Tổ chức hệ thống thông tin của một doanh nghiệp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (536.08 KB, 51 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
ðẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA ðÀO TẠO SAU ðẠI HỌC
Phạm Duy Liêm - k17ñ3
Chuyên ñ :
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT
DOANH NGHIỆP
Chuyên Ngành: Quản trị kinh doanh
Người Hướng Dẫn: TS. Hồ Tiến Dũng
TP. HCM - 2009
1
MỤC LỤC
Mục lục
Trang
I. Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin .......................................... 03
1. Khái niệm về thông tin ............................................................................. 03
2. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.................................. 05
3. Yêu cầu ñối với thông tin ........................................................................ 08
4. Phân loại thông tin ................................................................................... 09
II. Chương 2: Cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin ................................. 11
1. Cơ sở tổ chức hệ thống thông tin quản trị ........................................... 11
1.1. Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản trị .................................... 11
1.2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ................................................ 12
1.3. Cơ sở dữ liệu........................................................................................ 15
2.
Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản trị ............................ 20
2.1. Phương pháp thu thập thông tin........................................................... 20
2.2. Phương pháp thu thập thông tin........................................................... 22
2.3. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin .......................................... 25
3.
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ.................................. 30
3.1. ðiều kiện ñể thiết kế hệ thống thông tin quản trị .................................. 30
III. Chương 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN FPT ....................................................................................... 33
1. Tổng quan................................................................................................ 33
1.1. Lịch sử hình thành công ty cổ phần FPT.............................................. 33
2. Tổ chức hệ thống thông tin FPT .............................................................. 39
IV. Kết Luận ................................................................................................ 50
V. Tài liệu tham khảo ................................................................................ 51
2
Chương 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.
Khái niệm về thông tin
Thông tin là các tin tức mà con người trao ñổi với nhau, hay nói rộng
hơn thông tin bao gồm những tri thức về các ñối tượng.
Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ viết, băng từ, cử chỉ, …
ñược gọi chung là dữ liệu. Quy trình thông tin như sau:
Phản hồi
Ý
tưởng
Mã
hóa
Truyền ñạt
thông tin
Người gửi
Tiếp
nhận
Giải
mã
Nhận
thức
Người nhận
Nhiễu
- Người gửi thông tin.
Thông tin bắt ñầu bằng người gửi, người gửi có một suy nghĩ hay một ý
tưởng mà sau ñó nó ñược mã hóa theo một cách mà cả người gửi lẫn
người nhận ñều có thể hiểu ñược.
- Truyền ñạt thông tin.
Thông tin ñược chuyển từ người gủi tới người nhận. Hình thức thông
tin có thể là lời nói, cử chỉ hay văn bản và nó có thể ñược chuyển qua một
email, máy tính, ñiện thoại, ñiện tín hay vô tuyến truyền hình.
3
+ Lời nói: là phương pháp thông dụng nhất ñể diễn ñạt thông tin. ðây là
hình thức thông tin nhanh và có phản hồi nhưng dễ bị nhiễu vì qua
nhiều trung gian.
+ Chữ viết: hình thức này rõ ràng, ít sai lệch và có thể kiểm soát ñược
những sai lầm khi truyền ñạt thông tin. Cả hai bên gửi và nhận ñều có
văn bản ñể tham khảo. Nó có thể tồn tại lâu dài và có thể sử dụng
cho những thông tin dài phức tạp. Những thông tin này thường mất
nhiều thì giờ so với lời nói, sự phản hồi của văn bản thường bị chậm
trễ hơn so với lời nói và có thể bị thất lạc.
+ Những hình thức khác như cử chỉ, thái ñộ, nét mặt, cho ta biết ñược
tình cảm của người truyền tin.
+ Những hình thức thông tin bằng phương tiện ñiện tử như truyền hình,
máy tính, ñiện thoại, fax, internet ñược dùng ñể truyền ñạt thông tin
nhanh chóng hơn và người truyền tin không cần phải rời khỏi vị trí
của họ.
- Người nhận thông tin.
Người tiếp nhận thông tin và giải mã thành nhận thức. Nếu người nhận
không hiểu ñược thông tin thì sự liên lạc thông tin coi như chưa ñược hoàn
tất. Sự hiểu biết nằm ở trong tư duy của cả người gửi và người nhận .
- Nhiễu và sự phản hồi trong thông tin.
Thông tin bị ảnh hưởng bởi “nhiễu”. Thông tin nhiễu là những thông tin
là những thông tin lệch lạc có thể do ý ñồ của người gửi, do việc truyền ñạt
thiếu chính xác hay sự hiểu lầm của người nhận.
Sự phản hồi là yếu tố cơ bản ñể kiểm tra tính chính xác và hiệu quả
của thông tin. Chúng ta chưa chắc chắn là một thông tin ñã ñược mã hóa,
truyền ñi, giải mã và ñược hiểu một cách hữu hiệu nếu nó chưa ñược
khẳng ñịnh bằng sự phản hồi. Sự phản hồi cho ta biết sự thay ñổi về tổ
chức hay cá nhân có xảy ra như kết quả thông tin hay không.
