lợi. Khi thiết kế một hệ thống, cần phải tuân theo các
nguyên tắc sau :
* Yêu cầu về truy cập dữ liệu : Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu
nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Các thao tác phải thuận tiện, đơn giản nhưng
phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về truy cập dữ liệu .
* Yêu cầu về hệ thống thông tin : Hệ thống phải được bảo trì, có tính mở để
dể phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của
dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi xử lý lỗi .
* Yêu cầu về giao diện : Giao diện về người dùng và máy phải được thiết kế
một cách khoa học, thân thiện, đẹp mắt và không cầu kỳ. Phải có tính thống nhất
về phương pháp làm việc, cách trình bày, khả năng trợ giúp, kịp thời giải quyết
mọi thắc mắc của người sử dụng. Các thông báo lỗi phải đầy đủ, phải dự kiến
được mọi sai sót của người dùng và có hướng khắc phục tốt các đặc điểm này .
* Yêu cầu về đối thoại và giải đáp : Hệ thống phải có chức năng thực hiện
chế độ hội thoại ở một mức nào đó, nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của
người quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng
khai thác tối đa hệ thống .
4. Các phương pháp xây dựng hệ thống quản lý :
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo các phương
pháp quản lý sau :
 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 18

* Phương pháp phan tích :

Phương pháp này trước hết đòi hỏi phải xay dựng đảm bảo tính khoa học
trong toàn bộ hệ thống rồi sau đó mới xây dựng đảm bảo tính khoa học trong toàn
bộ hệ thống rồi sau đó mới xây dựng các chương trình làm việc .
Ưu điểm : Của phương pháp này là tránh việc thiết lập các mảng làm việc
một cách thủ công .
Nhược điểm : Của hệ thống là chỉ hoạt động khi toàn bộ hệ thống được
kích hoạt đồng thời các dữ liệu .
* Phương pháp tổng hợp :
Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng các mảng làm việc cho từng bài
toán riêng biệt .
Ưu điểm : Cho phép chúng ta có thể đưa dần hệ thống vào hoạt động theo
từng gia đoạn .
Nhược điểm : Khó tránh khỏi về sự trùng lặp thông tin
II. Giới thiệu hệ quản trị dữ liệu Acces :
1. Đặt vấn đề :
Việc áp dụng phần mềm hoặc ngôn ngữ nào đó trong công việc là một
trong những vấn đề được cân nhắc, Vì nó ảnh hưởng đến khả năng làm việc và
hiệu quả đạt được. Trong lập trình cũng như vậy, nó phụ thuộc vào khả năng hiểu
biết của từng người vào công cụ mà người đó sử dụng. Do đó việc chọn phần
mền (hoặc ngông ngữ ) để lập trình là một bước đầu rất quan trọng trong công tác
lập trình. Các câu hỏi đầu tiên được đạt ra là mền (hoặc ngông ngữ đó) có lạc hậu
không ? Và nhất là nó có thể dể dàng không đối với người sử dụng .
Hiện nay lập trình đã được công nhận là môn khoa học mà việc nắm
vững nó cũng chính là cơ sở và là câu trả lời quyết định cho sự thành công của
chương trình. Nếu phân chia theo mặt ứng dụng, thì lập trình được phân chia làm

