Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở cơ quan văn phòng trung ương đảng cộng sản việt nam

MỤC LỤC
Trang số
MỞ ĐẦU

5

1- Lý do chọn đề tài………………………………………………………………..................................... 5
2- Mục tiêu của đề tài………………………………………………………............................................. 7
3- Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ……………………………………………………................. 7
4- Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………………........................... 7
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………............... 8
6- Nguồn tƣ liệu tham khảo…………………………………………………………………............... 10
7- Phƣơng pháp nghiên cứu…………………………………………………………………............... 11
8- Đóng góp của đề tài………………………………………………………………............................... 12
9- Bố cục của luận văn………………………………………………………………............................... 12
Chƣơng 1- Một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao
nộp vào lƣu trữ hiện hành

..............................................................................................................

14

1.1. Các khái niệm cơ bản đƣợc sử dụng trong luận văn.............................................. 14
1.1.1. Chuẩn hóa………………………………………………………......................................................... 14
1.1.2. Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành……………………………………………….. 17
1.1.3. Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành.............………..................... 18
1.2. Sự cần thiết của việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện
hành…………………………………..……………………………………………………….................................. 20
1.3. Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hiện hành về hồ sơ và lập hồ sơ ………………. 22
1.3.1. Hồ sơ …………......................................................................................................................... ............... 23
1.3.2. Yêu cầu đối với hồ sơ…………….............................................................................................. 24

1.3.3. Trách nhiệm lập hồ sơ................................................................................................................ 30
1


1.3.4. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ.............................................................................

30

Chƣơng 2- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào
Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam .................................... 33
2.1. Quy định, quy chế của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào Lƣu trữ hiện hành......................................................................................................................... 33
2.2. Khảo sát việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở
VPTW Đảng ………………………………...................................................................................................... 41
2.3. Nhận xét, đánh giá việc thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu
trữ hiện hành ở VPTW Đảng……………………………………………............................................ 60
2.3.1. Ưu điểm............................................................................................................................. ...................... 60
2.3.2. Tồn tại, hạn chế................................................................................................................................ 63
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ……………………………………………..... 66
Chƣơng 3- Các giải pháp thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp
vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam

……...............

73

3.1. Nhóm giải pháp xây dựng, hoàn thiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn về
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW
Đảng…................................................................................................................................................................... ... 73
3.1.1. Rà soát sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn

hiện hành của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ……….......................................................................................................................... ............................................ 73
3.1.2. Nghiên cứu, soạn thảo một số văn bản quy định, hướng dẫn của
VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về các nội dung có liên quan đến lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành......................................................................................... 76
3.2. Nhóm các giải pháp triển khai thực hiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn
của VPTW Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở
2


VPTW Đảng............................................................................................................................. .......................... 84
3.2.1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt về trách
nhiệm, vai trò và ý nghĩa trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào 84
Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng ...........................................................................
3.2.2. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ............................................................... 86
3.2.3. Thực hiện tốt và nghiêm túc công tác khen thưởng, kỷ luật đối
với công tác lập hồ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện
hành............................................................................................................................. .............................................. 88
3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện thuận lợi
cho việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện
hành............................................................................................................................. .............................................. 90
KẾT LUẬN………………………………………………………………......................................................... 92
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………...................... 94
PHỤ LỤC………………………………………………………………............................................................. 99

3


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

01

BBT

Ban Bí thƣ

02

BCHTW

Ban Chấp hành Trung ƣơng

03

BCT

Bộ Chính trị

04

VPTW

Văn phòng Trung ƣơng

4


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ là một nhiệm vụ đƣơ ̣c pháp luâ ̣t quy đinh
̣ , là
yêu cầ u bắ t buô ̣c đố i với cán bộ , công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức
khi giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Lập hồ sơ tốt
giúp lƣu giữ lại đầy đủ chứng cứ trong quá trình giải quyết công việc , qua đó
trực tiếp giúp cán bộ , chuyên viên theo dõi đƣợc trình tự diễn biến quá trình
giải quyết, xử lý công việc đƣợc mạch lạc , có căn cứ. Hơn nữa, hồ sơ đƣợc lập
đầy đủ giúp cho cơ quan , tổ chƣ́c quản lý công viê ̣c tố t hơn , xử lý đƣợc các
vƣớng mắc hoă ̣c nhƣ̃ng tranh chấ p trong thực tiễn khi cần đến chứng cứ là tài
liệu. Đồng thời , lâ ̣p hồ sơ công viê ̣c có tốt sẽ giúp cho viê ̣c tổ ng kế t kinh
nghiê ̣m đƣơ ̣c thuâ ̣n lơ ̣i, giúp các thế hệ sau tìm hiểu đƣợc đầy đủ quá trình hoạt
động và nhƣ̃ng kinh nghiê ̣m quản lý và tổ chƣ́c công viê ̣c của cơ quan , tổ chƣ́c
trong một thời điểm lịch sử hoặc giai đoạn lịch sử nhấ t đinh
̣ . Lập hồ sơ tốt tạo
điều kiện thuận lợi làm tốt công tác lƣu trữ. Chấ t lƣơ ̣ng hồ sơ đƣợc lập khi giao
nộp vào lƣu trữ cơ quan quyết định chất lƣợng sử liệu của các hồ sơ có giá trị
lƣu trƣ̃ nô ̣p lƣu vào lƣu trƣ̃ lich
̣ sƣ̉ sau này; giúp giảm bớt đầ u tƣ về nhân lực và
kinh phí cho viê ̣c chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lƣu trƣ̃.
Trong những năm trƣớc đây, VPTW Đảng đã có nhiều quan tâm, cố gắng
trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Tuy nhiên,
bên cạnh những kết quả đạt đƣợc còn tồn tại một số hạn chế bất cập. Các văn
bản chỉ đạo, hƣớng dẫn ban hành chƣa đầy đủ, một số văn bản đã ban hành
không còn phù hợp chƣa đƣợc sửa đổi, bổ sung; nhiều nội dung yêu cầu lập và
nộp lƣu hồ sơ chƣa đƣợc quy định, hƣớng dẫn cụ thể. Hồ sơ, tài liệu thu về
hàng năm vẫn còn tồn tại tình trạng bó gói, lộn xộn, một số nhóm hồ sơ đã
đƣợc lập những chƣa hoàn chỉnh, chất lƣợng chƣa đảm bảo. Trƣớc tình hình
thực tế đó, Lãnh đạo VPTW Đảng đã trực tiếp làm việc với Cục Lƣu trữ và yêu
cầu phải tổ chức chấn chỉnh công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở VPTW Đảng
vào nền nếp; bằng nhiều biện pháp khác nhau nhƣ phải tăng cƣờng chỉ đạo,

