Tìm hiểu một số sai lỗi trong việc soạn thảo, trình bày văn bản hành chính

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG

TIỂU LUẬN
MÔN HỌC: KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN
TIẾNG VIỆT
Tên đề tài: Tìm hiểu một số sai lỗi trong việc soạn thảo, trình bày
văn bản hành chính

Giảng viên hướng dẫn : Đào Quang Chiểu
Lớp : D08CNPM1 Nhóm : B6G1

Page 1


Tóm tắt nội dung:
I.Giới thiệu văn bản, văn bản hành chính
1. Khái niệm văn bản
2. Đặc điểm của văn bản hành chính
3. Chức năng của văn bản hành chính.
4. Hình thức văn bản hành chính
II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn bản hành chính
1. Hiện trạng của vấn đề
2. Sai thể thức trình bày văn bản
3. Sai kỹ thuật trình bày văn bản
III.Kết luận

I.Giới thiệu văn bản, văn bản hành chính
1. Khái niệm văn bản
Page 2

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ,
nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ
thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch
cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công căn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản
vẽ… ở cơ quan đều được gọi là văn bản. khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong
giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các
loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông
tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái
niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản
dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.

a. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể
thức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ
thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước pháp
quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lý xã hội.
b. Khái niệm văn bản hành chính.
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản
lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào.
Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra,
nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm
văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành
của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin
dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ.

2. Đặc điểm của văn bản hành chính

1. Tính ngắn gọn và chính xác.
2. Tính khuôn mẫu (về thể thức, thể loại và ngôn từ).
3. Có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
4. Tính lịch sự, nghiêm túc.
5. Trung tính.
6. Tính khách quan
Page 3


7. Tính phổ thông.
Với những đặc điểm này văn văn bản hành chính (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật sẽ
thực sự là cơ sở hình thành hệ thống pháp luật (văn bản hành chính quy phạm pháp luật) của
một quốc gia hoặc là công cụ quản lý, giao tiếp hành chính (văn bản cá biệt và văn bản hành
chính văn thư) trong nền hành chính công và nền hành chính tư.

3. Chức năng của văn bản hành chính.
Văn bản hành chính là công cụ thiết yếu trong hoạt động giao chuyển tải và lưu giữ thông
tin, trong hoạt động giao tiếp hành chính chung của xã hội có Nhà nước mà đặc biệt là các
loại hình cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, văn bản hành chính sẽ có những chức năng cơ bản
của văn bản nói chung như chức năng thông tin, sử liệu và có cả các chức năng riêng biệt
khác như quản lý, pháp lý. Các chức năng cơ bản của văn bản hành chính nói chung và nhất
là của văn bản quy phạm pháp luật – nền tảng cơ bản của hệ thống pháp luật một quốc gia.
4. Hình thức văn bản hành chính
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông
thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại.
* Văn bản cá biệt:
1. Quyết định ( cá biệt) (QĐ): Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính
sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn
bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự
việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các

cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND
các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước
và doanh nghiệp dân doanh.
2. Chỉ thị ( cá biệt) (CT): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá
biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng
cơ quan ngang Bộ ban hành.
* Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
3. Thông cáo (TC): Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố
với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia.
Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương
Đảng cộng sản Việt nam ban hành.
4. Thông báo(TB): Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các cơ
quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi.
5.Cchương trình(CTr): Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể
theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định.
Page 4


6. Kế hoạch (KH): Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm
vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật
chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
7. Phương án (PA): Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong
hoàn cảnh, điều kiện nhất định.
8. Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công
tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của
cơ quan, đơn vị.
9. Báo cáo (BC): Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các
cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp
hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý.
10. Biên bản(BB): Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm

chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc
trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân.
11.Tờ trình (TTr): Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn
đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được.
12. Hợp đồng (HĐ): Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn
bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ.
13. Công điện (CĐ): Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một
nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp.
14. Giấy chứng nhận (CN): Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên
quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
15. Giấy uỷ nhiệm (UN): Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền
(hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm
thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật).
16. Giấy mời (GM): Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công
dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của
công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính).
17. Giấy giới thiệu (GT): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch,
giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.
18. Giấy nghỉ phép (NP): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép tho
Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.
19. Giấy đi đường (Đ Đ): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác để tính
phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.