4
2. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
2.1.
Thông tin là phương tiện ñể thống nhất hoạt ñộng của một tổ
chức
Thông tin là các phương tiện ñể thống nhất mọi hoạt ñộng có tổ chức.
Thông tin cung cấp các ñầu vào cho các hệ thống xã hội nói chung và
doanh nghiệp nói riêng. Bên cạnh ñó, thông tin cũng ñóng vai trò làm thay
ñổi phương thức tổ chức ñể ñạt ñược các mục tiêu và là phương tiện ñể
mọi hoạt ñộng trong tổ chức có thể liên hệ ñược với nhau nhàm ñạt mục
tiêu chung.
2.2.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắt xích của hệ thống
thông tin kinh tế - xã hội:
Khi một tổ chức phát triển lớn mạnh, mạng lưới thông tin của tổ chức
ñó trở nên phức tạp hơn, do dòng thông tin nhiều hơn dễ dẫn ñến hiện
tượng nhiễu thông tin. Người nhận thông tin có thể ñáp lại bằng nhiều cách.
-
Thứ nhất: họ có thể không ñể ý ñến một số thông tin nào ñó.
-
Thứ hai: do bị tiếp nhận quá nhiều thông tin, người nhận thông thông
tin sẽ dễ bị mắc lỗi khi sử dụng nó do không chọn lọc hết ñược
những thông tin chính xác và cần thiết cho nhu cầu của mình.
-
Thứ ba: người nhận thông tin có thể bị chậm trễ trong việc xử lý
thông tin một cách thường xuyên.
-
Thứ tư: ñôi khi người nhận thông tin có thói quen xử lý các thông tin
ñơn giản trước, trong khi các thông tin khó nhưng thiết yếu thì bị bỏ
qua.
-
Cuối cùng, người ta ñáp trả lại sự quá tải thông tin bằng cách lẩn
tránh khỏi nhiệm vụ thông tin.
2.3.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là ñối tượng lao ñộng
của cán bộ quản lý và là cơ sở ñể ra quyết ñịnh.
5
Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý. ðể
hành ñộng có kết quả, người quản lý cần ñến các thông tin cần thiết ñể
thực hiện các chức năng và các hoạt ñộng quản lý.
Thông tin quản lý có những ñặc ñiểm sau:
-
Thông tin tồn tại ngoài vật chất: tài liệu, sách báo, internet, …
-
Thông ti trong quản lý có số lượng lớn và có nhiều mối quan hệ.
-
Thông tin phản ánh trật tự và phẩm cấp quản lý.
-
Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu lộ thông tin, các mạng
thông tin lớn của các nước, tập ñoàn, cơ quan, …
Việc hiểu ñược ngay thông tin và phản hồi lại nhanh trở nên cực kỳ
khó khăn trong một số cơ sở lớn có hàng ngàn người hay hơn thế làm việc.
Do vậy thông tin là cơ sở ñể các doanh nghiệp:
-
Xây dựng các mục tiêu doanh nghiệp
-
Lập kế hoạch ñể ñạt ñược các mục tiêu.
-
Tổ chức nguồn nhân lực một cách có hiệu quả nhất.
-
Lựa chọn, phát triển và ñánh giá các thành viên của tổ chức.
-
Lãnh ñạo, hướng dẫn, thúc ñẩy và tạo ra một môi trường mà trong ñó
mọi người muốn ñóng góp, kiểm tra việc thức hiện nhiệm vụ.
-
Hạch toán kế toán và thống kê khối lượng công việc ñã hoàn thành, nó
là cơ sở ñể ñánh giá hiệu quả kinh doanh …
Quá trình thông tin quản lý ñược biểu diễn qua sơ ñồ sau:
6
Quá trình quản lý
Lập kế
hoạch
Tổ chức
Biên chế
Lãnh
ñạo
Kiểm
tra
THÔNG TIN
Môi trường bên ngoài
-
2.4.
Nhà cung cấp
Khách hàng
ðối thủ cạnh tranh
Nhà nước, chính trị, luật pháp
Kinh tế - xã hội
Thông tin là dấu hiệu phản ánh cấp ñộ của hệ thống quản lý:
Thông tin là các phương tiện ñể thống nhất một hoạt ñộng có tổ
chức, có thể coi như là các phương tiên cung cấp các ñầu vào của xã hội
cho các hệ thống xã hội. Nó là phương tiện ñể người ta liên hệ với nhau
trong một tổ chức ñể ñạt ñược mục ñích chung. Thực vậy, không thể có
hoạt ñộng theo nhóm mà không có thông tin bởi vì sẽ không thể thực hiện
ñược sự ñiều phối mọi nguồn lực sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, không
phải cấp nào cũng ñòi hỏi một lượng thông tin như nhau, cấp càng thấp thì
mức ñộ thông tin quản lý càng ít hơn.
7
Các nhà lãnh ñạo, về tổ chức có trách nhiệm chính ñể ñặt ra quy ñịnh
cho sự thông tin hiệu quả và mỗi người trong một tổ chức cũng chia sẻ
trách nhiệm này. Cấp trên phải thông tin liên lạc với cấp dưới và ngược lại.
