Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển dự án phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm Microsoft office project
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.05 MB, 112 trang )
KHOA CNTT – ĐH KHTN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN
PHẠM NGUYÊN THẢO – 0012665
XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ QUẢN LÝ QUÁ
TRÌNH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN PHẦN MỀM, GẮN
KẾT VỚI HỆ THỐNG PHẦN MỀM
MICROSOFT OFFICE PROJECT
LUẬN VĂN CỬ NHÂN TIN HỌC
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
PGS.TS. ĐỒNG THỊ BÍCH THỦY
NGUYỄN TRỌNG TÀI
NIÊN KHÓA 2000 - 2004
KHOA CNTT – ĐH KHTN
1
Mục lục:
Danh sách các từ viết tắt : ........................................................................................................ 3
Chương 1 : Mở đầu................................................................................................................... 4
1.1. Mục đích và lý do chọn đề tài .................................................................................. 4
1.2. Đối tượng và phạm vi của đề tài :............................................................................ 5
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng ........................................................................ 6
2.1. Mô tả hiện trạng : ..................................................................................................... 6
2.2. Phân tích hiện trạng : ............................................................................................... 9
2.2.1. Lược đồ business usecase cho nghiệp vụ hiện tại : ............................................ 9
2.2.2 Mô hình chi tiết hiện trạng – sơ đồ activity:..................................................... 12
2.2.3 Những khó khăn trong qui trình nghiệp vụ hiện tại và một số yêu cầu đối với hệ
thống mới:......................................................................................................................... 18
Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới ................................................................... 22
3.1 Lược đồ kiến trúc tổng quan ................................................................................. 22
3.2 Mô tả kiến trúc hệ thống mới ................................................................................ 22
3.2.1. Lập kế hoạch với MS Office Project................................................................. 23
3.2.2 Quản lý kế hoạch với công cụ mới PMA : ........................................................ 23
3.3 Sơ đồ nghiệp vụ tổng quan với hệ thống mới...................................................... 26
3.4 Khảo sát hệ thống phần mềm Microsoft Project Server..................................... 28
3.4.1. Sơ lược về hoạt động của MS Project Server ................................................... 28
3.4.2. Các lý do của việc chọn Project Server cho hệ thống mới ............................... 28
3.4.3. Lược đồ CSDL của Project Server ................................................................... 29
Chương 4 : Phân tích hệ thống .............................................................................................. 34
4.1. Chi tiết yêu cầu chức năng..................................................................................... 34
4.1.1 Lưu trữ và quản lý thông tin ............................................................................. 34
4.1.2. Đồng bộ thông tin với Project Server............................................................... 35
4.1.3. Khai thác dữ liệu - thực hiện thống kê............................................................. 36
4.1.4. Một số chức năng khác:.................................................................................... 36
4.2. Mô hình hoá hệ thống............................................................................................. 37
4.2.1. Lược đồ use case : ............................................................................................ 37
4.2.2. Các lớp đối tượng chính bên trong hệ thống:................................................... 44
4.2.3. Sơ đồ tuần tự cho một số luồng sự kiện phức tạp :........................................... 55
Chương 5 : Thiết kế phần mềm ............................................................................................. 60
5.1. Thiết kế dữ liệu ....................................................................................................... 60
5.1.1 Lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ.......................................................................... 60
5.1.2 Các chỉ mục được cài đặt ................................................................................. 62
5.1.3 Một số ràng buộc toàn vẹn : ............................................................................. 63
5.2. Thiết kế phần mềm PMA ....................................................................................... 64
5.2.1. Hệ thống các lớp đối tượng .............................................................................. 64