Page 5


20. Giấy biên nhận hồ sơ (BN): Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ
do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.
21. Phiếu gửi (PG): Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân
này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn.

22. Phiếu chuyển (PC): Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn
vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền
giải quyết.
* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:
23. Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các
cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất
rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.

II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn bản hành chính
1. Hiện trạng của vấn đề
Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở
với chức năng chính là soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, rất nhiều văn bản được soạn thảo không
đúng thể thức kỹ thuật, ngoài những lỗi sai chính tả do đánh máy, còn do những lỗi về thể thức
trình bày văn bản, khiến cho văn bản mất đi giá trị và tầm quan trọng của nó. Tôi xin dẫn chứng
những lỗi cơ bản mà cán bộ công chức, viên chức trong quá trình soạn thảo văn bản thường mắc
phải, không nhận thấy. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ
lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được qui định tại Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
Về khách quan, phần lớn cán bộ công chức trong các cơ quan nhà nước hiện nay đều
được học qua các khóa về quản lý nhà nước, là chuyên viên, chuyên viên chính. Về lý thuyết, họ
nắm bắt cơ bản các quy định về soạn thảo văn bản hành chính, hiệu lực của các loại văn bản,
cũng như cách ban hành, lưu, sao, nhận văn bản v.v…
Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn còn khá phổ biến tình trạng văn bản hành chính còn những sai sót
về thể thức, không tuân thủ những quy định sơ đẳng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV. Nếu đưa
vào mục “dọn vườn” thì có không ít cái để dọn.

2. Sai thể thức trình bày văn bản:
Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu

Page 6


thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”.
Các lỗi sai thể thức thường gặp là:
2.1.
Chọn sai loại văn bản: Mỗi loại văn bản có thể thức trình bày khác nhau với mục đích
sử dụng khác nhau, việc chọn sai loại văn bản sẽ làm cho văn bản trở nên buồn cười, nặng hơn là
là mất đi hiệu lực thi hành của văn bản đó.
2.2.
Thiếu, sai thể thức của một trong các thành phần cấu tạo nên văn bản đó, như: quốc
hiệu; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh và ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích
yếu nội dung văn bản, Nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên của người ký; nơi nhận;
thành phần khác.
2.2.1

Quốc hiệu:

Dòng 1:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Dòng 2: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Dòng 1: font chữ: 12 hoặc 13, chữ in hoa đứng, đậm.
Dòng 2: chữ lớn hơn dòng một 1 font chữ (font 13 hoặc 14), chữ đứng, đậm, chữ cái đầu
viết hoa; giữa các từ có dấu gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang (sử dụng
lệnh Draw, không dùng lệnh Underline) nét liền, độ dài bằng độ dài dòng chữ, nằm giữa
dòng chữ trên.
Hai dòng chữ Quốc hiệu trên được trình bày cách nhau đơn dòng.

Sai:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Dòng 1 và dòng 2 cùng 1 cỡ chữ font 13;
- Underline.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

Page 7


- Viết hoa hết cả hai dòng;
- Không gạch chân hết dòng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

- Các chữ cái sau ở dòng 2 đều viết hoa;
- Nét đứt, không liền
Đúng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2.2.2 Tên địa danh và ngày tháng năm: dòng 4
Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng 1 dòng với số, kí
hiệu văn bản (dòng số 4), chữ in thường, font: 13-14, nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy.
Địa danh và ngày tháng năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Sai:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011
- Địa danh và ngày tháng năm không in nghiêng;
- Không đặt đúng canh giữa dưới Quốc hiệu.
Đúng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011

Page 8


2.2.3 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên của cơ quan và tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có).
Tên cơ quan nếu dài, có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân
(UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản được trình bày tại dòng số 2, chiếm ½ trang giấy, theo
chiều ngang, ở phía trên bên trái.
Tên cơ quan chủ quản được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu
chữ đứng (tên dài có thể trình bày nhiều dòng).
Tên cơ quan ban hành được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu
chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, phía dưới có đường kẻ ngang,
nét liền có độ dài bằng 1/2 – 1/3 độ dài của dòng chữ.
Sai:
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

- Cơ quan chủ quản không được tô đậm;
- Không canh giữa dưới cơ quan chủ quản;

- Gạch chân không được dài bằng chiều dài dòng chữ.

