Hướng dẫn về thể thức văn bản đoàn TNCS hồ chí minh

ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
ĐOÀN KHOA CNTT & TRUYỀN THÔNG

TẬP HUẤN CÁN BỘ ĐOÀN NĂM 2015

HƯỚNG DẪN VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
Người thuyết trình:
Nguyễn Thị Thùy Trang
Email:


2/16

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

HÌNH THỨC TRÌNH BÀY

I
II

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN

III TÀI LIỆU THAM KHẢO


I.
II.

Hình thức trình bày
Các thành phần của thể thức

II.1. Tiêu đề,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn
bản,
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban
hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
III. Tài liệu tham khảo

3/16

HÌNH THỨC TRÌNH BÀY
• Khổ giấy: khổ A4 (297x210mm), một số văn bản khổ A5
• Trình bày theo chiều dọc tờ giấy, trừ các loại phụ lục, danh sách, ….
• Canh lề:
• Trên: 20 mm
• Dưới: 20 mm
• Trái: 30 mm
• Phải: 20 mm
• Đánh số trang: chữ số Ả rập (1,2,3,…), cỡ chữ 13-14, kiểu đứng; vị trí: chính
giữa phần header


I.
II.

Hình thức trình bày
Các thành phần của thể thức văn bản
II.1. Tiêu đề,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn
bản,
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban
hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
III. Tài liệu tham khảo

4/16

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN

• Tiêu đề
 Vị trí: 1
 Cỡ chữ: 15
 Trình bày: Chữ đứng, đậm; Có 1 đường kẻ phía dưới bằng
chiều rộng (không phải Underline)
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH


I.
II.

Hình thức trình bày
Các thành phần của thể thức văn bản
II.1. Tiêu đề,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn
bản,
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban
hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
III. Tài liệu tham khảo

5/16

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN

• Tên cơ quan ban hành văn bản
 Vị trí: 2
 Cỡ chữ: 14
 Trình bày: Chữ đứng, đậm (tên cơ quan cấp trên không đậm); canh giữa
(tab)
Tùy theo cơ quan ban hành cụ thể, có những quy định về cách ghi như sau:
- Đại hội Đoàn các cấp
- Ban chấp hành Đoàn các cấp
- Cơ quan phụ trách thuộc Đoàn

I.
II.

Hình thức trình bày
Các thành phần của thể thức văn bản
II.1. Tiêu đề,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn
bản,
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban
hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
III. Tài liệu tham khảo

6/16

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
•

Số và ký hiệu văn bản
 Vị trí: 3
 Cỡ chữ: 14
 Trình bày: Chữ đứng, canh giữa (tab).
Phía trên có dấu *** để ngăn cách với tên cơ quan ban hành văn bản.
 Thành phần: Số - Ký hiệu loại VB/Ký hiệu CQ ban hành
- Số: (chữ số Ả rập, đánh số liên tục theo nhiệm kỳ)

- Ký hiệu loại văn bản
- Ký hiệu cơ quan ban hành văn bản


I.
II.

Hình thức trình bày
Các thành phần của thể thức văn bản
II.1. Tiêu đề,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn
bản,
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban
hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
III. Tài liệu tham khảo

7/16

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
•

Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản
 Vị trí: 4

 Cỡ chữ: 13
 Trình bày: Chữ nghiêng, canh phải (tab).
 Thành phần: Địa danh, ngày tháng năm
- Địa danh: địa danh hành chính cấp tỉnh, huyện, xã
- Ngày tháng năm: ghi ngày tháng năm chính thức ban hành văn bản
(ngày từ 1-9, tháng 1-2 ghi thêm số 0 phía trước)


I.
II.

Hình thức trình bày
II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
Các thành phần của thể thức văn bản
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
hành văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, III. Tài liệu tham khảo

8/16

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
•

Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

 Tên loại văn bản:
 Vị trí: 8
 Cỡ chữ: 16
 Trình bày: In hoa, chữ đứng đậm, canh giữa trang (không ghi tên loại Công văn).
 Trích yếu nội dung công văn:
 Vị trí: 5
 Cỡ chữ: 12
 Trình bày: In thường, chữ nghiêng, đặt trong dấu ngoặc kép, canh giữa (tab)
 Trích yếu nội dung văn bản khác:
Vị trí: 9
Cỡ chữ: 14
Trình bày: In thường, chữ đứng đậm, canh giữa trang


I.
II.

Hình thức trình bày
II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
Các thành phần của thể thức văn bản
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, III. Tài liệu tham khảo

