Hoàn thiện kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân cường việt

1

Đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt”
MỞ ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường sôi động và cạnh tranh gay gắt
ngày ngay, để có thể tận dụng cơ hội và tạo ra lợi thế cạnh tranh, các doanh
nghiệp cần đặc biệt coi trọng công tác kế toán tại đơn vị. Kế toán là một công cụ
hữu hiệu giúp cho không chỉ các nhà quản lý nắm được thực trạng hoạt động tài
chính nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho tương lai của doanh nghiệp mà
còn là mối quan tâm của các ngân hàng, nhà đầu tư… trong việc đưa ra quyết
định cho vay hoặc góp vốn.Vì vậy,bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát
triển bền vững thì đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán phù hợp, hoạt động có
hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tình
hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, công tác kế toán được tổ chức theo hình thức
riêng, hợp lý và mang tính đặc thù của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp thương mại,hoạt động đặc trưng cơ bản là quá trình
lưu chuyển hàng hoá gồm mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá. Trong đó hoạt
động bán hàng là khâu quan trọng bậc nhất quyết định đến sự sống còn và phát
triển của doanh nghiệp. Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức
tốt khâu bán hàng của mình, họ không nhận thức được đầy đủ rằng tổ chức tốt
việc tiêu thụ hàng hoá cũng đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao cho
doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là một doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực thương mại, do vậy kế toán bán hàng là một phần hành vô cùng coi
trọng và hoàn thiện. Tổ chức kế toán bán hàng sẽ cung cấp những thông tin cần
thiết giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp phân tích, đánh giá, lựa chọn phương án
kinh doanh, đầu tư có hiệu quả nhất.Do vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện
kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt” làm chuyên đề thực
tập của mình
Trong giai đoạn thực tập chuyên đề, với sự giúp đỡ của phòng kế toán và
sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Phạm Thị Thủy, em đã tìm hiểu và theo dõi

2

chi tiết công tác tổ chức kế toán bán hàng tại doanh nghiệp về chứng từ, quy
trình luân chuyển, hạch toán cùng hệ thống sổ sách, báo cáo được áp dụng tại
đơn vị.Dựa trên thực tế tại doanh nghiệp cùng kiến thức kế toán của mình, em
đã hoàn thành chuyên đề thực tập với ba nội dung chính như sau:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại
doanh nghiệp tư nhân Cường Việt
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân
Cường Việt
Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng
tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt.
Do kiến thức còn hạn chế cùng kinh nghiệm thực tế không nhiều chuyên
đề thực tập của em không tránh khỏi nhiều sai sót. Em rất mong được sự góp ý
và hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo, cô kế toán trưởng cùng các anh chị trong
phòng ban kế toán để báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thủy, cô kế toán trưởng
cùng các anh chị trong phòng ban kế toán tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt
đã giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập này.
Sinh viên
Nguyễn Thị Hồng


3

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG CỦA DNTN CƯỜNG VIỆT.
1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của DNTN Cường Việt.

Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là doanh nghiệp thương mại, chuyên
kinh doanh vật tư phân bón và thuốc bảo vệ thực vật, được thành lập theo Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0401000751, do Sở kế hoạch và đầu tư Hải
Dương cấp ngày 16 tháng 01 năm 2007. Doanh nghiệp có tiền thân là đại lý
buôn bán vật tư nông nghiệp, đi vào hoạt động kinh doanh năm 2004. Trong thời
gian đầu, đại lý chủ yếu mua bán thuốc bảo vệ thực vật và một số vật tư khác
(bình bơm, hạt giống…) với quy mô khá nhỏ. Hàng hóa kinh doanh còn hạn chế
về số lượng cũng như chủng loại. Tuy nhiên, tình hình hoạt động kinh doanh của
đại lý khá tốt, đem lại mức lợi nhuận hàng năm ngày càng gia tăng cho chủ đại
lý. Đến năm 2007,để phù hợp với sự phát triển của kinh tế nông nghiệp, nhằm
mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động đồng thời khẳng định tên tuổi trên thị
trường, đại lý được nâng lên thành doanh nghiệp tư nhân Cường Việt. Đây cũng
chính là thời điểm doanh nghiệp tư nhân Cường Việt chính thức được thành lập.
Ngoài đại lý thuốc bảo vệ thực vật, doanh nghiệp quyết định mở rộng thêm đại
lý mới với chức năng và nhiệm vụ là kinh doanh vật tư phân bón. Đến nay, sau
gần 6 năm thành lập và phát triển, doanh nghiệp tư nhân Cường Việt với phương
châm đảm bảo uy tín trong việc cung cấp vật tư nông nghiệp về chất lượng, đưa
ra nhiều chính sách bán hàng mềm dẻo, doanh nghiệp giành được sự tín nhiệm
của khách hàng trong và ngoài tỉnh. Với tình hình kinh doanh ngày càng mở
rộng và phát triển, doanh nghiệp tư nhân Cường Việt đang dần chứng tỏ sự vững
mạnh của mình trên con đường hội nhập và phát triển.
Với chức năng chủ yếu là mua bán vật tư phân bón và thuốc bảo vệ thực
vật, doanh nghiệp tư nhân Cường Việt kinh doanh các loại mặt hàng sau:
Thuốc bảo vệ thực vật bao gồm 3 loại chính là thuốc trừ sâu (thuốc dùng
để phòng trừ các loại sâu hại cây trồng trên đồng ruộng, nông sản trong kho),