5.2.2. Một số hàm xử lý quan trọng của các đối tượng:............................................. 68
5.3. Thiết kế giao diện :.................................................................................................. 73
5.3.1. Sơ đồ các màn hình giao diện: ......................................................................... 73
5.3.2. Thiết kế một số màn hình tiêu biểu:.................................................................. 74
KHOA CNTT – ĐH KHTN
2
Chương 6 : Cài đặt và thử nghiệm ........................................................................................ 83
6.1. Một số công thức tính toán được sử dụng :.......................................................... 83
6.2. Một số XML request và reply cung cấp bởi PDS : .............................................. 84
6.2.1. ProjectsStatus ................................................................................................... 84
6.2.2. ProjectData....................................................................................................... 86
6.3. Môi trường thực hiện và các phần mềm liên quan:............................................. 88
6.3.1. Môi trường thực hiện :...................................................................................... 88
6.3.2. Các thư viện khác : ........................................................................................... 88
6.3.3. Các phần mềm liên quan : ................................................................................ 89
6.4. Các trường hợp thử nghiệm: ................................................................................. 89
Chương 7 : Tổng kết ............................................................................................................... 91
7.1. Tổng kết quá trình thực hiện và các kết quả đạt được........................................ 91
7.2. Hướng phát triển : .................................................................................................. 92
Danh mục tài liệu tham khảo :................................................................................................ 94
Phụ lục : Danh sách thuộc tính của các quan hệ trong CSDL............................................ 95
KHOA CNTT – ĐH KHTN
3
Danh sách các từ viết tắt :
Bảng sau trình bày một số cụm từ thường được viết tắt trong luận văn
STT Từ viết tắt Diễn giải
1 CSDL Cơ sở dữ liệu
2 CVCT Công việc chi tiết
3 CVTT Công việc tổng thể
4 KHCT Kế hoạch chi tiết
5 KHTT Kế hoạch tổng thể
6 MS Microsoft
7 NSD Người sử dụng
8 PDS Project Data Service
9 PMA Project Management Assistant (tên công cụ được xây
dựng)
10 PS Project Server.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 1 : Mở đầu
4
Chương 1 : Mở đầu
1.1. Mục đích và lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực hiện đề tài , em đã thực tập tại một Đơn vị phát triển phần
mềm, và đề tài đã được xây dựng theo yêu cầu về quản lý dự án của Đơn vị này
Trong quá trình thực hiện một dự án, không thể thiếu các kế hoạch từ tổng thể
đến chi tiết để đảm bảo công việc được triển khai đúng hướng và hoàn thành đúng
thời hạn. Các kế hoạch này giúp Ban lãnh đạo và Trưởng dự án xác lập những dự
tính ban đầu về chi phí, thời lượng cho từng giai đoạn và chuẩn bị, sắp xếp nhân
sự. Đó cũng là cơ sở để trưởng dự án phân công và theo dõi tiến độ công việc, và
để Ban lãnh đạo đánh giá được tổng quan tình hình thực hiện dự án.
Ngoài ra , các thông tin về sự phân công công việc, tiến độ công việc và chi phí
thực hiện thực tế cũng cần phải được quản lý tốt để có thể nắm được chính xác
thông tin về toàn bộ chi phí và thời gian phát triển của dự án hoặc của một giai
đoạn trong dự án.
HIện nay , Đơn vị đang sử dụng phần mềm Microsoft Office Project để lập kế
hoạch. Tuy nhiên Đơn vị muốn có một công cụ hỗ trợ thêm cho qui trình quản lý
dự án của mình, nhằm giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn và khắc phục được một
số khó khăn hiện tại
Vì vậy , Đơn vị đã đề nghị xây dựng một công cụ hỗ trợ thêm việc quản lý kế
hoạch và các thông tin liên quan đến chi phí, tiến độ công việc trong quá trình phát
triển dự án phần mềm. Công cụ mới phải gắn kết với hệ thống phần mềm
Microsoft Office Project, cụ thể là cho phép người sử dụng vẫn dùng phần mềm
Microsoft Office Project để lập các kế hoạch và ghi nhận thông tin tiến độ công
việc, vì phần mềm này đã hỗ trợ rất tốt quá trình này. Công cụ mới sẽ có trách
nhiệm chính là đọc các kế hoạch đã lập và tổ chức quản lý các thông tin sao cho có
thể hỗ trợ Ban lãnh đạo có được một cái nhìn tổng quan về các dự án đang triển
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 1 : Mở đầu
5
khai một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, công cụ này cũng sẽ giúp quản
lý thêm một số thông tin cần thiết khác cho việc quản lý dự án : các văn bản phát
sinh trong quá trình phát triển dự án, một số thông tin phục vụ cho việc phân loại
chi phí dự án : loại công việc, vai trò nhân viên tham gia vào công việc, …
1.2. Đối tượng và phạm vi của đề tài :
Nội dung đề tài : Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển đề án
phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm Microsoft Office Project .
