PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

LỜI MỞ ĐẦU
“Nhân sự là chìa khoá mọi thành công của mỗi cơ quan, doanh nghiệp”.
Nhưng để quản lý có hiệu quả nguồn nhân lực thực sự không đơn giản, điều đó
đòi hỏi nghệ thuật của người lãnh đạo. Làm sao để vừa có thể kiểm soát được tài
nguyên con người vừa có thể khai thác tốt được tiềm năng chất xám trong khi
bạn còn “trăm công ngàn việc” của một người quản trị. Trong thời kì trước việc
quản lý chủ yếu sử dụng bằng sổ sách, giấy tờ rồi những quyết định điều động,
chuyển công tác…có thể chất được hàng “núi”. Việc quản lý cũng như tìm kiếm
là rất thủ công mất nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả công việc chẳng
những không cao mà có khi còn làm mất mát và sai lệch. Do đó việc đòi hỏi có
một phần mềm trợ giúp là một nhu cầu tất yếu để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm
thời gian trong công việc.
Mục đích đồ án:
Đồ án trình bày quá trình tìm hiểu cách quản lý nhân sự tại phòng tổ chức
cán bộ và các khảo sát yêu cầu người sử dụng về chương trình quản lý nhân sự,
miêu tả tổng thể bài toán quản lý, các yêu cầu về hệ thống, về chức năng của
người sử dụng đối với hệ thống, tài liệu phân tích thiết kế hệ thống.
Nội dung đồ án:
Đồ án bao gồm các chương sau:
 Lời mở đầu
 Chương 1: Giới thiệu chung về bài toán quản lý nhân sự và tình hình ứng
dụng bài toán quản lý nhân sự trong thực tế.
 Chương 2: Thực trạng quản lý tại các trường Đại học
 Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự
 Chương 4: Cài đặt thử nghiệm hệ thống
 Phần kết luận
 Mục lục
Chương 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN
SỰ
1. Những khái niệm cơ bản
Khái niệm về nhân lực.

Nhân lực được xem là “Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của
con người sử dụng trong quá trình lao động sản xuất…”
Khái niệm về quản lý nhân lực.
Quản lý nhân lực tiếp cận theo chức năng quản lý.
“…là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên
quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người…”
Quản lý nhân lực theo quan điểm hiện đại.
“…những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của cá
nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được các mục
tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân…”
Mục đích của quản lý nhân lực.
- Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng người lao động phục vụ
việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm và phát triển các hình thức, phương pháp tốt nhất để mọi nhân
viên có thể đóng góp tối đa cho doanh nghiệp.
- Tạo cơ hội để cá nhân phát triển.
Nội dung của quản lý nhân lực.
- Thu hút và tiếp cận nhân lực
+ Phân tích và thiết kế công việc
+ Lập kế hoạch nhân lực
+ Tuyển dụng
- Tổ chức và sử dụng nguồn nhân lực
+ Phân công và tổ chức quản lý
+ Trả công lao động
+ Điều kiện lao động
+ Đánh giá lao động
- Phát triển nguồn nhân lực
+ Đào tạo, tái đào tạo, thay đổi vị trí, chức vụ làm việc
- Các hoạt động khác liên quan đến nguồn nhân lực
+Cung cấp thông tin, công đoàn và giải quyết tranh chấp phúc lợi và

phân chia lợi nhuận.
2. Một số công việc quan trọng của quản lý nguồn nhân lực
2.1. Tuyển dụng nhân viên
Khái niệm tuyển dụng nhân viên.
“…là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định nhận một
cá nhân vào một vị trí của tổ chức…”
Mục đích tuyển dụng.
Tìm kiếm người phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển
Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại.
- Dựa vào kết quả của phân tích công việc
+ Bản mô tả công việc
+ Bản tiêu chuẩn công việc
- Năng suất lao động
- Cơ cấu tổ chức
Căn cứ xác định nhu cầu nhân lực.
- Chiến lược phát triển của tổ chức
- Khối lượng công việc cần thực hiện
+ Định lượng
+ Định tính cơ cấu tổ chức
- Trình độ trang bị kỹ thuật và thay đổi về công nghệ
- Sự thay đổi về tổ chức hành chính nhằm tăng cao năng suất
- Năng suất
- Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu công việc
- Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên
- Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên
- Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm
Phương pháp xác định nhu cầu nhân lực.
Cân đối giữa nhu cầu và nguồn nhân lực hiện có
- Cung bằng cầu → ổn định không hành động
- Dư thừa nhân lực → Tinh giảm nguồn nhân lực