4

thuốc trừ bệnh (thuốc trừ nấm cây được dùng để phòng trừ nhiều loại vi sinh vật

gây bệnh cho cây trồng và nông sản), thuốc trừ cỏ (thuốc dùng để diệt trừ các
loại thực vật hoang dại mọc lẫn với cây trồng).
Vật tư phân bón gồm 2 loại chính là phân bón gốc, phân bón lá được nhập
mua từ hai nhà cung cấp chính là công ty TNHH TM&DV Thái Sơn và công ty
TNHH MTV Bảo Nông.
Sau đây, em xin trích dẫn một số mặt hàng chủ yếu theo từng nhóm hàng
hóa nêu trên mà doanh nghiệp đang kinh doanh:
Biểu 1.1 Một số mặt hàng vật tư phân bón tại doanh nghiệp
STT

MÃ SP

TÊN SẢN PHẨM

ĐVT

Phân bón
Nhóm hàng: Phân bón gốc (PBG).

Cái

01

PBG_13

Đầu Trâu 13.13.13TE

Kg

02

PBG_14.14.14

NPK 14 - 14 - 14TE

kg

03

PBG_18.6.15

NPK 18 - 6 -15 TE

kg

04

PBG_84

Đầu Trâu 8-4-12TE

kg

05

PBG_963

Đầu Trâu 9-6-3

Kg

06

PBG_AG

Đầu trâu TE Agrotain

Kg

07

PBG_D1

Đạm vàng ĐT 46A+ hạt to

Kg

08

PBG_L1

Đầu Trâu L1

Kg

09

PBG_L2

Đầu trâu L2

Kg

Nhóm hàng: Phân bón lá (PBL)

Hộp

01

PBL_106010

Arrow NPK 10.60.10

Kg

02

PBL_21

Phân bón lá 21.21.21 + TE

Gói

03

PBL_502

Đầu trâu 502

Gói

5

04

PBL_PN P 12g

Penac P 12g

túi

05

PBL_QN9

Lớn trái

Chai

06

PBL_SL

Arrow siêu lân (QN)

chai

07

PBL_SP 10G

Arrow Super 10g

gói

(Trích từ phòng kinh doanh tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt)
Biểu số 1.2 Một số mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật tại doanh nghiệp
STT

MÃ SP

TÊN SẢN PHẨM

ĐVT

Thuốc bảo vệ thực vật
Nhóm hàng: Thuốc trừ bệnh
01

TTB_ATV 500

Atulvil 5SC 500ml

chai

02

TTB_ATV100

Atulvil 5SC 100ml

chai

03

TTB_KCD 50g

Kocide 50g

gói

04

TTB_KCDkg

Kocide 53.8 DF - 75g (kg)

Kg

05

TTB_MNZ500

ManoZeb Blue 500g (kg)

Kg

Nhóm hàng: Thuốc trừ cỏ

chai

01

TTC_DA

Dual gold 50 cc

Chai

03

TTC_HC100

Heco 600EC

Chai

04

TTC_NPS

Niphosat 480SL - 100ml

chai

Nhóm hàng: Thuốc trừ sâu
01

TTS_EM

Emaben 0.2EC - 16ml

Chai

02

TTS_Factac

Factac 100cc (chai)

chai

03

TTS_FDN chai

Fendona 10SC 50ml

chai

04

TTS_PRL

Prevathon 5SC 15ml (lít)

Lít

07

TTS_WS Chai

Wusso 550EC 100ml

Chai


6

(Trích từ phòng kinh doanh tại doanh nghiệp)
Nhìn vào danh mục hàng hóa ta có thể thấy rằng: các mặt hàng kinh
doanh của doanh nghiệp được chia theo từng nhóm hàng. Mỗi nhóm hàng có
tính năng và công dụng riêng biệt. Trong từng nhóm hàng, mỗi loại sản phẩm
được mã hóa với ký hiệu nhất định, không bị trùng lặp nhau,giúp cho doanh
nghiệp quản lý hàng hóa có hiệu quả. Đồng thời, việc doanh nghiệp phân loại
hợp lý các loại sản phẩm theo những tính năng và công dụng khác nhau tạo cho
khách hàng dễ dàng phân biệt và lựa chọn các nhóm sản phẩm, tránh sự nhầm
lẫn.
1.1.2.Thị trường của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt.
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là
vật tư phân bón và thuốc bảo vệ thực vật, phục vụ cho sản xuất nông nghiệp, do
đó khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới là các hộ gia đình, các đơn vị, tổ
chức trên địa bàn tỉnh Hải Dương và các vùng lân cận.
Trong hai năm đầu đi vào hoạt động (năm 2007, 2008), thị trường tiêu
thụ của doanh nghiệp vẫn còn hạn chế trong phạm vi thành phố Hải Dương và
một số huyện giáp xung quanh (huyện Tứ Kỳ, huyện Gia Lộc, huyện Nam Sách,
huyện Cẩm Giàng). Lượng khách hàng mua bán đông nhưng chủ yếu là khách
mua lẻ, không thường xuyên. Đối với khách hàng mua bán thường xuyên thì giá
trị từng hóa đơn ở mức chưa cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã bước đầu tạo lập

