Các phương pháp phân tích hệ thống quản lý

Cỏc phng phỏp phõn tớch h thng qun lý (HTQL)
1 Mc tiờu ca nhim v Phõn tớch HTQL
Mục tiêu của việc "phân tích" ở đây là để xác định thành phần HTTT
(hệ thống thông tin) trong 3 thành phần hợp thành của cái gọi là "hệ
thống quản lý" : Thành phần Điều khiển- Thành phần Chấp hành-và
HTTT từ đó để xác định mục tiêu-nội dung-phơng pháp tin học hóa,
Có đợc "hiểu biết đủ" về hệ thống quản lý đó, đủ căn cứ để xây dựng 1
hệ tin học (phần cứng, phần mềm, CSDL) để tin học hóa toàn bộ hoặc
từng phần HTQL đó.
Các hiểu biết đợc xem là đủ, theo nghĩa nói trên (đủ căn cứ để...), phụ
thuộc vào loại hình hệ thống và phơng pháp phân tích (PPPT).
PPPT đợc xác lập bằng Thế giới quan (Góc nhìn) & Phuơng pháp
mô hình hóa.
Sản phẩm của nhiệm vụ Phân tích, do đó, bao gồm:
1.
2 Lý thuyt H thng
2.1 H thng l gỡ
Hệ thống là một tập hợp các đối tợng tồn tại và tơng tác vì một mục đich
chung (trong hệ thống mẹ).
1 tập hợp đợc gọi là đối tợng (Object) chỉ khi:
Tập hợp đó có chức năng chung trong hệ thống mẹ (tức là mục
đích của sự tồn tại của đối tợng trong hệ thống mẹ)
Có 1 đờng biên với môi trờng (gọi là phạm vi của đối tợng).
Đối tợng đôi khi còn đợc gọi là "phần tử", "thành phần" hay là "bộ phận"....
2.2 Cỏc loi h thng
Có các loại hệ thống sau:
-Hệ thống thực: Là 1 tập hợp cùng sinh ra vì một mục đích và cùng chết
đi (Nh là các đối tợng trong thế giới thực).
-Hệ thống ảo: là tập hợp tồn tại vì một chức năng. Chức năng chính là góc
nhìn để phân biệt hệ nọ với hệ kia, nó ít đem đến thông tin về sinh ra
và chế đi.

-Hệ thống cũng có thể phân loại theo góc nhìn "đóng/ Mở":
Hệ thống đóng: Là hệ thống không có giao tiếp với bên ngoài ( loại
hệ thống này chỉ tồn tại trên lý thuyết)
Hệ thống đóng có quan hệ: Là hệ có quan hệ với bên ngoài và
kiểm soát sự ảnh hởng qua đầu vào và đầu ra của Hệ thống
Hệ thống mở: Là hệ chịu sự tác động của bên ngoài và nó hoàn
toàn không kiểm soát sự tác động này.
Hệ thống kiểm soát phản hồi : Là hệ thống chịu ảnh hởng của
môi trờng bên ngoài nhng nó kiểm soát đợc sự tác động này và chỉ
thay đổi hoạt động của mình khi cần thiết.
-Hệ thống xã hội cũng có thể phân loại theo góc nhìn về chức năng xã hội:
Hệ chỉ huy: Là hệ thống con thực hiện chức năng phối hợp hành
động giữa các thành phần của hệ thống chủ. Hệ thống chủ bao gồm
Hệ chỉ huy, HTTT và Hệ thống chấp hành.
Hệ chỉ huy hoạt động bằng kế hoạch mục tiêu (kế hoạch chiến lợc).
Kế hoạch chiến lợc đợc truyền đạt xuống cấp dới và nhận thông tin
phản hồi để đánh giá và điều chỉnh mục tiêu chiến lợc khi cần.
Hệ kiểm soát quản trị (Quản lý - Management): Là hệ thống thực
hiện chức năng duy trì sự nề nếp, trật tự thờng xuyên. Hệ thống
bao gồm Bộ phận quản trị và đối tợng quản lý, ví dụ hệ thống
quản lý th viện (đối tợng QL là sách vở, nhà để sách, phòng đọc;
ngời đọc, ngời mợn...) , hệ thống quản lý bệnh viện v.v
Hệ Quản lý hoạt động dựa trên kế hoạch chi tiết (kế hoạch sách lợc)
để đạt các mục tiêu sách lợc.
Hệ thống kiểm soát hoạt động (Control) : Là hệ thống thực thi
chức trách giám sát kiểm tra các hoạt động để đạt các mục tiêu cụ
thể do bộ phận
Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Tác nghiệp - Operationnal): Là hệ
thống thực thi các nghiệp vụ cụ thể ( Ví dụ bộ phận kế toán, bộ
phận phân tích, bộ phận cấp phát...)

