XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG PHPT ĐẠI TỪ THÁI NGUYÊN

Luận văn
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG
PHPT ĐẠI TỪ_ THÁI NGUYÊN

1


MỤC LỤC
MỤC LỤC ..................................................................................................... 1
LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................... 4
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................ 5
1.1. Lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống ................................................. 5
1.1.1 Khái niệm về hệ thống .................................................................... 5
1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý .............................................................. 6
1.1.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin ................... 8
1.1.4. Các mô hình dữ liệu ..................................................................... 10
1.2. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access .................. 14
1.2.1 Giới thiệu chung về Microsoft Access ........................................ 14
1.2.2 Một số đối tượng cơ bản của Microsoft Access ........................ 15
1.3. ........................................................................ với VISUAL BASIC 6.0
.................................................................................................................. 19
1.3.1 Giới thiệu MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 ......................... 19
1.3.2 Hướng dẫn sử dụng Microsoft Visual Basic 6.0 ........................ 20
1.3.3 Thuộc tính, phương thức và sự kiện .......................................... 27
1.3.4 Các kỹ thuật kết nối cơ sở dữ liệu ............................................ 29
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TẾ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI
TRƯỜNG THPT DẠI TỪ_ THÁI NGUYÊN ........................................... 30
2.1 Khảo sát tình hình thực tế tại trường THPT Đại Từ_Thái Nguyên:
2.2. Đề xuất hệ thống quản lý mới ............................................................ 44
2.2.1. Hệ thống quản lý nhân sự mới: ................................................... 44

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN
SỰ TẠI TRƯỜNG THPT ĐẠI TỪ ........................................................... 47
3.1. Các thông tin đầu vào, ra của hệ thống và mục tiêu quản lý ......... 47
3.1.1. Các thông tin đầu vào .................................................................. 47
3.1.2. Các thông tin đầu ra ..................................................................... 47
3.1.3. Mục tiêu quản lý .......................................................................... 47
3.2. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ........................................... 48
3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu ....................................................................... 49
3.3.1. Biểu đồ luông dữ liệu mức khung cảnh ........................................ 50
3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ................................................... 50
3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ........................................... 51
3.4.1. Bảng hồ sơ nhân viên ................................................................... 52
3.4.2. Bảng hợp đồng lao động .............................................................. 54
3.4.3. Bảng chức vụ ............................................................................... 54
3.4.4. Bảng khen thưởng ........................................................................ 55
3.4.5. Bảng kỷ luật ................................................................................. 55
3.4.6. Bảng tổ chuyên môn .................................................................... 56
3.4.7. Bảng phòng ban ........................................................................... 56
3.4.8. Bảng quan hệ gia đình.................................................................. 57

2


3.5. Sơ đồ Reationship của các bảng dữ liệu .......................................... 58
CHƯƠNG IV: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ...................................... 59
4.1. Chọn ngôn ngữ lập trình.................................................................. 59
4.2. Giao diện chính của chương trình ................................................... 59
4.2.1. From main ................................................................................... 59
4.2.2. Các form cập nhật ........................................................................ 60
4.2.3. Các form tìm kiếm ....................................................................... 62

4.2.4. Các form thống kê, báo cáo.......................................................... 63
KẾT LUẬN.................................................................................................. 64
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 66

3


LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng
ở hầu hết các lĩnh vực trong đời sống. Ở nước ta, cùng với xu hướng phát
triển của đất nước, công nghệ thông tin đã và đang phát triển với tốc độ rất
nhanh. Hơn nữa chúng ta còn thấy tin học được ứng dụng ngày càng nhiều
vào trong sản xuất cũng như trong các công việc quản lý. Đã có rất nhiều
phần mềm được sử dụng và đem lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, còn rất nhiều
các cơ quan, xí nghiệp chưa áp dụng công nghệ thông tin và trong công việc
quản lý của mình, vẫn đang sử dụng hồ sơ, sổ sách quản lý một cách rất thủ
công. Là sinh viên khoa CNTT em xin góp một chút kiến thức nhỏ bé của
mình vào việc quản lý nhân sự tại trường THPT Đại Từ nơi em đã từng học,
theo khảo sát mặc dù tại trường cũng đã trang bị thiết bị máy tính tuy nhiên
việc quản lý nhân sự vẫn rất mất nhiều thời gian và công sức...
Với các lý do trên cùng với sự huớng dẫn, định hướng của cô giáo hướng dẫn
Đặng Thị Oanh nên em đã chọn đề tài:
"XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG
PHPT ĐẠI TỪ_ THÁI NGUYÊN.”
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đặng Thị Oanh, cùng các cô,trong
Trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông - ĐH Thái Nguyên đã tận
tình chỉ bảo, hướng dẫn trong quá trình làm báo cáo Thực tập của mình. Do
thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cao thực tập của em sẽ không
tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình
của cô giáo giúp em có thể hoàn thiện hơn đề tài của mình.