được những mối quan hệ gắn bó với khách hàng bằng những chính sách bán
hàng phù hợp và hiệu quả (chiết khấu, khuyến mại, giảm giá…), bằng chất
lượng sản phẩm và giá cả hợp lý.
Từ năm 2009 đến nay, doanh nghiệp đi vào hoạt động kinh doanh
mạnh mẽ trên đà phát triển của những năm trước. Đội ngũ nhân viên kinh doanh
của doanh nghiệp đã không ngừng tìm kiếm những khách hàng mới đồng thời
quan tâm, chăm sóc những khách hàng cũ, có những chính sách ưu đãi nhất định
nhằm giữ chân những khách hàng đến với doanh nghiệp. Hiện tại, thị trường


7

tiêu thụ của doanh nghiệp đã bao trùm hầu hết tỉnh Hải Dương và một số huyện
thuộc các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Hải Phòng. Hệ thống đại lý phân phối
trực tiếp ngày càng được mở rộng giúp cho doanh nghiệp nâng cao uy tín và
từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Điều này được thể hiện rất
rõ trong danh mục các đại lý của doanh nghiệp năm 2012 dưới đây:
Bảng 2: Các đại lý phân phối trực tiếp của DNTN Cường Việt
STT

Tên đại lý

Tên đại lý

1

Hoàng Văn Quang

Ái Quốc – Nam Sách- Hải Dương

2

Ngô Văn Đức

Việt Hoà - TP Hải Dương

3

Nguyễn Văn Phụng

Đại Thắng-An Lão-Hải Phòng

4

Nguyễn Văn Khanh

Kim Xuyên - Kim Thành - Hải Dương

5

Triệu Thị Lan

Gia Xuyên-Gia Lộc-Hải Dương

6

Hà Văn Toản

Hưng Đạo-Tứ Kỳ-Hải Dương

7

Nguyễn Thị Nhuần

TX Sao Đỏ -Chí Linh- Hải Dương

8

Phạm Văn Dũng

Kinh Môn-Hải Dương

9

Hoàng Văn Quang

Xã ái quốc - Nam Sách

10

Nguyễn Đức Đàn

Thống Nhất – TP.Hải Dương

11

Trung tâm ứng dụng tiến Hải Tân-TP.Hải Dương
bộ khoa học Hải Dương

12

Điện lực Cẩm Giàng

Cẩm Điền-Cẩm Giàng-Hải Dương

(Trích dẫn từ phòng kế toán DNTN Cường Việt)
1.1.3.Phương thức bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt.
Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng được coi là khâu
cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tùy theo đặc điểm của thị
trường cũng như đặc điểm các mặt hàng kinh doanh, hoạt động bán hàng của
doanh nghiệp được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau, nhằm đảm bảo
khối lượng hàng hóa tiêu thụ đều đặn, không ngừng tăng lên. Thông qua bán


8

hàng, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp chi phí và tăng nguồn tích lỹ
để mở rộng hoạt động kinh doanh. Vì vậy, với chức năng chính là kinh doanh
vật tư nông nghiệp, doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc hoàn thiện phương thức
bán hàng với thủ tục hiệu quả và chi phí hợp lý nhất.
Hiện tại, hoạt động bán hàng của doanh nghiệp được thực hiện theo cả
hai hình thức là bán lẻ thu tiền tập trung và bán buôn, trong đó bán buôn là
phương thức bán hàng chủ yếu. Do mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp gồm
hai loại chính nên doanh nghiệp tổ chức hoạt động bán hàng tại hai đại lý phân
phối : đại lý thuốc bảo vệ thực vật và đại lý phân bón. Tại hai đại lý phân phối
này, doanh nghiệp đều thực hiện cả hai hình thức bán hàng nói trên.
Đối với hình thức bán lẻ thu tiền tập trung, nhân viên bán hàng chỉ phụ
trách việc giao hàng, còn việc thu tiền, do kế toán viên tại từng đại lý thực hiện.
Khách hàng sau khi xem xong hàng hóa và đồng ý mua, nhân viên bán hàng lập
hóa đơn bán lẻ, giao cho khách hàng, đưa họ tới chỗ kế toán viên tiến hành