- Thiếu hụt nhân sự → Tuyển dụng mới và các biện pháp khác
Quy trình tuyển dụng.
Theo các nước châu âu quy trình tuyển dụng gồm 10 bước sau:
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Nhu cầu định trước
- Nhu cầu không định trước
2. Phân tích vị trí cần tuyển dụng
- Dựa vào bản mô tả công việc
- Dựa vào bản yêu cầu về công việc
3. Xây dựng tiêu chuẩn
- Các tiêu chuẩn lựa chọn phải dựa trên 3 khía cạnh
+ Tiêu chuẩn chung của tổ chức
+ Tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở
+ Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện (liệt kê trong bản yêu cầu
về công việc)
4. Thăm dò nguồn cần tuyển
- Tuyển nội bộ
- Tuyển từ bên ngoài
5. Thông báo quảng cáo
- Sử dụng phương tiện đại chúng: đài, báo….
- Trung tâm dịch vụ việc làm
- Thông báo tại cơ quan
6. Thu hồ sơ, sơ tuyển
7. Kiểm tra tuyển
- Thi viết
- Phỏng vấn (kĩ năng phỏng vấn)
8. Quyết định tuyển dụng
9. Hoà nhập nhân viên mới
- Tuỳ theo từng vị trí mà các hoạt động có thể khác nhau (giới thiệu
từng phòng, tiệc chiêu đãi….)

10.Đánh giá chi phí tuyển dụng
- Chi phí về thời gian
- Chi phí về tài chính
2.2. Trả công lao động
Khái niệm về tiền lương.
Theo ILO: Tiền lương là sự trả công hoặc thu nhập, bất luận tên gọi hay
cách tính thế nào nó biểu hiện bằng tiền được ấn định bằng thoả thuận giữa
người sử dung lao động.
Cho một công việc đã thực hiện hay sẽ phải thực hiện hoặc cho những dịch vụ
đã hay sẽ làm.
Tiền lương trong nền kinh tế thị trường.
“…giá cả của sức lao động được hình thành trên cơ sở thoả thuận giữa người lao
động và người sử dụng lao động…”
Theo luật Việt Nam.
“…giá cả sức lao động, được hình thành qua thoả thuận giữa người sử dụng và
người cung cấp sức lao động phù hợp với quan hệ cung cầu trong nền kinh tế thị
trường…”

Cơ cấu hệ thống
thu nhập
Thù lao vật chất
Thù lao phi vật
chất
Lương cơ
bản
Phụ cấp
Thưởng
Phúc lợi
Cơ hội thăng
tiến

Công việc
thú vị
Điều kiện
làm việc
Bn cht ca tin lng.
- V kinh t: tin lng l i trng ca sc lao ng m ngi lao ng
cung cp cho ngi s dng lao ng Quan h trao i.
- V xó hi: Tin lng l khon thu nhp ca ngi lao ng bự p hao
phớ ó b ra ca ngi lao ng v tỏi sn xut sc lao ng ti mt thi im
kinh t xó hi nht nh. Khon tin ú phi c tho thun v cú tớnh n mc
ti thiu do nh nc qui nh.
- Quan nim tin lng ang thay i t hỡnh thc búc lt sang hỡnh thc
cựng hp tỏc.
Yờu cu ca h thng tin lng.
- Thu hỳt nhõn viờn: Doanh nghip tr lng cao cú kh nng thu hỳt nhng
ng c viờn gii trờn th trng
- Duy trỡ nhng nhõn viờn gii
- Kớch thớch ng viờn nhõn viờn
+ Tõm lý trung khi lm vic nhõn viờn luụn luụn mong mun cụng vic
h thc hin c ỏnh giỏ v khen thng. Nhng mong i ny
cng hỡnh thnh mc yờu cu cụng vic trong tng lai. Nu khen
thng phõn minh s kớch thớch nhõn viờn lm vic hiu qu hn
- ỏp ng cỏc yờu cu lut phỏp
+ Quy định về mức lương tối thiểu
+ Quy định về thời gian và điều kiện lao động
+ Các quy định về phúc lợi lao động như Bảo hiểm XH, ốm…
Tiền lương cơ bản.
“…ghi trong hợp đồng lao động - là sự thoả thuận giữa người cung cấp sức
lao động và người sử dụng lao động…”
Phụ cấp.

