PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Lời mở đầu
Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bớc
phát triển nh vũ bão trên mọi lĩnh vực hoạt động ở khắp nơi trên toàn thế
giới, điều xảy ra trong vòng vài năm vừa qua ở Việt Nam là sự đầu t ồ ạt
vào công nghệ. Tin học đã và đang là một trong những vấn đề không thể
thiếu đối với bất kỳ một tổ chức, công ty nào. Đặc biệt tin học ngày càng
có vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tại các cơ quan, tổ chức nhất là
trong lĩnh vực thu thập thông tin. Đối với Việt Nam, tuy công nghệ thông
tin mới chỉ phát triển trong vòng vài năm trở lại đây và đang đi từng bớc
phát triển nhng những bớc phát triển đó đã cho thấy Việt Nam là nớc có
tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin, trong đó phát triển hệ thống
thông tin đang là thế mạnh của đất nớc. Hệ thống thông tin giúp cho công
việc quản lý đợc dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm đợc
thời gian và công sức.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em thấy
hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định ở các công ty, tổ chức là một
trong những vấn đề rất quan trọng trong việc quản lý công ty, tổ chức đó vì
tài sản cố định là thành phần không thể thiếu để công ty có thể hoạt động
và phát triển. Báo cáo thực tập có nội dung bao gồm 3 chơng nh sau:
- Chơng I: Tổng quan về công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA.
- Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và phát triển hệ thống
thông tin quản lý.
- Chơng III: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định
tại công ty.

SV: Cao Thị Toản

1

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Chơng I: Tổng quan về công ty cổ phần
phát triển phần mềm Asia
1.1. Giới thiệu tổng quan về công ty ASIASOFT
Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA đợc thành lập vào năm
2001 với định hớng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấp
các giải pháp công nghệ thông tin. ASIA đợc thành lập bởi các chuyên gia
có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu kết
hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng và
kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao cho
thị trờng.
Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnh
vực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn đề
quản trị. Chất lợng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo! là tôn chỉ kinh
doanh của Asia nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Asia chỉ kinh doanh trong
lĩnh vực duy nhất là phát triển phần mềm. Với sự chuyên nghiệp này ASIA
sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt
hơn.
Vì sự thành công của khách hàng! là phơng châm hành động của
ASIA hớng tới khách hàng. Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân và
của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng
và năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả cho
khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao của ASIA.

1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập
Tên công ty

- Tên tiếng Việt: công ty cổ phần phát triển phần mềm
asia
- Tên tiếng Anh: Asia SoftWare Development JointStock Company
- Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC
- Logo của công ty đợc thể hiện nh sau:

SV: Cao Thị Toản

2

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Công ty đợc
thành lập ngày
30/07/2001 với tên gọi là Công ty Cổ phần đầu t và Phát triển Phần
mềm ASIA, là trụ sở tại Hà Nội. Sau một thời gian phát triển, công ty
thành lập thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh vào tháng 8 năm 2003. Và
gần một năm sau đó, vào tháng 6 năm 2004 chi nhánh tại TP Đà Nẵng
cũng đợc thành lập. Từ sau năm 2003, công ty đổi tên thành Công ty Cổ
phần Phát triển Phần mềm ASIA.
Địa chỉ liên hệ
Văn phòng tại Hà Nội
- Địa chỉ
: số 6 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa
- Điện thoại : 04.776.1663
- Fax : 04.776.1823
- Email

:
Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ
: E46 Nguyễn Oanh, F17, Quận Gò Vấp
- Điện thoại : 08.989.2737
- Fax : 08.989.1637
- Email
:
Văn phòng tại Thành phố Đà Nẵng
- Địa chỉ
: Lô 642 Tây Nam Hoà Cờng, Phờng Hoà Cờng, Quận
Hải Châu
- Điện thoại : 0511.644.723
- Fax : 0511.611.308
- Email
:
Website: http:// www.Asiasoft.com.vn
Công ty đợc thành lập với vốn đăng ký 1.000.000.000 đồng (Một tỷ
đồng Việt Nam).
Hình thức sở hữu: Cổ phần

SV: Cao Thị Toản

3

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tốc độ tăng trởng của AsiaSoft đợc thể hiện theo biểu đồ sau:

Biểu đồ tăng trởng nhân sự (Ngời)