thanh toán. Sau khi đã thanh toán, kế toán viên ghi nhận “ đã thanh toán”, khách
hàng mang hóa đơn đó để nhận hàng. Cuối ngày, kế toán viên tại đại lý làm giấy
nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ, còn nhân viên bán hàng xác định lượng hàng
bán ra trong ngày để lập báo cáo bán hàng. Định kỳ,tiến hành kiểm kê hàng hóa,
xác định lượng hàng bán ra để xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại đại lý.
Đối với bán buôn, doanh nghiệp áp dụng hình thức bán buôn qua kho.
Theo hình thức này, hàng hóa mua về được nhập vào kho của doanh nghiệp, rồi
từ kho xuất bán ra. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, nhân
viên phòng bán hàng viết phiếu đề nghị xuất kho (gồm đầy đủ chi tiết mã khách
hàng, kiểu hoá đơn, số hoá đơn, số lượng, giá bán…). Phiếu yêu cầu xuất kho
phải được sự ký duyệt của giám đốc doanh nghiệp, rồi sau đó nhân viên bán
hàng lập hóa đơn GTGT kiêm phiết xuất kho, chuyển xuống cho thủ kho. Thủ
kho dựa trên phiếu đề nghị và phiếu xuất kho thực hiện xuất hàng hóa. Hàng hóa
được vận chuyển tới địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.Chi phí vận chuyển
hàng đã được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng ký kết hoặc đơn đặt hàng.


9

1.2.Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Cường
Việt.
Công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng đóng vai trò rất quan trọng
trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Nếu công tác quản lý tốt, doanh
nghiệp có thể giảm thiểu chi phí phát sinh ở mức thấp nhất mà vẫn đạt được kế
hoạch tiêu thụ hàng hóa đặt ra, đem lại lợi nhuận ngày càng gia tăng cho doanh
nghiệp. Do đó, lãnh đạo doanh nghiệp tư nhân Cường Việt luôn luôn chú trọng
đến việc cải thiện tổ chức quản lý hoạt động bán hàng, phủ hợp với đặc điểm
kinh doanh của đơn vị. Sau đây em xin đi sâu vào thực trạng công tác tổ chức
quản lý hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp Cường Việt
1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý chung

Sơ đồ 1.1.Sơ đồ bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Giám đốc

Phó giám đốc
Đại lý vật tư
phân bón

BP.Tài
chính kế
toán

BP.Tổ chức
hành chính

BP. Kinh doanh

Đại lý thuốc
bảo vệ thực
vật

P.Bán hàng

P.Kho


10

Đứng đầu doanh nghiệp là giám đốc. Giám đốc là người đại diện theo
pháp luật của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động
của đơn vị, có vị trí và thẩm quyền cao nhất trong doanh nghiệp. Giám đốc phụ

trách chung mọi hoạt động của công ty, trực tiếp chỉ đạo kế hoạch kinh doanh,
phòng kế toán, tổ chức hoạt động của doanh nghiệp…
Phó giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc trong việc tổ chức tác nghiệp của
phòng kế toán, tổ chức hoạt động kinh doanh vật tư phân bón và thuốc bảo vệ
thực vật, làm nhiệm vụ thường trực doanh nghiệp khi giám đốc vắng mặt và
thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc ủy quyền của giám đốc.
Các phòng ban tại doanh nghiệp:
Bộ phận kinh doanh
- Quản lý hợp đồng kinh tế, hàng hóa, theo dõi tình hình mua bán tại hai đại lý
phân phối của doanh nghiệp.
-Lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch vật tư, thu hồi công nợ .
-Giúp giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế
hoạch mua bán hàng hóa, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề xuất biện pháp
giải quyết.
-Nắm bắt kịp thời các thông tin thị trường, thông tin từ khách hàng và nhà cung
cấp để tham mưu cho giám đốc trong việc đưa ra quyết định như quyết định về
giá bán, % chiết khấu.
Bộ phận tổ chức hành chính
-Có nhiệmvụ tham mưu cho lãnh đạo, định ra đường lối sắp xếp, phân phối lao
động mộtcáh hợp lý, xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng và BHXH phù hợp
cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Bộ phận kế toán
-Tổ chức công tác kế toán nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ dữ liệu về tình hình
kinh doanh, tình hình biến động về tài sản và nguồn vốn tại doanh nghệp.


11

-Theo dõi sổ sách và hạch toán tình hình kinh doanh theo đại lý phân phối của
doanh nghiệp.

