Quản Lý Chi Phí Thực Hiện Dự Án

Chương

QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN
DỰ ÁN


MỤC TIÊU

 Mục tiêu
 Cung cấp phương pháp quản lý nhằm lập kế hoạch, kiểm soát việc thực
hiện kế hoạch chi phí trong quá trình thực hiện dự án.

 Nội dung





Các loại chi phí thực hiện dự án
Lập kế hoạch chi phí cực tiểu
Đường chi phí
Kiểm soát chi phí thực hiện dự án


Các loại chi phí
 Chi phí trực tiếp
Là các loại chi phí tiêu hao cho vật tư, lao động, thiết bị và các loại chi phí khác liên
quan trực tiếp đến các công việc của dự án. Thời gian thực hiện dự án càng rút ngắn thì
chi phí trực tiếp càng tăng lên.

 Chi phí gián tiếp

Là các loại chi phí phát sinh cho toàn bộ các hoạt động của dự án, liên quan đến tất
cả các công việc như: chi phí hành chính, bảo hiểm, y tế ... Thời gian dự án càng rút
ngắn thì chi phí gián tiếp càng giảm.

 Chi phí phạt do chậm tiến độ
Là các khoản tiền phạt do việc thực hiện dự án bị chậm trễ so với tiến độ đã được
thống nhất. Khoản tiền phạt sẽ làm tăng chi phí và thời gian thực hiện dự án càng kéo
dài, khoản tiền phạt càng lớn.


Việc đẩy nhanh tiến độ và chi phí
 Tác động của việc đẩy nhanh tiến độ
•
•
•
•

Làm tăng chi phí trực tiếp (bổ sung nguồn lực)
Làm giảm chi phí gián tiếp
Giảm hoặc tránh được các khoản tiền phạt khi kéo dài tiến độ
Tận hưởng được khoản thưởng do hoàn thành đúng và vượt tiến độ

 Vấn đề cần quan tâm
Cần phải rút ngắn thời gian thực hiện dự án một cách kinh tế nhất.

 Cách giải quyết
Lập kế hoạch thực hiện dự án theo nguyên tắc cực tiểu chi phí trên cơ sở điều chỉnh
giữa phương án có thời gian thực hiện dài nhất và phương án có thời gian thực hiện ngắn
nhất.

Các phương án tổ chức thực hiện

 Phương án bình thường
Là phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường và thời gian
thực hiện dự án là dài nhất.

 Phương án đẩy nhanh
Là phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí lớn nhất.

 Phương án điều chỉnh (Kế hoạch thực hiện dự án)
 Trên cơ sở phương án bình thường và đẩy nhanh các nhà quản lý dự án tiến
hành điều chỉnh (rút ngắn các công việc) để có được phương án điều chỉnh.
 Phương án điều chỉnh có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và thời gian rút
ngắn hơn so với phương pháp bình thường
 Phương án điều chỉnh chính là kế hoạch thực hiện dự án tối ưu về kinh phí.


Quy trình thực thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu

 Phương pháp sử dụng - Minα
 Quy trình
1. Xây dựng sơ đồ PERT/CPM
2. Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường)
3. Xây dựng phương án đẩy nhanh và tính tổng chi phí của PA đẩy nhanh
4. Dùng phương pháp minα rút dần các công việc găng
5. Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp


Ví dụ 6.1



Một dự án có thời gian và chi
phí thực hiện các công việc
như bảng bên. Chi phí gián
tiếp 1000.000 đ/tuần.
Yêu cầu
1. Lập sơ đồ PERT/CPM thực hiện

2.

3.

dự án
Thời hạn hoàn thành dự án theo
hợp đồng là 62 tuần. Hãy xây
dựng phương án thực hiện để bảo
đảm tiến độ và tính tổng chi phí
để thực hiện phương án đó.
Hãy xác định phương án thực
hiện tối ưu.
Biết rằng, nếu trễ tiến độ quy
định tổ chức thực hiện sẽ bị phạt một
khoản tiền 1.500.000d/ngày. Nếu vượt
tiến độ sẽ được thưởng 1000.000d/ngày.

Công
Việc

Công

việc
trước

Phương án bình thường

Phương án đẩy nhanh

Thời gian

Thời gian

(Tuần)

Chi phí
TT

(Tuần)

(1000 đồng)

Chi phí
TT
(1000 đồng)