SV: Cao Thị Toản

4

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.1.2 Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức công ty ASIA nh sau
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc

Văn phòng
Hà Nội

Chi nhánh
Đà Nẵng

Chi nhánh
Tp.Hồ Chí Minh

Giám đốc

Giám đốc

Giám đốc

Phòng phát
triển sản phẩm

Phòng triển
khai

Phòng triển
khai

Phòng kinh
doanh
Phòng triển
khai

Phòng kinh
doanh

Phòng hành
chính

Phòng kinh
doanh

Phòng hỗ trợ
khách hàng

Phòng hành

chính

Phòng hành
chính

Văn phòng &
Kế toán

Phòng hỗ trợ
khách hàng

Phòng hỗ trợ
khách hàng

Văn phòng &
Kế toán

1.1.3 Qui mô của công ty
Văn phòng &
Nhân
lực của ASIASOFT
Kế toán

Số lợng cán bộ nhân viên của công ty nh sau:
Năm

SV: Cao Thị Toản

Hà Nội

Đà Nẵng

5

TP.HCM

Tổng cộng

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2001

15

15

2002

20

5

25

2003

25

15

40

2004

26

6

20

52

2005

28

11

22

61

2006

29

12

23

64

Trình độ cán bộ nhân viên trong công ty:
Trình độ

Hà Nội

Đà Nẵng

TP.HCM

Tổng cộng

Thạc sỹ

02

01

01

04

Đại học

26

08

21

55

03

01

04

Cao đẳng
Trung cấp

SV: Cao Thị Toản

01

01

6

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Kinh nghiệm của asiasoft
Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinh

nghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin nh sau:
Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hình
doanh nghiệp khác nhau nh sản xuất, xây dựng, thơng mại, xuất
nhập khẩu và dịch vụ. Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc
thù, Asia có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thù
đó.
Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác nh
phần mềm quản lý nhân sự, tiền lơng, quản lý công văn, quản lý bán
hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất...
Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thù
của khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA nh
Dự án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, Quảng
Bình, Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dự án
Phát triển du lịch MEKONG; T vấn, thiết kế, xây dựng cổng thông
tin điện tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoán trực
tiếp (www.agriseco.com.vn) ...
Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách có
hiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp
vụ cũng nh tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng cho
nhiều đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp Việt
Nam.
Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên khoảng
700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm trong
việc sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp. Mọi thắc mắc, khó
khăn và các nhu cầu mới phát sinh đều đợc Asia giải quyết một cách
hiệu quả thông qua các phơng tiện thông tin nh điện thoại, fax,
email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng.
1.1.4 Chức năng và nghĩa vụ của công ty

Chức năng đăng ký kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực

sau:
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử)
- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

SV: Cao Thị Toản

7

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ
Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh
doanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự án
chính phủ điện tử.
Hiện nay với gần 100 cán bộ quản lý, kỹ s trảI trên 3 miền đất nớc kết
hợp với hàng chục đối tác là các công ty lớn trên toàn quốc, ASIA đã và
đang khẳng định sức mạnh của mình trên các phơng diện:
Đầu t phát triển các sản phẩm phần mềm
T vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Triển khai các hệ thống phần mềm ứng dụng
Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm
Bảo hành và bảo trì sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng
Trong xu thế hội nhập và phát triển, ASIA đã và đang từng bớc liên
doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nớc nhằm tạo nên sức mạnh
tỏng hợp để cung cấp cho thị trờng các sản phẩm phần mềm tốt nhất, với
chi phí rẻ nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất.

Nghĩa vụ của công ty:
- Chịu trách nhiệm trớc các cơ quan Nhà nớc về hoạt động của công
ty.
- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để thực hiện các chức năng
nhiệm vụ của công ty.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trên cơ sở chức
năng, nhiệm vụ đợc giao phù hợp với mục tiêu, phơng hớng phát
triển của công ty.
- Đề xuất đổi mới trang thiết bị, đổi mới phơng thức quản lý, đào tạo,
bồi dỡng cán bộ, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chủ động tổ chức thực
hiện khi đợc Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ đối với ngời lao động và
quy định của Nhà nớc, đảm bảo cho ngời lao động tham gia đầy đủ
mọi hoạt động của công ty.
- Chấp hành các chính sách chủ trơng của Nhà nớc, thực hiện các quy
định về chuyên môn nghiệp vụ và các quy định khác của cơ quan
quản lý Nhà nớc.
- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nớc về bảo vệ tài nguyên
môi trờng và an ninh quốc gia.