Các thông tin chính sẽ quản lý : kế hoạch triển khai thực hiện dự án từ tổng thể
đến chi tiết, thông tin phân công công việc cụ thể, tiến độ thực hiện thực tế và chi
phí phát triển dự án.
Chức năng chính :
• Đọc các kế hoạch đã được lập bằng phần mềm Microsoft Office
Project và quản lý các kế hoạch này (cùng với thông tin phân công và
quá trình triển khai thực hiện thực tế) một cách có hệ thống theo từng
dự án.
• Lập các thống kê về chi phí thực hiện dự án ở nhiều cấp độ (tổng thể
hoặc chi tiết)
• Giúp kiểm soát chênh lệch giữa kế hoạch tổng thể với kế hoạch chi
tiết, quản lý các phiên bản của kế hoạch tổng thể.
Đề tài được xây dựng dựa trên những khảo sát thực tế ở đơn vị thực tập, một
đơn vị phát triển phần mềm, và theo những yêu cầu của Đơn vị này
Phạm vi đề tài :
• Khảo sát , phân tích nghiệp vụ và yêu cầu , kết hợp tìm hiểu phần mềm
Microsoft Project để đưa ra phương án xây dựng hệ thống mới đáp
ứng được các yêu cầu đã đặt ra.
• Phân tích và thiết kế hệ thống mới theo phương án đã chọn.
• Cài đặt các phần chính của hệ thống.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
6
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Để có thể nắm được các vấn đề cốt lõi dẫn đến yêu cầu xây dựng hệ thống mới, cũng là
những vấn đề mà hệ thống mới cần phải giải quyết, ta sẽ bắt đầu với việc khảo sát
nghiệp vụ hiện tại và phân tích rõ các khó khăn của nó. Từ đó chi tiết hơn các yêu cầu
đặt ra cho hệ thống mới
2.1.
Mô tả hiện trạng :
Khi có yêu cầu phát triển một dự án phần mềm, trưởng dự án sẽ lập một kế
hoạch tổng thể. Kế hoạch này thể hiện các công việc chính tương ứng với các giai
đoạn trong một qui trình phát triển dự án (trong luận văn từ phần này trở đi sẽ gọi
các công việc chính này là công việc tổng thể ). Thông thường các giai đoạn này
là :
• Khảo sát sơ bộ và phân tích yêu cầu; lập hồ sơ nghiên cứu khả thi
• Khảo sát chi tiết và phân tích yêu cầu; lập hồ sơ hiện trạng và yêu cầu
đặt ra cho đề án phần mềm.
• Thiết kế và lập hồ sơ thiết kế.
• Lập trình.
• Kiểm nghiệm α ( do nhóm kiểm tra của Đơn vị thực hiện).
• Kiểm nghiệm β ( do người sử dụng tiến hành).
Kế hoạch tổng thể chứa danh sách công việc cùng với các dự trù về thời
gian thực hiện ( thời lượng công việc), chi phí ( đơn vị người/ngày hoặc
người/tháng) ngày bắt đầu, kết thúc, và thường chỉ chi tiết một hoặc hai cấp. Kế
hoạch này sau khi lập được trình lên để Ban lãnh đạo phê duyệt và sau đó được
dùng làm cơ sở để các thành viên trong nhóm phát triển lên kế hoạch chi tiết và
để ban lãnh đạo kiểm tra, đánh giá quá trình triển khai thực hiện dự án .
Kế hoạch tổng thể hiện nay thường được lập trên một file MS Word
hoặc Excel.
Một kế hoạch tổng thể có dạng như sau :
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
7
Hình 2.1. Một ví dụ về kế hoạch tổng thể
Kế hoạch chi tiết được lập để triển khai cụ thể từng công việc của kế
hoạch tổng thể .Kế hoạch chi tiết được lập bằng phần mềm Microsoft Office
Project . Kế hoạch chi tiết chứa danh sách các công việc chi tiết cùng với thông
tin về thời lượng, chi phí, ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến, và có thể chi tiết
thành nhiều cấp. Kế hoạch chi tiết cũng có thể có thông tin về nhân viên được
phân công vào từng công việc chi tiết.
