Giải pháp cải thiện quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý dự án ERP

LỜI CÁM ƠN
Tôi xin chân thành cám ơn Quí Thầy Cô Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM
đã tận tâm giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt thời
gian tôi học tập tại trường. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến thầy Trần
Thanh Xuân Huy đã nhiệt tình hướng dẫn cho tôi hoàn thành khóa luận tốt
nghiệp.
Đồng thời, tôi cũng xin chân thành cảm ơn công ty cổ phần BYS và các anh
chị đang công tác tại đây đã hết lòng hỗ trợ tôi trong thời gian thực tập, cung
cấp số liệu và đóng góp những ý kiến quý báu giúp tôi hoàn thành chuyên đề này.
Cuối cùng tôi kính chúc quý thầy cô sức khỏe dồi dào, thành công và hạnh
phúc. Chúcquý công tyđạt hiệu quả kinh doanh ngày các cao và các anh chị
trong công ty luôncông tác tốt.

Tôi xin chân thành cám ơn!
TP Hồ Chí Minh, Tháng 4/2012

NHẬN XÉT CỦA GVHD
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
1


.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................

2


Lý do chọn đề tài
Trong thời buổi kinh tế hội nhập, áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt và
khốc liệt hơn. Bên cạnh đó xu thế toàn cầu hóa trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là về
kinh tếkhiến cho cuộc chạy đua giữa các DN không chỉ ở trong nước, trong khu
vực mà mang tính toàn cầu. Cuộc chạy đua không chỉ dừng lại ở việc cạnh tranh
về thị phần, về thương hiệu, mà là sựcạnh tranh về tài nguyên, nguyên vật liệu,
vốn, tài chính, con người…sự cạnh tranh về nguồn lực. Tất cả những điều này
buộc DN muốn tồn tại và phát triển mạnh phải biết cách quản lý và sử dụng các
nguồn lực sao cho có hiệu quả nhất, tạo ra những ưu thế và cơ hội cho mình.
Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin (CNTT) đã có những hỗ
trợ tích cực cho nhiều lĩnh vực trong xã hội, trong đó có kinh tế. Ngày càng có
nhiều thành tựu, ứng dụng CNTT vào kinh tế, một trong số đó là “Ứng dụng hệ
thống phần mềm quản lý doanh nghiệp: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) trong lĩnh vực quản lý” . Đây là một ứng dụng đã được phát triển và triển
khai rộng rãi tại các nước phát triển và đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý
DN.Trong thời gian qua, có khá nhiều DN đã triển khai ERP ở Việt Nam. Tuy
nhiên, ERP vẫn là một ứng dụng mới mẻ đối với nhiều DN Việt Nam, nhất làDN
vừa và nhỏ.Và việc triển khai ERP cũng gặp nhiều vấn đề khó khăn, không ít
trường hợp thất bại.

Do đó, tôi thực hiện đề tài “Giải pháp cải thiện quy trình, nâng cao hiệu
quả quản lý dự án ERP”với mục đích tìm hiểu, giới thiệu tổng quát về ERP và
các vấn đề khi triển khai ERP. Qua đề tài này, tôi cũng muốn giới thiệu một phần
mềm ERP đang có mặt trên thị trường BYS.ERP-một sản phẩm được phát triển và
triển khai bởi công ty cổ phần BYS – công ty phát triển, tư vấn và triển khai ERP.

Mục tiêu và phạm vi đề tài
Tổng hợp các kiến thức cơ bản về hệ thống phần mềm quản lý DN ERP,
những ý kiến, nhận định của các chuyên gia trong lĩnh vực phát triển, tư vấn và
triển khai ERP cùng với thực trạng ứng dụng ERP trong việc quản lý DN ở việc

3


Nam, từ đó rút ra cho bản thân những bài học, những kiến thức cơ bản về hệ
thống ERP và công việc tư vấn, triển khai ERP.
Tổng hợp những thông tin về triển khai hệ thống ERP do DN (đơn vị thực
tập) cung cấp và hướng dẫn trong quá trình thực tập. Đặc biệt nắm vững được
những kiến thức cơ bản về hệ thống ERP, quy trình phát triển, tư vấn và triển
khai ERP của công ty cho một công ty (đơn vị khách hàng).Từ đó, phát hiện và
phân tích được những vấn đề còn tồn tại trong quá trình tư vấn và triển khai ERP
của DN.Đồng thời đưa ra được những kiến nghị, giải pháp nhằm cải thiện, khắc
phục quy trình tiển khai ERP của DN.
Ngoài ra, với đề tài này, với những thông thu thập được, tôi muốn mang lại
cho các DN đã, đang hoặc chuẩn bị triển khai hệ thống ERP một số giải pháp để
tối ưu hóa hệ thống mà DN đang sử dụng hoặc sẽ sử dụng.