“…là khoản phụ vào tiền lương cơ bản, bù đắp cho người lao động khi họ
phải làm việc trong những điều kiện không ổn định hoặc không thuận lợi mà
chưa được tính đến khi xác định lương cơ bản hay trong hợp đồng…”
- Độc hại
- Nghề nghiệp
Chế độ tiền lương trong doanh nghiệp.
Chế độ tiền lương cấp bậc:
- Áp dụng cho người trực tiếp sản xuất hoặc công nhân
- Chế độ tiền lương cấp bậc bao gồm 3 yếu tố
+ Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: văn bản quy định về mức độ phức tạp của
công việc và yêu cầu về trình độ lành nghề của công việc
+ Thang bảng lương công nhân: thang bảng lương xác định quan hệ tỉ lệ
về tiền lương giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề giống nhau
theo trình độ cấp bậc của họ. Hệ số lương chỉ rõ lao động của công nhân
ở bậc nào đó được trả hơn so với lao động giản đơn mấy lần.
+ Mức lương: là số tiền để trả công lao động trong một đơn vị thời gian
phù hợp với cấp bậc trong thang lương
Chế độ tiền lương chức vụ - chức danh.
- Áp dụng cho cán bộ công nhân viên khi họ đảm nhận các chức danh, chức
vụ trong cơ quan. Đặc điểm của nó là:
+ Mức lương quy định cho từng chức danh chức vụ. Những người giữ
nhiệm vụ này phải có đủ tiêu chuẩn về chính trị, đạo đức, văn hoá,
chuyên môn
+ Cơ sở để xếp lương đối với viên chức nhà nước là tiêu chuẩn nghiệp
vụ chuyên môn
- Chế độ tiền lương theo chức danh bao gồm 2 yếu tố sau:
+ Tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức
+ Thang và bảng lương
Trả lương theo sản phẩm.
- Trả lương theo sản phẩm thực chất là trả lương theo số công việc đã hoàn

thành
- Căn cứ
+ Đơn vị sản phẩm
+ Đơn giá tiền lương (định mức sản phẩm và thời gian )
+ Ưu điểm: Đây là hình thức trả lương cơ bản và phổ biến. Quán triệt
đầy đủ nguyên tắc “Phân phối theo lao động”, gắn việc trả lương với kết
quả sản xuất kinh doanh cụ thể của mỗi cá nhân và tập thể trong doanh
nghiệp.
- Điều kiện áp dụng
+ Có một hệ thống các mức lương lao động có căn cứ khoa học để tạo
điều kiện tính đơn giá chính xác
+ Có chế độ theo dõi kiểm tra chất lượng sản phẩm
+ Làm tốt công tác giáo dục tư tưởng tránh khuynh hướng chạy theo số
lượng mà quên mất chất lượng
- Các hình thức cụ thể
+ Lương sản phẩm cá nhân trực tiếp: hình thức này áp dụng rộng rãi cho
người lao động trực tiếp với điều kiện công việc của họ độc lập và kết
quả có thể đo lường được
+ Lương theo sản phẩm gián tiếp: áp dụng cho công nhân phụ hoặc phục
vụ. Do vậy tiền lương sản phẩm tuỳ thuộc vào sản xuất của công nhân
chính
+ Lương Sản phẩm tập thể: áp dụng với công việc cần một tập thể thực
hiện
+ Lương sản phẩm luỹ tiến: áp dụng cho những “khâu yếu” trong sản
xuất góp phẩn quyết định vào sự hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp
Các hình thức trả lương theo thời gian.
- Trả công theo số ngày (giờ) làm việc thực tế và tiền lương trong 1 đơn vị
thời gian tương ứng (căn cứ vào cấp bậc tiền lương) thường được áp dụng ở
các nước phát triển với trình độ công nghiệp hoá và văn hoá cao. Ở Việt Nam
thường chỉ áp dụng cho các bộ phận gián tiếp quản lý và với các công nhân ở

