QUẢN Lý d6cntt epu dai

LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, ngành CNTT ngày càng được mở rộng, chú trọng và được đầu tư phát triển,
khẳng định được tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống. Việc ứng dụng
CNTT vào trong quy trình quản lý công văn trực tuyến đóng góp tích cực cho vấn đề lưu
trữ, tìm kiếm, quản lý văn thư.
Xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến cho công ty TNHH Công nghệ và tư
vấn Điểm Nhấn là một ví dụ thực tế của CNTT vào quá trình quản lý các hoạt động tại
công ty.
Việc ứng dụng hệ thống quản lý công văn trực tuyến giúp ích cho quá trình hoạt động
của doanh nghiệp về vấn đề quản lý văn thư, giảm thiểu nhân lực văn thư, giảm thời gian
tìm kiếm, lưu trữ dễ dàng. Độ bảo mật cao, tỷ lệ thất thoát dữ liệu ít hơn so với quy trình
quản lý công văn cũ.
Dựa vào kiến thức đã được học và nhu cầu thực tế, em quyết định chọn đề tài: “quản
lý công văn trực tuyến”. Với đồ án này, em hi vọng tạo ra được hệ thống quản lý công văn
trực tuyến giúp ích cho công ty Điểm Nhấn.
Xây dựng được chương trình mà khi sử dụng trong thực tế nó trở thành công cụ đắc
lực cho người quản lý, cho công ty.
Góp phần tích cực trong công việc quản lý công văn của công ty, giúp giảm nhẹ quy
trình quản lý công văn cũ. Sử lý nhanh, gọn, dễ dàng, thân thiện với người sử dụng.
Quản lý công văn trực tuyến giúp cho việc quản lý công văn trở nên dễ dàng hơn. Ở
bất kỳ nơi đâu có internet thì ở đó đều có thể truy cập vào hệ thống để làm việc, tìm kiếm,
xử lý công văn.
Với đồ án quản lý công văn trực tuyến tạo điều kiện tốt giúp em có điều kiện áp dụng
kiến thức đã học vào thực tiễn, củng cố khả năng thực hành, tạo điều kiện làm quen với
môi trường thực tế.


Quy trình quản lý công văn trong hệ thống quản lý công văn, giấy tờ của công ty
Khảo sát thực tế tại công ty TNHH công nghệ và tư vấn Điểm Nhấn.
Phương pháp thực hiện nghiên cứu là phương pháp tuần tự. Phương pháp tuần tự là
phương pháp thực hiện lần lượt các khâu trong quá trình nghiên cứu, xong bước này sẽ

chuyến sang bước khác. Trong đề tài này, các khâu thực hiện chính như sau:
-

Khảo sát thực tế, tìm hiểu đề tài, xác định rõ mục đích, đối tượng và nội dung

-

nghiên cứu.
Tiến hành phỏng vấn và thu thập tài liệu có thông tin của đề tài.
Biến đổi thông tin đã thu thập được thành dữ liệu máy tính.
Triển khai thực hiện đề tài trên theo các dữ liệu đã thu thập được.
Tiến hành khảo sát lại đề tài để kiểm lỗi, bổ sung thiếu sót, đánh giá quá trình thực
hiện.

Cấu trúc của đề tài:
Lời mở đầu: nêu rõ mục đích, ý nghĩa khi chọn đề tài.
Chương 1: Khảo sát bài toán.
1.1.
1.2.
1.3.

Thực trạng hệ thống quản lý tại công ty.
Quy trình xử lý các công văn tại công ty.
Kết luận chương.

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý công văn trực tuyến.
2.1. Mô tả hệ thống.
2.2. Sơ đồ tổng quát các chức năng chính của hệ thống.
2.3. Đặc tả use case.
2.4. Kiến trúc hệ thống.

2.5.Thiết kế cơ sở dữ liệu.
2.6. Kết luận chương.


Chương 3: Cài đặt và chương trình thử nghiệm.
3.1. Môi trường cài đặt.
3.2. Giao diện hệ thống.
3.3. Thử nghiệm chương trình.
3.4. Kết luận chương.


MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH.


DANH MỤC BẢNG.


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU.
PHẦN TỬ MÔ
HÌNH
Biểu đồ USE CASE

KÝ HIỆU

Tác nhân
(Actor)

Ý NGHĨA

Một người / nhóm người hoặc một
thiết bị hoặc hệ thống tác động hoặc
thao tác đến chương trình.

