Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng Giao thông vận tải III

1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do thực hiện đề tài
Nƣớc ta đã và đang chuyển đổi phƣơng thức quản lý tài chính đối với các đơn vị
sự nghiệp có thu để tiến tới tự chủ tài chính hoàn toàn. Vì vậy, nhiệm vụ của nhà quản
lý trong các đơn vị sự nghiệp có thu ngày càng nhiều, không chỉ làm nhiệm vụ chuyên
môn nghiệp vụ mà còn phải làm tốt công tác quản lý nhân lực, tài chính.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu để kiểm soát và điều
hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo đạt đƣợc các mục tiêu đề ra với hiệu quả
cao nhất. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát
và hạn chế rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị nhƣ: giảm bớt rủi ro trong
quản lý và bảo vệ tài sản, đảm bảo tính trung thực của các số liệu kế toán, đảm bảo
mọi cán bộ nhân viên tuân thủ nội quy, quy chế hoạt động của đơn vị, đảm bảo sử
dụng tối ƣu mọi nguồn lực...
Có thể nói, ngày nay sự hoạt động của các tổ chức luôn song hành cùng với nó là
sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, đối với các đơn vị sự nghiệp thì kiểm soát nội bộ
vẫn chƣa đƣợc chú trọng.
Trƣờng Cao đẳng Giao thông vận tải (GTVT) III là một đơn vị sự nghiệp có thu.
Hiện nay trƣờng đang trong giai đoạn nâng cấp lên thành trƣờng đại học và tự chủ tài
chính hoàn toàn. Hệ thống kiểm soát nội bộ của trƣờng đã và đang hoạt động với đầy
đủ năm bộ phận cấu thành của hệ thống. Đa số các hoạt động của trƣờng đều đƣợc
xây dựng thành quy trình và đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, có sự kiểm soát định kỳ.
Tuy nhiên, một số hoạt động vẫn chƣa vẫn còn nhiều thiếu sót. Thành phần đánh giá
rủi ro hầu nhƣ không đƣợc chú trọng. Điều này sẽ ảnh hƣởng không nhỏ đến việc
hoàn thành mục tiêu của Nhà trƣờng.
Vì vậy, việc tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường Cao đẳng Giao thông vận tải III” làm luận văn tốt nghiệp sẽ là điều kiện để
hiểu biết thêm về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ cũng nhƣ đánh giá đƣợc thực
trạng và đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Trƣờng Cao Đẳng Giao Thông Vận Tải III, từ đó góp phần giúp nhà trƣờng đạt đƣợc
mục tiêu đề ra.


2

2. Các nghiên cứu có liên quan.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã tham khảo một số đề tài về kiểm soát
nội bộ, cụ thể nhƣ:
Nguyễn Thị Hoàng Anh (2014), "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường Cao đẳng GTVT Thành phố Hồ Chí Minh (Tp.HCM)", luận văn thạc sĩ,
Trƣờng Đại học Kinh tế Tp.HCM. Luận văn đã vận dụng lý thuyết về kiểm soát nội
bộ theo hƣớng dẫn của INTOSAI 2004 để tìm hiểu, đánh giá những ƣu điểm và hạn
chế còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng Cao đẳng GTVT Tp.HCM
từ đó đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng. Luận
văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đƣa ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ chung của toàn trƣờng chứ không đi sâu vào nghiên cứu và hoàn
thiện một quy trình nhất định tại trƣờng. Bên cạnh đó, những giải pháp mà tác giả đƣa
ra là dựa trên những đánh giá về thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
của nhà trƣờng và quan điểm của một số lãnh đạo khi tác giả thực hiện trao đổi chứ
chƣa thử nghiệm những giải pháp này vào một số hoạt động quản lý tại nhà trƣờng
bởi hạn chế về thời gian và kinh phí thực hiện. Phƣơng pháp nghiên cứu của tác giả là
phƣơng pháp định tính, sử dụng bảng câu hỏi để khảo sát thực trạng việc thực hiện
kiểm soát nội bộ tại trƣờng; sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả để đánh giá hệ
thống kiểm soát nội bộ; trao đổi với lãnh đạo các phòng ban và Ban giám hiệu để định
hƣớng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng.
Nguyễn Thị Thu Hậu (2014), "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trường Đại học Bạc Liêu", luận văn thạc sĩ, Trƣờng Đại học Kinh tế Tp.HCM.
Luận văn đã nêu đƣợc cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị công, đã
cập nhật INTOSAI 2013, đƣa ra đƣợc bài học kinh nghiệm từ các sự kiện có liên quan

đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nƣớc ở đơn vị công; tác giả sử dụng phƣơng pháp
khảo sát, quan sát kết hợp phỏng vấn để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
tại trƣờng Đại học Bạc Liêu với những mặt chƣa làm đƣợc, tìm ra nguyên nhân tồn
tại; từ đó đƣa ra đƣợc giải pháp đề nghị giải quyết, xây dựng biểu mẫu, tiêu chí cụ thể
để ứng dụng ngay cho nhà trƣờng.
Phạm Thị Hoàng (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường
Cao đẳng Công nghệ thông tin Tp.HCM”, luận văn thạc sĩ, Trƣờng Đại học Kinh