hƣớng dẫn nghiệp vụ, nghiên cứu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn
cần thiết để đảm bảo đƣợc yêu cầu nghiệp vụ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
5


vào Lƣu trữ hiện hành, không để tồn tại tình trạng tài liệu nộp lƣu chƣa đƣợc
lập hồ sơ theo quy định.
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo VPTW Đảng. Cục Lƣu trữ đã triển
khai nhiều biện pháp tích cực nhƣ nghiên cứu, ban hành một số văn bản chỉ
đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ, tổ chức các hội nghị sơ kết chuyên đề về lập và nộp
lƣu hồ sơ, tổ chức các đoàn kiểm tra, hƣớng dẫn trực tiếp tới từng đơn vị,
chuyên viên trong cơ quan… Kết quả đạt đƣợc, trong mấy năm trở lại đây,
VPTW Đảng đã ban hành đƣợc một số văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ
quan trọng đối với công tác lập và nộp lƣu hồ sơ; không còn hiện tƣợng nộp
lƣu tài liệu bó gói, lộn xộn, tài liệu cơ bản đƣợc lập hồ sơ ở các mức độ khác
nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đƣợc công tác lập hồ sơ và nộp
lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần tiếp tục
đƣợc giải quyết nhƣ:
Công tác nghiên cứu, ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ
chƣa đồng bộ và hoàn chỉnh. Nội dung các văn ban hành còn có một số điểm
chƣa đƣợc cụ thể hóa, một số vấn đề nghiệp vụ mang tính quy chuẩn, tiêu
chuẩn chƣa đƣợc nghiên cứu, ban hành. Số lƣợng hồ sơ, tài liệu nộp lƣu chƣa
đủ so với các công việc đã giải quyết của cơ quan, đơn vị. Các hồ sơ thu về tuy
đã lập hồ sơ nhƣng chất lƣợng chƣa cao, phần lớn các hồ sơ nộp lƣu chƣa thể
hiện rõ tiêu đề hồ sơ theo danh mục, thành phần tài liệu một số nhóm hồ sơ còn
thiếu, giá trị tài liệu trong hồ sơ còn chƣa cao; nhiều văn bản, tài liệu trong hồ
sơ là bản photocopy, một số văn bản, tài liệu chƣa đảm bảo các yếu tố thể thức
tối thiểu nhƣ chữ ký, ngày tháng; một số hồ sơ giao nộp còn chƣa đƣợc thống
kê văn bản hoặc có thống kê nhƣng chƣa cụ thể; quy trình và phƣơng pháp lập
hồ sơ thực hiện còn chƣa thực sự thống nhất và đầy đủ, trách nhiệm lập hồ sơ

chƣa đƣợc thực hiện đúng ngƣời, đúng việc…
Để công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW
Đảng đạt đƣợc những yêu cầu quy chuẩn và tiêu chuẩn đặt ra. VPTW Đảng cần
tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt đƣợc, đồng thời nghiên cứu và triển khai
thực hiện các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục một số tồn tại, hạn chế hiện
nay để đƣa công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở cơ quan VPTW Đảng đạt yêu
cầu theo hƣớng chuẩn hóa.
6


Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Nghiên
cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan
VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hoá hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ
hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” nhằm các mục tiêu:
- Hệ thống hóa những vấn đề đã đƣợc chuẩn hóa về hồ sơ, lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành.
- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện
hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Đề xuất một số giải pháp thực hiện chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu
trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu
- Các quy định, pháp chế của Nhà nƣớc và của VPTW Đảng về việc
chuẩn hóa hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành.
- Chất lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động ở cơ
quan VPTW Đảng nộp lƣu vào Lƣu trữ hiện hành từ năm 2006 đến nay.
+ Phạm vi nghiên cứu
- Các hồ sơ hành chính hình thành trong hoạt động quản lý phục vụ công

tác tham mƣu, giúp việc BCHTW, BCT, BBT và VPTW Đảng giao nộp vào
lƣu trữ hiện hành.
- Nghiên cứu, khảo sát các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
cơ quan VPTW Đảng đang bảo quản tại Kho Lƣu trữ hiện hành của Trung
ƣơng Đảng và VPTW Đảng.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài đƣợc
xác định là:

7


- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp
vào lƣu trữ hiện hành.
- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện
hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Các giải pháp tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu
trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành
là vấn đề đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học, nhà quản lý quan tâm
nghiên cứu, cụ thể là:
Các nhà khoa học, chuyên gia đầu ngành về văn thƣ, lƣu trữ rất quan tâm
nghiên cứu, xuất bản sách về công tác văn thƣ nói chung, trong đó có nội dung
về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành. Có thể kể đến
cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vƣơng Đình
Quyền (xuất bản năm 2007); cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”
của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vƣơng Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm (xuất bản năm 1990); Tập bài giảng công tác văn thư - lưu
trữ của Cục Lƣu trữ VPTW Đảng ban hành tháng 02 năm 2008, trong đó có
một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ

hiện hành của cơ quan.
Đặc biệt, Trƣờng Cao đẳng nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ Hà Nội)
đã tổ chức hội thảo khoa học cấp trƣờng về “Lập hồ sơ hiện hành - lý luận,
thực tiễn và những vấn đề đặt ra” vào tháng 12-2010; Cục Văn thƣ Lƣu trữ
Nhà nƣớc đã tổ chức hội thảo khoa học cấp ngành về “Công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” vào
tháng 10 - 2014; Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã tổ chức hội nghị chuyên đề
văn thƣ, lƣu trữ cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ƣơng
về “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của
Trung ương Đảng” vào tháng 6 năm 2015. Các hội thảo, hội nghị này đã thu
hút sự quan tâm của rất nhiều nhà khoa học, nhà quản lý và sinh viên chuyên
ngành văn thƣ, lƣu trữ.

8


Rất nhiều bài viết trên Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam (một số tạp chí
chuyên ngành về công tác văn thƣ, lƣu trữ) đề cập đến lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, nhất là từ năm 2000 trở lại đây.
Có thể kể đến một số bài viết nhƣ: bài “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào
lưu trữ” (số 2/2002, trang 37-40) của tác giả Nguyễn Minh Phƣơng; bài “Bàn
về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” (số 6-2006) của Hà Quảng Mai Hƣơng; bài “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự” (số 6/2007,
trang 17-19) của tác giả Nguyễn Thị Hiệp; bài “Một vài suy nghĩ về vấn đề
nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ ở địa phương” (số 3-2008) của Trần
Trung Kiên; bài “Bàn về một số thuật ngữ trong công tác lập hồ sơ” (số 122010); bài “Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ sơ khoa học” (số 1-2008) của TS.
Nguyễn Cảnh Đƣơng; bài “Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ hiện hành - thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều Oanh
(số 2-2011); bài “Hệ thống các văn bản pháp lý về công tác lập hồ sơ” (số
5/2014) của tác giả Lê Thị Nguyệt Lƣu…
Một số học viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng (thuộc Đại học

Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội) cũng chọn vấn đề lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành làm luận văn tốt nghiệp nhƣ: Vấn
đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực
trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005),
Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một
số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận Văn Thạc sĩ của Nguyễn
Thị Trang Nhung, Hà Nội, 2008); Công tác lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng
- Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm, Hà Nội,
2008); Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung
ương - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội,
2006)…
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đƣa ra đƣợc những vấn đề cơ bản
nhất về lý luận công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói
riêng nhƣ khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, cũng nhƣ mục đích, ý
nghĩa và yêu cầu, phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành. Các bài viết trên các báo,
tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề nhƣ mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu
cũng nhƣ nguyên tắc, phƣơng pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý
9


tài liệu sơ bộ, nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ cơ một số cơ quan… Tuy nhiên, trong
thời gian gần đây, các bài viết về lập hồ sơ hiện hành ít đƣợc đăng trên các báo,
tạp chí cho thấy vấn đề này còn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Các luận văn
thạc sĩ nghiên cứu vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ
hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung
ƣơng Đảng, ở VPTW Đảng), và các cơ quan Nhà nƣớc (các bộ) và đƣa ra các
giải pháp nhằm khắc phục cũng nhƣ đổi mới đối với công tác này. Song, các
công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên cứu chung về lập hồ
sơ hiện hành mà chƣa có công trình nào đi sâu nghiên cứu việc chuẩn hóa hồ sơ
giao nộp vào lƣu trữ hiện hành nói chung và ở VPTW Đảng nói riêng. Vì vậy,

việc nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ ở một cơ quan
(cụ thể là VPTW Đảng) cần sớm đƣợc thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu thực
tiễn đặt ra đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành
nói chung và Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng nói riêng.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tƣ liệu có liên
quan sau:
- Một là, hệ thống các tài liệu lý luận: các giáo trình, đề cƣơng bài giảng,
sách tham khảo về công tác lập và giao nộp hồ sơ nhƣ : Lý luận và phương
pháp công tác văn thư của tác giả Vƣơng Đình Quyền, xuất bản năm 2005;
Nghiệp vụ công tác văn thƣ của Trƣờng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I (nay là trƣờng Đại học Nội vụ) xuất bản năm 2001; Tập bài giảng công
tác văn thư lưu trữ (tài liệu bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan
Đảng) của Cục Lƣu trữ VPTW Đảng, năm 2008...
- Hai là, hệ thống các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc về lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành nhƣ Luật Lƣu trữ Việt Nam năm 2011;
Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thƣ; Thông tƣ số
07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; Quy
định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 về công tác văn thƣ ở VPTW Đảng;
Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09-11-2009 về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng...
10


Các văn bản quy định về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc
của VPTW Đảng nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng nhƣ :
Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức
bộ máy của VPTW Đảng; Các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy của các đơn vị hành chính trực thuộc VPTW Đảng...