Phương pháp nghiên cứu
Đề tài này chủ yếu vận dụng phương pháp tổng hợp và phân tích trong quá
trình thực hiện.Trong đó, tổng hợp những thông tin, kiến thức cơ bản về hệ thống

ERP và những vấn đề triển khai ERP, những nhận định, phát biểu của các chuyên
gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển tư vấn và triển khai ERP, thực
trạng ứng dụng ERP ở Việt Nam.
Từ những thông tin tổng hợp được, tôi đã tiến hành phân tích, so sánh
nhằm phát hiện ra những tồn tại trong việc ứng dụng và triển khai ERP ở Việt
Nam.Từ đó đưa ra những kiến nghị chủ quan và những giải pháp nhằm khắc
phục, cải thiện quy trình triển khai ERP ở công ty thực tập.
Đề tài chủ yếu nghiên cứu thực tế quy trình triển khai ERP ở công ty cổ
phần BYS.

Nội dung đề tài
Đề tài gồm có ba chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỂ ERP- THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP Ở VIỆT NAM
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BYS VÀ SẢN PHẨM BYS.ERP

4


CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỀ NGHỊ CẢI TIẾN QUY TRÌNH, NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÝ ERP

5


MỤC LỤC

6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CNTT

Công nghệ thông tin

DN

Doanh nghiệp

ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

SX-KD Sản xuất- kinh doanh
TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

7


DANH MỤC HÌNH VÀ BẢNG

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC BẢNG

8

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ERP- THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG
ERP Ở VIỆT NAM
1.1 Tổng quan về ERP
Giới thiệu về ERP

1.1.1
1.1.1.1

Khái niệm

 Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
• E: Enterprise (Doanh nghiệp).
• R: Resource (Tài nguyên).
• P: Planing (Hoạch định).

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một thuật ngữ được
dùng liên quan đến mọi hoạt động của DN, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực
hiện các quy trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các DN quản lý các
hoạt động then chốt.
Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp
của DN như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần,
bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là
một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều
hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng
và phát triển theo thời gian theo từng loại hình DN mà không làm ảnh hưởng
đến cấu trúc của chương trình.
1.1.1.2

Các thành phần ERP

Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức
năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt
như tài chính kế toán, sản xuất và phân phối.Những phân hệ khác có thể được
thêm vào hệ thống lõi.

9


 Kế toán tài chính

Cung cấp cho DN toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của minh và cho
phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông
tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động
của DN. DN có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa
trên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành
DN.
 Quản lí mua hàng

Gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng
hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp.Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép DN
quản lí các yêu cầu mau sắm tòan DN, công tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà
cung cấp.

KIỂM KÊ

BÁN HÀNG

SẢN XUẤT

HOẠCH ĐỊNH

KẾ TOÁN

SX

ERP
BÁO CÁO PHÂN

QUẢN TRỊ NS

TÍCH

KỸ THUẬT

VẬN CHUYỂN

MUA HÀNG

Hình 1.1-1Các thành phần ERP

10


 Cung ứng

Hỗ trợ quản lí toàn bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển
và trả lại hàng.
 Quản lí bán hàng

Cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp
thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng,
tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí
bán hàng.
 Quản lí sản xuất

Giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm
cuối cùng. Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete
Manufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process
Manufacturing), giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn.
 Quản trị nhân sự

Các phân hệ Quản trị nhân sự của sẽ giúp DN quản lý hiệu quả nguồn nhân
lực của mình, đồng thời cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các mục
tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào
tạo, lương…
 Quản lý dự án

Hệ thống giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp
cho những người lien quan, từ đó DN có thể điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu
hóa việc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời.
 Lập kế hoạch

Bao gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng cũng như kế
hoạch sản xuất.
 Báo cáo phân tích