A

-

12

5000

6

11000

B

-

20

10.000

12

16.400

C

-

14

8000

9

14.000

D

C

16

12000

10

17.400

E

A

28

14000

16

29.600

F

B,D

15

3000

5

7000

G

B,D

36

17000

20

29.800

H

C

22

11000

7

21.500

I

E,F

18

13000

11

20.000

J

H

24

16000

14

27.000

Tổng

109.000

193.700

Sơ đồ PERT/CPM của dự án ví dụ 6.1

E

1

4

28

I

A

18

F
12
15
B

0

20

C

G

3

6

36

D

14

J

16

24

2

H
22

5


CÁC ĐƯỜNG TRONG SƠ ĐỒ

 Rút lần 1
 Rút công việc G - 3 tuần
 Chi phí tăng thêm
 3 x 800 = 2400

ST
T

Đường

Thời gian

1

A–E-I

58

2

B–F-I

53

3

B-G

56

4

C – D- F- I

63

5

C – D- G

66

6

C–H-J

60


Các đường trong sơ đồ sau khi rút lần 1

STT

Đường

Thời gian

Các PA rút trên các
đường 4 và 5

Chi phí cho mỗi
ngày rút ngắn

1

A– E -I

58

2

B–F-I

53

Rút ngắn C

1200

3

B-G

53

Rút ngắn D

900

4

C – D- F- I

63

Rút ngắn F à G

400 + 800 = 1200

5

C – D- G

63

Rút ngắn I à G

1000 + 800 = 1800

6

C–H-J

60


Các đường trong sơ đồ sau khi rút lần 2

ST
T

Đường

Thời gian

Các PA rút trên các
đường 4, 5 và 6

Chi phí cho mỗi
ngày rút ngắn

1

A– E-I

58

Rút ngắn C trên cả 3 đường

1200

2

B–F-I

53

Rút ngắn D và H

900 + 700 = 2000

3

B-G

53

Rút ngắn D và J

900 + 1100 = 2000

4

C – D- F- I

60

Rút ngắn F,G và H

400 +800 +700 = 1500

5

C – D- G

60

Rút ngắn F,G và J

400 +800 +1100 = 2300

6

C–H-J

60

Rút ngắn I,G và H

1000+800+700 = 2500

Rút ngắn I,G và J

1000+800+110 = 2900


Công việc găng

Thời gian thực hiện
PA BT

 α

PAĐN

Thời gian có thể
đẩy nhanh
(Tuần)

Thời gian thực
tế đẩy nhanh
(Tuần)

Chi phí trực

tiếp tăng thêm
– 1000 đ/t

Đường găng ban đầu: C – D – G dài 66 tuần
C

14

14

1200

5

-

-

D

16

16

900

6

-

-

G

36

33

800

16

3

2400

Đường găng mới lần 1: C – D – F - I dài 63 tuần
C

14

14

1200

5

-

-

D

16

13

900

6

3

2700

F

15

15

400

10

-

-

I

18

18

1000

7

-

2400

Đường găng mới lần 2: C – H - J dài 60 tuần
C

14

12

1200

5

2

H

22

22

700

15

-

J

24

24

1100

10

-

Đường găng mới lần 3: A – E - I dài 58 tuần
A

12

1000

1000

6

-

E

28

1300

1300

12

-

I

18

1000

1000

7

-

Tổng CF tăng

Rút C – 2 ngày; D – 3 ngày; G – 3 ngày

7500


Diễn biến chi phí khi rút ngắn sơ đồ

Tuần lễ
Chi phí trực tiếp
Chi phí gián tiếp
Thưởng
Phạt
Tổng chi phí

66
65
64
63
62
61
60
59
58
109000 109800 110600 111400 112300 113200 114100 114409 116500
660
650
640
630
620
610
600

590
580
0
0
0
0
0 1000 2000 3000 4000
6000 4500 3000 1500
0
0
0
0
0
115660 114950 114240 113530 112920 112810 112700 111999 113080



Kiểm soát chi phí
 Khái niệm
 Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí, xác định những
thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp để quản lý
hiệu quả chi phí dự án.

 Nội dung kiểm soát
 Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch
 Ngăn cản những thay đổi không được phép
 Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép

 Công cụ kiểm soát chi phí
 Đường chi phí kế hoạch (đường chi phí cơ sở) – Là đường cong (hình chữ S)

thể hiện chi phí thực hiện các công việc theo tiến trình dự án được lập theo
kế hoạch.


Các đường chi phí


Một dự án có các thông số cho các
công việc, chi phí và biểu đồ phụ
tải chi phí như bảng dưới. Hãy
lập các đường chi phí theo
phương án các công việc khởi
công sớm và các công việc khởi
công muộn.

Công
việc

Thời
gian
(tuần)

Thời
điểm BĐ
sớm

Thời
điểm BĐ
muộn

Kinh phí
(Triệu
đồng)

A

3

0

5

21

B

5

0

0

50

C

3

5

5

18

D

4

8

8

48

E

8

12

12

320

F

2

8

11

10

G

4

10

13

28

H

2

10

18

70

I

5

5

15

40

J

3

14

17

300

K

3

10

14

15

Cộng

920


Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công sớm

CV

Tuần
1

2

3

A

7

7

7

B

10

10

10

4

5

10

10

C

6

7

8

6

6

6

D

9

10

11

12

12

12

12

12

E
5

F

7

7

H

35

35

8

8

8

8

14

15

16

17

18

19

20

40

40

40

40

40

40

40

40

7

7

100

100

100

140

140

140

40

40

40

5

G

I

13

8

J
K
PT

17

17

17

10

10

14

14

14

25

25

5

5

5

59

59

52

47


Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công muộn
CV

Tuần
1

2

3

4

5

A
B
C
D

10

10

10

10

6

7

8

7

7

7

6

6

6

9

10

11

12

12

12

12

12

G

14

15

16

17

18

19

20

40

40

40

40

40

40

40

40

7

7

7

7
35

35

8

8

8

100

100

100

10

E
F

13

5

5

H
8

I
J
K

5

5

5

8

Đường cong chi phí cho KC sớm và KC muộn


Đường chi phí cơ sở


Nhận xét
 Nếu Skh nằm giữa hai đường cong Sbds và Sbdm thì có thể yên
tâm về kinh phí khi thực hiện dự án.

 Nếu Skh nằm gần đường cong Sbdm thì độ rủi ro về kinh phí
cao.

 Muốn giảm rủi ro thiếu kinh phí cần phải đưa đường cong Skh
về gần với Sbds