ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VÀ CẤP PHÁT LẠI VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

TRƯỜNG CĐ. KT – KT KIÊN GIANG
PHÒNG

SKKN năm 2015

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

THÔNG TIN TÁC GIẢ
 Họ và tên : HỨA THỊ NGỌC HÀ
 Ngày, tháng, năm sinh : 13/02/1978
 Chức vụ : Cán bộ
 Đơn vị công tác : Phòng Đào tạo, trường CĐ.KT – KT Kiên Giang
 Tên đề tài : ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN
LÝ, CẤP PHÁT VÀ CẤP PHÁT LẠI VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

PHẦN THỨ NHẤT :
BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1. Tên kinh nghiệm: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cấp phát và cấp
phát lại văn bằng, chứng chỉ.
2. Sáng kiến, kinh nghiệm hoàn toàn mới, được áp dụng lần đầu tiên
Căn cứ vào quy định trong khâu quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ tốt
nghiệp của người học. Sáng kiến nêu ra được những khó khăn, thuận lợi và giải pháp
khắc phục khó khăn trong khâu cấp phát lại bản sao văn bằng tốt nghiệp, khâu xác
minh bằng cấp.
Hiện nay, trong các trường việc lưu trữ dữ liệu của người học trong sổ cấp phát
văn bằng, chứng chỉ quá nhiều và mỗi một khóa học, số lượng tốt nghiệp hoặc hoàn
thành khóa học sẽ không giống nhau. Có người học Khá, giỏi sẽ tốt nghiệp đúng thời

gian đào tạo nhưng cũng sẽ có một số trường hợp tốt nghiệp sau hoặc sau nữa. Vấn đề
đặt ra cho người quản lý là phải làm sao lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, để sau
Trang 1


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

một khoảng thời gian dài, vẫn có thể cấp lại bản sao cho người học một cách để dàng
và nhanh chóng.
3. Kết quả thực hiện và phạm vi áp dụng nhân rộng.
- Hiệu quả cao, được áp dụng trong công tác cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ:
khâu quản lý, tìm kiếm thông tin cấp phát lại văn bằng tốt nghiệp cho người học rất
nhanh đáp ứng được yêu cầu của người học khi quay về trường xác nhận lại văn bằng
tốt nghiệp.
- Sáng kiến, kinh nghiệm này được áp dụng để quản lý, lưu trữ dữ liệu cấp phát
văn bằng, chứng chỉ tại trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Kiên Giang và các cơ sở
giáo dục đào tạo hoặc đơn vị có cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

Trang 2


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

PHẦN THỨ HAI :
NỘI DUNG

Trong bản giải pháp kinh nghiệm này gồm có các phần sau:

I.

DẪN NHẬP

II.

NHỮNG KHÓ KHĂN

III.

NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN

IV.

KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐẠT ĐƯỢC

V.

KẾT LUẬN

Trang 3


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

I. DẪN NHẬP

Trong thực tiễn, việc quản lý, cấp phát cũng như việc lưu trữ dữ liệu về văn bằng
chứng chỉ phục vụ cho việc cấp phát lại, xác minh văn bằng chứng chỉ là rất quan
trọng. Sau nhiều năm, nếu người học làm mất và có yêu cầu cấp lại thì cơ sở đào tạo
có nhiệm vụ cấp lại bản sao cho người học.
Vấn đề đặt ra là làm sao có thể lưu trữ rất nhiều dữ liệu của người học - người
học đó đã tốt nghiệp hoặc đã hoàn thành một chứng chỉ nào đó - trong một khoảng
thời gian dài mà vẫn có thể tìm kiếm dược dữ liệu lưu trữ về phôi bằng, số hiệu của
bằng để cấp lại bản sao cho người học
Để tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin người học nhằm cấp lại bản sao văn
bằng, chứng chỉ. Đặc biệt, khi mỗi văn bằng, chứng chỉ lại có số hiệu của nó thì việc
tìm thông tin ở cuốn sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ lại gặp rất nhiều khó khăn.
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên nên tôi có sáng kiến “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý, cấp phát và cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ” nhằm giảm
tối đa thời gian tìm kiếm trong sổ cấp bằng, để đảm bảo thông tin về văn bằng, chứng
chỉ của người học được lưu trữ lâu dài qua nhiều năm mà vẫn xác nhận lại được một
cách đầy đủ.
II. NHỮNG KHÓ KHĂN
- Việc cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp, xác minh bằng tốt nghiệp cho các đơn vị
là vấn đề rất cần thiết trong công tác lưu trữ dữ liệu cấp phát văn bằng, chứng chỉ.
Nếu như chỉ dựa vào cuốn sổ cấp bằng để tìm, cấp lại thì mất rất nhiều thời gian, đặc
biệt nếu người học tốt nghiệp ở các đợt thi lại thì lại càng khó khăn hơn.
- Trên thực tế, việc cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ của người học là rất cần
thiết và tương ứng với mỗi phôi bằng là một số hiệu tương ứng.
- Hơn thế, phôi bằng chỉ cấp một lần duy nhất cho người họctheo quyết định
công nhận tốt nghiệp, nếu vì một lý do nào đó mà bằng bị thất lạc hoặc cơ quan muốn
Trang 4


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

xác minh bằng cấp thì cần thiết phải tìm lại thông tin của người học đã được cấp bằng
trước đó để cấp lại bản sao cho người học.

