Hệ thống thông tin quản lý phiếu điều tra các cơ sở hành chính và sự nghiệp

Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

MỞ CÁM
ĐẦU ƠN
LỜI
Sự xin
ra đời
và thành
phát triển
là những
thành
quảTin
vĩ Học
đại mà
con
Em
chân
cámcủa
ơn tin
cáchọc
thầy,
cô trong
Khoa
Kinh
người
đạt được,
là Kinh
bước nhảy
vọt trong

trình người
tồn tạiđã
và trục
phát tiếp
triển
Te Truông
Đạinó
học
Te Quốc
Dân -qúa
những
của
condạy,
người.
Trong
nay, công
nghệ
giảng
hướng
dẫnxãvàhội
tạophát
mọi triển
điều ngày
kiện thuận
lợi cho
Emthông
thực tin
hiệnđã
thực
sự tài

trở trong
thànhthời
nguồn
nguyên
quýchuẩn
gía, nguồn
của kỳ
cảitốt
to nghiệp
lớn. Đeraxử
tốt đề
giantàithực
tập đế
bị tốt cho
lýtrường.
được lượng thông tin lớn trong thời đại kinh tế xã hội hiện nay với các
nội dung
phong
phú kính
và trật
tự phức
tạpơn
màsâu
bằng
pháp
“thủ công”
Em xin
tỏ lòng
trọng
và biết

sắcphương
thầy giáo
Nguyễn
Văn
chúng
khôngđãthể
lý một
cáchvàchính
xácdẫn,
được
đòi các
hởi bạn
phảicùng
có những
Thư -tangười
tậnxỷtình
chỉ bảo
hướng
cùng
lớp
phương
và công
thiết
đó.đề án này.
đã giúppháp
đỡ Em
trong cụ
quácần
trình
làm

Xã cũng
hội càng
phát thành
triển thì
nhu
dụngcôtin
học
ngày
càng
lớn
Em
xin chân
cám
ơncầu
tậpứng
thế các
chú
của
phòng
Lập
vàtrình
đồngvàthời
thànhTrung
tựu của
tin Tính
học ngày
phátKêtriển
đã tác
động
Đàonhững

tạo thuộc
Tâm
Toáncàng
Thống
Trung
Ươngngược
tạo điều
kiệntạophát
chóng
cho sản
xuất
và xãmáy
hội.
Tổng trở
Cụclại,
Thống
Kê đã
điềutriển
kiệnnhanh
tốt nhất
về trang
bị kỹ
thuật,
Việc
dụngthần
tin cho
học Em
là nhằm
với năng
hiệu

lớn
mócứng
và tinh
hoàn thực
thànhhiện
tốt công
việc ởsuất
nơivà
thực
tập,quả
nhất
việc
xửhướng
lý thông
quábộ
trình
nghiên
tra,Thế
điều
là sự
dẫntin
tậnphức
tình tạp
củatrong
các cán
hướng
dẫn cứu,
: KS.điều
Phạm
khiển,

trữ, quản
lý kinh
doanh,”.
Nănglun
-trưởng
phòng
phòng
Lập trình và Đào tạo và KS: Nghiêm Phú
Cường
ứng dụng tin học trong công tác quản lý là một trong những hiệu
quả lớn của tin học, nó giảm nhẹ tối thiếu sự tham gia của cơ bắp, tiết
kiệm thời gian tìm kiếm thông tin, làm hẹp không gian lưu trữ, hệ thống
Hàthông
Nội tháng
04 nhu
nămcầu
2003
hoá và cụ thế hoá lượng
tin theo
của người sử dụng.
Tin học đã được ứng dụng
hầuviên
hết trong các ngành kinh tế trên thế
Sinh
giới cũng như ở Việt Nam, nó đã chứng tỏ được ưu thế của mình trong
Cao Thái Vũ
nền kinh tế quốc dân. Nó là công cụ quan trọng trong những ngành ứng
dụng tin học nhiều nhất ở Việt Nam cũng như trên thế giới đó là ngành
Thống Kê. Một trong những đơn vị Thống kê đã ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý của mình là Trung Tâm Tính Toán Thống

Kê Trung Ương-Tổng Cục Thống Kê.

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A
Cao Thái Vũ -Tin học khóa 41

1


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

Một vấn đề lớn và do giới hạn về thời gian nên trong chuyên đề
này
em chỉ xin trình bày về “ Hệ thống thông tin quản lý phiếu điều tra các
cơ sở hành chính và sự nghiệp “Mục tiêu của chuyên đề là đưa ra một
chương trình phục vụ cho công tác thống kê hàng năm các cơ sở hành
chính và sự nghiệp. Công tác này chủ yếu giải quyết việc quản lý số liệu
thống kê các cơ sở hành chính và sự nghiệp kết xuất các báo cáo.
Bố cục của luận văn sẽ bao gồm các phần sau:
1. Mở đầu.
2. Chưomg I: Tổng quan về đon vị thực tập
3. Chương II: Cơ sỏ’ phưomg pháp luận
4. Chương III: Phân tích và thiết hệ thống thông tin quản lý

phiếu điều tra các CO' sở hành chính và sự nghiệp
5. Chương IV : Cài đặt và đánh giá chương trình.
6. Kết luận.
7. Tài liệu tham khảo

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân
CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VÈ ĐƠN VỊ THỤC TẬP
1. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN, cơ CÁU TỔ CHỨC Bộ MÁY

