Quản lý khách sạn trên openerp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Đề tài: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TRÊN OPENERP

Giảng viên hướng dẫn

: Nguyễn Kim Long

Lớp

: QL092L

Thời gian thực hiện

: 21/3/2011– 30/6/2011

Tên sinh viên thực hiện

: Nguyễn Quang Đạo – 09003L
Nguyễn Minh Tài – 09029L


TÓM TẮT
Trong học kỳ 10.2 của trường Đại Học Hoa Sen, nhóm chúng tôi thực hiện đề tài Quản
Lý Khách Sạn, với đề tài tìm hiểu phần mềm mã nguồn mở OpenERP và dựa vào
OpenERP viết chương trình “Quản lý khách sạn”.
Qua quá trình tìm hiểu OpenERP và tùy biến OpenERP cho phù hợp với quy trình quản
lý khách sạn đặc biệt là quy trình đặt phòng dành cho các khách sạn muốn quản lý,
nhóm chúng tôi đã đạt được:



Hiểu biết về quy trình quản lý khách sạn nói chung và quy trình quản lý
đặt phòng nói riêng.



Tổng quan về một số các phân hệ trong OpenERP



Cấu trúc phát triển, tùy biến OpenERP



Kế thừa và phát huy những chức năng có sẵn trên OpenERP.

Quản lý khách sạn

Page 2


MỤC LỤC
TÓM TẮT ........................................................................................................................ 2
MỤC LỤC ........................................................................................................................ 3
I.

TỔNG QUAN VỀ OPENERP.................................................................................... 5

1.

Định nghĩa .......................................................................................................................................................... 5

2.

Ưu điểm .............................................................................................................................................................. 5

3.

Đánh giá khả thi................................................................................................................................................5

4.

Tồng quan các module trong OpenERP ..............................................................................................................6

Module quản lý kế toán: Open ERP cung cấp một module kế toán đầy đủ tích hợp bao gồm kế
toán tài chính, kế toán quản trị, quản lý thuế, quản lý ngân sách, quản lý tài sản, phải thu/phải trả, tiền
mặt, tiền gửi, lương thưởng, séc … Open ERP có hơn 50 phân hệ bổ sung cho các tính năng kế toán
như: chuyển tiền bằng ngân hàng điện tử, quản lý tài sản, hoá đơn tự động, chỉ số tài chính, … ...........6

Đặc điểm: ...................................................................................................................................................6

Lợi ích: ....................................................................................................................................................... 6

Module CRM và SRM(quan hệ khách hàng): Module CRM&SRM cung cấp đầy đủ các chức
năng quản lý thông minh và xuyên suốt chu trình quan hệ khách hàng từ tổ chức lực lượng bán hàng
(quản lý lịch hẹn, thông tin giao dịch...) đến chăm sóc khách hàng sau bán hàng (quản lý các yêu cầu,
các phàn nàn từ khách hàng, quản lý trung tâm hỗ trợ khách hàng...) giúp dịch vụ khách hàng tốt hơn
và tăng doanh thu từ các kênh bán hàng. Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng của Open ERP có thể
giúp một nhóm/một nhân viên bán hàng quản lý hiệu quả và thông minh các đầu mối, cơ hội, nhiệm vụ,

các vấn đề phát sinh, các yêu cầu, và các sai sót trong các chiến dịch … ...................................................7

Đặc điểm:...................................................................................................................................................7

Lợi ích: ....................................................................................................................................................... 7

Quản lý nhân sự: Open ERP cung cấp hơn 20 Module liên quan đến quản lý nguồn nhân lực
như quản lý thông tin cá nhân, kỹ năng & kinh nghiệm, chi phí công việc, nghỉ lễ nghỉ phép, có mặt
vắng mặt, chấm công và tính lương … Module Chi phí cho phép bạn quản lý chi phí hàng ngày của
công ty bạn, giúp bạn theo dõi thông tin chi phí từng nhân viên và cho phép cho bạn xác nhận các chi
phí theo từng kỳ hoặc từ chối chúng. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ tự tạo biên nhận cho nhân viên. ..7

Đặc điểm:...................................................................................................................................................7

Lợi ích: ....................................................................................................................................................... 8

II. QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ........................................................................................... 8
1.

