NỘI DUNG HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN HÓA, THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI

NỘI DUNG HỌC PHẦN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giảng viên 1: Phạm Quang Quyền
Giảng viên 2: Lê Ngọc Diệp

Hà Nội, 8-2014


2

Tài liệu học tập:
Slide bài giảng tại địa chỉ website:
Tài liệu tham khảo thêm
[1] Phạm Thị Thanh Hồng. Hệ thống thông tin quản lý/ Phạm Thị Thanh Hồng,
Phạm Minh Tuấn.-H. : Khoa học Kỹ thuật, 2007
[2]. Nguyễn Văn Huy. Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Văn Huy .H.:Thống kê, 2000
[3] Võ Văn Huy. Hệ thống thông tin quản lý/Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu .Tp. Hồ Chí Minh:Khoa học Kỹ thuật, 2001
[4] Nguyễn Thanh Hùng. Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Thanh Hùng.-Tp.
Hồ Chí Minh:Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2006
[5] Trương Văn Tú. Hệ thống thông tin quản lý/Trương Văn Tú, Trần Thị Song
Minh.-H.:Thống kê, 2000.


3

CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ
1.1.Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin
1.1.1. Khái niệm thông tin
- Theo quan điểm thông thường:
Thông tin là tất cả sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu
biết của con người. Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp.
- Theo quan điểm triết học:
Thông tin là sự phản ánh tự nhiên và xã hội( thế giới vật chất) bằng ngôn
từ, ký hiệu, hình ảnh... nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên
giác quan của con người.
- Theo quan điểm của lý thuyết thông tin:
Thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên.
1.1.2. Khái niệm hệ thống
Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác động
chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể. Từ đó
xuất hiện thuộc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ
không có hoặc có không đáng kể
1.1.3. Khái niệm hệ thống thông tin
Là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ
liệu … thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong tập hợp rằng buộc là môi trường
CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN


4

Nguồn

Thu thập

Đích

Xử lý và lƣu trữ

Phân phát

Kho dữ liệu
Đặc trưng của hệ thống thông tin:
- Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thể của
một tổ chức
- Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định
- Dựa trên kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin
- Có kết cấu mềm dẻo, phát triển được (HT mở)
Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin:
- Độ tin cậy
- Tính đầy đủ
- Tính thích hợp, dễ hiểu
- Tính được bảo vệ
- Đúng thời điểm
1.2. Giới thiệu một số hệ thống thông tin
1.2.1. Hệ thống xử lý giao dịch – TPS
- Mục đích
+ TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những
hoạt động hàng ngày (các giao dịch).


5

+ Hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết
định được tạo ra như một phần trong giao dịch
+ Sử dụng ở cấp tác nghiệp
+ Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý,
gia tăng độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn
- Đặc điểm
+ TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý
+ Xử lý các giao dịch tự động

VD:

Xử lý đơn hàng

+ Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý
VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?
Giá trị là bao nhiêu?
Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt
hàng chưa)?
Danh sách các khách hàng
1.2.2. Hệ thống thông tin quản lý – MIS
- Mục đích
+ Quản lý các thông tin phục vụ công tác lãnh đạo quản lý.
+ Hỗ trợ trực tiếp quá trình ra quyết định quản lý
- Đặc điểm
+ Quản lý việc lưu trữ nguồn dữ liệu trong hệ thống
+ Hỗ trợ công cụ xử lý dữ liệu trực tiếp trên hệ thống.
+ Hỗ trợ việc tạo dữ liệu đầu ra (báo cáo) theo nhiều tiêu chí khác nhau và có
khả năng tùy biến các tiêu chí.
1.2.3. Hệ hỗ trợ quyết định – DSS
- Mục đích

 DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải
thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL
giải quyết những vấn đề bán cấu trúc.


6

 DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu trúc trong 1
hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên.
 HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin tương tác
cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho
quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc
- Đặc điểm của DSS
+ Linh hoạt (Flexible)
+ Tương tác giữa người và máy (interactive)
+ Không thay thế người RQÑ
+ Vòng đời ngắn
+ Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực
+ Tính đến hiện tại & dự báo
+ Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề
+ Người không chuyên vẫn có thể sử dụng
1.2.4. Hệ tự động văn phòng – OAS
- Mục đích
HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu
thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền
tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau


7

Đặc điểm:
Ưu điểm
• Truyền thông hiệu quả hơn
• Truyền thông trong thời gian ngắn hơn
• Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận
chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)
• Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi
Nhược điểm
• Chi phí cho phần cứng khá lớn
• Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công việc
• An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được
những thông tin không mong muốn, gây gián đoạn công việc