QUẢN LÝ CỦA Cơ QUAN
1.1. Quá trình phát triển.
Trong điều kiện phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, tin
học đã được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vục của đời sống xã hội, nó
không ngừng được củng cố và phát triển nhằm phát huy tối đa chất lượng
và số lượng thông tin luân chuyển và lưu trữ.
Trung tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương trực thuộc Tống Cục
Thống Kê là một trong những nơi đã sớm ứng dụng tin học trong công tác
của mình như : tống hợp, lưu trữ, xử lý thông tin và dự đoán kế hoạch cho
tương lai. Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương là nơi tập trung
dữ liệu và viết các chương trình phục vụ cho việc xử lý số liệu của Trung
Tâm và các chương trình phần mềm cho các đơn vị địa phương. Ta có thế
nói rằng Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương là một trong
những cái nôi của tin học Việt Nam với một đội ngũ cán bộ công nhân
viên có trình độ nghiệp vụ cao, nắm bắt được mọi sự phát triến của công
nghệ thông tin, đáp ứng được mọi nhu cầu về các chương trình thống kê
mang tính quốc gia và tham gia vào chương trình thống kê của thế giới.
Trung Tâm đã có một lịch sử khá dài và giữ một vị trí quan trọng trong
Tổng Cục Thống Kê, là một bộ phận không thể thiếu được khi mà công

nghệ thông tin được áp dụng một cách rộng rãi trong thống kê và các lĩnh
vực khác.
Trung Tâm có trụ sở ở số 48A Đường Láng Trung-Ọuận Đống ĐaThành Phố Hà Nội với cơ sở vật chất khá đầy đủ, là một trong những
Trung Tâm lớn được sự quan tâm và sự tài trợ của các tố chức trong nước

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

và quốc tế do đó Trung tâm không ngừng được củng cố và hoàn thiện cả
về trang thiết bị và cơ cấu tổ chức.
1.2. Cơ cấu và sơ đò tố chức của tống cục thống kê.
1.2.1. Sư đồ to chức của tống cục thống kê

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của tổng cục thống kê
1.2.2. Tổ chức bộ máy của tổng cục thống kê

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


PHể
GIÁM ĐỐC

Chuyên
Chuyên đề
đề thưc
thưc tảp

tảp

PHể
GIÁM ĐỐC
Đaỉ
Đaỉ hoc
hoc kinh
kinh tế
tế quốc
quốc dân
dân

- -Trung
toánkêThống
kê cục trưởng phụ trách, giúp việc
Tổngtâm
cụcTính
Thống
do Tổng
- Trường Cán bộ Thống kê Trung ương I
Tổng
-cục
Trường
trưởngTrung
có cáchọc
PhóThống
Tống kê
cục trưởng. Tổng cục trưởng, các Phó tổng

IIcục trưởng do thủ tướng Chính phủ bố nhiệm và miễn nhiệm

-Tạp chí
Concục
số và
Sự kiện
Tống
trưởng
Tổng cục Thống kê chịu trách nhiệm trước Thủ
đơnphủ
vị về
sảntoàn
xuấtbộ
kinh
doanh
tướng Các
Chính
hoạt
độngtrực
của thuộc
ngànhTổng
thốngcục
kê. Các Phó tổng
Nhà chịu
Xuấttrách
bản Thống
cục- trưởng
nhiệmkê
trước tổng cục trưởng về các lĩnh vực được
- công.
Công ty Sản xuất và Dịch vụ Tống họp
phân

Cơ cục
cấu Thống
và sơ đồ
chức,
lực lượng
cánlýbộtheo
và bộ
máydọc
quản
-1.3.
Tống
kê tố
được
tố chức
và quản
ngành
từ
trung ươnglýđến địa phương, cơ cấu tố chức gồm có:

của

Tâm.Tổng cục trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà
Các Trung
đơn vị giúp
nước:

Trung Tâm được chia thành các bộ phận gồm : Ban Giám đốc (
-Vụ Tổng họp và Thông tin
gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc ) và mười ba phòng ban ( bao

- Vụ Hệ thống Tài khoản Quốc gia
gồm : Phòng Cơ Sở Dữ Liệu và Hệ Thống, Phòng Ke Toán, Phòng Kỹ
- Vụ Nông, Lâm nghiệp và Thuỷ
Thuật, Phòng Chương Trình I, Phòng Hành Chính, Phòng Thương Binh
sản
Xã Hội, Phòng Mạng Thương Binh Xã Hội, Phòng Đào Tạo, Phòng Máy
-Vụ Công nghiệp
Chủ, Phòng Chuẩn Bị số Liệu, Phòng Chuyên Gia, Phòng Chờ ( CT-T1 ).
-Vụ Xây dựng, Giao thông và Bưu điện
Trung Tâm được quản lý theo mô hình quản lý : Giám đốc Trung
-Vụ Thương mại và Giá cả
Tâm là người điều hành cao nhất và sau đó đến các trưởng phòng. Các
- Vụ Dân số và Lao động
phòng ban có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, không có sự chồng chéo.
- Vụ Xã hội và Môi trườngGIÁM ĐỐC
-Vụ Phương pháp, Chế độ Thống kê
-

Vụ Tổ chức Cán bộ và Đào tạo

-

Thanh tra

-

Văn phòng

-

Vụ Ke hoạch và Tài chính

- 61 Cục Thống kê trục thuộc Tống cục đặt ở tỉnh, thành phố trục

thuộc
trung ương. Cục quản lý cả biên chế làm thống kê ở huyện, quận, thị xã
và thành phố thuộc tỉnh.
Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tống cục:


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm tính toán tổng
cụ thống kê
1.3.1. Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm tỉnh toán trung

ương
Theo Quyết định số 249/TCTK ngày 6/6/1996 của Tổng cục
trưởng
Tống cục Thống kê, Trung tâm Tính toán Thống kê Trung ương có chức
năng, nhiệm vụ sau:
- Tham mưu với lãnh đạo Tổng cục thống nhất chỉ đạo phát triển

và
ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, khai thác và quản lý kỹ
thuật hệ thống máy tính của các đơn vị trực thuộc Tống cục và các cục
Thống kê.
- Xử lý số liệu thông kê theo kế hoạch của Tổng cục.

- Quản lý điều hành về kỹ thuật và bảo trì máy tính của cơ quan

Tổng cục; phối hợp các đơn vị Tổng cục và các Cục Thống kê xây dựng
và quản lý các cơ sở dữ liệu Thống kê, cung cấp số liệu tù’ các cơ sở dữ
liệu và các sản phẩm điện tử theo yêu cầu của Tổng cục.
- Tố chức , hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Tổng cục, các Cục

Thống kê ứng dụng các phần mềm chuẩn, trang bị, bảo dưỡng thiết bị
máy tính thuộc ngành Thống kê .
- Thực hiện các dịch vụ tin học.