Use-case

Biểu diễn một chức năng xác định

(“Ca” sử dụng)

của hệ thống
Use case này sử dụng lại chức năng

Mối quan hệ giữa
các use case

của use case kia
Use case này mở rộng từ use case kia
bằng cách thêm chức năng cụ thể
Use case này kế thừa các chức năng
từ use case kia

Biểu đồ LỚP
Lớp

Biểu diễn tên lớp, thuộc tính, và

(Class)

phương thức của lớp đó

Quan hệ kiểu kết

Biểu diễn quan hệ giữa hai lớp độc

hợp

lập, có liên quan đến nhau

Quan hệ hợp thành

Biểu diễn quan hệ bộ phận – tổng thể

Quan hệ phụ thuộc

Các lớp phụ thuộc lẫn nhau trong
hoạt động của hệ thống

Biểu đồ TRẠNG THÁI
Trạng thái

Biểu diễn trạng thái của đối tượng
trong vòng đời của đối tượng đó


Trạng

thái

khởi

đầu

Khởi đầu vòng đời của đối tượng đó

Trạng thái kết thúc

Kết thúc vòng đời của đối tượng

Chuyển tiếp

Chuyển từ trạng thái này sang trạng

(transition)

thái khác

Hướng đi (Fork)

Chia nhánh đi theo nhiều hướng.

Biểu đồ TUẦN TỰ
Procedure

Là một phương thức của B mà đối

(Phương thức)

tượng A gọi thực hiện.

Message

Là một thông báo mà B gửi cho A.

(Thông điệp)
Biểu đồ THÀNH PHẦN

Mô tả một thành phần của biểu đồ,
Thành phần

mỗi thành phần có thể chứa nhiều lớp
hoặc nhiều chương trình con

Mối quan hệ phụ
thuộc

giữa

các

thành phần
Giao diện

Mỗi quan hệ giữa các thành phần(nếu
có)

Giao diện tương tác với người dùng

Biểu đồ TRIỂN KHAI

Các node

Biểu diễn các thành phần trong biểu

(các thiết bị)

đồ

Ghi chú

Dùng chứa thông tin chú thích cho
các node



DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

14

Từ viết tắt
TNHH
GVHD
TS
SVTH
CSDL
GĐ, PGĐ
TTLT
BNV
VBCP
CP
NĐ
CNTT
HN
HCM

Ý nghĩa
Trách nhiệm hữu hạn
Giảng viên hướng dẫn
Tiến sĩ
Sinh viên thực hiện
Cơ sở dữ liệu
Giám đốc, phó giám đốc
Thông tin liên tịch
Bộ Nội Vụ
Văn bản chính phủ.
Chính phủ
Nghị định

Công nghệ thông tin
Hà Nội
Hồ chí Minh


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT BÀI TOÁN.
Trong chương 1 này, tìm hiểu về tổ chức của công ty Điểm Nhấn, tìm hiểu sâu về
quy trình quản lý, sử lý công văn của công ty. Để từ đó phân tích, đánh giá hiện trạng của
việc quản lý công văn của công ty và xác lập dự án quản lý công văn. Chương này cung
cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý công văn của công ty.
1.1. Thực trạng hệ thống quản lý tại công ty.
1.1.1. Tổng quan về công ty.
- Thông tin công ty.
Tên công ty: Công ty TNHH Công nghệ và tư vấn Điểm Nhấn.
Địa chỉ:
• Trụ sở HCM: 235 Nhật Tảo, Phường 8, Quận 10, HCM.
• Chi nhánh: 11 Bàu cát, Phường 14, Quận Tân Bình, HCM.
• Chi nhánh HN: Tầng 10, tòa nhà CTM, 299 Đường Cầu Giấy, Quận Cầu
Giấy, HN.
Điện thoại : (HCM): 0839493400. (HN): 04.32242989.
Website: , .
Email:
-

Lĩnh vực hoạt động.

Công ty TNHH Công nghệ và tư vấn Điểm Nhấn là nhà cung cấp giải pháp CNTT
chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng. Và Công ty Điểm Nhấn đã trở
thành đối tác tin cậy của các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Đúng như tên gọi công ty Điểm Nhấn cung cấp các dịch vụ và tư vấn cho khách hàng

dùng dịch vụ công nghệ sao cho đạt hiệu quả nhất.
Hiện tại, công ty đang kinh doanh các sản phẩm chính về makesting online:
10


-

• Thiết kế website thương mại.
• Quảng cáo google Ads.
• Quảng cáo facebook.
• SEO
• …
Lịch sử công ty.

