Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi tại việt nam

1

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, chế độ kế toán tài
chính Việt Nam đã có nhiều đổi mới phù hợp hơn với các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh tại doanh nghiệp cũng như chuẩn mực kế toán quốc tế. Tuy nhiên sự
vận động của nền kinh tế đòi hỏi chế độ kế toán cần linh hoạt hơn nữa mà
phần lớn dựa trên ý kiến chuẩn tắc của các nhà làm chế độ.
Một trong những vấn đề hạch toán kế toán hiện nay còn mang nặng tính
lý thuyết và được thực hiện một cách khá cứng nhắc tại phần lớn các doanh
nghiệp và ngân hàng tại Việt Nam là dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trong
kinh doanh, rủi ro do nhiều nguyên nhân khách quan như thất thu các khoản
nợ phải thu rất có thể xảy ra, gây ra nhiều thiệt hại tài chính cho các doanh
nghiệp. Hiểu được điều này, các doanh nghiệp cần lập dự phòng, tiến hành
hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thực hiện với các khách hàng
nghi ngờ về khả năng có thể trả nợ theo đúng quy định hiện hành để có thể
hạn chế bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính. Để đảm bảo các nguyên
tắc kế toán được thực hiện tốt, đặc biệt là nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu
và chi phí, nguyên tắc thận trọng khi lường trước được một khoản tổn thất có
khả năng xảy ra, doanh nghiệp cần theo dõi và phản ánh khoản mục này vào
chi phí hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nợ phải thu khó đòi là một ước tính
không chắc chắn về thời gian và giá trị, nên việc trích lập và hoàn nhập là bao
nhiêu, thời điểm nào, phản ánh ra sao còn được thực hiện khá máy móc.
Thông qua quá trình nghiên cứu để hiểu rõ hơn về chế độ lập và hoàn
nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi tại Việt Nam hiện nay, từ đó phát hiện ra
các vấn đề bất cập và có cơ hội đề xuất ý kiến của bản thân nhằm hoàn thiện
chế độ hơn nữa và góp phần giải quyết các mâu thuẫn giữa các văn bản hướng
dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán trong các doanh nghiệp.


2

Bên cạnh đó, chúng em tin rằng thành quả của mình sẽ có đóng góp phần nào
vào hoạt động nghiên cứu khoa hoc của khoa nói riêng cũng như của toàn
trường nói chung.
Việc thực hiện đề tài này được thực hiện theo phương pháp nghiên cứu
khoa học cơ bản: phát hiện vấn đề nghiên cứu bằng việc nhận định sơ bộ về
bản chất nghiệp vụ dự phòng nợ phải thu khó đòi; thu thập và xử lý thông tin
thu được để xây dựng giả thuyết nghiên cứu và luận chứng cho đề tài. Kiến
thức nền tảng môn kế toán tài chính, kiểm toán là cơ sở cho việc xây dựng
luận cứ lý thuyết cho đề tài. Kết quả của việc xử lý thông tin và phân tích ở
bước tiếp theo là việc đưa ra những nhận định đánh giá những điểm còn tồn
tại của chế độ và tác động của nó đối với công tác kế toán trong doanh
nghiệp. Bước cuối cùng là tổng hợp kết quả và đưa ra kết luận nhằm hoàn
thiện chế độ kế toán hiện hành.
Đề tài nghiên cứu về chế độ lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu
khó đòi tại Việt Nam hiện nay trên cơ sở chuẩn mực kế toán số 18 và thông tư
228 của Bộ tài chính.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, bố cục của đề tài “ Kế toán dự phòng
nợ phải thu khó đòi tại Việt Nam” gồm 3 phần chính:
Phần 1: Lý luận chung về chế độ kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
tại Việt Nam hiện nay.
Phần 2: Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi theo chế độ kế toán
hiện hành.
Phần 3: Một số ý kiến nhận xét và biện pháp nhằm hoàn thiện chế độ
kế toán dư phòng nợ phải thu khó đòi.


