Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin Quản lý công văn

LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến nhằm
phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi và đạt hiệu suất
cao nhất. Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thu được không thể phủ
nhận. Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có sự hiểu biết nhất định về
công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh vực tin học ngày càng liên
quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tác quản lý là một phần trong chương
trình học tập.
Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm
mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Phân tích – Thiết kế hệ thống
thông tin đã tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen
với lĩnh vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp
dụng kiến thức tin học của mình.
Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này còn có nhiều
thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn. Và đặc biệt nhóm thực hiện rất mong được
nghe ý kiến đánh giá và chỉ bảo của thầy giáo Lê Văn Tấn, người nhiệt tình giảng dạy và
trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập. Xin chân thành cảm ơn thầy!
1
Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:
Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý công văn
Chương 2: Phân tích hệ thống.
Nhóm thực hiện gồm:
1. Nguyễn Thị Hương Giang ( Trưởng nhóm )
2. Hồ Thị Phương Anh
3. Phạm Hồng Minh Trí
4. Chu Văn Thức
5. Nguyễn Thị Nguyệt Thi
6. Đường Minh Danh.
7. Trần Đăng Tân
8. Lê Sỹ Nghĩa
Chương 3: Thiết kế hệ thống

Nhóm thực hiện gồm:
1) Lê Đức Hùng ( Trưởng nhóm)
2) Bùi Quang Sơn
3) Phan Ngọc Cương
4) Nguyễn Trọng Dũng
2
TRƯỜNG TH PHÚC THỌ
T
Ổ

2
Chương 1
KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG
TIỂU HỌC PHÚC THỌ - NGHI LỘC – NGHỆ AN
Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
1. Cơ cấu tổ chức
3
BAN GIÁM HIỆU
PHÒNG HIỆU TRƯỞNG
PHÒNG HIỆU PHÓ
P. CHUYÊN MÔN
P. HẬU CẦN
HÀNH CHÍNH
T
Ổ

3
T
Ổ

4
T
Ổ

5
T
Ổ

1
V
Ă
N

P
H
Ò
N
G
T
H
Ủ

Q
U
Ỹ
K
Ế

T
O

Á
N
2. Các đơn vị có liên quan:
 Phòng Giáo dục Huyện Nghi Lộc.
 Sở Giáo dục và Đào tạo Huyện
3. Lưu lượng văn bản hàng năm:
 Tổng cộng công văn đi: 296cv/năm.
 Các báo cáo, quyết định: 115cv/năm.
 Tỏng cộng công văn đến: 505cv/năm.
4. Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin:
 Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều
 Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel.
5. Báo cáo hoạt động của phòng hành chính:
 Trong nội bộ Cơ quan: 5 tháng/lần và 1 năm/lần.
 Báo cáo lên Phòng, Sở: 1 tháng/lần.
PHẦN II: CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CÔNG VĂN GỒM
 Quản lý công văn đến
 Quản lý công văn đi
 Quản lý mượn trả
Ba công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý
là như nhau. Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý cũng như nhau, chỉ khác biệt ở một
vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn.
• Quy trình hoạt động
Khi có Công văn gửi đến (tức là Công văn mà phòng văn thư nhận được để xử lý,
không kể là Công văn đến hay Công văn đi, hay Công văn nội bộ) Công văn đến có thể do
Bộ gửi xuống hoặc cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xem Công văn (Nếu
Công văn gửi định danh thì không được bóc). Tại đây Công văn được phân loại (Nếu có
nhiều Công văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như : Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị,
Thông tư, Giấy mời..v..v…). Sau khi phân loại Công văn có thể được nhân viên phòng văn
thư photo thêm một bản sao, bản sao này được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ công

theo từng loại đã được phân như ở trên. Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một
cách đầy đủ, và được ghi vào sổ. Riêng với Công văn gửi đi cán bộ chuyên trách xem xét
4
Công văn, nếu giải quyết được họ sẽ ký rồi trình lên lãnh đạo, còn không giải quyết được
thì cần có sự đồng ý của ủy viên khác thì họ kí để chuyển đi. Nội dung của Công văn sau
khi kí bao gồm: chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí duyệt hoặc chuyển đi). Khi
có người hay bộ phận mượn Công văn, nếu được sự đồng ý của Lãnh đạo thì nhân viên văn
phòng sẽ cấp quyền sử dụng Công văn cho người hay bộ phận đó. Nếu không thì không
cho phép sử dụng Công văn.
SỔ CÔNG VĂN ĐI
STT
SỐ
HIỆU
CÔNG
VĂN
LOẠI
CÔNG
VĂN
NỘI
DUNG
NGÀY
GỬI
CƠ QUAN
GỬI
PHÂN LOẠI MẬT
BỘ
PHẬN
GỬI
NGÀY
KÝ

NGƯỜI
KÝ
*** ** *
… … … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … … …
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
STT
SỐ
HIỆU
CÔNG
VĂN
LOẠI
CÔNG
VĂN
NỘI
DUNG
NGÀY
NHẬN
CƠ QUAN
NHẬN
PHÂN LOẠI BẢO
MẬT
NGÀY
KÝ
NGƯỜI
KÝ
*** ** *
… … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … …
PHẦN III : ĐÁNH GIÁ

a) Về ưu điểm : Sau một thời gian khảo sát và tìm hiểu về phương pháp quản lý Công
văn bằng phương pháp thủ công truyền thống.
5
 Chúng tôi nhận thấy rằng công việc quản lý Công văn như trên là hoàn toàn đúng quy tắc.
 Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ công để quản
lý.
b) Về nhược điểm:
 Việc quản lý Công văn đến và đi còn thủ công và rất phức tạp, khi cần tìm một Công văn
nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ công của mình.
 Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, và
việc thống kê các loại Công văn rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ sơ, tài liệu để làm.
 Tìm kiếm một số Công văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều. Nhất là việc tra cứu
lại xảy ra thường xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì người quản lý Công văn muốn thực
hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức.
 Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số vấn đề:
Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm quản lý phải tự
tìm hiểu. Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn.
c) Lý do xây dựng hệ thống mới:
 Vì những lý do như trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có sự trợ
giúp của máy vi tính. Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng phát triển, trong đó
Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh
tế, xã hội, quản lí…Máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nó tới các
lĩnh vực. Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn
đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Công
văn theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiên hơn.
Chương 2:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I. LẬP BẢNG PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI TOÁN.
6
Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Nhân bản
Ghi sổ theo dõi công văn đi
Ghi sổ theo dõi công văn đến
Phân loại công văn
Phân phát công văn
Cấp quyền sử dụng cho công văn
Nhận công văn
Gửi công văn
Mượn trả công văn
Cơ quan
Bộ phận văn thư
Công văn đến
Công văn đi
Sổ công văn đi
Sổ công văn đến
Loại công văn
DS người có chức trách
Người liên quan
DS bộ phận
Thông tin công văn
Bộ phận liên quan
Tác nhân
Tác nhân
=
=
HSDL
HSDL
=
HSDL
Tác nhân

HSDL
HSDL
Tác nhân
II. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Dựa vào cột 1 của bảng phân tích , ta rút ra được các chức năng chi tiết và nhóm các
chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng
CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT NHÓM LẦN 1 NHÓM LẦN 2
1. Ghi sổ
7