Em xin trân trọng cảm ơn!
SINH VIÊN

Phạm Thị Thoa

4


CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống
1.1.1 Khái niệm về hệ thống
Định nghĩa: Hệ thống là tập hợp gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ
ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. (ví dụ
một cỗ máy là một hệ thống các chi tiết liên kết với nhau thực hiện chức năng
của cỗ máy...).
Nghiên cứu hệ thống là nghiên cứu xem hệ thống biến đổi cái gì, biến đổi như
thế nào?

Hệ thống
Cái ra
Biến đổi

Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm:
- Hệ thống luôn có mục tiêu, phải hướng về một mục đích chung.
- Phần tử trong hệ thống bao gồm các phương tiện, vật chất và nhân lực,
mỗi phần tử đều có thuộc tính đặc trưng quyết định vai trò của nó trong hệ
thống.
- Hệ thống có giới hạn xác định những phần tử trong và ngoài hệ thống,

tính giới hạn mang tính chất mở. Trong một hệ thống còn có thể có những hệ
thống con.
- Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, mối quan hệ này có thể là bản
chất vật lý hoặc thông tin, các mối quan hệ quyết định sự tồn tại và phát triển
của hệ thống. Mỗi khi thêm bớt phần tử sẽ làm biến đổi các mối quan hệ.
- Hệ thống có tính kiểm soát (cân bằng và tự điều chỉnh) điều đó đảm
bảo tính thống nhất, ổn định và để theo đuổi mục tiêu của mình.

5


- Hệ thống nằm trong một môi trường, trong đó có một số phần tử của hệ
tương tác với môi trường bên ngoài. Để phân biệt môi trường với hệ thống ta
cần phải xác định giới hạn của hệ thống về phương diện vật lý hay khái niệm,
chính xác hoá các giao điểm của môi trường và hệ thống
1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
- Công tác quản lý:
+ Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là
một quá trình tương đương việc ra quyết định…. (J.W.Forsester)
+ Quản lý bao gồm việc điều hoà các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật
chất) để đạt tới mục đích... (F.Kasat và J.Rosenweig).
+ Công tác quản lý là một nghệ thuật ứng xử riêng của từng cá nhân
lãnh đạo tuỳ thuộc vào hoàn cảnh kinh tế xã hội, tính đa dạng của môi trường
là một nghệ thuật để đạt được một mục đích nào đó thông qua một số người
nào đó.
- Tri thức quản lý: Là kinh nghiệm thực tế kết hợp với kết quả nghiên cứu
khoa học của nhiều ngành trong đó ý nghĩ chủ quan đóng vai trò quan trọng.
- Các tố cơ bản cuả công tác quản lý: - Hướng tới mục đích
- Thông qua con người
- Sử dụng các kỹ thuật

- Bên trong một tổ chức
- Các chức năng quản lý: - Vạch kế hoạch
- Tổ chức thực hiện
- Bố trí cán bộ
- Lãnh đạo
- Kiểm soát

6


* Chức năng của hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống thông tin phải hỗ trợ cho các nhà quản lý để họ có thể đưa ra
những sách lược, chiến lược trong việc chỉ đạo.
- Thông tin phải mềm dẻo thích ứng được với những thay đổi và nhu cầu về
thông tin bằng cách điều chỉnh những khả năng xử lý của hệ thống.
- Nhu cầu thông tin ở các mức quản lý khác nhau:

Phân tích xu hướng

C. lược

Kế hoạch, điều chỉnh

Sách lược

Báo cáo định kỳ

Tác nghiệp

Xử lý giao dịch

Thừa hành

Hình 4 Các mức nhu cầu thông tin

* Nhiệm vụ của hệ thống thông tin
- Đối ngoại: Trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài
- Đối nội: HTTT là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ thống kinh
doanh. Nó cung cấp cho bộ phận quyết định và bộ phận tác nghiệp các thông
tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình
trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống.
* Vòng đời của hệ thống thông tin
Giai đoạn
Hình thành

Giai đoạn
Phát triển

Giai đoạn
Thoái hoá

Giai đoạn
Khai thác

Hình 5: Vòng đời của hệ thống thông tin
7


- Giai đoạn hình thành: Một ai đó có ý tưởng về hệ thống thông tin có
thể giúp cung cấp thông tin được tốt hơn.

- Giai đoạn phát triển: ý tưởng trở thành thực tế, nhà phân tích hệ thống,
người lập trình và người sử dụng cùng làm việc với nhau để phân tích các nhu
cầu xử lý thông tin và thiết kế ra hệ thống thông tin. Đặc tả thiết kế được
chuyển thành các chương trình và hệ thống được cài đặt.
- Giai đoạn khai thác: Sau khi cài đặt, hệ thông tin bước vào giai đoạn
sản xuất và đi vào vận hành bình thường phục vụ cho nhu cầu thông tin của
công ty. Giai đoạn khai thác là giai đoạn dài nhất trong cả 4 giai đoạn (thường
kéo dài từ 4-7 năm). Trong giai đoạn này hệ thông tin liên tục được sửa đổi
hoặc bảo trì để giữ nó thay đổi cùng với nhu cầu của công ty.
- Giai đoạn thoái hoá: Việc tích luỹ những thông tin biến đổi, tăng
trưởng làm ảnh hưởng đến tính hiệu quả của hệ thống. Hệ thống thông tin trở
thành rắc rối đến mức không thể bảo trì được nữa, việc duy trì nó không còn
kinh tế và hiệu quả nữa. Lúc này nó sẽ bị loại bỏ và chấm dứt vòng đời hệ
thống ta phải xây dựng hệ thống mới. Tuy vậy, có thể một số mô đun được tái
sử dụng trong hệ thống mới.
Việc xác định vòng đời hệ thống dẫn tới việc cần đưa cả yếu tố loại bỏ
hệ thống vào ngay trong quá trình phát triển hệ thống.
1.1.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin
1.1.3.1 Giới thiệu
Phân tích và thiết kế một hệ thống là vấn đề nhận thức một hệ thống. Để
phân tích, thiết kế ta phải dùng các phương pháp mô tả. Có nhiều phương
pháp nhưng ở Việt Nam sử dụng chủ yếu hai phương pháp:
- SADT (Structure Analysis and Design Technology)
- MERI (của Pháp)

8


1.1.3.2 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo phương
pháp SADT (kỹ thuật phân tích và thiết kế có cấu trúc)

How?

Mô tả hệ thống
thực làm việc như
thế nào?

Xác định hệ thống
mới thực hiện như
thế nào?

Để hiểu hệ thống
làm gì?

Xác định hệ thống
mới làm gì?

Mức vật lý
Mức khái niệm

What?
Cần cải
tiến gì?

- Giai đoạn 1 xác định vấn đề cơ bản và tính khả thi của dự án: Cần trả lời
các câu hỏi như: “Có nên thực hiện không?; Mức độ chi phí bao nhiêu?; Quy
mô đến đâu?...Cần đưa ra các lập luận để làm xuất hiện mục tiêu của đề án
cuối cùng nếu chấp nhận dự án thì phải vạch kế hoạch cho giai đoạn 2.
- Giai đoạn 2 phân tích hệ thống: Giai đoạn này ta mô tả hệ thống ở mức khái
niệm phân tích sâu sắc hơn các chức năng, dữ liệu của hệ thống cũ (trả lời các
câu hỏi là gì?; làm gì?) sau đó đưa ra mô tả khái niệm cho hệ thống mới.. Khi

phân tích dùng các biểu đồ (chức năng nghiệp vụ, luồng dữ liệu, mô hình dữ
liệu).
- Giai đoạn 3 thiết kế đại thể: Trên cơ sở mô hình khái niệm ở GĐ 2 ta mô tả
hệ thống ở mức vật lý, trả lời các câu hỏi làm thế nào? Xác định các hệ thống
con, vai trò của máy tính...
- Giai đoạn 4 thiết kế chi tiết bao gồm:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các thủ tục, các mô đun xử lý
- Thiết kế các chức năng chương trình
- Thiết kế các mẫu thử
- Thiết kế giao diện
9