3

tế Tp.HCM. Luận văn đã khái quát đƣợc lý luận kiểm soát nội bộ theo INTOSAI.
Tác giả nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp định tính, thông qua khảo sát, thống kê dữ
liệu thực tế tại trƣờng kết hợp lý thuyết đã đƣa ra đƣợc những nhận xét, đánh giá, giải
pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng. Các giải pháp
đƣợc xây dựng một cách chi tiết, rõ ràng. Bên cạnh đó, luận văn đã thiết lập lại các
quy trình kiểm soát còn nhiều thiếu sót, đồng thời thiết lập các quy trình kiểm soát
mới phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà trƣờng.
 Các đề tài trên đã giải quyết đƣợc một số vấn đề:
- Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo
INTOSAI.
- Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các
đơn vị sự nghiệp có thu.
- Tìm hiểu thực trạng và khảo sát đánh giá đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn
vị nghiên cứu.
- Đƣa ra đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn
vị nghiên cứu.
 Khoảng trống mà các đề tài chƣa giải quyết:
- Chƣa cập nhật INTOSAI 2013.
Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM”, luận văn thạc sĩ, Trƣờng Đại học
Kinh tế Tp.HCM. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu
vực công và ở các đơn vị giáo dục đại học; tìm hiểu thực trạng và đánh giá ƣu – nhƣợc
điểm, những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng thông qua bảng câu hỏi
khảo sát, quan sát, phỏng vấn; từ đó đề xuất một số giải pháp nhƣ: xây dựng bảng
đánh giá giảng viên, đánh giá rủi ro...nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của
trƣờng. Tuy nhiên, những giải pháp chỉ mang tính chất tổng quát, chƣa xây dựng
đƣợc những quy trình, bảng biểu cụ thể cho các bộ phận cũng nhƣ cho từng công tác
quản lý.
 Các đề tài trên đã giải quyết đƣợc một số vấn đề:
- Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo
INTOSAI.


4

- Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các
đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục đại học.
- Tìm hiểu thực trạng và khảo sát đánh giá đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trƣờng Đại học Sƣ phạm kỹ thuật Tp.HCM
- Xây dựng giải pháp cụ thể cho từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội
bộ của trƣờng.
 Khoảng trống mà các đề tài chƣa giải quyết:
- Các giải pháp mang tính chung chung, chƣa đi vào cụ thể cho từng quy trình
hoạt động.
- Chƣa xây dựng đƣợc báo cáo cho các bộ phận.
Hồ Thị Thanh Ngọc (2010), “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm
soát nội bộ tại Trường Cao đẳng Xây dựng số 2”, luận văn thạc sĩ, Trƣờng Đại
học Kinh tế Tp.HCM. Luận văn đã vận dụng lý thuyết về kiểm soát nội bộ của báo
cáo COSO 1992 để tìm hiểu và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao

Đẳng Xây dựng số 2, đồng thời đƣa ra giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động kiểm soát nội bộ tại trƣờng. Luận văn đƣợc nghiên cứu dựa trên phƣơng
pháp khái quát, tổng hợp, phân tích, quan sát, phỏng vấn (sử dụng bảng câu hỏi – dữ
liệu định tính). Tuy nhiên, hạn chế của đề tài này là đã không vận dụng kiểm soát nội
bộ theo INTOSAI.
 Các đề tài trên đã giải quyết đƣợc một số vấn đề:
- Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992.
- Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các
đơn vị sự nghiệp có thu.
- Tìm hiểu thực trạng và khảo sát đánh giá đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trƣờng Cao đẳng Xây dựng số 2.
- Đƣa ra đƣợc một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại trƣờng.
 Khoảng trống mà các đề tài chƣa giải quyết:
- Không hệ thống cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992.


5

- Các giải pháp đƣa ra chƣa đƣợc cụ thể hóa, chỉ mang tính chất tổng quát, chƣa
thiết kế đƣợc mẫu biểu cụ thể nào cho việc quản lý và cho các quy trình hoạt động của
trƣờng.
Nhìn chung, những nghiên cứu của các tác giả trên đều hệ thống hóa đƣợc cơ sở
lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992, cập nhật năm 2004; đi sâu
vào những vấn đề cụ thể về thực trạng cũng nhƣ giải pháp cho hệ thống kiểm soát nội
bộ của từng đơn vị. Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao Đẳng Giao Thông
Vận Tải III đã và đang vận hành nhƣng còn nhiều hạn chế và chƣa đƣợc tác giả nào
nghiên cứu. Vì vậy, tác giả đã đi sâu nghiên cứu nhằm đƣa ra đƣợc những giải pháp
cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Mục tiêu chung: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng
GTVT III
- Mục tiêu cụ thể:
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ ở đơn vị
công theo INTOSAI.
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trƣờng Cao đẳng GTVT III.
+Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trƣờng Cao đẳng GTVT III.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị công theo
INTOSAI.
- Phạm vị nghiên cứu:
+ Không gian: Trƣờng Cao đẳng GTVT III.
+ Thời gian: từ tháng 01/2015 đến tháng 06/2015.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ ở
đơn vị công.


6

1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu
vực công.
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
1.1.4. Khái niệm kiểm soát nội bộ theo INTOSAI.
1.1.5. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI.

1.1.5.1. Môi trƣờng kiểm soát.
1.1.5.2. Đánh giá rủi ro.
1.1.5.3. Hoạt động kiểm soát.
1.1.5.4. Thông tin và truyền thông.
1.1.5.5. Giám sát.
1.1.5.6. Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.6. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam hiện nay.
1.3. Kinh nghiệm vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số tổ chức công ở
Việt Nam.
Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao
thông vận tải III.
2.1. Tổng quan về Trƣờng Cao Đẳng Giao Thông Vận Tải III.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
2.1.2. Định hƣớng phát triển.
2.1.3. Đội ngũ nhân lực.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức.
2.1.5. Đặc điểm của Trƣờng CĐ GTVT III làm ảnh hƣởng đến việc xây dựng và
vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao
thông vận tải III.
2.2.1. Phƣơng pháp nghiên cứu.
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao
thông vận tải III.


7

2.2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro.

