CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

LỜI MỞ ĐẦU

OBO
OKS
.CO
M

Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận
quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp khơng chỉ có mơ
hình tập trung mà còn tổ chức mơ hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong
phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mơ hình này trong kho khơng
phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.
Phần mềm quản lí vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống quản lí
đầy đủ các thơng tin về kho, vật tư hàng hố cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất
kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê.
Để xử lí thơng tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành
cơng nghệ thơng tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt
Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua
đi thời tính tốn, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ cơng truyền thốn mang
nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Cơng nghệ thơng tin đã đi vào các nghành với một
phương thức hoạt động hồn tồn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà khơng mất
đi sự chính xác.

Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đã mang lại bước đột phá mới cho cơng
tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thơng tin về hàng hố,vật tư,
ngun vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lí

KI L

doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lí do chọn đề tài

Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày càng
cao, do đó để đáp ứng được u cầu của khách hàng thì phải ln đổi mới và hồn
thiện hơn. Hiện nay do xã hội phát triển khơng ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh

1



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
ca cỏc doanh nghip, ca cỏc t chc, chớnh vỡ vy m vic qun lớ sao cho cht
ch l nhu cu cp thit cỏc doanh nghip. Lnh
vc qun lớ vt t trong cỏc doanh nghip hin nay ủang cú nhu cu rt ln vỡ s

OBO
OKS
.CO
M

lng hng hoỏ ủc nhp v xut trong mt thi ủim l rt ln v ủũi hi chớnh
xỏc, ủng thi thi gian cng l yu t quan trng.

Thc t hin nay cú rt nhiu doanh nghip ln qun lớ hng hoỏ bng phng phỏp
th cụng v bỏn th cụng. Nh vy em nhn thy nu cú mt phn mm qun lớ vt
t ủỏp ng ủc cỏc yờu cu ca nghip v cng nh ủũi hi ca ca cụng vic thỡ
ủõy s l mt th trng ln cho phn mm qun lớ vt t.

Mc ủớch nghiờn cu

Khi nghiờn cu ủ ỏn ny nhm mc ủớch l t chc li mt s b phn ca
doanh nghip cng nh ca t chc. ng thi nõng cao hiu qu ca cụng vic
cng nh lm cho b mỏy hot ủng tt hn.Vic qun lớ cng tr nờn tt hn

KI L

khụng mt nhiu thi gian v vic qun lớ theo mt th thng nht.

2



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

CHƯƠNG I

OBO
OKS
.CO
M

CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN
LÍ VẬT TƯ

I. NỘI DUNG BÀI TỐN QUẢN LÍ KHO
1. Quản lí nhập

Sau mỗi lần hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào sổ chi

tiết hàng hố, để tiện theo dõi hàng hố trong kho. Khi mặt hàng nào đó trong kho
sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí. Ban
quản lí sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua
hàng. Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra
số lượng và chất lưọng của hàng về có đúng với u cầu mua hàng khơng. Sau khi
kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã đảm bảo thì bộ phận quản lí kho
lập phiếu nhập kho. Những hàng hố khơng đáp ứng được u cầu chất lượng và số
lượng sẽ được bộ phận quản lí kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp
cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hố. Một số hàng hố khi xuất bán cho khách
hàng vì một lí do nào đó khơng đáp ứng được u cầu của khách hàng cũng được
đưa về nhập kho chờ xử lí. Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và

chí cả tuần.
2. Quản lí xuất

KI L

thơng tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi theo ngày, tháng, q thậm

Bộ phận bán hàng sẽ nhận u cầu mua hàng của khách hàng. Khách ở đay
có thể là mua lẻ hoặc mua bn. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận u cầu và
gửi đến bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi
thơng báo về số lượng hàng cho bộ phậnbán hàng. Nếu đủ đáp ứng u cầu của
khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hố đơn bán hàng và giao cho khách hàng
3



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
bản sao hố đơn bán hàng. Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ phận quản lí. Bộ

phận uản lí kho sẽ tiến hành kiểm tra kiểm tra và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất
kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất.