SV: Cao Thị Toản

8

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Báo cáo định kỳ và đột suất các hoạt động của công ty theo quy định

của công ty và của các cơ quan quản lý Nhà nớc theo quy định của
pháp luật, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo của đơn vị mình.
- Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê trong công ty, chịu sự quản
lý, kiểm tra kiểm soát của công ty và của các cơ quan Nhà nớc theo
thẩm quyền với mọi hoạt động của công ty.
1.1.5 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ
Sản phẩm:
- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0.
- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server.
- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0.
- Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Management
trên SQL, VFP6.
- Phần mềm quản lý và thanh toán lơng Asia Payrols Management
trên SQL, VFP6.
- Phần mềm quản lý khen thởng trên SQL, ASP.
- Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java)
- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên
ngôn ngữ VB.Net, hỗ trợ Unicode).
Dịch vụ:
- T vấn xây dựng hệ thống thông tin cho các cơ quan, đơn vị và các
dự án chính phủ điện tử.
- Phân tích, thiết kế, xây dựng và phát triển các phần mềm theo
yêu cầu của khách hàng.
- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng,
bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Nâng cấp và mở rộng cùng sự phát triển của khách hàng.


Công nghệ:
- Ngôn ngữ lập trình: .Net, Visual FoxPro, Java

- Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, Webbased.

SV: Cao Thị Toản

9

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle.
1.1.6 Định hớng phát triển của công ty
Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ nghiệp vụ
đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP (Enterprise
Resource Planning).
Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác
nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn
T vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo
đơn đặt hàng nh cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112,
các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn

1.1.7 Uy tín của công ty trên thị trờng
Huy chơng vàng năm 2002 tại hội chợ Sản phẩm mới - Công nghệ
mới.
Giải thởng Sản phẩm công nghệ thông tin của Hội tin học Việt
Nam.
Chứng chỉ Phần mềm uy tín, chất lợng do Phòng TMCN Việt Nam
cấp năm 2006.
Huy chơng vàng Đơn vị công nghệ thông tin Việt Nam do Hội tin

học Tp Hồ Chí Minh trao tặng năm 2006.
Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm số 196/2002/QTG do Cục
bản quyền tác giả cấp ngày 10 tháng 04 năm 2002.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá số 54617 do Cục sở
hữu trí tuệ - Bộ khoa học và công nghệ cấp theo quyết định số
A2946/QĐ-ĐK, ngày 08/06/2004 của Cục trởng Cục sở hữu trí tuệ.
Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốc
đang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft.

SV: Cao Thị Toản

10

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.1.8 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Triển khai tại công ty
ASIASOFT
Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triển
khai có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai,
bao gồm các công việc nh cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dung
không đúng theo nh hợp đồng đã đa ra, nhập một số dữ liệu điển hình mà
khách hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm. Nếu kết quả
kiểm tra không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đó
đa ra thì phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trong phần
mềm đó để đa ra kết quả chính xác. Hớng dẫn, đào tạo khách hàng sử dụng
và khai thác các chơng trình.
Phòng triển khai có nhiệm vụ theo dõi khách hàng sử dụng phần mềm

trong khoảng thời gian thờng là một hoặc vài ba tháng, nếu phần mềm có
gì sai sót thì nhân viên phòng triển khai phải sửa lại và hớng dẫn khách
hàng sử dụng. Sau đó, nếu phần mềm hoạt động tốt thì khi đó sản phẩm
phần mềm đó đợc thanh lý và đợc chuyển sang cho bộ phận bảo hành.
1.2. Tình hình ứng dụng tin học tại công ty
Công ty đã đợc trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ cho
công việc của mình, bao gồm một server và khoảng 80 máy tính, các máy
tính đợc phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên.
Trong đó, có máy tính vẫn còn có cấu hình thấp, một số đã đợc nâng cấp
với tốc độ cao hơn để phù hợp hơn với công việc. Và ngày nay, với sự phát
triển ngày càng nhanh của công nghệ thông tin thì tại công ty đã có một số
máy notebook, trong tơng lai sẽ có nhiều máy tính xách tay hơn với cấu
hình và tốc độ cao hơn. Mỗi ngời đợc phân quyền sử dụng nên truy cập
vào server với quyền hạn khác nhau và đợc phép sử dụng những tài liệu
cho phép. Sau đó các máy trạm phải post dữ liệu lên server. Tức là để truy
cập vào server thì mỗi máy có 1 account.
Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lý
khách hàng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP và phần mềm kế toán
AsiaAccouting 2006. Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 đợc viết
bằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL.
Các ngôn ngữ công ty thờng sử dụng để viết phần mềm nh Visual
FoxPro, Java... và .NET ngày càng trở nên phổ biến hơn, cùng với cơ sở dữ
liệu SQL Server, Oracle, FoxPro.