3

PHẦN 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DỰ PHÒNG
NỢ PHẢI THU KHÓ ĐÒI TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY

1. Khái niệm và nhiệm vụ hạch toán các khoản dự phòng
1.1. Khái niệm chung về dự phòng
1.1.1. Khái niệm
Trong kinh doanh để hạn chế những thiệt hại và để chủ động hơn về tài
chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm
giá vật tư, hàng hóa, giảm giá các khoản vốn đầu tư trên thị trường chứng
khoán,…Hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh…; doanh
nghiệp cần và được phép thực hiện chính sách dự phòng giảm giá thu hồi của
vật tư, tài sản, nguồn vốn trong kinh doanh.
Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS 37): “ Một khoản dự phòng là
một khoản nợ phải trả có giá trị và thời gian không chắc chắn”.
Trong đó, một khoản nợ phải trả là một nghĩa vụ hiện tại của Doanh
nghiệp phát sinh từ những sự kiện trong quá khứ, việc thanh toán các nghĩa
vụ này được dự tính là sẽ làm giảm các nguồn lợi kinh tế của doanh nghiệp
gắn liền với các lợi ích kinh tế.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18- Các khoản dự phòng, tài sản
và nợ tiềm tàng (ban hành ngày 28/12/2005) thì: “Một khoản dự phòng là
khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trị hoặc thời gian”.
Các khoản này đã được ghi nhận là một khoản nợ phải trả (giả định đưa
ra một ước tính đáng tin cậy) vì nó là các nghĩa vụ về nợ phải trả hiện tại và
chắc chắn sẽ làm giảm sút các lợi ích kinh tế để thanh toán các nghĩa vụ về
khoản nợ phải trả đó.


4

Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước 1 khoản chi phí thực tế chưa
thực chi vào chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo
để có nguồn tài chính cần bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ
liền sau. Dự phòng làm tăng tổng số chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với sự tạm

thời giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo.
1.1.2. Chế độ lập và hoàn nhập dự phòng
Theo quy định hiện hành, thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự
phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm (năm dương lịch 01/01 – 31/12), nếu
doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dương lịch thì thời điểm lập và
hoàn nhập là ngày cuối cùng trong năm tài chính. Riêng đối với doanh nghiệp
niêm yết thì phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được trích lập và hoàn
nhập cả thời điểm lập báo cáo tài chính giữa niên độ.
1.2. Bản chất của khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Hiểu chung nhất, một khoản dự phòng là khoản nợ phải trả không chắc
chắn về giá trị hoặc thời gian. Việc trích lập dự phòng được hiểu là việc ghi
nhận vào chi phí của doanh nghiệp các chênh lệch nhỏ hơn của giá trị tài sản
của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính và giá trị của các tài sản
này tại thời điểm mua, hoặc ghi nhận một khoản dự phòng tương ứng với các
khoản nợ phải trả (trên cơ sở đưa ra một ước tính đáng tin cậy), vì nó là các
nghĩa vụ về nợ phải trả hiện tại và chắc chắn sẽ làm giảm sút các lợi ích kinh
tế để thanh toán các nghĩa vụ về khoản nợ phải trả đó. Trong đó, dự phòng nợ
phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu
quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được
do khách nợ không có khả năng thanh toán (Thông tư 228/2009/TT-BTC).
Dự phòng phải thu khó đòi được trích trước vào chi phí hoạt động kinh
doanh của năm báo cáo của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp có nguồn


5

tài chính có thể bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo
toàn vốn kinh doanh và giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá
trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi có ý nghĩa rất lớn: nhờ có dự