- Ba là, các nhóm hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của VPTW
Đảng đã giao nộp vào lƣu trữ hiện hành gồm: nhóm hồ sơ hội nghị BCHTW
Đảng, nhóm hồ sơ hội nghị BCT, nhóm hồ sơ hội nghị BBT, nhóm hồ sơ hội
nghị cán bộ toàn quốc do BCT, BBT triệu tập; các nhóm hồ sơ công việc
khác…
- Bốn là, các luận văn thạc sĩ nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp
lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp của Nguyễn
Xuân Trung; Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng - Thực trạng và giải pháp
của Trịnh Thị Hà; Công tác lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng - Thực trạng và
giải pháp của Nguyễn Văn Tâm; Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác
định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
của Nguyễn Thị Trang Nhung…
- Năm là, Các bài viết trên các báo, tạp chí, các website có liên quan
nhƣ: Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, trang web:
...
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phƣơng pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin. Sử dụng phƣơng
pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ nghĩa
Mác - Lênin gắn liền với các nguyên tắc, phƣơng pháp của lƣu trữ học.
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ƣu điểm để kế
thừa, phát triển và đƣa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành.
- Phƣơng pháp hệ thống và thống kê nhằm đánh giá chất lƣợng hồ sơ, tài
liệu giao nộp về Kho Lƣu trữ hiện hành của Trung ƣơng và VPTW Đảng từ đó
lập bảng thống kê thành phần và giá trị của tài liệu trong một số nhóm hồ sơ.

11


- Phng phỏp kho sỏt thc t, c tin hnh bng cỏch quan sỏt, kho

sỏt trc tip tỡnh hỡnh h s giao np v Kho Lu tr hin hnh ca Trung
ng v VPTW ng nm c tỡnh hỡnh h s hin hnh c lp ra sao,
h s cú y hay khụng, cht lng th no, cú ỳng vi quy nh hay
khụng?.
8. úng gúp ca ti
ti a ra nhng bin phỏp c th thc hin chun húa h s giao
np vo Lu tr hin hnh VPTW ng Cng sn Vit Nam.
Bờn cnh ú, ti nghiờn cu ny s lm c s ban hnh mt s vn
quy nh, hng dn v cụng tỏc lp h s v giao np h s vo Lu tr hin
hnh VPTW ng.
Ngoi ra, cụng trỡnh ny cú th lm ti liu tham kho giỳp cho vic hc
tp, nghiờn cu ca sinh viờn chuyờn ngnh vn th - lu tr cha cú iu kin
tip cn vi thc t.
9. B cc lun vn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài
đ-ợc bố cục thành 3 ch-ơng chính, bao gồm:
Chng 1- Mt s vn lý lun, phỏp lý v chun húa h s giao np
vo lu tr hin hnh
Chng 2- Kho sỏt, ỏnh giỏ vic chun húa h s giao np vo Lu
tr hin hnh VPTW ng Cng sn Vit Nam
Chng 3- Cỏc gii phỏp thc hin vic chun húa h s giao np vo
Lu tr hin hnh VPTW ng Cng sn Vit Nam
Trong quỏ trỡnh thc hin ti, chỳng tụi nhn c s giỳp nhit
tỡnh ca cỏc cp lónh o c quan VPTW ng v cỏc bn bố, ng nghip.
c bit s giỳp v ch bo tn tỡnh ca PGS.TS V Th Phng - ngi
hng dn tụi thc hin lun vn ny.
Bờn cnh nhng thun li, chỳng tụi cng gp nhiu khú khn khi
nghiờn cu v vic chun húa h s giao np vo Lu tr hin hnh VPTW
ng do h thng cỏc vn bn ca Nh nc cng nh h thng ng v cụng
12

tác chuẩn hóa chƣa đầy đủ; Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản ở Kho Lƣu trữ hiện
hành của Trung ƣơng và VPTW Đảng có độ mật cao, gây khó khăn cho việc
khảo sát và thống kê. Bên cạnh những khó khăn do điều kiện khách quan còn
có những khó khăn do chủ quan.
Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn không tránh khỏi những
thiếu sót, tôi mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo,
đồng nghiệp và các nhà nghiên cứu để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lƣu trữ học
và Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội,
Lãnh đạo VPTW Đảng, Lãnh đạo Cục Lƣu trữ VPTW Đảng, Phòng Lƣu trữ
hiện hành thuộc Cục Lƣu trữ VPTW Đảng và các bạn bè, đồng nghiệp đã tạo
mọi điều kiện giúp đỡ tôi thực hiện đề tài. Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn
sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp tôi thực
hiện đề tài này.

Hà Nội, ngày 22 tháng 6 năm 2015
Học viên
Nguyễn Văn Quang

13


Chƣơng 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ
GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH
1.1. Các khái niệm cơ bản đƣợc sử dụng trong luận văn
1.1.1. Chuẩn hóa
a. Khái niệm “Chuẩn”

Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn.
Theo từ điển Tiếng Việt online có giải thích: Chuẩn được coi là căn cứ để
đối chiếu tức là lấy kích thước đó để làm chuẩn đối chiếu, so sánh. Chuẩn là
đúng với những điều đã qui định.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt Chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn
cứ để đối chiếu, để làm.
Tiến sỹ William E. Moen (2003), một nhà nghiên cứu thƣ viện học Hoa
Kỳ đã cho rằng: “Chuẩn trình bày một bản thỏa thuận của một cộng đồng để
thực hiện những gì theo một cách riêng nhằm giải quyết một vấn đề chung”1.
b. Khái niệm “Tiêu chuẩn”
Tiêu chuẩn có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theo thời gian, phản
ánh quan điểm khác nhau về tiêu chuẩn:
Theo từ điển Tiếng Việt online: Tiêu chuẩn là những điều được quy định
dùng làm chuẩn để phân loại đánh giá.
Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đƣa ra một định nghĩa tiêu chuẩn,
đƣợc nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi, định nghĩa này nhƣ sau:
“Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ
quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn
hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và
lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất
định”.
1

Xem thêm: Moen, W. E. (2003). No longer under our control: The nature and role of standards in the 21st
century library. University of North Texas.