2.2.2.3. Hoạt động kiểm soát.
2.2.2.4. Thông tin và truyền thông.
2.2.2.5. Giám sát.
2.3. Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao thông
vận tải III.
2.3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua dữ liệu thứ cấp.
2.3.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua dữ liệu sơ cấp.
2.3.2.1. Những mặt đạt đƣợc.
2.3.2.2. Những mặt còn hạn chế và nguyên nhân.
2.3.2.3. Đánh giá chung về việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng Giao
thông vận tải III.
3.1. Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao
đẳng Giao thông vận tải III.
3.2.1. Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát.
3.2.2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro.
3.2.3. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát.
3.2.4. Hoàn thiện thông tin và truyền thông.
3.2.5. Hoàn thiện công tác giám sát.
3.3. Một số kiến nghị để thực hiện các giải pháp.
3.3.1. Kiến nghị từ phía Nhà nƣớc.
3.3.2. Kiến nghị từ phía Nhà trƣờng.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp thống kê mô tả. Thông qua việc thu
thập dữ liệu cùng với việc khảo sát, quan sát và phỏng vấn thực tế tại Trƣờng Cao
đẳng GTVT III kết hợp lý luận, tác giả phân tích, so sánh, đánh giá và đƣa ra giải
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng.

8

- Phƣơng pháp so sánh: nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, thực tế
tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số tổ chức công ở nƣớc ta hiện nay, từ đó
so sánh để có thể rút ra những bài học kinh nghiệm ứng dụng vào thực tế cho
Trƣờng Cao Đẳng GTVT III.
- Phƣơng pháp tổng hợp: dựa trên những dữ liệu thứ cấp thu thập đƣợc từ
Trƣờng Cao Đẳng Giao thông vận tải III, tiến hành tổng hợp đƣa ra những thông tin
tổng quát nhất về tình hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao Đẳng
GTVT III.
- Phƣơng pháp phân tích: từ những dữ liệu tổng hợp đƣợc cùng với kết quả
khảo sát thực tế, tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại
Trƣờng Cao đẳng GTVT III.
- Phƣơng pháp khảo sát thực tiễn: thu thập dữ liệu bằng cách phỏng vấn trực
tiếp nhân viên hoặc phát phiếu điều tra để lấy thông tin, tiến hành tổng hợp, xử lý,
phân tích dữ liệu để rút ra những nhận xét từ đó đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng GTVT III.
7. Đóng góp mới của luận văn
Với quan điểm kế thừa các nghiên cứu của các tác giả trƣớc có liên quan đến đề
tài, luận văn sẽ trình bày đƣợc các vấn đề:
- Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng Cao đẳng
GTVT III, từ đó đƣa ra đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ tại Trƣờng
- Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trƣờng đƣợc xây dựng
một cách cụ thể, chi tiết, phù hợp với thực tế hoạt động của Trƣờng. Bên cạnh đó,
luận văn sẽ xây dựng lại những quy trình mà Trƣờng đang vận hành nhƣng có nhiều
sai sót, hạn chế; đồng thời cũng sẽ xây dựng những quy trình mới mà Trƣờng chƣa có,
phù hợp với yêu cầu quản lý và kiểm soát của Trƣờng.

9

CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ CÔNG
1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ.
 Giai đoạn sơ khai
Thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ đầu thế kỷ 20 trong các tài
liệu về kiểm toán, với hình thức ban đầu là kiểm soát tiền. Năm 1929, thuật ngữ
kiểm soát nội bộ đƣợc đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ Liên
bang Hoa Kỳ nhƣ là một công cụ bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy
nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử
nghiệm của kiểm toán viên.
Năm 1936, trong một công bố, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ
(AICPA) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ “… là các biện pháp và cách thức đƣợc
chấp nhận và đƣợc thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác,
cũng nhƣ kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách” (Bộ môn Kiểm toán,
Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng Đại học Kinh Tế Tp.HCM, 2012).
 Giai đoạn hình thành
Năm 1949, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) công bố công
trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ "Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu
thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán
viên độc lập". Trong báo cáo này đã định nghĩa kiểm soát nội bộ là: “…cơ cấu tổ
chức và các biện pháp, cách thức liên quan đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một
tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán,
thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của ngƣời
quản lý” (Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng Đại học Kinh Tế
Tp.HCM, 2012).
Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) thuộc AICPA ban hành báo cáo

thủ tục kiểm toán 29 "Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc


10

lập" đã phân biệt kiểm soát nội bộ về kế toán và kiểm soát nội bộ về quản lý.
Đến 1972, CAP tiếp tục ban hành thủ tục kiểm toán 54 “Tìm hiểu và đánh giá
kiểm soát nội bộ” trong đó đƣa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán, đó là đảm bảo
nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện khi đã đƣợc phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi nghiệp
vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê.
Năm 1973, CAP xét duyệt lại thủ tục kiểm toán 54 và đƣa ra định nghĩa về
kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.
Nhƣ vậy, trong suốt thời kỳ trên, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng
đƣợc mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy
nhiên, trƣớc khi báo cáo COSO 1992 ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới chỉ dừng lại
nhƣ là một phƣơng tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài
chính (Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng Đại học Kinh Tế
Tp.HCM, 2012).
 Giai đoạn phát triển
Vào những năm 1970 đến 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng nhƣ các quốc gia
khác trên thế giới phát triển mạnh mẽ làm cho số lƣợng các công ty tăng nhanh
chóng, cùng với đó là sự gian lận cũng ngày càng tăng gây tổn thất lớn cho nền kinh
tế.
Năm 1977, sau vụ Watergate (1973) với các khoản thanh toán bất hợp pháp
cho Chính phủ nƣớc ngoài, Quốc hội Mỹ đã thông qua Luật về chống hội lộ nƣớc
ngoài. Sau đó, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ bắt buộc các công ty phải báo cáo về
kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình (1979).
Sự tranh luận liên quan đến yêu cầu báo cáo về kiểm soát nội bộ của công ty
cho công chúng đã đƣa đến thành lập Ủy ban COSO vào năm 1985 dƣới sự bảo trợ
của 5 tổ chức: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế

toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Quản trị viên
tài chính (FEI) và Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA).
Trƣớc tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát
nội bộ về kiểm toán. Sau đó, AICPA cũng đã quyết định không sử dụng thuật ngữ
kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.