bộ phận sản xuất không thể định mức lao động một cách chính xác được.
- Điều kiện áp dụng tốt:
+ Có sự chuyên môn hoá cao và bố trí đúng công việc
+ Có hệ thống kiểm tra và theo dõi việc chấp hành thời gian làm việc
+ Có ý thức làm việc cao, công tác tư tưởng tốt để không có tình trạng
làm ẩu qua loa để lấy công
- Các hình thức cụ thể
+ Tiền lương thời gian giản đơn tính bằng số thời gian làm việc của nhân
viên
+ Tiền lương thời gian có thưởng kết hợp giữa thời gian thưởng khi vượt
mức các chỉ tiêu
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
1. Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc trường đại học
Trong trường có các phòng ban liên quan đến việc quản lý nhân sự như: Ban
giám hiệu, phòng tổ chức cán bộ, phòng tài vụ, hội đồng lương, hội đồng thi
đua, hội đồng kỉ luật…Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng riêng:
• Ban giám hiệu: có chức năng quản lý điều hành tất cả các bộ phận trong
trường
• Phòng tổ chức cán bộ: có chức năng quản lý về mặt tổ chức trong cơ
quan, thay đổi cập nhật mọi thông tin có liên quan đến công chức trong
nhà trường.
• Hội đồng thi đua, Kỷ luật: có chức năng quản lý về việc khen thưởng kỷ
luật của từng công chức
• Phòng tài vụ: có chức năng quản lý các vấn đề có liên quan đến tài chính
của cơ quan và tiền lương của công chức
• Bộ phận đào tạo: có chức năng quản lý về quá trình đào tạo của công
chức
Ngoài ra mỗi phòng ban sẽ có bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm tuyển
dụng mỗi khi phòng ban có nhu cầu.
Mô hình tổ chức tại trường đại học

Hình 2.1. Mô hình tổ chức trường Đại học
BAN GIÁM HIỆU
Hội đồng tuyển sinh
Hội đồng xét học bổng
Hội đồng xét kỉ luật
Hội đồng tốt nghiệp
Hội đồng khoa học
Hội đồng lương
Hội đồng thi đua
PHÒNG BAN KHOA-BAN GD
CÔNG TY
CƠ SỞ 2
P.HC Tổng hợp
P.Tổ chức CB
P.Đào tạo
P.CT chính trị
và QL SV
P.QL &HTQT
P.Tài vụ
P.QL Tbị&đầu tư
P.Quản trị
P.Bảo vệ
Thư viện trường
Ban QL kt xá
Ban QL khu gdTC
Trạm y tế
Tổ VP đoàn thể
Thanh tra GD
K.Toán

K.Cơ khí
K. Điện
K. Điện tủ viễn
thông
K.Công nghệ sinh
học
K.Kinh tế
K.Công nghệ TT
K.Công nghệ Hoá
học
K.Tại chức
K.Sau đại học
K.Mác-lênin
Ban ngoại ngữ
Ban quân sự thể
dục
CÁC BỘ MÔN
THUỘC
KHOA - BAN
- TT Tư vấn học tập
- Công ty SX thiết bị
học tập
- TT TV ứng dụng
KTMT
- Phòng phát triển
KH& công nghệ
- TT Tin học
- VP tư vấn việc làm
- Cty tư vấn và
chuyển giao công

