ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG tác văn THƯ tại CÔNG TY cố PHÀN CNTT SÔNG đà

Website: s. vn Emai!: Henhe@docs. vn Te! sv 0918.775.368

MỤC LỤC:

A - Phần mở đầu:
ĐẠI
HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
I. TRƯỜNG
Lý do chọn
đề tài.
KHOA
LUƯ TRỬ
II. Mục
đích nghiên
cứu. HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
III. Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
IV. Tài liệu tham khao.
B - Phần nội dung:

2
2
3
4
5
7

NGUYỄN ANH TUẤN
Chương I Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình 7
công tác văn thư tại Công ty.

ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY

CỐ PHÀN CNTT SÔNG ĐÀ

Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu 7
tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà.

2. Công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà.
3. Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Chương II Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

1

12
14
17


Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

2


A: PHÀN MỞ ĐÀU :
I - Lý do chọn đề tài:

Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng,
ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong
hoạt động của các co quan, tổ chức,đơn vị. Do vậy mà công tác văn thư cở

trong cơ quan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu
giữ và xử lý thông tin, trong đó những công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu
của công tác văn thư, là một trong những phương tiện quan trọng nhất phục
vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức. Vai trò của
CTVT ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu
cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì
thế CTVT được tố chức hợp lý và tự’ động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ nâng
cao chất lượng cho hoạt động quản lý. Hiện nay khái nơiệm Công tác văn thư
được nhiều nhà nghiên cứu chấp nhận như sau: “ công tác văn thư là toàn bộ
những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ
chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học
văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã
hội, các lực lượng vũ trang.”

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

3


ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã
được cụ thế hoá bang các văn bản quy phạm phát luật như: Chỉ thị số 58/
CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông
tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”công
nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát
triển”.Nghị quyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/71994 :“ưu tiên ứng
dụng và phát triển công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin phục vụ yêu
cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”. Trong Nghị quyết Đại
Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“ứng dụng công nghệ thông trong tất cả các
lĩnh vực kinh tế quốc dân...”. Nhà nước ta xác định:“ việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong linh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hành

đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã
được xác đinh là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông
tin”.

Trên cơ sở đó chúnh tôi lựa chọn đề tài là : “ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà”.
Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà
Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

4


hướng phat triển mới của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý
hành chính noi chung va đặc biệt trong công tác văn thư nói riêng của co
quan. Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tim hiểu, nghiên
cứu một vấn đề liên quan trục tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo.

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về CTVT của Doanh nghiệp
này, việc triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào, và đưa ra
một số nhận xét mang tính trao đổi.

III- Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cưú:

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

5


giáo và các bạn để chúng tố sẽ nghiên cứu đề tài được hoàn thiện hơn. Qua
đây, chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng đã hướng

Hà Nội ngày 25 thảng 3 năm 2005.

Nguyễn Anh Tuấn
Sinh viên thực hiện:
IV : Nguồng tài liệu tham khảo:

-

Báo cáo khoa học 158: Dương Thị Hoà:Vai trò CNTT trong việc quản
lý văn bản của Bộ Nông Nghiệp.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

6


-

Nguyễn Khắc Hoan: Quản lý thông tin và CNTT, NXB Văn hoá
Thông tin.

-

Khoá Luận tốt nghiệp : LT. 157.2004 Nguyễn Thị út Trang: ứng dụng
CNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ.

-

Khoá luận tốt nghiệp :KL389.2002. Nguyễn thị Mai :Vai trò của việc

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

1


B- PHÀN NỘT DUNG:

Chưong I: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình
Theo Quyết định Số:1216/QĐ-BXD thì Công ty cố phần công nghệ thông
tin Sông Đà có ngành nghề kinh doanh chính như sau:

công tác văn thư tại Công ty.

-

Cung cấp và sản xuất các phần mềm ưng dụng, phần mềm công nghiệp,
gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại;

1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu
tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà:

1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà được thành lập theo quyết định
Số:1216/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc chuyển Trung tâm
nghiên cún và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông
quyết định cao nhất của Công
ty.TỔĐại hội đồng cổ đông thông
quaTỎcác
PHềNG
PHềNG

CHỨC
HÀNH
CHÍNH

QTVP
Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

10
8

PHềNG
KINH
DOANH

CHỨC
KINH TÊ


hướng phát triển của Công ty. Kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản
trị và Ban kiếm soát.