11

Năm 1992, Báo cáo COSO đƣợc ban hành. Đây là tài liệu đầu tiên trên thế
giới đã đƣa ra khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ
thống.
Báo cáo COSO năm 1992 bao gồm 4 phần: tóm tắt dành cho ngƣời điều hành,
khuôn mẫu của kiểm soát nội bộ, báo cáo cho đối tƣợng bên ngoài, công cụ đánh
giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Báo cáo này cũng đƣa ra 5 yếu tố của kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trƣờng
kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin - truyền thông, giám
sát.
Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa
về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của cáo cáo
này là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó kiểm soát nội bộ không
chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà đƣợc mở rộng ra cho các lĩnh
vực hoạt động và tuân thủ (Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng
Đại học Kinh Tế Tp.HCM, 2012).
 Giai đoạn hiện đại (Thời kỳ hậu COSO – từ 1992 đến nay)
Báo cáo COSO 1992 tuy chƣa thật hoàn chỉnh nhƣng đã đƣa ra đƣợc cơ sở lý
thuyết cơ bản nhất về kiểm soát nội bộ, làm cơ sở cho sự ra đời hàng loạt nghiên
cứu về kiểm soát nội bộ trên nhiều lĩnh vực khác nhau nhƣ:
Phát triển về phía quản trị.
Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ.

Phát triển theo hƣớng công nghệ thông tin.
Phát triển theo hƣớng kiểm toán độc lập
Phát triển theo hƣớng kiểm toán nội bộ
Phát triển theo hƣớng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể.
Tháng 5 năm 2013, COSO ban hành một bản cập nhật kiểm soát nội bộ để
phản ánh những thay đổi trong thế giới kinh doanh trong vòng 20 năm kể từ khi ban
hành các khuôn khổ ban đầu. Trong khi tiếp tục giữ lấy một nguyên tắc - phƣơng
pháp tiếp cận, bản cập nhật kết hợp nhiều minh họa hƣớng dẫn và giải thích các
khái niệm trong khuôn khổ và đƣợc thiết kế nhằm giúp các tổ chức trong nỗ lực của


12

họ để thích ứng với sự phức tạp và tốc độ thay đổi ngày càng tăng.
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
trong khu vực công.
Trong lĩnh vực công, kiểm soát nội bộ rất đƣợc xem trọng, là một đối tƣợng
đƣợc quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nƣớc. Một số quốc gia nhƣ Mỹ,
Canada đã có những công bố chính thức về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các cơ
quan hành chính sự nghiệp (Phan Nam Anh, 2013). Chuẩn mực về kiểm toán của
Tổng kế toán nhà nƣớc Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ
đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp. GAO đƣa ra 5 yếu tố về kiểm soát nội:
Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin - truyền
thông và Giám sát.
Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm
1953. Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI),
INTOSAI đã góp phần quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm
vụ của mình. Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn về kiểm toán viên nhà nƣớc trên
toàn thế giới, trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới
nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp cũng nhƣ thông

lệ tốt nhất (Phan Nam Anh, 2013).
Năm 1992, bản hƣớng dẫn về chuẩn mực kiểm soát nội bộ của INTOSAI đã
hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực kiểm soát nội bộ,
hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá kiểm soát nội bộ.
Năm 2001, bản hƣớng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các chuẩn
mực kiểm soát nội bộ để phù hợp với tất cả đối tƣợng và phù hợp với sự phát triển
gần đây trong kiểm soát nội bộ, và công bố năm 2004. Tài liệu này đã tích hợp các
lý luận chung về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO. Năm 2013, INTOSAI tiếp
tục đƣợc cập nhật và công bố áp dụng vào năm 2014.
Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa kiểm soát nội bộ và xây dựng một sự hiểu
biết thông thƣờng về kiểm soát nội bộ, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn
đề đặc thù của khu vực công.
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
- Về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các


13

nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín...
- Về báo cáo tài chính: đơn vị công khai đảm bảo tính trung thực và đáng tin
cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp, bởi vì chính ngƣời quản lý đơn vị phải
có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành.
- Về sự tuân thủ: các đơn vị công phải tuân thủ các luật lệ và quy định. Điều
này xuất phát từ trách nhiệm của ngƣời quản lý đối với những hành vi không tuân
thủ. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào
việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt đƣợc
những mục tiêu của tổ chức (Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng
Đại học Kinh Tế Tp.HCM, 2012).
1.1.4. Khái niệm kiểm soát nội bộ theo INTOSAI năm 2004.
Tài liệu hƣớng dẫn của INTOSAI (2004) nêu rõ: "Kiểm soát nội bộ là một quá

trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức,
quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp
lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức".
Ta thấy mục tiêu của kiểm soát nội bộ đƣợc nhấn mạnh, đó chính là tầm quan
trọng của hành vi đạo đức cũng nhƣ sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá, tham
nhũng trong khu vực công. Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì kiểm soát
nội bộ hữu hiệu trong khu vực công.
Nhƣ vậy, trong khái niệm kiểm soát nội bộ có một số ý quan trọng cần làm rõ,
đó là:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ: kiểm soát nội bộ không phải
là một sự kiện hay một trƣờng hợp riêng lẻ nào đó mà là một chuỗi các hành động
thâm nhập trong hoạt động của một thực thể, các hành động này xảy ra trong suốt
quá trình hoạt động của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ chịu sự chi phối bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ
chức: kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời, từ ngƣời lãnh đạo
đến các nhân viên trong tổ chức. Chính họ sẽ đƣa ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm
soát, vận hành và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ bị ảnh
hƣởng bởi con ngƣời, mọi ngƣời trong tổ chức không phải lúc nào cũng luôn hiểu
hành động một cách nhất quán. Mỗi cá nhân mang đến nơi làm việc một phong cách