Hệ thống đa chức năng kiểu nh ERP (Enterprise Resource
Planing).
-Hệ thống phân chia theo bản chất thông tin bao gồm:
Hệ xử lý dữ liệu (DPS-Data Processing System) : tiếp nhận dữ
liệu, xử lí cập nhật dữ liệu lu trữ, đa dữ liệu ra ( đây là đặc
trng của hệ tác nghiệp). Đầu vào có thể là đơn giản, nội dung xử
lí mang tính cục bộ, xử lí phức tạp tốn thời gian và công sức dễ có
lỗi tính toán. Ví dụ : Hệ tính toán kết cấu, thủy triều, phân rã hạt
nhân, kế toán, thống kê...
Nội dung tác nghiệp: (1) Tiếp nhận yêu cầu; (2) Ghi nhận; (3) Xử lí
và cập nhật dữ liệu (4); Đa ra các tài liệu báo cáo.
Hệ thông tin quản lý (MIS-Management Information System) : Là
một cấu trúc hợp nhất các CSDL và dòng thông tin để tối u hóa thu
thập, lu trữ và truyền đạt thông tin qua các tổ chức nhiều cấp để
hoàn thành mục tiêu thống nhất.
Đối tợng phục vụ của MIS rất rộng từ nhà quản lý cấp chiến lợc đến
cấp sách lợc (trung gian) cho đến cấp tác nghiệp, hỗ trợ ở đây có
nghĩa rộng từ cung cấp thông tin cho đến xử lí và lu trữ.
Hệ thống quản lý thờng bao gồm 3 hệ con :Hệ quyết định (chỉ huy);
Hệ chấp hành; MIS
Hệ trợ giúp quyết định (DSS- Decision Support System)
Để có quyết định ở mức chiến lợc và sách lợc thông tin cần thu thập
và tổng hợp rất phức tạp mà các hệ MIS không đáp ứng đầy đủ.
Hệ chuyên gia : liên quan đến lĩnh vực trí tuệ nhân tạo, làm cho
máy tính có khả năng lập luận, tự học, tự hoàn thiện nh con ngời.
2.3 Kho sỏt h thng & Phõn tớch h thng
1. Định nghĩa
Hiểu biết về 1 hệ thống bao hàm hiểu biết từ 2 góc nhìn:
-Cái nhìn Bên ngoài hệ thống (Outside the system):
Từ góc nhìn bên ngoài, 1 hệ thống đợc xác định (biết đợc) khi ta