Vì dự án thường lớn và các giai đoạn có thể được tiến hành song song
bởi các nhóm khác nhau ( ví dụ nhóm kiểm tra có thể bắt đầu công việc của
mình song song với nhóm lập trình chứ không đợi nhóm này kết thúc ) nên kế
hoạch chi tiết thường được chia thành nhiều phần, mỗi phần nằm trên một file
Project (*.mpp) khác nhau.
Kế hoạch chi tiết không được lập từ đầu dự án theo kế hoạch tổng thể
mà sẽ được bổ sung lần lượt theo từng giai đoạn. Khi lập kế hoạch chi tiết,
trưởng dự án phải dựa trên những dự trù ban đầu về thời lượng, chi phí công
Tên công việc Thời lượng Chi phí Bắt đầu Kết thúc
Công
việc tổng
thể mức 1
(cấp 1)
Công
việc tổng
thể mức 2
(cấp 2)
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
8
việc của kế hoạch tổng thể. Tuy nhiên, với những phát sinh về công việc trong
quá trình thực hiện thực tế, kế hoạch chi tiết luôn có sự khác biệt so với kế
hoạch tổng thể. Khi nhận thấy sai lệch này là quá lớn, trưởng dự án phải điều
chỉnh lại kế hoạch tổng thể.
Ở mỗi giai đoạn của dự án, sau khi đã lập kế hoạch chi tiết, trưởng dự án
sẽ phân công các công việc trong kế hoạch cho những người cụ thể của đơn vị.
Thông tin phân công (tên nhân viên được phân công, tỷ lệ thời gian tham gia, số
giờ làm,…) cũng được ghi nhận bằng MS Office Project vào file kế hoạch
(.mpp) có công việc tương ứng .
Kế hoạch chi tiết có dạng:
Hình 2.2. Một ví dụ về kế hoạch chi tiết
Trong quá trình thực hiện công việc được giao, nhân viên sẽ báo cáo tiến
độ công việc định kỳ ( thường là vào mỗi cuối tuần). Trưởng dự án kiểm tra báo
cáo và dùng MS Office Project ghi nhận tiến độ công việc vào file kế hoạch
Tên nhân viên
được phân công
Công
việc chi
tiết mức
1 (cấp 1)
Công
việc chi
tiết mức
2 (cấp 2)
Tỷ lệ tham gia
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
9
(.mpp) tương ứng. Khi đó, trên bản kế hoạch chi tiết sẽ có thêm thông tin về tiến
độ công việc : thời lượng và chi phí thực tế, tỷ lệ hoàn tất tính đến thời điểm
hiện tại.
Khi kết thúc dự án hay kết thúc một giai đoạn (hoặc có thể là bất cứ khi
nào có yêu cầu) , dựa trên các thông tin đã ghi nhận trên các bản kế hoạch,
trưởng dự án phải thống kê chi phí thực hiện cho một công việc tổng thể, một
giai đoạn hoặc toàn bộ dự án tính đến thời điểm hiện tại. Ban lãnh đạo luôn có
yêu cầu nắm được các thông tin tổng quan về dự án : tiến độ thực hiện dự án
nhìn từ các kế hoạch tổng thể, chi phí tổng thể của dự án.
Cùng với việc lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch, một số
thông tin khác cũng cần được quản lý trong quá trình triển khai các dự án :
thông tin về các nhân viên của Đơn vị và năng lực, trình độ của họ; các văn bản
phát sinh trong quá trình làm việc với Khách hàng : hợp đồng , phụ lục hợp
đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản làm việc…Hiện nay, các thông tin
này vẫn phải quản lý thủ công
2.2.
Phân tích hiện trạng :
2.2.1. Lược đồ business usecase cho nghiệp vụ hiện tại :
a. Mức tổng quan : toàn bộ nghiệp vụ cần xem xét có thể được phân
thành 3 phần như sau :
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
10
Lap ke hoach va theo doi
viec thuc hien ke hoach
Thong ke chi phi
phat trien du an
Quan ly cac thong tin
lien quan
Ban lanh dao
Lap ke hoach tong the
Hieu chinh ke hoach tong the
Lap ke hoach chi tiet
Truong du an
Nhan vien
Phan cong cong viec
Theo doi tien do cong viec
MS Office
Project
Hình 2.3. Tổng quan nghiệp vụ hiện tại
b. Lược đồ business usecase cho phần 1 : lập kế hoạch và theo đõi
việc thực hiện kế hoạch:
Hình 2.4. business usecase diagram “Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch”
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
11
MS Office
Project
Ban lanh dao
Thống kê trên kế hoạch chi tiết
Truong du an
Thống kê trên tổng thể dự án
Thống kê về thời
lượng, chi phí
thực hiện , chênh
lệch giữa thực tế
với kế hoạch...