14


Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ

trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có giải thích “Tiêu chuẩn là những
quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ
thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền
ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên liên quan. Quy
phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn2”.
Tại điểm 1, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về
Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm tiêu chuẩn nhƣ sau:
“Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm
chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi
trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao
chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này”.
Trƣớc đây, theo Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của
Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có quy định tiêu
chuẩn đƣợc ban hành để bắt buộc hoặc khuyến cáo áp dụng cho các bên. Đến
năm 2006, trong Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn
và quy chuẩn kỹ thuật quy định tiêu chuẩn không bắt buộc mà mang tính
khuyến cáo tự nguyện áp dụng.
c. Khái niệm “quy chuẩn kỹ thuật”
Tại điểm 2, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006
về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm quy chuẩn kỹ
thuật:“Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và
yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các
đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an
toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo
vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu
thiết yếu khác”.
Khái niệm chỉ rõ nội dung của quy chuẩn kỹ thuật quy định về mức giới
hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý. Về đối tƣợng của quy chuẩn kỹ
thuật là sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trƣờng, các đối tƣợng khác
2

Xem thêm : Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ
về Tiêu chuẩn hóa.

15


trong hoạt động kinh tế - xã hội. Về phân loại hệ thống quy chuẩn kỹ thuật ở
Việt Nam gồm có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), quy chuẩn kỹ thuật
địa phƣơng (QCĐP). Về hiệu lực quy chuẩn kỹ thuật đƣợc xây dựng, ban hành
để bắt buộc áp dụng.
So sánh giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật chúng ta thấy sự giống
nhau là cùng đề cập đến nội dung về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý; cùng
đối tƣợng quản lý. Sự khác nhau là tiêu chuẩn công bố để tự nguyện áp dụng,
còn quy chuẩn kỹ thuật ban hành để bắt buộc áp dụng.
d. Khái niệm “Chuẩn hóa”
Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn hóa, cụ thể:
Theo Đại từ điển Tiếng Việt: “Chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực. Trong
đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu
hoặc tiêu chuẩn được định ra : chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế”. Từ quan niệm
chung nhất này, việc chuẩn hóa thông thƣờng có thể đƣợc hiểu là tiến trình tạo
lập và áp dụng các chuẩn.
Theo tác giả Jane Thacker trong bài viết “Tiêu chuẩn hóa và thư viện”3 đã
đƣa ra quan niệm “Chuẩn hoá là một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý
tưởng cộng đồng, sự chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự hành xử tùy
tiện tới sự hành xử theo quy luật”. Với quan niệm nhƣ vậy, chuẩn hóa là con
đƣờng tiến đến sự chấp thuận sẽ thực hiện một việc gì đó theo một phƣơng
thức nhất định bằng cách xác định một số nguyên tắc thống nhất trong thao tác
nhằm tạo nên sự tin cậy đối với ngƣời sử dụng dịch vụ. Mục tiêu của chuẩn hoá
là đạt đƣợc sự đồng thuận, từ đó, chuẩn trở thành một phƣơng tiện kiểm soát

chất lƣợng, tạo ra một thƣớc đo để xác định đƣợc chất lƣợng công việc, đảm
bảo một kết quả dự kiến từ trƣớc. Công cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy
chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu chuẩn (standard), quy định kỹ
thuật (technical specifications), quy phạm thực hành (codes of practice), và văn
bản pháp quy (regulations)4.

3

Xem thêm: Jane Thacker. Standardization and libraries. Báo cáo khoa học hội thảo “Tiêu chuẩn hóa và hoạt
động thông tin thư viện”. Hà Nội, tháng 2/2002
4
Xem thêm: Vũ Dƣơng Thúy Ngà: “Vấn đề chuẩn hóa trong hoạt động thư viện thông tin hiện nay”. Tạp chí
nghiên cứu Văn hóa ( />
16


Nhƣ vậy, có thể hiểu chuẩn hoá là hoạt động bao gồm việc làm ra tiêu
chuẩn, quy chuẩn và cả việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn vào một lĩnh vực
nào đấy nhằm nâng cao hiệu quả của các đối tƣợng (sản phẩm, dịch vụ, quá
trình, môi trƣờng,…).
1.1.2. Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành
Để tìm hiểu khái niệm hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành trƣớc hết
chúng ta tìm hiểu một số khái niệm có liên quan nhƣ hồ sơ là gì, giao nộp là gì?
lƣu trữ hiện hành là gì?.
- Hồ sơ: có nhiều tài liệu định nghĩa về hồ sơ, cụ thể trong một số tài liệu
có nêu nhƣ sau:
Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam có
định nghĩa hồ sơ: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm
hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân” [19; 188].
Luật Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 có
giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn
thƣ có có giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc
một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ
chức hoặc của một cá nhân”.
- “Giao nộp” là động từ chỉ việc giao và nhận giữa hai bên và chịu trách
nhiệm về việc đó. Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam có
giải thích khái niệm “Giao nộp tài liệu lƣu trữ”: “Giao nộp tài liệu lưu trữ là
quá trình chuyển giao tài liệu đã kết thúc công việc trong văn thư vào lưu trữ