OBO
OKS
.CO
M

Khi xuất hàng thơng tin về hàng xuất cũng được lưu vào trong sổ chi tiết hàng hố
để tiện đối chiếu kiểm tra.
3.Quản lí tồn

Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong q trình nhập và xuất hàng. Hàng
hố được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ VẬT TƯ
1.Hệ thống thơng tin

Hệ thống thơng tin là một ứng dụng đầy đủ và tồn diện nhất các thành tựu
của cơng nghệ, tin học vào tổ chức. Xây dựng thành cơng một hệ thống thơng tin
khơng thể một thực đơn có sẵn. Trước hết cần phải biết vận dụng các hiểu biết về
tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về cơng nghệ thơmh tin, về q trình
hình thành và phát triển các hệ thống thơng tin để dự kiến một hệ thống thơng tin
thích hợp cho nó.

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thơng tin tuy nhiên theo cách

KI L

hiểu của nhà tin học thì hệ thống thơng tin được thể hiện bởi những con người, các
thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học hoặc khơng tin học. Đầu vào (Input) của HTTT

được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với
các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước…Kết quả xử lí (Output) được chuyển đến các
đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
2. Phân loại hệ thống thơng tn trong tổ chức.
4



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Cú hai cỏch phõn loi cỏc HTTT trong t chc hay ủc dựng. Mt cỏch ly
mc ủớch phc v ca thụng tin ủu ra ủ phõn loi cũn mt cỏch ly nghip v m
nú phc v lm c s ủ phõn loi.

OBO
OKS
.CO
M

2.1.Phõn loi theo mc ủớch phc v ca thụng tin ủu ra

HTTT x lớ giao dch TPS(Transaction Processing System): l mt HTTT
nghip v, nú phc v cho hot ủng ca cỏc t chc mc vn hnh. Nú thc
hin vic ghi nhn cỏc gaio dch hng ngy cn thit cho hot ủng nghip v ca
t chc.

HTTT qun lớ MIS (Management Information System). HTTT qun lớ tr
giỳp cho cỏc hot ủng qun lớ ca t chc nh lp k hoch, kim tra thc hin,
tng hp v lm bỏo cỏo, lm cỏc quyt ủnh qun lớ trờn c s cỏc qui trinh th tc
cho trc.

HTTT tr giỳp ra quyt ủnh DSS (Decision Support System). H thng l
mt h mỏy tớnh ủc s dng mc qun lớ ca t chc. Nú cú nhim v tng hp
cỏc d liu v tin hnh phõn tớch bng cỏc mụ hỡnh ủ tr giỳp ra quyt ủnh cho
cỏc nh qun lớ.

H thng chuyờn gia ES (Expert System). H thng chuyờn gia l mt h thng tr
giỳp ra quyt ủnh mc ủ chuyờn sõu. Ngoi nhng kin thc, kinh nghim ca
cỏc chuyờn gia v cỏc lut suy din nú cũn cú th trang b nhng thit b cm nhn
ủ thu cỏc thụng tin t nhng ngun khỏc nhau.H thng cú th x lớ v da vo

KI L

cỏc quy lut suy din ủ ủa ra cỏc quyt ủnh rt hu ớch v thit thc.
HTTT tng cng kh nng cnh tranh ISCA (Infofmation System for
Competitive Advantage). HTTT loi ny ủc s dng nh mt tr giỳp chin
lc. HTTT tng cng kh nng cnh tranh ủc thit lp cho ngi s dng l
nhng ngi ngoi t chc, cú th l mt khỏch hng, mt ngi cung cp v cng
cú th l mt t chc khỏc ca cựng nghnh cụng nghip(trong khi bn loi h
thng trờn ngi s dng ch yu l cỏc b phn trong t chc). H thng l cụng
c ủc lc thc hin cỏc ý ủ chin lc (vỡ vy cú th gi l HTTT chin lc).
5



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thơng tin trong quản lí được phân chia theo cấp quản lí và trong mỗi cấp

OBO

OKS
.CO
M

quản lí chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách
phân chia này có 3 loại HTTT đó là: HTTT chiến lược, HTTT chiến thuật và HTTT
tác nghiệp.