Là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại những thông
tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý vá tác nghiệp.
 Quản lí bảo dưỡng

11


Hỗ trợ DN chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu, bảo
dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác duy tu, bảo dưỡng được
thực hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm bảo tính an toàn và độ
tin cậy cảu máy móc, thiết bị.
Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các DN triển khai mở rộng ERP với việc
triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách
hàng) và SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng).
1.1.2

Những vấn đề khi triển khai ERP

1.1.2.1 Ưu nhược điểm của ERP
Ưu điểm
• Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống

duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý.
• Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh
tranh, đem lại cho DN lợi ích lâu dài.
Nhược điểm
• Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD.
• Muốn triển khai ERP, DN cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và

biết cách thay đổi.
1.1.2.2 Lợi ích khi triển khai ERP
Đối với bản thân doanh nghiệp
• Chuẩn hóa quy trình quản lý DN, áp dụng công cụ công nghệ thông tin trong

quản lý giúp các DN chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình
đó vào sản xuất – kinh doanh.
• Tăng khả năng cạnh tranh của DN, song song với các yếu tố nêu trên việc
cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố
quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
• Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn
toàn cầu hóa kinh tế hiện nay.
• Việc ứng dụng công nghệ thông tin, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung
cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước

12


ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, cho các nhà đầu tư chứng
khoán của DN.

• Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử

dụng các thành tựu công nghệ thông tin trong quản lý giúp các DN tăng khả
năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho
khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng.
Đối với nhà quản lý
• Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành DN, sử dụng các công cụ

hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý
thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ nâng
cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
• Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất

kinh doanh.
• Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả DN với chi phí ít nhất và khối lượng công
việc phải thực hiện ít nhất.
• Đối với các nhà phân tích - nhân viên
• Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải

pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv...
• Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa. Giảm
thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.

• Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong

công việc.
• Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công
việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong
công việc là rất cần thiết.
1.1.2.3 Khó khăn khi ứng dụng ERP
Nguồn nhân lực
Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với DN triển khai ERP là vấn đề con
người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường
mới, quy trình mới. Đặc biệt, đối với các DN có đội ngũ lao động cao tuổi thì khó
khăn càng tăng lên. Thêm vào đó, quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn
chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng.Vì vậy, mặc nhiên công việc của

13


nhân viên sẽ tăng lên.Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện
tượng chống lại dự án.
Công nghệ

Một khó khăn cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công
nghệ.Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ
bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để
triển khai.
Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là cơ sở dữ liệu tập trung,
nghĩa là cơ sở dữ liệu được tập trung tại một địa điểm.Các phần mềm ERP tiên
tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy
trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của phần mềm ERP mà chỉ cần
sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể
truy cập vào chương trình sử dụng. Chính vì vậy, việc triển khai cho các công ty
thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ.
Chi phí
Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi
phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở
hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…);
chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà
cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung
cấp phần mềm ERP. Ngoài ra, DN có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn
ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay
đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận
hành.
Chi phí ERP thông thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí
tiền lương nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các DN có
quy mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện.Điều này sẽ tạo
nên sức ép chi phí cho DN trong giai đoạn đầu.

14


Bảng 1.1-1Giá trị trung bình các dự án ERP tại Việt Nam (đơn vị: USD )

Thông tin được cung cấp bởi: Oracle, trung tâm FPT - ERP (triển khai 41% các dự án ERP của Oracle tại
Việt Nam), Pythis (triển khai 54% các dự án ERP của Oracle tại VN), Tinh Vân, CMC, Ernst & Young, Exact
Software, AZ Solution, Fast, EFFECT, VIAMI, Vietsoft)
Trích nguồn: />
1.1.3

