Quản trị hành chính

QUAÛN TRÒ HAØNH CHAÙNH

1


QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH
1. Hành chánh văn phòng là gì?
2. Thế nào là quản trò hành chánh văn
phòng?
3. Nhiệm vụ của hành chánh văn phòng
4. Ai là người quản trò hành chánh văn
phòng?

2


Nội dung
Phần
Phần
Phần
Phần

1234-

Công tác văn thư
Quản lý và lưu trữ hồ sơ
Hoạch đònh, sắp xếp chuyến đi công tác
Kỹ năng sử dụng điện thoại

3

Phaàn 1- Coâng taùc vaên thö

4


Công tác văn thư
I.
II.
III.

Tổ chức quản lý công tác văn thư
Quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đi

5


Tổ chức quản lý công tác văn thư
1.
2.
3.
4.

Khái niệm công tác văn thư
Nội dung công tác văn thư
Yêu cầu của công tác văn thư
Phân công trách nhiệm đối với việc
thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư

6


Khái niệm công tác văn thư

Hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn
bản, gồm:
Xây dựng văn bản
cho tổ chức
Tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản hình
thành trong hoạt động
của tổ chức
7


Nội dung công tác văn thư

a.
b.

Xây dựng văn bản
Tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản

8


Yêu cầu của công tác văn thư

Nhanh chóng
Chính xác
Bí mật
Hiện đại

9


Phân công trách nhiệm đối với việc
thực hiện công tác văn thư
a.
o

o
o

Trách nhiệm đối với
Giám Đốc, Trưởng
Phòng:

Giải quyết kòp thời và
chính xác các văn bản
đến bộ phận, phòng/ ban
mình
Soạn thảo văn bản trong
phạm vi trách nhiệm của
mình
Ký văn bản theo qui đònh
của công ty

10


Phân công trách nhiệm đối với việc
thực hiện công tác văn thư (tt)
b.
o
o
o

Trách nhiệm của
Phòng Hành
Chánh:

Nhận, xem xét, phân
phối công văn đến
Kiểm tra, đăng ký
công văn đi
Tham gia xây dựng
văn bản theo yêu
cầu của Ban giám
đốc
11


Phân công trách nhiệm đối với việc
thực hiện công tác văn thư (tt)
c.
o
o

o
o
o

Trách nhiệm của Nhân viên
nói chung:

Nhận công văn do Phòng Hành
Chánh phân phối
Thảo các văn bản trong phạm vi
trách nhiệm của mình
Lưu trữ công văn
Bảo đảm bí mật, an toàn văn bản
Thực hiện nghiêm túc mọi qui
đònh cụ thể chế độ văn thư của
công ty
12


Quản lý văn bản đến
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nguyên tắc chung
Nhận văn bản đến
Đóng dấu đến

Đăng ký văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Theo dõi việc giải quyết
văn bản
7. Trách nhiệm của thư ký
13


Nguyên tắc chung

a. Bộ phận văn thư tiếp
nhận
b. Văn thư phải được giải
quyết nhanh chóng, chính
xác và đảm bảo bí mật
c. Người nhận phải ký nhận
vào sổ chuyển văn bản

14


Nhận văn bản đến

a.
b.

Xem nhanh văn bản
Phân loại các văn bản
vừa nhận
1)

2)

Thư riêng, tạp chí
Văn bản gửi đến tổ
chức:
a) Loại phải bóc bì

b) Loại không phải

bóc bì

15


Đóng dấu đến

a.
b.

Để xác nhận văn
bản đã qua bộ phận
văn thư
Biết được văn bản
đến ngày nào, là
văn bản thứ bao
nhiêu

16

Trình Trưởng Phòng Hành Chánh

a.
b.

Khi văn bản đến
không ghi rõ tên
người nhận
Trưởng Phòng
Hành Chánh quyết
đònh chuyển cho
bộ phận liên quan

17


Đăng ký văn bản đến

a.
b.
c.
d.

Để quản
tra tìm
Văn bản
Văn bản
Văn bản
riêng

lý, thống kế văn bản đến để tiện
phải được chuyển trong ngày
khẩn phải được chuyển trước
mật phải được đăng ký vào sổ

18


Chuyển giao văn bản đến

a.

b.
c.

Văn bản phải được
chuyển đến tận tay
người có trách nhiệm
giải quyết
Văn bản có độ khẩn
được chuyển trước
Có thể dùng sổ đăng
ký văn bản làm sổ
chuyển
19


Trách nhiệm của thư ký

a.

b.
c.
d.
e.

Nhận văn bản
Trình văn bản cho lãnh đạo
Giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến
Giải quyết những văn bản giao dòch ít quan
trọng
Chuyển văn thư đến các phòng ban liên
quan

20


Xây dựng & Quản lý
văn bản đi
Công việc của thư ký:
1. Giúp lãnh đạo thảo
văn bản
2. Trình ký và làm
thủ tục gủi văn
bản đi
3. Sắp xếp và bảo
quản bản lưu
21


Giúp lãnh đạo thảo văn bản

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Khi lãnh đạo thảo văn bản bằng phương
pháp viết tay
Khi lãnh đạo đọc cho thư ký đánh máy trực
tiếp
Khi lãnh đạo đọc cho thư ký ghi tốc ký
Thư ký tự thảo văn bản
Điền các sự kiện vào các bản mẫu in sẵn
Viết thư chúc mừng, lời phát biểu, chia
buồn…...
22


Trình ký và làm thủ tục
gửi văn bản
a.

b.
c.

Nếu phát hiện văn
bản chưa chính
xác, thư ký giúp
điều chỉnh

Giúp lãnh đạo phát
hiện văn bản giả
mạo
Trình lãnh đạo ký
và chuyển bộ phận
văn thư gửi đi
23


Trình ký và làm thủ tục
gửi văn bản (tt)
Cách gấp thư

24


Sắp xếp và bảo quản bản lưu
a.

Mỗi văn bản phải có 2 bản lưu: 1 ở
phòng mình và một ở văn thư cơ
quan
Bản lưu được phân loại và sắp xếp
theo phương pháp sau:

b.




Chia theo từng loại & sắp xếp theo
thứ tự mỗi loại
Phân theo thời gian

25