Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (427.43 KB, 78 trang )
BỘ CÔNG THƯƠNG
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
----- -----
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI PHÚ NHUẬN
GVHD
: PGS.TS TRẦN PHƯỚC
SVTH
: DƯƠNG HỒ KIỀU ANH
MSSV
: 11214351
LỚP
: HUI_BAA7A
TP.HỒ CHÍ MINH, THÁNG 6 NĂM 2015
Nhận xét của Giáo viên Hướng dẫn:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nhận xét của Giáo viên Phản biện:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
KÝ HIỆU VIẾT TẮT TRONG BÀI
GTGT
CCDC
TTĐB
TSCĐ
QĐ
HĐQT
ĐHĐCĐ
HNPN
NĐ-CP
QĐ-BTC
TTBTC
NHTC
DN
SXKD
KSNB
Giá trị gia tăng
Công cụ dụng cụ
Tiêu thụ đặc biệt
Tài sản cố định
Quyết định
Hội đồng quản trị
Đại hội đồng cổ đông
Hội nghị Phú Nhuận
Nghị định-Chính Phủ
Quyết định-Bộ tài chính
Thông tư Bộ Tài Chính
Nhà hàng tiệc cưới
Doanh nghiệp
Sản xuất kinh doanh
Kiểm soát nội bộ
LỜI CẢM ƠN
Trên con đường thành công, luôn gắn liền với những sự hỗ trợ dù là ít hay
nhiều, dù là gián tiếp hay trực tiếp. Trong suốt thời gian ngồi trên ghế nhà trường, em
đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ từ thầy cô và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy cô Khoa
Kế Toán - Kiểm Toán trường Đại học Công Nghiệp TP.Hồ Chí Minh đã dành tâm
huyết của mình truyền đặt tri thức, những vốn kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho
em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trưởng Khoa - PGS.TS Trần Phước đã tận
tâm và nhiệt tình trực tiếp hướng dẫn em hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp này. Nếu
như không có những hưỡng dẫn, góp ý và dạy bảo tận tình của thầy thì em khó có thể
hoàn thành tốt được bài nghiên cứu khoá luận tốt nghiệp này. Một lần nữa em xin
chân thành cảm ơn thầy.
Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận cùng
toàn thể cô chú, anh chị trong công ty, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong công
tác tìm hiểu chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty. Đặc biệt là chị Bùi Thị Thanh
Hồng - Phó giám đốc phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ để chúng em hoàn thiện đề
tài này.
Tuy nhiên, vì còn hạn chế trong việc vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực
tế và bản thân còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung đề tài khó tránh khỏi
thiếu sót, em kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của thầy cô để đề tài
nghiên cứu này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, chúng em xin gửi đến thầy PGS.TS Trần Phước và quý thầy cô
trường Đại học Công nghiệp TP.Hồ Chí Minh, các cô chú, anh chị trong công ty
Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận những lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp
nhất.
PHẦN MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Bước vào thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập với nền kinh
tế khu vực và quốc tế. Với xu hướng phát triển đó, các doanh nghiệp của nước ta phải đẩy
mạnh lợi thế, năng lực cạnh tranh cũng như có mục tiêu rõ ràng để không ngừng phát triển.
Và muốn làm được điều đó, mỗi doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc phát triển chiến
lược kinh doanh một cách khôn khéo, xây dựng đội ngũ nhân viên lành nghề... mà còn phải
chú trọng vào bộ máy quản lý. Điều này nhằm đảm bảo việc kiểm soát toàn bộ công việc
trong doanh nghiệp và hệ thống kế toán là một điều không thể thiếu, nhằm mục đích nắm rõ
tình hình sử dụng vốn, nguồn lực, tài sản, con người...góp phần hạn chế tối đa những rủi ro
phát sinh trong quá trình kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp củng cố, mở rộng để xây
dựng một nền tảng vững chắc phát triển trong tương lai. Đồng thời giúp cho nhà quản trị
hoạch định chiến lược tốt hơn, cụ thể hơn, rõ ràng hơn và chính xác hơn.