8

1.2.5. Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo – ESS Executive Support System
- Mục đích
Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao
(chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược.
Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ thống tương tác
cao cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng
chung của doanh nghiệp
- Đặc điểm
 Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thông tin
bên trong và thông tin cạnh tranh
 Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD
 Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO  Đáp ứng được
phong cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo
 Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả

 Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết
 Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng


9

1.2.6. Hệ chuyên gia – ES
- Mục đích
+ ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy tính) giúp
nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.
+ ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác
nhau.
VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch
công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, …
+ Một hệ thống sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục
can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới các
chuyên gia giải quyết
�Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp
�Thường sử dụng quy luật nếu-thì
�Cơ sở dữ liệu chuyên gia
- Đặc điểm của ES
 Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hoàn cảnh hay 1 vấn
đề không chắc chắn hay thiếu thông tin.
 Đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả, như chẩn đoán 1
vấn đề, đánh giá 1 hoàn cảnh, cho lời khuyên, …
 Giải thích và lý giải các lời khuyên mà nó đưa ra.
 Cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia.
 Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết luôn
những chuyên gia khác có thể cho lời khuyên.
 Cải thiện kiến thức và chuyên môn nếu được “học” thêm bằng

cách cho thêm kiến thức vào.


10

1.3.Thông tin và Quyết định trong hoạt động quản lý
1.3.1.Vai trò của thông tin đối với lãnh đạo, quản lý
- Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người đối với môi trường
xung quanh nhằm đạt được mục tiêu trên cơ sở sử dụng các tài nguyên. Các
tài nguyên bao gồm: con người, tri thức, tiền của, vật chất, năng lượng...
- Quá trình quản lý được xác định như là một hệ thống các hành động định
hướng theo mục tiêu như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định.
- Muốn có những quyết định có luận chứng khoa học, kịp thời cần có những
thông tin đầy đủ, chính xác, chất lượng. Thông tin phục vụ các cán bộ lãnh
đạo và quản lý phải được chọn lọc, khái quát, ngắn gọn, nhanh chóng và kịp
thời cho việc ra quyết định chính xác đáp ứng yêu cầu thực tiễn của xã hội.
- Có thể nói thực chất của của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin
của người lãnh đạo. Do đó thông tin là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ
một quá trình quản lý nào trong hệ thống tổ chức của xã hội.


11

1.3.2.Phân loại quyết định theo cấp quản lý
- Quyết định cấp chiến lược
- Quyết định cấp chiến thuật
- Quyết định cấp tác nghiệp

1.3.3.Sự hỗ trợ của hệ thống thông tin đối với quyết định các cấp

- Hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức
năng của quản lý.
- Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết, giúp nhà
quản lý lập kế hoạch, tổ chức nhân sự, thực hiện các chức năng chỉ đạo và
kiểm tra các hoạt động của tổ chức.
- Trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử
lý, phân tích và đánh giá.
Vì vậy hệ thống thông tin trở thành một thành phần cơ bản của một tổ
chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành
của một tổ chức.
1.4. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
1.4.1. Khái niệm thông tin quản lý


12

Thông tin quản lý là thông tin có các đặc tính sau:
- Thông tin ở cấp quản lý chiến thuật và tác nghiệp
+ Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết,
những thông tin được quy định trớc, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ,
phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức. Trong nhiều trờng hợp, đó là những
thông tin được rút ra từ các báo cáo định kỳ hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày
các hoạt động nội bộ của tổ chức.
+ Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, được sử dụng để
quyết định những vấn đề diễn ra trong hoạt động hàng ngày của tổ chức.
- Thông tin ở cấp quản lý chiến lược
+ Các thông tin mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu là được dùng cho việc ra
quyết định.
+ Đặc trưng của thông tin ở cấp quản lý chiến lược là chúng phải có tính
tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng và

thường không được xác định trước. Đó là những thông tin không có cấu trúc.
+ Trong nhiều trờng hợp những thông tin này phải được trình bày dới dạng
đặc biệt, những bảng số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình
trạng cơ bản và xu hướng phát triển của tổ chức.
Thông tin chiến lược bao gồm những thông tin sinh ra từ nội bộ và cả
những thông tin nhận được từ bên ngoài tổ chức. Các thông tin bên ngoài bao
gồm các thông tin về các đối tác và về môi trờng hoạt động của tổ chức. Đó là
những thông tin không thể thiếu đối với việc ra quyết định của nhà quản lý