nghệ
- Ban
ĐT
- Ban
KHCN
- Ban
TCHC
- Ban
TVTB
- Ban
Giáo
viên
2. Qui trình nghiệp vụ đang được sử dụng ở các Trường đại học
2.1. Qui trình tuyển dụng cán bộ
 Hàng năm các phòng ban, khoa ban gửi yêu cầu tuyển dụng cán bộ của
mình cho phòng tổ chức cán bộ.
 Phòng tổ chức cán bộ tổng hợp yêu cầu và dựa vào qui chế và chỉ tiêu
cho phép của bộ để quyết định số lượng cần tuyển.
 Phòng tổ chức cán bộ đưa thông tin tuyển dụng lên các phương tiện thông
tin đại chúng, tiếp nhận và sơ tuyển các hồ sơ đủ yêu cầu của các ứng
viên tham gia dự tuyển.
Tiến hành tổ chức thi công chức để lựa chọn các ứng viên phù hợp.
2.2. Qui trình tiếp nhận cán bộ
 Kí hợp đồng thử việc có thời hạn một năm với các ứng viên đã đạt kết quả
tốt qua kì thi tuyển công chức.
 Trong thời gian thử việc nếu đáp ứng được yêu cầu của công việc thì kí
tiếp hợp đồng ngắn hạn ba năm.
 Nếu làm việc có hiệu quả thì kí hợp đồng dài hạn chính thức.
2.3. Quá trình chuyển công tác, nghỉ chế độ của cán bộ
 Hàng năm khi có cán bộ đủ tuổi nghỉ hưu theo qui định được giải quyết

theo qui định của luật lao động.
 Dựa vào báo cáo của các phòng, khoa ban mà Ban giám hiệu có quyết
định chuyển công tác phù hợp với yêu cầu.
2.4. Chế độ tiền lương đang được thực hiện tại các trường
Hiện tại vẫn sử dụng các quản lý ngạch công chức, bậc lương và hệ số
lương của công chức. Ngoài ra còn quản lý các khoản phụ cấp của công chức.
Mỗi ngạch công chức có những bậc lương ứng với hệ số lương tương ứng
khác nhau:
Ví dụ: ngạch chuyên viên cao cấp có 7 bậc lương tương ứng với những hệ số
lương như sau:
Bậc lương 1 2 3 4 5 6 7
Hệ số lương 4,92 5,23 5,54 5,85 6,26 6,67 7,10
Ngạch chuyên viên chính có 8 bậc lương với hệ số lương tương ứng như sau:
Bậc lương 1 2 3 4 5 6 7 8
Hệ số lương 3,35 3,63 3,91 4,19 4,47 4,75 5,03 5,31

Mỗi công chức đều có mức lương cơ bản như nhau. Tiền lương công chức
được tính dựa trên ngạch của công chức cùng với bậc lương và hệ số lương công
chức được hưởng, cộng với các khoản phụ cấp (nếu có).
Lương công chức được tính theo công thức:
Tổng lương = 350.000*(Hệ số lương + tổng hệ số phụ cấp)
Trong đó:
- 350.000 là mức lương tối thiểu mà mỗi công chức hiện nay được hưởng
- Tổng hệ số phụ cấp là tổng tất cả các hệ số phụ cấp mà công chức được
hưởng cộng lại.
Việc nâng lương của công chức được xét như sau:
- Tuỳ thuộc ngạch công chức mà thời hạn thời hạn nâng lương có thể là ba
năm được nâng một bậc lương hoặc hai năm được nâng một bậc lương
Ví dụ: Ngạch 15.109 là ngạch Giáo sư, giảng viên cao cấp cứ sau 3 năm thì
được nâng một bậc lương.

Ngạch 17.171 là ngạch thư viện viên trung cấp cứ sau 2 năm thì được nâng
một bậc lương.
- Nếu trong thời gian công tác đã nâng hết bậc lương mà không có quá trình
thay đổi ngạch công chức thì những năm tiếp theo sẽ được hưởng hệ số vượt cấp
tuỳ theo mỗi ngạch công chức.
- Những công chức bị kỉ luật thì thời gian nâng lương sẽ tăng lên 1 năm.
Trong một số trường hợp đặc biệt như: có thành tích đặc biệt trong công tác,
khen thưởng… mà công chức có thể được nâng lương trước thời hạn.
3. Phần mềm quản lý sử dụng ở phòng tổ chức cán bộ tại các trường
3.1. Chức năng chính
- Quản lý thông tin về cán bộ theo dõi tình hình biến động về nhân sự, đưa ra
các số liệu thống kê phục vụ cho quá trình quản lý.
- Tìm kiếm thông tin về cán bộ trong cơ quan.
- Thêm nhân viên mới
- Sửa thông tin về cán bộ đã và đang làm việc tại cơ quan
- Xoá thông tin về cán bộ nếu không cần quản lý nữa
- Đưa ra các báo cáo về nhân sự.
3.2. Ưu nhược điểm của những hệ thống đó
3.2.1. Ưu điểm
 Quá trình nhập liệu tương đối thuận tiện và cập nhật vào hệ thống nhanh.
 Hệ thống trợ giúp tương đối hoàn chỉnh giúp đỡ người dùng thao tác với
các chức năng của hệ thống.
3.2.2. Nhược điểm
Hệ thống các báo cáo của phần mềm không nhất quán với thông tin khi nhập
liệu.
 Chức năng báo cáo về lương không tự động cập nhật danh sách nâng
lương theo định kì.
 Không có khả năng cho người sử dụng tuỳ chọn các thông tin cần xuất,
chỉnh sửa các báo cáo.
 Khi muốn in báo cáo cần phải thông qua một phần mềm trung gian

