Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

1
CHƯƠNG IV
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT
KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ
2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH &
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
1. PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG
2. ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN
MÔ HÌNH HÓA
3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC
4. ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT
KẾ
5. THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH
3
PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG
•
Yêu cầu :xem xét hệ thống thông tin trong tổng
thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của
các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với
các hệ thống bên ngoài .
•
Khi phân tích : xem xét một cách toàn diện các
vấn đề kinh tế , kỹ thuật và tổ chức của hệ thống
quản lý .
•
Ứng dụng pp tiếp cận hệ thống :phải xem xét
doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất
về mặt kinh tế, tổ chức, kỹ thuật; Sau đó mới đi

vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực. Trong
mỗi lĩnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ
thể ngày càng chi tiết hơn .
•
Đây chính là pp tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ
thể, chi tiết
4
sơ đồ hình cây
5
ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN MÔ
HÌNH HÓA
Bước 1 : Phải cómột kế hoạch phân tích tỷ mỹ,
chu đáo đến từng khâu công việc ..
Bước 2 :
Phân tích chức năng của hệ thống thông tin ;
phân tích dòng thông tin kinh doanh ;
Tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin
quản lý bằng các mô hình như
1. BFD (Bussiness Function Diagram- sơ đồ
chức năng kinh doanh);
2. DFD ( sơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow
Diagram )
3.mô hình thông tin ma trận .
Bước 3 : Báo cáo chi tiết toàn bộ những kết quả
của quá trình phân tích hệ thống thông tin.
6
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC :
sử sụng các mô hình sau :
•
Sơ đồ chức năng kinh doanh -Bussiness

Function Diagram- BFD
•
Sơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow Diagram
- DFD
•
Các mô hình dữ liệu - Data Models - DM
•
Ngôn ngữ có cấu trúc - Structured
Language - SL
7
ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT KẾ
Hệ thống thông tin quản lý:
•
cung cấp thông tin cho toàn bộ hệ thống;
trên cơ sở đó xây dựng và thông qua các
quyết định chính xác;
•
trong hệ thống thông tin quản lý còn có
các cơ sở dữ liệu có vai trò hệ trọng đối
với hoạt động của hệ thống .
•
Do vậy vấn đề đảm bảo độ tin cậy của hệ
thống thông tin quản lý có ý nghĩa rất
quan trọng.
8
•
phải chú ý đến việc bảo mật thông tin
trong hệ thống quản lý;
•
Việc truy cập vào hệ thống thông tin phải

được sự đồng ý của người có tráchnhiệm;
•
các dữ liệu nhập từ bên ngoài vào phải
qua bức tường lửa ( Fire wall )
9
THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH
•
phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không
được bỏ qua bất cứ công đọan nào; sau
mỗi giai đoạn, trên cơ sở đánh giá bổ
sung phương án được thiết kế , có thể
quay lại giai đoạn trước đó để hoàn thiện
thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai
đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình
( repetition )
10
11
1 Kế hoạch phát triển hệ thống
2 Phân tích hệ thống
3 Thiết kế hệ thống
3.1 thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 thiết kế phần mềm
3.3 thiết kế giao diện
4 Cài đặt hệ thống
5 Quản lý hệ thống .
12
II- PHÂN TÍCH ; THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
•
A- PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Mục tiêu cần nắm vững các vấn đề sau :
1. Sử dụng các công cụ thu thập thông tin cho
quá trình phân tích.
2. Mô hình hoá hệ thống thông tin như :
Sơ đồ chức năng
Sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ ngữ cảnh
1. Mô hình thông tin ma trận .
13
Một số phương pháp thu thập thông
tin cho quá trình phân tích
Yêu cầu chung :
Kết quả của việc thu thập thông tin là làm sao có
được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã đặt
ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác .
Thông tin thu thập gồm :
•
Thông tin chung về ngành của tổ chức
•
Thông tin về bản thân của tổ chức đó
•
Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực
tiếp đến vấn đề .
14
1-Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
•
Mục đích thu nhận thông tin tổng quát về
cấu trúc của tổ chức; cơ chế hoạt động,
quy trình vận hành thông tin trong hệ
thống .