-Tiến hành phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp để cung cấp thông tin
chính xác, nhanh chóng kịp thời cho giám đốc và các đối tượng khách sử dụng
thông tin.
Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp thể hiện sự
tương quan, hỗ trợ lẫn nhau giữa giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban tại
đơn vị. Để bộ máy quản lý hoạt động ngày càng hiệu quả, ban lãnh đạo doanh
nghiệp không ngừng nâng cao năng lực lãnh đạo của mình, tạo điều kiện gắn kết
tình cảm giữa các nhân viên trong cùng phòng ban, giữa các phòng ban với
nhau, cùng chung sức thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Đây cũng là
yếu tố quyết định sự tồn tại vững chắc và thành công của doanh nghiệp trên thị
trường kinh tế cạnh tranh gay gắt.
1.3.3. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng.
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh, là hoạt
động cơ bản của doanh nghiệp thương mại.Thông qua hoạt động bán
hàng,doanh nghiệp sẽ thu hồi được vốn bỏ ra bù đắp chi phí và có nguồn tích
luỹ để mở rộng hoạt động kinh doanh, Để đảm bảo công tác quản lý hoạt động
tiêu thụ hàng hóa tại doanh nghiệp được diễn ra thông suốt, ban lãnh đạo công ty
đã đề ra một số yêu cầu tổ chức quản lý đối với hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại
doanh nghiệp như sau:
- Thường xuyên báo cáo với giám đốc doanh nghiệp về tình hình biến
động của từng loại hàng hóa trong quá trình luân chuyển hàng hóa, cụ thể về
tình hình nhập-xuất-tồn kho tại doanh nghiệp,phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng
để có biện pháp giải quyết nhanh chóng số hàng.
- Do hàng hóa kinh doanh tại doanh nghiệp dễ bị hư hỏng khi gặp thời tiết
ẩm ướt nên công tác kiểm tra, phân loại và bảo quản hàng hóa được doanh
nghiệp quan tâm và kiểm soát chặt chẽ. Đây là điều kiện nâng cao uy tín của
doanh nghiệp trên thị trường, kéo dài chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.


12

- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức
thanh toán, từng loại hàng hoá và từng khách hàng. Kiểm soát chặt chẽ công nợ
đối với từng khách hàng để có kế hoạch thu hồi nợ kịp thời, nhanh chóng, giảm
thiểu lượng vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng.
- Xác định chính xác kết quả kinh doanh đối với tình hình hoạt động của
doanh nghiệp theo quý, theo năm. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo
quy định.
Dựa trên yêu cầu trên, doanh nghiệp đã tổ chức quản lý hoạt động bán
hàng theo đặc thù của đơn vị. Cụ thể:
• Công tác tiếp thị và giao hàng:
Với mục tiêu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh cùng mạng lưới
tiêu thụ, doanh nghiệp đặc biệt coi trong tới công tác tiếp thị. Tiếp thị là hoạt động
Tiếp thị là cầu nối giữa khách hàng với doanh nghiệp. Muốn khách hàng
biết đến các sản phẩm cũng như những tính năng công dụng của nó thì khâu tiếp
thị đóng vai trò hết sưc quan trọng trong việc tăng doanh số bán hàng của doanh
nghiệp. Đảm nhiệm công việc này do phòng kinh doanh của doanh nghiệp thực
hiện. Công ty TNHH Quang Phương có một đội ngũ rất hùng hậu khoảng 20
nhân viên phụ trách công tác tiếp thị và giao hàng đến tận tay khách hàng. Các
nhân viên này thường chọn các địa điểm lớn là các cửa hàng bán lẻ, các cửa
hàng tạp hóa để giới thiệu thuyết phục khách hàng tin tưởng vào các sản phẩm
của công ty. Các nhân viên tiếp thị được hưởng hoa hồng theo sản phẩm, đây là
một hình thức rất hữu hiệu nhằm khuyến khích nhân viên hoạt động năng nổ
hơn trong công việc tạo ra lợi nhuận cao cho công ty.
• Công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng và thanh toán:
Cuối ngày, kế toán bán hàng sẽ thống kê con số bán hàng trong ngày và
gửi trình lên giám đốc. Giám đốc sẽ kiểm tra đối chiếu giữa số tiền hàng thu về
ở phòng kế toán và số lượng hàng xuất kho do thủ kho báo cáo lên để xem xét
công tác bán hàng đã chính xác hay không.
Hình thức thanh toán chủ yếu của công ty là thanh toán tiền mặt, bởi vì

doanh nghiệp không phải là một doanh nghiệp lớn, bên cạnh đó khách hàng mà
doanh nghiệp hướng đến đều là các khách hàng nhỏ lẻ, bán hàng tạp hóa.


13

• Công tác khuyến mãi và chiết khấu bán hàng:
Khuyến mãi và chiết khấu bán hàng được công ty thực hiện theo đúng
chính sách khuyến mãi của tổng công ty sữa Vinamilk. Công việc này do một kế
toán chuyên phụ trách mảng công việc này thực hiện. Người kế toán này sẽ chịu
trách nhiệm thông báo đến cho các khách hàng các chương trình khuyến mãi của
công ty, thời gian khuyến mãi và hình thức khuyến mãi. Bên cạnh đó nhân viên
kế toán này còn phụ trách bên mảng chiết khấu bán hàng cho khách hàng. Các
khách hàng được áp dụng chính sách chiết khấu bán hàng phải là những khách
hàng mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng % chiết khấu thanh thanh toán.


