tài liệu ôn thi môn văn thư lưu trữ

Câu 1: nêu khái niệm công tác văn thư. Anh chị hãy phân tích những yêu cầu của
công tác văn thư?
1. Khái niệm
Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có nghĩa là
văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước
đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư
tịch.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất
cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với
nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản … tức là làm công
tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ
trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ
quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần
không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực
nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước
2. Yêu cầu công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở
các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh
chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi
công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công
việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời
gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan.
Chính xác
• Chính xác về nội dung của văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp
với Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên.
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực
tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
• Chính xác về thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định:
Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, con dấu
của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình
bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
• Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu
nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản...


+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế
độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc
lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định
trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử
dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá
công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý
Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao.

Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng
phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất
nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ,
lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có
liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
Câu 2: Yêu cầu của người cán bộ văn thư
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán
bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh vực như:
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
- Những yêu cầu khác.
1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị.
Người cán bộ văn thư cơ quan hằng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được
những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí
mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính
trị.
Nói chung người cán bộ văn thư phải có phẩm chất chính trị tốt. Cụ thể
là:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy
phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, và trung thành với
các cơ quan và trung thành với chính bản thân mình;
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính sách của
Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống
nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập
chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là
nhiệm vụ thường xuyên.
2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ.

Yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên


hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
- Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ
công tác văn thư, trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện
thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ
chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp
vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng


đặt ra là không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có
ý thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công
tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận
nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo
năng lực thực tế của người cán bộ văn thư. Không thể nói: người cán bộ văn thư giỏi
mà không thực hành các nghiệp vụ công tác văn thư một cách thành thạo, có chất
lượng và năng suất cao. Qúa trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư
không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc
nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
3. Những yêu cầu khác.
Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không
những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động nào như tính trung thực thẳng
thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công
bằng... mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:
Tính bí mật
Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:
- Có sự kín đáo.
- Có ý thức giữ gìn bí mật

- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn
bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt
rác.
- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà
nước, bí mật của cơ quan.
Tính tỉ mỉ.
Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán
bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:
- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ,
không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống
kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v...


- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng
như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.
Tính thận trọng.
Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách
thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về
công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi
vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc có những đề xuất mới trong tổ
chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến
chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm.
Tính ngăn nắp, gọn gàng.
Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư.
Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức
tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc.
Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm
việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra
tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng
không tốt đối với cán bộ văn thư.

Tính tin cậy.
Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt
động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy.
Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công
việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy cán bộ văn
thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để Thủ trưởng có thể yên tâm làm việc.
Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và
luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm.
Tính nguyên tắc.
Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà
nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào
người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã


được quy định không được phép thay đổi quy định. Đặc biệt người cán bộ văn
thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định.
Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Nhà
nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không
được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.
Tính tế nhị.
Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối
tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân
mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán
thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sả kiểu bạn bè đối với
đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn
cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó
trong công việc.
Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến
của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó giúp cho người cán bộ văn

thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình. Đó cũng là một
trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc
Câu 3. Quản lý văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và
văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp
hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường
bưu điện... được gọi chung là văn bản đến.
Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá
nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề
mang tính chất công.
1. Quy trình quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng,
văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
• Quy trình quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
- Trình và chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi tến độ giải quyết văn bản đến
2. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến
a. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
* Tiếp nhận văn bản đến.
văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung mà còn đòi
hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ
quan.
Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn
thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan. Theo nhiệm vụ được giao,
Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi
theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn
bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ). Ngoài những văn bản chính thức do các đối

tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thể nhận được một số Văn bản


như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố... của cá nhân hoặc tập thể khác.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,
tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận)…
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu “ hoả tốc”,
hẹn giờ), văn thư hoặc người giao nhiệm vụ phải báo cáo ngay cho người được giao
trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên
bản với người giao văn bản.
Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký
nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý
kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so
với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi...).
Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng
phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản … Nếu phát hiện
sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan.
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo... Loại
phải đăng ký thì được chia thành hai loại:
Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích

danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho
nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công
việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho
Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ
chức (Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”
thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên
bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải
quyết. Văn thư không được bóc bì).
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số,
ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản
đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác
nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có
sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;


- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một
điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản
thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến.
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ
những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ
quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).
Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng

đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết).
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; Văn bản đến qua mạng,
trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần
đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quan
theo dõi, giải quyết.
Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu
văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản (Đối
với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản
• Mẫu dấu “Đến”
50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
35
Số: ………………
ĐẾN
mm
Ngày: …………..
Chuyển: ……………………
Lưu hồ sơ số: …………….
a) Hình dạng và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
b) Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ ở trên.
* Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
a) Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng
dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở

trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa
tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả
giờ và phút, ví dụ: 14.30).
c) Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
d) Lưu hồ sơ số
Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan./.
3. Đăng ký văn bản đến
Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp:


* Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại
sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để
đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của
các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức
khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch
nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ
đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu
dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công
dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
b) Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết

bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
* Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực
hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra
giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản
mật đến.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến được thực hiện
theo mẫu sau:
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa
tại hình vẽ dưới đây.

………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………


Quyển số: ….(6)…
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu
trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ
số... đến số.. và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Đơn
vị
Ngày Số Tác Số, kýNgày Tên loại và trích
Ký Ghi
hoặc người
đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung
nhận chú
nhận
(1) (2) (3) (4)
(5)
(6)
(7)
(8) (9)
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối
năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt)
và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì
người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu,
ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu số đăng ký văn bản mật đến cũng giống như số đăng ký văn bản đến (loại
thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên
loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến
(loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật”


phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn
bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép
người có thẩm quyền./
4. Đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách
nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan
ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.
+ Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm
quyền giải quyết.

+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu “Thượng
khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi rõ thời gian
chuyển.
Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phải
vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho
ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp
theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị,
cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi,
tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới
2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển
giao văn bản. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm
thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ như sau:
I. Sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường)
1. Mẫu số
Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn
bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số
... đến số ...”
b) Phần chuyển giao văn bản đến
Phần chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều
rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo
mẫu sau:
Ngày Số đến
Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận

Ghi chú
chuyển
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.


Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến
chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...).
II. Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn
bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao
văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột
“Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với
văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, Mục I của Phụ lục này, riêng ở
cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn
bản đến./.
Câu 4: Quy trình quản lý văn bản đi? Trình bày cách ghi số ngày tháng năm?
Cách đóng dấu cơ quan, tổ chức? dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi? cách
đăng ký văn bản đi vào sổ? cho ví dụ
1. Quy trình quản lý văn bản đi

a. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều
hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các
đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo
để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan
đến chức năng, nhiệm vụ của mình.
Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung.
Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:
- Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
- Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
- Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có
liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
b. Quy trình quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng của văn
bản
- Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
- Đăng ký văn bản đi
- Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a) Ghi số văn bản

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ
số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn
bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để
tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12...

* Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như
sau:
Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban

Ví dụ:

- Số: 58/2001/NĐ-CP.
-

Số: 34/2001/PL-UBTVQH10

-

Số 20/2002/QĐ-BKHCN.

-

Số: 110/2004/QĐ-UB.

* Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ
Ví dụ:

- Số: 112/TB-VP.
- Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.

Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi riêng cho

từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1,
2, 3 …)
Ví dụ:

- Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP.

Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo


cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được
đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống
số riêng.
- Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB.

Ví dụ:

- Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm
văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với
khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản.
Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ
quan ban hành:
Ví dụ:
- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.

- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA
- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
- Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA.
…………………………………..
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại
gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các
bản lưu theo tên gọi của chúng.
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư
thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký
riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một
số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện
hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

“Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.


Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối
với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1,ngày 10 tháng 02 năm 2010”