Đúng:
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

Hoặc:
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Page 9


2.2.4 Số, ký hiệu văn bản:
Đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan ban hành, cùng dòng với địa danh và ngày tháng.
Số: Số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư cơ quan, font: 13, số nhỏ hơn 10 phải có số 0
đằng trước.
Ký hiệu văn bản: chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan.
Sai:
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

Số: 5/ QĐ - TTKTMT
- Sai dấu cách;
- Không được có dấu cách giữa tên tắt văn bản và tên cơ quan ban hành;
- Thiếu số 0 phía trước số 5.
Đúng:
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

Số: 05/QĐ-TTKTMT

2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:
Là 1 câu ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung của văn bản.
Tên loại: Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại (trừ công văn), font 14, chữ in hoa,
đậm, đứng. đặt chính giữa dòng số 5.
Trích yếu nội dung công văn: Font 12 đến 13, đặt cách dòng 6pt và canh giữa dưới “số,
ký hiệu văn bản”.
Sai:

Số: 05/VTLTNN-NVĐP

V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009
- Nội dung trích yếu không đặt canh giữa dưới số, ký hiệu văn bản;
Page 10


- Không cách dòng 6pt.
Đúng: Số: 05/KH-TTKTMT
“V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009”

Trích yếu nội dung văn bản: đặt canh giữa ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in
thường, font 14, chữ đứng, đậm, bên dưới có đường kẻ ngang nét liền, độ dài bằng 1/2 1/3 dòng chữ.
Sai:
QUYẾT ĐỊNH
“V/v điều động cán bộ”

- Không dấu nháy;

- Không viết tắt V/v;
- Đường kẻ ngang không được dài bằng dòng chữ.
Đúng:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ

2.2.6 Nơi nhận: cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm xem
xét, giải quyết, thi hành, để biết và để lưu. Nơi nhận gồm: Kính gửi và nơi nhận.
Kính gửi: Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trực tiếp giải quyết công
việc. font 13 đến 14, chữ in thường. Nếu có 1 cơ quan nhận thì trình bày trên cùng 1
dòng; nếu có từ 2 cơ quan nhận thì phải xuống dòng và gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu
chấm phẩy, dòng cuối cùng có dấu chấm.

Nơi nhận: Từ nơi nhận được trình bày ngang hàng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của
người ký, sát lề phải. font 12, chữ in thường, đậm, nghiêng. Phần liệt kê các cơ quan, đơn
vị cá nhân nhận văn bản được trình bày font 11, chữ in thường, đứng.
Sai:

Kính gửi: Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung.

- không được tô đậm cả dòng chữ.

Kính gởi:
Page 11


- Công ty TNHH Gas Petrolimex.
- Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung.
- cuối dòng 1 thiếu dấu chấm phẩy.
Đúng:

Kính gửi: Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung.

Kính gửi:
- Công ty TNHH Gas Petrolimex;
- Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung.
Sai:
Giám Đốc
Nơi nhận:
- Như trên;
- Văn phòng BCH TW;
- Lưu VT;

- Nơi nhận không cùng dòng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký;
- Nơi nhận không in nghiêng;
- Phần liệt kê các cơ quan, đơn vị cá nhân nhận văn bản được trình bày font 12;
- Gạch chân Nơi nhận.
Đúng:
Nơi nhận:

Giám Đốc

- Như trên;
- Văn phòng BCH TW;
- Lưu VT.

2.2.7 Phụ lục văn bản: trình bày trên trang riêng, Từ phụ lục và số chữ in thường trình
bày trên dòng riêng, font 14, đứng, đậm. Số Tên phụ lục font 13 đến 14, in hoa, đứng,
đậm.
Sai:
Page 12

PHỤ LỤC 1
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN

- Phụ lục không viết hoa;
- Số 1 không viết hoa;
Phụ lục IV
Sơ Đồ Bố Trí Các thành Phần
- Tên phụ lục không viết hoa.
Đúng:
Phụ lục IV
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN

2.2.8. Số trang văn bản: được trình bày ở góc phải cuối trang, font 13 đến 14 và không
đánh số thứ tự trang nhất.
Sai: Sai cơ bản là các bạn hay đánh số trang nhất, và đôi khi số trang nằm canh giữa dưới
trang.
Đúng: Không đánh số thứ tự trang nhất (đánh số thứ tụ từ trang 2) bỏ lệnh chọn show
number on first page.
2.3.
Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong văn bản: viết tắt một cụm từ quá
dài, viết tắt một cụm từ không thông dụng sẽ làm người đọc khó chịu vì phải suy luận xem chữ
viết tắt đó là gì. Theo quy định, chỉ được viết tắt một số cụm từ thông dụng như UBND, HĐND.

