Bài giảng quản trị hành chính văn phòng

QUẢN TRỊ
HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
CHƯƠNG TRÌNH
CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG
1.1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG.
1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG
1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG.
1.4- QUẢN TRỊ HCVP
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.1- CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG.
2.2- TỔ CHỨC NƠI LÀM ViỆC
CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC.
3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ
3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN
3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN
CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT
CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG
1. 1- KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng
hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng , phục vụ cho việc điều
hành của lãnh đạo; là nơi thu thập,
xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lý; đồng thời đảm bảo
các điều kiện về vật chất kỹ thuật
cho hoạt động chung của toàn cơ
quan, tổ chức đó.
CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG
1.2- CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG.
a. Chức năng giúp việc điều hành :

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan
b. Chức năng tham mưu tổng hợp:
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động
của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và
xử lý.
c. Chức năng hậu cần, quản trị:
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ
quan
CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG
1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG.
• Xây dựng chương trình công tác và đôn đốc thực hiện
chương trình đó;
• Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để
từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị,
đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của thủ trưởng
• Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý,
kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành
• Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ,
• Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại
CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG
1.3- NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG.
• Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí, chi trả tiền
lương, thưởng, nghiệp vụ;
• Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa
chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm
việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat
động và công tác của cơ quan;

• Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe;
bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi
họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp
khách
CHƯƠNG 1- ĐẠI CƯƠNG
1.4- QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG.
Khái niệm về Quản trị hành chính VP:
Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
Các chức năng quản trị HCVP:
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính
- Lãnh đạo công việc hành chính
- Kiểm soát công việc hành chính
- Thực hiện dịch vụ hành chính
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty
•MÔ HÌNH TRỰC TUYẾN CỔ ĐiỂN
•MÔ HÌNH ĐỊA LÝ
•MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO NGÀNH – DICH VỤ
•MÔ HÌNH CÔNG TY MẸ - CÔNG TY CON
•MÔ HÌNH MA TRẬN
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty
•MÔ HÌNH TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG
Toång Giaùm ñoác
R&D
SP A
HC - NS Tài chính
KT

San xuất Kinh
doanh
Marketing
SP B
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG
2.1 Cơ cấu tổ chức Cơng ty
•MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO ĐỊA LÝ
Tổng Giám đốc
Khu vực A
Khu vực B
Khu vực C
K.vực D
Khu vực E
Nghiệp vụ (Nhân sự,
Kế toán, Dòch vụ KH)
K/thuật
SX
KD
Phòng ban công ty: Tài chính - Kế
toán, Nhân sự, Tiếp thò, Thông tin,
Pháp chế, Nghiên cứu và Phát
triển.
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG
2.1 Cơ cấu tổ chức Cơng ty
•MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO NGÀNH – DICH VỤ
Tổng Giám đốc
Ngành A
Ngành B
Ngành C
Ngành D

Ngành E
Các bộ phận
nghiệp vụ
Các đơn vò Sản xuất
Phòng ban công ty: Tài chính - Kế
toán, Nhân sự, Tiếp thò, Nghiên
cứu và Phát triển, Pháp chế, Quan
hệ công chúng.
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG
2.1 Cơ cấu tổ chức Cơng ty
•MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO CƠNG TY TY MẸ -CON
Tổng Giám đốc
Cty con A
Cty con B
Cty con C Cty con D Cty con E
Các bộ phận
nghiệp vụ
Các đơn vò
Sản xuất
Phòng ban công ty: Tài chính - Kế
toán, Nhân sự, Tiếp thò, Nghiên
cứu và Phát triển, Pháp chế, Quan
hệ công chúng.
Các đơn vò
Kinh doanh
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHỊNG
2.1 Cơ cấu tổ chức Cơng ty
•MƠ HÌNH PHÂN QUYỀN THEO MA TRẬN
Tổng Giám đốc
GĐ Kỹ