Số hiệu phôi bằng

Hình minh họa: Bằng tốt nghiệp cao đẳng

Trang 5


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

Hình minh họa: Bằng tốt nghiệp Trung cấp chuyên nghiệp

Trang 6


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

Ngày ký bằng

Số hiệu và số vào sổ
bằng gốc đã được cấp
khi tốt nghiệp

Hình minh họa: bản sao bằng tốt nghiệp cao đẳng

III. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN
Đứng trước những khó khăn và thách thức đặt ra là làm thế nào cấp lại bản sao cbằng
tốt nghiệp. Bên cạnh minh chứng là cuốn sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ và source
dữ liệu được hoàn chỉnh để lưu trữ tất cả các thông tin của phôi bằng được cấp để từ
source dữ liệu này sẽ giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất.
Source dữ liệu được hoàn chỉnh theo các bước sau:
Trang 7


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

Bước 1: Đầu tiên ta tạo một souce duy nhất dùng để in bằng tốt nghiệp chính thức
tương ứng cho một bậc hệ. ví dụ:
1. Source (nguồn dữ liệu) in bằng Cao đẳng.
2. Source in bằng Trung cấp chuyên nghiệp.
3. Source in chứng chỉ Anh văn.
4. Source in chứng chỉ Tin học.
5. Hoặc một source duy nhất cho một loại văn bằng chứng chứng nào đó.
Bước 2: Tạo tất cả các thông tin cả tiếng việt lẫn tiếng anh (nếu văn bằng có phần
in tiếng anh) để in bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ khóa học. Ví dụ như: Hoten,
namsinh, gioitinh, nganh,... .

Một số thông tin được bổ sung sau khi hoàn
chỉnh bằng tốt nghiệp. vd; số hiệu, số vào sổ

Hình: Souce in bằng
Bước 3: Hoàn chỉnh bằng tốt nghiệp, vào sổ cấp bằng.
Trang 8


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

Bước 4: Sau khi hoàn chỉnh bản in bằng và vào sổ cấp bằng, ta bổ sung vào source
in bằng các thông tin như: số hiệu của bằng tương ứng với mỗi cá nhân được cấp,
thông tin ngày tháng cấp bằng, số vào sổ cấp bằng, khóa học, cũng như năm tốt tốt
nghiệp của người học. Những thông tin này rất cần thiết cho việc cấp bản sao bằng
tốt nghiệp hoặc chứng chỉ.
Source này sẽ được bổ sung dữ liệu cho các đợt in bằng tiếp theo. Khi cần thông tin
để cấp lại ta chỉ cần dùng công cụ tìm kiếm trên Excel “Find” theo bất kỳ tiêu chi nào
(vd: theo tên,.…).
Khi tìm được thông tin người học từ source dữ liệu và từ source dữ liệu này ta sẽ tìm
được dữ liệu trên cuốn sổ cấp bằng làm minh chứng đối chiếu. Sau cùng ta dùng
soucre dữ liệu để in vá cấp lại bản sao theo yêu cầu
IV. KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐẠT ĐƯỢC :
Sau khi áp dụng source in bằng duy nhất cho một hệ hoặc một loại chứng chỉ,
kết quả thu được cho thấy:
- Hiệu quả trong việc lưu trữ dữ liệu người tốt nghiệp, tiết kiệm được thời gian
tìm kiếm dữ liệu trong những cuốn sổ cấp bằng mà vẫn đảm bảo thông tin của người
tốt nghiệp chính xác, tương ứng với phôi bằng đã được cấp.
- Công việc in lại, cấp lại, xác minh, thẩm tra văn bằng, chứng chỉ nhanh, không
mất nhiều thời gian và tiện lợi hơn rất nhiều so với tìm thủ công trong cuốn sổ phát
bằng rồi rõ lại từng bản sao trên máy, hiệu quả tăng cao.
V. KẾT LUẬN

Trên đây chỉ là một kinh nghiệm nhỏ mà người viết đã áp dụng vào công tác in
ấn văn bằng, chứng chỉ cho nhà trường. Kết quả đạt được cho thấy nếu người học dù
tốt nghiệp rất lâu và ở các giai đoạn khác
nhau nhưng khi cần tìm lại các thông tin về bằng đã cấp thì vẫn rất nhanh gọn và hiệu
quả.
Trang 9


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

Tuy nhiên, sổ cấp bằng vẫn là một minh chứng sống cho việc cấp phát văn bằng
chứng chỉ. Nhưng cũng rất cần sự hổ trợ của công nghệ thông tin trong quản lý, cấp
phát và cấp phát lại văn bằng, chứng chỉ, nhằm giúp cho việc cấp phát lại nhanh và
kịp thời. Hơn nữa, có cũng tiện lợi khi dò tìm lại thông tin người tốt nghiệp phục vụ
cho việc thẩm tra văn bằng, chứng chỉ.
DUYỆT

Rạch Giá, ngày 27 tháng 05 năm 2015
Người viết

Trang 10


Trường CĐ. KT – KT Kiên Giang

SKKN năm 2015

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT KIÊN GIANG
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
Trang 11