Thông tin là một quá trình hai chiều trong ñó mỗi người vừa là người phát
vừa là người thu thông tin.
Yêu cầu ñối với thông tin
3.
ðể các nhà quản trị hoàn thành chức năng của họ trong hệ thống tổ chức,
thông tin cung cấp cho họ phải ñáp ứng các yêu cầu sau:
3.1.
Tính chính xác:
Thông tin cần ñược ño lượng chính xác và phair ñược chi tiết hóa ñến mức
ñộ cần thiết, ñồng thời cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của
ñối tượng quản lý và môi trường xung quanh ñể trở thành kim chỉ nam cho
quản lý.
3.2.
Tính kịp thời:
Thời gian làm cho thông tin lỗi thời, vô ích. ðể thu thập ñầy ñủ và xử lý kịp
thời thông tin cần phải sử dụng công nghệ thông tin vào công việc nhằm
cung cấp ñầy ñủ lượng thông tin cần thiết và kịp thời.
3.3.
Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính ñầy ñủ:
ðặc ñiểm này biểu hiện ở chổ phải kết hợp các loại thông tin khác nhau
theo trình tự hợp lý. Nó là cơ sở ñể chủ thể quản lý có thể xem xét ñối
tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, ña dạng của nó. Tránh tình trạng
thiếu thông tin cần và quá thừa thông tin.
3.4.
Tính cô ñọng và logic:
Thông tin phải có tính nhất quán, có luận cứ, tránh hiểu thông tin khác
nhau.
3.5.
Tính kinh tế
Tổ chức hệ thống thông tin phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và tối ña
hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
8
3.6.
Tính bảo mật
Yêu cầu này ñòi hỏi thông tin phải ñược cung cấp ñúng người, phù hợp
với chức năng của họ. Một số thông tin trong doanh ngiệp cần ñược bảo
mật ñể bảo vệ tiềm năng kinh tế và tăng sức mạnh của doanh nghiệp.
4. PHÂN LOẠI THÔNG TIN
Theo mối quan hệ ñối với một tổ chức
4.1.
Cách phân loại này người ta chia ra thông tin bên trong và thông tin bên
ngoải.
-
Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ bên ngoài của một tổ
chức hay là các thông tin từ cơ quan cấp trên ñưa ñến.
-
Thông tin bên trong: là thông tin xuất hiện bên trong cảu tổ chức,
nó tạo khả năng xác ñịnh tình hình nội bộ của tổ chức, tình hình
thực hiện nhiệm vụ ñề ra.
4.2.
Theo chức năng thể hiện
Theo chức năng thể hiện thông tin ñược chia ra thông tin chỉ ñạo và
thông tin thực hiện.
4.3.
Theo cách truyền tin
Theo các phân loại này ñược chia thành hai loại: thông tin có hệ thống
và thông tin không có hệ thống.
4.4.
Theo phương thức thu nhận và quản lý
Bao gồm thông tin khoa học kỹ thuật và thông tin thu nhận trực tiếp trong
quá trình sản xuất kinh doanh.
4.5.
Theo hướng chuyển ñộng: Thông tin chiều ngang; Thông tin chiều
dọc; thông tin lên; Thông tin xuống.
4.6.
Theo kênh thu nhận:
Thông tin ñược chia ra thông tin chính thức và thông tin khong chính thức:
-
Thông tin chính thức: là thông tin thu nhận theo ngành dọc do tổ
chức quy ñịnh.
9
-
Thông tin không chính thức là các thông tin không ñược nhận qua
kênh chính thức mà phải qua ñợt kiểm tra.
4.7.
Theo số lần gia công: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp
4.8.
Theo ý ñịnh của ñối thủ: Thông tin giả; Thông tin thật và Thông tin
phóng ñại.
4.9.
Theo lĩnh vực quản lý:
Thông tin ñược chia ra làm nhiều lĩnh vực sau:
-
Thông tin về chiến lược kinh doanh.
-
Thông tin về tình hình sản xuất.
-
Thông tin về chất lượng và công nghệ.
-
Thông tin về nhân sự và tiền lương.
-
Thông tin về Marketing và tình hình tiêu thụ sản phẩm.
-
Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất.
-
Thông tin về tình hình tài chính.
10
Chương 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN
I.
CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
1. Quy trình xây dựng thông tin quản trị:
Qui trình thông tin quản trị là cơ sở ñể tổ chức hệ thống thông tin. Qui
trình này qua 6 bước như sau:
Thông tin vào
Thu thập
Chọn lọc
Xử lý
Phân loại
Bảo quản
Truyền ñạt thông tin
Thông tin ra
(1) Khâu thu th p thông tin
Thông tin phải thu thập ñầy ñủ về số lượng và chất lượng. Ở môi trường
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có rất nhiều thông tin liên quan
ñến việc ra quyết ñịnh, vì vậy yêu cầu giới hạn việc thu thập thông tin
ñúng theo nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp.
