Hoàn thiện hệ THỐNG THÔNG TIN kế TOÁN tại xí NGHIỆP tấm lợp ĐÔNG ANH THUỘC CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư, xây lắp và vật LIỆU xây DỰNG ĐÔNG ANH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.22 MB, 47 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập, rèn luyện tại trường Đại học Thương Mại và được thực tập
tại xí nghiệp tấm lợp Đông Anh thuộc công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và VLXD Đông
Anh, em đã học và tích lũy được nhiều kiến thức quý báu cho mình. Được tiếp xúc với
môi trường kinh doanh thực tế, em đã học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, có sự
nhận thức rõ ràng từ lý luận đến thực tiễn.
Em xin cảm ơn các thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giúp em có đầy đủ
kiến thức để hoàn thành đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp của mình.
Chân thành cảm ơn Ths. Lê Viêt Hà - Bộ môn Công nghệ thông tin là người
hướng dẫn trực tiếp em trong quá trình làm khóa luận. Trong quá trình em làm khóa
luận Th.S luôn hướng dẫn nhiệt tình và chỉnh sửa những sai sót, luôn tạo điều kiện để
sinh viên có một kết quả tốt nhất.
Em xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ và nhân viên trong công ty cổ phần đầu tư, xây
lắp và VLXD Đông Anh, đã giúp đỡ và chỉ dạy cho em trong suốt thời gian thực tập
và làm việc tại đây, cung cấp các số liệu và tài liệu cần thiết giúp cho em hoàn thành
tốt bài khóa luận.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng tuy nhiên vẫn
không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp của
các Thầy cô để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu.
Xin chân thành cảm ơn!
SVTH: Bùi Nhật Thăng
i
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ..............................................................................................iii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT......................................................................................................iv
SVTH: Bùi Nhật Thăng
ii
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT
1
2
3
Tên bảng biểu, biểu đồ, hình vẽ
Hình 2.1. Mô hình hệ thống thông tin kế toán
Hình 2.2. Các phân hệ chính của hệ thống thông tin kế toán
Bảng 2.3. Kết quả tình hình kinh doanh của công ty qua các năm
4
5
6
7
8
9
(2010 → 2012)
Hình 2.4. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
Hình 2.5. Trình tự ghi sổ kế toán
Hình 3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hình 3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tập
10
hợp chi phí sản xuất
Hình 3.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tính
11
giá thành
Hình 3.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo
12
13
cáo
Hình 3.7 Sơ đồ liên kết thực thể
Hình 3.8. Mô hình quan hệ
SVTH: Bùi Nhật Thăng
iii
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT
Từ viết tắt
HTTT
CNTT
ĐTĐM
VLXD
GTGT
CSDL
TSCĐ
NVL
TK
BHXH
BHYT
NCTT
CCDC
VL-DC
CPSX
CP
KH
NG
NN
VT
NCC
NV
PX
SP
NNT
SVTH: Bùi Nhật Thăng
Nghĩa tiếng việt
Hệ thống thông tin
Công nghệ thông tin
Điện toán đám mây
Vật liệu xây dựng
Giá trị gia tăng
Cơ sở dữ liệu
Tài sản cố định
Nguyên vật liệu
Tài khoản
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Nhân công trực tiếp
Công cụ dụng cụ
Vật liệu-Dụng cụ
Chi phí sản xuất
Chi phí
Khấu hao
Người giao
Người nhận
Vật tư
Nhà cung cấp
Nhân viên
Phân xưởng
Sản phẩm
Người nhận tiền
iv
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
PHẦN1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển
mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới. Công nghệ thông tin được
ứng dụng trong các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như kinh tế, an
ninh quốc phòng, chính trị. Với việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông
tin giúp cho công việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm
được thời gian công sức; thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh
chóng, chính xác và có hiệu quả đang dần thay thế cho các phương pháp thủ công
truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời.
Việc phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho các thành viên trong tổ chức
những công cụ quản lý tốt nhất. Việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh
nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến
từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp đó. Để thực hiện
được yêu cầu đó, chúng ta không thể sử dụng phương thức quản lý thủ công trên giấy
tờ như trước đây nữa vì làm như vậy có nghĩa là chúng ta đang tự đào thải mình ra
khỏi guồng máy công nghiệp của thời đại. Do đó, việc áp dụng tin học vào trong quản
lý là điều cần thiết và thích hợp với xu hướng chung của thời đại.
Để có thể nắm bắt kịp thời đầy đủ về các thông tin bên trong và bên ngoài của
doanh nghiệp, các nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ quản lý khác
nhau, trong đó kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống các công
cụ quản lý sản xuất kinh doanh. Trong công tác kế toán, kế toán tập hợp chi phí và tính
giá thành sản phẩm là một thành phần quan trọng.Cùng với sự phát triển của công ty,
khối lượng thông tin cần xử lí ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng,
kịp thời cho nhu cầu quản lí. Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lí nói
chung, công tác kế toán nói riêng là điều rất cần thiết đối với công ty.