HTTT quản trị quan hệ khách hàng là hệ thống kinh doanh và sản xuất. Hệ thống
này cung cấp các thơng tin đầu ra có tính tin học hố cao. Đó là các báo cáo về
khách hàng và dự án đang thực hiện.
3. Mơ hình biểu diễn HTTT

Cùng một HTTT có thể được mơ tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người
mơ tả. Có ba mơ hình đã được đề cập tới để mơ tả cùng một HTTT đó là: mơ hình
logic, mơ hình vật lí ngồi và mơ hình vật lí trong.

Mơ hình lơgic: Mơ tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lí phải thực hiện,
các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lí và thơng tin mà hệ thống
sản sinh ra.

Mơ hình vật lí ngồi: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống
như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra,
phương tiện để thao tác với hệ thống…

KI L

Mơ hình vật lí trong: Liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống, tuy
nhiên khơng phải là cái nhìn cảu ngưồi sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật.H
III. Q TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHO HTTT QUẢN

LÍ

1. Phương pháp phát triển hệ thống thơng tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thơng tin là có được
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hồ hợp vào trong
6



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
các hạot động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tn thủ các giới hạn về tài
chính và thời gain định trước. Một hệ thống thơng tin là một đối tượng phức tạp,
vận động trong mơi trường cũng phức tạp. Có ba ngun tắc cơ sở chung để phát

1.1.

OBO
OKS
.CO
M

triển hệ thống thơng tin. Ba ngun tắc đó là:
Ngun tắc sử dụng các mơ hình

Một hệ thống thơng tin bao gồm ba mơ hình: mơ hình lơgic, mơ hình vật lí
ngồi và mơ hình vật lí trong. Bằng cách cùng mơ tả về một đối tượng chúng ta đã
thấy ba mơ hình này quan tâm từ những mức độ khác nhau.
1.2.Ngun tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng

Ngun tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một ngun tắc của sự đơn giản hố.

Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét
chi tiết. Sự cần thiết áp dụng ngun tắc này là hiển nhiên.

1.3. Ngun tắc chuyển từ mơ hình vật lí sang mơ hình logic khi phân tích và từ mơ
hình logic sang mơ hình vật lí khi thiết kế.

Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ liê
chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp

KI L

chủ yếu sự mơ tả mơ hình vật lí ngồi của hệ thống.
2. Các giai đoạn phát triển một HTTT

Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng khơng thể tuỳ tiện làm mà phải tn thủ
theo những giai đoạn nhất định

2.1.Giai đoạn đánh giá u cầu

Mục đích của gai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc những
người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án.
7



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
2.2.Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về u cầu.
Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên

OBO
OKS
.CO
M

cứu, xác định những ngun tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định
những ngun tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt
được .

2.3.Giai đoạn thiết kế lơgic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thơng tin cho phép loại bỏ đựơc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mơ hình logic của hệ thống mới sẽ
bao hàm thơng tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra(nội dung của output), nội dung của cơ
sở dữ liệu(các tệp các quan hệ giữa các tệp), các xử lí và hợp thức hố sẽ phải thực
hiện(các xử lí) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Input). Mơ hình logic sẽ phải
được người sử dụng xem xét và chuẩn y.

2.4.Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

Mơ hình logic của hệ thống mới mơ tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mơ
hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây
dựng các phương án và các giải pháp khác nhau để cụ thể hố mơ hình logic. Mỗi

KI L

một phương án khác nhau là một phác hoạ của mơ hình vật lí ngồi của hệ thống

nhưng chưa phải là mơ tả chi tiết.

2.5.Giai đoạn thiết kế vật lí ngồi

Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiến
hành. Thiết kế vật lí bao gồm hai tài liệu cần có là: một tài liệu bao gồm chứa tất cả
các đặc trưng của một hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và tài liệu
dành cho người sử dụng và nó mơ tả cả phần thủ cơng và cả những giao diện với
phần tin học hố.
8



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
2.6.Giai ủon trin khai k thut h thng
Kt qu quan trng nht ca giai ủon ny l phn tin hc hoỏ ca HTTT cú
ngha l phn mm. Nhng ngi chu trỏch nhim v giai ủon ny phi cung cp

h thng.