1.2.3 Hội đồng quản trị(HĐQT): Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty,
có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan
đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm
quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQTcó nhiệm vụ quyết định chiến
lược phát triển của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường,
quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cố đông, triệu tập
họp đại hội cổ đông , cơ cấu tổ chức, lập quy chế quản lý nội bộ Công
ty. Kiểm soát việc thực hiện các pgương án đầu tư , kiểm soát việc
thực hiện các chính sách thị trường, thực hiện hợp đồng kinh tế, kiểm

soát việc thực hiện cơ cấu tổ chức, thực hiện cơ quản lý nội bộ của
công ty, kiểm soát việc mua bán cố phần. HĐQT thông qua quyết định
bằng biếu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức
khác. Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biếu quyết.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

11


chính của công ty. Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả
hoạt động của Công ty, tham khoả ý kiến của HĐQT trước khi trình
báo cáo, kết luận và kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

1.2.6 Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ
thực hiện công việc do Giám đốc giao theo đặc điểm, nhiệm vụ của
từng phòng . Các trưởng phó phòng phụ trách, định biên của từng
phòng do Giám đốc điều hành đề nghị bổ nhiệm và quyết định theo
phân cấp được HĐQT phê duyệt. Công ty có các phòng chức năng
sau:

-

Phòng tài chính kế tóan: có nhiệm vụ giúp việc cho HĐQT và Ban
giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo công tác tài chính tín dụng, hạch

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

12

-

Phòng phát triến phần mềm và chuyến giao công nghệ: co nhiệm vụ
sản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềm công nghiệp và chuyển
giao công nghệ; Tham gia công tác đào tạo và CNTT. Nhân sự gồm 14
người : Trưởng phòng, phó phòng, 12 nhân viên.

2. Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà.

Công tác văn thư là toà bộ những công việc liên quan đến việc soạn
thảo văn bản, ban hành văn bản, tố chức quản lý văn bản, tố chức quản lý và
sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các
doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

13


Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cố phần công nghệ thông tin
Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một công ty
chuyên về công nghệ thông tin, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan
trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.

Phụ trách về công tác văn thư của Công ty gồm có một văn thư chuyên
trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. Công tác văn thư của
Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước như:
Công văn số 145/VPCP-HC ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính
phủ về việc mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; Công văn số

900/VPCP-HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính phủ về
việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý Hành chính nhà nước; Quyết định số
228/ỌĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, công nghệ
và môi trường về việc ban hành tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 - 1992.
Văn bản quản lý Nhà nước. Mầu trình bày; Nghị định 142/CP ngày 28 tháng
9 năm 1963 quy định về nội dung của công tác văn thư; và một số văn bản
khác.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

14


Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư
Công ty. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ
làm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung
và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ
công văn đi. Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này được tiến
hành rất nhanh và khẩn trương. Văn thư Công ty sau khi tiến hành các thủ tục

- Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ thống
nhất tại văn thư của Công ty theo đúng thủ tục vào số đăng ký công
văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu vào 3 số
lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ Tống Công Ty, một
sổ đăng ký công văn đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty,
một sổ đăng ký công văn đến từ các đối tác. Sau khi đã thực hiện xong
Công tác lập hồ sơ công việc:

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

15


Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp
sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đều
không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tinh trạng bó gói.

3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư.

Đây là một thế mạnh của Công ty nhưng trước hết chúng ta cần hiểu
thế nào là công nghệ thông tin. Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi
đó là sự hội tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền
thông đại chúng. Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế
giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(Information Society), ứng
dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất
yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức
làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của con
Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

16


chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả
công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng nhu cầu được đề
ra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin
được nhanh chóng trong tình hĩnh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện
nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không
nghừng tăng nhanh.