Với tình hình trên, xí nghiệp tấm lợp Đông Anh đang tiến hành tin học hóa hệ
thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Việc đi sâu vào “ Hoàn thiện
HTTT kế toán ” là một đề tài mang tính thực tế, thiết thực giúp đáp ứng nhu cầu của
công tác quản lý trong doanh nghiệp.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
1
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
1.2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
- Phần mềm kế toán là phần mềm được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp
hiện nay, nó giúp doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý tài chính, tài sản của
doanh nghiệp một cách hiệu quả và khoa học, đóng góp vào việc nâng cao vị thế cạnh
tranh của doanh nghiệp trong điều kiện kinh tế ngày càng phát triển.
- Từ những năm cuối của thế kỷ của thế kỷ 20, khi thế giới bước vào kỷ nguyên
của công nghệ thông tin, kế toán đã chuyển từ kế toán thủ công sang kế toán trên máy
tính, một bước phát triển vượt bậc, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc đáp ứng
nhu cầu cung cấp thông tin kế toán cho những người quan tâm. Hoạt động kinh doanh
ngày nay yêu cầu cung cấp thông tin kế toán sau một kỳ kế toán thậm chí là ngắn hơn
thế. Điều đó có thể thực hiện được với sự trợ giúp của máy tính. Với các chương trình
phần mềm kế toán được sử dụng trên thế giới lúc bấy giờ như Oracle, People soft và
SAP , thực hành kế toán giống như một hệ thống thông tin cơ sở tích hợp tất cả các sự
kiện về mặt định tính và định lượng. Do đó, các báo cáo tài chính có thể được thiết lập
chỉ sau một cái nhấn nút. Hệ thống thông tin kế toán với hạt nhân là cơ sở dữ liệu tài
chính, kế toán doanh nghiệp cùng với phần mềm kế toán, các nhân viên kế toán, cơ sở
hạ tầng phần cứng cùng quy trình thông tin kế toán trở thành một phần quan trọng đầu
tiên của doanh nghiệp khi tiến hành tin học hóa doanh nghiệp.[2]
- Tại Việt Nam, các doanh nghiệp quy mô lớn đều ứng dụng phần mềm kế toán
vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong bước đầu của quá trình tin học hóa doanh
nghiệp để tạo nên một HTTT kế toán tự động phục vụ tốt hơn cho khả năng cạnh tranh
của doanh nghiêp trong bối cảnh nền kinh tế đất nước phát triển nhanh, chuẩn bị bước
vào hội nhập. Phần mềm kế toán chuyên nghiệp được biết tới thời điểm đó là. Phần
mềm kế toán Bravo của công ty cổ phần phần mềm kế toán Bravo. Sản phẩm phần
mềm kế toán của Bravo được thiết kế theo tư tưởng “ hệ thống mở” sẵn sàng mở rộng
và nâng cấp cho tương lai đáp ứng nhu cầu thay đổi, mở rộng của doanh nghiệp cũng
như những biến động khách quan của thị trường.[2]
Hiện nay, khi kinh tế đất nước không ngừng phát triển, sự cạnh tranh ngày càng
gay gắt, rất nhiều các phần mềm kế toán đã được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu của
các doanh nghiệp, bên cạnh đó để HTTT kế toán hoạt động hiệu quả thì trình độ của
đội ngũ kế toán ngày càng phải được nâng cao để đáp ứng sự phát triển của công nghệ.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
2
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
Rất nhiều phần mềm kế toán đang được sử dung như phần mềm Bravo được thiết kế
theo tư tưởng hệ thống mở, mềm dẻo, linh hoạt, phần mềm MISA hiện đại, chuyên
nghiệp và phần mềm kế toán FAST với bước tiến áp dụng công nghệ điện toán đám
mây để lưu trữ dữ liệu.
- Xu hướng mới hiện nay: Tuy phần mềm kế toán đã được sử dụng một cách
phổ biến trong các doanh nghiệp như một công cụ không thể thiếu nhưng vẫn còn rất
nhiều doanh nghiệp, đặc biết là các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ còn chưa sử
dụng do chi phí phần mềm, phần cứng và cơ sở CNTT còn cao. Rào cản về chi phí đầu
tư lớn ban đầu được dần dỡ bỏ với làn sóng ứng dụng trên nền điện toán đám mây
(ĐTĐM) phát triển mạnh trên thế giới trong thời gian qua. Ví dụ thông dụng nhất đó là
việc sử dụng Yahoo mail, Gmail, Google docs... Đi đầu trong xu thế này tại Việt Nam,
ngày 08-04-2013 Công ty FAST đã cho ra mắt phần mềm Fast Accounting Online.
Đây là phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp trên nền ĐTĐM đầu tiên tại Việt
Nam. Với các ứng dụng ĐTĐM thì phần mềm và cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ tại các
trung tâm dữ liệu ĐTĐM của các nhà cung cấp hạ tầng ĐTĐM. Như vậy các doanh
nghiệp ứng dụng không phải đầu tư một khoản khá lớn để mua mới hoặc nâng cấp
máy chủ. Và cũng không cần đến nhân viên tin học quản trị và bảo trì máy chủ. Các
máy trạm của những người sử dụng trực tiếp cũng không đòi hỏi có cấu hình cao, mà
chỉ cần chạy tốt các trình duyệt web là sử dụng. Đồng thời, các doanh nghiệp có thể
tiết kiệm được nhiều tiền cho phần cứng.[3]
- Các tài liệu nghiên cứu về HTTT kế toán:
+ Thái Phúc Huy (2012), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Phương
Đông.Trong bộ sách này, tác giả cho bạn đọc thấy một cái nhìn tổng quan về HTTT kế
toán, cung cấp những kiến thức cần thiết trong việc phân tích, thiết kế, thực hiện, vận
hành một HTTT kế toán trong môi trường máy tính.
+ Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2013), “ Đánh giá hiệu quả của
hệ thống thông tin kế toán ”, Tạp chí kế toán và kiểm toán, (số 6), trang 23-28.
Bài báo này khái quát các quan điểm khác nhau trong việc đánh giá hiệu quả
HTTT kế toán và đi sâu giới thiệu cách đánh giá dựa vào sự hài lòng của người sử
dụng. Trên cơ sở đó, bài báo tổng hợp và đề xuất các tiêu chí đánh giá hiệu quả của
HTTT kế toán theo mức độ hài lòng của người sử dụng trên ba nhóm nhân tố: chất
SVTH: Bùi Nhật Thăng
3
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
lượng thông tin, chất lượng hệ thống và nhận thức của người sử dụng về tính hữu ích
của HTTT kế toán.
+ Marshall B. Romney & Paul John Steinbart (2011), Accounting information
systems.Trong cuốn sách này, tác giả cung cấp những kiến thức cơ bản về HTTT kế
toán, Cơ sở dữ liệu, các chu trình kế toán, kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán và
phân tích, thiết kế HTTT kế toán, thực hiện và vận hành HTT kế toán.
+ S.Leech & S.V.Grabski( 2011), “ International journal of accounting
information system”. Cuốn tạp chí này giải quyết các vấn đề cụ thể sau: kiểm soát và
vận hành HTTT kế toán, quản lý công nghệ thông tin, nghiên cứu trí tuệ nhân tạo
trong kế toán, vấn đề phát triển trong HTTT kếtoán, sự tương tác giữa con người và
máy tính trong HTTT kế toán.
1.3. Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài
Đề tài được cây dựng với mục tiêu phát triển 1 hệ thống thông tin nhằm cung
cấp thông tin 1 cách chính xác, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình tập hợp chi
phí và tính giá thành của công ty, cung cấp các thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết
định của lãnh đạo doanh nghiệp.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu đề tài
Là việc công tác hạch toán liên quan tới việc tập hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán
tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại doanh nghiệp.
- Phạm vi nghiên cứu đề tài
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán tập hợp
chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty một cách có hiệu quả và hiện thực hóa
các chức năng chính của chương trình đối với một số sản phẩm chính của công ty.
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài
• Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp phỏng vấn:
Thực hiện phỏng vấn trực tiếp đối với trưởng bộ phận kế toán là kế toán trưởng
để thu thập những thông tin về HTTT kế toán của công ty, nội dung phỏng vấn là
những câu hỏi về thực trạng của HTTT kế toán, chẳng hạn như cơ sở hạ tầng phần
cứng, phần mềm kế toán đang sử dụng, tình hình nhân sự, đầu tư cho công nghệ thông
tin hiện tại và tương lai.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
4
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
- Phương pháp quan sát trực tiếp: thực hiện quan sát công việc xử lý thông tin
kế toán, lưu trữ, cung cấp những thông tin kế toán cần thiết cho ban lãnh đạo để giúp
ra các quyết định quản trị, nắm bât được khái quát quy trình kế toán trong công ty.
• Phương pháp xử lý dữ liệu( Phân tích, tổng hợp, thống kê)
Dữ liệu thu thập được trong quá trình phỏng vấn và quan sát sẽ được tổng
hợp lại thành từng phần rõ ràng (chẳng hạn phần về nhân sự, phần cứng, phần mềm,
quy trình,…), tiến hành phân tích, so sánh với những hệ thống khác để đưa ra những
đánh giá về hệ thống của công ty, từ đó đưa ra các giải pháp hợp lý.
1.6. Kết cấu của bài khóa luận.
• Phần 1: Tổng quan về vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
• Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng về HTTT kế toán tại xí nghiệp Tấm lợp
Đông Anh thuộc công ty cổ phần đầu tư, xay lắp và VLXD Đông Anh.
• Phần 3: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT kế toán tại xí
nghiệp tấm lợp Đông Anh.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
5
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
PHẦN 2. CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP TẤM LỢP ĐÔNG ANH THUỘC CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ, XÂY LẮP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG ĐÔNG ANH.