SV: Cao Thị Toản

11

Lớp Tin học kinh tế 46B

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.3. Giới thiệu đề tài
1.3.1 Tên đề tài
Phân tích, xây dựng hệ thống thông tin quản lý Tài sản cố định tại
Công ty Cổ phần phát triển phần mềm Asia.
1.3.2 Lý do chọn đề tài
Tài sản cố định là một phần rất quan trọng đối với mọi công ty, tổ
chức bởi vì đó là loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và còn là
cơ sở hạ tầng của công ty. Tài sản cố định quyết định rất nhiều đến quá
trình hoạt động của công ty. Quản lý tài sản cố định là một vấn đề cần thiết
đối với mọi cơ quan, tổ chức thông qua việc mua bán các thiết bị, nhập các
thiết bị, quản lý các bộ phận sử dụng các tài sản đó, khấu hao tài sản cố
định, quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị, thanh lý tài sản cố
định
Bài toán quản lý Tài sản cố định không phải là bài toán mới nhng
cũng hoàn toàn không phải là bài toán dễ. Để tiến hành hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần ba yếu tố:
t liệu sản xuất, đối tợng lao động và lao động. Tài sản cố định là t liệu lao
động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,
song không phải tất cả các t liệu lao động đều là tài sản cố định mà chỉ có
những t liệu lao động có đầy đủ các tính chất về mặt giá trị và thời gian sử
dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành.
Tại công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA do chính
công ty xâydựng, phần mềm này bao gồm cả phân hệ quản lý tài sản cố
định. Tuy nhiên em xây dựng phần mềm chuyên về quản lý tài sản cố định
với mong muốn đợc góp phần vào việc quản lý của công ty.
Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức mà
mình đã đợc học ở trờng cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và

sự hớng dẫn tận tình của giáo viên hớng dẫn. Do đó em quyết định chọn đề
tài Phân tích, xây dựng hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố định tại
công ty Asia.

SV: Cao Thị Toản

12

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.3.3 Nội dung và mục đích chính của đề tài
Nội dung
Mục đích chính của đề tài là đợc ngời dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty. Do đó,
chơng trình trớc hết phải đáp ứng đợc những yêu cầu cơ bản nhất của nhân
viên kế toán, đó là đơn giản nhng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận
tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Để trở thành một chơng trình tốt thì mọi
phơng pháp tính toán trong chơng trình phải yêu cầu chính xác, dữ liệu
phải đợc chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính và của công ty.
Mục đích
Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần phát
triển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tại
công ty trong thời gian thực tập tại công ty. Từ đó xây dựng và phát triển
phần mềm quản lý tài sản cố định.
Chơng trình đợc xây dựng phải đảm bảo thực hiện đợc các vấn đề sau:
- Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sử
dụng

- Phân quyền cho ngời sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do ngời quản
lý phần mềm đặt ra.
- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn
lại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nớc sản xuất, năm sản xuất
- Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.
- Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao
1.3.4 Yêu cầu của đề tài
Đề tài đợc xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu nh sau:
- Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải đợc theo dõi thờng xuyên
thông qua mỗi bộ hồ sơ riêng. Tài sản phải đợc phân loại, thống kê,
đánh số theo từng đối tợng và phải đợc phản ánh trong sổ theo dõi
Tài sản cố định.
- Nguyên giá Tài sản cố định phải đợc dựa trên cơ sở đánh giá cả tình
hình thực tế trên thị trờng và phụ thuộc vào nguồn hình thành tài
sản.

SV: Cao Thị Toản

13

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó đợc
nhận về và đợc phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trởng
nộp Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính.
- Việc quản lý tài sản cố định sẽ đợc quản lý qua các kỳ kế toán, qua
các nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuối

mỗi năm.
- Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản để
xác định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăng
thêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại

SV: Cao Thị Toản

14

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và
phát triển hệ thống thông tin quản lý
2.1.

Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

2.1.1 Dữ liệu, thông tin và quản lý
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc
dùng lẫn lộn. Dữ liệu (data) là những bản ghi chép của con ngời về các sự
kiện, hiện tợng xảy ra trong tự nhiên, xã hội và t duy. Hình thức phổ biến
nhất của dữ liệu là các bản ghi chép trên giấy dới dạng các báo cáo, các
bảng biểu, các văn bản hớng dẫn, các số liệu thống kê. Ngày nay, phần lớn
các dữ liệu đợc lu trữ trên các phơng tiện tin học hiện đại.
Thông tin là dạng dữ liệu đã qua xử lý, chế biến thành dạng dễ hiểu,
tiện dụng có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết
định. Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do ngời

này, bộ phận này phát ra có thể lại đợc ngời khác, bộ phận khác coi nh dữ
liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho các mục đích khác.
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần
hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Và các cấp
quản lý khác nhau thì cần thông tin khác nhau, việc ra quyết định khác
nhau cần các thông tin khác nhau.
Thông tin từ ngoài

Quản lý

Thông tin

Thông tin ra ngoài

Quyết định

Tác nghiệp
Mô hình quản lý một tổ chức dới giác độ tin học

Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của
một tổ chức. Chúng đợc ví nh là bộ nhớ của tổ chức, quyết định đến sự
thành công hay thất bại của tổ chức. Quản lý dữ liệu là việc quản lý hệ
thống dữ liệu của tổ chức. Nó đợc ví nh là quản lý bộ nhớ của tổ chức vậy,
một tổ chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại đợc. Do tính quan
trọng của thông tin và dữ liệu đối với một tổ chức nên công việc quản lý dữ
liệu cũng là công việc hết sức quan trọng trong các hoạt động của tổ chức.
SV: Cao Thị Toản

15

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Công việc này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹ năng thiết kế, sử
dụng và quản lý các hệ thống nhớ với các phơng tiện hiện đại. Các nhà
quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan nh là một hệ thống xã hội đồng
thời phải nắm bắt đợc những thành tựu mới nhất của khoa học kĩ thuật,
công nghệ thông tin. Sự kết hợp hai phơng diện này sẽ tạo ra một cách
nhìn vừa mang tính kĩ thuật vừa mang tính xã hội để tạo điều kiện thuận
lợi cho quản lý dữ liệu thành công.
Doanh nghiệp là các tổ chức quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong các
tổ chức kinh tế xã hội của một xã hội có nền kinh tế thị trờng. Do đó, đôi
khi việc xem xét về hệ thống thông tin cho doanh nghiệp là một điều cần
thiết. Đối với một doanh nghiệp cần có các nguồn thông tin đầu vào nh
sau:
- Nhà nớc và cấp trên: một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sự
quản lý của nhà nớc. Mọi thông tin mang tính định hớng của nhà nớc và cấp trên đối với một tổ chức nh luật thuế, luật môi trờng, quy

-

-

-

-

-

chế bảo hộ là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng
phải lu trữ và sử dụng thờng xuyên.
Khách hàng: trong nền kinh tế thị trờng thì thông tin về khách hàng
là tối quan trọng. Tổ chức thu thập, lu trữ và khai thác thông tin về
khách hàng nh thế nào là một trong những nhịêm vụ của một doanh
nghiệp.
Doanh nghiệp cạnh tranh: biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công
việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay. Khái niệm gián điệp
kinh tế thờng đợc nói đến hiện nay giữa các doanh nghiệp cạnh
tranh phần nào thể hiện tầm quan trọng của những thông tin về
doanh nghiệp cạnh tranh.
Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có
liên quan (hàng hoá bổ sung hoặc hàng hoá thay thế) là đầu mối
thông tin quan trọng thứ t của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời
gian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về những đối thủ
sẽ xuất hiện - các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh.
Các nhà cung cấp: ngời bán đối với doanh nghiệp là một đầu mối
cần có sự chú ý đặc biệt. Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch
định đợc kế sách phát triển cũng nh kiểm soát tốt chi phí và chất lợng sản phẩm hay dịch vụ của mình.