OBO
OKS
.CO
M

cỏc ti liu nh cỏc bn hng dn s dng v cỏc thao tỏc cng nh ti liu mụ t

2.7.Giai ủon ci ủt v khai thỏc

Ci ủt v khai thỏc l cụng vic chuyn t h thng c sang h thng mi

ủc thc hin bi vic trin khai k hoch ci ủt. vic chuyn ủi ủc thc
hin vi nhng va chm ớt nht cn phi cú mt k hoch chi tit v t m ủc thit
lp mt cỏch cn thn nht.

3.Phõn tớch h thng thụng tin

3.1. Cỏc phng phỏp thu thp thụng tin
3.1.1.Phng vn

Phng vn l mt trong hai cụng c thu thp thụng tin ủc lc nht dựng cho
hu ht cỏc d ỏn phỏt trin HTTT . Phng vn cho phộp thu thp ủc nhng
thụng tin x lớ theo cỏch khỏc vi mụ t trong ti liu.
3.1.2.Nghiờn cu ti liu

Cho phộp nghiờn cu k v t m v nhiu khớa cnh ca t chc nh: Lch
s hỡnh thnh v phỏt trin ca t chc, tỡnh trng ti chớnh cỏc tiờu chun v ủnh,

KI L

cu trỳc th bc, vai trũ v nhim v ca cỏc thnh viờn, ni dung v hỡnh dng ca
cỏc thụng tin ủu vo cng nh ủu ra.
3.1.3.S dng phiu ủiu tra

Khi cn phi ly thụng tin vi s lng ln v trờn mt phm vi rng thỡ dựng ti
phiu ủiu tra.
3.1.4.Quan sỏt

Vic thc hin phng phỏp quan sỏt giỳp cho chỳng ta thy nhng gỡ khụng th
hin trờn ti liu hoc qua phng vn nh ti liu ủ ủõu, ủa cho aiQuan sỏt s
9

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
có khi gặp khó khăn vì bị người quan sát để ý khi đó họ sẽ khơng thực hiện đúng
qui trình như ngày bình thường.
Phương pháp thu thập thơng tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích thiết kế chi

quan sát và phỏng vấn.

OBO
OKS
.CO
M

tiết”Hệ thống thơng tin quản trị quan hệ khách hang” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu,

3.2. Các cơng cụ mơ hình hố hệ thống thơng tin

3.2.1.Sơ đồ luồng thơng tin IFD (Information Flow Control)

Sơ đồ luồng thơng tin IFD được dùng để mơ tả hệ thống thơng tin theo
cách thức động, tức là mơ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ:

- Xử lý:

Thủ cơng

- Kho dữ liệu

KI L

-Các kí pháp của sơ đồ luồng thơng tin:

Giao tác người –máy

10

Tin học hố tồn phần



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Tin hc hoỏ

3.2.2.S ủ lung d liu

OBO
OKS
.CO
M

Th cụng

S ủ lung d liu dựng ủ mụ t h thng thụng tin nh s ủ lung thụng tin
nhng trờn gúc ủ tru tng. Trờn s ủ ch bao gm cỏc lung d liu, cỏc x lý, cỏc
lu tr d liu, ngun v ủớch nhng khụng h quan tõm ti ni, thi ủim v ủi tng
chu trỏch nhim x lý, s ủ DFD ch mụ t ủn thun ủ lm gỡ

Ký phỏp chung cho s ủ DFD

Ngụn ng s ủ lung d liu s dng bn loi ký phỏp c bn: Thc th, tin
trỡnh, kho d liu v dũng d liu.

KI L

Khỏch hng

Ngun hoc ủớch: Biu th thụng tin xut phỏt t ủõu, ủớch ủn ca nú l b phn no
hoc cỏ nhõn no.