(2) Khâu ch n l c
Khâu này có tác dụng làm cho thông tin thu thập ñược có ñộ tin cậy
cao. Qua việc chọn lọc, chúng ta sẽ loại trừ những thông tin nhiễu và
lọc những thông tin cần thiết ñể giúp nhà quản trị ra những quyết ñịnh
nhanh chóng và chính xác.
11
(3) Khâu x lý:
Khâu này thực hiện các công việc: mã hóa thông tin ñể tiện sử dụng
và lưu trữ, phân loại tài liệu theo những danh mục ñã ñịnh, phân tích
và tổng hợp các tài liệu nhằm ñánh giá hiện trạng của vấn ñề cần giải
quyết. Khâu này tạo ñiều kiện cho nhiều người có thể sử dụng thông
tin, qua ñó, số lượng thông tin sẽ giảm và chất lượng thông tin quản
trị sẽ tăng lên.
(4) Phân lo i thông tin:
Nhiệm vụ của khâu này là hệ thống hóa và phân loại thông tin theo
nhiều tiêu thức như: chủ ñề, nội dung, thời gian thu thập, nguồn gốc,
phương thức truyền tin, cấp quản lý, … ðây là khâu quan trọng nhằm
giúp cho việc truy cập và xử lý thông tin dễ dàng.
(5) Khâu b o qu n
Thông tin ñược thu gọn và lưu trữ ở nhiều thiết bị, nhiều file khác
nhau. Cần chú ý phải cập nhật thông tin và hướng dẫn cho người có
nhu cầu dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết.
(6) Khâu truy n ñ t thông tin:
Khâu này cần ñáp ứng những yêu cầu: ñúng loại thông tin, mức ñộ
tin cậy cao, ñúng thời hạn. Do vậy cần cho sự nghiên cứu nhu cầu
tiếp nhận và xử lý thông tin của từng quản trị gia theo từng chu kỳ
thông tin khác nhau.
Tóm lại, ñể thiết kế tốt hệ thống thông tin quản trị, chúng ta cần phải
thực hiện ñúng các yêu cầu của qui trình thông tin từ khâu thu nhập xử lý
ñến khâu truyền ñạt thông tin.
2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp:
2.1 Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý:
Tổ chức bộ máy quản lý phải ñảm bảo các yêu cầu sau:
-
Một là: Phải thực hiện ñầy ñủ, toàn diện các chức năng quản lý.
12
-
Hai là: Phải ñảm bảo thực hiện ñầy ñủ nguyên tắc thủ trưởng
nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong quản lý.
-
Ba là: Phải phù hợp với qui mô sản xuất, thích ứng với nhnững
ñặc ñiểm của doanh nghiệp.
-
Bốn là: Phải ñảm bảo bộ máy quản lý tinh giảm nhưng có hiệu
quả.
2.2 Mô hình cơ cấu quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến chức năng
Sơ ñồ cấu trúc Trực tuyến – Chức năng
Người lãnh ñạo tổ chức
Người lãnh ñạo
chức năng A
Người lãnh ñạo
chức năng A
Người lãnh ñạo
tuyến 1
A
B
Người lãnh ñạo
tuyến 2
C
D
ðây là kiểu cấu trúc hỗn hợp cả hai loại cấu trúc trực tuyến và cấu
trúc chức năng. Lấy cơ cấu chức năng quản lý trực tuyến làm nền tảng,
những người lãnh ñạo trực tuyến ở ñây ñược sự giúp sức của những người
lãnh ñạo các cơ quan chức năng, các nhóm chuyên gia của các bộ phận
quản lý riêng biệt.
13
Trong kiểu cấu trúc trực tuyến - chức năng này người lãnh ñạo của
từng bộ phận chức năng giữ quyền quyết ñịnh trong phạm vi tổ chức của
mình. Người lãnh ñạo chức năng không ra lệnh trực tiếp cho người thừa
hành, chỉ nghiên cứu từng tình huống rồi ñề xuất ý kiến làm tham mưu cho
quản trị viên cấp cao nhất.
SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN CỦA
DOANH NGHIỆP NHỎ (DẠNG 1)
GIÁM ðỐC
(CHỦ DOANH NGHIỆP)
CÔNG
NHÂN
CÔNG
NHÂN
CÔNG
NHÂN
Kiểu trực tuyến – chức năng. Kiểu cơ cấu này phù hợp với những doanh
nghiệp có quy mô vừa như: các doanh nghiệp chế biesn thủy hải sản; các
doanh nghiệp chế biến lương thức, rau quả; các công ty du lịch, các doanh
nghiệp sản xuất ñường.
SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN
CỦA DOANH NGHIỆP NHỎ (DẠNG 2)
Giam ñốc
(chủ doanh nghiệp)
PGð
Quản ñốc phân xưởng
CÔNG
NHÂN
CÔNG
NHÂN
CÔNG
NHÂN
14
SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN – CHỨC
NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP VỪA
Giam ñốc
PGð
PGð
Phòng
Phòng
Phòng
Phòng
Quản ñốc phân xưởng
CÔNG
NHÂN
CÔNG
NHÂN
CÔNG
NHÂN
3. CƠ SỞ DỮ LIỆU
3.1. Tầm quan trọng của CSDL trong việc thiết hệ thống thông tin.
Dữ liệu ñược lưu trữ trên những thiết bị như băng từ, ñĩa hát, chữ viết,
sách báo, ñĩa vi tính, biểu ñồ, số liệu thống kê.