17


cơ quan và tài liệu đến hạn nộp lưu của lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử” [19; 157].
- Lƣu trữ hiện hành: Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ
lƣu trữ Việt Nam có định nghĩa Lƣu trữ hiện hành: “Lưu trữ hiện hành là lưu
trữ bảo quản có thời hạn tài liệu lưu trữ còn giá trị hiện hành trước khi giao
nộp vào lưu trữ lịch sử” [19; 233].
Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia Việt Nam năm 2001 có giải thích : “Lưu trữ
hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo
quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ

quan, tổ chức”.
Luật Lƣu trữ Việt Nam năm 2011 đã không sử dụng khái niệm lƣu trữ
hiện hành và thay vào đó là khái niệm lƣu trữ cơ quan. Cụ thể luật có giải thích
“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức”.
Về bản chất hai khái niệm Lƣu trữ hiện hành và Lƣu trữ cơ quan đều chỉ
các hoạt động lƣu trữ của cơ quan, tổ chức. Trong đó, Luật Lƣu trữ giải thích
lƣu trữ cơ quan tổng hợp hơn, bao hàm toàn bộ các hoạt động lƣu trữ đối với
tài liệu của cơ quan, tổ chức.
Từ những định nghĩa nêu trên, chúng ta có thể hiểu “Hồ sơ giao nộp vào
lưu trữ hiện hành” là các hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc
của một cá nhân đƣợc bàn giao giữa các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong một
cơ quan, tổ chức vào Lƣu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
1.1.3. Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành
Nhƣ đã tìm hiểu ở trên về khái niệm chuẩn hóa, chúng ta có thể hiểu
cách chung nhất chuẩn hóa là xác định các chuẩn mực và thực hiện các chuẩn
mực đó. Từ đó, chúng tôi xin đƣa ra quan niệm về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp
vào lƣu tữ hiện hành nhƣ sau: “Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện
hành là việc xác lập và áp dụng các quy chuẩn, tiêu chuẩn nhằm kiểm soát và
đánh giá các hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, đảm
bảo cho công tác giao nộp hồ sơ được thực hiện đạt chất lượng và hiệu quả,
thực hiện và duy trì các mục tiêu đặt ra”. Nội dung của chuẩn hóa hồ sơ giao
18


nộp vào lƣu trữ hiện hành chứa đựng nhiều vấn đề khá phức tạp, phải có sự
nghiên cứu và đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia, cán bộ lƣu trữ có kinh
nghiệm mới thống nhất đƣợc. Trong nội dung đề tài, chúng tôi xin nêu một số
nội dung chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành nhƣ sau:

- Chuẩn hóa hồ sơ : là việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành các tiêu
chuẩn, quy chuẩn về khái niệm hồ sơ và triển khai thực hiện nó một cách thống
nhất, hiệu quả đối với hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
- Chuẩn hóa về các loại hồ sơ : là việc nghiên cứu, xây dựng và ban
hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn đối với từng nhóm, loại hồ sơ và tổ chức triển
khai thực hiện theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn đã xây dựng.
Ví dụ: Trong hoạt động của một cơ quan tổ chức cần nghiên cứu xem sẽ
có những nhóm hồ sơ nào hình thành để ban hành danh mục hồ sơ mẫu làm căn
cứ để triển khai thực hiện. Nếu xây dựng đƣợc chuẩn về thể loại hồ sơ sẽ giúp
việc xác định và lập đƣợc đầy đủ các nhóm, các loại hồ sơ hình thành trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Chuẩn hóa về yêu cầu tiêu chuẩn hồ sơ: là việc xây dựng, tạo lập và
ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn và thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó
nhằm đảm bảo hồ sơ đƣợc lập đạt yêu cầu chất lƣợng cao nhất.
Ví dụ: Theo một số văn bản của Nhà nƣớc có quy định yêu cầu tiêu
chuẩn hồ sơ nhƣ sau:
+ Các hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị hình thành hồ sơ;
+ Các hồ sơ đƣợc lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn
bản, phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc;
+ Tài liệu trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản; có giá trị và
độ tin cậy cao;
+ Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ;
19

+ Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh toàn bộ, hoặc một phần, một giai
đoạn của quá trình diễn biến của sự việc;
+ Hồ sơ phải đƣợc biên mục đầy đủ và chính xác.
- Chuẩn hóa về trách nhiệm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ: là việc
nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về trách nhiệm của
tổ chức, cá nhân trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành.
Ví dụ: Tại Điều 9 Luật Lƣu trữ Viêt Nam, năm 2011, có quy định
“Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải
bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách chiệm của cơ quan, tổ
chức”.
- Chuẩn hóa về quy trình, phương pháp lập hồ sơ hiện hành: là việc
nghiên cứu, xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn về phƣơng pháp,
cách thức lập hồ sơ và triển khai thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn đó thống
nhất và hiệu quả.
Ví dụ : Tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012
về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
hiện hành có hƣớng dẫn chi tiết, cụ thể các bƣớc lập hồ sơ hiện hành gồm : Mở
hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ. Ngoài ra
Thông tƣ 07 cũng hƣớng dẫn cụ thể cách thức lập danh mục hồ sơ cho hoạt
động của cơ quan5.
1.2. Sự cần thiết của việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện
hành
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành là công việc quan
trọng của lƣu trữ cơ quan, tổ chức. Đây là hành vi chuyển giao quyền và trách
nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu từ cán bộ, công chức cho lƣu trữ cơ quan nhằm
bảo vệ thống nhất, an toàn tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành của chính cơ quan và các mục đích nghiên cứu, sử dụng khác. Trong
những năm gần đây, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan đã có

5

Xem thêm : 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan, (Điều 13, 14, 15, 16).