14

riêng. Tuy nhiên, những điều này sẽ đƣợc khắc phục bởi hệ thống kiểm soát nội bộ
để cùng hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Đối phó với những rủi ro: để đạt đƣợc mục tiêu, tổ chức sẽ luôn đối mặt với
rất nhiều rủi ro. Nhiệm vụ của nhà quản lý là nhận diện và đối phó rủi ro. Kiểm soát
nội bộ có thể giúp giải quyết những rủi ro.
Cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ không thể cung cấp một sự
đảm bảo tuyệt đối cho nhà quản lý về việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Thay

vào đó, các hƣớng dẫn thừa nhận rằng chỉ có thể "đảm bảo hợp lý" với một mức độ
đáng tin cậy trong việc cân nhắc giữa chi phí, lợi ích và rủi ro. Đảm bảo hợp lý phản
ánh quan điểm liên quan đến những rủi ro trong tƣơng lai mà không ai có thể dự
đoán chắc chắn đƣợc. Ngoài ra, các yếu tố ngoài tầm kiểm soát có thể ảnh hƣởng
đến khả năng đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Hệ thống kiểm soát nội bộ dù chặt chẽ
đến đâu cũng có thể bị phá vỡ bởi sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của
nhà quản lý. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng
không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
Đạt được mục tiêu: kiểm soát nội bộ hƣớng tới đạt đƣợc các mục tiêu riêng
biệt nhƣng liên hệ với nhau về mục tiêu chung. Mục tiêu chung đạt đƣợc thông qua
nhiều mục tiêu cụ thể, nhƣ: thực hiện nghĩa vụ trách nhiệm; tuân thủ pháp luật; nội quy
và quy định; đảm bảo nguồn lực không bị thất thoát, hƣ hỏng hoặc sử dụng sai mục
đích...
1.1.5. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI
năm 2004.
1.1.5.1. Môi trƣờng kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong kiểm soát
nội bộ, tạo lập một nề nếp kỷ cƣơng, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong
môi trƣờng kiểm soát bao gồm: sự liêm chính và giá trị đạo đức, năng lực nhân viên,
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự.
 Sự liêm chính và giá trị đạo đức
Tất cả mọi ngƣời tham gia tổ chức, các nhà quản lý cũng nhƣ cán bộ nhân viên
có thể duy trì và chứng minh sự liêm chính và giá trị đạo đức thông qua việc tuân
thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức nhà nƣớc


15

trong mọi thời điểm. Điều này có thể bao gồm việc công bố tài sản, các vị trí kiêm
nhiệm bên ngoài...

Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh sự liêm chính và giá trị đạo
đức; họ phải cho công chúng nhìn thấy đƣợc nhiệm vụ và sứ mệnh của mình. Hoạt
động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả. Chúng phải phù hợp với
nhiệm vụ của họ. Để làm đƣợc điều này, cấp quản lý phải làm gƣơng cho cấp dƣới,
phải phổ biến những quy định về cách ứng xử đến mọi thành viên trong tổ chức.
 Năng lực nhân viên
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết
để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cƣơng, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu
cũng nhƣ có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập
hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các nhà quản lý và nhân viên phải đảm bảo một mức độ năng lực cho phép họ
hiểu đƣợc tầm quan trọng của việc phát triển, thực hiện và duy trì một hệ thống
kiểm soát nội bộ tốt và thực hiện nhiệm vụ của mình để hoàn thành các mục tiêu
của kiểm soát nội bộ và nhiệm vụ của đơn vị. Tất cả mọi ngƣời trong một tổ chức
liên quan đến kiểm soát nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình.
Do đó, các nhà quản lý và nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức độ kỹ
năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả;
và sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ.
 Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo phản ánh thái độ,
quan điểm, quy tắc ứng xử, năng lực cũng nhƣ việc nhà quản lý phải làm gƣơng cho
các nhân viên. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh
hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu
của đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ
của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng kiểm soát nội
bộ là quan trọng thì các thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận đƣợc điều
đó và sẽ tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.

16

Ngƣợc lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng kiểm soát nội bộ không
quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chƣa quan tâm đúng mức đến kiểm soát nội bộ. Kết
quả là kiểm soát nội bộ chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến
mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt đƣợc nhƣ mong muốn.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thƣờng đƣợc mô tả qua sơ đồ tổ chức, và đƣợc thể chế hóa
bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành
viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau. Cơ cấu tổ chức giúp cho mỗi
thành viên hiểu đƣợc nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ
thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy
nhiên, dù cơ cấu tổ chức nhƣ thế nào thì nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện
chiến lƣợc và đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền
và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng sao cho có thể ngăn ngừa
sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại đƣợc những sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Sự phân chia quyền và trách nhiệm;
- Quyền hạn và trách nhiệm báo cáo;
- Hệ thống báo cáo phù hợp.
 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá,
bổ nhiệm, khen thƣởng hay kỷ luật, hƣớng dẫn nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hƣởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trƣờng
kiểm soát. Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Vì vậy cách
thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thƣởng hay kỷ luật
là một phần quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát. Nhân viên đƣợc tuyển dụng
phải đảm bảo về tƣ cách đạo đức cũng nhƣ kinh nghiệm để thực hiện công việc

đƣợc giao (International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
1.1.5.2. Đánh giá rủi ro


