Bài giảng lý thuyết nguyên lý tổ chức bộ máy

Học phần:

NGUYÊN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

TS.NGUYỄN THỊ HỒNG 77 –

Hà nội, tháng 10 năm 2015


LOGO

VỊ TRÍ CỦA HỌC PHẦN TRONG CTĐT


LOGO

MỤC TIÊU & YÊU CẦU CỦA HỌC PHẦN

! Mục tiêu:
"  Nhớ: được những khái niệm cơ bản nhất liên quan đến quản lý, tổ
chức, bộ máy, bộ máy quản lý…
"  Hiểu: những nguyên lý cơ bản nói chung về tổ chức bộ máy quản lý
"  Phân tích được: những nguyên lý tổ chức bộ máy quản lý trong đặc
thù khối quản lý hành chính, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp
"  Đánh giá được tính hợp lý, hiệu quả quả của bộ máy quản lý trong
các đơn vị
"  Thiết kế được các phương hướng và giải pháp cho việc hoàn thiện
bộ máy tổ chức quản lý

! Yêu cầu: Học tích cực (học liên hệ thực tế - thực hành)

LOGO

Nhiệm vụ thực tế:

♪  Tìm hiểu thực tế về bộ máy quản lý
♪  Phân tích, tổng hợp được các vấn đề nguyên lý cơ bản trong tổ
chức bộ máy quản lý
♪  Đánh giá được mức độ tuân thủ các nguyên lý, sự đáp ứng các
nguyên tắc và hiệu quả vận hành bộ máy quản lý trong một đơn vị
♪  Nghiên cứu đề xuất được hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản
lý trong một tổ chức/đơn vị.


LOGO

KẾT CẤU HỌC PHẦN

TT

Thảo luận
thực hành

Nội dung

Lý
thuyết

Chương 1.

Khái quát chung về nguyên lý
tổ chức bộ máy quản lý

12

6

Chương 2.

Tổ chức bộ máy quản lý HCNN

6

8

Chương 3.

Tổ chức bộ máy quản lý trong
đơn vị sự nghiệp

6

8

Chương 4.

Tổ chức bộ máy quản lý trong

6

8

30

30

Doanh nghiệp
Tổng


ĐÁNH GIÁ VÀ TỔ CHỨC TL, TH

LOGO

-Hình thức đánh giá: Thi viết (TIỂU LUẬN)
- Phương pháp đánh giá:
TT

Cách thức đánh giá

Trọng số

1

Tham gia học tập trên lớp (A)

0,1

2

Bài tập nhóm, kiểm tra (B)

0,3

3

Thi kết thúc học phần (C)

0,6

ĐMH = A x 0,1 + B x 0,3 + C x 0,6

-Tổ chức nhóm:
#  Nhóm HC
#  Nhóm SN
#  Nhóm NN
#  Nhóm FDI
#  Nhóm TN
-  Nhiệm vụ nhóm:
Nghiên cứu thực tế ít nhất 1 BMTCQL theo đặc thù; Đánh giá; Hoàn thiện


LOGO

Tự học cá nhân và nhóm

"  Ôn lại Quản trị học, lý thuyết quản lý, tổ chức bộ máy
"  Đọc Học liệu: Lý thuyết tổ chức trang: 9, 10; 53 đến 85;
89; chuyên đề 7 Tổ chức hành chính nhà nước (Tài liệu
bồi dưỡng về QLHCNN phần 2); ..

"  Chuẩn bị bài tham gia thảo luận theo chủ đề:Nghiên cứu
nguyên lý tổ chức bộ máy (áp dụng phân tích đặc thù 1
đơn vị)
• 
• 
• 
• 

Phân tích quy luật, nguyên lý của tổ chức và TCBMQL
Tóm lược về lý thuyết tổ chức BMQL..
Tổng hợp phân tích đánh giá 1 BMTCQL trên thực tế
Nghiên cứu Hoàn thiện lại BMTCQL


LOGO

Hướng dẫn cụ thể cho 2 đề bài tập nhóm

!  Bài tập số 1: (Tổ chức bộ máy Nhóm)
"  Thực hiện các hoạt động theo nội dung công tác tổ chức bộ máy – thiết
kế mới để tổ chức bộ máy của Nhóm mình trong Tổ chức lớp học phần
NLTCBMK4
"  Trình bày báo cáo giới thiệu Bộ máy tổ chức của Nhóm
"  Hoàn thiện theo hướng dẫn