•
Thu thập thông tin về môi trường của hệ
thống thông tin hiện tại
•
Thu thập thông tin về thành phần của hệ
thống thông tin hiện tại và sự hoạt động
của nó .
15
•
Thu thập thông tin về môi trường của hệ thống
thông tin hiện tại
Gồm :
•
Môi trường bên ngoài: cạnh tranh; xu hướng
công nghệ
•
Môi trường tổ chức : lịch sử hình thành doanh
nghiệp, lĩnh vực kinh doanh sản xuất ,nhân sự,
tài chính ….
•
Môi trường vật lý : quy trình xử lý dữ liệu, độ
tin cậy
•
Môi trường kỹ thuật : phần cứng; phần mềm;
trang bị kỹ thuật khác ; cơ sở dữ liệu; đội ngũ
cán bộ kỹ thuật tin học ….
16
Thu thập thông tin về thành phần của hệ
thống thông tin hiện tại và sự hoạt động
của nó

Thành phần của hệ thống
•
Dữ liệu đầu vào
•
Thông tin đầu ra
•
Quá trình xử lý
•
Cơ sở dữ liệu
•
Thiết bị ( phần cứng; phần mềm )
17
18
•
Đề án
•
BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG
TIN
•
Tên người thực hiện:
•
Chủ đề nghiên cứu:
•
Thời gian ; ngày tháng năm địa điểm
•
Mục tiêu :
•
Nội dung nghiên cứu :
•
Hoạt động của hệ thống

•
Dữ liệu vào của hệ thống
•
Thông tin ra của hệ thống
•
Quá trình xử lý
•
Cơ sở dữ liệu của hệ thống
•
Tóm tắt chung :
•
Đánh giá tổng quát :
•
Người thực hiện
19
2) Phương pháp quan sát hệ thống
•
Mục tiêu nhằm thấy được một bức tranh
khái quát về tổ chức và cách quản lý các
hệ thống của tổ chức . Đồng thời cũng
phải quan sát chi tiết để tìm ra những giải
pháp tối ưu về kỹ thuật , tài chính , thời
gian .
20
Kết quả quan sát hệ thống là
•
báo cáo về yêu cầu của người sử dụng;
xác định các dòng thông tin ;
•
đánh giá, lựa chọn các giải pháp

•
và cho lời khuyên đối với người sử dụng
về hệ thống hiện tại và thực hiện những
công việc trong tương lai .
21
Kết quả quan sát hệ thống phải lập báo cáo
về các vấn đề sau :
1. Thông tin đầu ra
2. Dữ liệu đầu vào
3. Tài nguyên
4. Đánh giá hệ thống thông tin quản lý
quan sát
22
23
Phương pháp phỏng vấn
•
Nhằm thu thập thông tin về doanh nghiệp ; nhu
cầu thông tin ; các tài nguyên cần thiết cho dự
án tương lai ; khi phỏng vấn cần lưu ý các vấn
đề sau :
•
Chú ý lắng nge
•
Thiết lập quan hệ tốt khi phỏng vấn
•
Chuẩn bị, soạn thảo các câu hỏi liên quan đến
công việc cần phỏng vấn ; Các câu hỏi luôn
tạo nhiều khả năng trả lời cho người được hỏi;
tránh gây hiểu lầm
•

Không nên phỏng đoán khi các dữ kiện không
được xác nhận, hay không có câu trả lời .
24
25
•
4) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra
•
Thường áp dụng phương pháp điều tra chọn
mẫu; chọn các các đại diện điều tra thuộc nhiều
lĩnh vực như : Cán bộ lãnh đạo; chuyên gia quản
ly; nhân viên trong bộ máy quản lý ; người sử
dụng thông tin trong hệ thống ; các cán bộ tin
học trong hệ thống ……
•
Nội dung điều tra thường xoay quanh những vấn
đề sau :
•
Cơ cấu tổ chức của cơ quan ;
•
Quy trình xử lý thông tin
•
Việc sử dụng thông tin và hệ thống thông
tin trong hệ thống …….