Đặc biệt có ý nghĩa quan trọng với công ty trong quá trình hoạt động, tổ chức là
Công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng, thu tiền. Công tác này giúp cho công
việc kinh doanh của công ty được đảm bảo diễn ra một cách nhất quán và suôn sẻ. Ngoài ra,
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền còn giúp đánh giá được thực trạng nguồn vốn
sử dụng có hiệu quả hay không tại doanh nghiêp. Nó cung cấp cho nhà quản trị thông tin kịp
thời, chính xác, và trung thực tình hình tài chính của công ty, giúp cho nhà quản trị đưa ra
chiến lực, chính sách và quyết định một cách hiểu quả. Nhằm thúc đẩy hoạt động kinh
doanh tại doanh nghiệp.
Vì những lí do đó, và tinh thần không ngừng học hỏi, bám sát với thực tế công tác
kiểm soát đối với chu trình bán hàng, thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, áp dụng những
kiến thức đã được học trên ghế nhà trường vào thực tế, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại
Phú Nhuận” để phát triển thành đề tài nghiên cứu tốt nghiệp của mình.
2.MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Đề tài được thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu, so sánh, đánh giá và đề ra các giải
pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại Công ty Cổ Phần
Thương Mại Phú Nhuận.
Thứ nhất, hệ thống các vấn đề mang tính chất làm cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm
soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền.
Thứ hai, tìm hiểu thực trạng và đánh giá quy trình hoạt động và các hoạt động kiểm
soát được thực hiện bởi bộ phận kiểm soát nội bộ.
Cuối cùng, dựa trên cơ sở đánh giá, đưa ra nhận xét và đề xuất một số giải pháp
nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với các bộ phận bán hàng và thu tiền tại công ty
Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận.
3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CÚU
Phương pháp nghiên cứu, học hỏi:
-
Thu thập, tìm hiểu công việc cụ thể, quy trình các bước tiến hành cùng sổ sách,
-
chứng từ cần thiết.
Thu thập tài liệu liên quan.
Phỏng vấn, quan sát và học hỏi thực tế làm việc tại công ty.
Phương pháp ghi chép, hoạch toán nghiệp vụ kế toán, và các nhiệp vụ kế toán được
-
ghi chép và phản ảnh theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ.
Phân tích, so sánh, kết hợp nghiên cứu, tham khảo tài liệu, liên hệ thực tế và một số
nghiệp vụ để minh hoạ.
4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty Cổ Phần Thương
Mại Phú Nhuận.
5. NỘI DUNG NGHIÊN CÚU
Hệ thống hoá cơ sở lý luận mang tính lý thuyết về Kiểm soát nội bộ nói chung và
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền nói riêng. Từ đó, phân tích, so sánh, đánh giá
và đưa ra nhận xét cũng như các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng, thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thương Mãi Phú Nhuận.
Bố cục đề tài gồm 3 chương:
-
Chương 1 : Cơ sở lý luận về Hệ thống Kiểm soát Nội bộ chu trình Bán hàng – Thu
tiền.
-
Chương 2 : Thực trạng Hệ thống Kiểm soát Nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại
-
Công Ty Cổ Phần Thương Mại Phú Nhuận.
Chương 3 : Nhận xét và kiến nghị.
Do thời gian thực tập có hạn, trình độ và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên đề tài
chỉ khái quát sơ lược về hệ thống Kiểm soát nội bộ cùa công ty và đi sâu vào nghiên cứu hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty, đưa ra những đánh giá, nhận
xét nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. Em rất mong nhận được ý
kiến nhận xét, đóng góp của thầy cô, các cô chú, anh chị để em có thể rút ra những kinh
nghiệm thực tế hơn.
TP.Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 6 năm 2015.
