Kỹ Năng Đánh Giá Hiệu Năng Công Tác Của Nhân Viên

KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ HIỆU NĂNG
CÔNG TÁC CỦA NHÂN VIÊN


NỘI DUNG


Kỹ năng đánh giá hiệu năng công tác
của nhân viên.
– Nguyên tắc và phương pháp đánh giá chỉ tiêu công
tác
– Phương pháp trao đổi các thông tin phản hồi hiệu quả
– Phương pháp viết bản đánh giá công tác
– Tổ chức buổi đánh giá hiệu quả
– Các bước tiến hành đánh giá chỉ tiêu công tác



Hãy suy nghó


Bạn đã bao giờ đánh giá nhân viên chưa? Bạn
cảm nhận như thế nào khi phải đánh giá ai đó?


Vài nhận xét







Rất nhiều nhà quản lý rất e ngại khi phải
đánh giá nhân viên
Đặc biệt khi phải viết ra các ý kiến đánh giá/
nhận xét của mình về năng lực của nhân viên,
họ thường gặp phải hội chứng “khủng hoảng
thần kinh tạm thời”
Thật ra, đánh giá không phải làm văn. Do
đó, câu chữ viết ra không nhất thiết phải cầu
kỳ, phức tạp và bóng bẩy văn chương
Mục tiêu chính là trao đổi các nhận xét có
tính xây dựng và hướng dẫn nhân viên cải
tiến thành tích công tác


Thế nào là một đánh giá thành công?
HIỆU QUẢ

 KÉM HIỆU QUẢ


Những sai lầm cơ bản


Tranh cãi với nhân viên



Mang tính cá nhân



Chì chiết các lỗi cũ



So sánh các nhân viên với nhau



So sánh nhân viên với chính người đánh giá



Thường xuyên nói: « Nếu tôi là anh/chò… »


Chú ý trong viết các nhận xét





Chú ý về hành vi quan sát được chứng minh cho
ý kiến của mình, hơn là đưa ra nhận xét cuối
cùng về hiệu năng công tác của nhân viên
Viết khoảng 1-2 đoạn ngắn (mỗi đoạn khoảng 13 câu/ý)
Mỗi ý khẳng đònh cần phải được minh họa bằng
các hành vi đáp ứng 2 yêu cầu;

–
–



Thế thì sao? So what?
Chứng minh đi! Prove it!

Nếu phải viết các nhận xét gắt gao, hãy
thêm vào việc nhân viên nên làm hoặc đã
nên làm theo hướng tích cực


Moät soá ví duï…


“Always does high
quality work in
correspondence
typing”


Moät soá ví duï…


“Can always be
counted on to
manage projects
well.”

Moät soá ví duï…


“Has excellent people
skills in explaining
information to the
public.”


Moät soá ví duï…


“Needs to continue
working toward
alertness to unsafe
conditions.”


Moät soá ví duï…


“She is not a team
player. Sometimes
her moods affect her
working
relationships.”


5 bước chuẩn bò buổi đánh giá



Giữ hẹn



Đảm bảo cả hai đều có sự chuẩn bò trước



Dự trữ thời gian rộng rãi



Đừng để bò quấy rầy



Tạo lập một không khí thân mật, tin cậy


7 bước trong buổi đánh giá
1. Giải thích mục đích của buổi đánh giá
2. Khuyến khích việc trao đổi cởi mở
3. Thảo luận về các thành tích quan trọng
4. Xem xét các mục tiêu chính và các tiêu chuẩn
5. Đánh giá các chỉ tiêu không đạt
6. Đònh các mục tiêu và chỉ tiêu cho giai đoạn kế
7. Kết thúc buổi đánh giá một cách vui vẻ

Bước 1 – Mục đích của buổi đánh giá






Giải thích mục đích chính của buổi đánh giá
Nói rỏ trình tự đánh giá và thời gian
Giải thích nếu cần thêm thời gian thì bạn sẽ làm
gì
Nói rỏ rằng bạn sẽ rất cởi mở và chân thành
và mong rằng nhân viên cũng hành xử như thế
Giới thiệu các bước chính trong quá trình đánh
giá và hỏi xem nhân viên có muốn thêm vào
điều gì không?


Bước 2 – Khuyến khích trao đổi


Tạo cơ hội cho nhân viên trình bày quan điểm và
nhận xét trước



Đặt nhiều câu hỏi mở để bảo đảm rằng bạn
nhận được nhiều thông tin cần thiết
–

Ví dụ: Bạn nghó rằng bạn sẽ đã làm gì để đạt kết quả
tốt hơn?