20


những tiến bộ nhất định, một số cơ quan đã bắt đầu thu theo hồ sơ, không thu
tài liệu bó gói, theo cặp ba dây. Bên cạnh đó còn có những tồn tại bất cập trong
việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan nhƣ thời gian giao nộp chƣa
đúng quy định; nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị chƣa đƣợc nộp lƣu, vẫn còn tình
trạng giao nộp bó gói, theo cặp ba dây hoặc theo đơn vị văn bản… Nhƣng có
một vấn đề liên quan đến việc nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ hiện hành chƣa đƣợc
Nhà nƣớc quy định cụ thể, đó là tiêu chuẩn hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ hiện
hành. Để nâng cao chất lƣợng hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lƣu trữ hiện hành,
theo chúng tôi việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành là cần thiết,
bởi các lý do sau:
Hồ sơ là sản phẩm lao động của cán bộ, công chức, viên chức trong các
cơ quan, tổ chức. Sản phẩm hồ sơ là một trong những thƣớc đo để đánh giá
trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm trong việc xử lý, giải quyết các công
việc đƣợc giao của các cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời hồ sơ tài liệu
còn là tiêu chí để đánh giá chất lƣợng chuyên môn của mỗi đơn vị, tổ chức
trong cơ quan. Thực tế cho thấy hồ sơ đƣợc lập nhƣ thế nào là đúng tiêu chuẩn
của Nhà nƣớc thì chƣa có văn bản nào quy định. Vì vậy, có nhiều cán bộ, công
chức, viên chức giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan đóng thành quyển, hồ sơ
không để vào bìa hồ sơ mà bảo quản trong một cặp cứng có hai móc kim loại ở
giữa dùi hai lỗ bên trái văn bản để xâu văn bản vào cặp; cũng có những loại hồ
sơ chỉ thuần túy phản ánh một vấn đề, một sự việc, nhƣng có loại tập văn bản
trong đó mỗi văn bản hầu nhƣ là một vấn đề khác nhau…

Nhƣ chúng ta biết, hồ sơ là một đơn vị thống kê, đơn vị phân loại, đơn vị
để tra tìm và khai thác sử dụng tài liệu trong các cơ quan, tổ chức nói chung và
trong các kho lƣu trữ nói riêng. Nội dung của mỗi hồ sơ phản ánh về một công
việc, một vấn đề hoặc một ngƣời nào đó. Việc giao nộp từ cán bộ, công chức,
viên chức vào lƣu trữ cơ quan đƣợc tiến hành bằng đơn vị hồ sơ là chính xác và
khoa học nhất. Bởi lẽ, việc giao nộp tài liệu bằng các hồ sơ mới giúp cán bộ lƣu
trữ nắm đƣợc chính xác nội dung những tài liệu giao nộp vào lƣu trữ, giao nộp
bao nhiêu hồ sơ, trong hồ sơ có bao nhiêu tài liệu... Đồng thời, những cá nhân
hoặc đơn vị, tổ chức giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan mới nắm đƣợc đã
giao nộp vào lƣu trữ những hồ sơ, tài liệu gì. Qua đó, phân định rõ ràng, chính
xác trách nhiệm quản lý tài liệu lƣu trữ giữa bên giao và bên nhận, đồng thời
21


tạo thuận lợi cho lƣu trữ cơ quan có cơ sở, công cụ cho việc tra tìm tài liệu
phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng.
Nếu nhƣ việc giao nộp tài liệu từ cán bộ, công chức, viên chức của cơ
quan vào lƣu trữ đƣợc tiến hành khi chƣa lập hồ sơ, tài liệu giao nộp đƣợc tính
bằng đơn vị là văn bản thì bên giao tài liệu sẽ mất rất nhiều thời gian để thống
kê văn bản, thực tế việc này rất khó thực hiện khi giao nhận tài liệu với số
lƣợng lớn. Mặt khác
khi tiến hành giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận theo đơn vị văn bản sẽ mất
nhiều thời gian để đối chiếu, so sánh tài liệu với bản thống kê văn bản giao nộp.
Nếu việc giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành theo đơn vị tính là cặp ba dây
hoặc bó, gói tài liệu thì việc thống kê tài liệu để bàn giao giữa bên giao và bên
nhận sẽ rất nhanh nhƣng hạn chế cơ bản là bên giao và bên nhận không nắm
đƣợc nội dung những tài liệu giao nộp là những vấn đề gì, khi có sự cố mất mát
tài liệu lƣu trữ, lộ lọt bí mật thông tin tài liệu sẽ không có căn cứ để xác định
trách nhiệm thuộc về ai, bên giao hay bên nhận. Đặc biệt, khi cần tra tìm tài
liệu phục vụ khai thác sử dụng sẽ gặp nhiều khó khăn, nếu tài liệu chƣa đƣợc

chỉnh lý khoa học thì rất khó khăn để phục vụ đƣợc các yêu cầu khai thác sử
dụng.
1.3. Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hiện hành về hồ sơ và lập hồ sơ
Để hệ thống hóa lại các quy chuẩn, tiêu chuẩn hiện hành về hồ sơ, lập hồ
sơ, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát hệ thống các quy chuẩn, tiêu chuẩn
đã đƣợc quy định trong các văn bản pháp lý hiện hành, trong đó tập trung vào
các văn bản sau:
- Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia, năm 2001;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thƣ;
- Luật Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu và
lƣu trữ cơ quan.