Dữ liệu ñược xét theo 2 mặt:
-
Dung lượng thông tin trong dữ liệu ñó. Một dữ liệu ñược coi là có
dung lượng thông tin lớn nếu nó phản ánh nhiều mặt, nhiều ñặc
trưng của ñối tượng nghiên cứu.
-
Chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu ñó. Một dữ liệu có chất
lượng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất, những ñặc trưng
15
chủ yếu của quy luật hoạt ñộng và phát triển của ñối tượng nghiên
cứu.
Hai mặt trên không tách rời nhau và nó là cơ sở ñể thiết kế, tổ chức hệ
thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp.
ðiều kiện ñể dung lượng thông tin của một thông báo chuyển
thanhfdung lượng thông tin của người nhận là:
-
Các vật mang tin phải ñược người nhận tiếp thu ñược, hiểu
ñược.
-
Thông tin có phải mới ñối với người tiếp nhận.
3.2. ðặc trưng của CSDL
-
Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dùng chung ñể phục vụ cho
nhu cầu nhiều người sử dụng hay là nhiều ñề án thiết kế.
-
ðược cấu trúc chặt chẽ và có ý nghĩa trong một tổ chức.
-
Dữ liệu không tồn tại nhiều nơi trong CSDL, mức ñộ trùng lắp về
dữ liệu phải là tối thiểu.
Cơ sở dữ liệu hiện ñại có những ñặc trưng sau:
-
Công dụng lương lưu trữ lớn.
-
Có khả năng diễn ñạt một phần dữ liệu theo nhu cầu của người
sử dụng.
-
Các chuyên gia có thể viết các chương trình ứng dụng trên cơ sở
dữ liệu. người ứng dụng có thể sử dụng dễ dàng các chương trình
này.
-
Dữ liệu ñược hệ thống hóa một cách logic và tiện lợi cho người sử
dụng. Dữ liệu và cách truy xuất cũng có thể ñược dấu nhằm thực
hiện tính bảo mật của dữ liệu.
-
Tính thống nhất của CSDL rất cao
-
Cho phép mức ñộ truy xuất dữ liệu theo từng ñối tượng
-
Có nhiều công cụ ñể thực hiện việc kiểm soát và giám sát CSDL.
16
3.3. Ưu ñiểm và hạn chế khi sử dụng CSDL
Ưu ñiểm:
- Tạo ñiều kiện thuận lợi cho việc thiết kế hệ thống thông tin hiệu
quả trong một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng
- Không có sự dư thừa dữ liệu hoặc giảm sự dư thừa dữ liệu
xuống mức tối thiểu.
- ðảm bảo tính ñộc lập của dữ liệu với các chương trình thông
tin.
- Có thể duy trì tính thống nhất của dữ liệu
- Có thể phát triển các chương trình ứng dụng khi dùng chung
dữ liệu.
- Tiện lợi cho nhà quản trị, tăng cường tính hiệu quả trong thu
thập và xử lý thông tin.
Hạn chế:
- Chi phí cho CSDL tương ñối cao.
- Thiết kế CSDL tốn nhiều thời gian và công sức.
- ðòi hỏi người thiế kế và sử dụng CSDL phải có trình ñộ và
hiểu ý lẫn nhau.
- Thông tin không linh hoạt mà phải theo một ñịnh dạng chuẩn.
- Thông tin của người sử dụng ít bị ảnh hưởng lớn do sự thay
ñổi cảu thời gian.
3.4. CSDL trong việc tổ chức HTTT quản trị.
Tổ chức HTTT quản trị không thể tách khỏi nền tảng của CSDL.
Hoạt ñộng
Quản trị chiến lược
Dữ liệu cung cấp
Mục tiêu chung của doanh nghiệp
Mục tiêu chiếm lĩnh thị phần
Mục tiêu cải tiến sản phẩm cũ
Mục tiêu thay thế sản phẩm mới
Mục tiêu về lao ñộng và năng suất lao ñộng
Mục tiêu doanh lợi
Tình hình các mặt hoạt ñộng của ñối thủ
17
cạnh tranh
Yếu tố về kinh tế
Yếu tố chính trị, văn hóa xã hội
Yếu tố về kỹ thuật công nghệ
Thông tin về nhà cung ứng
Thông tin về người mua
Thông tin về ñối thủ tiềm ẩn
Tổng số ñiểm ñánh giá các yếu tố bên
ngoài.
Tổng số ñiểm ñánh giá các yếu tố bên trong.
Tổng số ñiểm của ma trận hình ảnh cạnh
tranh.