Công ty TNHH Điểm Nhấn được thành lập tháng 9/2009 với trụ sở chính tại 235 Nhật
Tảo. Năm đầu ngành mũi nhọn của công ty là thiết kế website và làm phần mềm quản lý.
Tháng 2/2011, Công ty mở chi nhánh tại số 11, Bàu Cát. Và bắt đầu mở rộng kinh
doanh sang bên makesting online với 2 mảng chính là quảng cáo google và quảng cáo
facebook. Cùng với đó dịch vụ thiết kế website thương mại cũng phát triển.
Do nhu cầu của thị trường, tháng 9/2015 công ty quyết định mở chi nhánh ra Hà Nội
tại tòa CTM, số 299 Cầu Giấy.
Sau 6 năm thành lập và phát triển công ty đã và đang gặt hái được nhiều thành công
trong lĩnh vực quảng cáo. Cùng với số lượng các sản phẩm kinh doanh như thiết kế
website, quảng cáo Google và facebook công ty cũng đang nghiên cứu và đẩy mạnh phát
triển các dịch vụ quảng cáo khác trên zalo và cốc cốc.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức.
Sau 6 năm hoạt động (2009 - 2015) hoạt động trong lĩnh vực makesting online, công
ty không ngừng lớn mạnh. Cùng với số lượng sản phẩm dịch vụ tăng lên, số chi nhánh mở
rộng, số lượng nhân viên trong công ty cũng lớn mạnh không ngừng. Từ 16 người khi
thành lập công ty(9/2009) đến (10/2015) số lượng nhân viên đạt gần 100 nhân viên phân

chia ra làm nhiều phòng, ban: ban giám đốc, Phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và bộ
phận văn phòng. Với những vai trò khác nhau:
-

Ban giám đốc: chịu trách nhiệm trong các quyết định của công ty. Vạch kế hoạch,
đưa ra phương hướng phát triển của công ty. Quản lý, báo giá từng hợp đồng, theo
dõi các giấy tờ công ty…
11


-

Phòng kinh doanh: Tìm kiếm, tư vấn, ký hợp đồng. Bộ phận nhân viên kinh doanh
tìm kiếm khách hàng có nhu cầu, tư vấn cho khách hàng những sản phẩm công ty,
các gói dịch vụ sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Trực tiếp ký hợp đồng với khách sau

-

đó quản lý hợp đồng của khách đã ký hợp đồng.
Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm code wesite, chạy từ khóa để quảng cáo google,

-

viết bài, chỉnh sửa ảnh và chạy quảng cáo cho khách về quảng cáo facebook.
Bộ phận văn phòng: (bao gồm: kế toán, nhân sự, văn thư tổng hợp) lưu trữ công
văn, giấy tờ, xử lý hợp đồng, nhiệm thu tiền, quản lý nhân viên, giờ làm cho nhân
viên.

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.
1.2. Quy trình xử lý công văn, giấy tờ tại công ty.

1.2.1. Mục đích, phạm vi áp dụng và tài liệu tham khảo của quản lý công văn.
Mục đích quản lý công văn: quản lý công văn đi, đến, nội bộ và lưu trữ tài liệu, hồ
sơ theo một phương pháp thống nhất và khoa học. Giúp việc sử lý công văn nhanh, hồ sơ
lưu trữ được sắp xếp khoa học.
Phạm vi áp dụng: trong các hoạt động của công ty.
Tài liệu tham khảo:

12


Theo nghị định 110/2004/NĐ –CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 – Nghị định của chính phủ
về công tác văn thư.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VBCP ban hành 6/5/2005.
Nghị định số 111/2004/ NĐ – CP nghị định của chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia ban hành 8/4/2006.
1.2.2. Quản lý công văn đến.
- Tiếp nhận văn bản đến.
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm
thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn
vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản chuyển đến cơ quan không
đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi.
Công văn đến phải được kịp thời chuyển đến Giám đốc(hoặc phó giám đốc thường
trực khi có ủy quyền) trong ngày để xử lý, phân việc.
Nếu công văn mật, khẩn có nội dụng quan trọng, cấp bách thì văn thư chuyển ngay
đến Giám đốc(PGĐ thường trực) trong thời gian ngắn nhất để xử lý.
-

Phân loại văn bản.