Từ chức năng và nhiệm vụ nói trên nổi lên 4 nhiệm vụ hay 4 mảng
công tác lớn đặt ra cho Trung tâm Tính toán Thống kê Trung ương phải
thực hiện đó là: (1) Tham mưu với lãnh đạo tống cục trang bị cơ sở vật
PHềNG
PHềNG
PHềNG
PHềNG
PHềNG
PHẾNG
chất
kỹ thuật KTTC
và công nghệ thông tin cho
ngành
thống
kê, quản NHẬP
lý điều
CSDL
HÀNH
XỬ

Lí
ĐÀO
CHÍNH
TT
TIN
IÂP
CaoThái
Thái VũTRèNH
Cao
-Tin học kinhTẠO,
tế 41A
Tin hoc kinlii tế 41A
Víi


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

Thống kê. (2) Phổi hợp với các đơn vị trực thuộc Tổng cục và các Cục
Thống kê xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu Thống kê và cung cấp số liệu
tù' các cơ sở dữ liệu và các sản phấm điện tủ' theo yêu cầu của Tống cục.
(3) Đào tạo nhân lực công nghệ thông tin cho ngành Thống kê. (4) Tố
chức, xử lý thông tin Thống kê tù' các cuộc Tổng điều tra và điều tra.

1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng lập trình và đào tạo

a. Chức năng và nhiệm của phòng.
Phòng lập trình và đào tạo nằm trong mô hình tổ chức của trung
tâm nên nó mang một chức năng riêng lẻ của mình. Trưởng phòng có

trách nhiệm quản lý cán bộ của mình hoàn thành các nhiệm vụ của phòng
như: Tổng hợp dữ liệu, xây dựng và thiết kế các chương trình quản lý số
liệu thống kê phục vụ các yêu cầu của ngành.
- Phòng Lập Trình và Đào Tạo có nhiệm vụ thiết kế hệ thống và

phát triển các chương trình xử lý điều tra định kỳ và không định kỳ thuộc
ngành Thống kê, xử lý thông tin cho các cơ quan ngoài ngành, phối họp
với bộ phân chuân bị số liệu xây dựng quy trình xử lý cho từng bài toán.
- Hướng dẫn các vấn đề chuyên môn liên quan đến xử lý trên máy

tính cho cán bộ chuẩn bị số liệu , nhập tin, sửa tin, quản lý tin đế đảm bảo
đúng quy trình.
- Phân tích thiết kế và xây dựng các cơ sỏ' dữ liệu/ sản phẩm điện
tử
Theo các chương trình thống kê của quốc gia hoặc theo các đơn đặt
hàng của các Cục Thống Kê địa phương phòng có nhiệm vụ nhận các số
liệu của phòng tống họp sổ liệu nhập sổ liệu vào các chương trình tính
toán phục vụ cho các đợt thống kê mang tính chất quốc gia. Đồng thời
viết chương trình thống kê cho các địa phương, phòng cũng đào tạo cho
các cán bộ thống kê sử dụng các chương trình thống kê”. Phòng lập trình
Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

và đào tạo nghiên cứu và thiết kế hệ thống phục vụ cho các chương trình
quản lý số liệu và thiết kế chương trình cho việc sử lý các số liệu đó của
Trung Tâm.

b. Lực lượng cán bộ của phòng.
Phòng lập trình và đào tạo là một bộ phận của Trung Tâm với lực
lượng cán bộ hiện nay bao gồm bảy cán bộ thuộc biên chế. Trong đó có
một PTS, sáu Kỹ Sư.
2. LÝ DO CHỌN ĐÈ TÀI
2.1. Lý do phát sinh và lựa chọn đề tài

Công tác thống kê giá trị kinh tế các cơ sở hành chính và sự nghiệp
được tiến hành định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm nhằm thu thập, tổng
hợp dữ liệu về các loại hình, các thành phần kinh tế. Sau khi dữ liệu được
thu thập, tổng hợp và xử lý sẽ được báo cáo lên trung ương dưới hình thức
các báo cáo. Dữ liệu thống kê ở đây sẽ do các Cục thống kê tỉnh, thành
phố tiến hành thu thập thông qua các cuộc điều tra. Sau đó chúng được
chuyển lên Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương để tổng hợp
thành các báo cáo. Và như vậy số liệu ở đây là rất lớn nếu tiến hành theo
phương pháp thủ công sẽ đòi hỏi rất nhiều thời gian, chi phí lớn và chi phí
nhiều lần cho mồi lần báo cáo nhưng nếu chúng ta xử lý bằng máy thì chỉ
chi phí một lần cho viết chương trình xử lý. Điều này sẽ đem lại hiệu quả
kinh tế cao như:
- Giữa các tỉnh, thành phố sẽ có cùng một phương pháp tổng hợp

số
liệu và điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng họp báo cáo.
- Bảo đảm độ chính xác cao của báo cáo.
- Tốn ít thòi gian và chi phí cho việc báo cáo”.

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

Đe thống nhất một phương pháp tính về dữ liệu cách báo cáo thì
nhiệm vụ của Trung Tâm là nghiên cứu và thiết kế một chương trình cập
nhật và tống hợp dữ liệu một cách nhanh chóng và khoa học.
Vì vậy em đã chọn đề tài “Hệ thống thông tin quản lý phiếu điều tra các
cơ sở hành chính sự nghiệp”
2.2. Mục đích của đề tài và vị trí của đề tài
2.2.1. Mục đích của đề tài.
- Quản lý số liệu thống kê các cơ sở hành chính và sự nghiệp
- Tống hợp và kết xuất được các Báo cáo Thống kê cho các tỉnh,

thành phổ và cả nước.
- Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho yêu cầu của

lãnh đạo, của cấp trên và các cơ quan chức năng.
- Áp dụng được cho tất cả các cơ quan Thống kê từ trung ương đến

địa phương.
- Hệ chương trình phải đảm bảo dễ sử dụng, có tính mở cao đế luôn

luôn có thế thay đôi kịp thời các yêu cầu thực tế đặt ra.
2.2.2.