Quản trị sản xuất
Dự báo nhu cầu thị trường
Tình hình máy móc thiết bị, cơ sở vật chất,
nhà xưởng
Tình hình lao ñộng và năng suất lao ñộng
Tình hình trả lương, thưởng
Tồn kho và các mô hình tồn kho
Lịch trình sản xuất.
Bố trí mặt bằng
Chi phí sản xuất
Phân công công việc
Quản trị nhân sự
Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp
Cấp quản lý
Chức năng nhiệm vụ của ban giám ñốc
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
Mối quan hệ giữa các phòng ban.
Kế hoạch nhân sự, nhu cầu nhân sự
Bảng phân tích công việc
Nguồn tuyển dụng
Hình thức trả lương, thưởng
Quản trị marketing
Chủng loại sản phẩm
Thị phần của doanh nghiệp
Thị phần của ñối thủ cạnh tranh
Hướng ña dạng hóa sản phẩm
Tình hình chất lượng sản phẩm
Giá cả
Các ñại lý, cửa hàng phân phối
Tình hình khuyến mãi
Chi phí cho hoạt ñộng marketing
Tình hình vốn
Cơ cấu nguồn vốn
Khấu hao
Doanh thu
Quản trị tài chính
18
Giá thành sản phẩm
Lợi nhuận
Tỉ suất lợi nhuận
Vòng quay vốn
Như vậy, thiết kế hệ thống thông tin nhanh và chính xác là rất cần thiết cho
một tổ chức ñược khích lệ từ bên trong lẫn bên ngoài. Tuy nhiên, yêu cầu
này sẽ không thực hiện ñược nếu ta không có một CSDL vững chắc và
ñược sắp xếp một cách khoa học bằng những phương tiện kỹ thuật hiện
ñại như máy vi tính có tốc ñộ truy cập cao hiện nay.
19
II.
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ.
Xây dựng một hệ thống thông tin quản trị là vấn ñề khó khăn vì phải kết hợp
nhiều nhân tố khác nhau trong nội bộ bên trong cũng như bên ngoài của
một tổ chức.
Tùy theo mục ñích và phương tiện có sẵn, các chuyên gia có thể xây dựng
hệ thống theo nhiều cách.
Tất cả các phương pháp ñều không khác nhau hoàn toàn và không loại trừ
lẫn nhau. Mỗi phương pháp ñều ñáp ứng một nhu cầu nhất ñịnh và trong
thực tế có nhiều phương pháp ñược phối hợp với nhau.
1.
Phương pháp thu thập thông tin.
1.1. Thu thập thông tin qua ñiều tra thực tế:
Theo phương pháp này, các chuyên gia hệ thống ñược phân công ñiều
tra, thu thập những thông tin sơ cấp của hệ thống. Ưu ñiểm của
phương pháp này là nhà quản trị sẽ khắc phục kịp thời những ñiểm
yếu của hệ thống. Nhưng việc thu thập thông tin theo phương pháp
này có thể dẫn ñến thông tin thiếu ñồng bộ giữa các bộ giữa các bộ
phận quản lý, cách sử lý thông tin ñòi hỏi nhiều công sức mà hiệu quả
lại giảm sút...
1.2. Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán.
Phương pháp thu thập thông tin này căn cứ vào sự hoàn thiện của hệ
thông kế toán. Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán sẽ giảm công
sức và chi phí, nhưng phương pháp này làm cô ñọng các tình huống
phát sinh trong thực tế không tính ñến việc sáng tạo trong phân tích
thông tin.
1.3. Thu thập thông tin qua các phương tiện truyền thông.
Phương pháp này bao gồm việc thu thập tất cả các thông tin qua các
phương tiện truyền thông nhưng chưa xác ñịnh ñược ñâu là thông tin
thực sự cần tới. Phương pháp này, việc sự lý thông tin nặng nề và tốn
20
kém do bắt buộc phải sự lý một lượng dữ liệu quá lớn. Mặt khác có
nhiều trường hợp, nhà quản trị không chọn lọc ñược những thông tin
có ích từ những dữ liệu trên.
1.4. Thu thập thông tin qua ngân hàng dữ liệu.
Theo phương pháp này, dữ liệu sẽ ñược tập hợp lại với một khối
lượng lớn ñể sự dụng chung cho mọi hệ thống trong doanh nghiệp
như: hệ thống kiểm soát thao tác, hệ thống kiểm tra chất lượng, hệ
thống phân công công việc. Phương pháp này ñòi hỏi tính tiêu chuẩn
hóa cao và phải giải quyết nhiều vấn ñề lý thuyết lẫn kĩ thuật.
1.5. Thu thập thông tin qua cơ giới.
Tiền ñề xuất phát của phương pháp này là toàn bộ công việc ñược cơ
giới hóa xử lý thông tin bao giờ cũng dẫn tới việc cải thiện he6y5
thống. Phu7o7ung pháp này không những giúp cho việc thu thập thông
tin nhanh chóng mà còn giúp cho việc thu thập thông tin một cách
thuận lợi. Tuy nhiên chi phí cho công tác này khá cao và việc thu thập
thông tin sơ cấp ñôi khi thiếu chính xác.
