Bài tập lớn phân tích thiết kế hệ thống quản lý hoạt động bán hàng của một công ty

ĐỀ 10: Hoạt động bán hàng của công ty Tomato
Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xoá bỏ thông tin về khách hàng. Các
thông tin về khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại
liên hệ, các đặc điểm khác. Tất cả các thông tin về khách hàng đều được lưu trữ lại.
Quản lý thông tin hàng: thêm mới hàng khi hàng được đưa về, sửa các thông tin về hàng khi
cần thiết và xoá thông tin về hàng khi không còn kinh doanh nữa. Các thông tin về hàng bao
gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có.
Những thông tin về hàng được nhân viên quản lý kho hàng cung cấp khi hàng được chuyển đến
kho.
Việc bán hàng của công ty được thực hiện như sau: Khi khách hàng muốn mua hàng, họ gửi
cho công ty một phiếu đặt hàng. Trên phiếu đặt hàng có các thông tin về các mặt hàng mà họ
muốn mua cũng như các thông tin về chính họ. Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì
công ty thực hiện kiểm tra các mặt hàng mà khách yêu cầu. Nếu mặt hàng mà khách yêu cầu
không có bán tại công ty hoặc đã hết hàng thì đưa ra một thông báo từ chối bán hàng. Nếu các
yêu cầu của khách được đáp ứng thì viết hoá đơn gửi cho khách hàng để họ thanh toán và lưu lại
bản sao của hoá đơn. Khi khách hàng đã thanh toán xong thì xác nhận đã thanh toán vào hoá
đơn và chuyển hoá đơn này cho bộ phận xuất và chuyển hàng. Bộ phận này xuất hàng theo hoá
đơn đã nhận được. Nếu khách nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng được giao ngay cho
khách. Nếu cần phải chuyển hàng tới địa chỉ của khách, bộ phận này lập một phiếu chuyển hàng
gửi cho nhân viên chuyển hàng. Nhân viên chuyển hàng thực hiện chuyển hàng cho khách theo
phiếu chuyển nhận được. Khi chuyển hàng xong thì báo cáo lại cho công ty biết đã chuyển
thành công. Phiếu chuyển hàng được lưu trữ lại.
Các thông tin trên hoá đơn gồm: số hoá đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ
khách, điện thoại liên hệ, ngày lập hoá đơn, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần thanh toán, đã
thanh toán hay chưa, ghi chú và các thông tin chi tiết về hàng bán bao gồm { mã hàng, tên hàng,
mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá}.
Các thông tin trên phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hoá đơn, số hiệu người
chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển. Mỗi hoá đơn có một và chỉ một phiếu chuyển
hàng. Mỗi phiếu chuyển hàng do một nhân viên chuyển hàng phụ trách. Một nhân viên có thể
phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng.

Để theo dõi và quản lý nhân viên chuyển hàng công ty có một danh sách các nhân viên
chuyển hàng. Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có nhân
viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết
hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên chuyển hàng gồm: số hiệu người chuyển
hàng, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.
Ngoài ra, để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo
gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra, hàng tồn kho để ban giám
đốc có các biện pháp điều chỉnh.
Dựa theo mô tả trên, anh(chị) hãy thực hiện các yêu cầu sau:
- Vẽ mô hình phân cấp chức năng
- Vẽ mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh và mức đỉnh
- Xây dựng mô hình thực thể liên kết
- Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic.
- Thiết kế CSDL vật lý.
- Thiết kế giao diện của hệ thống


PHỤ LỤC
(Đáp án đề 10)
1. Mô hình phân cấp chức năng của hệ thống

2. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

3. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh


2. Xây dựng mô hình thực thể liên kết:
4.1.

Xác định các thực thể, định danh tương ứng:
HÀNG: mã hàng
KHÁCH HÀNG: Số hiệu KH
NHÂN VIÊN: Mã NV
HÓA ĐƠN: Số HĐ
PHIẾU CHUYỂN: Số PC


4.2.

Xác định liên kết giữa các thực thể

4.3.

Xác định các thuộc tính:

4.4.