Vị trí của đề tài

Chương trình thống kê đã tự động hoá bằng máy tính tương đối lớn
trong công tác thống kê nói chung của Tống Cục Thống Kê. Nó đã giúp
người làm công tác thống kê tự’ động hoá được đáng kế công việc của

mình, giúp cho báo cáo thống kê kinh tế các cơ sở hành chính và sự
nghiệp được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân
CHƯƠNG 2
cơ sở PHƯƠNG PHÁP LUẬN

1. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC vụ QUẢN LÝ.
1.1. Thông tin phục vụ quản lý.
1.1.1. Khái niệm thông tin.

Khái niệm thông tin xét trong quá trình trao đổi giữa hai đối tọng
vật chất có thế đọc hiếu là nội dung những trao đối giữa hệ thống và môi
trường đuợc sử dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống
đó. Định nghĩa trên nhấn mạnh các khía cạnh quan trọng sau của thông
tin :
-Khái niệm thông tin chỉ có ý nghĩa khi gắn liền với khái niệm điều
khiển. Các quá trình thông tin chỉ tồn tại trong các hệ thống khi thực hiện
chức năng điều khiến có hóng vì tính bất định của hệ thống sẽ giảm đi khi
sự tích luỹ thông tin về nó tăng lên. Thông tin được sử dụng để duy trì, cải
tiến CO' cấu của hệ thống làm cho nó thích nghi với môi tròng.
-Thông tin liên quan chặt chẽ tới những vật mang tin và chỉ tồn tại
trong sự tác động qua lại giữa hai hệ thống là nguồn phát và nguồn thu
thông tin. Neu mất đi sự tác động qua lại này thì bản thân khái niệm thông
tin cũng mất ý nghĩa.

Trong quản lý kinh tế ngời ta đa ra khái niệm thông tin nh sau : “
Thông tin phục vụ quản lý là thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần
tới hoặc có ý định sử dụng đế thực hiện chức năng quản lý của mình “.
Định nghĩa trên có hai khắng định rất có ý nghĩa thực tiễn là :
-Không bao giờ có hai đối tượng có cùng một nhu cầu thông tin.
Thậm chí hai cán bộ quản lý làm cùng một công việc cũng chắc chắn rằng
họ không muốn nhận tập hợp các thông tin giống hệt nhau. Do vậy, hệ

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Nguồn
(sourse)
Đầu
(Inputs)

Đớch
vào

Xửđề
lý và
lư tảp
trữ
Kết
quả
Chuyên
thưc
tâp__________________Đai
Đaỉ hoc kinh tế quốc dân
(Output)

hỏi
ngời
quản
phảivụcó
công
cụ đế nghiệp
nắm bắt,
xửluôn
lý nhanh
các
thống
thông
tin lý
phục
quản
lý doanh
luôn
có tínhchóng
riêng đối
nguồn
nhằm phục vụ ra quyết định kịp thời và chính xác đế đạt
với mỗithông
doanhtinnghiệp.
đợc hiệu
quả
cao nhất,
đượclýnhững
rủi mục
ro trong
ra vụ

quyết
-Hệ
thống
thôngtránh
tin quản
phải lấy
tiêukhi
phục
nhàđịnh.
quản lý
1.2. Hệ thông tin phục vụ quản lý.
làm nguyên tắc tồn tại.
1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin
ĩ. 1.2. Tính chất của thông tin.
- HTTT
là một
tập hợp
các yếu
có liêntinquan
làm
-Tính định
hướng
của thông
tin tố
: Thông
luôn với
phảnnhau
ánh cùng
mối quan
nhiệm

thu thập
trữnhận
và xử
dữ liệu,
tin đó
đế là
hỗmối
trợ
hệ giữavụ
nguồn
tin vàlunoi
tin.lýTrong
quáphân
trìnhphát
kinhthông
tế xã hội
cho
ra quyết
tíchsửtình
hình,
lập điều
kế hoạch,
đườngcólỗi
và
quanviệc
hệ giữa
ngời định,
tạo ra phân
và ngời
dụng.

Trong
kiện không
ngời
kiểm
soátthì
cáckhái
hoạtniệm
độngthông
trongtin
tổ mất
chức.ý nghĩa, thông tin túc là đa cho ngời
sử dụng
- Các yếu tố cấu thành HTTT
sử dụng tin tức, một cái gì đó cha biết.
HTTT có thể hoàn thành thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy
-Tính tương đối của thông tin : Mỗi thông tin nhận đọc phần lớn
tính điện tử, HTTT còn có con ngời, các phong tiện thông tin liên lạc, các
đều phản ánh không đầy đủ về sự vật hiện tọng đọc thông báo, nhất là
quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học”, đế
thông tin kinh tế xã hội. Nguyên nhân là do có sự sai lệch từ nơi phát đến
xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin.
nơi nhận.
-Thông tin mang tính cục bộ : Nh ta đã biết, thông tin gắn liền với
quá trình quản lý, giá trị của nó chỉ sinh ra khi nó dùng trong một quá
trình quản lý nào đó. Do đó, nó chỉ có ý nghĩa trong hệ thống điều khiến,
sử dụng nó ra ngoài hệ thong đó thì ý nghĩa của nó không còn nữa.
-Thông tin có tính thời điếm : Khi một người nhận đợc thông tin từ
nơi phát, nghĩa là có một khoảng thời gian thì trong khoảng thời gian đó
Kho (Storage)
hiện tượng hay sự vật đợc thông báo tới đã vận động biến đối khác trước,

những biến đổi đó phụ thuộc vào thời gian tù’ nơi nhận đến nơi phát tin,
Hình 3: Mô hình quản lý
phụ thuộc vào cụ thế sự vật hay hiện tượng được xem xét.
- Ý nghĩa HTTT.
Hoạt động quản ký là điều hành một hệ thống, đa hệ thống đạt đến
Trong quá trình quản lý vĩ mô cũng nh vi mô, đòi hỏi ngời lãnh đạo
một mục tiêu nhất định. Trước đây, ngời cán bộ quản lý chỉ dựa vào kinh
phải đa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Trên thực tế có nhiều yếu
nghiệm, nghệ thuật và trục giác đế giải quyết các nhiệm vụ quàn lý. Hiện
tố tác động đến chất lạng của các hoạt động đó, chẳng hạn trình độ của
nay, với sự phát triển mạnh mẽ của thông tin cùng với yêu cầu đa dạng
các cán bộ trong ngành, mức độ sử dụng các phong tiện kỹ thuật công
của quản lý làm cho khối lượng thông tin ngày càng lớn và phức tạp đòi

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tâp__________________Đai hoc kinh tế quốc dân
nghệ. Vấn đề cung cấp thông tin chiếm một vị trí hết sức quan trọng
trong tất cả các cơ quan”.