14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI DOANH
NGHIỆP TƯ NHÂN CƯỜNG VIỆT
2.1.Kế toán doanh thu.
2.1.1.Chứng từ và thủ tục kế toán.
*Chứng từ sử dụng
Trong quá trình hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các
chứng từ sau:
-Chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng.
+Đơn đặt hàng của khách hàng.
+Hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp với khách hàng (nếu có)
+Phiếu đề nghị xuất kho.

+Phiếu xuất kho.
+Hóa đơn GTGT (đối với hình thức bán buôn)
+Hóa đơn bán lẻ (đối với hình thức bán lẻ)
+Bộ chứng từ hàng trả lại
-Chứng từ ghi nhận khách hàng thanh toán:
+Phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng.
*Tài khoản sử dụng.
Để hạch toán kế toán doanh thu tại doanh nghiệp, kế toán sử dụng các tài
khoản sau:
-TK 156 : “Hàng hóa”
- TK 3331: “Thuế GTGT phải nộp”
- TK 5111: Doanh thu bán hàng
- TK 5151: Doanh thu hoạt động tài chính
- TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh
Doanh nghiệp có áp dụng hình thức chiết khấu thương mại trong hoạt
động bán hàng. Tuy nhiên, mức chiết khấu đó được trừ trực tiếp vào giá bán
cho khách hàng, nên doanh nghiệp không sử dụng tài khoản TK521 “Chiết khấu
thương mại” để hạch toán.


15

*Trình tự luân chuyển chứng từ
Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là một doanh nghiệp thương mại,
chuyên kinh doanh loại hàng hóa vật tư nông nghiệp. Do đó, hoạt động bán hàng
là một khâu công tác có khối lượng chứng từ ban đầu tương đối nhiều, vì vậy
việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học có ý nghĩa hết sức
quan trọng. Để tiện cho việc theo dõi và đảm bảo thông tin mang tính cập nhật,
em sẽ lấy số liệu của nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng 12 năm 2011 của
doanh nghiệp tư nhân Cường Việt để minh họa cho chuyên đề của mình.

Khi có nhu cầu mua hàng, căn cứ vào bảng báo giá hàng hóa của doanh
nghiệp (trích trong phụ lục 01), khách hàng cần lập đơn đặt hàng và đến bộ phận
bán hàng thuộc phòng kinh doanh để làm thủ tục ban đầu cho việc mua bán.
Trong một số trường hợp,khách hàng có thể đặt hàng qua điện thoại khi đã có
thỏa thuận với giám đốc doanh nghiệp. Phòng bán hàng tiến hành nhập yêu cầu
của khách hàng về số lượng hàng mua vào đơn đặt hàng đã được thiết kế sẵn
trên máy tính. Đơn đặt hàng là cơ sở pháp lý đầu tiên để công ty tiến hành thu
mua hàng hóa và chuyển giao cho khách hàng.
Ví dụ: Ngày 23/12/2011, ông Nguyễn Đức Đàn có đặt hàng qua điện thoại
với nhu cầu mua hàng như sau:
STT Tên hàng hóa
01
Đạm vàng ĐT46A+hạt to
02
Đầu trâu 13.13.13TE
Cộng tiền hàng

Số lượng
5,000
3,000

Đơn giá
12,100
11,600

Thành tiền
60,500,000
34,800,000
95,300,000

VAT
4,765,000
Cộng tiền thanh toán
100,065,000
(Mẫu đơn đặt hàng ghi chú theo phụ lục 02)

Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng và sổ chi tiết nhập-xuất-tồn
hàng hóa được theo dõi trên máy tính (ví dụ hàng hóa mã PBG_13) (biểu 2.1) ,
nhân viên bộ phận bán hàng tiến hàng lập phiếu đề nghị xuất kho (biểu 2.2)
( gồm đầy đủ chi tiết mã khách hàng, kiểu hóa đơn, số hóa đơn, số lượng, giá
bán…). Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn do bộ phận bán hàng theo dõi được lập trên
phần mềm excel, gồm nhiều sheet, mỗi sheet tương ứng với một mặt hàng


16

.Phiếu đề nghị xuất kho được gửi cho giám đốc doanh nghiệp hoặc người được
ủy quyền kiểm tra, xem xét và ký duyệt.
Biểu 2.1.Sổ chi tiết tình hình nhập-xuất-tồn
Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt
Địa chỉ: Số 16 Yết Kiêu, P. Hải Tân, TP. Hải Dương

Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn
Từ ngày 01/12/2011 đến ngày 31/12/2011

Mã hàng

: PBG_13

Tên hàng hóa: Đầu trâu 13.13.13TE

Chứng từ
Số

Diễn giải

NT ghi
sổ

Số lượng
Nhập

Xuất

Tồn đầu kỳ
2168

02/12

Nhập mua CT TNHH TM và DV Thái
Sơn

186

02/12

Xuất bán CT TNHH Hoàng Hương

Tồn
7,550

5,000

12,550
700

11,850

200

7,680

18,870

7,680

…
266

22/12

Xuất bánTrung tâm giới thiệu việc
làm - Liên đoàn lao động tỉnh Hải
Dương
Cộng

19,000


17

Biểu 2.2. Phiếu đề nghị xuất kho
Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt

Số 48/12-2011

Số 16 Yết Kiêu, P.Hải Tân,TP.Hải Dương

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Ngày 23 tháng 12 năm 2011
- Tên khách hàng: Ông Nguyễn Đức Đàn
- Mã KH:……… NDD ……………………..
- Đề nghị thủ kho xuất kho tại kho doanh nghiệp các mặt hàng sau:

ĐVT
TT

TÊN VÀ QUY CÁCH

CHẤT
SL xuất

VẬT TƯ

SL Nhập

LƯ
ỢN
G

01

02

Đạm vàng ĐT46A+hạt to
Đầu trâu 13.13.13TE

Người lập biểu
(Ký,họ tên)

Kg
Kg

5000
3000

Giám đốc doanh nghiệp

Thủ kho

(Ký,họ tên)

(Ký,họ tên)

Sau khi phiếu đề nghị xuất kho được chấp nhận và ký duyệt, nhân viên
bộ phận bán hàng tiến hành viết hóa đơn GTGT (biểu 2.3) theo mẫu số
01GTKT2/001. Tại doanh nghiệp, hóa đơn GTGT được coi là phiếu xuất kho và
chuyển xuống cho thủ kho. Đồng thời, nhân viên bán hàng tập hợp toàn bộ
chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng (đơn đặt hàng, phiếu đề nghị xuất
kho) chuyển cho kế toán viên đại lý để tập hợp tại phòng kế toán. Hóa đơn
GTGT chính là căn cứ để thủ kho xuất hàng hóa theo yêu cầu. Hóa đơn GTGT
được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển và được lập thành 3 liên.

Liên 1 (màu xanh) : lưu tại quyển hóa đơn gốc (do bộ phận bán hàng
lưu giữ để nắm giữ số lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ)


18

Liên 2 (màu đỏ) : giao cho khách hàng (để làm chứng từ đi đường và
là căn cứ cho đơn vị mua hàng hạch toán)
Liên 3 (màu tím) : liên nội bộ (giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng,
lưu thẻ kho. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh
toán .)


19

Biểu 2.3 Hóa đơn GTGT

Tại kho hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, thủ kho
tiến hành xuất hàng hóa, đồng thời sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình
hình nhập-xuất-tồn hàng hóa trong kho. Hàng hóa được giao cho khách hàng
đúng theo yêu cầu, khách hàng kiểm tra và ký xác nhận trên hóa đơn GTGT.


20

Sau đó thủ kho chuyển hóa đơn GTGT của số hàng vừa xuất lên phòng kế toán.
Xét về thủ tục thanh toán, theo yêu cầu đặt hàng, ông Nguyễn Đức Đàn
cam kết thanh toán toàn bộ giá trị lô hàng theo hóa đơn GTGT số 0000267 bằng
hình thức chuyển khoản ba ngày sau khi nhận hàng. Do đó, tại thời điểm hạch
toán, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và khoản phải thu khách hàng cùng

thuế giá trị gia tăng đầu ra. Trong trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt, sau
khi giao nhận hàng đầy đủ, khách hàng chuyển qua phòng kế toán, gặp thủ quỹ
để làm thủ tục thanh toán. Thủ quỹ nhận tiền hàng, lập phiếu thu và yêu cầu
khách hàng ký nhận. Phiếu thu được lập thành 2 liên:
Liên 1: Giao cho khách hàng.
Liên 2: Chuyển cho kế toán tiền tại phòng kế toán
Biểu 2.4.Phiếu thu
Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt
Địa chỉ: Số 16 Yết Kiêu, P. Hải Tân, TP. Hải Dương

Số: 12/52

PHIẾU THU
Ngày 22 tháng 12 năm 2011
Họ, tên người nộp tiền:.....Hà Văn Toản...........................................................
Địa chỉ:...... Hưng Đạo-Tứ Kỳ-Hải Dương……………………………………
Lý do nộp:Trả tiền hàng..................................................................................................
Số tiền:....7,518,000....(Viết bằng chữ) ....Bảy triệu năm trăm mười tám nghìn
đồng chẵn.............................................................................................................................
Kèm theo:........................03..............................Chứng từ kế toán.
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ).Bảy triệu năm trăm mười tám nghìn
đồng chẵn.
Người nộp tiền
(Ký, họ tên)

Người lập phiếu
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Thủ quỹ
(Ký, họ tên)

Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng phát sinh cùng bộ chứng từ
gốc có liên quan (đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, Phiếu thu


21

hoặc ủy nhiệm chi…), kế toán có trách nhiệm nhập số liệu kịp thời vào phần
mềm kế toán tại phân hệ bán hàng theo biểu số 2.5.Tùy vào phương thức bán
hàng thanh toán ngay hoặc bán hàng trả chậm,kế toán sẽ nhập dữ liệu vào mục
“Bán hàng chưa thu tiền” hoặc “Bán hàng thu tiền ngay”.
Biểu 2.5 Màn hình giao diện phân hệ bán hàng.