2.4.
Trích yếu quá dài, trích yếu không phản ánh đúng nội dung chính của văn bản:
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội
dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu phục vụ cho việc nắm bắt nhanh nội dung văn bản và phục
vụ cho công tác tìm kiếm văn bản được dễ dàng, vì vậy nếu trích yếu quá dài (tôi đã thấy có

những trích yếu dài đến 4 dòng mặc dù không cần thiết phải như vậy) hoặc không phải ánh được
nội dung chính của văn bản thì:
(1) Sẽ làm tốn thời gian của người đọc, đặc biệt đối với người đọc là lãnh đạo, họ chỉ cần đọc
lướt trích yếu để chuyển cho các bộ phận chuyên môn thực hiện;
(2) Gây hiểu nhầm về nội dung văn bản dẫn đến xử lý, chỉ đạo nhầm;
Page 13


(3) Gây bất tiện cho bộ phận văn thư khi vào sổ công văn;
(4) Khó nhớ nội dung trích yếu, làm ảnh hưởng đến việc sử dụng, trích dẫn, tìm kiếm văn bản
về sau này”.
2.5.
Lỗi copy – paste: Ngày nay việc soạn thảo trên máy vi tính đã thành phổ biến thì cũng
có một loại lỗi mới nảy sinh do copy từ văn bản nọ sang văn bản kia mà chưa sửa triệt để, thành
ra nội dung văn bản bị “râu ông nọ cắm cằm bà kia”.
2.6.

Lỗi soạn thảo, lỗi chính tả:
Viết hoa vô tội vạ những từ không cần viết hoa. Có những đoạn văn bản dài dằng dặc mà
không có lấy một dấu phẩy hay chấm phẩy, đọc đến hết hơi mà chưa có chỗ để dừng!
Lỗi chính tả. Cho dù người soạn thảo văn bản có trình độ đại học, trên đại học để xảy ra
lỗi chính tả cũng không phải là cá biệt.
2.6.1 Dấu cách trắng: giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách, không sử dụng
dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Sai:
Đà Nẵng , ngày 12 tháng 01 năm 2011.
Đà Nẵng,ngày 12 tháng 01 năm 2011.
Đà Nẵng ,ngày 12 tháng 01 năm 2011.
Đúng:

Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011.

2.6.2 Dấu câu: các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;),
chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu
trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

2.7.
Sử dụng ngôn ngữ, văn phong không phù hợp: Soạn thảo văn bản hành chính cần sử
dụng văn phong hành chính, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụng ngôn ngữ viết, cách
diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Không nên sử dụng văn nói, từ lóng, từ nước ngoài (trừ những từ
không có từ thay thế tương đương trong tiếng Việt). Nhiều người khi soạn thảo văn bản mắc
bệnh sáo rỗng, bệnh hình thức cho nên nội dung văn bản rất dài mà vẫn không rõ ý khiến người
đọc rất mất thời gian.

Page 14


2.8.
Nơi nhận chưa phù hợp: Nơi nhận là phần quan trọng của văn bản, đặc biệt là với các
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành vì nó quyết định những đơn vị nào sẽ
nhận được văn bản để biết và thực hiện. Thường xảy ra 2 trường hợp:
(1) Thiếu đơn vị, cá nhân cần có;
(2) Thừa đơn vị, cá nhân nhận chỉ để biết, không thực sự cần thiết. Để xác định đúng, đủ
thành phần nhận cần phải có kinh nghiệm và hiểu rõ về vấn đề nêu trong văn bản, có thể tham
khảo các mẫu văn bản tương tự để rút ra kinh nghiệm.
2.9. Viện dẫn thiếu thành phần của văn bản: Ví dụ phải nêu đầy đủ “Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính” khi nhắc đến lần đầu và “Thông tư số 01/2011/TT-BNV” khi nhắc
lại trong văn bản, nếu nói Thông tư 01 là chưa đầy đủ.