Quan ly nhan vien
Quan ly van ban
Nhan vien van
phong
c. Business usecase cho phần 2 : thống kê chi phí phát triển dự án
Hình 2.5. business usecase diagram “ Thống kê chi phí phát triển
dự án”.
d. Lược đồ business usecase cho phần 3 : Quản lý các thơng tin
liên quan
Hình 2.6. business usecase diagram “ Quản lý các thơng tin liên
quan
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
12
Lập kế hoạch
tổng thể
Kế hoạch tổng
thể được ghi nhận
trong file MS
Word hoặc Excel
Trình ban lãnh đạo
phê duyệt
Kế hoạch hợp lý?
Không
Có
Phêâ duyệt kế
hoạch
Ban lanh daoTruong du an
2.2.2 Mơ hình chi tiết hiện trạng – sơ đồ activity:
a. Activity diagram cho use case “Lập kế hoạch tổng thể”
Hình 2.7 Activity diagram “Lập kế hoạch tổng thể”
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
13
Bắt đầu một giai đoạn
Lên kế hoạch chi tiết cho các công
việc tổng thể thuộc giai đoạn này
Triển khai thực
hiện và theo dõi
Cần điều chỉnh,
bổ sung?
Điều chỉnh, bổ sung kế
hoạch chi tiếùt
có
Sử dụng các hỗ trợ,
tiện ích của MS Project
để thực hiện. Kế hoạch
chi tiết được lưu vào
file project (.mpp)
Kiểm tra chênh lệch với
kế hoạch tổng thể
Không
Truong du an
b. Activity diagram cho use case “Lập kế hoạch chi tiết” :
Hình 2.8. Activity diagram “Lập kế hoạch chi tiết”
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
14
Kiểm tra chênh lệch với công
việc tổng thể trong KHTT
Chênh lệch
nhiều?
Điều chỉnh kế
hoạch tổng thể
có
Trình ban lãnh
đạo
Tính tổng chi phí và thời lượng
của các công việc chi tiết
Trưởng dự án sửa
lại bản kế hoạch
tổng thể ban đầu
(trên file Word hoặc
Excel) hoặc lập lại
kế hoạch khác khi
khác biệt quá nhiều
Kiểm tra, phê
duyệt kế hoạch
Ban lanh daoMS ProjectTruong du an
c. Activity diagram cho use case “Điều chỉnh kế hoạch tổng thể”:
Hình 2.9. Activity diagram “Điều chỉnh kế hoạch tổng thể”
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
15
Mở kế hoạch chi tiết cần phân
công
Tham khảo thông tin
trình độ nhân viên
Xác đònh loại công việc và
yêu cầu về trình độ
Phân công
Thông báo cho nhân viên
về công việc được giao
Hiển thò kế
hoạch chi tiết
Ghi nhận phân
công
Cung cấp thông tin
trình độ nhân viên
Nhận và thực
hiện công việc
Nhan v ienHo so nhan vienMS ProjectTruong du an
d. Activity diagram cho use case “Phân cơng”:
Hình 2.10. Activity diagram “Phân cơng”
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
16
Gửi báo cáo
công việc
nhập các thông tin về tiến
độ đã kiểm tra vào kế
hoạch chi tiết (file .mpp)
Bao cao bang file
Word hoac Excel
Nhận báo cáo
công việc
Kiểm tra công
việc
Nhập thông tin
tiến độ
Ghi nhận tiến
độ
MS ProjectTruong Du anNhan v ien
e. Activity diagram cho use case “Theo dõi tiến độ thực hiện”:
Hình 2.11. Activity diagram “Theo dõi tiến độ thực hiện”
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
17
Yêu cầu thống kê trên một
kếâ hoạch chi tiết
MS Project chỉ
thực hiện thống
kê trên một file
project (.mpp)
Hiệu chỉnh
thống kê
Kết xuất thống
kê
In thống kê
MS ProjectTruong du an
f. Activity diagram cho use case “Thống kê trên kế hoạch chi tiết”:
Hình 2.12. Activity diagram “ Thống kê trên kế hoạch chi tiết”
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
18
Yêu cầu xem thống kê trên
từng bản kế hoạch chi tiết
Tổng hợp số liệu
Lập thống kê tổng thể
Thống kê trên toàn bộ
