Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 1


GIỚI THIỆU


Mục tiêu







Hiểu rõ về dự án, nhận diện được các dự án đang thực hiện trong cuộc sống và
công việc.
Hiểu các chức năng, các nguyên tắc của quản lý dự án.
Vai trò của quản lý dự án trong triển khai thực hiện chiến lược và thực hiện sự
thay đổi

Nội dung trình bày
 Quan niệm về dự án






Dự án và các đặc trưng của nó.
Những nhân tố ràng buộc sự thành công của mục tiêu dự án.
Các giai đoạn của dự án

Quản lý dự án




Quản lý dự án?
Ý nghĩa của QLDA.
Các chức năng của QLDA.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 2


DỰ ÁN (Project) LÀ GÌ?


Bạn hãy tự xây dựng một định nghĩa về dự án!



Hãy liên hệ định nghĩa của bạn với các từ sau:








Ước mơ - Hiện thực!
Ý tưởng, ý đồ - Hành động!
Năng động, ý chí ...
Thời gian, nguồn lực…

Động thái quan trọng của dự án


Biến ước mơ thành hiện thực, thực hiện các ý tưởng, ý đồ bằng các hành động
dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 3


Định nghĩa dự án - Project ?



Định nghĩa




Dự án là “Tập hợp các công việc tạm thời nhằm tạo ra
một một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”

Lưu ý


Công việc tạm thời:


Mỗi CV đều có thời hạn bắt đầu – kết thúc,



Toàn bộ dự án phải có điểm bắt đầu – kết thúc.



Các công việc chịu sự ràng buộc chặt chẽ về thời gian, nguồn lực.



Sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án tạo ra là độc nhất.
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 4


Dự án và Hoạt động

Các hoạt động

Các dự án
Toàn thể
Duy nhất

Hoàn chỉnh
Lặp lại





Tất cả các hoạt động luôn thuộc phạm vi giữa tính lặp lại và tính
duy nhất,
Dự án là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra kết quả duy nhất.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 5


So sánh dự án với công việc thường nhật

DỰ ÁN

CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY

Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường

Được định rõ trong hoạt động của phòng ban

Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau

Các hoạt động không hoặc ít liên quan

Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể

Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ thể

Kết quả mong muốn được định rõ

Kết quả mong muốn không được định rõ

...

...

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 6


Một số ví dụ






Xây dựng một tòa nhà – Vận hành tòa nhà.
Xây dựng một phần mềm – Sử dụng phần mềm.
Tổ chức buổi lễ cưới – Cuộc sống gia đình.
Xây dựng phương án sản xuất một sản phẩm mới.
…

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 7


CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Đặc điểm

Lưu ý

Tính thống nhất bởi 03 ràng
buộc cơ bản

Các dự án có thể có sự khác nhau về qui mô, tuy nhiên đều có
sự thống nhất về các ràng buộc cơ bản:


Kết quả
 Thời gian
 Chi phí


Kết quả

Kết quả
Mong muốn

Mục tiêu
Tổng hợp

Thời gian
cho phép

Thời gian

Chi phí
cho phép
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Chi phí

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 8


CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Đặc điểm
Dự án có mục tiêu rõ
ràng
(Dự án cần phải tạo ra hoặc
mang lại các kết quả về số
lượng, chất lượng hoặc hiệu
quả)

Dự án có tính ràng

buộc chặt chẽ về thời
gian và trình tự
(Tính hữu hạn)

Lưu ý
Mục tiêu thường gắn với sự thay đổi, tạo ra một kết
quả trước đó chưa có.
 Mỗi DA đều phải có một hoặc một hệ mục tiêu rõ
ràng. Dự án kết thúc khi mục tiêu được thực hiện.
 Mục tiêu DA chịu sự ràng buộc bởi thời gian và ngân
sách dành cho dự án.
 Khi mục tiêu thay đổi về tính chất thì cần phải có một
dự án mới.