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại

Khoa công nghệ thông tin

Trang 19

hai loại : Lập trình hệ thống và lập trình ứng dụng. Để lập trình ứng dụng có thể
dùng ngôn ngữ lập trình hoặc phần mền ứng dụng .
Ngôn ngữ lập trình hiện nay có rất nhiều, các ngôn ngữ thông dụng là:
Baisc, pascal, C, C++, Foxpro… Muốn thực hiện được chưong trình bằng công cụ
trên đòi hỏi phải có một ê – kip làm việc giỏi đồng thời lượng thời gian bỏ ra để
làm chương trình rất nhiều. Với yêu cầu về mặt quản lý thì áp dụng các ngôn ngữ
lập trình rất tốn công sức và thời gian trong khi các phần mền ứng dụng đã lập
sẵn một số công đoạn, các khâu mà lập trình viên phải mày mò trong khi sử dụng
ngôn ngữ lập trình. Vì vậy với phần mền quản lý, báo cáo này chỉ đề cập đến
phần mền lập trình ứng dụng .
Các phần mền và ngôn ngữ phổ biến hiện nay : Dbase, Foxbaseplus,
prolog, Visual Basic, Access…
Sau đây là một số đặc tính của phần mền và ngôn ngữ lập trình ứng dụng.
1. Foxqro :
Là phần mền quản trị dữ liệu được cải tiến từ Foxbase được hãng
FoxSoftware viết có ứng dụng tốt trong môi trường Dos. Phần lập trình các ứng
dụng được những điểm trong môi trường Windows.
Căn cứ theo mục tiêu và mức độ ứng dụng của đề tài và xu hướng của
người lập trình cũng như ứng dụng trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng
đều có xu hướng làm việc trong môi trường Windows, ở đây chương trình này đã
ứng dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic version 4.0 môi trường 32 bít để thực
hiện đề tài .
2. Database:
Là phần mền dùng để lập trình quản trị dữ liệu, nó ra đời sớm nhất trong
nhóm quản trị dữ liệu. Cấu hình cho máy tính cho phần này thấp, chỉ cần ít bộ

nhớ và dể dàng sử dụng, có ít chức năng và hàm ứng dụng. Do đó chỉ thích hợp
với các chương trình nhỏ, và hiện nay không cần thích ứng .
 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 20

3. Foxbase :
Có thể coi đây là bảng năng cấp của Dbase, nó được hãng foxSoftware
cải tiến và bổ sung các chức năng cần thiết cho việc quản trị dữ liệu .
4. Visual Basic:
Đây là ngôn ngữ chạy trong môi trường Windows, với giao diện được
khai thác ở trong môi trường Windows, hệ quản trị là Access rất phong phú và đa
dạng, tạo sự thoả mái cho người sử dụng .
5. MS Access :
Đây không phải là một ngôn ngữ lập trình mà là một hệ quản trị dữ liệu
chạy trong môi trường Windows với các lệnh quản lý dữ liệu linh hoạt của các số
dữ liệu giúp ta truy xuất dễ dàng các số liệu đã có. Phần mền do hãng Microsoft
viết. Nó làm chức năng quản trị .
III. Giới thiệu ngôn ngữ Visual Basic :
Microft Visual Basic là một ngôn ngữ nhanh và mạnh đang chạy trong môi
trường Windows. Hệ thống lập trinh Visual Basic cho phép lập trình viên tạo một
ứng dụng có giao diện có thể nói rất lôi cuốn và rất dễ dàng. Visual Basic cung
cấp cho lập trình viên một bộ công cụ (Tool) rất đa dạng và ngày càng phong
phú. Với bộ (Tool) đó, lập trình viên chỉ việc chọn và vẽ ra các đối tượng cần
thiết, cho phép gắn các đặc tính thích hợp cho các đối tượng đã chọn. Để các đối

tượng đã chọn có thể đối thoại với người sử dụng, ta chỉ cần viết các câu lệnh
theo ngôn ngữ Visual Basic hoặc SQL trong các sub có sẵn được tạo ra khi chọn
các đối tượng .
Sử dụng Visual Basic, ta có thể tạo ra các trình ứng dụng đầy năng lực, hiệu
quả với một giao diện dể nhìn. Thậm chí ta có thể tạo được giao diện đa dạng
MDI (Multiple Documment Interface), nhúng vào liên kết đối tượng OLE
(Objects linking and embeđing) dữ liệu động thay đổi DDE (Dymamic Data
Exchange) đồ hoạ và âm thanh. Hơn nữa Visual Basic có thể nâng cao hiệu quả
 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 21