Sinh viên thực hiện
Dương Hồ Kiều Anh
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG - THU TIỀN.
1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợi
riêng của người sự dụng lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có kiểm tra, kiểm soát
thì làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà là những điều thiệt
hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được
các rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách
chính xác và khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng hay cảm tính? Vì những lí do
này, hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình quản
lý. Quá trình này được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ngoài ra, các nhà quản lý muốn đảm bảo tính hiệu của các quá trình thì cần phải
thông qua một hệ thống thủ tục, chính sách, quy định về hoạt động của công ty. Đó chính là
hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Quà trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa
khác nhau từ đơn giản đến phức tạp như sau:
Theo COSO (Uỷ ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trị
Hoa Kỳ): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối và thực hiện. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu đã được đề ra.
Theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 400 (VAS 400) – Đánh giá rủi ro và kiểm soát
nội bộ thì: Hệ thống kiểm soát nội bộ: là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị
xây dụng và áp dụng nhằm:
Bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót.
Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Nhằm bảo vệ, quản lý và sự dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
10
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Vậy nên có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của
đơn vị, là sự tích hợp một loạt các biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách, hoạt
động và sự nộ lực hết mình của mọi thành viên một cách hợp lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ
được tổ chức trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc và
tìm ra biện pháp hợp lý, phù hợp để ngăn chặn sai phạm nhằm thực hiện có hiệu quả các
mục tiêu được đặt ra.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như các chinh sách, thủ tục
đã được thiết lập tại đơn vị. Nhằm đảm bảo thực hiện những mục tiêu sau:
Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình và tài sản
vô hình, chúng có thể bị lạm dụng, đánh cắp hoặc sử dụng vào các mục đích khác
nhau hay bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát phù hợp.
Trong quá trình hội nhập và phát triển thì việc bảo vệ tài sản trở nên càng quan trọng
và cấp thiết hơn.
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chỉnh là do bộ máy kế
toán xử lý, tổng hợp và là căn cứ quan trọng trong việc hình thành nên các quyết định
quan trọng của nhà quản lý. Vì thế, các thông tin cung cấp cho nhà quản lý không
những cần được đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy cao mà còn phải đảm bảo kịp
thời, đúng lúc về thực trạng hoạt động và phản ảnh đầy đủ khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế diễn ra tại đơn vị.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định: Hệ thống kiểm soát
nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp
lý liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh được tuân thủ đúng mực. Cụ thể
cần phải: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên đến hoạt động của
doanh nghiệp; ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ,
chính xác cũng như việc lập Báo cáo Tài chính trung thực và khách quan.
Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động: Các quy trình thiết kế nhằm
ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tac nghiệp, gay ra sự lãng phí trong hoạt
động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Định kỳ các nhà
quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
11
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng
quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có một số mâu thuẫn dù trong cùng một thể thống
nhất như tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp
thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốm mục tiêu trên.
Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng giúp cho việc quản lý, đưa
ra quyết định được chính xác hơn. Khi quy mô của đơn vị ngày càng mở rộng, các quyền
hạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mối quan hệ giữa các cấp trở nên phức
tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều
địa diểm, thì hệ thống kiểm soát nội bộ lại càng cần phải được xây dựng một cách chặt
chẽ và càng ngày càng hoàn thiện hơn.
1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn là
các đơn vị có quy mô nhỏ. Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia
cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở
nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó
khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác
nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.
Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì
quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ
chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào
có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học
chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại,
các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
12
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo
tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành
viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy
định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn
lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây
dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần).
1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của một DN có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức
và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của DN.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh
doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định
có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.5. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Báo cáo COSO (1992), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau, đó là:
-
Môi trường kiểm soát
Đánh giá rủi ro
Hoạt động kiểm soát
Thông tin và truyền thông
Giám sát
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
13
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Các yếu tố đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện
các mục tiêu đã nêu.