2.1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán
2.1.1. Khái niệm về kế toán doanh nghiệp
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và
sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài
chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các
quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh
nghiệp.[1]
Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần
có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp,
trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Những phương pháp
mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định
kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
2.1.2. Khái niệm về hệ thống thông tinkế toán
Thông tin là một khái niệm trừu tượng được thể hiện qua các thông báo, hiện
tượng… đem lại một nhận thức chủ quan cho đối tượng nhận tin, là sự thực hiện mối
quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.[4]
Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc với
nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Hầu hết các đối tượng trong
thế giới thực đều được xem xét là hệ thống như: máy tính, ô tô, trường đại học, nhà
nước…[4]
Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử
lý, lưu trữ, phân phối các thông tin, để cung cấp các thông tin đầu ra cần thiết cho
người sử dụng.[4]
Khái niệm HTTT Kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử
lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và
các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để
quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
6
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
Ví dụ: Hệ thống thông tin kế toán Nhập - Xuất vật tư, hệ thống này sẽ thu thập
và lưu trữ các thông tin về các hoạt động Nhập và Xuất Vật tư thông qua các Phiếu
Nhập và Phiếu Xuất. Theo định kỳ, hệ thống tiến hành xử lý các thông tin Nhập và
Xuất vật tư để cung cấp các báo cáo tổng hợp Nhập– Xuất – Tồn cho lãnh đạo, nhằm
hỗ trợ ra các quyết định điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, doanh
nghiệp.
2.1.3. Mô hình hệ thống thông tin kế toán
- Thông tin trong quá trình thu thập, xử lý, phân phối và lưu trữ trong mô hình là
các thông tin kế toán.
Lưu trữ
Thu thập
Xử lý
Phân phối
Con người
(Nguồn: tài liệu công ty )
Hình 2.1. Mô hình hệ thống thông tin kế toán
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: các thông tin kế toán được thu thập và xử
lý sẽ được phân phối cho các đối tượng trong doanh nghiệp mà ở đây là các nhà quản
trị doanh nghiệp nhằm giúp nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt thực trạng tài
chính của doanh nghiệp qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản
trị. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của
doanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp đó.
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: các thông tin kế toán được ghi chép, phản
ánh, tổng hợp sẽ được cung cấp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của các đối tượng
ngoài doanh nghiêp( cổ đông, thanh tra, chủ nợ, ngân hàng).
- Một HTTT Kế toán gồm các thành phần cơ bản sau:
SVTH: Bùi Nhật Thăng
7
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
+ Phần cứng: Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho hệ thống thông tin như máy
tính, máy in, hệ thống mạng, các thiết bị liên lạc…
+ Phần mềm: được dùng để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mặc dù tồn tại nhiều
chương trình khác nhau nhưng có thể chia chương trình thành hai nhóm chủ yếu là:
Chương trình hệ thống và chương trình ứng dụng. Chương trình hệ thống: là các
chương trình gắn với phần cứng nhất, chúng quản lý, điều khiển tài nguyên của hệ
thống và phân bổ tài nguyên cho các chương trình theo yêu cầu. Chương trình ứng
dụng dùng để giải quyết một bài toán cụ thể cho người sử dụng.
+ Dữ liệu: là những sự kiện có thể ghi lại được và có ý nghĩa, là cầu nối giữa
thành phần máy (phần cứng, chương trình) và các thành phần người (con người, thủ
tục) trong hệ thống. Dữ liệu được thu thập thông qua các thủ tục, được nhập vào hệ
thống qua các thiết bị nhập để trở thành đầu vào cho các chương trình. Dữ liệu ra của
máy tính có thể được sử dụng làm cơ sở cho các quyết định của cấp quản lý.
+ Con người: là những người sử dụng hệ thống, người điều hành hệ thống, người
phát triển hệ thống.
2.1.4. Các phân hệ chính của hệ thống thông tin kế toán
Sổ cái
Thuế
Kho
bạc
Tiền
mặt
Tiền
gửi
Vật
tư,
hàng
hóa.
Tài
sản
cố
định
h
Tiền
lương
Mua
hàng
Bán
hàng
(Nguồn: tài liệu công ty )
Hình 2.2. Các phân hệ chính của hệ thống thông tin kế toán
- Kế toán vốn bằng tiền( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay)
Theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại các
ngân hàng theo nhiều loại tiền tệ VNĐ, USD, EUR, JPY, ... Lập và in phiếu thu, phiếu
SVTH: Bùi Nhật Thăng
8
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
chi, ủy nhiệm chi từ máy tính. Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
Thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng, đối trừ công nợ.
- Kế toán công nợ phải thu
Theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại các
ngân hàng theo nhiều loại tiền tệ VNĐ, USD, EUR, JPY, ... Lập và in phiếu thu, phiếu
chi, ủy nhiệm chi từ máy tính. Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
Thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng, đối trừ công nợ.
- Kế toán công nợ phải trả
Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ phân hệ quản lý mua hàng. Quản lý
công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng.
Quản lý công nợ phải trả theo hạn thanh toán, ...
- Kế toán tổng hợp
Liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ kế toán chi tiết: Vốn bằng tiền, công nợ phải
thu, công nợ phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng, tồn kho.
Là nơi tập hợp các dữ liệu để lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo
thuế.
Ngoài các dữ liệu nhận từ các phân hệ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp còn tạo
ra các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động, bút toán khóa sổ để lên các sổ
sách, báo cáo theo chế độ kế toán.
- Báo cáo tài chính
Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh
doanh: Lãi/lỗi, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước; Thuế GTGT
được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo pp trực tiếp &
gián tiếp), Thuyết minh báo cáo tài chính.