1.2.2. Hệ thống thông tin dưới giác độ điểu khiên học.

Duới giác độ điều khiển học thì hệ thống thông tin phục vụ quản lý
đuợc chia thành hai phân hệ đó là : Chủ thể quản lý và Đối tuợng quản lý.
Luồng thông tin qua lại giữa hai cấp đó là luồng thông tin quản lý và
luồng thông tin phản hồi được minh hoạ như sau :
TT ra
TT phản hồi

Hình 4: Sơ đồ quản lý doanh nghiệp dưới giác độ điều khiến.
-Thông tin vào là thông tin của môi trường tác động lên hệ thống
giúp cho người quản lý theo dõi được sự biến đổi của bên ngoài thay đối
mục tiêu và thay đổi hệ thống cho phù họp. Những thông tin bên ngoài có
thế là những thông tin thiếu chính xác làm cho hệ thống quản lý bị dao
động nếu người quản lý không giỏi thì dẫn đến đố vờ hệ thống do không
biết lọc bở và loại trù’ những thông tin thiếu chính xác.
-Thông tin ra là những báo cáo lên cấp trên hoặc là những doanh
thu, sổ lượng và là thông tin bên ngoài của các hệ thống khác, nó là kết
quả của thông tin vào và là sự tương tác giữa thông tin quản lý và thông
tin phản hồi.

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

-Thông tin quản lý là những quyết định của chủ thế quản lý lên đối
tượng quản lý nhằm đưa hệ thống đạt đến mục tiêu của hệ thống thông tin
quản lý, nó là
thông tin cơ bản tác động mạnh nhất lên hệ thống, nó là yếu tố tiên quyết
nói lên hệ thống có thể tồn tại hay không.
- Thông tin phản hồi là những luồng thông tin phản ứng của chủ thể quản
lý lên đối tượng quản lý trước khi ra quyết định quản lý. Nó giúp cho chủ
thể quản lý điều chỉnh lại quyết định của mình.
1.2.3. Thông tin dưới giác độ quản lý.

Dưới giác độ quản lý thì hệ thống thông tin được chia thành 3 cấp :

(1) - Hệ thông tin tác nghiệp: Là nơi biến yếu tố đầu vào thành các

yếu

tố

đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh.
(2) - Hệ thông tin quản lý: Là bộ phận đầu não của hệ thống. Nơi ban

hành các quyết định quản lý và thực hiện các công việc quản lý
khác.
(3) - Hệ thông tin phục vụ quản lý (hệ thống bảo đảm mối liên hệ giữa

hai
hệ trên): Là hệ thống liên kết giữa hệ thống quản lý với hệ thống
tác
nghiệp. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích và xử lý cho
lãnh

đạo

về tình hình hoạt động của hệ thống tác nghiệp vầ nó truyền các

TT đã xử lý
TT vào

I TT ra
Hệ thống thụng tin phục vụ quản

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A

Hệ thống tỏc nghiệp


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân
TT thu thập

Đầu vào

Đầu ra

Hình 5 : Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý với cách chia 3
phân hệ.
1.3. Đặc điếm cùa hệ thông tin quản lý.

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý được tổ chức theo lối phân cấp
từ trên xuống dưới. Thông tin được tập họp từ dưới lên trên và quyết định
đưa từ trên xuống dưới qua cấp trung gian.
1.3.1. Luồng thông tin đầu vào.

Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống
cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi bộ phận có
lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử
lý bao gồm ba loại sau:
- Các thông tin luân chuyển : Là các thông tin chi tiết về các hoạt

động hàng ngày của hệ thống. Những thông tin này lớn đòi hỏi xử lý
nhanh và kịp thời, thông tin này mang tính nội tại sự biến đối của hệ
thống nó phản ánh những thông tin quyết định quản lý và thông tin phản

hồi của đối tượng quản lý và mang tính thời sự cao.
- Các thông tin tống hợp định kỳ : Là các thông tin báo cáo của

cấp
dưới lên cấp trên, những thông tin này được ghi chép trực tiếp từ các bộ
phận tác nghiệp.
- Các thông tin dùng đế tra cứu : Là các thông tin dùng chung

trong
hệ thống, các thông tin này tồn tại trong thời gian dài và ít thay đối, được
dùng đế tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyến và tổng họp.

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

Luồng thông tin này được tổng hợp tù’ thông tin đầu vào và phụ
thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của quá trình quản lý
thường các thông tin kết quả và các thông tin này mang tính chất định kỳ
theo thời gian.
Các thông tin cần phải xử lý chia thành hai loại :
- Thông tin đã xử lý : Là thông tin đã được xử lý nhằm cô đọng,

chọn lọc, tống hợp, làm giàu thông tin cung cấp giúp cán bộ lãnh đạo ra
quyết định quản lý.
- Thông tin ra quyết định : Là các thông tin do hệ thống quản lý

ban
hành, chuyển qua hệ thống thông tin để nhân bản, cụ thể hoá thông tin
thành các nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành.
Nguyên tắc chung của việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo :
- Đổi với cán bộ quản lý cấp cao-người xây dựng mục tiêu của hệ

thống, đặt ra hướng đi cho cả hệ thống thì thông tin ngoài là quan trọng
nhất vì người lãnh đạo chỉ cần quan tâm tới những thông tin mang tính
chất khái quát đề cập tới những vấn đề có tính chất vĩ mô, có ảnh hướng
lớn tới hệ thống.
- Đối với cán bộ quản lý cấp trung gian (có nhiệm vụ cụ thế hoá

mục tiêu của hệ thống quản lý cấp cao thành nhiệm vụ cụ thể, liên kết các
bộ phận trong tố chức) thì thông tin bên trong quan trọng hơn, thông tin
mang tính chất chi tiết định hướng cao.
- Đổi với cán bộ cơ sở (trục tiếp thực hiện nhiệm vụ cụ thế) thì cần