Tách liên kết n-n giữa HÓA ĐƠN và HÀNG


4.5.

Mô hình liên kết thực thể của hệ thống

5. Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic:
Khách hàng(Số hiệu KH, Họ tên, ĐCKH, ĐTKH)
Hóa đơn(Số HĐ, ngày lập, Số hiệu KH, Mã NV)

Hàng(Mã hàng, Tên hàng, mô tả, Thời gian BH, SL có, Nhà SX)
Hàng xuất(Mã hàng, Số HĐ, số lượng bán, giá bán )
Phiếu chuyển(Số PC, ngày chuyển, Mã NV, Số HĐ)
Nhân viên(Mã NV, Họ tên NV, ĐCNV, ĐTNV)
6. Thiết kế CSDL vật lý
6.1. Lập từ điển dữ liệu:
6.1.1. Bảng Khach
STT Tên thuộc tính

Kiểu(Độ rộng)

Ràng buộc

Khóa

chính/ Mô tả

khóa

phụ

(PK/FK)

1
2
3
4

MaKH
Text(10)

Ten
Text(30)
Diachi
Text(50)
Dt
Text(15)
6.1.2. Bảng hang

STT Tên thuộc tính

Kiểu(Độ rộng)

Not null
not null
not null
null

PK

Ràng buộc

Khóa

Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ khách
điện thoại khách

chính/ Mô tả

khóa

phụ

(PK/FK)

1
2
3
4
5
6

Mahang
Tenhang
mota
TGBH
sl co
NSX
6.1.3. Bảng HD

STT Tên thuộc tính

Text(10)
Text(30)
Text(50)
date
Number
Text(20)
Kiểu(Độ rộng)

Not null
not null
null
not null
not null
null
Ràng buộc

PK

Mã hàng
Tên hàng
Mô tả
thời gian bảo hành
số lượng có
Nhà sản xuất

Khóa chính/ khóa Mô tả
phụ (PK/FK)

1
2
3

SoHD
ngay
MaKH

Text(10)

Date
Text(10)

Not null
not null
not null

PK
FK

Số Hóa đơn
Ngày lập
Mã khách


4

manv
Text(10)
6.1.4. Bảng Nhanvien

STT Tên thuộc tính

Kiểu(Độ rộng)

not null

FK

Mã nhân viên

Ràng buộc

Khóa chính/ khóa Mô tả
phụ (PK/FK)

1
2
3
4

MaNV
TenNV
diachiNV
dtNV

Text(10)
Text(30)
Text(50)
Text(15)

Not null
not null
not null
null

PK

Mã nhân viên
Tên nhân viên

Địa chỉ NV
điện thoại NV

Ràng buộc

Khóa chính/ khóa Mô tả

6.1.5. Bảng Phieu
STT Tên thuộc tính

Kiểu(Độ rộng)

phụ (PK/FK)

1
2
3
4

Sopc
ngay
SoHD
MaNV

Text(10)
Date
Text(10)
Text(10)

Not null

not null
not null
not null

PK

Ràng buộc

Khóa chính/ khóa Mô tả

FK
FK

Số phiếu chuyển
Ngày chuyển
Số hóa đơn
Mã nhân viên

6.1.6. Bảng Hangban
STT Tên thuộc tính

Kiểu(Độ rộng)

phụ (PK/FK)

1
2
3
4

Mahang
Sohd
slban
gia

Text(10)
Text(10)
Number
Number

6.2.

Mô hình dữ liệu vật lý

Not null
not null
not null
not null

PK
PK

Mã hàng
Số hóa đơn
Số lượng bán
giá bán


7. Thiết kế giao diện
7.1.

Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liệu

7.1.1. Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng
- Tên biểu mẫu: Thông tin khách hàng
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống
- Thời gian thực hiện: Khi có một khách hàng mới đến mua hàng
- CSDL liên quan: bảng khach/qlbh.mdb
- Mẫu thiết kế:


+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng. Khi nhập
phải nhập đầy đủ vào các ô Mã khách hàng, họ tên, địa chỉ. Đối với ô điện thoại
có thể bỏ qua. Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu
trữ”. Nút Sửa được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hoặc khi có
thay đổi. Muốn tìm kiếm thông tin khách hàng thì người dùng chọn nút ”Tìm
kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin khách hàng” được kích hoạt. Khi khách
hàng không còn mua hàng của công ty trong vòng 1 năm thì thông tin của họ sẽ
bị xóa bỏ với thao tác “Xóa”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát
ra khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng.
7.1.2.Biểu mẫu nhập thông tin hàng
-

Tên biểu mẫu: Thông tin hàng

-

Người thực hiện: nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.