-Kế toán chi phí và tính giá thành
Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản
phẩm, nhóm công trình, ... theo từng giai đoạn.
Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tế với
giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó có được những phân tích sắc bén làm
cơ sở để đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
9
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí. Cho phép phân bổ chi phí chung theo nhiều
tiêu thức.
Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức, hệ số,
hoàn nguyên, phân bước, hỗn hợp.
- Quản lý mua hàng, bán hàng
Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng xuất
trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt
hàng. Kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng.
Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép in hóa
đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính. Cho phép quản lý và hạch toán
thuận lợi hàng bán bị trả lại.
Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra
cũng như các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách khác
nhau.
- Quản lý hàng tồn kho
Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị đồng thời
nhận số liệu từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng từ đó đưa ra thông tin
chính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối đa và tồn
theo từng phiếu nhập.
2.1.5. Quy trình xây dựng hệ thống
Giai đoạn 1: Khảo sát và lập kế hoạch dự án:
Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống và tiếp xúc với chủ đầu tư để
lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một HTTT kế toán. Nhà phát triển xây dựng một
kế hoạch thực hiện dự án để phát triển hệ thống bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi
và các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án. Trên
cơ sở đó, thiết lập kế hoạch triển khai dự án. Bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Thu thập và xác định nghiệp vụ của hệ thống cũ bao gồm xác định các thông
tin, chức năng cần thiết của hệ thống cũ.
- Xác định các yêu cầu mới về hệ thống cần phát triển trong tương lai.
- Xác định cách thức làm việc của hệ thống cũ.
- Nghiên cứu khả thi và lập tài liệu khả thi trong phát triển dự án.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
10
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
- Đánh giá kết quả khảo sát và lập tài liệu khảo sát.
- Lập kế hoạch triển khai dự án.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Sau khi khảo sát để xác lập dự án phát triển HTTT, dựa trên kế hoạch của dự án,
người ta tiến hành thực hiện phân tích hệ thống. Mục tiêu của phân tích hệ thống là
nhằm trả lời cho câu hỏi “Hệ thống làm gì”. Theo đó, xác định các thông tin và các
chức năng và thủ tục xử lý thông tin của HTTT cần phát triển. Phân tích hệ thống gồm
những công việc cụ thể sau:
- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng
từ, sổ sách, báo cáo...
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
- Xác định các quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ
hoạt động của hệ thống.
- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường.
- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng.
- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu.
- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần phát
triển với môi trường.
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải pháp
thiết kế thích hợp.
- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân
tích hệ thống.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về dữ liệu
thành các đặc tả vật lý.Thiết kế hệ thống nhằm mục đích trả lời cho câu hỏi “Hệ thống
làm như thế nào?”. Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:
- Thiết kế kiến trúc hệ thống: nhằm xác định kiến trúc hệ thống, trong đó bao
gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau như thế nào? Mỗi hệ
thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công và phần thực hiện bằng
SVTH: Bùi Nhật Thăng
11
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
máy tính. Sự phân chia hệ thống thành hệ thống con dựa trên biểu đồ luồng dữ liệu (ở
giai đoạn phân tích) của hệ thống ở các mức khác nhau.
- Thiết kế các mô-đun chương trình: mỗi hệ thống con trong mô tả kiến trúc hệ
thống là một mô-đun. Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng từ giai đoạn phân tích hệ
thống, tiến hành xây dựng sơ đồ xử lý (giải thuật) cho từng hệ thống con.
- Thiết kế giao diện người dùng: sản phẩm của thiết kế giao diện là các đặc tả
giao diện như mẫu biểu, thực đơn...
- Thiết kế cơ sở dữ liệu: là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành các
đặc tả dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu.
- Thiết kế báo cáo: Đặc tả thiết kế báo cáo như: tên biểu mẫu báo cáo, tên người
sử dụng, chức năng của báo cáo, mẫu báo cáo ; Các hình thức xuất báo cáo: Word,
Excel, máy in...
- Lập tài liệu thiết kế hệ thống.
Giai đoạn 4: Thực hiện
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai
đoạn này bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ
thống.
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các mô-đun chương trình của hệ
thống.
- Lựa chọn công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống.
- Xây dựng các tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật...
Giai đoạn 5: Thử nghiệm
Sau khi được xây dựng, hệ thống cần được thử nghiệm để xác định các lỗi tiềm
ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai hệ thống trong thực tế. Các
lỗi này được chia ra làm hai loại:
- Lỗi không đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt động
không như mong muốn.
- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế...
Giai đoạn 6: Chuyển giao
SVTH: Bùi Nhật Thăng
12
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
Sau khi kiểm thử toàn bộ, hệ thống sẽ được chuyển giao tới người dùng là khách
hàng hoặc cán bộ nghiệp vụ của đơn vị thực hiện ứng dụng.
Giai đoạn 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành
hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc đã thiết kế
theo sự thỏa thuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp.
Giai đoạn 8: Bảo trì
Sau một thời gian hoạt động, do môi trường (hệ điều hành, thiết bị ngoại vi..)
hoặc các yêu cầu mới của người dùng về hệ thống thay đổi làm cho hệ thống ngày
càng trở nên không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại. Vì vậy, hệ thống cần phải được
chỉnh sửa, bổ sung các thành phần để đảm bảo duy trì thực hiện tốt và thích nghi với
các điều kiện mới.