cung cấp cho họ đầy đủ các thông tin bên trong của hệ thống và càng chi
tiết càng tốt.
1.4. Yêu cầu của thông tin trong hệ thống quản lý.
-Thông tin trong hệ thong thường được dùng đế giải quyết nhiều
khâu của quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin trong hệ thống
không được trùng lặp. Thông tin cần được tố chức hợp lý đảm bảo tính
Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tâp__________________Đai hoc kinh tế quốc dân
nhất quán cao trong hệ thống. Vì vậy, thông tin thường được tổ chức
thành các mảng co bản.
-Giảm nhỏ nhất lượng thông tin sai lệch nhằm tăng năng suất và

hiệu quả sử dụng máy. Điều cần thiết là phải thay thế các công việc luân
chuyến và xử lý thủ công sang tự động trong toàn hệ thống. Công việc
này sẽ đảm bảo truy xuất nhanh, chính xác thông tin.
-Đảm bảo vấn đề lôgic toán học cho hệ thống.
-Một quyết định không dựa trên tất cả thông tin trong hệ thống mà
nó chỉ dựa vào một nhóm các thông tin bộ phận. Do đó, phải hết sức tiết
kiệm các thao tác xử lý, biến đối hợp nhất,”.thông tin bằng cách phân loại
hoặc sử dụng các mảng cơ bản.
1.5. Các phưotig pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
1.5.1. Phương pháp tổng hợp.

Phưong pháp này đòi hỏi xây dựng nghiệp vụ cho từng bộ phận.
Nhưng phải bảo đảm mô hình toán học trong hệ thống đế sau này có thế
xây dựng được các mảng cơ bản trên cơ sở nghiệp vụ đó.
-Ưu điếm : Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm
việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu kết quả.
-Nhược điểm : Các thông tin dễ bị trùng lắp sinh ra các thao tác
không cần thiết.
1.5.2. Phương pháp phân tích.

Trong phương pháp này nhiệm vụ đầu tiên là cần phải xây dựng
bảo đảm toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm
việc cho chương trình đó.
-Ưu điếm : Phương pháp này tránh được việc thiết lập các mảng
làm việc một cách thủ công.

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tâp__________________Đai hoc kinh tế quốc dân

-Nhược điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thòi các
mảng làm việc.
ĩ.5.3. Phương pháp tống hợp phân tích.
Đây là phuong pháp kết hợp đồng thời cả hai phuong pháp trên.
Tiến hành đồng thời xây dựng các mảng cơ bản và một thao tác cũng như
nhiệm vụ cần thiết. Nhưng yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính
nhất quán của thông tin trong hệ thống.
1.6. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý bao gồm 4 giai đoạn :
-Giai đoạn 1 : Đặt vấn đề, xác định tính khả thi (chiếm 10% thời
gian thực hiện công việc). Trong giai đoạn này cần:
+Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại, phát hiện nhược điếm của nó
để đưa ra phương pháp khắc phục.
+Xác định tính khả thi của dự án, từ đó hướng cho giai đoạn sau.
-Giai đoạn 2 : Phân tích (chiếm 25% thời gian thực hiện công việc).
+Tiến hành phân tích cụ the hệ thống hiện tại.
+Dựa trên các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm, trên cơ sở đó
xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới.
-Giai đoạn 3 : Xây dựng hệ thống (chiếm 50% thời gian thực hiện
công việc).
+Thiết kế tống thể, xác định vai trò của môi trường trong hệ thống
mới, xác định rõ các khâu xử lý bằng máy tính và xử lý thủ công.
+Thiết kế chi tiết : Thiết kế các khâu xử lý thủ công sau khi đưa
vào xử lý bằng máy, xác định phân phối thông tin đầu ra, thiết kế các
phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy.
-Giai đoạn 4 : Cài đặt hệ thống (chiếm 15% thời gian thực hiện
công việc).

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A

Chuyên đề thưc tâp__________________Đai hoc kinh tế quốc dân
2. ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ.

Hiện nay, thông tin ngày càng nhiều và đa dạng, việc áp dụng
phương pháp quản lý thủ công đơn điệu một cách máy móc không thế đáp
ứng được với nhu cầu thực tế. Thông tin không được xử lý kịp thời sẽ dẫn
đến những quyết định sai lầm làm ảnh hướng đến hoạt động của hệ thống.
Việc áp dụng tin học trong công tác quản lý sẽ nâng cao hiệu quả hoạt
động của hệ thống lên rất nhiều.
2.1. Phương pháp tin học hoá toàn bộ.
Đó là tin học hoá đồng bộ tất cả các chức năng quản lý thiết lập
một
cấu trúc hoàn toàn tự động thay đổi cho cấu trúc cũ.
-Ưu điếm: Các chức năng quản lý được tin học hoá một cách triệt
đế nhất, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư
thừa thông tin.
-Nhược điếm: Phương pháp này triển khai lâu và khó khăn, đầu tư
về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác, khi thay
đối hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ
thống đây là yếu tố khó vượt qua.
2.2. Phưong pháp tin học hoá từng phần.
Đây là phương pháp tin học hoá từng chức năng theo một trình tự
nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong hệ thống. Việc thiết kế các
phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những
giải pháp riêng so với những phân hệ khác. Các phân hệ này thường được
cài đặt ứng dụng trong hoạt động của hệ thống phân tán.
-Ưu điểm : Tính đơn giản khi thực hiện vì công việc được phát triển
tương đối độc lập với nhau. Đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những
ưu điếm được đánh giá cao của phương pháp này là không kéo theo

những thay đối cơ bản và sâu sắc cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp
nhận. Mặt khác, sự phát triển và thay đối về sau của phân hệ này sẽ không
Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