Giám đốc(PGĐ) là người trực tiếp phê duyệt phân phối công văn cho các phòng ban,

cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết.
Văn thư nhận công văn đến đã được sử lý giao việc từ Giám đốc(PGĐ), chuyển đến
bộ phận photo để nhân bản với số lượng theo yêu cầu của lãnh đạo.
Sau khi nhận văn bản phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho các phòng ban, cá nhân
liên quan. Đơn vị phòng ban cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết công việc ký nhận công
văn tại sổ của văn thư.

13


Trường hợp, công văn chuyển nhầm hoặc không đúng người chịu trách nhiệm thì
người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư.
-

Giải quyết, theo dõi đôn đốc giải quyết công văn đến.

Giám đốc(PGĐ) có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời công văn đến.
Căn cứ nội dung công văn đến và chỉ đạo của lãnh đạo, phòng hoặc cá nhân có trách
nhiệm chủ động giải quyết công văn theo đúng thời hạn quy định.
Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ công văn và báo
cáo về những công văn quan trọng, khẩn cấp, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
1.2.3. Giải quyết công văn đi.
- Trình tự giải quyết công văn đi.
Tất cả công văn do công ty pháp hành ra gọi là “văn bản đi”.
Phòng, ban, cá nhân soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thể thức công văn theo quy định
của thông tư liên tịch hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho công văn
đi. Khi ký phải có phiếu trình ký theo mẫu, kèm theo các tài liệu liên quan đến công văn
trình ký.
Trưởng phòng có trách nhiệm đọc, soát nội dung, kiểm tra độ mật/ khẩn, kiểm tra câu

chữ, số lượng văn bản, địa chỉ gửi… ký nháy trước khi trình ký.
Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức công văn để ký ban
hành công văn.
Sau khi công văn có chữ ký thẩm quyền, bộ phận soạn thảo làm thủ tục photo, đăng ký
văn bản đi tại văn thư cơ quan công ty để đóng dấu, phát hành, chuyển và lưu trữ công
văn theo quy đinh.

14


Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, thẩm quyền trước khi đóng dấu
và phát hành công văn. Nếu văn thư không đúng theo quy định của thông tư, văn thư
không đóng dấu phát hành, và chuyển trả lại bộ phận soạn thảo.
-

Chuyển phát văn bản đi.

Công văn đi phải được ban hành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày công
văn đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp theo.
Công văn đi được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng phải đảm bảo
nguyên tắc thông tin kịp thờ, chuẩn xác và bảo mật.
Thông thường, công văn chuyển đi theo đường bưu điện. Trường hợp cần gấp, muốn
nhận công văn tại văn thư, phải có ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên).
-

Lưu văn bản đi.

Mỗi công văn đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và mộn
bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan công ty phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

-

Văn bản nội bộ.

Công văn nội bộ là một dạng công văn đi(do nội bộ công ty ban hành), song chỉ đi
trong nội bộ cơ quan. Đó là một loại công văn điều hành gửi đến các phòng ban trong
công ty.
Giải quyết công văn nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi.
Các phòng, ban và cá nhân khi nhận được công văn nội bộ cũng tiến hành giải quyết,
xử lý tương tự như với công văn đến.
Công văn nội bộ được lưu trữ giống với công văn đến, đi của cơ quan công ty.
1.2.4. Quản lý công tác lưu trữ.
15


-

Mục đích lưu trữ: Tổ chức bảo quản an toàn và sử dụng khai thác có hiệu quả hệ
thống tài liệu, hồ sơ của cơ quan. Lưu trữ công văn để tìm kiếm, đối chiếu, xem

-

quá trình sử lý trong hoạt động công văn của công ty.
Nguồn tài liệu: mọi nguồn tài liệu bao gồm các công văn, sổ ghi nhận công văn
được lưu lại ở văn thư.
Quản lý công tác lưu trữ:
• Dựa theo nghị định của chính phủ.
• Trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ:
Nhân viên đươc phân công nhiệm vụ làm công tác lưu trữ.
Xây dựng nội quy và cách thức giao nhận tài liệu, hồ sơ lưu trữ. Hướng dẫn các