phòng phải thu khó đòi mà bảng cân đối tài sản của doanh nghiệp phản ánh
chính xác hơn giá trị thực tài sản của doanh nghiệp, và do đó tạo được một
quỹ đáng lẽ đã được phân chia để có thể bù đắp các khoản giảm giá trị tài sản
thực sự phát sinh ở niên độ sau.
2. Các nguyên tắc kế toán được công nhận khi trích lập dự phòng nợ phải
thu khó đòi
2.1. Nguyên tắc thận trọng
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các
ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn.
Nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu: việc ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ
thực hiện khi có chứng từ chắc chắn, và việc ghi giảm vốn chủ sở hữu được
ghi nhận ngay khi có chứng từ có thể. Có nghĩa, hãy chọn giải pháp nào có
kết quả ít thuận lợi nhất về phần quyền lợi của chủ sở hữu, nói cách khác nếu
phải chọn một trong nhiều hướng xử lý một vấn đề kế toán thì người ta phải
chọn hướng nào ít có lợi nhất cho tài sản của doanh nghiệp. Chính vì thế đối
với các khoản nợ phải thu khi được xác định là khoản nợ khó đòi sẽ được
doanh nghiệp lập dự phòng chính là trích trước một khoản chi phí vào chi phí
sản xuất kinh doanh để khi nó xảy ra doanh nghiệp có ngay khoản bù đắp mà
không làm cho công tác kế toán lúng túng nhằm chủ động hơn trong quá trình
hoạt động của mình. Hơn nữa khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được thực
hiện trên bảng cân đối tài khoản sẽ giúp phản ánh đúng giá trị thực tài sản của


6

doanh nghiệp và giúp cho những người sử dụng thông tin đó có cái nhìn đúng
để đưa ra quyết định phù hợp đặc biệt là các nhà quản trị doanh nghiệp.
Đối với các khoản nợ phải thu khi được xác định là nợ phải thu khó đòi
sẽ được doanh nghiệp lập dự phòng hay chính là trích trước 1 khoản chi phí
vào chi phí sản xuất kinh doanh để khi nó xảy ra đã có ngay khoản bù đắp và

không làm cho công tác kế toán bị lúng túng nhằm chủ động hơn trong quá
trình hoạt động. Hơn thế nữa các khoản dự phòng được thể hiện ngay trên
bảng cân đối tài khoản sẽ giúp các nhà quản trị nhận thức được đúng giá trị tài
sản của mình và đưa ra các quyết định hợp lý.
Bên cạnh đó nguyên tắc thận trọng còn được thể hiện trong việc trích
lập các khoản dự phòng nhưng không được lập quá lớn bởi sẽ gây ra vi phạm
nguyên tắc thận trọng. Nếu dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập quá lớn
làm chi phí được hạch toán trong kỳ tăng lên nhiều từ đó ảnh hưởng đến kết
quả kinh doanh (làm lợi nhuận trong kỳ giảm xuống,…). Từ đó không phản
ánh đúng sự thật, cung cấp thông tin không chính xác cho những người quan
tâm đến doanh nghiệp và có thể dẫn đến các quyết định sai lầm của các nhà
quản lý. Khi đó mục đích lập dự phòng nhằm áp dụng nguyên tắc thận trọng
không còn có ý nghĩa.
2.2. Nguyên tắc phù hợp
Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi chịu sự chi phối của nguyên tắc
phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Theo nguyên tắc này tất cả các giá phí
phải được gánh chịu trong việc tạo ra doanh thu bất kể là giá phí xuất hiện ở
kỳ nào, nó phải phù hợp với kỳ mà doanh thu được ghi nhận. Điều này có
nghĩa là khoản thiệt hại nợ phải thu khó đòi phải được báo cáo cùng kỳ với
doanh thu. Nhưng doanh thu không thể biết được vào lúc nào trong thời kỳ
bán chịu sẽ không thu được nợ do đó khoản thiệt hại sẽ không thể xác định
cho đến cuối kỳ kế toán. Vì vậy để khoản thiệt hại nợ phải thu khó đòi đáp


7

ứng được nguyên tắc tương xứng giữa chi phí và doanh thu thì doanh nghiệp
cần phải ước tính được giá trị của khoản thiệt hại này ghi vào chi phí hoạt
động. Theo nguyên tắc này các số liệu của dự phòng nợ phải thu khó đòi phải
được tính một cách hợp lý phù hợp với thực tế hay khoản dự phòng được trích