Hoàn thành mục tiêu trong thời hạn xác định



Trình tự thực hiện các công việc chặt chẽ .



Thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án

phải được xác định rõ ràng.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 9


CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Có kế hoạch cụ thể
Để đạt được mục tiêu của DA,
cần phải có kế hoạch

Lập kế hoạch tốt đảm bảo DA được hoàn tất trong
khoảng thời gian và ngân sách đã định và mang lại kết
quả như mong muốn.


Kế hoạch tạo khuôn mẫu và hướng dẫn chi tiết để dự
án đi đến thành công.


Nguồn lực riêng biệt
DA được phân bổ thời gian,
ngân sách, nhân lực tùy theo
tính chất và giá trị của dự án

Làm việc theo nhóm
DA được hoàn thành dưới sự
góp sức của nhiều người



Nguồn lực xác định riêng



Nguồn lực hữu hạn

QLDA nhằm đạt mục tiêu tối đa trong giới hạn nguồn
lực hạn chế.


Nhóm DA nhiều người có chuyên môn, trình độ, ý
kiến rất khác nhau nhưng có chung mục đích.




Làm việc theo nhóm.



Người lãnh đạo: dung hòa được mâu thuẫn
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 10


CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Tính chất đặc thù



Mỗi DA do tính chất độc nhất của bản thân mà nó có

tính chất đặc thù, chưa có tiền lệ trong quá khứ và
không lặp lại trong tương lai.

Tính bất định và rủi ro



Môi trường biến động

cao



Liên quan đến nhiều đối tượng có lợi ích rất khác

Tính bất biến về kết
quả

nhau


Đòi hỏi tính chính xác của nghiên cứu cao



Nếu có sai lầm trong quá trình thực hiện thì đó là sai

lầm không thể sửa chữa được



Khả năng dự báo và việc kiểm tra, giám sát kết quả có

ý nghĩa lớn.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 11


CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Tính xác định dần dần



Các tham số của dự án được xác định dần dần, từng

bước một qua các giai đoạn của dự án.

Khái niệm dự án

Nghiên cứu
khái niệm dự án

Thu hẹp
khái niệm dự án

Phạm vi dự án

Nghiên cứu
tiền khả thi – khả
thi

Làm rõ
khái niệm dự án

Kế hoạch dự án

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 12


Những nhân tố ràng buộc sự thành công
của mục tiêu dự án
Sự đánh giá của
Khách hàng

Phạm vi dự án

Mục tiêu
Dự án

Ngân sách

Thời gian dự án

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 13


CHU KỲ CỦA DỰ ÁN
ĐẦU VÀO

Giai đoạn 1
KHỞI SỰ DỰ ÁN

Ý TƯỞNG DA

Giai đoạn 2
LẬP KẾ HOẠCH

DỰ ÁN

Giai đoạn 3
TRIỂN KHAI

Giai đoạn 4
KẾT THÚC

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

ĐẦU RA

Xác định
LÀM CÁI GÌ?

Xác định

LÀM NHƯ THẾ NÀO

• Thực hiện
• Kiểm tra, giám sát
• Điều chỉnh …

TUYÊN BỐ DỰ ÁN

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

KẾT QuẢ

• Đánh giá
KẾT QUẢ

• Nghiệm thu, Bàn giao
• Rút kinh nghiệm,
bài học,
• Giải quyết sau DA
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

BÁO CÁO

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 14


Mức độ nỗ lực qua các giai đoạn
trong vòng đời dự án

Mức nỗ lực

Khởi sự DA

Lập kế hoạch

Thực hiện dự án

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Kết thúc DA

Thời gian

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 15


Trao đổi


Tháng 3 năm 2010, Đà Nẵng sẽ tổ chức cuộc thi bắn pháo hoa
quốc tế.