Quy trình triển khai ERP
Phần lớn các DN đầu tư vào hệ thống ERP đều trải qua các bước sau:
Bước 1: Thực hiện tiền định giá (PRE-EVALUATION SCREENING)
Bước này yêu cầu phía DN lựa chọn những nhà cung cấp với những giải
pháp phù hợp với quy trình kinh doanh của DN. Tuy nhiên, có hàng trăm nhà
cung cấp, với những giải pháp có điểm mạnh và điểm yếu riêng, do đó thật khó có
thể tìm hiểu, phân tích tất cả các giải pháp để chọn lựa một giải pháp phù hợp.
Đó là một quá trình tốn nhiều thời gian và nguồn lực.Vì vậy, tốt nhấtDNnên giới
hạn số giải pháp cần phân tích là nhỏ hơn 5.DN có thể tìm hiểu và phân tích các
giải pháp thông qua tài liệu kĩ thuật, bảng mô tả tính năng hoặc thông qua các
chuyên gia bên ngoài hoặc tìm ra được giải pháp mà được sử dụng bởi các công
ty trong cùng lĩnh vực kinh doanh.
Bước 2: Định giá trọn gói(PACKAGE EVALUATION)
Đây là bước vô cùng quan trọng và quyết định sự thành công của dự án ERP.
Bước này đòi hỏi DN cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất
cả các giải pháp với quy mô như nhau.Để chọn được hệ thống tốt nhất, công ty
nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với
tiểu sử công ty và những nhận định nào với thực tế kinh doanh của công ty.Khó
15


có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty,
nhưng mục tiêu hướng tới là tìm một hệ thống với sự khác biệt ít nhất.
Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

-

Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

-

Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP

-

Sự linh động và khả năng thích ứng

-

Sự phức tạp

-

Sự thân thiện với người sử dụng

-

Triển khai nhanh chóng

-

Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

-

Khả năng kỹ thuật chủ/khách, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật

-

Khả năng nâng cấp thường xuyên

-

Số lượng sữa chữa theo yêu cầu

-

Cơ sở hạ tầng hỗ trợ nội bộ

-

Khả năng của các địa điểm tham khảo

-

Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, tùy chỉnh và
các yêu cầu về phần cứng.

Bước 3: Lập kế hoạch dự án(PROJECT PLANNING)
Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết
định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn… Kế hoạch dự án được
bắt đầu. Xác định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người. Các nguồn
lực sử dụng cho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển
khai dự án được chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và
được phân công nhiệm vụ.Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án,

thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Đây cũng là giai đoạn
hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến
trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì
khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát.
Bước 4: Phân tích sự khác biệt(GAP ANALYSIC)
16


Đây là bước khá quan trọng, có thể ảnh hưởng kết quả dự án.Bước này yêu
cầuDNphát hiện ra sự khác biệt của giải pháp đã chọn so với quy trình thực tế
của DN, từ đó phân tích các khác biệt đó. Liệu DN có chấp nhận sự khác biệt đó,
sự khác biệt đó có đem lại lợi ích, hiệu quả cho hoạt động của DN hay là có hướng
giải quyết nào thay thế cho sự khác biệt đó… từ đó DN có quyết định chấp nhận
sự khác biệt đó hay không? Thực tế cho thấy, không có giải pháp ERP nào hoản
hảo cả, thậm chí giải pháp phù hợp nhất cũng chỉ có thể đáp ứng 80% yêu cầu
chức năng của DN. 20% còn lại phụ thuộc vào vấn đề tái cấu trúc quy trình kinh
doanh của DN.
Bước 5: Tái cấu trúc(REENGINEERING)
Như đã nói ở bước 4, 20% khả năng đáp ứng các yêu cầu chức năng của
giải pháp ERP là phụ thuộc vào vấn đề tái cấu trúc quy trình kinh doanh của DN.
Vấn đề tái cấu trúc ở đây là thay đổi hoặc điều chỉnh các quy trình hoạt động
kinh doanh, hoạt động quản lý…của DN chophù hợp với hoạt động của hệ thống.
Bước 6: Cấu hình hệ thống(CONFIGURATION)
Đây là phần chức năng chính trong triển khai ERP.Có một quy tắc bất thành
văn là việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty hơn là
thay đổi mã nguồn và chỉnh sửa để phù hợp với công ty.Để làm được như vậy, các
qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặttheo giải pháp phù hợp với
mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công ty không thể ngưng hoạt động khi
diễn ra quá trình này.Vì thế một nguyên mẫu, một sự mô phỏng các qui trình
hoạt động thật sự của công ty sẽ được sử dụng.Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra

thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường được kiểm
soát.Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải
quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trong ERP trước khi chạy hệ thống thật.
Bước 7: Đào tạo đội triển khai(IMPLEMENTATION TEAM TRAINING)
Trong bước này, DN phối hợp cùng nhà cung cấp để trang bị những kiến
thức để vận hành và quản lý hệ thống ERP cho đội triển khai phía DN.