9/16

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
•

Nội dung văn bản
 Vị trí: 11
 Cỡ chữ: 14
 Trình bày: Tùy theo từng mục nội dung mà có cách trình bày riêng,
 Cách dòng 6pt, lùi đầu dòng 1.27cm (0.5 inch)
 Đánh số mục:
I. ĐỨNG ĐẬM, IN HOA
I.1. Đậm nghiêng, in thường
I.1.1. Nghiêng, in thường
I.1.1.1 Đứng, in thường


I.
II.

Hình thức trình bày
II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
Các thành phần của thể thức văn bản
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
văn bản,
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, III. Tài liệu tham khảo

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
•

Nội dung văn bản
Căn cứ ban hành văn bản (quyết định, kế hoạch,…):
- Căn cứ 1;
- Căn cứ 2;
….
- Căn cứ cuối,
Văn bản chia ra nhiều phần lớn:
PHẦN 1:
KẾT QUẢ THỰC HIỆN NGHỊ QUYẾT ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
NHIỆM KỲ 2012-2014

10/16


I.
II.

11/16

Hình thức trình bày
II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
Các thành phần của thể thức văn bản
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,

II.8. Nơi nhận văn bản.
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
III. Tài liệu tham khảo
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
• Chữ ký, thể thức ký và dấu cơ quan ban hành văn bản:
 Vị trí: 13, 14, 15
Cỡ chữ: 14
 Trình bày: các thành phần canh giữa với nhau (tab)
 Thể thức ký: Tư cách của người ký
Đứng đậm, in hoa
 Chức vụ người ký: Đứng, không đậm, in hoa
 Tên người ký: Đứng đậm, in thường (in hoa ký tự đầu)
 Chữ ký: không dùng mực đỏ, bút chì, mực dễ phai
 Con dấu cơ quan ban hành: đóng trên chữ ký, chiếm 1/3 phía bên trái,
dấu có màu đỏ.


I.
II.

12/16

Hình thức trình bày
II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
Các thành phần của thể thức văn bản
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,

II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
III. Tài liệu tham khảo
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
• Nơi nhận văn bản
 Vị trí: 10, 12
 Trình bày:
Vị trí 10 (Kính gửi): cỡ chữ: 14 (đ/v công văn)
Đứng đậm, in hoa, canh giữa
Vị trí 12: bắt đầu ngang với chức danh người ký
- Dòng chữ “Nơi nhận:”: cỡ chữ: 13, đứng đậm
- Danh sách nơi nhận: cỡ chữ: 11, đứng, sắp xếp theo thẩm quyền từ cao
đến thấp, phân cách bằng dấu “;”, nơi nhận cuối kết thúc bằng dấu “.”


I.
II.

13/16

II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
Hình thức trình bày
II.6. Phần nội dung văn bản,
Các thành phần của thể thức văn bản
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.8. Nơi nhận văn bản.

II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.9. Một số thành phần khác
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, III. Tài liệu tham khảo

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN
•

Dấu chỉ dự thảo, tài liệu hội nghị:
 Vị trí: 6
 Trình bày: canh giữa (tab)
Dự thảo: cỡ chữ: 13, đứng đậm, in hoa
Tài liệu hội nghị: cỡ chữ: 12, nghiêng, in thường, trong ngoặc kép
“Tài liệu Hội nghị Ban chấp hành lần thứ 3”


I.
II.

14/16

Hình thức trình bày
II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
Các thành phần của thể thức văn bản
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
II.3. Số và ký hiệu văn bản,

II.9. Một số thành phần khác
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, III. Tài liệu tham khảo

CÁC THÀNH PHẦN CỦA THỂ THỨC VĂN BẢN

KHẨN

• Dấu chỉ mật, khẩn:
 Vị trí: 7
 Trình bày: cỡ chữ: 13, đứng đậm, in hoa
• Chỉ dẫn lưu văn bản:
 Vị trí: 16
 Trình bày: cỡ chữ: 8, nghiêng, in thường
D://LUUTRU/NK16/CONGVAN/
Tailieu Doan/vanphong/so4

THƯỢNG KHẨN

HỎA TỐC

MẬT


I.
II.

15/16

Hình thức trình bày
II.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

Các thành phần của thể thức văn bản
II.6. Phần nội dung văn bản,
II.1. Tiêu đề,
II.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
II.2. Tên cơ quan ban hành văn bản,
II.8. Nơi nhận văn bản.
II.3. Số và ký hiệu văn bản,
II.9. Một số thành phần khác
II.4. Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, III. Tài liệu tham khảo

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP của Văn phòng Trung ương Đoàn ban hành
ngày 29/10/2013.
2. Báo cáo về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Nguyễn Thanh
Duy.
3. Hệ thống văn bản tại website Trung Ương Đoàn tại địa chỉ:
/>