(Microsoft Word, Microsoft Excel…).
 Giao diện không tương tác với người sử dụng gây khó khăn cho người
dùng thao tác.
Chương 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN
SỰ
Trong chương này sẽ thực hiện việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý
nhân sự bao gồm quá trình phân tích các chức năng nghiệp vụ của hệ thống,
thiết kế dữ liệu và chức năng mà hệ thống sẽ đáp ứng.
Như đã trình bày ở chương hai, một trường Đại học có nhiều phòng ban,
mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Phòng tổ chức cán bộ là
phòng có chức năng quản lý chung của toàn hệ thống. Hàng năm theo thời gian
qui định phòng tổ chức cán bộ sẽ lấy thông tin từ hồ sơ cán bộ thống kê và lập
danh sách cán bộ đã đến niên hạn nâng lương.
Với những cán bộ trong các phòng khoa ban đã đến tuổi nghỉ hưu hoặc
những cán bộ chưa đến tuổi nghỉ hưu nhưng có đơn xin nghỉ hưu trước thời hạn
thì phòng tổ chức cán bộ sẽ lập danh sách đề xuất lên ban giám hiệu. Ban giám
hiệu sẽ duyệt danh sách và gửi cho phòng tổ chức cán bộ. Từ đây phòng tổ chức
cán bộ sẽ in quyết định nghỉ hưu và lên lương cho từng cán bộ đã được duyệt và
lưu vào kho hồ sơ cán bộ và hồ sơ lưu.
Trong quá trình công tác của mỗi cán bộ, khi có thay đổi thông tin về cán
bộ như thay đổi học hàm, học vị, nơi ở, trình độ lý luận…phòng tổ chức cán bộ
dựa vào những thông tin tổng hợp từ các phòng khoa ban mà cập nhật các thông
tin vào hồ sơ của cán bộ.
Dựa vào các thông tin về ngạch, bậc lương, chức vụ…mà phòng tổ chức
cán bộ tính toán và đưa ra bảng lương hàng tháng đối với mỗi cán bộ.
Khi có yêu cầu báo cáo về nhân sự phục vụ cho quá trình quản lý và tổ
chức thì phòng tổ chức cán bộ thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự như tổng
biên chế, chất lượng cán bộ…
1. Phõn tớch h thng qun lý nhõn s
S ng cnh

Mc ớch ca s ng cnh cho chỳng ta cỏi nhỡn tng quỏt v h thng
trong mụi trng ca nú.
Mt s ng cnh gm ba thnh phn sau:
- Mt tin trỡnh duy nht mụ t ton b h thng c xột.
- Cỏc tỏc nhõn cú mi quan h thụng tin vi h thng.
- Cỏc lung d liu i t cỏc tỏc nhõn vo h thng hay t h thng n cỏc
tỏc nhõn.
0
Quản lý
nhân sự
Cán bộ
Người
quản trị
Hồ sơ, thông tin, quyết định
Thông tin cập nhật
Yêu cầu báo cáo, thống kê
Thông tin, báo cáo
Các quyết định
Tài khoản
Hỡnh 3.1. S ng cnh
Gii thớch s b:
Tỏc nhõn ngoi cỏn b s a thụng tin ca bn thõn h thng cp nht
v lu tr thụng tin. Lung thụng tin bao gm h s cỏn b, cỏc quyt nh,
bng cp.
Tỏc nhõn ngoi ngi qun tr a ra cỏc yờu cu cho h thng v nhn cỏc
bỏo cỏo v kt qu t h thng.
2. Sơ đồ luồng dữ liệu các mức
2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
3
Qu¶n lý