17


Bước 8: Kiểm tra, thử nghiệm(TESTING)
Đến giai đoạn này thì hệ thống đã tương đối hoàn thiện.DNtiến hành đưa hệ
thống vào chạy thử với những số liệu thử để kiểm tra các chức năng của hệ
thống.Nếu có phát sinh các sự cố, lỗi hoặc các chức năng không đúng với các yêu
cầu ban đầu, DN có thể yêu cầu phía nhà cung cấp điều chỉnh và khắc phục sự
cố.Giai đoạn này giúp giảm thiểu những rủi ro, những sự cố cho DN về sau (khi
đưa vào hoạt động chính thức).
Bước 9: Đào tạo người sử dụng(END-USER TRAINING)
Trong bước này, DN phối hợp cùng nhà cung cấp để tổ chức các chương
trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng hệ thống.Phía DN cần quản lý chặt chẽ và khai
thác tối đa giai đoạn này. Giai đoạn này giúp các nhân viên của DN nắm rõ quy
trình hoạt động của hệ thống mới, thực hiện được các thao tác nghiệp vụ trên hệ
thống, vận dụng để giải quyết được các tình huống thực tế…giải quyết bất cứ
thắc mắc nào liên quan đến việc vận hành và sử dụng hệ thống để đảm bảo việc
khai thác tối đa các tính năng của hệ thống.
Bước 10: Chạy thật hệ thống(GOING LIVE)
Đây là giai đoạn đưa hệ thống mới vào hoạt động chính thức. Tất cả các
hoạt động của DN phải được thực hiện thông qua hệ thống và tuân theo quy
trình của hệ thống.
Bước 11: Hậu triển khai (POST-IMPLIMENTATION)

Đó là các vấn đề liên quan đến theo dõi hoạt động của hệ thống, giám sát
việc thao tác của các nhân viên trên hệ thống, tiếp nhận các phản hồi của nhân
viên về việc sử dụng hệ thống…từ đó phân tích lợi ích mang lại của hệ thống.
Ngoài ra, DN cũng cần chú ý tới các vấn đề bảo hành, bảo trì hệ thống, nâng cấp
hệ thống.

18


Hình 1.1-2Quy trình triển khai ERP
Nguồn:

1.1.4

Tối ưu hóa hệ thống ERP
Khi kết quả không như mong muốn
Theo bảng nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của Panorama, tuy có
nhiều dấu hiệu tích cực như:
- 65% DN có thể xác định những lợi ích thu về từ hệ thống mới, bao gồm hiệu

năng hoạt động, cải thiện các quy trình sản xuất kinh doanh sau khi chạy
thật(khởi động).
- Lãnh đạo 75% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà các dự án mang lại.
- Đội ngũ nhân viên của 67% DN hài lòng với ERP
Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả như mong muốn:
- 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách
- 54% DN cho biết các hoạt động SX-KD của họ chịu ảnh hưởng (đình trệ hoặc

tệ hơn là ngừng hoạt động) khi chạy thật hệ thống.

19


- Trên 40% các dự án kéo dài hơn thời gian dự kiến ( khoảng 5%-100% so

với kế hoạch đề ra).
Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết thúc ở
bước chạy thậthệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều: thời điểm sau khi chạy
thật hệ thống mới chính là thời điểm quyết định sự thành bại của dự án.
Rất nhiều DNđã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát quá trình
sau triển khai, đồng nghĩa với việc không nhân thấy hoặc rất mơ hồ với những
lợi ích mà hệ thống ERP thực sự mang lại.Với những trường hợp này, ần có
những thay đổi và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của hệ
thống cũng như cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạt động SX-KD của DN.
Quá trình kiểm soát sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốt lõi sau:
1. Đo lường hiệu năng khi chạy thật hệ thống

Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP là khi

mọi hoạt động SX-KD của DN đang trong tình trạng ổn định. Cách duy nhất để
đánh giá mức độ hiệu quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của
DN trước và sau khi chạy thật hệ thống.
Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án của DN cũng như đơn vị triển khai xác
định được những hoạt động nào của DNdưới mức hiệu năng thông thường để có
các phương án điểu chỉnh phù hợp.
2. Tiếp tục đào tạo
Bất kể DN đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trước đó, thì ngay
sau thời điểm chạy thật hệ thống, DNcần thiết triển khai các khóa đào tạo nhằm
tối thiểu hóa mức độ giảm sút năng suất làm việc. Điều này sẽ giúp DN tối ưu hóa
hiệu quả trong dài hạn.

3. Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện
DN đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác nghiệp tại
các phòng ban đều hoàn hảo. Đôi khi vẫn có những quy trình bất hợp lý và cần
được tái cấu trúc một lần nữa. Ban quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên
tác nghiệp trực tiếp để xác định các nút gãy trong quy trình cũng như nguyên
nhân gây ra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu quả hơn.
Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hành

20


Rất nhiều DN không hài lòng với hệ thống hiện tại thường nảy sinh tư
tưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất công chuyển đổi, trước khi quyết định
DNnên làm rõ một số vấn đề:
1. DN đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa?
2. DN đã nâng cấp phiên bản mới nhất cảu hệ thống chưa?
3. Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống?
4. Các quy trình tác nghiệp trong DN có được xác định rõ ràng không?
5. Trong DN có bộ phận nào không hài lòng / chống đối hệ thống không?
6. Quy trình tác nghiệp trong DN có thể được cải thiện tốt hơn không?
7. Bạn có nghĩ quy mô DN của mình phát triển nhanh, vượt khỏi khả năng
đáp ứng của hệ thống hiện tại không?
8. Liệu DN có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực (thời gian, nhân lực, ngân
sách...)để có một hệ thống mới?
Nếu câu trả lời cho tất cả là có, điều đó có nghĩa đã đến lúc DN cần một hệ
thống mới. Tuy nhiên, chỉ cần ít nhất một câu trả lời không, thì DN hoàn toàn có
cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại với một kế hoạch hợp
lý căn cứ trên “4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP”. Khi thực hiện 4 bước này, DN sẽ
nhận thấy có những tính năng của hệ thống chưa được khai thác triệt để, những
lợi ích chưa được tận dụng hết.Và DN hoàn toàn có thể tối ưu hóa hệ thống hiện

tại với mức chi phí (thời gian, tiền, nhân lực…) ít hơn nhiều so với quyết định
thay thế một hệ thống hoàn toàn mới.
1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến

hệ thống hiện tại, cả về mặt kĩ thuật cũng như nghiệp vụ
DN cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thôngqua thu
thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày,
cũng như đội ngũ IT vận hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như
xáo trộn một số quy trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững cách
sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hệt các chức năng của hệ thống, lỗi báo
cáo…
2. Đánh giá mức độ hợp lý các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng
những quy trình nghiệp vụ có thể cần được cải thiện tốt hơn.
Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các
quy trình tác nghiệp cho DN, đơn vị triển khai không nắm rõ các yêu cầu, ý

21


tưởng của DN dẫn đến quy trình không hợp lý. Hay có thể hợp lý ở thời điểm
đó nhưng về sau thì không phù hợp nữa (do DN thay đổi quy trình, do DN
phát triển, phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật trong
hệ thống….Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có
thể làm xáo trộn các hoạt động SX-KD của DN.
3. Tìm nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề đã được xác định ở trên.
Sau bước 1 và 2, ban quản lý dự án ERP của DN cần xác định nguyên
nhân chính cũng như cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên.
Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khi khoanh
vùng được các quy trình lỗi, DN cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại.
Bước này cần tham khảo tài liệu quy trình tác nghiệp của DN và đơn vị triển

khai đã thống nhất thiết kế, đồng thời lấy ý kiến của các nhân viên tác
nghiệp có liên quan đến quy trình đó nhằm xác định được quy trình mới tối
ưu nhất.
Ngoài ra, DN cần kiểm soát chặt các quá trình tùy chỉnh, thay đổi các quy
trình này trên hệ thống.
4. Triển khai kế hoạch thực hiện hóa lợi ích từ ERP
Kế hoạch bao gồm tổng hợp các phương án giải quyết cho tưng vấn đề đã
được ban quản lý dự án ERP của DN thống nhất trong bước 3. Cần lưu ý,
hãy coi mức độ quan trọng của kế hoạch này như khi DN triển khai dự án
ERP trước kia. Cần làm rõ mục tiêu, các công việc cần thực hiện, người chịu
trách nhiệm, các mốc thời gian… như bất kỳ dự án nào.