!  Bài tập số 2: (Nghiên cứu Bộ máy quản lý của một tổ chức theo đặc
thù của Nhóm – Liên hệ Nguyên lý TCBM)
"  VD - Tên: Nguyên lý tổ chức bộ máy quản lý trong CQQLHCNN –
Nghiên cứu trường hợp điển hình tại Sở Nội vụ Hà Nội.
"  Tổng hợp phân tích, giới thiệu Bộ máy tổ chức của Sở

"  Tổng hợp giới thiệu Bộ máy quản lý của Sở
"  Tổng hợp đánh giá căn cứ và các nguyên lý (mức độ tuân thủ các
nguyên lý khi thiết kế, duy trì Bộ máy quản lý của Sở
"  Đưa ra các bình luận, khuyến nghị liên quan


CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Nghiên cứu khái quát

Lý thuyết 12 + Thảo luận 6


CHƯƠNG 1

LOGO

! Kết cấu:
"  1.1. Cơ sở chung về Tổ chức
•  1.1.1. Khái niệm
•  1.1.2. Các yếu tố cấu thành tổ chức

"  1.2. Tổ chức bộ máy
•  1.2.1. Khái niệm
•  1.2.2. Nội dung cơ bản của TCBM

" 
" 

" 
" 

1.3. Quản lý & Tổ chức bộ máy quản lý
1.4. Sự cần thiết & Vai trò của NLTCBMQL
1.5. Nguyên lý chung của TCBMQL
1.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến TCBMQL


LOGO 1.1. Cơ sở chung về Tổ chức
1.1.1. Tổ chức:
Tổ chức (n) “là cơ cấu tồn tại của sự vật” với ít nhất một phương án
sắp đặt và liên kết nhất định của các yếu tố cấu thành.

Tổ chức (v) là việc sắp xếp, bố trí và liên kết các yếu tố rời rạc/riêng rẽ
cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc và cùng phản ánh hoặc
thực hiện một chức năng chung nhất định


LOGO 1.1. Cơ sở chung về Tổ chức
1.1.1. Tổ chức: (tiếp)
Tổ chức (n) … Khi yếu tố chính cần sắp xếp, liên kết là con người; các
yếu tố cấu thành gồm: con người, nhiều người + phối hợp với nhau +
điều kiện vật chất + không gian, thời gian => hướng tới, cam kết cùng
thực hiện một mục tiêu chung…. (n) Tổ chức là một đơn vị hoạt động
độc lập (tập hợp người được sắp xếp và liên kết theo một cơ cấu nhất
định nhằm cùng thực hiện một mục tiêu chung).

Con người
Nguyên vật liệu

Máy móc trang thiết bị
Không gian, thời gian
hoạt động (NLV)

Thiết kế CV

Phân tích CV

Cơ chế vận hành

Vốn

Cấu trúc tổ chức

1.1.2. Các yếu tố cấu thành tổ chức:

Mục tiêu
của tổ chức


LOGO 1.2. Tổ chức bộ máy
1.2.1. Các khái niệm cơ bản:
!  Bộ: tổng thể các yếu tố cấu thành có mối liên hệ mật thiết với nhau,
khi phối hợp với nhau theo một trật tự nhất định sẽ phát sinh tác
dụng đồng bộ.
!  Máy: “có động cơ” – vận hành được
!  Bộ máy tổ chức phản ánh cấu trúc và nguyên lý vận hành đồng bộ
của các bộ phận cấu thành nên một tổ chức. (Sản phẩm của hoạt
động “tổ chức bộ máy”)
!  Cấu trúc tổ chức (structure organization)

!  (Sơ đồ bộ máy tổ chưc): hình ảnh minh họa các bộ phận cấu
thành và mối liên kết giữa các bộ phận