-

Thời gian thực hiện: Khi có mặt hàng mới được kinh doanh trong công ty

-

CSDL liên quan: bảng hang/qlbh.mdb

-

Mẫu thiết kế:


+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin. Khi nhập phải nhập
đầy đủ vào các ô Mã, tên hàng, số lượng có. Đối với các ô còn lại có thể bỏ qua.
Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu trữ”. Nút Sửa
được sử dụng khi sửa thông tin hàng do nhập sai hoặc khi có thay đổi. Muốn tìm
kiếm thông tin hàng thì người dùng chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm
thông tin hàng” được kích hoạt. Khi hàng không được bán ở công ty trong vòng 1
năm thì thông tin hàng sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa”. Nút “Thoát ” được thực
hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin hàng.
7.1.3. Biểu mẫu nhập thông tin nhân viên
- Tên biểu mẫu: Thông tin nhân viên
- Người thực hiện: Cán bộ phụ trách nhân sự của công ty, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi có nhân viên mới được nhận vào công ty
- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlbh.mdb
- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin nhân viên. Khi nhập

phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, họ tên, địa chỉ. Đối với ô điện thoại có
thể bỏ qua. Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu
trữ”. Nút Sửa được sử dụng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có
thay đổi. Muốn tìm kiếm thông tin nhân viên thì người dùng chọn nút ”Tìm
kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin nhân viên” được kích hoạt. Khi nhân
viên bị sa thải thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa”. Nút “Thoát ”
được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân
viên.
7.1.4. Biểu mẫu nhập thông tin Hóa đơn
- Tên biểu mẫu: Thông tin hóa đơn
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến mua hàng thông tin của họ được lưu
trữ và kiểm tra lượng hàng đủ đáp ứng yêu cầu của khách.
- CSDL liên quan: bảng hd/qlbh.mdb, hangban/qlbh.mdb, hang/qlbh.mdb,
khach/qlbh.mdb, Nhanvien/qlnh.mdb
- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào nút “Thêm mới” thì Số hóa đơn tự động đánh số mới,


ngày lập là ngày hệ thống tự động được điền vào, người dùng có thể chọn tên
nhân viên bán hàng để lập hóa đơn. Mã khách hàng được nhân viên bán chọ lựa
từ danh sách đã nhập khi đó tên của họ được hiện trong ô Họ tên khách hàng.
Trong ô Tổng tiền thanh toán được hiển thị kết quả tự động tính tổng tiền khi
khách chọn các mặt hàng. Với các ô trong mục thông tin hàng bán người dùng có
thể chọn nhiều lần cho nhiều mặt hàng, nếu muốn bỏ bớt mặt hàng đã chọ thì
kích vào nút “Hủy”, nút “Thoát” được chọ khi không muốn chọn thêm mặt hàng
nào nữa. Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kich vào nút “Lưu trữ”.
Nút Sửa được sử dụng khi thay đổi thông tin hóa đơn. Muốn tìm kiếm thông tin
hóa đơn thì người dùng chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin

hóa đơn” được kích hoạt. Khi khách hàng muốn xem hóa đơn trước khi in hoặc
muốn in hóa đơn chọn nút “Xem”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng
thoát ra khỏi chức năng lập hóa đơn.
7.1.5.Biểu mẫu nhập thông tin Phiếu chuyển
- Tên biểu mẫu: Thông tin phiếu chuyển
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng muốn chuyển hàng đến tận nhà
- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlbh.mdb, hd/qlbh.mdb, hangban/qlbh.mdb,
khach/qlbh.mdb
- Mẫu thiết kế:


+ Người dùng kích vào nút “Nhập mới” thì Số phiếu tự động đánh số mới, ngày
chuyển là do nhân viên bán điền vào phải kiểm tra ngày chuyển >= ngày hiện tại
thì mới thỏa mãn, ngược lại thông báo lỗi để nhân viên nhập lại. Người dùng có
thể chọn tên nhân viên chuyển hàng. Số hóa đơn được nhân viên bán chọn lựa từ
danh sách đã có và được hiện trong ô Số hóa đơn. Trong ô Họ tên khách hàng
được nhập vào từ bàn phím. Thông tin hàng chuyển được hiển thị từ CSDL của
bảng HD/qlbh.mdn với số hóa đơn đã chọn ở trên. Sau khi nhập xong muốn lưu
trữ vào CSDL thì kích vào nút “Lưu trữ”. Nút “Sửa” được sử dụng khi thay đổi
thông tin phiếu chuyển. Muốn tìm kiếm thông tin phiếu chuyển thì người dùng
chọn nút ”Tìm kiếm” và biểu mẫu “Tìm kiếm thông tin phiếu chuyển” được kích
hoạt. Khi khách hàng muốn xem phiếu chuyển trước khi in hoặc muốn in phiếu
chuyển chọn nút “Xem”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra
khỏi chức năng lập phiếu chuyển.
7.2.

Các biểu mẫu xử lý

2.4.1. Biểu mẫu tìm kiếm khách hàng

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm khách hàng
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin khách hoặc nhân viên


có nhu cầu.
- CSDL liên quan: khach/qlbh.mdb
- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào một trong hai lựa chọn là tìm theo mã khách hoặc tên
khách. Sau khi nhập xong ấn vào nút “Tìm” kết quả sẽ được trả lại trong bảng
thông tin khách hàng. Nếu muốn in kết quả tìm kiếm thì kích chuột trái vào nút
“In”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng Tìm
kiếm.
1.2.2.

Biểu mẫu Tìm kiếm nhân viên

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm khách hàng
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin khách hoặc nhân viên


có nhu cầu.
- CSDL liên quan: nhanvien/qlbh.mdb
- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào một trong hai lựa chọn là tìm theo mã nhân viên hoặc tên
nhân viên. Sau khi nhập xong ấn vào nút “Tìm” kết quả sẽ được trả lại trong bảng
thông tin nhân viên. Nếu muốn in kết quả tìm kiếm thì kích chuột trái vào nút

“In”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng Tìm
kiếm.
1.2.3.

Biểu mẫu Tìm kiếm hóa đơn

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm hóa đơn
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin khách hoặc nhân viên


có nhu cầu.
- CSDL

liên

quan:

hd/qlbh.mdb,

hang/qlbh.mdb,

hangban/qlbh.mdb,

nhanvien/qlbh.mdb
- Mẫu thiết kế:

+ Người dùng kích vào một trong ba lựa chọn là tìm theo số hóa đơn hoặc tên
người chuyển hoặc ngày lập. Sau khi nhập xong ấn vào nút “Tìm” kết quả sẽ
được trả lại trong bảng thông tin hóa đơn. Nếu muốn in kết quả tìm kiếm thì kích

chuột trái vào nút “In”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi


chức năng Tìm kiếm.
7.3. Biểu mẫu Tìm kiếm thông tin hàng
- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thông tin hàng
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn xem thông tin hàng hoặc nhân viên
có nhu cầu.
- CSDL liên quan: hang/qlbh.mdb
- Mẫu thiết kế:


+ Người dùng kích vào một trong ba lựa chọn là tìm theo mã hàng hoặc tên hàng
hoặc Nhà sản xuất. Sau khi nhập xong ấn vào nút “Tìm” kết quả sẽ được trả lại
trong bảng thông tin hàng. Nếu muốn in kết quả tìm kiếm thì kích chuột trái vào
nút “In”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng Tìm
kiếm.

- Tương tự các biểu mẫu tìm kiếm, thống kê khác…
7.3.