1.2 Thực trạng ứng dụng ERP ở Việt Nam
1.2.1

Một số doanh nghiệp Việt Nam đã ứng dụng ERP và kết quả
Tên doanh nghiệp

1
2
3
4

Cty CP Sợi Thế Kỉ
Tập Đoàn Tân Á Đại
Thành
Sacombank
Ngân Hàng Nhà
Nước

Chi Phí

Công Ty
Triển khai

700.000 $

Cty SAPRO

Bản
quyền
công ty
SAP

Cty FPT IS

ORACLE

05/2011

ORACLE

ORACLE

10/2010

FPT IS

ORACLE

1/2011

3.000.000 $

Thời
gian
07/2011

22


5
6
7
8
9

Cty CP Phạm Nguyên
Trung Nguyên Group
HAGL Group
Công ty Cổ phần Phát
triển nhà Thủ Đức

100 tỷ VND

Bitexco Land

Công ty Cổ phần Đầu
tư Thương mại SMC
Công ty TNHH Hoàng

11
Nam - Phố Xinh
10

200.000 $

800.000 $

FPT IS
FPT IS
CSC

ORACLE
SAP
SAP

1/2010
7/2011
7/2011

FPT IS

SAP

2/2010

BayanTrad
e

SAP

8/2010

FPT IS

SAP

8/2010

BYS

BYS.ERP

10/2011

Bảng 1.2-2 Thống kê các DN triển khai hệ thông ERP
Nguồn:

Đa sốDN Việt Nam hiện nay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quy
trình cục bộ.Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng nhất của
thế giới.Bên cạnh đó, “rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về
ERP.
Cho đến thời điểm này, có khoảng hơn 200DN đã ứng dụng thành công ERP.
Trong đó có thể kể tên một vài DN sau: Toyota Việt Nam, Unilever Việt Nam, P&G,
Euro Window, Panasonic Việt Nam, Canon Việt Nam, Công ty TNHH Ô tô Thế giới
(World Auto), Petrolimex, Vinamilk, Tổng công ty lương thực miền Nam... Và gần
đây là các dự án ERP tương đối lớn của một số DN như: Bitexco land, Trung
Nguyên, Hoàng Anh Gia Lai, Vinamilk, Công ty Cổ phần Phạm Nguyên. Và một
dựán đang đi vào hoạt động của công ty TNHH Hoàng Nam - Phố Xinh do công ty
cổ phần BYS phát triển phần mềm - tư vấn và triển khai.Bên cạnh đó, không ít DN

chịu thất bại trong việc đầu tư ERP.
1.2.1.1 Các doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP

Triển khai ERP tại Tổng công ty Lương thực miền Nam
Tổng công ty Lương Thực Miền Nam (TCT) là DN nhà nước hoạt động
xuất nhập khẩu lương thực, gồm nhiều công ty thành viên. Vài năm trở lại đây
TCT định hướng sắp xếp lại theo mô hình công ty mẹ - con. Vấn đề là phải xây

23


dựng hệ thống tin học tổng thể quản lý DN để quản lý và chỉ đạo từ tổng công ty
đến các công ty thành viên như thế nào?Ý tưởng triển khai ERP xuất phát từ đó.
Sau khoảng 6 tháng lựa chọn giữa sản phẩm ngoại nhập hay sản phẩm nội
địa hoặc giữa các sản phẩm nội địa với nhau, Tổng công ty Lương thực miền nam
đã quyết định lựa chọn sản phẩm EFFECT-ERP để trang bị cho các đơn vị hạch
toán phụ thuộc của mình do khả năng mà không một phần mềm nào khác có
được của EFFECT-ERP là "Lập trình chạy ngay".
Quá trình lựa chọn ERP của TCT kéo dài 6 tháng, gồm thu thập thông tin,
tài liệu về ERP từ các nhà cung cấp; mời các đơn vị đến giới thiệu, demo, mời
chào giá cạnh tranh... Từ 6 đơn vị đăng tuyển, TCT chọn được giải pháp ERP của
công ty PM Effect.
Phân hệ tài chính kế toán được ưu tiên cài đặt trước, các phân hệ bổ sung
khác được cài đặt theo yêu cầu phát triển và đặc thù của từng đơn vị thành viên
nhưng theo nguyên tắc không phá hủy tính thống nhất và toàn vẹn số liệu. Trên
cơ sở đó ERP đã được triển khai tại phòng tài chính kế toán của TCT cùng với 6
đơn vị thành viên khác. Từ tháng 10/2004, hệ thống bắt đầu được triển khai theo
trình tự: hướng dẫn cho nhân viên kế toán; khảo sát tại đơn vị rồi đầu tư bổ sung
phần cứng; cài đặt, tùy biến các chức năng theo đặc thù của từng đơn vị; nhập
liệu song song với hệ thống hiện dùng.