Phạm vi: .............................................................................................................................................................. 8

Đề tài không nghiêng về mặt kỹ thuật, mang tính kinh doanh nhiều hơn, với đề tài này, ta có thể
biết được quy trình quản lý khách, đặt phòng và thanh toán như thế nào, để từ đó ta có thể hiểu được
một phần nào đó hoạt động của một khách sạn................................................................................................ 8

Quản lý khách sạn

Page 3

2.

Mục tiêu: ............................................................................................................................................................. 8

3.

Các chức năng chính ......................................................................................................................................8

4.

Mô tả quy trình ..................................................................................................................................................8

5.

Giới thiệu về module. ......................................................................................................................................9

Interface: cơ bản là các giao diện mà người dùng thấy và sẽ thao tác trên nó. .................................9

View: miêu tả làm thế nào mà danh sách các form, các cây thể hiện trên screen. Nó dùng để thể
hiện toàn bộ dữ liệu. ..............................................................................................................................................9

Action: Action là những hành động xác định các hành vi của hệ thống phản ứng lại các hành
động của người dùng, nói chung là khi một người dùng mới kết nối với server thì người dùng đầu tiên
là phải tìm kiếm kết nối với các action thường là các „operations‟ của menu. ............................................ 10

Workflow: là các luồng công việc, thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc các tương tác làm nên
một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là
xử lý thông tin theo đúng các trình tự và quy luật. .......................................................................................... 11

Database: ..................................................................................................................................................... 14

III.

KẾT LUẬN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN ..................................................... 15

1. Kết thúc đồ án chuyên ngành A, chúng tôi thu được những kinh nghiệm có giá trị về quy
trình làm đồ án, cách hoạt động và làm việc theo nhóm. Tuy vẫn còn nhiều vấn đề trong quá trình
làm đồ án, nhưng chúng tôi đã cố gắng hoàn thành phần lớn mục đích của đồ án đã đề ra: .......... 15

IV.

TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................... 16

1.

16

2.

...................................................................................................... 16

Quản lý khách sạn

Page 4


I.

TỔNG QUAN VỀ OPENERP
1. Định nghĩa

 OpenERP (còn gọi là Tinny ERP) là một phần mềm hoạch định nguồn
nhân lực doanh nghiệp và quản lý quan hệ khách hàng thông qua mã
nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo các nhu
cầu khác nhau của từng doanh nghiệp.OpenERP hiện nay đã có sẵn
khoảng 300 module để đáp ứng dễ dàng tích hợp vào hệ thống theo
từng nhu cầu của khách hàng.
2. Ưu điểm
 Dễ cài, sử dụng, đầy đủ thông tin, tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều
ngôn ngữ khác nhau
 Có tài liệu hướng dẫn cho ngườ sử dụng và tài liệu kỹ thuật cho lập
trình viên.
 Có đầy đủ các module cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp.
 Quản lý các module linh hoạt và dễ dàng nâng cấp hay di chuyển hệ
thống.
 Hoàn toàn miễn phí, có thể tương tác với các phần mềm đã có như
joomla, ezPublish, SAP, OSCommer, Office và OpenOffice.
3. Đánh giá khả thi
 Khách hàng là nguồn sống của doanh nghiệp, do đó nếu doanh nghiệp
quản lý thông tinkhách hàng tốt sẽ mang lại nhiều lợi nhuận hơn,
đây là vấn đề mà các doanh nghiệp ViệtNam chưa có sự quan tâm
đúng đắn.
 Việc triển khai ERP một cách toàn diện có thể gặp nhiều khó khăn,
nhưng triển khai mộthệ thống nhỏ như CRM trong ERP sẽ dễ dàng
hơn. Sau đó có thể từng bước triển khai các module khác trong OpenERP.
 Hệ thống OpenERP là một hệ thống mã nguồn mở. Trong OpenERP
đã có sẵn khoảng 300module cho chúng ta tích hợp vào tùy theo
nhu cầu khách hàng yêu cầu ở hệ thống. Sau nàytriển khai thêm các
module khác cũng dễ dàng hơn. Chi phí cho bản quyền phần mềm
gần như bằng 0.Doanh nghiệp chỉ tốn chi phí cho việc triển
khai, huấn luyện và các chi phí phát sinh khác.