L­¬ng
4
2
Qu¶n lý
hå s¬
1
Qu¶n trÞ
hÖ thèng
4
B¸o c¸o
Ng­êi
qu¶n trÞ
C¸n bé
2
1
10
7
3
5
8
9
Hå s¬
6
B¶ng l­¬ng
B¸o c¸o
Hình 3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Chú thích về hình vẽ:
1. Tài khoản người quản trị; Yêu cầu xem thông tin cá nhân của các thành
2. Thông tin về người dùng, đáp ứng yêu cầu về hệ thống
3. Yêu cầu báo cáo

4. Các báo cáo đáp ứng yêu cầu
5. Yêu cầu thay đổi các thông tin về ngạch, bậc, phụ cấp cán bộ
6. Đáp ứng yêu cầu thay đổi
7. Yêu cầu xem, sửa, thêm mới hồ sơ cán bộ
8. Yêu cầu về lương
9. Thông tin về lương
10. Các thông tin về cán bộ
Sơ đồ gồm 3 kho dữ liệu:
Dữ liệu hồ sơ bao gồm các thông tin về cán bộ, các quyết định, hợp
đồng…
Dữ liệu Bảng lương bao gồm thông tin về lương trong từng tháng của mỗi
cán bộ
Dữ liệu Báo cáo bao gồm các loại báo cáo thống kê
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
a. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1 “Quản trị hệ thống”:
1.2
Qu¶n lý
ng­êi dïng
3
1.3
Qu¶n lý
chøc vô
1.1
Qu¶n lý
phßng ban
1.4
Qu¶n lý
ng¹ch bËc
6
7

1
2
4
5
Ng­êi
qu¶n trÞ
Hình 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1
Chú thích hình vẽ:
1. Thông tin tài khoản, thông tin chung của cán bộ
2. Yêu cầu thay đổi, thêm mới hệ thống chức vụ
3. Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo của hệ thống
4. Yêu cầu thay đổi, thêm mới hệ thống ngạch công chức, bậc lương
5. Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo từ hệ thống
6. Yêu cầu thay đổi, thêm mới hệ thống phòng khoa ban, bộ môn
7. Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo của hệ thống
b. S lung d liu mc 1 ca tin trỡnh 2 Qun lý h s:
2.1
Quản lý
lý lịch
2.2
Quản lý
quá trình
học tập
2.3
Quản lý
quá trình
công tác
Người
quản trị
Hồ sơ

5
Cán bộ
9
4
1
2
3
8
7
6
Hỡnh 3.4. S lung d liu mc 1 ca tin trỡnh 2
Chỳ thớch s :
1. H s lý lch ca cỏn b
2. Thụng tin v quỏ trỡnh hc tp
3. Quỏ trỡnh chuyn i cụng tỏc
4. Yờu cu cp nht, thờm h s lý lch
5. ỏp ng yờu cu thay i, thụng bỏo ca h thng
6. Yờu cu cp nht, thờm mi quỏ trỡnh hc tp
7. ỏp ng yờu cu thay i, thụng bỏo ca h thng
8. Yờu cu cp nht, thờm mi quỏ trỡnh cụng tỏc
9. ỏp ng yờu cu thay i
S gm mt kho d liu:
Dữ liệu hồ sơ bao gồm các thông tin về cán bộ, hợp đồng, quyết định…
• Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3 “Quản lý lương”:
3.1
Qu¸ tr×nh
l­¬ng
3.2
TÝnh l­¬ng
Ng­êi

qu¶n trÞ
B¶ng l­¬ng
7
C¸n bé
6
1
4
5
9
2
3
8
Hình 3.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3
Chú thích sơ đồ:
1. Thông tin ngạch, bậc, yêu cầu về lương
2. Lương hàng tháng
3. Yêu cầu về diễn biến lương
4. Thông tin về diễn biến lương
5. Lương từng tháng
6. Yêu cầu cập nhật ngạch, bậc lương, lương cơ bản…
7. Đáp ứng yêu cầu cập nhật, thông báo của hệ thống
8. Yêu cầu thay đổi diễn biến tiền lương
9. Đáp ứng yêu cầu cập nhật diễn biến tiền lương
Sơ đồ gồm một kho dữ liệu:
Dữ liệu bao gồm lương tháng, quá trình diễn biến lương của từng cán bộ
• Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 4 “Báo cáo”:
4.2
B¸o c¸o
chÊt l­îng
CB