Mội trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB.
Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:
Tính trung thực và giá trị nhân đạo.
Đảm bảo về năng lực.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành.
Cơ cấu tổ chức.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.
Uỷ ban kiểm soát.
Chính sách nhân sự.
Công tác kế hoạch.
Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe doạ các mục tiêu của mình.
Trên cơ sở nhận định và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý
như thế nào.
Không lệ thuộc và quy mô, cấu trúc, địa hình hay vị trí địa lý, tất cả mọi doanh nghiệp
khi vận hành đều chịu sự tác động từ các rủi ro xuất hiện do yếu tố bên trong hay yếu tố bên
ngoài DN.
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các
dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động. Vì rủi ro khó định lượng nên các quý
trình nhằm dự báo xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro là rất phức tạp và có nhiều phương
pháp khác nhau. Tuy nhiên, một số quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường các bước
sau đây:
Xác định mục tiêu.
Nhận diện rủi ro.
Đánh giá mức độ rủi ro.
( Mức độ rủi ro = Mức thiệt hại x Xác suất rủi ro )
- Đưa ra các hoạt động quản lý.
Hoạt động kiểm soát
-
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
14
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của
nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và
mọi hoạt động.
Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện 3 chức năng kiểm soát chính là kiểm soát quản
lý. kiểm soát vật chất , kiểm soát kế toán.
o
Kiểm soát quản lý
Là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản là :
nguyên tác bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tác uỷ quyền và phê
chuẩn.
o
Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách kế toán và ác loại tài sản, kể cả
những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như hạn chế sự tiếp cận với
các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu.
Việc so sánh đối chiều giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải
thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ khoản chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét
nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ
sách có liên quan.
o
Kiểm soát kế toán
Để thông tin đáng tin cậy thì cần phải thực hiên nhiều các hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành phần
quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính toán các con
số, số liệu, xem xét các chữ kí liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến kiểm tra việc luân
chuyển chứng từ sổ sách…
Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyến thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lâp duy trì và
nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung
cập thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
15
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Giám sát
Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh gia
chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB
có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi bổ sung chúng để phù hợp
với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần
thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
1.1.6. Hoạt động của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao
gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng
dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm soát
nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh
doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ
thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ
sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ
dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa
ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ
cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực
hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo
cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết
nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH
NGHIỆP
1.2.1 Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát
1.2.1.1 Đặc điểm của chu trình
Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh.
Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bợi sự hữu hiệu và hiệu quả
của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hoá và dịch vụ không, có kiểm
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
16
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản không…đều là mối quan tâm của các nhà
quản lý.
Trong thực tế, chu trình bán hàng – thu tiền thường bao gốm các bước công việc sau
đây: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng -> Xét duyêt bán chịu -> Giao hàng -> Lập hoá
đơn -> Cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền
Nhận đơn đặt hàng
Lập lệnh bán hàng
Xét duyệt bán chịu
Gửi hàng
Lập hoá đơn
Theo dõi nợ phải thu
Thu tiền
Sơ đồ 1.1: Các bước cơ bản của chu trình bán hàng
Chu trình bán hàng – thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản
nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền…nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiểm tỷ trọng trong tài sản của đơn vị,
bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vì phải mở
rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm
1.2.1.2 Sai phạm có thể xảy ra
Giai
đoạn
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
Sai phạm có thể xảy ra
17
Khoá luận tốt nghiệp
-
Xử lý đơn
đặt
hàng
của khách
hàng
-
-
Xét duyệt
bán chịu
-
-
Giao hàng
-
Lập hoá đơn
-
Ghi
chép
doanh thu
và theo dõi
nợ phải thu
-
PGS.TS Trần Phước
Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê
duyệt.
Đồng ý bán chịu nhưng không có khả năng cung ứng.
Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn
giá hay một số điều khoản bán hàng , hoặc nhầm lẫn đơn đặt
hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này
sẽ chịu ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bán
hàng – thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác
động xấu đến hình ảnh của đơn vị.
Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo
chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để
đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho doanh nghiệp phải
gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức
Giao hàng khi chưa được xét duyệt
Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng
khách hàng
Hàng hoá có thể bị thật thoát trong quá trình giao hàng mà
không xác định được người chịu trách nhiệm
Phát sinh them chi phí ngoaù dự kiến trong quá trình giao
hàng
Bán hàng nhưng không lập hoá đơn
Lập hoá đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách
hàng
Không bán hàng nhưng vẫn lập hoá đơn
Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm
trễ , không đòi được nợ,..
Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt
Xoá sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt
Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ
Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng
Khộng đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ
vào cuối kỳ
Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế
chấp
1.2.1.3 Mục tiêu kiểm soát
Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng – thu tiền sẽ giúp đơn vị
đạt được ba mục tiêu chung do Báo cáo COSO ( 1992 ) đề ra. Cụ thể như sau:
Sử hữu hiệu và hiệu quả : Tức là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục
tiêu và doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Sự tồn tại và phát triển của đơn vị
chịu ảnh hưởng đáng kể bợi mục tiêu sự hữu hiệu. Trong khi đó tính hiệu quả được
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
18
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt đươc với chi phí bỏ ra như chi phí quảng
cáo, khuyến mãi, chi phí của đội ngũ bán hàng, vận chuyển, chi phí hoa hồng…Mục
tiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là hỗ trợ lẩn nhau nhưng điều này không phải luôn
xảy ra. Thí dụ như nếu đơn bị đặt nặng việt đạt được doanh thu hay thị phần ( tức gia
tăng sự hữu hiệu ) thì thường lại phải hao tốn nhiều chi phí hoạt động hơn cũng như
phải chấp nhận rủi ro cao hơn về nợ phải thu khách hàng ( giảm tính hiệu quả )
Báo cáo tài tính đáng tin cậy: Đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh
hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với
kết quả thực tế, thí dụ như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền hay
hàng tồn kho…được trình bày đúng đắn
Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi
một số quy định pháp luật cũng như chính đơn vị. Thí dụ như việc ký kết hợp đồng
mua bán, quản lý hoá đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho…Đối
với một số ngành nghề, cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan, thì dụ sản
xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, các vật liệu cháy nổ, có chất phóng xạ, văn hoá
phẩm…
1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.2.1 Các thủ tục kiểm soát chung đối với chu trình bán hàng – thu tiền
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng:
Điều này nhằm hạn chế khả năng gian lận, vì nếu một cá nhân cùng nắm giữ một số
chức năng thì họ sẽ có thể lạm dụng. Chính vì thế, đơn vị nên phân công nhân viên tách biệt
các bộ phận đây:
-
Bộ phận bán hàng : Tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng
Bộ phận xét duyệt bán chịu : Xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúng
chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê
-
chuẩn của cấp cao hơn.
Bộ phận giao hàng : Kiểm tra độc lập hàng hoá trước khi giao hàng hoặc gửi cho
-
khách hàng
Bộ phận lập hoá đơn: Lập hoá đơn bán hàng
Bộ phận kho: Bảo quản hàng và xuất khi theo lệnh bán hàng đã được duyệt
Bộ phận theo dõi nợ phải thu: Liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân
-
tích tuổi nợ và đề xuất xoá nợ khó đòi
Kế toán nợ phải thu: Không được kiêm nhiệm việc thu tiền
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
19
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Kiểm soát chung
- Kiểm soát đối tượng sử dụng:
o Đối tượng bên trong: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần
mềm phải có mật khẩu riêng và truy cập được trong giới hạn công việc
của mình
o Đối tượng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái
phép vào hệ thống
- Kiểm soát dữ liệu:
o Nhập liệu càng sớm càng tốt
o Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc
Kiểm soát ứng dụng
- Kiểm soát dữ liệu:
o Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
o Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ
- Kiểm soát quá trình nhập liệu
o Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.
o Để đảm bảo tính chính xác , thì dụ như nhập đúng mã khách hàng, thông
tin cần thiết về khách hàng và các số liệu có liên quan.