2.1.6. Các công cụ tin học hỗ trợ
2.1.6.1. Cơ sở dữ liệu
Khái niệm về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ
trên các thiết bị lưu trữ theo một cấu trúc nào đó để có thể phục vụ cho nhiều người sử
dụng với nhiều mục đích khác nhau.
Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm cho phép một hoặc nhiều người tạo lập,
lưu trữ, cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems –
DBMS).
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng:
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access:Là một hệ quản trị CSDL của hãng
Microsoft, thường được đóng gói cùng bộ Microsoft Office. So với các hệ quản trị cơ
sở dữ liệu khác thì Access có ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các ứng
dụng quy mô nhỏ. Tuy nhiên, Access còn có những nhược điểm như: Hạn chế số
người dùng, hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (nhỏ hơn 2 GB), hạn chế về tổng số
mô-đun trong một ứng dụng, kích thước dữ liệu càng lớn thì độ ổn định càng giảm,
không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng. Do đó, Access thường được sử dụng cho cá
nhân.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
13
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro: là một hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ
của hãng Microsoft chạy trên hệ điều hành Windows. Visual FoxPro cũng là một công
cụ phát triển và ngôn ngữ lập trình, sử dụng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng của
Microsoft. Nó cho phép tạo lập, cập nhật các cơ sở dữ liệu, bảng dữ liệu; sắp xếp, tìm
kiếm các thông tin; tổng hợp, truy vấn, tạo các báo cáo; hỗ trợ lập trình hướng đối
tượng. Tuy nhiên VFP cũng còn có một số nhược điểm như: tính bảo mật không cao,
và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng. VFP được sử dụng cho cả cá nhân
và tổ chức. Hiện có rất nhiều ứng dụng nghiệp vụ như quản lý cá nhân, kế toán... được
xây dựng trên VFP.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server: Microsoft SQl server là một hệ quản trị
cơ sở dữ liệu quan hệ do Microsoft phát triển. SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ
liệu quan hệ mạng máy tính hoạt động theo mô hình khách chủ cho phép đồng thời
cùng lúc có nhiều người dùng truy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và
các quyền hạn của từng người dùng trên mạng. SQL Server có rất nhiều ưu điểm như:
kích thước của cơ sở dữ liệu lớn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình, tính bảo mật cao,
đảm bảo cơ sở dữ liệu luôn sẵn sàng... nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông
tin. Do đó, SQL Server được sử dụng trong các tổ chức lớn như doanh nghiệp, trường
học...
2.1.6.2. Ngôn ngữ lập trình
Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả
những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy đều có thể
đọc và hiểu được. Do đó, một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn hai điều kiện cơ bản
là: Dễ hiểu, dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng nó giải quyết
các bài toán khác nhau; và nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để
có thể chạy được trên các máy tính khác.
Các ngôn ngữ lập trình thường được sử dụng như: Visual Basic, C, C++, Java,
Foxpro, C#...
Ngôn ngữ lập trình Foxpro: là ngôn ngữ lập trình trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Visual FoxPro, hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế các giao diện
trực quan.Tuy nhiên Foxpro có một số hạn chế như tính bảo mật không cao và không
thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
14
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng được phát
triển bởi Microsoft, là phần khởi đầu cho kế hoạch .NET của họ, lập trình trực quan và
dựa trên ngôn ngữ C, C++, và Java. Đây là một ngôn ngữ rất mạnh và cũng rất khó sử
dụng.
2.1.6.3. Công cụ tạo báo cáo
Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng
theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin được kết xuất từ
các bảng của cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầu
người dùng.
Một số đặc điểm của báo cáo:
- Số lượng thông tin đưa ra nhiều.
- Được thể hiện dưới dạng bảng biểu theo các mẫu quy định.
- Các báo cáo thường được in ra giấy.
Công cụ tạo báo cáo:
Các công cụ được tích hợp sẵn công cụ thiết kế báo cáo của Access, Visual
FoxPro...
Công cụ Crysal Report: là công cụ thiết kế báo cáo cho phép nhận và định dạng
dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, có ngôn ngữ công thức riêng để tạo các tính toán, chuyển dữ
liệu thô sang đồ thị, biểu đồ.
2.1.7. Xu hướng phát triển hệ thống thông tin kế toán hiện nay
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây, cơ sở dữ liệu sẽ
được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu điện toán đám mây của các nhà cung cấp hạ tầng
điện toán đám mây. Đây là một xu hướng mới và các doanh nghiệp sẽ không phải đầu
tư một khoản khá lớn để mua mới hoặc nâng cấp máy chủ. và cũng không cần đến
nhân viên tin học quản trị và bảo trì máy chủ. Các máy trạm của những người sử dụng
trực tiếp cũng không đòi hỏi có cấu hình cao, mà chỉ cần chạy tốt các trình duyệt web
là sử dụng. Đồng thời, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều tiền cho phần
cứng.