Thiết kế tài liệu xuất
7.3. 1.

Hóa đơn


+
Công ty TomaTo

102, Nguyễn Thị Minh Khai, Q1. TP
Hồ Chí Minh

HÓA ĐƠN
Số: ……….…………….
Ngày:………………

Mã khách hàng:……………….Họ tên:……………………………..
Điện thoại liên hệ:……… Địa chỉ:……………………………....................
Mã hàng

Tên hàng

01

Bút bi

Mô tả

Số lượng

Nhà
sản Đơn giá
xuất
Thiên Long 5000

Thành tiền

Bút
bi 200

nước
…
…
…
…
…
…
Tổng số tiền cần thanh toán: ……………Đã thanh toán: ……….

100000
…

Ghi chú………………………………………………………………..
Khách hàng kí tên

7.3. 2.

Người lập hoá đơn

Phiếu chuyển

Công ty TomaTo
102, Nguyễn Thị Minh Khai, Q1. TP
Hồ Chí Minh

PHIẾU CHUYỂN HÀNG
Số: ……….…………….
Ngày:………………

Số hóa đơn:

Mã nhân viên chuyển:………………….Họ tên………………………
Mã khách hàng:……………….Họ tên:……………………………..
Điện thoại liên hệ:……… Địa chỉ:……………………………....................
Mã hàng

Tên hàng

Mô tả

Số lượng

Nhà
xuất

sản Đơn giá

…
…
…
…
…
…
Tổng số tiền cần thanh toán: ……………Đã thanh toán: ……….

Thành tiền

…

Ghi chú………………………………………………………………..
Khách hàng kí tên

7.3.3.

Báo cáo danh sách hàng tồn

Người lập hoá đơn


Công ty TomaTo
102, Nguyễn Thị Minh Khai, Q1.
TP Hồ Chí Minh
DANH SÁCH HÀNG TỒN
Từ ngày………. đến……………..
STT Mã hàng Tên hàng
Mô tả
Nhà sản xuất

Số lượng

Ngày lập
Người lập
(Họ tên và chữ ký)


7.4.

Thiết kế kiểm soát cho hệ thống

Để kiểm soát hệ thống khi sử dụng nên phân quyền người dùng theo các chức năng
nhất định. Mức cao nhất là 1 cho người quản trị hệ thống, được sử dụng tất cả các chức

năng trong hệ thống. Mức 2 dành cho các lãnh đạo để thực hiện các chức năng báo cáo
thống kê, tìm kiếm, Trợ giúp. Mức 3 là dành cho nhân viên bán hàng, thực hiện được các
chức năng: Cập nhật dữ liệu(trừ chức năng “Cập nhật thông tin nhân viên”), bán hàng,
tìm kiếm, Trợ giúp.
CSDL phân quyền sử dụng chương trình:
Bảng NSD
STT Tên thuộc tính

Kiểu(Độ rộng)

Ràng buộc

Khóa chính/ khóa Mô tả
phụ (PK/FK)

1
2
3

Muc
TenNSD
MK
Ta thiết kế thêm

Number
Not null
PK
Mức độ
Text(30)
not null

Tên người dùng
Text(10)
not null
Mật khẩu
các biểu mẫu điền: Đăng nhập hệ thống, Cập nhật người sử dụng,

Thay đổi mật khẩu
7.5.

Thiết kế thực đơn

Hệ thống

Cập nhật dữ liệu

Bán hàng

Tìm kiếm

Báo cáo

Trợ giúp

Thống kê
Đăng nhập

Thông tin hàng

Lập hóa đơn

Tìm kiếm hàng

Thống kê hàng tồn

Thông tin tác

Sửa mật khẩu

Thông tin khách hàng

Lập

Tìm nhân viên

Thống kê nhân viên

giả

Thêm người dùng

Thông tin nhân viên

chuyển

Tìm khách hàng

Thống kê doanh thu

Hướng dẫn sử

Xóa người dùng

Thông tin hàng

Thoát chương trình

phiếu

Tìm hóa đơn

Thống kê khách

dụng