TCT đã lựa chọn ERP "nội" vì tin tưởng vào khả năng làm phần mềm của
DN.Ngoài ra, do mức độ ổn định của DN về tổ chức và quy trình còn nhiều bất cập
nên việc áp dụng một giải pháp công nghệ thật hiện đại với chi phí lớn sẽ không
phù hợp. Trong khi đó, DN phần mềm Việt Nam có điều kiện am hiểu tình hình
hoạt động trong nước nên sẽ có khả năng chọn giải pháp phù hợp cho DN ứng
dụng.
Triển khai ERP tại Công ty Phúc Anh
Công ty Phúc Anh là DN chuyên Nhập khẩu và Phân phối Nhân Sâm Hàn
quốc - Phúc Anh đã từng bước xây dựng được uy tín trên thị trường và tự hào
cam kết chỉ Nhập khẩu và Cung cấp các sản phẩm Nhân Sâm hàng đầu với giá cả

24


hợp lý. Ngày 01 tháng 08 năm 2010, Công ty Phúc Anh đã chính thức đưa phần
mềm Hoạch định Tài nguyên DN AMOS (ERP) của Công ty VietSoftware vào sử
dụng tại Văn phòng và các cửa hàng bán lẻ của Công ty tại Thành phố Hồ Chí
Minh.
AMOS là giải pháp ứng dụng phần mềm tiêu biểu trong nghành phân phối
và kinh doanh chuỗi bán lẻ dành cho các DN, tập đoàn kinh doanh thương mại
như Công ty Phúc Anh. Theo hợp đồng ký kết, trong thời gian 3 tháng,
VietSoftware đã hoàn thành triển khai và đưa phần mềm AMOS vào sử dụng tại
văn phòng chính và 5 cửa hàng bán lẻ của Công ty Phúc Anh tại Thành phố Hồ
Chí Minh.
Bà Ngô Thị Thu Hương, Tổng Giám đốc Công ty Phúc Anh, cho biết, trước
đây Công ty cũng đã triển khai áp dụng một số phần mềm cho công tác quản lý
kinh doanh của mình nhưng chưa đáp ứng được như mong muốn. Sau thời gian
tìm hiểu và chạy thử phần mềm AMOS, cũng như tham khảo một số DN có mô
hình kinh doanh tương tự như Công ty Phúc Anh mà đã và đang triển khai và sử
dụng thành công phần mềm này như Công ty Cổ phần Danco, Công ty UMA, Công

ty Cổ phần Quốc tế LCC...Chúng tôi quyết định đầu tư, triển khai phần mềm này
trên toàn hệ thống phân phối và chuỗi bán lẻ của Công ty Phúc Anh. Việc ứng
dụng chương trình quản lý ERP hiện đại này sẽ góp phần nâng cao hoạt động
quản lý, quy trình kinh doanh, dịch vụ hậu mãi theo tiêu chuẩn quốc tế. Giúp hoàn
thiện hơn bộ máy vận hành, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và chăm sóc
khách hàng của Phúc Anh ngày một tốt hơn.

Triển khai ERP tại công ty xuất nhập khẩu Thủy hải sản Minh Phú
Minh Phú là một trong những nhà chế biến - xuất nhập khẩu thủy hải sản
hàng đầu tại Việt Nam có trụ sở chính đặt tại Cà Mau.Tổng số nhân viên tại Công
ty hiện trên 6.000 người, với 6 công ty thành viên.Minh Phú lên sàn chứng khoán
từ năm 2006. Hiện Minh Phú cũng đang xây dựng một nhà máy sản xuất với quy

25