 Hệ thống OpenERP đã được triển khai ở nhiều nước trên thế giới với
nhiều mô hình hoạt động khác nhau, do đó việc triển khai sử dụng
OpenERP tại Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệpViệt Nam tái cơ cấu, cấu
trúc lại quy trình hoạt động hiệu quả hơn, theo kịp sự phát triển và các
mô hình hoạt động tiên tiến của thế giới.
 OpenERP được sự hỗ trợ của cộng đồng mã nguồn mở, do
đó các tính năng và tiện ích ngày càng được cải tiến và phát triển. Tăng
cường những tính năng hữu ích, khi gặp các trục trặc, khó khăn trong
Quản lý khách sạn

Page 5


quá trình triển khai cũng được sự hỗ trợ nhiệt tình của cộng
đồng sửdụng OpenERP
4. Tồng quan các module trong OpenERP

hinh1: kiến trúc openerp
 Module quản lý kế toán: Open ERP cung cấp một module kế toán
đầy đủ tích hợp bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị, quản lý
thuế, quản lý ngân sách, quản lý tài sản, phải thu/phải trả, tiền mặt,
tiền gửi, lương thưởng, séc … Open ERP có hơn 50 phân hệ bổ sung
cho các tính năng kế toán như: chuyển tiền bằng ngân hàng điện tử,
quản lý tài sản, hoá đơn tự động, chỉ số tài chính, …
 Đặc điểm:
 Tích hợp hoàn toàn với module kế toán quản trị và kế
toán chi phí
 Hỗ trợ đa công ty, đa tiền tệ, đa chiều phân tích quản trị
 Tổng hợp, cân đối hệ thống tài khoản tức thì theo thời
gian thực

 Thiết kế tiện lợi giúp xử lý nhanh các bút toán và hóa
đơn
 Tuân thủ nghiêm ngoặc chuẩn mực kế toán Việt Nam và
quốc tế
 Báo cáo tài chính doanh nghiệp đầy đủ và đa dạng theo
yêu cầu của doanh nghiệp.
 Lợi ích:
Quản lý khách sạn

Page 6




Không cần phải nhập liệu 2 lần, tất cả thông tin được
tổng hợp và xử lý tự động



Các quyết định về kế toán tài chính sẽ tác động lên toàn
hệ thống
 Module CRM và SRM(quan hệ khách hàng): Module CRM&SRM
cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý thông minh và xuyên suốt chu
trình quan hệ khách hàng từ tổ chức lực lượng bán hàng (quản lý lịch
hẹn, thông tin giao dịch...) đến chăm sóc khách hàng sau bán hàng
(quản lý các yêu cầu, các phàn nàn từ khách hàng, quản lý trung tâm
hỗ trợ khách hàng...) giúp dịch vụ khách hàng tốt hơn và tăng doanh
thu từ các kênh bán hàng. Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng của
Open ERP có thể giúp một nhóm/một nhân viên bán hàng quản lý hiệu
quả và thông minh các đầu mối, cơ hội, nhiệm vụ, các vấn đề phát

sinh, các yêu cầu, và các sai sót trong các chiến dịch …
 Đặc điểm:


Gửi nhận thư tự động



Một hệ thống toàn diện và tùy biến hoàn toàn

 Wizard giúp thiết lập và cấu hình theo yêu cầu.
 Lợi ích:
 Tích hợp với lịch biểu của doanh nghiệp.
 Tích hợp với bán hàng, mua hàng và dịch vụ sau bán
hàng.
 Quy trình chăm sóc khách hàng được quản lý thông qua
các workflow.
 Quản lý nhân sự: Open ERP cung cấp hơn 20 Module liên quan đến
quản lý nguồn nhân lực như quản lý thông tin cá nhân, kỹ năng & kinh
nghiệm, chi phí công việc, nghỉ lễ nghỉ phép, có mặt vắng mặt, chấm
công và tính lương … Module Chi phí cho phép bạn quản lý chi phí
hàng ngày của công ty bạn, giúp bạn theo dõi thông tin chi phí từng
nhân viên và cho phép cho bạn xác nhận các chi phí theo từng kỳ
hoặc từ chối chúng. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ tự tạo biên nhận
cho nhân viên.
 Đặc điểm:


Quản lý khách sạn

Nhân viên có thể “ghi” lại các chi phí của riêng mình và
sẽ tự chuyển vào hệ thống kế toán sau khi được xác
nhận của cấp quản lý.
Page 7




II.

Module Holidays giúp kiểm soát và lập kế hoạch ngày
nghỉ tổng thể cho công ty hoặc cho phòng ban bộ phận.
Nó cho phép nhân viên yêu cầu nghỉ phép. Sau đó, các
nhà quản lý có thể theo dõi - xác nhận các yêu cầu này
 Module Attendances cho phép bạn quản lý sự “có mặt”
của nhân viên vào dự án, lập thời gian biểu cho công ty
và thể hiện thời gian tham gia vào dự án. Nó cho phép
bạn theo dõi lịch làm việc của nhân viên và xác nhận
timesheets của họ. Mục tiêu chính của module này là
giúp theo dõi thời gian làm việc của dự án với cùng các
chi phí liên quan.
 Lợi ích:
 Tùy chỉnh quy trình xác nhận.
 Kết nối tự động với các máy chấm công.
 Tích hợp với hệ thống tính lương tự động.
 Tích hợp với các module kế toán tài chính và kế toán
quản trị giúp kiểm soát chi phí.
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
1. Phạm vi:
 Đề tài không nghiêng về mặt kỹ thuật, mang tính kinh doanh nhiều hơn,

với đề tài này, ta có thể biết được quy trình quản lý khách, đặt phòng
và thanh toán như thế nào, để từ đó ta có thể hiểu được một phần nào
đó hoạt động của một khách sạn.
2. Mục tiêu:
 Xử lý được thông tin khách hàng ở lại nghỉ ngơi tại khách sạn, qua đó
xử lý được tiến trình đặt phòng, các dịch vụ khách thuê và thanh toán
tiền phòng cho khách sau khi khách rời khỏi khách sạn
3. Các chức năng chính
 Quản lý khách hàng
 Quản lý đặt phòng khách sạn
 Thanh toán
4. Mô tả quy trình
 Khách hàng sẽ đến khách sạn đặt phòng, nhân viên sẽ lấy thông tin vể
khách hàng, nếu khách hàng đồng ý về khách sạn thì tiến hành các
thủ tục đặt phòng. Khách cung cấp những thông tin cá nhân và ngày
khách ở, khách đi cho nhân viên và đặt phòng, các tiện nghi của
phòng hoặc các dịch vụ tiện ích của khách sạn mà khách muốn
thuê.Sau đó nhân viên sẽ xác nhận rằng khách sẽ đạt phòng, và
phòng mà khách muốn đặt sẽ được thuê, ghi nhận lại rằng phòng đã
được khách đặt.Sau đó khách sẽ tiến hành lên nhận phòng. Trong

Quản lý khách sạn

Page 8


trường hợp nếu khách muốn sử dụng thêm dịch vụ thì trực tiếp hoặc
gọi điện cho nhân viên yêu cầu cung cấp dịch vụ tiện ích. Ngoài ra,
khách có thể gọi điện đặt phòng trước với khách sạn mà không cần
trực tiếp đến khách sẽ, lúc này nhân viên sẽ ghi nhận ngày mà khách