Kiểm soát chứng từ sổ sách
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các ấn chi quan trọng như
lệnh bán hàng, hoá đơn, phiếu gửi hàng, vận đơn…Các biểu mẫu cần rõ ràng,
-
có đánh số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết.
Các hoá đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn hàng, hợp đồng, lệnh bán
-
hàng. Trước khi lập hoá đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn.
Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu
-
được.
Uỷ quyền và xét duyệt: Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra,
các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghị
xoá sổ nợ khách hàng không thể thu hôi…cần được người có thẩm quyền xét
duyệt. Nhà quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban
hành các chính sách.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra.
Thí dụ như, một nhân viên khác trong đơn vị tiến hành kiểm tra bán hàng, việc
lập báo cáo, hay lập hoá đơn của phòng kinh doanh…Thủ tục này nhằm nâng cao
ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân/ bộ phận
trong đơn vị.
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
20
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
1.2.2.2 Những thủ tục kiểm soat cụ thể trong từng giai đoạn
Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán chịu
Tiếp nhận đơn hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng – thu tiền.
Trong đơn vị, phòng kinh doanh/ bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng. Đê
kiểm soát đơn vị nên thiết kế đơn hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự
liên tục trước khi sử dụng. Tuy nhiên, để tạo thuận lời và chủ động cho khách
hàng, đơn vị cũng chấp nhân những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn.
Những nội dung chính cần có trong đơn đặt hàng là tên khách hàng, địa chỉ, số
điện thoại, e-mail, mặt hàng cần mua ( bao gồm tên hàng, quy cách, số lượng, đơn
giá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến. Đơn đặt hàng phải được người có
thẩm quyền của đơn vị xét duyệt.
Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến các bước còn lại
của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát cần thực hiện là:
+ Xác minh người mua hàng: Ngoại trừ các khách hàng quen thuộc của đơn vị,
còn khi nhận được một đơn hàng với đầy đủ thông tin và chữ ký thì cũng chưa
chắc người lập đơn hàng và người ký tên là người thực sự được uỷ quyền để mua
hàng. Vì vậy đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ
ký trên đó là thực sự xuất phát từ họ. nhất là những đơn đặt hàng có số lượng và
giá trị lớn. Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả chậm cho những khách
hàng giả mạo.
+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức
của đơn vị: Nếu có khác biệt , nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách
hàng và nếu họ đồng ý, yêu cầu họ gửi đơn đặt hàng mới - cần chú ý lưu trử đơn
đặt hàng cũ cho tới khi nhận được đơn đặt hàng mới. Những sai sót ở khâu này có
thể sẽ dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau. Sự biến động của thị
trường và chính sách bán hàng của đơn vị thường là nguyên nhân khiến cho bảng
giá thay đổi. Ngoài ra có thể vì khách hàng chưa tính chi phí vận chuyển và bảo
hiểm ( nếu có ) trong đơn đặt hàng, vì vậy cần xác định rõ các khoản chi phí này
do bên bán hay bên mua chịu, cũng như thống nhất về địa điểm giao hàng.
+ Xác nhận khả năng cung ứng: Trong một số trường hợp, nhân viên bán hàng
cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng hay
không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hay truy cập vào hệ thống để có được
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
21
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
thông tin về số lượng tồn kho. Nếu không, sẽ đề xuất với khách hàng để thay thế
bằng mặt hàng tương tự, hoặc đề nghị bộ phận mua hàng bổ sung.