11



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Dòng dữ liệu: Là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình, một chức năng,
các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có sự thay ñổi thì phải có tên

OBO
OKS
.CO
M

phù hợp.

Bản sao ñơn hàng

Tiến trình xử lý: Được hiểu là quá trình biến ñổi thông tin, từ thông tin ñầu vào nó biến

ñổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới tổ chức thành
thông tin ñầu ra phục vụ cho hoạt ñộng chủa hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi
cho các tiến trình hay bộ phận khác.

Kho dữ liệu: Dùng ñể thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý. Các kho dữ
liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên ñĩa.

KI L

Hồ sơ khách hàng

Các mức của DFD

Sơ ñồ ngữ cảnh (Context Diagram ): Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ ñồ này không ñi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần một lần là
nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ ñồ ngữ cảnh: Nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân
rã (Explotion) sơ ñồ. Bắt ñầu từ sơ ñồ ngữ cảnh ta phân rã thành sơ ñồ mức 0, tiếp ñó là
mức 1…tuỳ theo mức ñộ chi tiết do yêu cầu ñòi hỏi.
12



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thơng tin đầu ra của hệ thống là

OBO
OKS

.CO
M

phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu
Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thơng tin đầu ra:
Bước 1: Xác định các đầu ra.

Liệt kê tồn bộ các thơng tin đầu ra.

Nội dung, khối lượng tần suất và nơi nhận của chúng.

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
- Liệt kê các phần tử thơng tin đầu ra.

- Trên mỗi thơng tin đầu ra bao gồm các phần tử thơng tin được gọi là các thuộc tính.
Liệt kê tồn bộ các thuộc tính thành một danh sách.

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là nhũng thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu)
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính tốn hoặc suy ra từ
những thuộc tính khác.

- Gạch chân các thuộc tính khố cho thơng tin đầu ra.

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem
xét loại bỏ các thuộc tính khơng có ý nghĩa trong quản lý.
- Thực hiện việc chuẩn hố mức 1 (1.NF)

Chuẩn hố 1.NF quy định rằng: Trong mỗi danh sách khơng được phép chứa những

KI L

thơng tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các
danh sách con (có ý nghĩa dưới một góc độ quản lý).
Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính
định danh của các danh sách gốc.

- Thực hiện chuẩn hố mức 2 (2.NF)
Chuẩn hố 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào
tồn bộ khố chính chứ khơng chỉ phụ thuộc vào một phần của khố. Nếu có sự phụ
13



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
thuc nh vy thỡ phi tỏch nhng thuc tớnh ph thuc hm vo b phn ca khoỏ
thnh mt danh sỏch con mi.
Ly b phn khoỏ ủú lm khoỏ cho danh sỏch mi ny vi mt tờn riờng cho phự hp

OBO
OKS
.CO
M

vi ni dung ca cỏc thuc tớnh trong danh sỏch.
- Thc hin chun húa mc 3 (3.NF)

Chun hoỏ mc 3.NF quy ủnh rng: Trong mt danh sỏch khụng ủc phộp cú s ph
thuc bc cu gia cỏc thuc tớnh. Nu thuc tớnh Z ph thuc hm vo thuc tớnh Y,
m thuc tớnh Y ph thuc hm vo thuc tớnh X thỡ phi tỏch chỳng vo hai danh sỏch
cha quan h Z vi Y v danh sỏch cha quan h Y vi X

- Mụ t cỏc tp

Mi danh sỏch xỏc ủnh ủc sau khi chun hoỏ 3.NF s l mt tp c s d liu.
Biu din cỏc tp theo ngụn ng ca c s d liu v tp. Tờn tp vit ch in hoa, nm
phớa bờn trờn. Cỏc thuc tớnh nm trong ụ, thuc tớnh khoỏ cú gch chõn.
Bc 3: Tớch hp cỏc tp ủ ch to ra mt c s d liu

T mi ủu ra theo cỏch thc hin ca bc 2 s to rt nhiu danh sỏch v mi
danh sỏch liờn quan ti mt ủi tng qun lý, cú s tn ti riờng tng ủi ủc lp.
Nhng danh sỏch ny cựng mụ t v mt thc th thỡ phi tớch hp li, ngha l to
thnh mt danh sỏch chung, bng cỏch tp hp tt c cỏc thuc tớnh chung v riờng ca
nhng danh sỏch ủú li vi nhau.