thuật
GĐ Tài
chính
GĐ
Tiếp thò
GĐ Nhân
sự
GĐ Sản
xuất
v.v
GĐ Dự án 1
GĐ Dự án 2
GĐ Dự án 3
CV Kỹ
thuật
CV Kỹ
thuật
CV Kỹ
thuật
CV Sản
xuất
CV Sản
xuất
CV Sản
xuất
CV Nhân
sự
CV Nhân
sự
CV Nhân

sự
CV Tiếp
thò
CV Tiếp
thò
CV Tiếp
thò
CV Tài
chính
CV Tài
chính
CV Tài
chính
CV
CV
CV
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.2 Cơ cấu tổ chức hành chánh văn
phòng
CHÁNH VP
HÀNH
CHÁNH
VĂN THƯ
•Quản lý, điều
hành công tác văn
thư
• Tổ chức công tác
lễ tân, khánh tiết
• Quản lý, tài sản
TỔNG HỢP

•Tư vấn văn bản
trong công tác
lãnh đạo, điều
hành hoạt động;
• Theo dõi, tổng
hợp tình hình hoạt
động , báo cáp và
đề xuất phương án
giải quyết
LƯU TRỬ
•Phân loại, đánh
giá, chỉnh lý,
thống kê tài liệu
lưu trữ;
• Khai thác, tổ
chức sử dụng tài
liệu lưu trữ
QUẢN TRỊ
•Cung cấp các
phương tiện, điều
kiện vật chất ;
•Sửa chữa , quản
lý, sử dụng các
phương tiện vật
chất có hiệu quả
BẢO VỆ,
LỄ TÂN,
TẠP VỤ
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.3 Tổ chức nơi làm việc.

2.3.1- Yêu cầu chung:
• Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của
cơ quan
• Tính thuận lợi phục vụ công việc
• Tính dễ dàng liên hệ giao dịch
• Tính bảo mật
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.3.2- Nguyên tắc bố trí:
• Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ
giao dịch nhất . Các phòng làm việc được bố trí bảo đảm giải
quyết dây chuyền giải quyết công việc…
• Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí
ở vị trí biệt lập,
• Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ
phận .Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ
sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm
việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc.
• Chú ý các yếu tố tác động đến năng suất lao động như sự
thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc….
• Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng
phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công
tác.
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.3.3- các dạng mô hình cơ bản
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.3.3 Các module
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.3.4 bố trí không gian làm việc
CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
3.1- QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC

3.2- QUẢN TRỊ HỒ SƠ.
3.3- QUẢN TRỊ THÔNG TIN
3.4- QUẢN TRỊ TÀI SẢN
3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC
1.1 Phân loại công việc
•
Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những
việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc
sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì
ngược lại.
•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc
không khẩn cấp.
•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không
thường xuyên (sự vụ).
1.1 Phân loại công việc
 Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công
việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:
- Tần suất thực hiện?
- Người thực hiện?
- Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
 Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem
có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không?
Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc
sự vụ chiếm trên 50 %.
3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC
Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan trọng và khẩn cấp
• Khẩn cấp nhưng không
quan trọng
• Quan trọng nhưng không

khẩn cấp.
• Không khẩn cấp và không
quan trọng
B
A
C
Khẩn cấp
Quan trọng
3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC
3.1- QUẢN TRỊ CÔNG ViỆC
- Bằng các kế hoạch ngày , tuần , tháng.
- Lịch công tác.
- Bằng sơ đồ gantt, pert.
- Bảng treo, lịch Google, …
- Phần mềm.
3.2. QUẢN TRỊ HỒ SƠ:
Hồ sơ tối cần thiết
Hồ sơ quan trọng
Hồ sơ thường sử
dụng
Hồ sơ khơng cần
thiết
Phân loại
hồ sơ cần
lưu trữ
Lên lòch
lưu trữ
Lưu trử
hồ sơ
Hủy bỏ

hồ sơ
Sẽ giữ hồ sơ đang sử
dụng trong bao lâu
Sẽ giữ lại hồ sơ
khơng còn hoạt động
trong bao lâu
Lưu trử vĩnh viễn
Lưu trử theo định
kỳ
Hủy hàng
ngày
Hủy bỏ theo
lịch