Chức Năng Tổ Chức Quản Trị Học

CHƯƠNG VI

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC


TỔ CHỨC
 Tổ chức là làm những gì cần thiết
để tiến hành một hoạt động nào đó
nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

Trích Từ điển Tiếng Việt – Viện ngôn ngữ


TỔ CHỨC
 Tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động
cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc
giao phó mỗi nhóm một người quản lý với
quyền hạn và chức năng cần thiết để giám
sát nó và tạo điều kiện cho sự liên kết
ngang và liên kết dọc trong cơ cấu của
doanh nghiệp
Theo Cyril Odonnell và Heinz Weihrich


CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
 Chức năng tổ chức là hoạt động quản trị
cần thiết nhằm thiết lập một hệ thống các
vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho
các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với
nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục
tiêu chiến lược của tổ chức.

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
CHỨC NĂNG
HOẠCH ĐỊNH

CHỨC NĂNG
KIỂM TRA

HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ

CHỨC NĂNG
ĐIỀU KHIỂN

CHỨC NĂNG
TỔ CHỨC


MỤC TIÊU CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho
mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức
phát huy được năng lực và nhiệt tình của
mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn
thành mục tiêu chung của tổ chức


NGUYÊN TẮC CỦA TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

 Thống nhất chỉ huy

 Nguyên tắc hiệu quả
 Nguyên tắc cân đối
 Nguyên tắc linh hoạt


CƠ CẤU TỔ CHỨC
 Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các
mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ
chức
– Thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng
• Ai làm
• Làm cái gì
• Liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào

 Tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng để đạt mục tiêu

của tổ chức


CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Phân chia con người và các nguồn lực khác cho
các hoạt động
2. Làm rõ trách nhiệm của các nhân viên
(Bản mô tả công việc, sơ đồ cơ cấu tổ chức, mối quan hệ quyền hành)

3. Nhân viên biết được những điều gì đang kỳ
vọng ở họ thông qua các quy tắc, thủ tục và các
tiêu chuẩn công việc
4. Thiết kế các tiến trình thu thập và đánh giá
thông tin để nhà quản trị đưa ra quyết định giải

quyết các vấn đề của tổ chức.


CƠ CẤU TỔ CHỨC
 Các khâu quản trị
 Các cấp quản trị
 Các quan hệ quyền hành


CÁC KHÂU QUẢN TRỊ
(Hàng ngang)
 Các khâu quản trị là các bộ phận chức
năng của đơn vị quản trị
– Phòng
– Ban
– Xưởng
– Phân xưởng


PHÂN CẤP QUẢN TRỊ
 Phân cấp quản trị là sự phân chia
quyền hay ủy thác bớt quyền hành
của nhà quản trị cấp trên cho các
nhà quản trị cấp dưới


MỤC ĐÍCH
PHÂN CẤP QUẢN TRỊ
 Tạo điều kiện cho doanh nghiệp đáp ứng kịp thời
nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu biến

động của tình hình thực tế
 Giải phóng bớt công việc của các nhà quản trị
cấp cao
 Tạo điều kiện đào tạo cho các nhà quản trị cấp
dưới


PHÂN CẤP QUẢN TRỊ
Sự phân cấp quản trị được tính toán theo một
số yếu tố:
– Nhu cầu phải quyết định nhanh chóng và kịp

thời
– Các nhà quản trị cấp dưới có đủ trình độ để
quyết định
– Tòan bộ tổ chức đang ở trong giai đoạn phát
triển khẩn trương hay đang phát triển ở mức
độ bình thường


CÁC CẤP QUẢN TRỊ
(Hàng dọc)
QTV
CAO
CẤP
QUẢN TRỊ VIÊN
CẤP TRUNG GIAN

QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ

QUAN HỆ QUYỀN HÀNH
 Quyền hạn trực tuyến.
 Quyền hạn tham mưu.
 Quan hệ chức năng.


QUYỀN HẠN TRỰC TUYẾN
 Quyền hạn trực tuyến là quyền
hạn cho phép nhà quản trị ra
quyết định và giám sát trực tiếp
đối với cấp dưới


QUYỀN HẠN THAM MƯU
 Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn.
 Chức năng của bộ phận tham mưu là điều tra
khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những
ý kiến tư vấn cho những nhà quản trị trực tuyến
mà họ chịu sự quản lý trực tuyến.


TẦM HẠN QUẢN TRỊ
 Tầm hạn quản trị là số lượng nhân
sự mà một quản trị viên có thể trực
tiếp chỉ huy một cách hữu hiệu


TẦM HẠN QUẢN TRỊ
 Tầm hạn quản trị tốt nhất : Từ 3 – 9 nhân

viên
 Đối với những hoạt động đơn giản: 12 – 15
nhân viên
 Đối với những hoạt động mang tính chất
khó khăn phức tạp: 2 – 3 nhân viên


TẦM HẠN QUẢN TRỊ
TẦNG NẤC TRUNG GIAN TRONG DOANH NGHIỆP

 Giả sử một doanh nghiệp có 4.096 nhân
viên. Bạn hãy tính số cấp quản trị trong
doanh nghiệp với 2 phương án:
– PA1: Tầm hạn quản trị là 4
– PA2: Tầm hạn quản trị là 6

 Nếu bạn là giám đốc doanh nghiệp bạn sẽ
chọn phương án nào? Tại sao?


TẦM HẠN QUẢN TRỊ LÀ 4

TẦM HẠN QUẢN TRỊ LÀ 8

1
4

1

16

8

64

64

256
1.024
4.096 nhân viên

512
4.096 nhân viên


BẠN CHỌN PHƯƠNG ÁN NÀO?
 PA1 sử dụng số lượng nhà quản trị nhiều
hơn so với PA2
= 1.365 – 585 = 780 (nhà quản trị)
 Giả sử mức lương trung bình của một nhà
quản trị là 2.000.000đồng/tháng.
PA2 đã tiết kiệm cho doanh nghiệp trung
bình một năm là 18.720.000.000 đồng


TẦM HẠN QUẢN TRỊ RỘNG
 Số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều
khiển một cách hữu hiệu cao
 Số nhân viên có mối quan hệ báo cáo với cấp trên
nhiều, nhưng số cấp quản trị ít

TẦM HẠN QUẢN TRỊ HẸP
Số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều
khiển một cách hữu hiệu thấp
Số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên
là ít nhưng số lượng cấp quản trị nhiều