dự án hoặc cho một vài
giai đoạn nhất đònh
Kết xuất thống kê trên từng
bản kế hoạch chi tiết
Xem và đánh
giá công việc
Ban la nh daoMS ProjectTruong du an
g. Activity diagram cho use case “Thống kê trên tổng thể dự án”:
Hình 2.13. Activity diagram “Thống kê trên tổng thể dự án”
2.2.3 Những khó khăn trong qui trình nghiệp vụ hiện tại và một số u
cầu đối với hệ thống mới:
Nhìn chung, cách làm việc như hiện tại có thể giúp cho Trưởng dự án quản lý
được các cơng việc cần thực hiện ở mức chi tiết. Phần mềm MS Office Project
hỗ trợ tốt q trình lập kế hoạch và ghi nhận tiến độ. Tuy nhiên, khi cần một cái
nhìn tổng quan trên tồn bộ dự án thì cách tổ chức quản lý kế hoạch hiện nay đã
gặp một số khó khăn, cụ thể như sau:
a. Khơng có mối liên hệ chặt chẽ giữa kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi
tiết, cũng như giữa các kế hoạch chi tiết với nhau
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
19
Hiện tại, toàn bộ kế hoạch của một dự án không nằm trên cùng một file
project mà được tách thành nhiều phần : một kế hoạch tổng thể và nhiều
kế hoạch chi tiết, và các phần có thể được lập bởi những người khác
nhau. Kế hoạch tổng thể được lưu trên một tập tin MS Word hoặc Excel,
và không có mối liên hệ vật lý nào với các bản kế hoạch chi tiết. Trong
khi về mặt ý nghĩa, kế hoạch chi tiết là để triển khai chi tiết cho từng
công việc trong kế hoạch tổng thể. Chính điều này đã dẫn đến khó khăn
khi cần một thống kê tổng thể trên toàn bộ dự án, và cũng khó kiểm soát
được chênh lệch giữa kế hoạch tổng thể và các kế hoạch chi tiết triển
khai cho nó.
Yêu cầu
: Công cụ mới hỗ trợ lập các thống kê tổng thể (về chi phí dự
án, về tiến độ công việc,…), cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về
dự án , nhưng đồng thời vẫn cho phép tách kế hoạch của dự án thành
nhiều phần như hiện tại, không gây khó khăn cho những người lập kế
hoạch, và vẫn cho phép lập kế hoạch bằng MS Office Project. Điều này
có nghĩa là công cụ mới phải đọc thông tin từ các bản kế hoạch được lập
và tổ chức quản lý lại một cách có hệ thống.
b. Không quản lý tốt các phiên bản của kế hoạch tổng thể
Khi có sự chênh lệch tương đối lớn giữa kế hoạch tổng thể và kế hoạch
chi tiết, Trưởng dự án phải điều chỉnh lại kế hoạch tổng thể. Trưởng dự
án có thể sửa ngay trên tập tin cũ, hoặc xoá toàn bộ và lập một kế hoạch
mới nếu thấy không kiểm soát được kế hoạch cũ do chênh lệch quá lớn.
Các thông tin về phiên bản kế hoạch tổng thể cũ, do đó, không còn được
lưu giữ, hay nếu có cũng không quản lý được. Thực tế, các thông tin này
rất cần để Ban lãnh đạo có thể đánh giá quá trình làm việc của nhóm phát
triển dự án, đồng thời để rút kinh nghiệm cho các lần lập kế hoạch của
các dự án sau.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
20
Yêu cầu : Công cụ mới phải hỗ trợ lưu trữ các kế hoạch tổng thể theo
từng phiên bản
c. Không lưu vết được các thao tác cập nhật trên kế hoạch:
Phần mềm MS Office Project không hỗ trợ lưu vết thao tác, điều này dẫn
đến các sai lệch khi thống kê . Trường hợp rõ ràng nhất là khi một công
việc bị xoá khỏi kế hoạch khi đã được thực hiện một phần. Chi phí cho
phần việc này thực tế vẫn phải được tính vào tổng chi phí phát triển dự án
trong khi MS Project sẽ xoá hoàn toàn thông tin về công việc này trên tập
tin kế hoạch tương ứng.