đặt trước phòng, sau đó khi khách đến xác nhận phòng thì nhân viên
sẽ làm thủ tục cho khách tiến hành đặt phòng. Sau khi khách nghỉ tại
khách sạn thì khách sẽ trả phòng và nhân viên sẽ tiến hành thanh toán
cho khách bao gồm các tiện nghi mà khách đăng ký sử dụng và các
dịch vụ tiện ích mà khách đã thuê. Sau đó hệ thống sẽ ghi nhận lại.
Cuối tháng hệ thống sẽ thống kê lại trong tháng tình trạng khách đã
đặt phòng.
5. Giới thiệu về module.
 Interface: cơ bản là các giao diện mà người dùng thấy và sẽ thao tác
trên nó.
 Trong cấu hình có các chức năng cơ bản như thêm, chỉnh sữa
tầng, loại phòng, tiện nghi, dịch vụ và phòng.
 Trong quản lý khách đặt phòng
thì có các thông tin khách hàng
đặt phòng.
 Đặt phòng khách sạn thì bao gồm
đặt nháp phòng, xác nhận đặt
phòng, hoàn tất đặt phòng, lấy
phòng, trả phòng và đặt một
phòng mới trực tiếp.
 Và cuối là thanh toán tiến phòng
bao gồm danh sách các khách
hàng đã thanh toán tiền phòng và
danh sách các khách hàng chưa thanh toán tiền phòng
 View: miêu tả làm thế nào mà danh sách các form, các cây thể hiện
trên screen. Nó dùng để thể hiện toàn bộ dữ liệu.
 Tầng: có ba loại tree view, form view, search view. Với view này
ta có thể liệt kê tên dãy và loại dãy của khách sạn.Đồng thời ta
có thể tìm kiềm dựa trên cơ sở là tên và loại dãy.
 Loại phòng: view này để trình bày tên loại phòng và mã loại

phòng trong tree view và form view sẽ thể hiện mã loại phòng,
loại phòng, đơn giá, đơn vị tính và mô tả phòng đó. Trong view
search cũng được đưa ra tiêu chí tìm kiếm với mã loại phòng và
tên loại phòng.
 Tiện nghi: view tiện nghi được thiết kế không có quá nhiều
thuộc tính, trong tree sẽ thể hiện mã tiện nghi và tên tiện nghi

Quản lý khách sạn

Page 9


còn trong form view ngoài mã và tên thì còn thêm vào miêu tả
tiện nghi. Search view cũng được dựa trên mã và tên tiện nghi.
 Dịch vụ: được thiết kế gồm mã, tên và đơn giá dịch vụ trong
tree và form thể hiện các field như mã, tên, đơn giá, đơn vị tính
và những thông tin ghi chú.
 Phòng: Phòng thì có các filed như mã phòng, trạng thái phòng,
loại phòng, loại tầng và đơn giá đặt phòng trong tree, còn form
ngoài thể hiện các mã, tên, loại tầng, loại phòng, trạng thái
phòng, form còn thể hiện các ghi chú về phòng và liệt kê các
danh sách tiện nghi.
 Khách hàng: các thông tin như tên, họ, địa chỉ, điện thoại,
chứng minh nhân dân và quốc tịch được thể hiện qua tree view,
cò form view thì ngoài các thông tin trên, form được thêm vào
các field như số fax và địa chỉ email lên lạc khi cần. Search view
cũng được dựa trên hai tiêu chí là tên và họ của khách hàng.
 Đặt phòng: đặt phòng được xem là một bước quan trọng trong
quản lý khách sạn, nó lưu giữ các thông tin về khách về phòng
và các dịch vụ mà khách đặt.Tree view thể hiện các field như