17

Việc đánh giá rủi ro rất quan trọng, nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa
đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng,
đánh giá các rủi ro và xác định biện pháp xử lý phù hợp.
 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro trong từng hoạt
động và rủi ro toàn đơn vị. Rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt
động của đơn vị. Một khi đơn vị nhân diện đƣợc rủi ro trong hoạt động của mình thì
nguy cơ không đạt đƣợc mục tiêu sẽ giảm đi đáng kể.
Đối với khu vực công, các cơ quan nhà nƣớc phải quản trị rủi ro ảnh hƣởng
đến mục tiêu giao phó, bao gồm các chỉ tiêu đƣợc giao trong kế hoạch đơn vị.
 Đánh giá rủi ro
Sau khi đơn vị đã nhận dạng đƣợc rủi ro cần tiến hành đánh giá rủi ro. Đánh
giá rủi ro là đánh giá khả năng xảy ra rủi ro, đánh giá tầm quan trọng và ƣớc tính
thiệt hại mà rủi ro gây ra. Trên thực tế không thể loại bỏ tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn
rủi ro xảy ra ở mức chấp nhận đƣợc. Nếu rủi ro ảnh hƣởng không đáng kể và ít có
khả năng xảy ra thì không cần quan tâm nhiều. Ngƣợc lại, một rủi ro ảnh hƣởng
quan trọng và khả năng xảy ra cao thì đơn vị phải chú ý.
Để đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, cần phải xây dựng các tiêu chí đánh
giá, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, từ đó nhà lãnh đạo phân bổ nguồn lực để đối
phó rủi ro.
 Phát triển các biện pháp đối phó
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né
rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro.
- Phân tán rủi ro: chuyển một phần hay toàn bộ hậu quả do rủi ro gây ra từ tổ

chức này sang tổ chức khác bằng cách trả một khoản phí.
- Chấp nhận rủi ro: trong trƣờng hợp lợi ích mang lại lớn hơn thiệt hại do rủi
ro gây ra từ công việc đó tác động.
- Tránh né rủi ro: không thực hiện các công việc có thể xảy ra rủi ro. Ƣu điểm
là tránh đƣợc tất cả các rủi ro nhƣng lại mất đi một số cơ hội.
- Xử lý hạn chế rủi ro: giảm tác hại do rủi ro gây ra. Biện pháp này chỉ áp


18

dụng đối với những rủi ro không thể tránh đƣợc.
Trong phần lớn các trƣờng hợp các rủi ro phải đƣợc xử lý hạn chế và đơn vị
duy trì kiểm soát nội bộ để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị nhà nƣớc phải làm
theo nhiệm vụ đƣợc giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì
mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhƣng nếu nhận dạng đƣợc và đánh giá đƣợc rủi
ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.
Khi môi trƣờng thay đổi nhƣ các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nƣớc,
công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thƣờng
xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ (International Organization of
Supreme Audit Institutions, 2004).
1.1.5.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và
đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động
kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ
trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ
chức, bao gồm kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện.
 Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện bởi ngƣời đƣợc ủy quyền
theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và
công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.

Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng
theo hƣớng dẫn, trong giới hạn đƣợc quy định bởi ngƣời lãnh đạo và pháp luật.
 Phân chia trách nhiệm
Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có ngƣời nào đƣợc giao quá nhiều trách
nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trƣờng dễ xảy ra gian lận. Một ngƣời
không thể nào khách quan để thấy đƣợc hết các sai phạm. Nếu các chức năng tập
trung ở một ngƣời sẽ phát sinh tiêu cực, ngƣời tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện
quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận
thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng ngƣời. Tuy
nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm ngƣời này sẽ làm giảm hoặc phá


19

hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trƣờng hợp đơn vị có quy mô nhỏ với ít công việc, việc phân chia trách nhiệm
gây lãng phí nhân lực, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và sử dụng
biện pháp kiểm soát khác nhƣ luân chuyển nhân viên để đảm bảo rằng một ngƣời
không xử lý nhiều nghiệp vụ trong thời gian dài.
 Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp
đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các
mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu
các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các
khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những ngƣời có liên quan đến
nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ
truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
 Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị... mà
còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:

- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng
- Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin
- Giới hạn việc tiếp cận với tài sản
- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký
khắc sẵn (nếu có)
 Kiểm tra, đối chiếu
Các nghiệp vụ và sự kiện phải đƣợc kiểm tra trƣớc và sau khi xử lý. Sổ sách
đƣợc đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót
(International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
1.1.5.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là rất cần thiết để thực hiện tất cả các mục tiêu kiểm
soát nội bộ và đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức
 Thông tin
Thông tin trong một tổ chức đƣợc nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra


20

quyết định của đơn vị. Nhƣ vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông
tin cần thiết mà nó phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu:
- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống;
- Tính kịp thời: thông tin đƣợc cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu
cầu của các nhà quản trị;
- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của
tình huống, giúp ngƣời sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện;
- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải đƣợc cung cấp đúng ngƣời phù hợp với
quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Thông tin đƣợc cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông tin
kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác nhƣ lƣu trữ,
tra cứu (internet, các cơ quan chức năng, báo đài...) cũng rất cần thiết đối với kiểm

soát nội bộ vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt
động, đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị.
 Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Các kênh truyền thông gồm
truyền thông từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới phản hồi lên cấp trên, trao đổi
giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tƣợng bên ngoài
(International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).
1.1.5.5. Giám sát
Giám sát là quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của hoạt động
kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận
hành đúng nhƣ thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với
từng giai đoạn không. Để đạt đƣợc kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động
giám sát thƣờng xuyên hoặc định kỳ.
- Giám sát thƣờng xuyên: đƣợc thiết lập cho những hoạt động thông thƣờng và
lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính
chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng
ngày. Giám sát thƣờng xuyên đƣợc thực hiện trên tất cả các yếu tố của kiểm soát nội
bộ, liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tƣợng vi phạm luật
pháp, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống


21

- Giám sát định kỳ: thƣờng đƣợc thực hiện định kỳ hay trong các tình huống
đặc biệt. Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi
ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thƣờng xuyên. Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ
sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo kiểm soát nội bộ
đạt kết quả nhƣ mong muốn dựa trên các phƣơng pháp và thủ tục kiểm soát.
Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo kiểm soát đƣợc hoạt động
nhƣ dự định và đƣợc sửa đổi cho thích hợp với những điều kiện thay đổi. Giám sát

cũng cần đánh giá hiệu quả trong việc theo đuổi sứ mệnh của tổ chức, mục tiêu tổng
quát đạt đƣợc đặt ra trong khái niệm của kiểm soát nội bộ. Điều này đƣợc thực hiện
thông qua hoạt động giám sát thƣờng xuyên, giám sát định kỳ hoặc kết hợp cả hai,
để giúp đảm bảo rằng kiểm soát nội bộ tiếp tục đƣợc áp dụng ở tất cả các cấp, các tổ
chức và kiểm soát nội bộ đạt đƣợc kết quả mong muốn (International Organization
of Supreme Audit Institutions, 2004).
1.1.5.6. Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát
nội bộ.
Các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ có quan hệ chặt chẽ với nhau. Nhà
quản lý cần đánh giá rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt đƣợc mục tiêu. Hoạt động
kiểm soát đƣợc tiến hành nhằm đảm bảo rằng các rủi ro đƣợc xử lý trong thực tế.
Các thông tin thích hợp cần phải đƣợc thu thập và trao đổi thông suốt trong toàn bộ
tổ chức. Quá trình trên cần phải đƣợc giám sát để điều chỉnh lại hệ thống kiểm soát
nội bộ khi cần thiết. Mỗi yếu tố hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ ảnh
hƣởng đến yếu tố khác mà là một quá trình tƣơng tác đa chiều, trong đó hầu nhƣ các
yếu tố đều có thể ảnh hƣởng đến nhau. Do đó, mọi tổ chức đều cần có các bộ phận
nói trên, nhƣng hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức lại khác nhau tùy theo
ngành nghề, quy mô, văn hóa, phong cách quản lý.
1.1.6. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ dù đƣợc thiết lập chặt chẽ đến đâu cũng không
tránh khỏi những hạn chế vốn có. Ngay cả khi có thể xây dựng một hệ thống hoàn
hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào năng lực làm việc và
tính đáng tin cậy của đội ngũ nhân sự. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ
có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm, vì nó luôn tồn tại những hạn chế tiềm
tàng, bao gồm:


22

- Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập theo một khuôn khổ, tuy nhiên

không có một khuôn khổ nào có thể hoàn hảo.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc tiến hành bởi con ngƣời, vì vậy tổn thất vẫn
có thể xảy ra liên quan đến yếu tố con ngƣời nhƣ sự thiếu thận trọng, sự xao lãng
trong công việc hay có thể sai lầm trong việc xét đoán, hiểu sai các hƣớng dẫn của
cấp trên. Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát là do ngƣời quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra
việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi ngƣời quản lý cấp cao cố tình gian lận,
họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
- Bên cạnh đó, việc phân công nhiệm vụ không phù hợp hay sự thông đồng
của các cá nhân trong đơn vị cũng có thể phá vỡ hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hệ thống kiểm soát thƣờng chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát
sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó những sai phạm
trong các nghiệp vụ này thƣờng hay bị bỏ qua.
- Điều quan trọng nhất là sẽ không thích hợp khi thực hiện một chính sách
kiểm soát mà trong đó chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát vƣợt quá lợi ích dự
kiến đạt đƣợc một cách hợp lý.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc xây dựng trên cơ sở dự đoán rủi ro, vì vậy
không thể dự đoán đƣợc tất cả các sai sót, gian lận cũng nhƣ sai phạm bất thƣờng có
thể xảy ra.
- Những thay đổi của tổ chức nhƣ thay đổi về mục tiêu, quan điểm quản lý và
điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
Những hạn chế này chính là nguyên nhân khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ
không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ có thể đảm bảo hợp lý trong việc đạt đƣợc các
mục tiêu của đơn vị.
1.2. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam hiện nay
1.2.1. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu.
Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị sự nghiệp công lập có nguồn thu sự nghiệp
công lập có nguồn thu sự nghiệp, do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền thành lập, là
đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo
quy định của Luật kế toán.
 Nguồn tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu gồm:

23

- Nguồn thu từ ngân sách nhà nƣớc cấp: kinh phí không thƣờng xuyên đƣợc
ngân sách nhà nƣớc cấp cho các đơn vị bao gồm: kinh phí thực hiện đề tài nghiên
cứu khoa học cấp Nhà nƣớc, cấp bộ, ngành; chƣơng trình mục tiêu quốc gia và các
nhiệm vụ đột xuất khác đƣợc cấp có thẩm quyền giao. Kinh phí Nhà nƣớc thanh
toán cho đơn vị theo chế độ đặt hàng để thực hiện các nhiệm vụ Nhà nƣớc giao,
theo giá hoặc khung giá do Nhà nƣớc quy định. Kinh phí cấp để tinh giản biên chế
theo chế độ Nhà nƣớc quy định đối với số lƣợng lao động trong biên chế dôi ra.
Vốn đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động theo
dự án và kế hoạch từng năm, vốn đối ứng cho các dự án đƣợc cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
- Nguồn thu sự nghiệp của đơn vị gồm: tiền thu phí, lệ phí thuộc ngân sách
nhà nƣớc cấp. Mức thu phí, lệ phí, tỷ lệ nguồn thu đƣợc để lại đơn vị sử dụng và nội
dung chi thực hiện theo quy định của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền với từng
loại phí, lệ phí. Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ. Mức thu từ các hoạt
động này do thủ trƣởng các đơn vị quyết định, theo nguyên tắc đảm bảo bù đắp chi
phí và có tích lũy. Các khoản thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật (nếu
có).
- Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật: thu từ các dự án viện trợ, quà
biếu, tặng, vay tín dụng ngân hàng hoặc quỹ hỗ trợ phát triển để mở rộng và nâng
cao chất lƣợng hoạt động sự nghiệp và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định
của pháp luật (Bộ môn Kế toán công, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng Đại học
Kinh Tế Tp.HCM, 2012).
 Nhiệm vụ chi của đơn vị sự nghiệp có thu:
Chi hoạt động thƣờng xuyên của đơn vị theo hoạt động chức năng, nhiệm vụ
đƣợc cấp có thẩm quyền giao và chi cho các hoạt động thu có sự nghiệp bao gồm:
chi cho ngƣời lao động, chi quản lý hành chính, chi các hoạt động nghiệp vụ chuyên