4.1
B¸o c¸o
l­¬ng
Ng­êi
qu¶n trÞ
4
5
4.3
B¸o c¸o
Biªn chÕ
4.4
B¸o c¸o
giíi
1
8
3
2 6
7
B¸o c¸o
Hình 3.6. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 4
Chú thích sơ đồ:
1. Yêu cầu thống kê, báo cáo
2. Đáp ứng yêu cầu, danh sách nâng lương, file dữ liệu các loại
3. Yêu cầu thống kê, báo cáo
4. Đáp ứng yêu cầu, danh sách cán bộ theo trình độ
5. Yêu cầu báo cáo thống kê
6. Đáp ứng kết quả báo cáo giới tính
7. Yêu cầu báo cáo thống kê
8. Kết quả báo cáo về biên chế
Sơ đồ gồm một kho dữ liệu:

Dữ liệu bao gồm các loại báo cáo của hệ thống.
3. Phân tích hệ thống về dữ liệu
3.1 Mô hình quan hệ thực thể (E-R)
Các thực thể trong hệ thống:
Từ phần mô tả chức năng của hệ thống và các thông tin liên quan đến cán
bộ ta xác định được một số thực thể sau: Cán bộ, Phòng Khoa Ban, Bộ môn,
Ngạch công chức, Bậc lương, Trình độ, Bằng cấp, Chức vụ, Trạng thái, Dân tộc,
Tôn giáo, Ngoạingữ
Các thực thể được thể hiện trong bảng sau:
Tên thực thể
Thuộc tính
Cán bộ
Mã CB, tên CB, tên thường gọi, giới tính, ngày sinh, nơi
sinh, quê quán, số điện thoại, nghề nghiệp trước khi tuyển,
cấp uỷ hiện tại, cấp uỷ kiêm, ngày vào CQ, chuyên môn
chính, ngày vào đảng, ngày chính thức, nơi kết nạp, ngày
nhập ngũ, ngày xuất ngũ, công việc làm lâu nhất, sở trường
CT
Phòng Khoa
Ban
Mã PKB, tên PKB, địa chỉ, điện thoại
Bộ môn Mã BM, tên BM, địa chỉ, điện thoại
Chức vụ Mã CV, tên CV
Ngạch công
chức
Mã NG, tên ngạch, mô tả, thời hạn nâng lương
Bậc lương Mã BL, tên bậc, hệ số
Trình độ Mã TD, tên trình độ, mô tả
Bằng cấp Mã BC, tên BC
Chức vụ Mã CV, tên CV, hệ số phụ cấp chức vụ

Trạng thái Mã TT, tên TT, mô tả
Dân tộc Mã DT, tên DT
Tôn giáo Mã TG, tên TG
Tên thực thể
Thuộc tính
Ngoạingữ Mã NN, Tên NN, mô tả
Công tác Mã CT, thông tin cá nhân, ngày Bắt đầu, ngày kết thúc
Mối quan hệ giữa các thực thể:
Các mối quan hệ được thể hiện dưới bảng dưới đây:
• Các quan hệ m-n:
Quan hệ
Thuộc tính
Cán bộ - Ngoại ngữ Trình độ
Cán bộ - Trạng thái Ngày bắt đầu, ngày kết thúc
Cán bộ - Chức vụ Hệ số phụ cấp chức vụ, ngày hưởng, ngày kết
thúc
Cán bộ - Bằng cấp Chuyên ngành đào tạo, hình thức đào tạo, xếp
loại
Cán bộ - Trình độ loại
Cán bộ - Bậc lương Ngày bắt đâu hưởng, ngày kết thúc, hệ số
Cán bộ - Ngạch CC Ngày bắt đầu hưởng, ngày kết thúc
• Các quan hệ 1-n:
Quan hệ Thuộc tính
Cán bộ - Dân tộc
Cán bộ - Tôn giáo