1.4.2. Quản lý bằng hệ thống thông tin
Khái niệm
Là quá trình sử dụng công nghệ thông tin và mạng máy tính để tự động
hóa hoàn toàn hoặc nhiều quá trình thông tin trong hoạt động quản lý.
Đặc điểm


13

- Khả năng xử lý mạnh – tốc độ, khối lượng.
- Tính chính xác cao
- Vận hành trong không gian rộng
- Truy vấn các quá trình xử lý nhanh và chính xác
- Đáp ứng được tối ưu về thời gian thực.
1.4.3. Hệ thống thông tin quản lý
1.4.3.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin cung cấp thông tin trợ
giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong tổ
chức. Có ba loại chính:
– Hệ thống thông tin báo cáo
– Hệ thống hỗ trợ quyết định

– Hệ thống thông tin điều hành
1.4.3.2. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý
Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý được phân loại theo 3
phạm trù:
- Cấp cao: hoạch định chính sách
- Cấp giữa: Thiết kế và triển khai chiến lược
- Cấp điều hành.
Mặc dù thông tin được sử dụng để lập kế hoạch, điều hành, quản lý và
đánh giá hoạt động ở tất cả các cấp nhưng nhu cầu thông tin lại khác nhau ở
từng cấp, hơn nữa còn khác nhau do nhu cầu sử dụng thông tin.
Nhu cầu thông tin khác nhau theo các mức của tháp phân cấp phục vụ, ví
dụ: cấp xã cần thông tin chi tiết để quản lý trực tiếp đối tượng, trung ương để
đánh giá việc thực hiện chương trình ở cấp quốc gia.
1.4.3.3. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
Mỗi hệ thống thông tin quản lý đều có các đặc điểm chung như sau :
– Cung cấp cho báo cáo cố định và chuẩn định dạng


14

– Tạo ra báo cáo dạng bản in ra giấy và bản điện tử
– Sử dụng dữ liệu bên trong lưu trữ trong hệ thống máy tính
– Cho phép ngƣời dùng phát triển báo cáo theo ý riêng
– Đòi hỏi yêu cầu của người dùng cho việc phát triển báo cáo bởi nhân sự
hệ thống
1.4.4. Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý
1.4.4.1. Bộ phận nghiên cứu nhu cầu tin và phản hồi
Nghiên cứu nhu cầu tin là điều kiện quan trọng, tiên quyết đối với bất kỳ
hệ thống thông tin với qui mô, mức độ nào. Trong đó, bộ phận nghiên cứu nhu
cầu tin và phản hồi có nhiệm vụ thực hiện khảo sát nhu cầu thông tin trước khi

thiết lập hệ thông tin quản lý đó và trong quá trình triển khai cũng cần thực hiện
thường xuyên và theo từng thời điểm nhất định sẽ tiến hành nghiên cứu toàn
diện nhu cầu đối với hệ thống. Phương pháp bộ phận này sử dụng để thực hiện
nhiệm vụ mang tính tổng hợp, một phần dựa trên nguồn thông tin phản hồi từ
các thành viên của hệ thống; trên cơ sở đó bộ phận tiếp nhận và phản hồi các
thành viên trong hệ thống theo mô hình tương tác.
1.4.4.2. Bộ phận đảm bảo nguồn tin
Là bộ phận cấu thành của HTTTQL có nhiệm vụ đảm bảo nguồn thông
tin ổn định cho hệ thống về cả phương diện kỹ thuật và nội dung. Nền tảng của
HTTTQL là công nghệ thông tin và viễn thông vì vậy việc đảm bảo về mặt kỹ
thuật của hệ thống thông tin để đảm bảo cung cấp 24/24. Tuy nhiên, bộ phận
này còn phải đảm bảo cập nhật vào hệ thống nguồn nội dung thông tin theo cấu
trúc của hệ thống.
Thông tin quản lý có thể thu thập từ bên trong nội bộ của tổ chức hoặc từ
bên ngoài tổ chức. Thông tin nội bộ của tổ chức thường được lấy từ các báo cáo,
biên bản, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ
cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ,...
1.4.4.3. Bộ phận xử lý thông tin