Yêu cầu :
Công cụ được xây dựng phải hỗ trợ lưu vết mỗi khi cập nhật
tiến độ công việc và phân công (cho nhu cầu khai thác về sau) , và lưu lại
thông tin về công việc bị xóa nếu công việc đã được thực hiện một phần
(đã có chi phí thực tế)
d. Một số thông tin cần cho việc quản lý chưa được hỗ trợ :
Phần mềm MS Project tuy cung cấp các hỗ trợ rất tốt cho việc lập kế
hoạch và ghi nhận thông tin tiến độ công việc nhưng lại thiếu hỗ trợ một
số thông tin: không phân loại công việc ; không có thông tin đầy đủ về
nhân viên , đặc biệt là trình độ của nhân viên, không ghi nhận được
thông tin về vai trò của nhân viên khi phân công nhân viên này vào công
việc. Các thông tin này đều cần cho việc phân loại chi phí dự án khi thực
thống kê .
Yêu cầu :
Quản lý bổ sung các thông tin này. Cụ thể:
Xác định loại công việc cho các công việc trong kế hoạch . Ví dụ :
công việc T thuộc loại công việc thiết kế. Các loại công việc có thể phân
thành nhiều cấp. Ví dụ với loại công việc thiết kế, có các loại công việc
con: thiết kế dữ liệu, thiết kế giao diện,…
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
21
Xác định trình độ cho nhân viên, ví dụ: nhân viên Nguyễn Văn A
có trình độ là Lập trình viên bậc 1
Xác định vai trò của nhân viên trong mỗi phân công. Một nhân
viên với một trình độ nhất định vẫn có thể đảm nhận các vai trò khác
nhau, nên thông tin về trình độ nhân viên không là ràng buộc khi phân
công. Ví dụ : Nhân viên Nguyễn Văn A có trình độ Thiết kế viên bậc 1
trong công việc T đóng vai trò Thiết kế viên, nhưng trong công việc T’ có
thể đóng vai trò Lập trình viên. Có mối quan hệ giữa loaị công việc và
vai trò : mỗi loại công việc chỉ có thể được đảm nhận bởi một hoặc một
vài vai trò nhất định.
e. Một số thông tin liên quan vẫn phải quản lý thủ công:
Hiện nay, các văn bản liên quan đến quá trình phát triển dự án : hợp
đồng, phụ lục hợp đồng , biên bản làm việc, biên bản thanh lý hợp
đồng,…vẫn còn được quản lý thủ công, nên khó khăn khi cần tìm lại.
Yêu cầu :
hỗ trợ tra cứu thông tin các văn bản phát sinh trong quá trình
làm việc : hợp đồng , phụ lục hợp đồng , biên bản làm việc, biên bản
thanh lý hợp đồng,…theo từng giai đoạn của dự án
Chương 3 tiếp theo sau sẽ trình bày một phương án cụ thể để xây dựng hệ
thống mới đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới
22
CSDL
Project
Serve
r
MS Office
Project
Professional
MS Project
Web Access
CSDL
PMA
Trích lọc và
chuyển đổi
dữ liệu
Project Data
Service
(PDS)
Quản lý các
thông tin liên
quan
Thống kê
MS Office Project PMA
Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới
Từ việc phân tích và đánh giá các ưu, khuyết điểm của hệ thống hiện tại ở chương 2,
kết hợp với một số yêu cầu và đề nghị của Đơn vị nơi thực tập , em đã xác định
phương án xây dựng hệ thống mới như sau :
3.1 Lược đồ kiến trúc tổng quan
Hình 3.1. Lược đồ kiến trúc tổng quan hệ thống mới
3.2 Mô tả kiến trúc hệ thống mới
Hệ thống mới sẽ gồm 2 phần chính : hệ thống phần mềm MS Office Project hỗ
trợ cho việc lập kế hoạch, và công cụ mới PMA (Project Management Assistant)
hỗ trợ quản lý các kế hoạch từ tổng thể đế chi tiết
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới
23
3.2.1. Lập kế hoạch với MS Office Project
- Trưởng dự án sẽ lập kế hoạch tổng thể và chi tiết bằng MS Office Project
Professional, sau đó lưu lại các bản kế hoạch này vào CSDL của Project
Server.