Trong mỗi cơ quan, văn phòng được coi như “trái tim” của cả cơ quan,
là trung tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm
kiếm và cung cấp thông tin đế giúp cho lãnh đạo có thế đưa ra những quyết
định đúng đắn, kịp thời nhất. Trong thơi đại thông tin như hiện nay nếu công
tác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp
nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tin
của các cán bộ trong cơ quan, cũng như nhu cầu trao đối thông tin với các cơ
quan, đơn vị khác, chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn
trong công tác văn thư, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công tác văn
thư. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại
Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồng
Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

17


và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phận
công tác văn thư. Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông qua
mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơ
quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trong
ngày tại công ty mình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sè có
một mật khẩu riêng đế truy cập)

Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn thư thể hiện ơ

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

18

CHƯƠNG TIĩTRĨÉN KHAT ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠT CÔNG TY CỐ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ.

1 QUY TRÌNH ÚNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ:

Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao
thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì công
ty sẽ đạt được muc đích của minh, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho
công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư
là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư.

Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững được đặc điểm
của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu(CSDL). Nó giúp ta nắm được
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

19


những văn bản gửi đến để biết., thì không là thành phần tài liệu đưa vào
CSDL.

Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu

chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL.

Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý
và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổ

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

20


Bưóc 3: Chọn hệ quản trị CSDL.

Cho đến nay để quản trị và tra tìm văn bản đi - đến, các cơ quan
thường dùng hệ quản trị CSDL như CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO... Mỗi
hệ quản trị này đều có những ưu điếm và nhược điếm khác nhau. Trong hệ
thống quản trị CSDL viết trên FOXPRO được áp dụng phố biến hơn.

Bưóc 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối vói từng văn bản.

Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi - đến đã dùng của
Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

21


7

- Người ký văn bản;

8

- Tóm tắt nội dung văn bản;

9

- phân loại văn bản theo ngành hoạt động, theo chuyên đề;

10 - Ngày văn bản đến cơ quan;

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

22


Bước 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiếm tra xem cơ sở dữ liệu có
đáp ứng được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phấm đầu
ra hay không.

Văn bản đến và đi thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuy
nhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so sánh đối chiếu với
nhau, đối với văn bản đến thì nhập vào máy đồng thời in ra giấy theo thứ
tự như sổ đăng ký văn bản đến. Danh mục này dùng để theo dõi ngoài
máy và đế làm số giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà.
Các trang in được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong năm và đóng lại
thành sổ.

Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn bản đi, còn
có thể lun giữ những nguyên văn nội dung văn bản để ngươi sử dụng
2.1 Giói thiệu về chưong trình :

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

23

trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu
cuối cùng là đua văn bản vào lưu trữ.

Hệ thống chương trình Quản lý văn phòng được thiết kế và nâng cấp
với nhiều văn bản khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày một cao của người
sử dụng. Phần lớn dữ liệu và giao diện trong phiên bản này đều sử dụng bản
mã TCVN6909:2001 vì vậy người sử dụng không cần thiết phải cài đặt thêm
các font chữ khác vào máy tính và không gây ảnh hưởng tới các ứng dụng
khác khi sử dụng.

Với giao diện thân thiện, dễ dàng sẽ giúp cho người sử dụng, đặc biệt là bộ
phận Văn thư nhập thông tin về công văn nhanh hơn và chính xác hơn. Hệ

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

24


-

Giúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giám sát các công
việc giao cho các nhân viên giải quyết thông tin quan hệ thống máy
tính.

-

Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, thúc dục, nhắc nhở các nhân viện
trong việc giả quyết các công văn, công việc đến hạn giải quyết.

-

Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn tại các
phòng/ ban.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

25


khi đưa vào kho nhằm mục đích lưu trữ. CSDLcông văn - công việc được sử
dụng trong việc lưu thông về văn bản đến, văn bản đi, thông tin về người giải
quyết cũng như nội dung giả quyết công văn, công việc trong toàn bộ cơ
quan, tổ chức.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

26


2.2.2

Giao diện chính của chương trình.

Chương trình gồm có các chức năng sau:

- Đăng nhập hệ thống

- Danh sách văn bản đến

- Dang sách văn bản đi

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

27