LOGO 1.2. Tổ chức bộ máy
1.2.1. Các khái niệm cơ bản (tiếp)
!  Cơ cấu tổ chức: kết cấu/mối quan hệ tương quan giữ các bộ phận. Tỷ
trọng của một thành phần so với tổng thể; (%bộ phận trực tiếp; % quản lý
cấp 1; % nhà quản trị)
Level 1,
15%
trực tiếp,
35%
Level 3, 50%
Level 2, 35%

gián tiếp,
65%

!  Bộ phận: một yếu tố cơ bản cấu thành trong cấu trúc bộ máy tổ chức có
chức năng/tính chất hoạt động tương đối đặc thù; một phần của chỉnh thể
trong mối quan hệ với chỉnh thể; hoạt động theo bổn phận riêng, đóng góp
trực tiếp vào mục tiêu chung của tổ chức; Tháo rời ra thì không còn tác
dụng – không hoạt động được; > 2 người. Part; Department; Board; Team..
!  Vị trí (position); Công việc (job); Task: Nhiệm vụ cụ thể; Duty (bổn phận);
Responsibility (trách nhiệm)…


LOGO 1.2. Tổ chức bộ máy
1.2.1. Các khái niệm cơ bản (tiếp)

!  Tổ chức bộ máy là tổng hợp các hoạt động từ xác định mục tiêu sứ
mệnh, phân tích các yếu tố đầu vào và môi trường hoạt động nhằm
thiết kế cấu trúc tổ chức, thiết kế công việc, phân tích công việc,
dòng công việc, xây dựng cơ chế vận hành để tạo dựng một bộ máy
tổ chức cũng như đánh giá bộ máy và tái cơ cấu, đảm bảo luôn
thực hiện có hiệu quả mục tiêu đã được đề ra trong từng thời kỳ.
1.2.2. Nội dung cơ bản của TCBM:
(1) Thiết kế cấu trúc tổ chức
(2) Thiết kế công việc
(3) Phân tích công việc
(4) Xây dựng cơ chế hoạt động
(5) Đánh giá BMTC
(6) Tái cơ cấu/ Tổ chức lại


LOGO

Thut ng liờn quan:

! Thit k t chc (Designing an Organization): l quỏ trỡnh c cu NNL v
CSVC thc hin mc tiờu chung ca t chc. Nú liờn quan n vic phõn chia
nhim v thnh cụng vic v xỏc nh cỏc b phn trong t chc gn vi cỏc
nhúm cụng vic tng ng, xỏc nh s lng ti u cỏc cụng vic trong mi
phũng cng nh mi quan h gia cỏc phũng ban
! Thit k cu trỳc b mỏy: (Designing Structure Organization): c th húa s
mnh, mc tiờu thnh cỏc chc nng hot ng chung v phõn chia chc nng/
mc tiờu thnh cỏc b phn hp thnh ng thi thit lp mqh gia cỏc b phn
ú m bo t chc s c vn hnh ỳng mc ớch.
! Thit k cụng vic (Disigning Jobs) l quỏ trỡnh xỏc nh cỏc cụng vic c th
cn hon thnh v cỏc phng phỏp c s dng hon thnh cụng vic ú,

cng nh mi quan h ca cụng vic ú vi cỏc cụng vic khỏc trong t chc.
! Phõn tớch cụng vic (Job Analysis): Quá trinh thu thập các tư liệu và đánh giá
một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc
cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc;


LOGO

Thuật ngữ liên quan

!  Xây dựng cơ chế hoạt động: quá trình xây dựng văn bản tổng
hợp, làm rõ mối quan hệ, cách thức phối kết hợp NLĐ giữa các
phòng ban, các vị trí công việc để đảm bảo tổ chức được vận hành
liên tục, nhịp nhàng, ăn khớp, hiệu quả.
!  Đánh giá bộ máy tổ chức: quá trình theo dõi, thu thập thông tin về
tình hình vận hành của bộ máy tổ chức trong một khoảng thời gian
nhất định và so sánh với các yêu cầu và mục đích tồn tại của tổ
chức để khẳng định tính hiệu quả của BMTC đó.
!  Tái cơ cấu: là quá trình sửa đổi, đổi mới cấu trúc bộ máy, tổ chức
lại bộ máy nhằm làm cho BMTC thích nghi với tình hình mới và hoạt
động hiệu quả hơn.