15

Thành phần quan trọng cấu thành HTTTQL là nguồn tin, dữ liệu. Đó là
yếu tố then chốt, quyết định đến chất lượng của HTTTQL, chất lượng đó phụ
thuộc vào chất lượng xử lý thông tin. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận các
nguồn tin trên cơ sở thu thập được và xử lý nội dung thông tin để cập nhật, đưa
vào hệ thống.
1.4.4.4. Bộ phận lƣu trữ và bảo quản thông tin
Đối với HTTTQL, để đảm bảo nguồn tin được duy trì và hoạt động ổn
định không những chỉ bị chi phối bởi các yếu tố xã hội mà còn phụ thuộc các

yếu tố kỹ thuật. Bộ phận lưu trữ và bảo quản thông tin có nhiệm vụ thực hiện
việc lưu trữ, sao lưu và phục hồi nguồn thông tin của hệ thống.
CÂU HỎI CHƢƠNG 1
Câu 1: Trình bày các khái niệm: thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin.
Câu 2: Phân tích những chức năng (mục đích) cơ bản của hệ thống xử lý giao
dịch.
Câu 3: Phân tích sự khác nhau giữa hệ thống tự động văn phòng với hệ thống
thông tin hỗ trợ lãnh đạo.
Câu 4: Phân tích vai trò của thông tin đối với lãnh đạo và quản lý.
Câu 5: Trình bày các loại quyết định theo cấp quản lý. Phân tích vai trò của hệ
thống thông tin hỗ trợ các cấp quản lý.
Câu 6: Phân tích khái quát cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý.

CHƢƠNG 2
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ


16

2.1. Nguyên tắc thiết kế
2.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin
Dựa trên việc phân loại hệ thống thông tin, ta xác định cho mục tiêu
chung của HTTT, đồng thời xem xét ở góc độ qui mô xác định thêm mục tiêu
cụ thể cho HTTT ta đang xây dựng.
2.1.2. Xác định công cụ thiết kế
Công cụ thiết kế đó chính là các công cụ ”mềm”, dựa trên nền tảng nào?
- Platform về HĐH
Được phát triển trên nền công nghệ web vì vậy hệ điều hành cần sử dụng
là hệ điều hành máy chủ:
Windows Server hoặc Linux...

- Công cụ về ngôn ngữ kịch bản
Thành phần quan trọng để thực hiện ý tưởng phân tích, thiết kế theo yêu
cầu của hệ thống thông tin quản lý, tùy từng trường hợp cụ thể sẽ lựa chọn ngôn
ngữ kịch bản phù hợp cho yêu cầu, các ngôn ngữ phổ biến như: asp, asp.net,
php, perl, java,...
- Hệ Quản trị CSDL
Quản trị cơ sở dữ liệu là thành phần linh hồn của hệ thống thông tin quản
lý, tùy theo qui mô và năng lực hệ thống sẽ triển khai trên các nền tảng khác
nhau như: MySQL, PostgreSQL, MSSQL, Oracle,...
- Tiện ích web
Đó là các chương trình hỗ trợ môi trường webserver, là thành phần quan
trọng – là cơ sở để triển khai hệ thống thông tin trên môi trường này. Một số
tiện ích tiêu biểu, phổ biến như: Apache, các họ apache Tomcat,...
- Các công cụ bổ trợ khác: như banner, button,...
2.1.3. Phân quyền, phạm vi trong quản trị và khai thác


17

Phân quyền là vấn đề then chốt khi đưa vào sử dụng và quản trị HTTT,
hiện nay công nghệ phân quyền trong hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến
trên thế giới là LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) giao thức ứng
dụng truy cập các cấu trúc thư mục được thiết kế dựa trên TCP/IP để xác nhận
người dùng của HTTT.
2.2. Luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý
2.2.1. Đầu vào của hệ thống thông tin quản lý
Những thông tin thu thập từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức đã
được xử lý sơ bộ trong quá trình thu thập.
2.2.2. Đầu ra của hệ thống thông tin quản lý
Các thông tin đã được phân tích, tổng hợp, xử lý và trở thành căn cứ để ra

quyết định – thậm chí có vai trò điều chỉnh hoạt động của bộ phận hoặc hoàn
toàn hệ thống tổ chức.
2.3. Cấu trúc dữ liệu và cơ sở dữ liệu
2.3.1. Cấu trúc dữ liệu
Cấu trúc dữ liệu là một cách lưu dữ liệu trong máy tính sao cho nó có thể
được sử dụng một cách hiệu quả
- Tuyến tính
- Đồ thị
- Cây
2.3.2. Cấu trúc cơ sở dữ liệu
- Trường dữ liệu
- Biểu ghi
- Tệp
- CSDL
- NHDL