nhờ các điều khiển (Controls) và việc gọi các thủ tục trong thư viện liên kết động
DDL (Dynamic Linking libraies) .
Visual Basic, các ưu điểm dễ nhận thấy là :
+ Tạo giao diện dễ dàng, thân thiện
+ Các loại biến rất rộng rãi nhưng lại chặt chẽ .
+ Là loại ngôn ngữ hướng đối tượng, hướng sự kiện và dễ kiểm soát bằng
mắt về tính Visual Basic (hiển thị).
+ Có thể quản lý về mọi loại cơ sở dữ mliệu và thông dụng nhất là
Microft Access .
+ Với CSDI là Microft Access số liệu sẽ được bổ mật an toàn hơn. Ta có
thể bảo mật số liệu thông qua password, lúc này CSDL chỉ được mở có thể là
chương trình và tránh người sử dụng can thiệp vào số liệu ở thế hội thoại .
Visual Basic chỉ có một nhược điểm nhỏ là chỉ có thể chạy trong môi trường

Windws. Cuối cùng sau khi hoàn tất chương trình,lập trình viên có thể dịch
chương trình đó thành dạng File. Exe để chạy độc lập với Visual Basic (nhưng
phải trong môi trường Windows nhờ các File hổ trợ DDL)
A. Đặc điểm ngôn ngữ Visual Basic :
1. Ngông ngữ sử lý theo tình huống :
Mặc dù Visual Basic giữ hầu hết cú pháp của các phiên bản Basic đi
trước những Visua Basic tiếp cận thảo chương trình một cách khác mà người ta
gọi là Thảo chương trình theo tình huống, nghĩa là một chương trình ứng dụng
viết theo kiểu này sẽ đáp ứng dựa theo tình huống xảy ra lúc chường trình chạy.
Những tình huống xảy ra trong ứng dụng Visual Basic do nhiều nguồn như sau:
Người sử dụng (Bấm chuột, Bấm phím). Máy Vi tính (Một thời gian quy định đã
trôi ), Chương Trình (Một lệnh chương trình khởi động rõ ràng một tình huống),
Một chương trình khác (Một ứng dụng khác chạy cùng một lúc trong môi trường
Windows và đòi hỏi trao đổi dữ liệu)
 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 22

Chương trình sử lý theo tình huống không bao gồm một loạt chỉ thị được
thi hành một cách có thứ tự từ trên xuống, từ đầu đến cuối mà là một loạt thủ tục
độc lập. Mỗi thủ tục được liên kết đối với một đối tượng được triển khai báo ấn
định trong giao diện ứng dụng.
2. Lập trình thiên hướng đối tượng :
Nói chung đối tượng thường phối hợp của một đoạn chỉ thị và chỉ thị liên
đới được kết hợp nhau thành một đơn vị xử lý. Ta không cần biết đối tượng được

tạo ra như thế nào, việc cần làm là trao đổi đối tượng được tạo ra như thế nào,
việc cần làm trao cho đối tượng những thông tin mà nó cần đến.
Trong Visual Basic những đối tượng chính là biểu mẫu (Form) và ở điều
khiển (Control), biểu mẩu là khung cửa sổ hiện trên màn hình. Biểu Mẫu (kèm
theo những ô điều khiển ) là những gì mà người sử dụng thấy hiện trên màn hình
khi chạy ứng dụng. Mỗi ô điều khiển sẽ thi hành một chức năng đặc biệt nào đó.
Với mỗi ứng dụng ta có thể khai báo một trị số ấn định cho các thuộc tính
khác nhau. Ta có thể chọn một số các thuộc tính như : Kích thước, màu sắc, chú
giải ….. Trị các thuộc tính này có thể thay đổi khi chạy trương trình .
Mỗi đối tượng của Viusal Basic sẽ liên đới với nhiều thủ tục tình huống.
Ta sẽ chọn những tình huống nào mà đối tượng có thể nhận diện bằng cách soạn
thảo chương trình những đoạn chỉ thị của thủ tục tính huống thích ứng. Như vậy
khi kích hoạt đối tượng sẽ tự mình trở nên linh hoạt thi hành nhiệm vụ được giao
phó.
3. Các tiện tích của Visual Basic :
- Ngôn ngữ lập trình trong môi trường Windows.
- Công cụ lập trình hệ thống trợ giúp (help) rất tốt .
- Công cụ lập trình báo cáo (Crystal report)
- Công cụ xử lý dữ liệu (Data Access)