Bc 4: Xỏc ủnh liờn h logic gia cỏc tp v thit lp s ủ cu trỳc d liu.

KI L

Xỏc ủnh cỏc bn ghi cho tng tp.

Xỏc ủnh ủ di cho mt thuc tớnh. Tớnh ủ di cho bn ghi.
Xỏc ủnh mi liờn h gia cỏc tp, biu din chỳng bng cỏc mi tờn hai chiu, nu cú
quan h mt- nhiu thỡ v mi tờn v hng ủú.
4.Khỏi quỏt v cụng c s dng ủ ti
4.1.Ngụn ng lp trỡnh

Hin nay cú rt nhiu ngụn ng lp trỡnh ủc s dng lm cụng c thit k , xõy
dng cỏc chng trỡnh. Vic la cn ngụn ng lp trỡnh ủúng vai trũ quan trng. Visual
14

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Basic l ngụn ng lp trỡnh ủa nng ủc dựng ủ gii quyt nhiu bi toỏn khỏc nhau l
ngụn ng lp trỡnh hng s kin cho phộp l trỡnh hng ủi tng v xõy dng ng
dng chy trờn Internet. Visual Basic cung c nhiu cụng c ủiu khin sn cú ủ h tr

OBO
OKS
.CO
M

cho l trỡnh viờn nht l l trỡnh ng dng c s d liu. Nú cung cp cỏc kh nng lp
trỡnh trc quan rt cao, cú cu trỳc logic cht ch ủ va phi. L ngụn ng lp trỡnh
d hc. ú chớnh l lớ do chn ngụn ng lp trỡnh ủ gii quyt bi toỏn.

CHNG II

PHN TCH THIT K H THNG THễNG TIN QUN L KHO
HNG

I.PHN TCH H THNG THễNG TIN

1.S ủ chc nng kinh doanh

KI L

Qun lớ hng tn kho

Qun lớ nhp kho

Nhn v kim tra
hng hoỏ

Qun lớ xut kho

Bỏo cỏo

Nhn v kim tra
hoỏ ủn bỏn hng

Kim kờ

Lp phiờỳ nhp kho

Lp phiu xut kho

Vo s chi tit hng
hoỏ

Vo s chi tit hng
hoỏ
15

iu chnh chờnh
lch
a kt qu kim kờ

OBO
OKS
.CO
M

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

2.Mô tả hoạt ñộng quản lí kho bằng sơ ñồ luồng thông tin(IFD)
2.1.Quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp

Nhà cung cấp

Quản lý kho

KI L

Thời ñiểm

16



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Khi cú hng nhp
v kho

Nhn v kim
tra hng nhp

OBO

OKS
.CO
M

Phiu giao
hng

Thụng tin v
hng nhp

Lp phiu nhp
kho
Phiu nhp
kho

Vo s chi tit

KI L

S chi
tit hng
hoỏ

2.2.Quỏ trỡnh xut bỏn cho khỏch hng

Thi ủim

Khỏch hng

B phn kho

17



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Nhn v kim tra
hoỏ ủn

Phiu xut
kho

Lp phiu xut kho

Vo s chi tit
hng hoỏ

S chi tit
hng hoỏ

KI L

hng

Hoỏ ủn bỏn
hng

OBO
OKS

.CO
M

Khi cú yờu cu mua

18



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
2..3.Quỏ trỡnh bỏo cỏo, kim kờ hng hoỏ.
Thi