ảnh hướng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tính mềm dẻo.
Nhờ có tin học hoá tòng phần, con người có thế can thiệp vào từng giai
đoạn xử lý tự’ động của hệ thống làm mất đi tính làm việc một cách máy
móc không năng động với từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể.
-Nhược điểm : Tính nhất quán không cao trong hệ thống do đó
không tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin.
Trong thực tế, người ta áp dụng kết họp cả hai phương pháp nhằm
giảm tối đa những nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản
lý kinh tế chỉ áp dụng phương pháp này hay phương pháp kia thì đếu phải
tính đến sự phù hợp của phương pháp đó so với trình độ tổ chức, trình độ
quản lý, qui mô hoạt động, tiềm năng tài chính của hệ thống đó.
3. CÁC BƯỚC CỦA VIỆC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ

THỐNG

3.1. Khảo sát hệ thống

Việc khảo sát hệ thống thường được tiến hành qua hai giai đoạn:
-Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính chính khả thi của đề tài.
-Khảo sát chi tiết nhằm xác định tính chính xác của những gì sẽ
thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. Trong giai đoạn này

chúng ta cần xác định rõ những gì ta quan tâm để bản thân chúng ta và
mọi người khác đều có khái niệm rõ ràng về những giới hạn của công việc
(những gì làm được, chưa làm được và những gì đã vượt ra ngoài phạm vi
của vấn đề). Điều này được thể hiện ở hai khía cạnh : Thứ nhất là chức
năng công việc; Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng đó
hoặc sử dụng những thông tin được cung cấp bởi chức năng đó.
3.2. Phân tích hệ thống.
Một khái niệm được sử dụng rất rộng rãi trong xử lý dữ liệu là quá
trình phát thông tin các hệ thống mới có sử dụng máy tính được xem như

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

bao gồm một số giai đoạn phân biệt. Tất cả những giai đoạn này tạo thành
một quá trình phát triển hệ thống và được minh hoạ bằng so đồ dưới đây:
Thời gian

x/đ

Ng.cứ

Phõn

Xõy

Cài đặt

Bỏo cỏo x/đ Khảo sỏt Đặc tả chức Hướng dẫn Hướng dẫn
XD và DL sử dụng
vấn đề
tớnh khả thi năng
Vấn đề về con
người

Vấn đề kỹ thuật
Như thế nào

Cỏi gỡ

Hình 6 : Sơ đồ các bước phát triển hệ thống.
Phân tích là trung tâm của quá trình phát triển hệ thống và là giai
đoạn nhà thiết kế hệ thống phải làm việc ở hai mức khái niệm khác nhau
liên quan đến việc xem xét tình huống vấn đề và giải pháp có thể cả mức
cái gì lẫn mức độ như thế nào.
Nhà phân tích hệ thống bao giờ cũng phải đi qua tất cả những giai
đoạn trên, nhưng muốn thu được kết quả thì cách thức tiến hành phải theo
một phương pháp nào đó sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Trong phân tích
thiết kế hệ thống người ta thường sử dụng phương pháp phân tích hệ
thống có cấu trúc. Đây là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích
và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận đế khắc phục
những điểm yếu của cách tiếp cận truyền thống. Nó bao gồm việc dùng
một nhóm các công cụ và kỹ thuật, chúng được tích hợp với nhau qua cấu
trúc hoặc khuôn khổ và các bước, các giai đoạn đế xây dựng các mô hình
ở dạng đồ họa của cả hai hệ thống : Hiện tại và Hệ thống cần xây dựng.
Các mô hình này được sử dụng đế liên lạc với nhiều người tham gia vào
Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A

Chuyên đề thưc tâp__________________Đai hoc kinh tế quốc dân
quá trình phân tích hệ thống đó là : Người sử dụng, Nhà thiết kế, Phân
tích viên và Người cài đặt.
- Các công cụ và mô hình được dùng trong phân tích hệ thống có

cấu trúc:
+ Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagrams-BFD).
+ Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams-DFD).
+ Mô hình dữ liệu.
+ Mô hình quan hệ.
+ Ngôn ngữ có cấu trúc.
+ Từ điển dữ liệu.
- Khuôn khổ chung của phương pháp luận phân tích hệ thống có

cấu trúc:
+ Tô hợp và giao tiếp các sản phấm của những mô hình khác nhau
trong đó mỗi mô hình là một cách nhìn khác nhau về hệ thống hiện tại
hoặc hệ thống cần xây dựng và cần phải phối hợp các quan điếm khác
nhau này theo một cách nào đó để nêu ra được đặc tả yêu cầu của hệ
thống.
+ Các mô hình và kỹ thuật phải kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các mô
hình đế tạo độ tin cậy cho hệ thống.
3.2.1. Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD).

Mục đích của phân tích chức năng là nắm được những ràng buộc
do
người sử dụng áp đặt lên hệ thống. Điều này nói lên rằng khi phân tích
chức năng phải xác định rõ những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà

không bận tâm tới phương pháp thực hiện.
Như vậy, việc phân tích phải đê cập đến những mô tả cơ sở. Trong
phần việc này chúng ta sẽ phải xây dựng một sơ đồ chức năng nghiệp vụ.
Một chức năng được xem là đầy đủ gồm các thành phần sau:
Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

- Tên chức năng.
- Mô tả có tính chất tường thuật.
- Đầu vào của chức năng.
- Đầu ra của chức năng.
- Các sự kiện gây ra sự thay đối.

Phân tích chức năng sẽ đưa ra được những chi tiết quan trọng mà
những chi tiết đó sẽ được dùng trong các giai đoạn sau của phân tích. Sau
khi lập được sơ đồ BFD chúng ta sẽ hiểu nhiều hơn về nhu cầu của hệ
thống.
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải
làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính
với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần
được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc.
3.2.2. Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu (DFD).

Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điếm
cân xứng
cho cả dữ liệu và quá trình. Nó chỉ ra thông tin vận chuyến tù' một quá

trình hoặc từ một chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc
một chức năng khác. Điều quan trọng là nó chỉ ra thông tin nào cần phải
có trước khi cho thực hiện một hàm hoặc một quá trình. Sơ đồ dòng dữ
liệu là một trong những công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ
thống có cấu trúc. Nó đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa các
chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng.
Đó là phần đặc tả yêu cầu hệ thống vì nó xác định thông tin nào phải có
mặt trước khi quá trình có thế được tiến hành. Một DFD có thế là vật lý :
biếu thị cho điều thực tế xảy ra (hoặc dự định xảy ra) hoặc là lôgic : biếu
thị cho chức năng cần tiến hành (nhưng chưa nói đến cách thực hiện).
Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tâp__________________Đai hoc kinh tế quốc dân
DFD được xây dựng bằng cách dùng các chức năng đã được xác định
trong việc mô hình hoá cho sơ đồ BFD.
3.2.3. Phân tích mô hình dữ liệu.