hiểu đợc phạm vi của nó và quy luật vận động và tơng tác với môi tr-
ờng - đây là phạm vi của nội dung "Khảo sát hệ thống".
-Cái nhìn Bên trong hệ thống (Inside the system):
1 hệ thống đợc gọi là hiểu tốt ( để ta thiết kế xây dựng ra đợc nó)
khi thêm góc nhìn vào bên trong hệ đó - đây là phạm vi của nội dung
"Phân tích hệ thống".
Cái nhìn bên trong thực chất là xác định các "Thực thể" (Object) và sự
vận động và tơng tác giữa chúng - hay nói cách khác cách thức vận
hành của hệ thống đó.
Cái nhìn Bên trong hệ thống cũng khác nhau tùy theo hệ thống đó là
hệ thống gì, từ đó có thể có cách nhìn Kiến trúc (trạng thái tĩnh), hay
là cách nhìn Động thái (trạng thái động).
2. Nội dung Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng HTQL
a/ Khảo sát hệ thống:
Mục tiêu của nhiệm vụ Khảo sát là tìm hiểu quy trình hoạt động của
hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định phạm
vi và yêu cầu của MIS. Thực chất là trả lời câu hỏi làm gì? ở đâu?
bao giờ?
Hệ thống quản lý thờng bao gồm 3 hệ con :Hệ quyết định (chỉ huy);
Hệ chấp hành; MIS, do đó mục tiêu của KSHT là xác định 3 phân
hệ này mà cơ bản là MIS.
Nhiệm vụ Khảo sát có thể chia làm các giai đoạn :
- Khảo sát sơ bộ để xác định tính khả thi của dự án (Có cần tiến
hành xây dựng không ? Những việc gì phải làm tiếp sau khi xây
dựng xong hệ thống ? Thời gian ? giá thành ? thuận lợi và cản trở? )
-Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện
và khẳng định các kết quả sẽ phải đạt đợc.
b/ Phân tích hiện trạng:
-Tìm hiểu hiện trạng
Tìm hiểu thông tin về ngành dọc của tổ chức, về bản thân tổ chức

và thông tin của từng bộ phận trong tổ chức.
Phơng pháp có thể áp dụng: quan sát chính thức, quan sát không chính
thức, phỏng vấn, phiếu điều tra, bản ghi mẫu.
-Tổng kết các xử lý, các dữ liệu
-Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề (phù hợp
với: tổ chức đó, các ngời sử dụng và MIS đó).
-Xác định phạm vi bài toán: tiếp cận vào từng vấn đề cụ thể dễ hơn
là ngồi vào bàn trang cãi và thảo luận.
c/ Phân tích khả thi
-Phân tích u nhợc điểm của hệ thống hiện hành, sắp xếp các điểm
cần giải quyết theo mức độ quan trọng.
-Xác định mục tiêu của các bộ phận
-Xác định đặc điểm của từng giải pháp (chi phí triển khai, chi phí
hoạt động, u khuyết điểm..), chỉ ra những ngời chịu trách nhiệm
(tiếp nhận, khai thác, bảo quản..).
Kết quả của KSHT bao gồm:
Phát biểu vấn đề
Xem xét dới góc độ tổ chức và quản lý
Xem xét kỹ thuật: máy tính, cách lu trữ dữ liệu, nhân lực
Xem xét về thao tác: nghiệp vụ và bộ phận liên quan, các chức
năng và thủ tục chính, các báo cáo, trao đổi thông tin giữa các bộ
phận.
Kết quả là các tài liệu kiểu nh:
Đánh giá thực trạng tin học hóa, các tồn tại và bất cập (trong thực
hiện chức năng quản lý)
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ phân rã chức năng (BFD,CFS)
Sơ đồ Trình tự xử lý (quy trình thủ công)
Phạm vi, yêu cầu của MIS (User Requirement - từ góc nhìn ngời sử
dụng), bao gồm:

+Hồ sơ đầu vào, cho ai?, từ đâu?
+Chức năng nào cho ai
+Báo cáo đầu ra, từ đâu ? cho ai?
+Mô tả bằng lời các loại dữ liệu và mối quan hệ
+

3. Nội dung Phân tích hệ thống HTQL
Mục tiêu của nhiệm vụ Phân tích hệ thống là cụ thể hóa thành: Mô
hình tổ chức của MIS (Phân tích ngữ cảnh- mối quan hệ của MIS với
bộ máy tổ chức); Mô hình chức năng (Phân tích chức năng của MIS);
Mô hình dữ liệu (Phân tích dữ liệu của MIS); Phân tích luồng dữ
liệu (giữa các phân hệ của MIS và giữa MIS với môi trờng). Thực chất
là trả lời câu hỏi Cái gì? Làm nh thế nào? Phục vụ ai?
Kết quả là các tài liệu kiểu nh:
lu đồ lu chuyển thông tin (DFD)
Sơ đồ trình tự xử lý (Quy trình tin học hóa)
Use Case Diagram
ERD - Entities Relationship Diagram
Ma trận Chức năng-Thực thể