trước vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp phải phù hợp với yêu cầu thực
tế.
2.3. Nguyên tắc khách quan và nhất quán
Nguyên tắc khách quan được thể hiện trong việc phải căn cứ vào điều
kiện khách quan cũng như tình hình cụ thể để trích lập dự phòng. Việc trích
lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải được tính toán trên quy mô đáng tin
cậy nhất.
Nguyên tắc nhất quán: trong quá trình trích lập các khoản dự phòng nợ
phải thu khó đòi cần phải thực hiện một cách nhất quán về các khái niệm,
cách tính toán… từ kỳ này sang kỳ khác. Điều này giúp cho người quan tâm
đến báo cáo tài chính của công ty hiểu được sự thay đổi trong tình hình tài
chính của công ty.
3. Chế độ kế toán hiện hành về dự phòng nợ phải thu khó đòi
Việc trích lập các khoản dự phòng có ảnh hưởng khá lớn đến báo cáo
lợi nhuận của công ty. Mỗi doanh nghiệp tùy mục đích của mình sẽ sử dụng
việc trích lập dự phòng theo những cách khác nhau. Do vậy bộ tài chính đã
đưa ra các thông tư cụ thể hướng dẫn việc trích lập dự phòng để tránh gây ra
sự không nhất quán. Trong đó có hướng dẫn rất cụ thể khi trích lập dự phòng
nợ phải thu khó đòi. Mỗi thông tư ra đời không ngừng được hoàn thiện hơn
để phù hợp với thực tiễn và tình hình của các doanh nghiệp.
Thông tư 64/TC/TCDN ra ngày 15/9/1997 của BTC hướng dẫn việc
trích lập và sử dụng các quỹ dự phòng trong doanh nghiệp. Tiếp đó là thông


8

tư 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 thay thế cho thông tư 64/TC/TCDN
về hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng trong doanh
nghiệp cùng với thông tư 55/2002/BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh
nghiệp Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp và các tổ chức nước ngoài đang

hoạt động ở Việt Nam. Và thông tư 13/2006 hướng dẫn trích lập các khoản dự
phòng nợ phải thu khó đòi. Nhưng mới đây thông tư 228/2009/TT-BTC đã ra
đòi và bổ sung cho thông tư 13/2006. Bên cạnh đó chuẩn mực kế toán số 18
của Việt Nam cũng có quy định về các khoản dự phòng mà những người
quan tâm đến kế toán có thể tham khảo.
Nội dung thông tư 228/2009/TT-BTC quy định 1 số điểm khá cụ thể về
việc ghi nhận các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
3.1. Điều kiện ghi nhận các khoản nợ phải thu khó đòi
Các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ
về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý
hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này
phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế
ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các
công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình
trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị
các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.


9

Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên được coi như nợ không có
khả năng thu hồi và được xử lý theo quy định.
3.2. Phương pháp lập dự phòng
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá
hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu

khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.
Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng
như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến
dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã
lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích,
bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi
hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi
được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh
nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để
làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
3.3. Xử lý khoản dự phòng


10

Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải
trích lập dự phòng theo các quy định; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số
dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập.
Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải
thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh
nghiệp phần chênh lệch.
Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải
thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi

phí quản lý doanh nghiệp.
3.4. Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi
a) Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ sau:
Đối với tổ chức kinh tế:
+ Khách nợ đã giải thể, phá sản: Quyết định của Tòa án tuyên bố phá
sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền
về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo
của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức.
+ Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: Xác
nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký
kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả
năng thanh toán.
Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:
+ Giấy chứng từ (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương
đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ.
+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn
sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ.


11

+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ
đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính
quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng
chi trả.
b) Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi
Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoản chênh
lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người
gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do
được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền

khác…).
Đối với giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi,
doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài
chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý
của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp
vẫn phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và được phản ánh ở ngoài bảng cân đối
kế toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm, tối đa là 15 năm kể từ ngày thực
hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì
số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh
nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.
c) Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh
nghiệp phải lập hồ sơ sau
- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp: Trong đó ghi rõ
giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại
thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được).
- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch


12

toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc bản thanh
lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh
nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn
đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan.
- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi
được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ
kế toán của doanh nghiệp.
d) Thẩm quyền xử lý nợ
Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc

Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng
giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị hoặc
Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của Hội
đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xử lý
những khoản nợ phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm về quyết
định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách
nhiệm theo chế độ hiện hành.
3.5. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản thu mà
con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản nợ của những khách
hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro hạn chế những đột
biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối mỗi niên độ, kế toán phải
tính toán số nợ phải thu số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng
thanh toán có xảy ra trong năm kế hoạch để tính trước vào chi phí sản xuất
kinh doanh gọi là lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Theo quy định
hiện hành việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khoá sổ kế toán để
lập báo cáo tài chính năm và phải có đủ các điều kiện sau:


13

- Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh
nghiệp.
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có
chứng từ gốc hợp lệ ghi rõ tên địa chỉ người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền
phải thu, số đã thu, số còn nợ chưa trả.
- Các khoản nợ phải thu được ghi nhận là nợ khó đòi nếu nợ phải thu đã
quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi trong hợp đồng (khế ước
vay). Trừ trường hợp đặc biệt trong thời gian quá hạn chưa quá 2 năm nhưng
con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác

như: bỏ trốn, bị bắt giữ... thì cũng được ghi nhận là nợ khó đòi.
- Doanh nghiệp phải lập hội đồng thẩm định xác định các khoản nợ
phải thu khó đòi và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành.
- Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt
quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm.


14

PHẦN 2: KẾ TOÁN DỰ PHÒNG NỢ PHẢI THU KHÓ ĐÒI THEO
CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH
1.Kế toán dự phòng phải thu khó đòi tại Việt Nam
1.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 139 "Dự phòng phải thu khó đòi"
Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Xử lí nợ phải thu khó đòi.
Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi vào chi phí QLDN.
Số dư bên Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có.
1.2. Nguyên tắc hạch toán
1.2.1. Thời gian trích lập hoặc hoàn nhập các khoản dự phòng nợ phải thu
khó đòi
Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với đơn vị có
lập báo cáo tài chính giữa niên độ) doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải
thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập
khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý
doanh nghiệp của kỳ báo cáo.
1.2.2. Nguyên tắc
Căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các
khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại
lớn về tài sản,. . . nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm

thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ). Theo quy định hiện hành thì
các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng
chủ yếu dưới đây:


15

- Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội
dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
- Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn
nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp
đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ. . .
1.2.3 Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là
- Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế
ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi
nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào
tình trạng phá sản hoặc đang làm thụ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
1.2.4. Cách hạch toán với những khoản nợ không có khả năng thu hồi
Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh
nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được
nợ và xác định khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh
nghiệp có thể phải làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua, bán nợ và tài sản
tồn đọng hoặc xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. Nếu làm
thủ tục xoá nợ thì đồng thời phải theo dõi chi tiết ở TK 004 “Nợ khó đòi đã
xử lý” (tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán). Việc xoá các khoản nợ phải
thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ
quan quản lý tài chính (nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm
quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi
trong thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện

thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý. Nếu sau khi đã xoá nợ,
khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ đã xử lý
(được theo dõi trên TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”) thì số nợ thu được sẽ hạch


16

toán vào tài khoản 711 “Thu nhập khác”.
1.3. Phương pháp hạch toán
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó
đòi được tính, kế toán ghi:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139: dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Cuối niên độ kế toán sau (N+1) tính mức dự phòng nợ phải thu khó
đòi cần lập, nếu:
+ Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức dự
phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm
dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
+ Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức dự
phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn
nhập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
- Xóa nợ phải thu khó đòi không thu hồi được:
+ Khi xóa nợ phải thu khó đòi phải căn cứ vào quyết định của cấp có
thẩm quyền theo qui định hiện hành, kế toán ghi:
Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Nợ TK 415: quĩ dự phòng tài chính

Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp


17

Có TK 131: phải thu của khách hàng
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí (theo dõi ít
nhất 5 năm tiếp theo và tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ).
+ Nếu khoản nợ phải thu khó đòi đã xóa, sau đó lại thu hồi được, kế
toán ghi:
Nợ TK 111,112...
Có TK 711: thu nhập khác
Đồng thời ghi bên Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử
Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho công ty mua, bán
nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang
phản ánh trên bảng cân đối kế toán) cho công ty mua, bán nợ và thu được
tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . . (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải
thu)
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Số chênh lệch được bù đắp
bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu
khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng
khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện
hành)
Có các TK 131, 138


18

• Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ dự phòng phải thu khó đòi
TK111,138

TK139

TK642

Lập DPPTKĐ (Phần chênh lệch giữa
số phải lập năm nay> số dư khoảng
DP năm trước chưa sử dụng