1.6. Thu thập thông tin qua các bộ phận trong cơ cấu quản lý.
Phương pháp này thừa nhận rằng hệ thống thông tin có khả năng minh
họa cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
2.
Phương pháp tiếp cận thông tin.
2.1. Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên.
Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên ñược ñi từ ñáy hình tháp
cấp bậc, tức là bắt ñầu ở mức ñộ tác nghiệp và thực hiện qua từng
mức và kết thúc khi ñạt ở mức ñộ cao của cấp bậc.
Phương pháp này có sự liên kết giữa một số ñề án và hệ thống thông
tin chuyên dụng.
Phương pháp này ứng dụng tốt cho việc thiết kế các hệ thống thông tin
ñộc lập, ñáp ứng nhu cầu tương ñối của doanh nghiệp không ñợi tới
khi soạn thảo ra các phương hướng của kế hoạch tổng thể.
21
Tuy nhiên, phương pháp này có hạn chế là gây khó khăn cho kế hoạch
sử dụng tin học trong quản lý, nó tạo ra một loạt các xử lý riêng biệt và
không cho phép tận dụng thế mạnh máy tính.
Khi doanh nghiệp hợp nhất hệ thống thông tin, thì nảy sinh các mâu
thuận và ñòi hỏi phải có kế hoạch từ trên xuống. Sử dụng phương
pháp này nhà quản trị cần có biện pháp ñể tránh chồng chéo khi hợp
nhất hệ thống thông tin.
Cách tiếp cận này cũng không ñảm bảo việc bao quát tòan bộ thông tin
trong một lĩnh vực. Một khía cạnh khác, dù khả năng tổng hợp các ñơn
thể thông tin có tốt như thế nào ñi nữa, thì phương pháp này cũng
không thể có ñược những thông tin liên chức năng, chỗ dựa cho các
quyết ñịnh chiến thuật và chiến lược.
2.2. Phương pháp tiếp cận thông tin từ trên xuống.
Hướng ñi của thông tin theo hướng này ngược với hướng ñi của thông
tin theo cách tiếp cận trên. Nó xuất phát từ mục tiêu tổng quát của tổ
chức và ñi xuống từ ñỉnh của hình tháp cấp bậc cho tới ñáy.
Phương pháp này xem doanh nghiệp như một tổng thể, nó ñược chia
thành các bộ phận có gắn bó mật thiết với nhau. Tiếp theo hệ thống
thông tin cũng ñược tổ chức theo cách này, từ ñó việc thực hiện công
việc trong hệ thống ñược hoàn chỉnh và ăn khớp với nhau.
ðể làm việc này cần phải vạch ra kế hoạch từ cấp cao nhất với sự giúp
ñỡ của các nhà quản trị.
Ưu ñiểm của phương pháp này là những người có trách nhiệm phân
tích nhu cầu thông tin theo một quan ñiểm khá bao quát và toàn diện,
có tính tới việc ñặt tổ chức vào trong môi trường, tính tới các nguồn tài
nguyên có sẵn, tính tới chiến lược của tổ chức và quá trình ra quyết
ñịnh nội bộ. Tất nhiên là doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường
hợp lý về mặt lý thuyết nhưng chưa chắc ñã ñưa ñược vào trong thực
tế.
22
2.3. Phương pháp tiếp cận thông tin tổng hợp.
Những phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin thực tế ñã trình bày ở
trên rất có ích cho việc tạo ra các hệ thông tin với mục tiêu ñặc thù,
nhưng lại không dùng ñược ñể xây dựng một hệ thống thông tin tổng
quát ñóng vai trò hợp nhất mối liên hệ giữa các bộ phận trong doanh
nghiệp. Ngoài ra ưu ñiểm của hai trường phái nói trên thật là khó so
sánh ñược nhất là trong lĩnh vực tương ñối mới, còn nhiều trnh luận
của các chuyên gia. Vấn ñề ñòi hỏi là phải nghiên cứu một phương
pháp tổng hợp hơn, thích hợp hơn và hiệu quả hơn. Trong thực tế
ngày nay, có ba phương pháp cần ñược quan tâm là: phương pháp
tiếp cận thông tin theo quan ñiểm lý thuyết hệ thống, phương pháp
phân tích ñơn thể và phương pháp tiếp cận hệ thống thống thông tin
quản trị dần từng ñôi một.
2.4. Phương pháp tiếp cận thông tin theo quan ñiểm lý thuyết hệ thống.
Quan ñiểm hệ thống ñảm bảo tính nhất quán, hộ tương và hiện thực
trong một tổ chức. Mục ñích là tạo ra một mô hình về hệ thống thông
tin cho tổ chức, mô hình ñược xây dựng từ các hệ thống và hệ con có
liên hệ lẫn nhau.
Cách tiếp cận này cho phép xây dựng một hệ thống thông tin quản trị
theo quan ñiểm tổ chức là một tổng thể và ñược phân chia ñược thành
các hệ con ñể dễ dàng tiến hành từng bước quy trình tổ chức hệ thống
thông tin quản trị.
