Bài giảng môn học Tin học kế toán: Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ mua hàng Lê Thị Bích Thảo

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

……., Ngày….tháng….năm 2015
Người trình bày: …………


NỘI DUNG

1.

Đơn mua hàng

2.

Hợp đồng mua

3.

Lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng

4.

Mua hàng trong nước

5.

Hàng về trước hoá đơn về sau

6.

Phân bổ chi phí mua hàng

7.

Mua hàng nhập khẩu

8.

Mua dịch vụ

9.

Trả lại hàng mua

10. Giảm giá hàng mua
11. Xem báo cáo


PHÂN HỆ MUA HÀNG


1 ĐƠN MUA HÀNG

•

Mục đích: Lập đơn mua hàng để gửi cho nhà
cung cấp và theo dõi tiến độ giao hàng

•

Cách thực hiện:

 Vào tab Đơn mua hàng của phân hệ Mua hàng
 Thêm mới Đơn mua hàng
 Nhập các thông tin chi tiết của đơn mua hàng


2 HỢP ĐỒNG MUA HÀNG

•

Mục đích: Lập hợp đồng mua hàng để theo dõi
công nợ hợp đồng

•

Cách thực hiện:

 Vào tab Hợp đồng mua hàng
 Thêm mới Hợp đồng mua hàng
 Nhập các thông tin chi tiết của hợp đồng


•
•

3. LẬP CHỨNG TỪ MUA HÀNG TỪ
ĐƠN MUA HÀNG
Mục đích: Cho phép lập chứng từ mua hàng dựa trên đơn
mua hàng đã lập

Cách thực hiện:



Thêm Chứng từ mua hàng



Vào Tiện ích, chọn Lập từ Đơn mua hàng



Sau khi chọn Đơn mua hàng, nhấn Đồng ý  Chương
trình sẽ lấy các mặt hàng được chọn từ Đơn mua hàng
sang Chứng từ mua hàng



Số lượng mua hàng sẽ được cập nhật vào Số lượng
nhận trên Đơn mua hàng


4. MUA HÀNG TRONG NƯỚC

•

Mục đích: Lập chứng từ mua hàng trong nước về nhập kho, hay kho6nt qua kho

•

Cách thực hiện:

 Vào Mua hàng/Mua hàng hoá, dịch vụ
 Chọn thêm Chứng từ mua hàng hoá


4. MUA HÀNG TRONG NƯỚC

 Chọn

loại chứng từ tương ứng: 1. Mua

hàng trong nước nhập kho, hay 2. Mua
hàng trong nước không qua kho

 Chọn phương thức thanh toán: Chưa thanh
toán, Thanh toán ngay bằng Tiền mặt hoặc
Séc/Ủy nhiệm chi.
 Khi chọn phương thức thanh toán va loại
chứng từ, chương trình tự động định khoản.

 Nếu nhận hàng đồng thời nhận hóa đơn thì tích chọn ô “Nhận kèm hóa đơn”, nếu nhận hàng nhưng chưa nhận hóa đơn thì bỏ
tích chọn ô này


4. MUA HÀNG TRONG NƯỚC




Tab hàng tiền: Nhập thông tin hàng hoá
Nếu mua hàng nhận kèm hoá đơn thì NSD phải khai báo thông tin bên tab thuế

Đồng thời khai báo bổ sung thông tin bên Tab Hoá đơn
* Lưu ý: Một chứng từ mua hàng chỉ nhập 1 hoá đơn mua hàng



Thông tin về số ngày được nợ, hạn thanh
toán chỉ hiển thị khi NSD chọn phương
thức thanh toán là “ Chưa thanh toán”



Thông tin về hạn thành toán NSD không
cần phải khai báo mà ngay khi khai báo
NCC NSD đã khai báo số ngày được nợ tối
đa của từng NCC thì khi hạch toán chọn
NCC phần mềm sẽ tự động tính ra hạn
thanh toán.