Đó có phải là một dự án hay không?
Mục tiêu của dự án?
Những đặc trưng của dự án thể hiện thế nào trong việc tổ chức cuộc thi này?
Các hoạt động cơ bản của dự án này?



Hãy xác định xem, tổ chức hay doanh nghiệp của Anh/Chị
đang thực hiện những dự án nào?



Anh/Chị hãy đánh giá lại công việc của mình, từ đó xác định lại
có việc nào nên được giải quyết như là một dự án.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN (PM – Project Management)


Định nghĩa
Quản lý dự án là quá trình quản lý việc tổ chức xây dựng
dự án, thiết lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực
và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các
chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án
hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách,
nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 17

CÁC CHỨC NĂNG CỦA PM

CHỌN LỰA

ĐỊNH NGHĨA

HOACH
ĐỊNH

KIỂM SOÁT

KẾT THÚC

Quản lý rủi ro
Quản lý chất lượng

Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 18


QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG

QL
Phạm vi
Lập DA

QL
Cung ứng

QL
Thời gian

QLDA

QL
Rủi ro

QL chi
phí

QL
Chất lượng
QL
Thông tin

QL
nhân lực

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 19


QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUÁ TRÌNH

Điều chỉnh

Xác định,
lựa chọn và
Tổ chức DA

• Điều phối
thực hiện
• Kiểm soát

Hoạch định

Điều chỉnh
cho DA hiện tại

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Kết thúc

Học hỏi
cho DA tương lai

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 20


Ưu và Hạn chế của QLDA


Ưu điểm








Xúc tiến thực hiện công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân
sách cho phép.
Rút ngắn thời gian để phát triển, giảm thiểu rủi ro.
Sử dụng nguồn lực hiệu quả.
…

Hạn chế




Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị,
quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số
trường hợp không thể hiện đầy đủ
Vấn đề hậu (hay ''bệnh'') dự án.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 21


Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA
Quản lý sản xuất

Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục

Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có
tính chất mới mẻ.

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Sản xuất hàng loạt

Sản xuất đơn chiếc

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài

Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với
việc ra quyết định

Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế
trong quản lý dự án.

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm

Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến

Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua
thời gian

Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào
tính chất của từng dự án

Môi trường làm việc tương đối ổn định

Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 22


SUY NGẪM!



Tại sao phải tổ chức công việc theo dự án?



Năng lực quản lý dự án là năng lực chiến
lược hay chiến thuật của tổ chức?

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 23


CÔNG TY ĐƯỢC DẪN DẮT BỞI DỰ ÁN




Quan điểm:
 Khi các công ty được dẫn dắt bởi các dự án, khả năng quản lý
nhất quán và thành thạo các dự án đang được thay đổi từ khả
năng chiến thuật sang khả năng chiến lược.
Đặc trưng của một công ty dẫn dắt bởi dự án
 Mục tiêu chiến lược được cụ thể hóa qua các dự án.
 Có quy trình quản lý danh mục dự án.
 Có phương pháp và kỹ thuật quản lý dự án.
 Có văn phòng quản lý dự án trong cơ cấu tổ chức.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 24


TẠO MÔI TRƯỜNG CHO DỰ ÁN THÀNH CÔNG

1

2

4

10

Thay đổi thành các
tổ chức hoạt động
theo dự án

Nhấn mạnh mối
liên hệ giữa chiến
lược và dự án

Xây dựng một
nhóm hệ thống
trọng tâm

Áp dụng các khải
niệm QLDA vào bất
cứ tổ chức nào khi
cần đến

3

9

6

Hiểu về sự ảnh
hưởng của quản lý
cấp cao

Đóng góp những ý
kiến cho việc quản
lý dự án

Phát triển một hệ
thống thông tin
quản lý DA

5
Tổ chức cho việc
quản lý dự án

8

7

Xây dựng một tổ chức mang tính học tập

Xây dựng một KH
cho việc chọn lựa và
phát triển các nhà
QLDA

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 25