phòng và cá nhân thực hiện công tác lưu trữ tại công ty. Cập nhật dữ liệu lưu trữ.
Phân loại chính sác, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Lập sổ theo dõi và xây dựng
hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ một các khoa học. thực hiện các quy định
phân loại, sắp xếp, bảo quản khai thác tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
Các phòng ban trong công ty có trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ sắp xếp
tài liệu hồ sơ theo đúng quy trình quản lý sắp xếp tài liệu, hồ sơ và hướng dẫn của
nhân viên văn thư.
• Thời gian lưu trữ.
Đối với những tài liệu, hồ sơ liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, tiền
lương, đào tạo lưu tạm thời.
Đối với hồ sơ mua sắm trang thiết bị tài sản: lưu trữ đến hết thời hạn khấu
hao tài sản.
Đối với hồ sơ thiết kế : lưu tạm thời.
Đối với hồ sơ khiếu nại, tố cáo lưu dâu dài.
Đối với báo cáo giao ban : lưu tạm thời.
• Chuyển giao tài liệu, hồ sơ.
Đối với tài liệu, hồ sơ bằng văn bản: sau 6 tháng các phòng ban, chuyển
giao các tài liệu, hồ sơ đã kết thúc và được tập hợp đầy đủ, sắp xếp đúng
16


quy định được hướng dẫn vào kho lưu trữ của cơ quan. Khi giao nhận phải
có biên bản giao nhận với bộ phận lưu trữ của công ty.
1.2.5. Đánh giá hiện trạng.
Từ khảo sát thực trạng quản lý công văn của công ty Điểm Nhấn, quy trình hoạt
động của công ty. Thấy được ưu, nhược điểm của hệ thống quản lý công văn của công ty
đang sử dụng:
Ưu điểm:
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, tài liệu lưu trữ cho công văn
không phức tạp, số lượng và loại công văn hạn chế. Việc lưu trữ và tìm kiếm tương đối

gọn.
Nhược điểm:
-

Độ bảo mật tương đối.
Quy trình sử lý công văn lâu(quản lý công văn đến và công văn đi).
Việc lưu trữ dữ liệu khó khăn. Chưa có phần mềm cụ thể được sử dụng để quản lý

-

công văn.
Tìm kiếm công văn còn tốn khá nhiều thời gian. Và có thể không đạt hiệu quả.
Độ an toàn không cao, mất mát thông tin: do giấy tờ sử dụng lâu năm.
Quản lý công văn hiện tại tốn nhiều thời gian, nhân lực cho quá trình tìm kiếm và

-

lư trữ.
Khu vực quản lý hệ thống quản lý còn hạn chế. Phần mềm quản lý không phù hợp

1.3.
-

do công ty có nhiều chi nhánh. Cần có hệ thống quản lý đồng bộ.
Xác lập dự án.
Mục tiêu: Để khắc phục những nhược điểm trên thì cần có hệ thống quản lý công
văn trực tuyến nhằm:
• Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu, hệ
thống đáng tin cậy, chính xác, an toàn và độ bảo mật cao.
• Mang lại lợi ích kinh tế: giảm thiểu khối lượng thời gian cho việc quản

-

lý, tăng năng xuất lao động.
• Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.
Khái quát hệ thống mới:
17


Dựa vào nhu cầu thực tế của công ty, xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến
bao gồm: quản lý công văn, quản lý lịch làm việc, quản trị.
•
•
•
-

Quản lý công văn:Quản lý công văn đến, Quản lý công văn đi., Tìm kiếm công văn
Quản lý lịch làm việc: quản lý lịch làm việc cá nhân và toàn công ty.
Quản lý quản trị: quản lý phòng ban, quyền quản trị, quản lý nhân viên.
Yêu cầu hệ thống.

Với mục đích nâng cao độ hiệu quả cho công việc quản lý công văn, hệ thống phải đảm
bảo được những yêu cầu sau:
•
•
•
1.4.

Giao diện thân thiện, khoa học.
Hệ thống truy cập nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu.

Có đầy đủ tính năng của một chương trình quản lý.
Kết luận chương.
Qua quá trình làm việc thực tế tại công ty Điểm Nhấn, và tiến hành khảo sát quy

trình hoạt động của hệ thống quản lý công văn của công ty. Ta có thể nhìn thấy được
những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống quản lý hiện tại. Cần có hệ thống quản lý công
văn mới, để đáp ứng nhu cầu của của công ty.