5. HÀNG VỀ TRƯỚC HÓA ĐƠN VỀ SAU



Khi lập chứng từ mua hàng:

 Trường hợp nhận hàng nhưng chưa nhận được hóa đơn thì khi lập chứng từ mua hàng, bỏ chọn ô “Nhận kèm hóa đơn”
 Khi đó, giao diện sẽ không hiển thị thông tin về hóa đơn và thuế GTGT

5. HÀNG VỀ TRƯỚC HÓA ĐƠN VỀ SAU



Khi nhận hóa đơn:

 Vào Mua hàng, chọn tab Nhận hóa đơn
 Chọn Nhận hóa đơn,
 Tích chọn các chứng từ cần nhận hóa đơn, nhấn Đồng ý

 Chương trình hiển thị giao diện Nhận hóa đơn mua
hàng để hạch toán tiền thuế GTGT và khai báo thông tin
hóa đơn.

 Nhập thông tin hóa đơn, thông tin về thuế và nhấn
Cất


6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG

•

Mục đích: Phân bổ chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng… cho các mặt hàng trên chứng từ mua hàng để cộng
vào giá trị nhập kho

•

Có 2 cách phân bổ:

•

Cách 1: Phân bổ trên giao diện
mua hàng

•

Cách 2: Từ chứng từ mua dịch
vụ, phân bổ chi phí cho các
chứng từ mua hàng đã lập


6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG

 Cách 1: Phân bổ trên giao diện mua hàng
Thực hiện theo 2 bước:

•

Bước 1: Lập chứng từ chi phí mua hàng

•

Bước 2: Phân bổ chi phí trên chứng từ mua hàng:



Bước 1: Lập chứng từ chi phí mua
hàng

•

Vào Mua hàng/ Mua hàng hoá, dịch
vụ

•
•
•

Chọn thêm Chứng từ mua dịch vụ
Tích chọn Là chi phí mua hàng
Khai báo các thông tin (xem hướng dẫn
trong sile Mua dịch vụ)


6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG

Bước 2: Phân bổ chi phí trên chứng từ mua hàng:
•

Tại tab Chi phí, nhấn nút Chọn để chọn chứng từ chi phí

•

Sau khi chọn chứng từ chi phí, nhập số tiền phân bổ vào cột “ Số phân bổ kỳ này”


6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG

•

Nhấn nút Phân bổ CP

•

Chọn phương thức phân bổ, sau đó nhấn nút
Phân bổ, chương trình sẽ tự động phân bổ theo
tiêu thức đã chọn

•

Nhấn Đồng ý, chương trình sẽ hiển thị chi phí
mua hàng được phân bổ vào cột Chi phí mua
hàng của chứng từ mua hàng

* Lưu ý:

•

Phần mềm cho phép NSD chọn nhiều chứng từ chi phí mua hàng để phân bổ chi phí cho 1 chứng từ mua hàng

•

Một chứng từ chi phí mua hàng có thể được phân bổ cho nhiều chứng từ mua hàng


6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG

 Cách 2: Từ chứng từ mua dịch vụ, phân bổ chi phí

cho chứng từ mua hàng đã lập:

 Trên chứng từ chi phí mua hàng, nhấn nút Phân bổ
CP, xuất hiện giao diện Phân bổ chi phí

 Nhấn nút Chọn chứng từ mua hàng để chọn
chứng từ mua hàng cần được phân bổ

 Chọn phương thức phân bổ, nhấn nút Phân bổ,
chương trình phân bổ chi phí cho các chứng từ đã
chọn


6. PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG

 Nhấn Đồng ý  Chương trình sẽ hiển thị chi phí đã phân bổ vào cột Chi phí mua hàng của chứng từ mua hàng, đồng
thời cộng thêm chi phí này vào giá trị nhập kho
* Lưu ý: Phần mềm cho phép chứng từ chi phí mua hàng này phân bổ cho nhiều chứng từ mua hàng


7. MUA HÀNG NHẬP KHẨU

•

Mục đích: Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu về về nhập kho

•

Cách thực hiện:



Vào Mua hàng/ Mua hàng hoá, dịch vụ



Thêm Chứng từ mua hàng hoá



Chọn loại chứng từ: Mua hàng nhập khẩu nhập kho, hay
Mua hàng nhập khẩu nhập không qua kho



Chọn phương thức thanh toán: Chưa thanh toán, Thanh
toán ngay bằng Tiền mặt hoặc Séc/Ủy nhiệm chi

 Chương trình tự động định khoản



Nhập thông tin chi tiết của chứng từ (trong trường hợp này
TK Nợ chính là TK Kho)