Ban lónh ủo

B phn kho

Theo
yờu cu
ca lónh
ủo
hoc
ủnh kỡ

OBO
OKS
.CO
M

ủim

Thc hin
kim kờ

Vo s kim
kờ

S kim kờ

i chiu
vi s chi
tit hng
hoỏ

KI L

Lp
bỏo cỏo

Kim tra li quỏ
trỡnh nhp, xut

3.Mụ t hot ủng qun lý hng tn kho bng s ủ DFD
19

Bỏo cỏo v
hng hoỏ

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

OBO
OKS
.CO
M

3.1.S ủ ng cnh

Phiếu nhập hàng

Nhà cung cấp

Báo cáo kiểm kê

Hệ thống thông tin quản
lí hang tồn kho

Bộ phận quản lí

Yêu cầu kiểm kê

Khách hàng

KI L

Hoá đơn bán hàng

20

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3.2.S ủ DFD mc 0

Nhà cung cấp

1.0
Quản lí nhập
kho

Phiếu
nhập

Báo cáo
kiểm kê
tồn kho

Thông tin
hàng nhập Thông tin
hang hoá
Sổ chi tiết hàng
hoá
Thông tin
hàng xuất

Phiếu nhập kho

2.0
Quản lí xuất

kho

KI L

Hoá đơn bán hàng

Khách hàng

OBO
OKS
.CO
M

Phiếu giao hàng

3.3.S ủ DFD mc 1
21

3.0
Báo cáo
kiểm kê

Ban quản lí

Yêu cầu báo
cáo



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

3.3.1.S ủ DFD qun lý nhp kho.

OBO
OKS
.CO
M

3.3

Phiếu giao hàng

Nhà cung cấp

Sổ chi tiết hàng hoá

1.1
Lập phiếu nhập
kho

Thông tin
hàng nhập

Phiếu nhập kho

KI L

1.2
Vào sổ chi tiết
hàng hoá

Thông tin
hàng nhập

22

.2.
S
ủ
DF
D
qu
n
lý
xu
t
h
ng



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Hoá
đơn bán hàng

2.1
Nhận và kiểm tra
hoá đơn bán
hàng

OBO
OKS
.CO
M

Khách hầng

Thông tin
hàng thực xuất

Sổ chi tiết hàng hoá
Thông tin
thực xuất

Thông tin
phiếu xuất

Thông tin
phiếu xuất

Phiếu xuất kho

KI L

2.3
Vào sổ chi tiết
hàng hoá

2.2
Lập phiếu

xuất kho

3.3.3. S ủ DFD ca quỏ trỡnh kim kờ, bỏo cỏo.

23




Bộ phận quản lí

OBO
OKS
.CO
M

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Yêu cầu báo cáo

3.1
Lập báo cáo

Phiếu nhập, phiếu xuất

Sổ chi tiết hàng hoá
Báo cáo

II. THIT K C S D LIU

1.Xõy dng mụ hỡnh c s d liu ca h thụng mi

Ta s dng phng phỏp thit k c s d liu thụng qua cỏc ủu ra.Trong cỏc

xut.

KI L

nghip v liờn quan ủn kho hnghỡ cỏc ủu ra ch yu l:Phiu nhp v phiu

24



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
1.1.Phiếu nhập

PHIẾU NHẬP KHO

NHH…

Mẫu số:

OBO
OKS
.CO
M

Công ty T

Theo quyết ñịnh..

Số…..

Ngày…tháng…năm…

Địa chỉ:…..

Nhập

……

từ:……………

Ngày…tháng…năm…

………………

của bộ tài chính

………………
…

Nhập tại kho:…………………………………………

Stt

Tên nhãn

Mã số

hiệu, quy
cách phẩm
chất vật tư

A

B

C

Cộng

Cộng thành tiền:…..

Đơn vị tính

D

Số lượng

Theo chứng từ

Thực nhập

1

2

Đơn giá

Thành tiền

3

4

Phụ trách cung tiêu

Người nhận hàng

Thủ kho

(kí, họ tên)

(kí, họ tên)

(kí, họ tên)

(kí, họ tên)

KI L

Thủ trưởng ñơn vị

Ta có thể có các thông tin như sau:
- Số phiếu(mã phiếu)
- Ngày nhập kho

- Nhập từ (mã nhà cung cấp)

- Nhập tại kho(mã kho)
- Mã hàng(R)
- Tên hàng (R)

25