SV: Cao Thị Toản

16

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2.1.2 Hệ thống thông tin và các thành phần cấu thành hệ thống thông
tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị
phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý
và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Hệ thống thông tin đợc biểu hiện bởi những con ngời, các thủ tục,
dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ
thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources ) và đợc xử lý bởỉ hệ thống
sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý
(Outputs ) đợc chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho
lu trữ dữ liệu (Storage ).

2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin

Mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, bộ phận lu trữ, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra. Hệ thống
này đợc minh hoạ nh hình sau:
Nguồn

Thu thập

Đích

Xử lý và lu
giữ

Phân phát

Kho dữ
liệu

Mô hình hệ thống thông tin.

Có hai loại hệ thống thông tin, đó là hệ thống thông tin chính thức
và hệ thống thông tin phi chính thức:
Một hệ thống thông tin chính thức thờng bao hàm một tập hợp các
quy tắc và các phơng pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì
cũng đợc thiết lập theo một truyền thống. Đó là trờng hợp hệ thống trả lơng hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách
hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng

SV: Cao Thị Toản

17

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau
và cũng nh hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức.
Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa
các bộ phận gần giống nh hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch
trong một doanh nghiệp. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nh gửi và
nhận th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh
luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí
là các hệ thống thông tin phi chính thức.
2.2.

Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay
đợc dùng, đó là phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và một
cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại.
2.2.1 Phân loại theo mục đính phục vụ của thông tin đầu ra
Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ khác nhau
nhng chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp.
Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống chuyên gia
và Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh.
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Nh chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý
các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng,
với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao
dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các
hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép
theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức
tác nghiệp. Các hệ thống thuộc loại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt
hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký
môn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tài liệu của th viện, cập nhật
tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngời nộp thuế...
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information
System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc
lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra

SV: Cao Thị Toản

18

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ cac nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói
chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ
hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt
nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thờng có tính so sánh, chúng làm tơng
phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc, tình hình
hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong
cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì
các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các
hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ
thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ
thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất
hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trờng ...là các hệ thống
thông tin quản lý.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các
hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là
một quy trình đợc tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và
đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án. Về nguyên tắc
một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời
ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm
vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh
giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng
tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình
để biểu diễn và đánh giá tình hình.

Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về
trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những
tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia
đợc hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem
lĩnh vực hệ thống chuyên gia nh là mở rộng của những hệ thống đối thoại
trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nh một sự tiếp nối của lĩnh
vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trng riêng của nó nằm
ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật
chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc đợc
chuyên gia sử dụng.


SV: Cao Thị Toản

19

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage)
Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc.
Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn
đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trờng trong đó nó đợc phát
triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ

thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ
chuyên gia. Hệ thống thông tin tằng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kê
cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách
hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng
ngành công nghiệp... (trong khi ở bốn loại hệ thống trên ngời sử dụng chủ
yếu là các cán bộ trong tổ chức). Nếu nh những hệ thống đợc xác định trớc
đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống
tăng cờng sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện ý đồ chiến lợc (vì
vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lợc). Chúng cho phép tổ chức
thành công trong việc đối đầu với các lực lợng cạnh tranh thể hiện qua
khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện,
các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công
nghiệp.
2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và
trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục
vụ. Bảng sau đây về phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh
nghiệp sản xuất sẽ thể hiện rõ cách phân loại này.
Bảng 1.1: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra
quyết định

Tài chính Marketing
chiến lợc
chiến lợc
Tài chính Marketing
chiến
chiến thuật
thuật

Nhân lực Kinh doanh Hệ thống

chiến lợc
và sản xuất thông tin
chiến lợc
văn
phòng
Nhân lực Kinh doanh
chiến thuật và sản xuất
chiến thuật

Tài chính Marketing
tác nghiệp tác nghiệp

Nhân lực Kinh doanh
tác nghiệp và sản xuất

SV: Cao Thị Toản

20

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

tác nghiệp

2.3.

Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo

quan điểm của ngời mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa giao
dịch tự động của một ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối
với những câu hỏi đợc hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục
cần thực hiện (đa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các
câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lợng tiền vào từ bàn phím,
lấy tiền từ hốc trả tiền). Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng
mô tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền
với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài
khoản khác sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng. Còn cán bộ kỹ thuật tin
học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu
thành từ 122 chơng trình và thủ tục khác nhau đợc viết trong ngôn ngữ lập
trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ
với dung lợng cụ thể nào đó.
Mỗi một ngời trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô
hình khác nhau. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một
trong những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống
thông tin. Có ba mô hình thờng đợc dùng để mô tả một hệ thống thông tin,
đó là: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình ổn định
nhất

Cái gì? Để làm gì?

Cái gì ở đâu?
Khi nào?

Mô hình hay
thay đổi nhất

Mô hình logic

(Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)

Nh thế nào?
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)

Ba mô hình của một hệ thống thông tin.

SV: Cao Thị Toản

21

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2.3.1 Mô hình lôgíc
Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra
cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả
lời câu hỏi Cái gì? và Để làm gì?. Nó không quan tâm tới phơng tiện
đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liêu đợc xử lý. Mô
hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc
dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này
2.3.2 Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của

hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cungc nh hình
thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những
dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ
tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại
màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt
thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử
lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi
nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút
tiền ngân hàng theo mô hình này.
2.3.3 Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ
thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân
viên kỹ thuật.
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc
là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử
dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có
độ ổn định khác nhau và mô hình lôgíc là ổn định nhất và mô hình vật lý
trong là hay biến đổi nhất.
2.4.

Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
Một phơng pháp đợc định nghĩa nh là một tập các bớc và các công
cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống thông tin chặt chẽ
nhng dễ quản lý. Phơng pháp đợc dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của
nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin, ba
nguyên tắc đó là:

SV: Cao Thị Toản

22

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khi
phân tích và chuyển từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiết
kế.
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là nguyên tắc của sự đơn giản hoá.
Thực tế ngời ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải
hiểu rõ các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết. Việc áp dụng nguyên tắc
này là vấn đề rất cần thiết. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng
để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống
bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm
vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có
nghĩa là đi từ vật lý sang lôgic khi phân tích và đi từ lôgic sang vật lý khi
thiết kế. Ta xem xét một số nguyên tắc sau:
2.4.1 Phơng pháp tổng hợp
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận
nhng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể sử
dụng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc
theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không
cần thiết.
2.4.2 Phơng pháp phân tích
Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải đảm bảo logic toán

học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên
từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm: phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các
mảng làm việc một cách thủ công.
Nhợc điểm: hệ thống chỉ đa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào
sử dụng.
2.4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích
Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp tổng hợp và
phân tích. Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và các thao

SV: Cao Thị Toản

23

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

tác cũng nh các nhiệm vụ cần thiết. Phơng pháp này yêu cầu phải tổ chức
chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống.
2.5.

Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Những vấn đề về quản lý: Vấn đề đầu tiên cần quan tâm khi phát
triển một hệ thống thông tin mới là điều gì khiến một tổ chức phải tiến
hành phát triển hệ thống thông tin mới. Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống
thông tin cũ, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là

những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống.
Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác nh yêu cầu của nhà quản lý, công
nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lợc chính trị.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhà
quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ
thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành nh luật
thuế chẳng han, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động
của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động
mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ
khiến doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng.
Sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện các công nghệ mới cũng
có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong
hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời để
quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ
mới này.
Sự thay đổi sách lợc chính trị: vai trò của những thách thức chính trị
cũng không lên bỏ qua, nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát
triển một hệ thống thông tin. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ
thống thông tin đợc phát triển chỉ vì ngời quản lý muốn mở rộng quyền lực
của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phơng tiện thực hiện điều
đó.
2.5.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin đợc thực hiện qua 7 giai đoạn:
đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế lôgíc, đề xuất các phơng án
của giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và
khai thác hệ thống. Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo

SV: Cao Thị Toản

24

Lớp Tin học kinh tế 46B


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai
đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ đợc thực
hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm
soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ
thống và về dự án
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính
khả thi và hiệu quả của một dự án phát trỉen hệ thống. Giai đoạn này đợc
thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các
công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiểt đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của
hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của
những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối
với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải
đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp
tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó
giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cac công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
- Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay dổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoạn này nhằm mục đích xác định tất cả các thành phần lôgíc
của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống
thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô
hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản

SV: Cao Thị Toản

25

Lớp Tin học kinh tế 46B