Phương pháp này chủ yếu bao gồm việc lựa chọn các ñường lối khác
nhau, xây dựng những quyết dịnh có ích cho hoạt ñộng quản trị của tổ
chức.
Quan niệm tổng thể cần thiết ñể hệ thống thong tin quản trị ñáp ứng
cho nhu cầu thong tin của mọi cấp bậc và phục vụ cho các kiểu quyết
ñịnh khác nhau. Việc chia doanh nghiệp thành các phân xưởng và
23
phòng ban chức năng (kĩ thuật – sản xuất – kế hoạch, kế hoạch – kinh
doanh, tài chính, marketing…) ñược tiến hành rộng rãi.
Mỗi phòng ban ñược giao nhiệm vụ quản lý các dữ liệu riêng có và có
nhu cầu thong tin liên quan chặt chẽ tới hoạt ñộng của mình.
Theo phương pháp này, các hệ thống thong tin ñược thiết lập có cấu
trúc giống như chức năng của các bộ phận nhưng ở mức ñộ chung
toàn doanh nghiệp, những người lãnh ñạo ra quyết ñịnh ảnh hưởng
ñồng thời ñến nhiều lĩnh vực chức năng.
Hệ thống thong tin như vậy phải ñược thu thập và xử lý các dữ liệu có
nguồn gốc khác nhau.
Do vậy cần phải có cái nhìn tổng thể trong việc phối hợp và ñiều hòa
lượng thong tin ñược thu thập và truyền ñi tới nhiều hệ thống.
Phương pháp tiếp cận hệ thống thong tin qua phân tích ñơn thể.
Phương pháp tiếp cận hệ thống thông cho phép doanh nghiệp chính
xác hóa các mục tiêu và chính sách kinh doanh chính của mình. Nó có
quan hệ tới phần lớn các bộ phận và cá vấn ñề cần nghiên cứu, nó
thích hợp với một quan niệm tổng quát. Ta có thể phát triển cách tiếp
cận trên thông qua áp dụng các phương pháp phân tích ñơn thể. Các
phương pháp này phân rã tổ chức thành các ñơn thể, các ñơn thể ñó
lại có thể ñược xem như các thực thể.
Theo lý thuyết này, ñơn thể nò còn có khả năng chia nhỏ, sẽ ñược tiếp
tục phân tích chi tiết hơn. Nên hiểu rằng thiết kế hệ thống thông tin là
một phương pháp cự kỳ phức tạp, rất lâu dài và rất tốn kém, bao hàm
cả những rủi ro về mặt kĩ thuật.
Phương pháp vừa ñược nêu lên tạo ñiều kiện nâng cao cơ hội thành
công qua việc thiết lập một cấu trúc tổng quát làm dễ dàng cho các
hoạt ñộng trong hệ thống và các hoạt ñộng này phải bám sát với thực
tế qua việc nghiên cứu các ñơn thể ở mức ñộ chi tiết.
Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin quản trị dần từng bước một
24
Có ý kiến cho rằng hệ thống thong tin có thể ñược xây dựng trọn vẹn
cùng một lúc cho từng bộ phận của tổ chức và ñược áp dụng cho toàn
thể tổ chức. trong thực tế có nhiều khó khăn gặp phải khi thực hiện ý
kiến này.
Toàn bộ việc nghiên cứu phân tích và thiết kế thông tin cho một doanh
nghiệp có quy mô vừa thì cũng phải mất vài ba năm. Trong thời gian
ñó, tổ chức ñã phát triển hoặc suy thoái và hệ thống thông tin rất có thể
bị lỗi thời trước khi ñưa vào sử dụng. vì vậy, tốt hơn cả là nên thiết kế
trước hết một cấu trúc hệ thống tương ñối nhẹ bao gồm một vài ñơn
thể. Dần dần cấu trúc này phát triển lên và ñược làm giàu them bởi
những ñơn thể mới, những trung tâm xử lý, những liên hệ mới giữa
các ñơn thể.
Ở từng giai ñoạn thực hiện, doanh nghiệp dễ dàng uốn nắn lại phương
hướng, mô hình hóa lại hệ thống, xác ñịnh các lien hệ mới. hệ thống
thong tin trở nên hoàn chỉnh khi không còn yêu cầu phải sửa ñổi so với
các nguyên lý ñã chọn.
3.
Phương pháp phân tích hệ thống thông tin
3.1. Phân tích hệ thống thông tin theo môi trường tác ñộng ñến hoạt ñộng
của một tổ chức.
Theo cách này thong tin ñược phân tích thành 2 hệ thống. việc phân
tích thành hai hệ thống có mục ñích ñịnh rõ vị trí của tổ chức ñang
ñược nghiên cứu trong môi trường vận hành của nó. Việc phân tích
còn chú ý vào tầm quan trọng mối quan hệ của tổ chức ñối với bên
ngoài
Môi trường bên ngoài
ðó là tập hợp các yếu tố nằm ngoài doanh nghiệp và có tác ñộng ảnh
hưởng tới doanh nghiệp. Người ta chia môi trường bên ngoài doanh
nghiệp thành 2 loại:
25