3. Sai kỹ thuật trình bày văn bản:
Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, “Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao
gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn
thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương
tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản
được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.”
Sai kỹ thuật trình bày là một lỗi rất phổ biến trong soạn thảo văn bản, cụ thể những lỗi hay gặp
như sau:
3.1.
Nhầm khổ giấy và định lề trang văn bản: Trong các máy tính, máy in hiện nay, do chế
độ mặc định khổ giấy và lề ở nước ngoài khác ở Việt Nam, nên nếu khi soạn thảo văn bản không
chú ý đặt lại thì rất sẽ mắc phải lỗi này. Văn bản in ra giấy A4 mà để cỡ giấy Letter thì thường
chữ sẽ bị bé đi, lề trên, lề dưới to, văn bản sẽ mất cân đối.
3.2.

Sai phông chữ:

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự
Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Quy định trước đây là dùng phông
VnTime của bộ mã TCVN (ABC) nhưng hiện nay để đảm bảo truyền số liệu qua mạng mà
không bị xảy ra hiện tượng lỗi phông chữ, đa số mọi ngươi đã chuyển sang dùng phông Times
New Roman thuộc bộ mã Unicode (Thông tư số 01/2011/TT-BNV có quy định điều này). Tuy
nhiên một số người khi copy lại mẫu văn bản cũ không biết hoặc không có ý thức chuyển mã
phông văn bản nên dẫn đến một số văn bản hiện nay vẫn sử dụng phông VnTime, tệ hơn là trong
một văn bản lẫn lộn cả 2 loại phông chữ. Điều này làm người sau muốn thực hiện thao tác
chuyển mã phông cũng rất bất tiện.
Thao tác chuyển mã phông với bộ gõ Unikey rất đơn giản:
Page 15

Bước 1: Copy đoạn văn bản cần chuyển mã
Bước 2: Ấn chuột phải vào ký hiệu của Unikey ở taskbar góc phải bên dưới màn hình,
chọn Chuyển mã nhanh. Màn hình sẽ hiện ra cửa sổ thông báo: “Successfully converted
RTF clipboard”.
Bước 3: Paste vào đoạn văn bản cần chuyển mã. Thế là xong.
3.3
Sai cỡ chữ, kiểu chữ, dùng nhiều cỡ chữ, kiểu chữ trong một khổ văn bản: Cái này
thường do thói quen, do copy từ văn bản cũ chưa sửa lại, do tư duy thẩm mỹ (thích trình bày đẹp
mà không để ý trình bày như vậy là sai kỹ thuật).
3.4.
Định dạng đoạn văn bản sai hoặc không thống nhất định dạng trong cả văn bản:
Điều này cũng thường do lỗi copy – paste. Một số lỗi định dạng hay thấy như: không dàn đều 2
lề (justify), không thụt đầu dòng khi xuống dòng, giãn cách không hợp lý.
3.5.
Lỗi định dạng do chức năng automatic numbering/bulleting của MSWord: Với chế
độ này, lề trái của cả một đoạn văn bản sẽ bị thụt vào trong, trông rất xấu và không phù hợp với
cách trình bày văn bản của Việt Nam. Ngoài ra còn xuất hiện nhiều ký tự để đánh dấu dầu dòng
không theo chuẩn trình bày của văn bản hành chính.
3.6.
Đánh số thứ tự các phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống nhất hoặc
đánh nhầm thứ tự.
3.7.

Quên đánh số trang với những văn bản có từ 2 trang trở lên

3.8.

Quên điền số, ngày công văn vào phụ lục kèm theo văn bản

IV. Kết Luận
. Thiết nghĩ, cải cách về văn bản hành chính cũng là một khâu quan trọng trong công tác cải cách
hành chính đang rất được Đảng và Nhà nước quan tâm. Một bộ máy nhà nước chuyên nghiệp và
hiện đại không thể xem nhẹ vấn đề này.
V. Tài liệu tham khảo
[1]. />[2]. />[3]. />
[4]. />
Page 16