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 23

- Một trong những thành công của Visual Basic Là chúng ta có thể kiển

khai một ứng dụng Windows trọn vẹn mà khỏi phải viết những chỉ thị rắc rối và
lại rất ít lệnh để phải viết chỉ thị chương trình nào cả cho đến khi thông báo cho
biết việc gì sẽ xảy ra khi một tình huống nào đó sẽ xuất hiện.
B. Tạo hệ thống Menu:
- Visual Basic cung cấp cho người sử dụng phương tiện tạo lập trình Menu,
tạo Form có thể gán một đối tượng menu.
- Việc tạo menu gồm hai phần : thiết kế menu trong quá trình thiết kế giao
diện và viết lệnh cho các thủ tục tình huống đáp ứng biến cố mục chọn của menu
- Menu có thể được tạo ở nhiều cấp khác nhau, bên cạnh đó Visual Basic
cung cấp cho người sử dụng có thuộc tính (properties) rất phong phú và thuận
tiện ở thể thiết kế cũng như ở chương trình : Checked, Enabel, visible,
shortcut….
B. Viết các vấn tin SQL :
SQL (Structure Query Language) là ngôn ngữ để thao tác trên cơ sở dữ liệu
chuẩn. Ngôn ngữ này cho phép người sử dụng thao tác trên hầu hết các hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu chính là một sử dụng rổng rải nhất .
Với người sử dụng thì SQL rất cần thiết và đó là ý nghĩa chính của vấn đề
giao tiếp của Visual Basic với Jet Database Engine và Microsoft SQL Sever
Database Engine chạy trên Windows NT Sever.
Điều rất thuận lợi cho người sử dụng khi dùng SQL là chỉ cho hệ quản trị cơ
sở dữ liệu biết người sử dụng làm gì chứ không cần chỉ ra phải làm như thế nào.
Ngôn ngữ SQL bao gồm các câu lệnh, các mệnh đề, các toán tử và tập hợp các
hàm. Ngôn ngữ SQL bao gồm các câu lệnh, các mệnh đề, các toán tử và tập hợp
các hàm. Các thành phần này kết hợp thành câu lệnh để tạo, cập nhật xử lý cơ sở
dữ liệu.

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại

Khoa công nghệ thông tin

Trang 24

D. Crystal report :
- Hệ thống report rất tiện lợi cho phép chọn nhiều DataBase khác nhau, các
table khác nhau, liên kết các table một cách dễ dàng thông qua bởi các bí danh
(Alias).
- Hệ thống các ưu điểm hơn các phần mền khác (Foxpro) do làm việc trong
môi trường đồ hoạ nên dễ dàng thiết kế các bảng báo cáo có tính thẩm mỹ cao (hệ
thống Font linh động), dễ dàng kết xuất các ứng dụng đồ hoạ và đồ thị .
- Report cho phép kết xuất thông tin ra máy thừa hưởng các trình điều khiển
in của môi trường Windows do vậy người dùng có thể in trên bất cứ loại máy in
nào khi môi trường cho phép .
- Xuất hiện dạng văn bản text (File), dạng Rich Text Format (Winword), ra
file exel…

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại


Khoa công nghệ thông tin

Trang 25

PHẦN IV
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

 Đề tài tốt nghiệp

 Quản lý danh bạ điện thoại