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin
cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thế), và xác định rõ mối quan hệ bên
trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi
phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tô
chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử
dụng khác nhau.
* Các yếu tố cơ sở trong phân tích dữ liệu :
- Thuộc tính : Là một phần thông tin được dùng đế mô tả các đối
tượng cần quản lý. Mồi thuộc tính bao giờ cũng được đặt một tên sao cho
ngữ nghĩa mô tả được nội dung của thành phần thông tin mà nó cần biểu
diễn.

* Phân loại thuộc tính :

+ Thuộc tính khoá : Là một hay một tổ hợp của một sổ thuộc tính
sao cho các thuộc tính còn lại trong thực thế phụ thuộc hàm vào nó.
+ Thuộc tính không khoá (hay mô tả) : Được dùng trong các thực
thế đế mô tả các thành phần dữ liệu không phải là khoá. Chúng làm tăng
thên sự hiểu biết của chúng ta về bản thân thực thể.
+ Thuộc tính kết nổi : Là một hay một tổ hợp các thuộc tính được
dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa hai thực thể.
Khái niệm thực thể : Thực thể là một bảng dữ liệu bao gồm các
thuộc tính dùng để mô tả một đổi tượng hay nhiệm vụ giao dịch.
* Có hai loại nhóm thực thể :
Nhóm thực thể tài nguyên : Chỉ đơn thuần mô tả dữ liệu không đề
cập đến giao dịch.

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tâp__________________Đai hoc kinh tế quốc dân
Nhóm thực thể giao dịch : Đe cập đến các giao dịch giữa các thực
thể.

* Quan hệ giữa các kiểu thực thế gồm có ba loại :

Quan hệ một-một : Là quan hệ giữa hai kiểu thực thế A và B sao
cho ứng với một truờng hợp hay thực thế của kiếu thực thế A có một và
chỉ một trường hợp hay thực thể tương ứng ở kiểu thực thể B và ngược
lại.
Quan hệ một-nhiều : Là kiếu kết hợp giữa hai kiếu thực thế A và B
sao cho ứng với mỗi trường họp của A có thế có nhiều trường hợp trong B

(nhiều ở đây có thế không có gì hoặc 1, 2, “.) và ngược lại ứng với một
trường hợp trong B chỉ có một và duy nhất một trường hợp trong A.
Quan hệ nhiều-nhiều : Là kiểu kết hợp giữa hai kiếu thực thể A và
B sao cho ứng với một thực thế trong A có thế có nhiều trường hợp trong
B và ngược lại. Người ta thường dùng các thực thế trung gian đế tách
quan hệ nhiều-nhiều thành các quan hệ một-nhiều.
* Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu.
Trong quá trình này người ta áp dụng các qui tắc chuấn hoá đế xác
định các bảng dữ liệu (hay các thực thế và mối quan hệ giữa chúng) sao
cho giảm thiểu sự dư thừa thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu,
đảm bảo khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng, có hiệu quả cho người
sử dụng thông qua các chương trình ứng dụng.
- Khái niệm chuấn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyến đối tập họp của

người sử dụng và dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn đơn
giản và ổn định hơn. cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn
trong việc bảo quản.
- Phân loại các qui tắc chuẩn hoá:
+ Qui tắc l.NF: Một bảng dữ liệu hay một kiểu thực thế được
gọi là thoả mãn qui tắc 1 .NF nếu tồn tại sự phụ thuộc hàm của tất cả các
Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A


Chuyên đề thưc tảp

Đaỉ hoc kinh tế quốc dân

thuộc tính không khóa vào khoá của bảng đó hay nói cách khác qui tắc
1 .NF nhằm loại bỏ tính nhóm lặp, nghĩa là bảng 1 .NF không được chứa
các thuộc tính có thế xuất hiện nhiều lần đối với cùng một thực thế.

+ Qui tắc 2.NF: Một bảng dữ liệu hay một kiếu thực thế
được gọi là thoả mãn qui tắc 2.NF là bảng l.NF và các thuộc tính không
khoá phải phụ thuộc hàm giữa một thuộc tính không khoá vào một bộ
phận của khoá.
+ Qui tắc 3.NF: Một bảng dữ liệu hay một kiểu thực thể
được
gọi là thoả mãn qui tắc 3.NF là bảng dữ liệu đã thoả mãn qui tắc 2.NF và
đồng thời không có sự phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính không khoá vói
nhau.
+ Qui tắc BC.NF : Một bảng dữ liệu hay một kiểu thực thể
được gọi là thoả mãn qui tắc BC.NF là bảng dữ liệu đã thoả mãn qui tắc
3. NF và đồng thời loại bở sự phụ thuộc hàm giữa một bộ phận của

khoá
vào một thuộc tính không khoá.
3.3. Thiết kế hệ thống.
3.3.1. Xác định hệ thống máy tính.

Đây là tiến trình đầu tiên của công việc thiết kế hệ thống, nó sử
dụng sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ làm đầu vào chính. Mục đích của giai
đoạn này là xác định bộ phận nào của hệ thống cần có sẽ được xử lý bằng
máy tính, phần nào do người dùng xử lý. Phương pháp được sử dụng là
dùng DFD nghiệp vụ từ đặc tả yêu cầu và làm việc qua toàn bộ tiến trình,
xem xét vai trò của máy tính phải thế nào trong mỗi tiến trình này”.
3.3.2. Thiết lập giao diện người và máy.

Đây là một giai đoạn quan trọng bởi thiết lập giao diện người-máy
phải làm sao phù hợp với nhiệm vụ được giao và phù hợp với người sử
dụng-người sẽ tham gia vào đối thoại với máy. Chỉ tiêu quan trọng cần có
đế đánh giá khi thiết kế giao diện người-máy là:

Cao Thái Vũ -Tin học kinh tế 41A