18


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN
TRỰC TUYẾN.
Sau khi tìm hiểu thực trạng và xác lập hệ thống ở chương 1, chương 2 tiến hành
phân tích và thiết kế hệ thống. Chương này, phân tích các chức năng chính, đặc tả use
case để thiết kế kiến trúc để từ đó triển khai hệ thống.
2.1. Mô tả hệ thống.
Qua quá trình tìm hiểu và phân tích hiện trạng của hệ thống quản lý đang hoạt
động tại công ty Điểm Nhấn. Cần xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến để đáp
ứng nhu cầu quản lý công văn của công ty.
2.2. Sơ đồ tổng quan chức năng chính của hệ thống.
2.2.1. Biểu đồ phân rã use case.
2.2.1.1. Đăng nhập.

Hình 2.1: Use case đăng nhập.
2.2.1.2. Tạo tài khoản.

19

Hình 2.2: Use case tạo tài khoản người dùng.
2.2.1.3. Nhắc mật khẩu.

Hình 2.3: Use case thay đổi mật khẩu.
2.2.1.4. Tạo phân quyền.

20


Hình 2.4: Use case tạo hệ thống.

Hình 2.5: Use case phân quyền hệ thống.
2.2.1.5. Quản lý menu.

21


Hình 2.6: Use case quản lý menu.
2.2.1.6. Quản lý thông tin nhân viên.

Hình 2.7: Use case quản lý thông tin nhân viên.
2.2.1.7. Quản lý sổ công văn.

22


Hình 2.8: Use case quản lý sổ văn bản, công văn.
2.2.1.8. Quản lý lịch làm việc.

Hình 2.9: Use case quản lý lịch làm việc.

2.2.1.9. Tìm kiếm.

23


Hình 2.10: Use case tìm kiếm.
2.2.2. Các tác nhân chính tham gia hệ thống.
Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, xem xét đến quan hệ và các tác nhân của hệ
thống, ta xác định được các tác nhân của hệ thống bao gồm:
-

Admin: là người quản lý có quyền cao nhất trong hệ thống, có quyền thực hiện tất

-

cả hệ thống.
Nhân viên văn thư: là người quản lý trực tiếp công văn đến, công văn đi, tiến hành

-

lưu trữ và tìm kiếm văn thư.
Nhân viên phòng ban: là người quản lý lịch làm việc cá nhân, theo dõi công văn và
sử lý công văn của phòng ban mình nếu có yêu cầu.

2.2.3. Các use case chính tham gia hệ thống.
- Đăng nhập: chức năng đăng nhập của quản trị vào hệ thống tương ứng với tài khoản đã
được phân quyền.
- Tạo tài khoản: chức năng này dùng để tạo tài khoản cho nhân viên mới.
- Nhắc mật khẩu: chức năng này dùng để cấp mật khẩu mới khi người dùng quên mật
khẩu.

- Tạo, phân quyền: tạo quyền mới và phân quyền đó được phép sử dụng những menu
tương ứng đối với từng nhóm người trong hệ thống website.
- Quản lý menu: Chức năng này có thể cho người quản trị chỉnh sửa tên menu, tạo mới
menu.

24


- Quản lý thông tin của nhân viên: Chức năng này dùng để quản lý thông tin của nhân
viên được cấp phát tài khoản truy cập vào hệ thống.
- Quản lý sổ công văn: thêm vào công văn để lưu loại văn bản.
- Quản lý email của hệ thống: phân ra email đến, đi và email nháp để người quản lý và
nhân viên gửi email dến tài khoản trong cùng hệ thống.
- Tìm kiếm công văn: tìm kiếm công văn cần tìm kiếm.
2.3. Đặc tả use case.
2.3.1. Chức năng đăng nhập.
Mục đích:
Use case này được sử dụng để thực hiện chắc năng đăng nhập vào hệ thống quản
trị. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, lúc đó người dùng có thể thực hiện được các chức
năng tương ứng với quyền của tài khoản đăng nhập như: admin, nhân viên.
Tác nhân liên quan: admin, Nhân viên.
Điều kiện trước: N/A.
Điều kiện sau:
• Trường hợp đăng nhập thành công: hệ thống hiển thị trang chủ của hệ thống. Sau
khi đăng nhập thành công, người dùng có thể thực hiện các chức năng tương ứng
với quyền đăng nhập của tài khoản.
• Trường hợp đăng nhập thất bại: hệ thống đưa ra thông báo đăng nhập không thành
công, thông báo sai tên đăng nhập, mật khẩu hoặc không được để trường thông tin
trống.
Mô tả diễn biến:

• Dòng sự kiện chính

25