- Thông qua hai dạng client của Project Server là MS Office Project
Professional và Project Web Access, người dùng có thể xem và hiệu chỉnh
cho các kế hoạch đã lập, cũng như bổ sung thông tin phân công và cập
nhật tiến độ công việc.
- Phần lập kế hoạch này chủ yếu dựa vào các hỗ trợ sẵn có của hệ thống
phần mềm MS Office Project , không cần phải xây dựng gì thêm. Tuy
nhiên, để đảm bảo cho hoạt động của công cụ mới PMA, các kế hoạch lập
ra phải tuân theo một số ràng buộc :
o Toàn bộ kế hoạch tổng thể chỉ thuộc một file project (ở đây xin vẫn
tạm dùng cụm từ “file project” để chỉ một bản kế hoạch được lập
bằng MS Project và lưu vào Project Server, dù thật ra bản kế hoạch
sẽ không được lưu thành một file .mpp mà được lưu trữ trong CSDL)
o Trong kế hoạch tổng thể sẽ có các công việc cấp 1 tương ứng với các
giai đoạn trong dự án, ngoài ra có thể có các công việc con (subtask)
cho mỗi công việc cấp 1
o Mỗi bản kế hoạch thuộc kế hoạch chi tiết sẽ chi tiết cho một công
việc tổng thể cấp 1 . Ngoài ra các công việc cấp 1 của kế hoạch chi
tiết cũng có thể ánh xạ với các công việc con của kế hoạch tổng thể.
3.2.2 Quản lý kế hoạch với công cụ mới PMA
:
Công cụ mới PMA (Project Management Assistant) là phần cơ bản của
phương án xây dựng hệ thống mới. PMA là công cụ sẽ được tập trung xây
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới
24
dựng để hỗ trợ quản lý các kế hoạch đã được lập bằng MS Office Project ,
nhằm giúp giải quyết các vấn đề của hệ thống hiện tại.
PMA có thể được chia thành 4 phần cơ bản :
- Cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin
- Module Trích lọc và chuyển đổi dữ liệu với nhóm chức năng đọc các kế
hoạch từ Project Server và cập nhật thông tin khi các bản kế hoạch được
cập nhật
- Nhóm chức năng Quản lý thông tin liên quan chịu trách nhiệm quản lý
các thông tin về dự án, nhân viên, các văn bản phát sinh trong quá trình
thực hiện dự án và các danh mục như loại công việc, vai trò, giai đoạn,…
- Nhóm chức năng Thống kê thực hiện việc kết xuất các thống kê từ tổng
thể đến chi tiết.
Đối với PMA, các vấn đề sau cần được đặc biệt quan tâm :
a) Tổ chức quản lý thông tin
Như đã phân tích ở phần (2.2.3), ta thấy các khuyết điểm chính của hệ thống
hiện tại chủ yếu xuất phát từ việc quản lý thông tin không chặt chẽ. Hệ thống
phần mềm Project Server tuy có thể giúp lưu trữ dữ liệu tập trung, nhưng
cũng không quản lý được mối liên hệ giữa các bản kế hoạch , giữa kế hoạch
tổng thể với kế hoạch chi tiết, không lưu vết được thao tác,.., nói chung là
không đủ để giải quyết các vấn đề của hệ thống hiện tại và không đáp ứng
được các yêu cầu đã đặt ra. Vì vậy công cụ hỗ trợ mới phải gắn với một tổ
chức CSDL mới. Để giải quyết được các vấn đề hiện tại, CSDL này có
những đặc điểm chính sau:
- Quản lý các dự án theo quan hệ dự án – dự án con (nếu có)
- Quản lý các kế hoạch tổng thể theo từng dự án. Mỗi dự án có thể có
nhiều phiên bản kế hoạch tổng thể .