+ Lập lệnh bán hàng: Sau khi kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng
phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng ( Hình
1 ). Lệnh bán hàng thường được lập thành 5 liên. Cần có một nhân viên kiểm tra
sự phù hợp các thông tin của 2 chứng từ, nhất là đối với các đơn đặt hàng có giá
trị lớn. Nếu đơn vị sử dụng máy tính, phần mềm được thiết kế để các thông tin
trên đơn đặt hàng được tự động chuyền vào lệnh bán hàng, điều này góp phần hạn
chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công. Một thủ tục kiểm soát khác cần
thực hiện đó là phải gửi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu.
Công ty CPTM Phú Nhuận
Số: 00001
82 Trần Huy Liệu,p.15, Q.PN,TP HCM.
Ngày...Tháng....Năm...
ĐT: (08)38440816
LỆNH BÁN HÀNG
Người mua:...................................................................................................
Địa chị:..........................................................................................................
Đơn đặt hàng số:...........................................................................................
Mã hàng
Tên Hàng
Trưởng bộ phận xét duyệt
Đơn giá
Số lượng
Thành tiền
Trưởng phòng bán hàng
NVBH
Hình 1: Mẫu lệnh bán hàng
+ Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt bán
chịu sẽ phê chuẩn hoặc tự chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Việc xét duyệt
bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền, vì
vậy xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp, cũng như sử dụng những nhân
viên có năng lực và đạo đức ở khâu này có tính chất quyết định để bảo vệ tài sản
cho đơn vị. Do đây là khâu có rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt hạn mức bán chịu
và cần có hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng. Thông thường, các quy
định cần chặt chẽ đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những
khách hàng nhỏ, vì các khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ cao
hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
22
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
bán chịu cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho không được xuất
hàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán
chịu
Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hoá đơn
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để
gửi đi, đồng thời lưu trử một bản, chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi
sử dụng. Trong thực tế, tuỳ theo từng đơn vị, chứng từ gửi hàng có thể là phiếu giao hàng,
phiếu xuất kho
Chứng từ gửi hàng được gửi cho bộ phận khi để xất hàng và kho cũng phải lưu trữ
chứng từ này. Bên cạnh đó, chứng từ gửi hàng cần ghi phần tham chiếu đến phiếu đóng góỉ
trước khi vận chuyển. Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng mã số/mã vạch chứng từ này cần ghi rõ
mã số/mã vạch tham chiếu
Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với
chứng từ gửì hàng. Nếu có chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng (để
báo cho khách hàng biết), hoặc nếu thiếu thì thông báo ngay cho bộ phận mua bán hàng để
mua bổ sung. Nếu hàng thực nhận hòan toàn phủ hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên giao
hàng lập chứng từ vận chuyển (vân đơn) thành 3 liên. Một liên gửi kèm với hàng, một liên
gửi cho bộ phận lập hóa đơn (để họ biết được là hàng dã gửi đi) và một liên lưu. Cuối ngày,
bộ phận giao hàng căn cử chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng hợp hàng đã gửi di
trong ngày và chuyển cho hộ phận lập hóa dơn. Lưu ý rằng, chửng từ vận chuyến phải dược
khách hàng ký nhận để lảm bằng chứng là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế.
Chửng từ vận chuyển là văn bản ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời
hạn và các thông tin cần thiết khác về khách hàng để hộ phận giao hàng có thể giao hàng
đúng, tránh tính trạng sai về số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến cho khách hàng
không chấp nhận hoặc dẫn dán nhưng chi phí phụ thêm.
Nếu khách hàng đên nhận trực tiếp, quá trình trên cũng không nên thay đồi ngoại trừ
việc có thể không cần lập chứng từ vận chuyển mà chỉ cần lập chứng từ giao hàng ỉà đủ. Bộ
phận giao hàng lập 3 liên chứng từ giao hàng. Một liên gửi kèm với hàng, một liên cho bộ
phận lập hóa đom (để bộ phận này biết hàng đã được giao) và một liên lưu trữ.
