Tổ chức hệ thống kế tóan trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam

Tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam
Tạp chí kế tóan, 21-06-2008. Số lần xem: 5654

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp nhỏ và vừa
(DNNVV) Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay
gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn,
thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các DNNVV phải tìm được cho
mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần phải làm
là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thông tin để làm cơ sở không
thể khác hơn ngoài thông tin kế toán. Chính vì vậy, các DNNVV muốn phát triển bền vững
thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hiệu quả.
Tuy nhiên, để thực hiện được mục tiêu đó, không phải các doanh nghiệp nhỏ nào
cũng làm được, vì phần lớn những doanh nghiệp này mới thành lập, hạn chế về vốn. Để có
một hệ thống kế toán tốt, doanh nghiệp cần phải đầu tư không nhỏ do vậy, ít doanh nghiệp
có khả năng hoặc dám đầu tư cho việc này. Vì vậy, giải pháp hiện nay các doanh nghiệp
thường dùng là thuê các kế toán viên có nghiệp vụ giỏi làm ngoài giờ hoặc thuê những
người có trình độ thấp với chi phí có thể chấp nhận được. Hệ quả tất yếu là doanh nghiệp sẽ
có một hệ thống kế toán manh mún, hoạt động kém hiệu quả và thông tin cung cấp không
kịp thời để ra quyết định.
Hạn chế trong hệ thống kế toán DNNVV.
Bộ máy kế toán của các công ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu
nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính cho việc tổng hợp mà chưa có bộ
phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy,
trong bộ máy của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị.
Trình độ về công nghệ thông tin của cán bộ kế toán trong các DNNVV chưa cao nên
việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chưa hiệu quả; thu
thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thông tin còn nhiều hạn chế.
Bên cạnh đó, nhiều công ty chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiêp vụ
cũng như yêu cầu quản lý. Một số chứng từ kế toán còn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp
pháp hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ các

chứng từ chứng minh, (không được duyệt, thiếu chữ kí hoặc nội dung) ảnh hưởng đến tiến
trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo tài chính. Đặc biệt, các công ty chưa quan
tâm tới công tác quản lý, sử dụng, xử lý đối với các linh kiện tồn kho do việc theo dõi quá
trình luân chuyển chứng từ thuộc công tác này còn yếu.
Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên, để tiện theo dõi,
quản lý, các công ty này cũng lập một số loại sổ dành cho ghi chép thủ công, đôi khi số
liệu và hành văn của các sổ này không rõ ràng mạch lạc, thậm chí còn tẩy xoá số liệu,
không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định. Đặc biệt, ở doanh nghiệp siêu
nhỏ, hệt hống kế toán rất manh mún, việc ghi chép các số liệu phát sinh gần như mang tính
tường thuật, không có logic trong chuẩn mực kế toán. Đến cuối tháng, khi nộp báo cáo
thuế, kế toán tự “chế biến” số liệu cho hợp lý, do vậy, hầu như báo cáo tài chính của những
doanh nghiệp dạng này không có ý nghĩa tham khảo. Với những doanh nghiệp thuê dicj vụ
kế toán thì việc ghi chép rất chính xác và đúng quy định nhưng thông tin kế toán không đáp
ứng tính kịp thời do thông thường, các kế toán dạng này chỉ nhận chứng từ vào cuối ngày
hoặc cuối tháng để tổng hợp. Do vậy, báo cáo tài chính của các doanh nghiệp này hầu như
không đáp ứng được thông tin như công nợ, tồn kho…Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt,
việc chậm hoặc không có thông tin sẽ dẫn đến việc giám đốc đưa ra những quyết định thiếu
chính xác, sao lầm.
Giải pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kế toán.

Để nâng cao hiệu quả tổ chức hệ thống kế toán trong DNNVV, tăng cường khả năng
cạnh tranh của DNNVV Việt Nam trong bối cảnh hội nhập hiện nay, cần thực hiện một số
giải pháp.
Một là, xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của công ty. Xác định
số lượng nhân viên kế toán cần thiết để đảm nhận khối lượng công việc kế toán của tổng
công ty. Tìm kiếm nữhng nhân viên kế toán có trình độ phù hợp với quy mô phát triển của
công ty để tiết kiệm chi phí. Ví dụ, với những doanh nghiệp siêu nhỏ với quy mô dưới 10
nhân viên thì chỉ cần một nhân viên kế toán với trình độ trung cấp, cao đẳng cũng có thể
đảm nhiệm tốt công việc.
Hai là, tỏ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luận chuyển xử lý