Tại tab Thuế, nhập Giá tính thuế nhập khẩu, nhập thuế suất các loại thuế (Nhập khẩu, TTĐB, GTGT)

7. MUA HÀNG NHẬP KHẨU

Phân bổ chi phí trước hải quan
•

Mục đích: Phân bổ chi phí được cộng vào giá tính thuế
hàng nhập khẩu, VD: phí bảo hiểm, vận chuyển đường
biển… các loại phí này được cộng vào giá trị hàng nhập
kho

•

Cách thực hiện:



Tại tab Phí trước hải quan, nhấn nút Chọn để
chọn chứng từ chi phí (chứng từ chi phí được lập ở
Chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua
hàng)



Sau khi chọn chứng từ chi phí, Nhấn nút Phân bổ
CP



Phân bổ xong chương trình sẽ hiển thị số tiền được phân bổ vào cột Phí trước hải quan, chi phí này được cộng vào giá trị hàng nhập kho

7. MUA HÀNG NHẬP KHẨU

Phân bổ chi phí hàng về kho
•

Mục đích: Phân bổ chi phí lưu kho, phí vận
chuyển, bốc xếp hàng từ cảng nhập về kho… các
loại phí này được cộng vào giá trị hàng nhập kho

•

Cách thực hiện:

 Tại tab Phí hàng về kho, nhấn nút Chọn để
chọn chứng từ chi phí (chứng từ chi phí được
lập ở Chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi
phí mua hàng)

 Sau khi chọn chứng từ chi phí, Nhấn nút Phân
bổ CP

 Phân bổ xong chương trình sẽ hiển thị số tiền được phân bổ vào cột
Phí hàng về kho, chi phí này được cộng vào giá trị hàng nhập kho
(tương tự mua hàng trong nước)


8. MUA DỊCH VỤ

•

Mục đích: Lập chứng từ mua dịch vụ như chi
phí mua hàng, chi phí điện, nước, …

•

Cách thực hiện:

 Thêm Chứng từ mua dịch vụ
 Chọn phương thức thanh toán: Chưa
thanh toán, Thanh toán ngay

 Nếu đây là chi phí mua hàng thì tích chọn
vào Là chi phí mua hàng

 Nhập thông tin chi tiết của chứng từ
 Nhất Cất


9. GIẢM GIÁ HÀNG MUA

•

Mục đích: Lập chứng từ giảm giá trị hàng đã
mua trong trường hợp hàng mua về kém chất
lượng, được nhà cung cấp chấp nhận giảm giá

•

Cách thực hiện:



Vào tab Giảm giá hàng mua của phân
hệ Mua hàng



Thêm mới chứng từ Giảm giá hàng
mua



Nếu giảm giá hàng đã mua nhập kho
thì tích chọn Giảm giá hàng nhập
kho, ngược lại thì bỏ tích chọn

 Nhập số chứng từ hoặc số hóa đơn mua hàng được giảm vào ô chọn.
Chương trình sẽ tự động lấy thông tin nhà cung cấp và hàng hóa sang
chứng từ giảm giá

 Nhập số tiền được giảm giá của từng mặt hàng vào cột Thành tiền


10. TRẢ LẠI HÀNG MUA

•

Mục đích: Lập chứng từ giảm giá trị hàng đã
mua trong trường hợp hàng mua về kém chất

lượng, không đúng quy cách phải trả lại nhà
cung cấp

•

Cách thực hiện:

 Vào tab Trả lại hàng mua của phân hệ
Mua hàng

 Thêm mới chứng từ Giảm giá hàng mua
 Nếu trả lại hàng đã mua nhập kho thì tích
chọn Trả lại hàng trong kho, ngược lại
thì bỏ tích chọn



Nhập số chứng từ hoặc số hóa đơn mua hàng cần trả lại vào ô chọn



Chương trình sẽ tự động lấy thông tin nhà cung cấp và hàng hóa sang
chứng từ trả lại



Nhập số lượng trả lại của từng mặt hàng


11. XEM BÁO CÁO

 Xem các báo cáo phân tích tại tab Báo cáoNhấn Chọn báo cáo
 Sau đó, chọn báo cáo cần xem
 Chọn tham số phân tích, và nhấn Đồng ý


11. XEM BÁO CÁO

•

Hoặc vào báo cáo, chọn phân hệ Mua hàng, chọn báo cáo cần xem