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
23
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gởi đến, như đơn đặt hàng, lệnh
bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gừi hàng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hóa
đơn sẽ tiến hàng lập hóa đơn. Mục đích lập hóa dơn là để tuân thủ quy định của pháp luật,
giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu va quan trọng nhất là để
yêu cầu khách hàng thanh toán. Thông thường khách hàng chỉ thanh toán khi nhận được hóa
đơn, vì vậy nếu đã bán hàng nhưng quên lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến chậm
trễ trong việc nhận được tiền hoặc thất thoát tài sản.
Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, hoặc nhân viên có thể lập
sai hóa đơn, hoặc lập một hóa đơn thành hai lần, hoặc lập hóa đơn khống trong khi thực tế
không giao hàng... Khi lập hóa dơn cần căn cứ vào:
-
Chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận
Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển
Hợp đồng giao hàng (Nếu có)
Bên cạnh đó, hóa đơn (sau khi lập) cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên
lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách
hảng... hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định. Hàng ngày, nhân
viên lập hóa đơn căn cứ bảng tổng hợp hảng và gửi đi trong ngày hay truy cập vào cơ sở dữ
liệu để biết được những đơn đặt hàng nào đã gửi hàng đi và có thể xem trước hóa đơn sẽ lập
và điều chỉnh những sai sót (Nếu có). Việc kiểm tra các sai sót, tính toán trên hóa đơn để có
thể được hệ thống tự động thực hiện. Hóa đơn sẽ được lập thành nhiều liên, để gửi cho
khách hàng, để ghi sổ kế toán (như nhật ký bán hàng, sổ cái) và lưu trữ. Nếu sử dụng hệ
thống máy tính, đơn vị cẩn thiết kế để các nghiệp vụ này sẽ được cập nhật tự động.
Tốt nhất, hóa đơn được lập ngay khi hoàn tất việc giao hàng, điều này giúp hạn chế
những rủi ro như quên không lập hóa đơn hoặc ghi sai kỳ kế toán.
Đơn vị còn cần ghi trên hóa đơn hoặc trên sổ sách kế toán về số tham chiếu chứng từ
gửi hàng hoặc mã số đơn dặt hàng để giúp kiểm tra và nên sử dụng bảng giá đã được phê
duyệt để ghi chính xác giá bán trên hóa đơn.
Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
24
Khoá luận tốt nghiệp
PGS.TS Trần Phước
Nếu bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nên
thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền
đó được ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng
là:
-
Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng
Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận
-
hóa đơn
Nên sử dụng máy tính tiền tự động (POS - Point Of Sale) hoặc máy phát hành hóa
đơn ở các điểm bán hàng, thí dụ như các siêu thị... các máy này vừa in biên lai cho
khách hàng, vừa lưu trữ về giao dịch trong tập tin của máy tính hoặc băng từ được
khóa trong máy. Tập tin hoặc băng từ phải thiết kế sao cho người thu tiền không thể
-
tự ý sửa chữa
Cuối mỗi ngày, phải tiến hàng đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ
-
ghi chép, hoặc tổng sổ tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn.
Ngoải ra, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức
-
năng hạch toán thu tiền trên sổ cái.
Cuối cùng, định ký tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế
nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ
1.2.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng - thu
và thủ tục kiểm soát thích hợp
tiền
1.2.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bản hàng
Biểu hiện của gian lận
Đây là loại gian lận thường xảy ra trong thực tế. Điển hình của các loại này là
nhân viên bán hàng bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng
hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả
năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân, gian lận này dễ xảy ra khi đơn vị không
có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng.
Thủ tục kiểm soát
Đơn vị phải xây dựng chỉnh sách bán hàng (bao gồm chính sách bán chịu) một
cách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này. Trong đó, cần quy định rõ
cách thức xử lý và trách nhiệm của nhân viên bán hàng nếu họ không tuân thủ đúng
SVTH: Dương Hồ Kiều Anh
25