18

2.4. Thiết kế mô hình
2.4.1. Thiết kế cấu trúc hệ thống
Thiết kế các cấp độ theo yêu cầu của quá trình phân tích hệ thống, thực
chất là việc xác định các tầng làm việc với hệ thống thông tin quản lý mà đang
tiến hành thực hiện. Ngoài ra, trong nội dung này cũng yêu cầu thiết kế bố cục
của giao diện từng thành phần trong hệ thống (thiết kế outline).
2.4.2. Thiết kế các thành phần giao diện
Thiết kế banner:
Thiết kế button:
Thiết kế các thành phần khác theo yêu cầu của quá trình phân tích
2.4.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu và quan hệ dữ liệu

Thiết kế các bảng (table) chứa các dữ liệu theo từng module theo phân
tích hệ thống.
Trên cơ sở các bảng đó, xác định các thuộc tính khóa để thiết kế mối
quan hệ giữa các bảng với nhau, tạo mối liên kết để thực hiện chức năng của hệ
thống thông tin quản lý đang thiết kế.
Cho dù thiết kế hệ thống thông tin quản lý phức tạp hay đơn giản, quan
hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu gồm 3 quan hệ sau:
1-1
1-n
n-n
CÂU HỎI CHƢƠNG 2
Câu 1: Phân tích các nguyên tắc thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
Câu 2: Phân biệt cấu trúc dữ liệu và cấu trúc cơ sở dữ liệu.
Câu 3: Vẽ sơ đồ và phân tích luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý.
Bài tập: Thiết kế mô hình thông tin quản lý theo 1 chủ đề tự chọn.


19

CHƢƠNG 3
XÂY DỰNG VÀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
3.1. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
3.1.1. Hiệu quả
Khi xây dựng hệ thống thông tin, yêu cầu đầu tiên là phải thực hiện
nguyên tắc tính hiệu quả của hệ thống thông tin mang lại trên cơ sở phân tích từ
thực tiễn và hệ thống sẽ can thiệp vào những quá trình, qui trình nào để giải
quyết tốt nhất những công việc đó.
3.1.2. Tiếp cận hệ thống
Là một tổ chức thông tin có tính phức tạp và logic cao vì vậy cần thiết
tiếp cận theo phương pháp hệ thống

3.1.3. Lãnh đạo cao nhất
Đây là nguyên tắc cho phép quản trị hệ thống và chịu trách nhiệm đối với
nội dung của hệ thống thông tin quản lý cung cấp.
3.1.4. Tự động hóa chuyển giao thông tin
Chuyển giao thông tin được thực hiện tự động thông qua hệ thống, với
các kênh chính thức được thiết lập khi thiết kế hệ thống, các thông tin cụ thể sẽ
được chuyển giao tương tác theo ý thiết kế của nhà quản trị hệ thống thông tin.
3.2. Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
3.2.1. Khảo sát, xác định nhu cầu tin
Bước đầu tiên, đóng vai trò quyết định đến hình thái hệ thống thông tin
quản lý, vì hệ thống thông tin quản lý được xây dựng trên căn cứ nhu cầu tin
của một nhóm các thành viên nào đó. Vì vậy việc khảo sát, xác định đóng vai
trò quan trọng trong việc thành công của 1 hệ thống thông tin.
3.2.2. Thiết lập mạng lưới thu thập thông tin
Thiết lập mạng lưới có nhiều phương pháp khác nhau như:
- Giao lưu chuyên môn hoặc các hoạt động khác như: hội thảo, tọa đàm,…


20

- Thông qua các hình thức hiện đại.
3.2.3. Phân tích hệ thống thiết kế mô hình thực thể - quan hệ
Trên cơ sở phân tích, xác định nhu cầu, tiến hành mô phỏng, mô hình hóa
theo mục tiêu ban đầu, trong đó xác định rõ mối quan hệ giữa các thành phần
trong hệ thống.
3.2.4. Lựa chọn công nghệ web
Ngày nay, phá triển trên nền công nghệ web 2.0; tuy nhiên hầu hết các
chương trình hỗ trợ webserver đều cập nhật thường xuyên vì vậy, cần thiết phải
lựa chọn công nghệ web nào cho phù hơp, ví dụ host cung cấp như thế nào, thiết
lập ra sao,…