môn, chi hoạt động tổ chức thu phí, lệ phí, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ,
chi mua sắm dụng cụ thay thế, sửa chữa thƣờng xuyên cơ sở vật chất, các khoản
khác theo quy định của pháp luật, chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp
Nhà nƣớc, cấp bộ, ngành; chƣơng trình mục tiêu quốc gia, chi thực hiện nhiệm vụ
đặt hàng của Nhà nƣớc; chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có vốn nƣớc ngoài theo


24

quy định, chi thực hiện tinh giản biên chế do Nhà nƣớc quy định, chi đầu tƣ phát
triển, chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất đƣợc cấp có thẩm quyền giao (Bộ môn
Kế toán công, Khoa Kế toán - Kiểm toán Trƣờng Đại học Kinh Tế Tp.HCM, 2012).
1.2.2. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị sự nghiệp có thu.
Thực tế vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các đơn vị sự nghiệp có thu
hiện này còn nhiều yếu kém. Một số tổ chức còn mơ hồ về hệ thống kiểm soát nội
bộ. Một số khác nhầm lẫn về mặt chức năng giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội
bộ. Nhiều tổ chức không hiểu rõ sự tƣơng quan của hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ
thống phòng ban chức năng và quy trình hoạt động của tổ chức. Nhiều tổ chức gọi
tên và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ bằng những tên gọi khác và mang những ý
nghĩa khác...
Tất cả các vấn đề trên cần phải đƣợc giải quyết thông qua việc hiểu rõ và nhận
thức đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ, các thành phần, phƣơng pháp xây dựng,
phƣơng pháp đánh giá...một cách bài bản và hệ thống.
 Đối với mục tiêu về hoạt động
Mục tiêu hoạt động của các đơn vị sự nghiệp không phải là việc tối đa hóa lợi
nhuận mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực
của Nhà nƣớc. Theo đó, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực này để
đảm bảo rằng:
- Việc thực hiện các hoạt động của đơn vị đúng phƣơng pháp, đảm bảo tính
hữu hiệu, hiệu quả và quan trọng là phải đạt đƣợc tính nhân văn trong các hoạt động

của mình.
- Việc quản lý, sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả, tránh thất
thoát, lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
 Đối với mục tiêu về báo cáo
Các báo cáo ở đơn vị sự nghiệp thông thƣờng cung cấp các thông tin về tình
hình quản lý ngân quỹ, tình hình sử dụng nguồn kinh phí của Nhà nƣớc, tình hình
quyết toán ngân sách Nhà nƣớc... Theo đó, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
trong khu vực này để đảm bảo rằng:


25

- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải đƣợc trình bày và báo cáo trung
thực và đáng tin cậy
- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải đƣợc cung cấp kịp thời, phù hợp
với từng đối tƣợng bên trong và bên ngoài đơn vị.
 Đối với mục tiêu tuân thủ
Đối với mục tiêu này, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng:
- Việc chấp hành nghiêm túc Luật ngân sách nhà nƣớc, Luật kế toán, Luật thuế
và văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
- Việc chấp hành nội quy và quy chế của đơn vị sự nghiệp.
1.3. Kinh nghiệm vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số tổ chức công ở
Việt Nam.
Vũ Hữu Đức (2007) nêu rõ “So sánh với Báo cáo COSO 1992, các chuẩn mực
kiểm soát nội bộ trong khu vực công tập trung hơn vào các chức năng và đặc điểm
của đơn vị nhà nƣớc và các quy định có tính quy chuẩn hơn là chỉ hƣớng dẫn. Trong
khu vực công tại Việt Nam hiện nay, khái niệm kiểm soát nội bộ còn rất mới mẻ.
Các nhà quản lý trong khu vực công thƣờng dựa trên các quy định của pháp luật,
kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về
công tác kiểm soát. Ngoài ra, việc thiếu một kỹ năng phân tích từ mục tiêu, rủi ro

đến các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến tổn hao nguồn lực vào những thủ tục kiểm
soát không cần thiết trong khi lại bỏ sót những rủi ro quan trọng”. Các đơn vị công
thƣờng không xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh nhƣng các yếu tố
trong hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại mờ nhạt, mang tính chất tự phát.
Hầu hết các trƣờng cao đẳng và đại học hoạt động và quản lý dựa trên các quy
định của Bộ giáo dục và đào tạo. Nếu các trƣờng thực hiện theo đúng các quy định
ban hành thì sẽ có cơ chế quản lý tốt. Nên phần này tác giả chỉ nêu những sự kiện
liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nƣớc ở khu vực công. Mục đích của
tác giả là từ những hạn chế, khuyết điểm của các trƣờng sẽ giúp cho trƣờng Cao
đẳng Giao thông vận tải III chấn chỉnh lại việc quản lý của trƣờng tốt hơn, tránh xa
những yếu kém đó và sẽ kế thừa những mặt tốt của các trƣờng có cơ chế quản lý tốt.