2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu.
Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng
phát sinh trong ngày, kế toán tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của bộ
chứng từ và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Hóa đơn GTGT kiêm phiếu
nhập kho được nhập vào mục “Bán hàng”. Kế toán phải nhập đầy đủ thông tin
về số hóa đơn, ngày hạch toán, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT…
Sau khi nhập xong dữ liệu, phần mềm kế toán tự động cho ra các sổ chi tiết bao
gồm: sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết phải thu khách hàng.


26

Biểu 2.6.Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN

Tháng 12 năm 2011
Tài khoản:

5111 - Doanh thu bán hàng hóa

Ngày,
tháng ghi

Chứng từ
Ngày,
Số hiệu
tháng

02/12/2011 186

02/12/2011

23/12/2011 267

23/12/2011

31/12/2011

CTK12/
24

31/12/2011

Diễn giải

Số dư đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ
Xuất bán hàng Công ty TNHH
Hoàng Hương
…..
Xuất bán hàng Nguyễn Đức Đàn
…..
Kết chuyển lãi lỗ đến ngày
31/12/2011
Cộng số phát sinh
Số dư cuối kỳ

TK
đối

Số phát sinh
Nợ

Có

Số dư
Nợ

Có
4,463,817,807

131

9,804,000

4,473,621,807

131

95,300,000

5,807,561,193

911

7,015,318,812
7,015,318,812

2,551,501,005


27

Biểu 2.7.Sổ chi tiết công nợ phải thu theo khách hàng
CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU
Tháng 12 năm 2011
Mã khách hàng: NDD
Tên khách hàng: Nguyễn Đức Đàn
Tài khoản:
131
TK
TK
Ngày

Số

23/12/2011

267

23/12/2011

267

Loại

Diễn giải

Hóa đơn

Số dư đầu kỳ
……
Xuất bán hàng Nguyễn

bán hàng
Hóa đơn

Đức Đàn
Thuế giá trị gia tăng đầu

bán hàng

ra

phải

đối

thu

ứng

Phát sinh

Phát sinh

Nợ

Có

Số dư
444,421,500

131

5111

95,300,000

399,336,500

131

3331

4,765,000

404,101,500

131

1111

….
31/12/2011
Cộng

PT12
/114

Phiếu thu

Thu tiền bán hàng uyễn
Đức Đàn HĐ 0000126

73,710,000
150,885,000

482,191,500

113,115,000
113,115,000


28

Đồng thời với nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ phát sinh trên máy tính, kế
toán còn có nhiệm vụ theo dõi hoạt động bán hàng trên sổ nhật ký bán hàng, sổ
chi tiết công nợ theo từng đối tượng khách hàng. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối
chiếu sổ chi tiết kết xuất từ phần mềm kế toán và sổ chi tiết theo dõi bên ngoài.
2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu.
Do quy mô hoạt động của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt không lớn
nên doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Trình tự hạch toán
tổng hợp doanh thu tại doanh nghiệp được hạch toán như sau:

Sổ chi tiết

SỔ KẾ TOÁN
-Sổ tổng hợp
-Sổ chi tiết

Phần mềm kế toán MISA
SME.NET 2012

Chứng từ gốc

Máy vi tính
Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra

29

2.2.Kế toán giá vốn hàng bán.
2.2.1.Chứng từ kế toán
*Phương pháp xác định giá vốn hàng bán và chứng từ sử dụng:
Hiện tại, doanh nghiệp tư nhân Cường Việt áp dụng phương pháp giá thực
tế bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốn của hàng hóa xuất kho. Theo phương
pháp này, đến cuối tháng, kế toán mới tiến hành tính trị giá vốn của hàng hóa
xuất bán.
Trị giá vốn của hàng
hóa xuất bán

Số lượng hàng

=

hóa xuất bán

Giá thực tế hàng
hóa tồn đầu kỳ

Đơn giá bình quân của
hàng hóa xuất bán

Đơn giá bình quân của

x

hàng hóa xuất bán

+

Giá thực tế hàng hóa
nhập trong kỳ

=
Số lượng hàng
hóa tồn đầu kỳ

+

Số lượng hàng hóa
nhập trong kỳ

Để xác định trị giá vốn của hàng hóa xuất bán, kế toán cần theo dõi tình
hình nhập-xuất-tồn của từng loại hàng hóa dựa trên các chứng từ sau:
-Chứng từ nhập hàng hóa.
+Hợp đồng mua bán giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp (nếu có)
+Hóa đơn GTGT (do nhà cung cấp lập hoặc do khách hàng lập trong
trường hợp hàng bán bị trả lại)
+Phiếu nhập kho.
+Biên bản kiểm nghiệp hàng hóa.
+Biên bản trả lại hàng hóa (đối với hàng bán bị trả lại)
-Chứng từ xuất hàng hóa:
+Đơn đặt hàng của người mua
+Phiếu đề nghị xuất kho.
+Hóa đơn GTGT bán hàng.