Bước 3 – Các thành tích quan trọng


1- Mô tả thật cụ thể thành tích đạt được mà
bạn cho là quan trọng
–



“The training I asked you to implement for the new members
of the team was outstanding in its content and
demonstration of our organization’s ethos. It offered
concrete suggestions for thriving in this job.”

2- Thể hiện tình cảm thật của bạn về những
thành tích đó
–

“I was impressed by the command of fundamental training
principles that you demonstrated during the program. Your
skills have substantially improved over the past few months.”


Bước 3 – Các thành tích quan trọng


3- Cụ thể hóa các hành vi hay hoạt động
mà bạn muốn nhân viên tiếp thục thể hiện
–



“The strategy of comprehensively assessing the training
needs of your team before implementation is really
working well.”

4- Thể hiện qua lời nói và hành động sự tự
tin của bạn vào nhân viên
–

“I knew that you would succeed in this project. At the next
management meeting I am going to suggest that other
departments have you deliver this training to them.”


Bước 4 – Xem xét các mục tiêu & tiêu
chuẩn chính


Tới lúc này, bạn đã thiết lập được một không
khí nhẹ nhàng cho buổi đánh giá



Bạn sẽ dễ dàng xem xét lại các chỉ tiêu đã

thỏa thuận và các vấn đề có thể có



Nên nhớ, đây là một cuộc “đối thoại”, bạn nên
luôn khuyến khích nhân viên trao đổi ý kiến của
họ


Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không
đạt


1- Xem xét các yêu cầu
–
–
–

Mô tả cái gì làm tốt và cái gì chưa làm được
Đánh giá thành tích cụ thể (out put), đừng đánh giá tính
cách cá nhân
Sử dụng các câu hỏi gợi ý “directive question” nhằm
thách thức nhân viên tìm ra các phương pháp làm việc
tốt hơn


Ví dụ: “Your reports contain all the necessary data but they are
never forwarded to me on schedule. Why is this happening?”

Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không
đạt


2- Nắm rỏ các phản ứng của nhân viên
–
–
–
–

–

Lắng nghe các ý kiến phản hồi của nhân viên
Khuyến khích nhân viên đưa ra các ví dụ cụ thể
Không rơi vào cuộc tranh cãi về “Ai đúng?”, “Ai sai?”
Nếu nhân viên bắt đầu gay gắt bảo vệ quan điểm của mình hay đổ lỗi
cho người khác, giải thích rỏ bạn không có ý đònh thảo luận các lỗi sai
mà muốn học hỏi để giúp nhân viên làm việc tốt hơn
Sử dụng câu hỏi lặp lại “Reflective questions”, ví dụ:
Employee: “Our output would be higher if we changed the procedures
we use.”
[Lắng nghe và diễn dãi ý nhân viên]
Manager: “You’re sure that output can be improved?”


Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không
đạt


3- Cùng nhau giải quyết các vướng mắc

–

Lưu ý, để nhân viên tự giải quyết các vấn đề của họ.
Tránh trường hợp nhân viên yêu cầu bạn giải quyết giúp
họ, ví dụ:


–

Đưa các yêu cầu của bạn về việc sữa chữa của nhân viên
một cách tích cực


–

“What do you suggest is a fair solution?”

“Some ways you could be even more effective
are.....”

Nên nhớ tránh để nhân viên đẩy trách nhiệm về phía bạn


Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không
đạt


4- Tính khả thi
–

Mô tả các kỳ vọng của bạn về thành tích của nhân viên
thật cụ thể, rỏ ràng và có thời hạn, ví dụ:
“What I am requesting is that you assume
responsibility for keeping me abreast of each
week’s progress every Friday before 5 p.m. over
the entire next review period.”


Bước 6 – Đònh các mục tiêu & chỉ tiêu
cho giai đoạn kế



Sát thực tế
Khuyến khích nhân viên tự đề ra các mục tiêu
của họ

–
–

“So what would you be willing to commit to
doing?” [trả lời] “By what date?”
“An area I’d like to see you tackle is the
difficulty we’ve had with.... Let’s set an
objective and a time frame for solving it.”


Bước 7 – Kết thúc buổi đánh giá



Tổng kết buổi đánh giá
Hướng về tương lai một cách tích cực
–
–






“Let’s restate what we agreed upon...”
“I’m feeling good about what we discussed...”

Yêu cầu nhân viên lặp lại các mục tiêu hoặc
kỳ vọng đã thảo luận và đồng ý một lần nữa
Hỏi nhân viên nếu họ có cảm thấy điều gì
quá khó khăn trong việc hoàn thành các mục
tiêu đó không
Kết thúc buổi nói chuyện