2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng về HTTT kế toán tại xí nghiệp Tấm lợp
Đông Anh thuộc công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và VLXD Đông Anh
2.2.1. Sơ lược về công ty
SVTH: Bùi Nhật Thăng
15
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
2.2.1.1. Giới thiệu chung
Tên công ty: Công ty Cổ Phần Đầu tư, Xây lắp và Vật liệu xây dựng Đông Anh Thuộc Tổng công ty Licogi – Bộ Xây dựng.
Tên viết tắt : DOMATCO
Tên giao dịch tiếng anh: Dong Anh Investment Contruction and Building
Materials Joint Stock Company.
Địa chỉ: Tổ 8 – Thị trấn Đông Anh – Hà Nội.
Mã số thuế: 0100 106 384
Số tài khoản: 21410000001560 - tại CN Ngân hàng Đầu tư và phát triển đông Hà
Nội.
Điện thoại: 04.38832504
Fax: 04.38832502
Email:
Website: www.domatco.vn
2.2.1.2. Khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh
- Mục tiêu hoạt động:
Từ ngày thành lập và hoạt động đến nay, công ty có nhiệm vụ chính là sản xuất
vật liệu xây dựng phục vụ cho nhu cầu xây dựng của xã hội, tư vấn và đào tạo nguồn
nhân lực… nhằm phát huy tối đa năng lực lao động và sáng tạo của con người vì mục
đích tìm kiếm các giá trị cao về hiệu quả kinh tế, nâng cao đời sống vật chất và tinh
thần cho các thành viên của Domatco, cho các cổ đông của công ty và đóng góp tích
cực vào sự nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh.
-Tình hình hoạt động kinh doanh:
Danh mục ngành nghề kinh doanh trong đăng ký kinh doanh của Công ty bao
gồm:
- Kinh doanh thiết bị, vật liệu xây dựng, vận tải hàng hóa đường bộ
- Sản xuất tấm lợp Amiăng xi măng
- Xây dựng khác, san lấp mặt bằng, san nền
- Xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp và nhà ở
- Sản xuất kinh doanh tấm lợp kim loại màu và các sản phẩm tấm lợp khác
- Kinh doanh vật tư
- Thiết kế, chế tạo, kinh doanh cầu trục, cổng trục và kết cấu thép
SVTH: Bùi Nhật Thăng
16
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình)
- Đầu tư phát triển các khu đô thị mới và khu công nghiệp tập trung
- Kinh doanh nhà và kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị và khu công nghiệp
- Kinh doanh khai thác cảng sông nội địa, dịch vụ logistic
- Cho thuê kho bãi chứa hàng hóa và vật liệu xây dựng
- Kinh doanh vận tải đường sông và biển
Trong danh mục ngành nghề kinh doanh ở trên, hiện tại công ty tập trung chủ
yếu vào sản xuất tấm lợp Amiăng xi măng.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
17
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
-Tình hình kinh doanh vài năm gần đây của công ty:
Đơn vị tính : Việt Nam Đồng
Chênh lệch 2009 so với
Chỉ tiêu
ĐVT
Năm 2010
Năm 2011
Năm 2012
2008
±
Giá trị tổng sản
Đồng
lượng
Tổng doanh thu Đồng
Tổng chi phí
Đồng
SXKD
Lợi nhuận trước
Đồng
thuế
Chi phí thuế
TNDN hiện
hành
Lợi nhuận
sau thuế
%
237.022.451.000
283.492.400.000 411.943.520.000
+128.451.120.000 145
230.587.177.706
304.244.176.999 384.301.059.309
+80.056.882.310 126
226.804.942.700
296.207.164.908 370.573.291.164
+74.366.126.256 125
8.037.012.091 13.727.768.145
+5.690.756.054 171
3.782.235.006
Đồng
983.969.752
Đồng
2.798.265.314
2.104.422.607 2.661.731.466
+55.7308.859 126
5.932.589.484 11.066.036.679
+5.133.447.195 187
(Nguồn: Phòng kế toán)
Bảng 2.3. Kết quả tình hình kinh doanh của công ty qua các năm (2010 → 2012)
2.2.2. Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty
2.2.2.1. Con người
Phòng kế toán bao gồm 7 nhân viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán TSCĐ, 1 kế
toán vật tư, 1 kế toán tiền lương kiêm kế toán thanh toán, 1 kế toán bán hàng, 1 kế
toán tổng hợp và 1 thủ quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo chức năng nhiệm
vụ như sau:
SVTH: Bùi Nhật Thăng
18
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
Kế toán trưởng
Phó phòng tài chính-kế toán kiêm
kế toán TSCĐ
Kế toán
vật tư
Kế
toán
tiền
lương
Kế toán
thanh toán
Kế toán
bán
hàng
Kế toán
tổng hợp
Thủ
quỹ
(Nguồn: phòng kế toán )
Hình 2.4. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
Trình độ nhân viên tại phòng kế toán như sau:
- Đại học: 4 người (chiếm 57%)
- Cao đẳng: 2 người (chiếm 29%)
- Trung cấp: 1 người (chiếm 14%)
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, cá nhân
- Kế toán trưởng: Là kiểm soát viên của Nhà nước tại Công ty, chịu trách nhiệm về
toàn bộ công tác kế toán, tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty trong việc tổ
chức chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán thống kê, đồng thời có nhiệm vụ kiểm
tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế – tài chính ở Công ty.