chứng từ là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do vậy, việc tổ chức luân
chuyển trong các đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng, tránh
chồng chéo là rất cần thiết.
Thứ ba, việc cung cấp thông tin kế toán phải đa dạng, phải coi trọng việc xây dựng,
khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và phải thấy được ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị
trên các mặt sau: cung cấp số liệu để phân tích thường xuyên tình hình thực hiện các chỉ
tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể; cung cấp các thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch,
dự toán cũng như đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu.
Tổng hợp và đánh giá một cách chi tiết tình hinhd hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính cụ thể và theo yêu cầu quản lý cụ thể của
đơn vị;
Củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh
doanh của đơn vị.
Khi các đơn vị xây dựng hệ thống báo cáo kế toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu
cơ bản sau: Các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo kế toán nội bộ phải thống nhất với các chỉ
tiêu của các báo cáo tài chính, các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và về phương pháp tính để
đảm bảo so sánh được; cung cấp đầy đủ thông tin cho quản trị kinh doanh của đơn vị; số
liệu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên các báo cáo nội bộ phải thống nhất, đầy đủ,
chính xác và trung thực; Hệ thống chỉ tiêu trong báo cáo trung thực; mẫu biểu phải được
xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị và phải đơn giản, thuận tiện cho người sử
dụng các báo cáo nội bộ này.
Bốn là, cần phải từng bước xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị. Một số báo cáo
cần thiết trong quản tị doanh nghiệp là: Báo cáo tình hình sử dụng vật tư (trong đó phản
ánh số lượng, đơn giá, chất lượng của từng chủng loại nhập và xuất dùng, ở từng bộ phần
sử dụng. Để thấy được tính hiệu quả trong việc sử dụng vật tư tại từng bộ phận, từ đó có
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng hơn nữa); Báo cáo tình hình nợ phải thu (theo
từng đối tượng phải thu, thời hạn thanh tóan); Báo cáo tình hình nợ phải trả theo từng chủ
nợ và thời hạn thanh toán.
Năm là, cần phải sớm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cụ thể là việc sử
dụng phần mềm kế toán để cập nhật dữ liệu hàng ngày, giúp nhanh chóng có được nữhng

thông tin cần thiết cũng như việc tìm kiếm dữ liệu được nhanh và kịp thời. Hiện nay, với giá
khoảng 2 triệu đồng cho một phần mềm kế toán với những tính năng cơ bản theo quy định
về hạch toán và báo cáo của Bộ Tài chính sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc kế toán tại
doanh nghiệp.
Sáu là, để công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp nói chung và doanh
nghiệp máy tính nói riêng ngày càng hoàn thiện, đòi hỏi từ phía nhà nước, bộ Tài chính…có
những văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể. Đồng thời, tổ chức các khóa tập huấn, đào
tạo kế toán để cập nhật thông tư, Luật Kế toán được đúng.
Bảy là, Nhà nước cũng không nên can thiệp quá sâu và quy định đối với từng ngành
nghê,f tạo cho doanh nghiệp chủ động và sáng tạo trong công tác kế toán. Nhà nước nên
tạo dựng đầy đủ và hòan thiện khuông khổ pháp lý về kế toán, đảm bảo cho công tác kế
toán, tổ chức bộ máy kế toán, hành nghề kế toán được thực hiện theo pháp luật. Tổ chức
việc thực hiện Luật Kế toán trong cả nước.
Tám là, tăng cường hoạt động của các tổ chức nghê nghiệp kế toán, phát triển các
dịch vụ tư vấn kế toán và tư vấn lập báo cáo tài chính. Thường xuyên tổ chức các lớp đào
tạo, hội thảo đội ngũ cán bộ kế toán.
Như vậy, ngoài nỗ lực tự thân của các doanh nghiệp, rất cần sự trợ giúp của cơ quan
nhà nước nhằm tọa điều kiện để doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể cạnh tranh, tồn tại và
đóng góp nhiều hơn nữa cho xã hội.
TH.S NGUYỄN HỮU HOẢN_Cao đẳng Tài nguyên và môi trường Hà Nội.
(Theo Tạp chí Kế tóan)