22


Nội dung các văn bản trên có quy định về hồ sơ và lập hồ sơ, cụ thể ở
các nội dung sau:
1.3.1. Hồ sơ
Có thể nói hồ sơ là một khái niệm đã đƣợc nhiều văn bản của Nhà nƣớc
nhƣ Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tƣ... nêu ra và đây là các quy chuẩn về
hồ sơ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở nƣớc
ta. Cụ thể trong một số văn bản có quy định:
Luật Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 có
giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn
thƣ có có giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc
một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ
chức hoặc của một cá nhân”.
Phân tích các khái niệm nêu trên chúng tôi thấy các văn bản đều thống
nhất hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc hay một người, một đối tượng cụ thể; hoặc là hồ sơ có các đặc điểm
chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành, thời gian ban hành…;
hoặc hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Theo các khái niệm về hồ sơ nêu trên cho thấy, hồ sơ sẽ gồm hai nhóm
chính. Nhóm thứ nhất là các hồ sơ về một vấn đề, chuyên đề, một sự việc hay
một ngƣời, một đối tƣợng cụ thể. Nhóm thứ hai là hồ sơ có các đặc điểm chung
với nhau nhƣ có cùng tên loại, cùng cơ quan, tổ chức, cùng thời gian ban hành
hoặc một số đặc điểm về thể thức khác. Hiện nay, có quan điểm cho rằng hồ sơ
chỉ thuộc về nhóm thứ nhất tức là hồ sơ là những văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, chuyên đề, vụ việc, một đối tƣợng cụ thể. Còn lại
23


nhóm thứ hai, các tài liệu có các đặc điểm chung về thể thức nhƣ tác giả, tên
loại, thời gian ban hành… không dùng khái niệm hồ sơ mà chỉ dùng khái niệm
là “tập văn bản”. Ví dụ : Hồ sơ về việc giải quyết khiếu nại của ông Nguyễn
Văn A trong việc thực hiện chế độ chính sách ngƣời có công đối với gia đình
ông; Tập Nghị định của Thủ tƣớng Chính phủ năm 2014.
1.3.2. Yêu cầu đối với hồ sơ
Qua khảo cứu các quy định hiện hành của Nhà nƣớc có liên quan đến

công tác lập hồ sơ hiện hành, chúng tôi nhận thấy, hầu hết các văn đều đƣa ra
những yêu cầu chung, cơ bản đối với hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành. Cụ thể tập
trung vào các yêu cầu tiêu chuẩn nhƣ sau:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị
Về quan điểm lập hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, yêu cầu này đƣợc quy
định, ban hành thành tiêu chuẩn, quy chuẩn trong một văn bản của Nhà nƣớc
về công tác lập hồ sơ hiện hành, cụ thể tại điểm a, mục 2, điều 21 của Nghị
định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thƣ có nêu: “Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức”.
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi một cơ quan hay đơn vị đều có chức năng, nhiệm
vụ nhất định do cơ quan có thẩm quyền giao. Do đó văn bản, tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào tất yếu phải phản ánh việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản
ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hình
thành; từng hồ sơ phải thể hiện đƣợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
trong việc giải quyết vấn đề, sự việc đƣợc đề cập ở hồ sơ. Nhƣ vậy, yêu cầu
này cho đến nay vẫn là đúng và đƣợc coi là các tiêu chuẩn, quy chuẩn để thực
hiện trong việc lập hồ sơ công việc ở các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
b) Hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn
bản và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc

24


Về yêu cầu tiêu chuẩn này, có nhiều văn bản của Nhà nƣớc quy định, cụ
thể:

- Tại điểm b, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ có nêu: “Văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc”.
- Tại điểm b, mục 4, điều 3 của Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lƣu hồ sơ, tài liệu và lƣu trữ cơ quan có nêu “Văn bản, tài liệu trong mỗi
hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải
quyết công việc”.
Trong mọi vấn đề, sự việc do cơ quan, tổ chức giải quyết đều có quá
trình bắt đầu và kết thúc. Các văn bản hình thành trong quá trình đó đều có mối
liên hệ mật thiết với nhau, mang tính khách quan, không phụ thuộc vào ý muốn
chủ quan của con ngƣời. Qua khảo cứu cho thấy hầu hết các văn bản đều quy
định hồ sơ đƣợc lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản,
phản ánh đúng trình tự, diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết
công việc. Theo chúng tôi, yêu cầu này rất quan trọng vì nếu hồ sơ đƣợc lập
phản ánh đúng diễn biến, trình tự giải quyết công việc sẽ là căn cứ pháp lý quan
trọng minh chứng cho quá trình xử lý, giải quyết công việc đúng hay chƣa, có
khách quan hay không. Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu này chỉ có thể
thực hiện đối với hồ sơ vấn đề, sự việc, vụ việc. Còn các hồ sơ đƣợc tập hợp
bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì
không thể thực hiện mối liên hệ này.
c) Các văn bản trong hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều
Về yêu cầu tiêu chuẩn này, trong một văn bản đã có quy định về yêu cầu
này. Cụ thể tại điểm c, mục 2, điều 21 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ có nêu: “Văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều”.
Trong thực tiễn giải quyết một vấn đề, sự việc của cơ quan, tổ chức
thƣờng hình thành khá nhiều tài liệu có liên quan đến vấn đề, sự việc đó. Trong

25