Xoá sổ nợ PTKĐ

Hoàn nhập DPPTKĐ (phần chênh lệch giữa số
phải lập năm nay < số dư khoản dự phòng năm
trước chưa sử dụng hết)
Phần chênh lệch lớn hơn giữa số thực tế xoá sổ
với số đã lập dự phòng

TK711

TK111,112
Nợ đã xử lý xoá sổ lại
thu hồi được

TK004
Ghi tăng
Ghi giảm
khoản nợ
khoản nợ

PTKĐ đã xử KPKĐ đã xử
lý xoá sổ
lý xoá sổ

2. Dự phòng nợ phải thu khó đòi tại một số nước trên thế giới
2.1. Dự phòng nợ phải thu khó đòi ở Mỹ
2.1.1. Khái niệm và nguyên tắc hạch toán
- Dự phòng là khoản nợ có giá trị và thời gian không chắc chắn.
- Một khoản dự phòng chỉ được ghi nhận khi:
+ Một doanh nghiệp có một nghĩa vụ hiện tại (pháp lí hoặc mang tính
xây dựng) phát sinh từ môt sự kiện trước đây (sự kiện phát sinh nợ).
+ Có thể có dòng tiền rút ra khỏi nguồn vốn kèm theo các lợi ích kinh
tế để thanh toán khoản nợ.
+ Có thể ước tính một cách tin cậy về giá trị của khoản nợ.


19

- Giá trị được ghi nhận là dự phòng sẽ phải là một ước tính tốt nhất cho
những chi phí cần có để thanh toán nghĩa vụ hiện tại vào ngày lập bảng tổng
kết tài sản.
- Một số hoặc tất cả các khoản chi cần có để thanh toán một khoản dự
phòng có thể được dự tính là được hoàn trả bởi một bên khác (ví dụ thông qua
tiền đòi bảo hiểm, các điều khoản bồi thường, hoặc đảm bảo của người cung
cấp). Những khoản hoàn trả này được hạch toán như sau:
+ Ghi nhận một khoản hoàn trả khi gần như chắc chắn rằng khoản hoàn
trả đó sẽ nhận được khi doanh nghiệp thanh toán nghĩa vụ nợ. Giá trị được ghi
nhận cho việc hoàn trả không được vượt quá giá trị dự phòng.
+ Hạch toán khoản hoàn trả như một tài sản tách biệt.
+ Chi phí liên quan đến khoản dự phòng có thể được trình bày sau khi

trừ đi giá trị được ghi nhận cho một khoản hoàn trả trong báo cáo thu nhập.
- Các khoản dự phòng cần được xem xét lại vào ngày lập bảng tổng
kết tài sản hàng năm và được điều chỉnh để phản ánh mức ước tính tốt nhất
theo hiện tại.
- Một khoản dự phòng chỉ được sử dụng cho các khoản chi tiêu theo
ghi nhận ban đầu cho khoản dự phòng.
2.1.2. Tài khoản sử dụng
TK "Dự phòng nợ khó đòi"
Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Xử lí nợ phải thu khó đòi.
Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Số dư bên Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có.


20

2.1.3. Phương pháp hạch toán
* Các xác định chi phí nợ khó đòi:
- Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập:
Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng sẽ có một tỉ lệ nhất đinh
doanh thu bán chịu không thu được tiền và số nợ khó đòi được ước tính dựa
trên tỉ lệ nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu của các kì trước
Chi phí nợ khó đòi = Doanh thu bán chịu x Tỉ lệ nợ khó đòi
* Kế toán ghi sổ:
Nợ TK "Chi phí nợ khó đòi"
Có TK "Dự phòng nợ khó đòi"
- Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kế toán
Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng một phần của các khoản
phải thu vào ngày lập bảng cân đối kế toán sẽ trở thành nợ khó đòi. Theo
phương pháp này có 2 cách ước tính:

+Phương pháp giản đơn
Với phương pháp này, doanh nghiệp ước tính có một tỉ lệ nhất định các
khoản phải thu hiện có vào thời điểm cuối kì sẽ trở thành nợ khó đòi. Tỉ lệ
ước tính này dựa tên kinh nghiệm của những năm trước và kinh nghiệm của
các doanh nghiệp hoạt động trên cùng lĩnh vực.
Chi phí nợ khó đòi ước tính = Số dư khoản phải thu cuối kì x Tỉ lệ
nợ khó đòi
Kế toán ghi sổ:
Nợ TK "Chi phí nợ khó đòi"
Có TK "Dự phòng nợ khó đòi"


21

+Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ
Cả hai phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập và
phương pháp giản đơn dựa vào bảng cân đối kế toán đều dựa vào kinh nghiệm
để ước tính chi phí nợ khó đòi vì vậy kết quả thu được thường thiếu chính
xác. Vì vậy, kế toán có thể sử dụng một phương pháp ước tính có độ chính
xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của
từng khách hàng. Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng
khách hàng qua đó xây dựng tỉ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ
thể. Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn
thì tỉ lệ nợ khó đòi càng cao.
Với phương pháp này, các nhà quản lí tính thời hạn của các khoản phải
thu vào cuối mỗi kì, xem xét từng khoản thu và xếp loại theo tiêu thức độ dài
thời gian mà chúng tồn tại, sau đó dựa trên kinh nghiệm để ước tính tỉ lệ mỗi
loại có thể trở thành khoản khó đòi. Điều này có thể thực hiện bằng cách lập
bảng theo dõi nợ theo thời gian.
Kế toán ghi:

Nợ TK "Chi phí nợ khó đòi"
Có TK "Dự phòng nợ khó đòi"
Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách hàng cũng chỉ là một
phương pháp ước tính nên kết quả thu được không phải là kết quả chính xác
nhưng so với các phương pháp khác thì phương pháp này mang lại kết quả có
độ tin cậy cao nhất.
* Khi một khoản nợ khó đòi đã được lập dự phòng chắc chắn không thể
thu hồi được, kế toán tiến hành xoá sổ khoản nợ này như sau:


22

Nợ TK: “Dự phòng nợ khó đòi”
Có TK: “Các khoản phải thu”
* Nếu sau khi doanh nghiệp đã xóa sổ một khoản nợ khó đòi đã lập dự
phòng mà khách hàng lại thanh toán khoản nợ đó thì khi thu hồi được khoản
nợ này, kế toán ghi nhận các bút toán như sau:
- Bút toán 1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
Nợ TK: “Phải thu khách hàng”
Có TK: “Dự phòng nợ khó đòi”
- Bút toán 2: ghi nhận khoản tiền thu lại từ khách hàng:
Nợ TK “Tiền”
Có TK “Phải thu khách hàng”
Phương pháp xoá sổ trực tiếp nợ khó đòi
Hạch toán chi phí nợ khó đòi ước tính thoả mãn nguyên tắc phù hợp,
giúp các doanh nghiệp chủ động về tài chính nên được các doanh nghiệp sử
dụng rộng rãi. Tuy nhiên trong một số doanh nghiệp do các khoản phải thu khó
đòi ít phát sinh, các khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi rất hiếm khi xảy ra
thì các doanh nghiệp có thể không cần ước tính chi phí nợ khó đòi mà có thể sử
dụng phương pháp xoá sổ trực tiếp nợ khó đòi khi nó thực sự phát sinh.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp biết chắc chắn rằng một số
khoản phải thu không thể thu hồi được thì doanh nghiệp có thể xóa sổ trực
tiếp khoản nợ đó. Việc xoá sổ trực tiếp khoản phải thu khó đòi có thể gây sự
đột biến về chi phí trong kỳ của doanh nghiệp, gây bị động về tài chính cho
doanh nghiệp tuy nhiên nếu quy mô của khoản phải thu nhỏ thì sự ảnh hưởng
này là không đáng kể. Khi xóa sổ trực tiếp nợ khó đòi, kế toán ghi sổ như sau:


23

Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi”
Có TK “Các khoản phải thu”
Việc xóa sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi không tuân thủ nguyên tắc
phù hợp giữa doanh thu và chi phí nên rất ít được sử dụng. Tuy nhiên một số
doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp xóa sổ trực tiếp nếu như hằng năm
các khoản nợ khó đòi thường rất nhỏ so với các khoản mục khác trên báo cáo
tài chính.
Nếu sau khi đã xoá sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi mà doanh nghiệp
lại thu hồi lại được các khoản nợ đó, kế toán ghi sổ như sau:
- Bút toán 1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
Nợ TK “Phải thu khách hàng”
Có TK “Chi phí nợ khó đòi”
- Bút toán 2: ghi nhận khoản tiền thu lại từ khách nợ:
Nợ TK “Tiền ”
Có TK “Phải thu khách hàng”
Các doanh nghiệp có thể căn cứ vào đặc điểm, tình hình riêng để lựa
chọn các phương pháp ước tính và hạch toán nợ khó đòi như đã trình bày ở
trên. Việc lựa chọn phương pháp uớc tính và hạch toán nợ khó đòi hợp lý, phù
hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong
kế hoạch tài chính, tránh sự đột biến về chi phí do không thu hồi được các

khoản phải thu, giúp doanh nghiệp xác định chính xác kết quả kinh doanh
trong kỳ. Từ đó giúp cho việc phân tích tài chính và ra quyết định kinh doanh
chính xác, hợp lý.
2.2. Dự phòng nợ phải thu khó đòi tại Pháp


24

Có thể nói kế toán dự phòng phải thu khó đòi Việt Nam đi theo xu
hướng giống với kế toán Pháp.
Chi phí dự phòng phải thu khó đòi được hạch toán vào chi phí hoạt
động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc hoàn nhập dự phòng của Pháp
được ghi tăng thu nhập trong khi ta lại ghi giảm chi phí.
Thêm vào đó, việc hạch toán của Pháp rất chi tiết (thể hiện trên hệ
thống tài khoản) đặc biệt là dự phòng phải thu khó đòi. Pháp có riêng tài
khoản 416 – (khách hàng khó đòi nghi ngờ đang tranh chấp) và tài khoản
654- (lỗ do không đòi được nợ) để xử lý các tổn thất thực tế phát sinh do công
nợ phải thu thực sự không đòi được. Điều này cũng tạo nên sự khác nhau
trong cách xử lý các khoản phải thu không có khả năng thu hồi giữa kế toán
Pháp và kế toán Việt Nam.
Kế toán Pháp hạch toán như sau:
Nợ TK 654: (lỗ do không đòi được nợ)
Nợ TK 4455: (thuế GTGT phải nộp nhà nước)
Có TK 416: (khách hàng khó đòi nghi ngờ đang tranh chấp)
Có TK 411: ( trường hợp chưa kịp lập dự phòng giảm giá tài
khoản khách hàng)
Đồng thời phải hoàn nhập số dự phòng (nếu trước đây đã lập) của
khách hàng xử lý xoá sổ:
Nợ TK 491: (dự phòng giảm giá các tài khoản khách hàng)
Có TK 781: (hoàn nhập khấu hao và dự phòng thuộc thu nhập

kinh doanh)
Việc phân loại khách hàng và khách hàng và hạch toán khách hàng khó
đòi nghi ngờ đang tranh chấp vào riêng một khoản sẽ tiện lợi hơn cho việc
theo dõi và xử lý các khoản nợ nghi ngờ bị mất.


25

Một điểm khác nhau cơ bản nữa là về cơ sở tính số dự phòng phải thu
khó đòi cần lập. Ở Việt Nam tính trên số nợ nghi ngờ có cả thuế GTGT, còn ở
Pháp tính số dự phòng trên số nợ ngoài thuế GTGT:
Mức dự phòng
giảm giá tài

Số % có khả
=

khoản khách hàng

năng mất

Số nợ nghi ngờ
x

ngoài thuế giá
trị giá tăng

Sở dĩ Pháp tính mức dự phòng giảm giá tài khoản khách hàng trên số
nợ nghi ngờ ngoài thuế vì Pháp cho rằng số thuế khách hàng đang nợ chúng ta
là số thuế thu hộ nhà nước nên nếu mất thì nhà nước phải chịu. Thuế không

thuộc doanh thu của doanh nghiệp do đó phải lập dự phòng ngoài thuế, tính
trên thu nhập của doanh nghiệp. Điều này cho thấy sự chặt chẽ trong hệ thống
kế toán Pháp.