LOGO

MQH
Đánh giá tổ chức BM => Tái cơ cấu
Sơ đồ BMTC
Quy định CNNV •  TKCTBM
các Bộ phận

Danh mục nhóm
CV

•  TKCV

Danh mục chức
danh công việc

Bản mô tả công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công
việc
•  PTCV
Bản tiêu chuẩn đối với người
thực hiẹn công việc

Cơ chế vận hành/Quy chế hoạt động


LOGO

Thuật ngữ

Task

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ cụ thể

Duty

Phận sự, bổn phận

Nhiệm vụ chính

Responsibility

Trách nhiệm

Trách nhiệm/định nghĩa CV

Job

Công việc

Công việc

Occupation

Nghề nghiệp

Nghề nghiệp

Work Flow

The way work is organized

Dòng công việc

Organizational

Structure

The formal or informal
relationships between people
in an organization

Cơ cấu tổ chức bộ máy


LOGO 1.3. Quản lý & TCBMQL
1.3.1. Quản lý:
Quản lý là sự tác động có tổ chức và hướng đích của chủ thể quản lý
lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng tối ưu các nguồn lực
và cơ hội trong bối cảnh thường xuyên thay đổi.
Quản lý có thể được định nghĩa là quá trình triển khai các hoạt động
thông qua con người và cùng với con người.
Muốn hiểu Quản lý phải xác định rõ:
-  Đối tượng quản lý
-  Chủ thể quản lý
-  Khách thể quản lý
(Theo Henry Fayol): Quản lý $ xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.


LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

LOGO

Củng cố niềm tin, Khích lệ đổi mới

%

PHÁT TRIỂN

Rộng

Xa

Cái gì

Tại sao

Sáng tao

Linh hoạt

Ý tưởng
Định hướng

Dẫn dắt
Liên kết

Tạo ảnh
hưởng

Khích lệ
DDDD

Làm việc
đúng

Thích nghi

LÃNH ĐẠO
Con người

Quy trình
QUẢN LÝ
Hệ thống

Quy trình

Triển khai

Thực hiện

Làm đúng
việc

Chuẩn hóa

5W

H

Làm theo

Cứng nhắc

Lập kế hoạch

Hẹp

Hiện tại

Kiểm soát

%

ỔN ĐỊNH


LOGO 1.3. Quản lý & TCBMQL

1.3.2. Bộ máy quản lý (?)
..
!  Managers

!  Cán bộ quản lý

!  Top Managers

!  Cán bộ quản lý cấp cao

!  Functional Managers !  Cán bộ quản lý chức năng
!  Staff Manager

!  Nhân viên quản lý

!  General Managers

!  Cán bộ quản lý cấp trung

!  Team Managers/

!  Cán bộ quản lý nhóm/cán bộ giám

Supervisory

sát


LOGO 1.3. Quản lý & TCBMQL
1.3.2. Bộ máy Quản lý:
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt
động của toàn bộ tổ chức.
Bộ máy quản lý là xương sống của tổ chức,
vận hành & biến những ý đồ, mục đích, chiến
lược hoạt động của chủ thể tổ chức thành
hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của
mỗi thành viên trong tổ chức thành hiệu quả.

Cán bộ quản lý
cấp cao
Cán bộ quản lý
cấp trung
Cán bộ quản lý
cấp cơ sở

Bộ máy quản lý thể hiện qua: Sơ đồ bộ máy quản lý & Quy chế phối hợp/hoạt
động trong bộ máy quản lý. Cụ thể cần làm rõ:

$  Định nghĩa/Mô tả các cấp, các vị trí quản lý, phạm vi quản lý
$  Kiểu/Dạng quản trị
$  Cơ chế phân quyền/ cơ chế tập trung hóa..
$  Thể chế hóa/Quy tắc ra quyết định & kiểm soát
$  Dạng Truyền thông/giao tiếp giữa các cấp
$  Kiểu tạo ra ảnh hưởng


LOGO

Phân bổ YC năng lực theo cấp QL

Năng lực lãnh đạo
Cấp cao

Năng lực quản lý
Cấp trung

Năng lực chuyên môn
Cấp cơ sở


LOGO 1.3.3. Tổ chức bộ máy quản lý
1.3.3.1. Khái niệm
!  Tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các hoạt động từ xác định số
cấp quản lý, phạm vi quản lý, từ đó định hình các vị trí quản lý và cơ
chế phân quyền, phối hợp trong bộ máy quản lý cũng như đánh giá,
hoàn thiện bộ máy quản lý để đảm bảo bộ máy luôn nằm trong tầm
kiểm soát và được dẫn dắt, vận hành hiệu quả.
!  “Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức

năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực
lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ
thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có
hiệu lực nhất”.