3.2.5. Thực nghiệm hệ thống và đánh giá
3.2.6. Vận hành và bảo trì hệ thống
3.3. Xây dựng mạng lƣới trao đổi thông tin quản lý
3.3.1. Hệ thống thông tin quản lý dựa trên môi trường Intranet
Nhằm cung cấp cho các thành viên trong 1 đơn vị tổ chức nào đó sử dụng hệ
thống, phạm vi phổ biến hẹp hơn về phương diện địa lý.
3.3.2. Hệ thống thông tin quản lý dựa trên môi trường Extranet
Tương tự như trên, nhưng hệ thống đã được đưa vào sử dụng trên môi trường
Internet.
3.3.3. Tiêu chí đánh giá mạng lưới
- Tính phổ biến
- Số lượng thành viên
- Năng lực hỗ trợ.
3.4. Phƣơng pháp thu thập thông tin
3.4.1. Thu thập theo phương thức tương tác
Phương pháp này được triển khai theo hình thức mọi thành viên tham gia vào hệ
thống thông tin quản lý có quyền đưa các thông tin trực tiếp lên hệ thống. Trên


21

cơ sở đó, quản trị viên sẽ tiếp nhận và kiểm soát lại thông tin để đảm bảo không
có sự cố khi đưa thông tin đó vào hệ thống.
3.4.2. Số hóa nguồn thông tin nội sinh
Có nhiều phương thức thực hiện như: sử dụng máy scan hoặc sử dụng máy số
hóa chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đều diễn ra 3 bước chung:
- Quét ảnh tài liệu
- Nhận dạng ký tự quang học chuẩn, biên mục về hình thức, chuyển đổi định
dạng tài liệu điện tử.
- Đưa lên hệ thống.

3.4.3. Thu thập từ các nguồn ngoài
Được thực hiện theo 2 phương pháp:
- Liên kết trực tiếp đến các nguồn ngoài (out-sourcing).
- Thu thập rồi về xử lý.
3.5. Tìm kiếm thông tin
3.5.1. Khái niệm
- Tìm tin là quá trình so sánh những yếu tố đặc trưng của yêu cầu với những yếu
tố đặc trưng của thông tin nằm trong hệ thống, nhằm xác định sự tương hợp về
nội dung, ý nghĩa của các dữ liệu được so sánh và lựa chọn các tài liệu nhằm
đáp ứng yêu cầu
3.5.2. Mô phỏng hóa quá trình tìm kiếm
[A,B,…,H,…,O,P,…W,X,Y,Z]
BiỂU THỨC TÌM TIN
Đơn thức tìm 1 Đơn thức tìm 2,… Đơn thức tìm n
ĐƠN THỨC TÌM

- THUẬT NGỮ được đánh chỉ mục (Indexed), ví dụ:
- TỪ KHÓA
- CỤM TỪ ĐÕN NGHĨA


22

- TỪ VIẾT TẮT,…
3.5.3. Các phương thức tổ chức thành phần tìm kiếm
3.5.3.1. Thành phần tìm kiếm nằm trong đối tượng thông tin (siêu dữ liệu,
mục lục sách,…)
3.5.3.2. Thành phần tìm kiếm nằm độc lập với đối tượng thông tin (thư
mục, mục lục phiếu, opac,…)
3.5.4. Một số dạng tìm kiếm cơ bản

- Tìm kiếm cơ bản
- Tìm kiếm nâng cao
- Tìm trực quan và tìm từ khóa đám mây
3.5.5. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tìm tin
- Mức độ bao quát nguồn tin
- Khả năng linh hoạt trong viết biểu thức tìm
- Tốc độ tìm
3.6. Quản trị hệ thống thông tin quản lý
3.6.1. Yêu cầu về quản trị
- Đảm bảo dễ thực hiện
- Qui trình quản trị khép kín, đảm bảo liên thông ngang/dọc.
- Có chế độ phục hồi sao lưu phục hồi tự động.
3.6.2. Sao lưu dữ liệu hệ thống (backup)
- Thực hiện thủ công
- Thực hiện tự động.
CÂU HỎI CHƢƠNG 3
Câu 1: Phân tích nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Câu 2: Trình bày các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Câu 3: So sánh mạng lưới trao đổi thông tin giữa Intranet và Extranet.
Câu 4: Phân tích các tiêu chí đánh giá mạng lưới.


23

Câu 5: Phân tích khái quát vấn đề tìm kiếm thông tin trong hệ thống thông tin.
Trình bày các tiêu chí đánh giá hiệu quả tìm tin.

HIỆU TRƯỞNG

KHOA, TRUNG

PHÊ DUYỆT

TÂM

TỔ BỘ MÔN

NHÓM/NGƯỜI
BIÊN SOẠN