mã phòng khách đặt, tên khách đặt phòng, ngày đặt, ngày đến,
ngày đi, trạng thái phòng, số ngày ở, các tiện ích khách đặt và
thông tin tiền khách sẽ trả sau khi thanh toán phòng. Còn form
thì ngoài các thông tin từ tree còn thể hiện thêm một số field
như số người lớn, số trẻ em ở cùng, các thông tin cần chú ý khi
đặt phòng hoặc thông tin thông báo về tình trạng của phòng.
Thông tin cá nhân về khách đặt phòng cũng được thể hiện ở
trong form view này. Ngoài ra, khi khách cần thì đặt phòng cũng
có chức năng hỗ trợ các dịch vụ khi khách cần. View search
được thiết kế để tìm kiếm khách đặt phòng dựa trên các tiêu chí
như ngày đặt phòng, mã đặt phòng, trạng thái phòng và tên
khách đặt phòng.
 Thanh toán: thanh toán phòng được thể hiện vào trong tree qua
các field như tên, khách hàng, ngày đặt, ngày nhận, ngày trả và
tổng tiền khách thanh toán. Form thì thể hiện chi tiết về thông
tin cá nhân, đặt phòng, sau đó thể hiện các khoản mà khách sẽ
thanh toán qua các ngày mà khách lưu trú tại khách sạn.
 Action: Action là những hành động xác định các hành vi của hệ thống
phản ứng lại các hành động của người dùng, nói chung là khi một
người dùng mới kết nối với server thì người dùng đầu tiên là phải tìm
kiếm kết nối với các action thường là các „operations‟ của menu.
 Action đươc thể hiện dưới dạng view nhưng không giống như
view để thể hiện show dữ liệu mà nó ngầm bên trong.
 Các action được thể hiện trong quản lý khách sạn bao gồm: đặt
phòng, khách hàng, dịch vụ, loại phòng, phòng, tầng, tiện nghi,
lấy phòng, trả phòng, thanh toán phòng và thống kê các khách
đã đặt phòng trong tháng.
 Ví dụ:
Quản lý khách sạn

Page 10


hình 2:Action

 Workflow: là các luồng công việc, thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện
hoặc các tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc
nào đó. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý
thông tin theo đúng các trình tự và quy luật.
 Cấu truc workflow trong quản lý khách sạn bao gồm: header
record, các activities và transaction được xác định để thực thi
khi các workflow gọi các state đặc biệt.

hình 3: workflow

 Hearder record

hình 4: header record

 Các Activities

Quản lý khách sạn

Page 11


hình 5: các activities

Quản lý khách sạn

Page 12


 Các transaction

hình 6: các transaction

Quản lý khách sạn

Page 13


 Database:

Quản lý khách sạn

Page 14


III.

KẾT LUẬN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
1. Kết thúc đồ án chuyên ngành A, chúng tôi thu được những kinh nghiệm có
giá trị về quy trình làm đồ án, cách hoạt động và làm việc theo nhóm. Tuy vẫn
còn nhiều vấn đề trong quá trình làm đồ án, nhưng chúng tôi đã cố gắng
hoàn thành phần lớn mục đích của đồ án đã đề ra:
 Giao diện được xây dựng khá hoàn chỉnh, tương ứng với từng đối
tượng người dùng có thanh menu riêng, chứa các khả năng có thể
thực hiện được.
 Đối với nhân viên thì có thể thực hiện hoàn chỉnh các chức năng sau:

 Đăng nhập hệ thống.
 Xem sơ đồ phòng dành cho nhân viên.
 Đặt phòng giùm cho khách hàng trong trường hợp khách hàng
gọi điện thoại đặt phòng.
 Xem danh sách phiếu đặt hàng trong ngày.
 Quản lý dịch vụ.
 Quản lý khách hàng.
 Quản lý các loại tiện nghi.
 Quản lý phòng.
 Thanh toán tiền phòng.
 Đối với khách hàng thì có thể thực hiện hoàn chỉnh các chức năng
sau:
 Đăng ký thành viên.
 Đang nhập hệ thống.
 Xem thông tin chi tiết phòng .
 Tự chọn phòng muốn đặt theo sở thích.
 Đặt phòng.
2. Hướng phát triển:
 Hoàn tất báo cáo doanh thu theo yêu cầu ( theo tuần, tháng, quý, …).
 Báo cáo tình trạng các loại thiết bị.

Quản lý khách sạn

Page 15


IV.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. />2.

Quản lý khách sạn

Page 16