- Phó phòng kế toán – tài chính kiêm kế toán TSCĐ: Điều hành công việc chung của
phòng, hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán, thống kê, thủ kho, hạch toán kế toán
TSCĐ theo đúng quy định của Nhà nước; lập các báo cáo, cung cấp số liệu về tình hình
SXKD cho các cơ quan chức năng, thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng.
- Kế toán tổng hợp: Nhận chứng từ của các bộ phận kế toán gửi lên, kiểm tra tính đầy
đủ, hợp pháp, chính xác của chứng từ và trình tự hạch toán của các bộ phận kế toán, tập hợp
SVTH: Bùi Nhật Thăng
19
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ, xác định kết quả hoạt động
SXKD, lập các báo cáo tài chính.
- Kế toán vật tư: Theo dõi nhập, xuất vật tư, hàng ngày tính toán số vật tư tồn kho,
cuối tháng, quý lập bảng phân bổ xuất dùng vật liệu.
- Kế toán tiền lương: Hạch toán tiền lương cho từng tổ, đội, phân xưởng, phòng ban
căn cứ vào phiếu nhập kho sản phẩm, bảng phân bổ tiền lương.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, làm
nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán của người bán, các khoản
vay, tạm ứng.
- Kế toán bán hàng: Theo dõi hàng bán ra và tình hình thanh toán của khách hàng, lập
các báo cáo về doanh thu và công nợ.
- Thủ quỹ: quản lý, theo dõi tiền mặt tại quỹ; thu tiền, chi tiền khi có chứng từ hợp lệ.
2.2.2.2. Phần cứng
Theo kết quả khảo sát về hạ tầng phần cứng tại công ty, tôi thu được các số liệu
sau:
-
Phòng kế toán: 7 máy trạm.
Số lượng máy chủ cho HTTT kế toán: 1 máy .
Số máy tính xách tay: 3 máy.
Bộ lưu điện UPS: 6 máy.
Máy in laser A4 2 mặt: 4 máy.
Switch 8 cổng: 3 cái.
Switch 30 cổng: 2 cái.
Hiện tại doanh nghiệp chưa có kế hoạch nâng cấp cơ sở hạ tầng phần cứng trong
3 năm tới.
2.2.2.3. Phần mềm
- Phần mềm kế toán đang được triển khai tại công ty là phần mềm đặt mua ngoài
của tác giả Phạm Quốc Lập với các chức năng chính sau:
+ Vốn bằng tiền:
Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi tại các ngân hàng
theo từng loại tiền VND, USD, EUR,… Lập và in phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi
bằng máy tính.
Thanh toán cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền bán hàng, cấn trừ công nợ.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
20
Lớp: K46S1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Lê Việt Hà
Dễ dàng theo dõi, quản lý thông qua nhiều hình thức sổ sách kế toán tùy chọn. In
sổ nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ,…
+ Mua hàng và phải trả cho người bán:
Quản lý hàng nhập theo từng mặt hàng và nhà cung cấp, đồng thời theo dõi công
nợ với người bán, người vận chuyển cũng như đối chiếu với việc thanh toán công nợ
theo từng hóa đơn, lô hàng, hợp đồng, hạn thanh toán.
Tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua để có được giá vốn chính
xác phục vụ cho phân hệ quản lý hàng tồn kho.
Theo dõi nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng đầu vào trên hóa đơn mua hàng.
+ Bán hàng và phải thu của người mua:
Quản lý hàng bán bắt đầu từ việc lập và in hóa đơn trên máy tính. Khai báo tự
động tính và định khoản thuế giá trị gia tăng đầu ra cũng như chiết khấu bán hàng.
Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán trả lại. Chọn hóa đơn để tự
động lấy giá vốn khi nhập hàng bán bị trả lại.
Quản lý công nợ phải thu của khách hàng theo hạn hạch toán.
+ Quản lý hàng tồn kho:
Quản lý nhập xuất tồn kho của vật tư hàng hóa bắt đầu từ việc lập và in phiếu
nhập, phiếu xuất bằng máy vi tính, đồng thời nhận số liệu từ phân hệ mua hàng và bán
hàng nhằm có được thông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng tồn kho.
Báo cáo: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ
kho, Báo cáo vật tư kiểm kê hàng hóa, Báo cáo vật tư chậm luân chuyển, Sổ chi tiết
bán hàng, Tổng hợp nhập xuất kho theo tài khoản đối ứng, Báo cáo tồn kho chi tiết,
Bảng chi tiết nhập vật tư xuất tồn theo tháng.
+ Quản lý tài sản:
Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình
thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ.
Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản cố định theo nguồn vốn, mục đích sử
dụng.
Chi phí khấu hao tài sản được khai báo để phân bổ cho từng bộ phận, văn phòng,
phân xưởng, công trình, sản phẩm.
Cho phép điều chỉnh giá trị khấu hao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất.
SVTH: Bùi Nhật Thăng
21
Lớp: K46S1