- Thiết kế các kiểm soát
- Giai đoạn 5: Cài đặt chương trình
- Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì
Chú ý: Việc phân chia giai đoạn trên chỉ có tính chất tương đối. Đánh giá
tương quan giữa các phần công việc có thể có nhiều tiêu chuẩn khác nhau tuỳ
theo trình độ tin học từng quốc gia.
VD: ở các nước phương Tây phần công việc từ giai đoạn 1 - 4 được đánh giá
từ 50-60%, phần lập trình cài đặt từ 20-30%, còn lại là phần bảo trì.
KHẢO SÁT

PHÂN TÍCH

BẢO TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN

THIẾT KẾ

CÀI ĐẶT

XÂY DỰNG

Hình 6 Sơ đồ thể hiện các giai đoạn triển khai
xây dựng một dự án

1.1.4. Các mô hình dữ liệu
Như ta đã biết lược đồ khái niệm là sự biểu diễn thế giới thực bằng một
loạt ngôn ngữ phù hợp. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp ngôn ngữ định
nghĩa dữ liệu để xác định lược đồ khái niệm. Đây là một ngôn ngữ bậc cao, có
khả năng mô tả lược đồ khái niệm bằng cách biểu diễn của mô hình dữ liệu.
Có nhiều loại mô hình dữ liệu. Ba loại mô hình dữ liệu được sử dụng đó là:
- Mô hình phân cấp: Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu
diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo một mối
quan hệ nhất định.

10


- Mô hình mạng: Mô hình được biểu diễn là một đồ thị có hướng.
Trong đó các đỉnh là các thực thể, các cạnh của đồ thị biểu diễn mối quan hệ
giữa các thực thể.
- Mô hình quan hệ: Mô hình này dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập
hợp của các quan hệ.
Trong ba loại mô hình trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và
được nhiều người quan tâm hơn cả. Bởi lẽ mô hình dữ liệu quan hệ có tính
độc lập dữ liệu rất cao, lại dễ sử dụng. Điều quan trọng hơn cả là mô hình
quan hệ được hình thức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu, phát triển và
cho được nhiều kết quả lý thuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn.

Khái niệm toán học của mô hình quan hệ là quan hệ hiểu theo nghĩa lý
thuyết tập hợp: là tập của con của tích Đề - Các của các miền. Quan hệ là một
tập con của tích Đề – Các của một hoặc nhiều miền. Như vậy, mỗi quan hệ có
thể là vô hạn. Ở đây ta luôn giả thuyết rằng quan hệ là một tập hữu hạn.
Trong CSDL quan hệ tồn tại các phép tính cơ bản làm thay đổi một
CSDL như: chèn (insert), xoá (delete), thay đổi (change). Điều này rất phù
hợp với một chương trình quản lý thực tế cũng bao gồm thêm, xoá hay sửa
đổi dữ liệu được cập nhật.
1.1.4.1 Lược đồ quan hệ
Khi thiết kế một cơ sở dữ liệu quan hệ đòi hỏi phải chọn các lược đồ
quan hệ. Trọng tâm của việc thiết kế các lược đồ cơ sở dữ liệu (CSDL) là các
phụ thuộc dữ liệu, tức là các mối ràng buộc có thể có giữa các giá trị hiện hữu
của các lược đồ. Ta có lược đồ quan hệ R{ U,F}
Trong đó :

+U

:

Là tập thuộc tính

+F

:

Là tập các phụ thuộc hàm

11

Chuẩn hoá lược đồ quan hệ
Khi thiết kế một CSDL quan hệ thường đòi hỏi việc lựa chọn quan hệ.
Một lược đồ CSDL được gọi là tốt nếu tránh được những vấn đề sau:
- Dư thừa dữ liệu (hay sự lặp lại quá nhiều): Sự lặp, tình trạng cùng một
thuộc tính có mặt ở nhiều bảng thực thể, chỉ được xuất hiện đối với các thuộc
tính tên gọi và kết nối, và là cần thiết thể hiện các mối quan hệ. Dư thừa có
thể xuất hiện dưới dạng có cùng một thuộc tính trong nhiều bảng, hoặc có thể
là dữ liệu suy diễn. Các thuộc tính có các giá trị là kết quả của các phép tính
đơn giản được thực hiện trên các thuộc tính khác cần phải loại trừ khỏi mô
hình. Việc lưu trữ các giá trị suy diễn này không chỉ làm tốn không gian lưu
trữ mà còn tạo khả năng làm xuất hiện những sự không nhất quán.
- Không nhất quán: đây là hệ quả của việc dư thừa dữ liệu
- Dị thường khi thêm bộ.
- Dị thường khi xoá bộ: là vấn đề ngược lại của vấn đề dị thường khi
thêm bộ.
Do việc cập nhật dữ liệu (qua phép tính chèn, loại bỏ hay sửa đổi) gây
nên những dị thường cho nên các quan hệ cần thiết phải được biến đổi thành
các dạng phù hợp. Quá trình đó được xem là quá trình chuẩn hoá. Như ta đã
biết ngoài 3 dạng chuẩn 1NF, 2NF, 3NF còn một số dạng chuẩn khác. Tuy
nhiên để đạt được một cơ sở dữ liệu tương đối tốt thoả mãn tránh được bốn
vấn đề nêu trên chỉ cần chuẩn hoá CSDL đến dạng chuẩn 3NF.
1.1.4.2. Dạng chuẩn một (1NF)
Một lược đồ quan hệ R được gọi là ở dạng chuẩn một (1NF) nếu và chỉ
nếu toàn bộ các miền có mặt trong R đều chỉ chứa các giá trị nguyên tố.
VD: Xét bảng lương như sau:
STT

Họ tên

01

Nguyễn Văn A

Lương

12

1.200.000


02

Trần Thị B, Hà Thị C 1.800.000

Quan hệ này không ở dạng chuẩn 1NF vì thuộc tính Họ tên có miền giá
trị “đa trị”. Có thể tách ra thành các giá trị đơn là Trần Thị B và Hà Thị C.
1.1.4.3. Dạng chuẩn hai (2NF)
- Phụ thuộc hàm đầy đủ: Cho lược đồ quan hệ R{U,F} trên tập thuộc
tính U. X và Y là hai tập thuộc tính khác nhau, X  U và Y  U. Y là phụ
thuộc hàm đầy đủ vào X nếu Y là phụ thuộc hàm vào X nhưng không phụ
thuộc hàm vào bất kỳ một tập con thực sự nào của X.
- Khóa của một quan hệ: K được gọi là khóa của quan hệ R{U,F} nếu
K là một tập hữu hạn các thuộc tính ( K  U ) và bao đóng của K là U ( K + =U
).
- Dạng chuẩn 2NF: Lược đồ quan hệ R ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở
dạng chuẩn 1NF và mỗi thuộc tính không khoá của R là phụ thuộc hàm đầy
đủ vào khoá chính.
VD: Cho R { U, F } với U={A,B,C,D,E,H}; F={AE, CD, EDH}
Ta thấy K={A,B,C} là khóa duy nhất của R, D là thuộc tính không
khóa và CD. Vì C là một phần của khóa nên R không ở dạng chuẩn 2NF.

1.1.4.4. Dạng chuẩn ba (3NF)
Lược đồ quan hệ R là ở dạng chuẩn 3 (3NF) nếu nó là 2NF và mỗi
thuộc tính không khoá của R là không phụ thuộc hàm bắc cầu vào khóa chính.
VD: Cho R{U,F} với U={A,B,C,D}; F={AB, AC, AD}
Ta thấy R có khóa là K={A}, các thuộc tính không khóa là B, C và D
phụ thuộc trực tiếp vào khóa chứ không phụ thuộc bắc cầu vào khóa nên R là
ở 3NF.

13


1.1.4.5. Dạng chuẩn BCNF
Cho lược đồ quan hệ R{U,F}. Ta nói R là BCNF nếu trong R không
tồn tại phụ thuộc hàm dạng Xx với x không thuộc X và X + ≠ U.
VD: R{U,F} với U={A,B,C,D}, F={ABCD, BCDA, BC}
R là 3NF vì R có hai khóa là {A} và {B,C} nên tập không khóa là
{D} và không có tập nào có bao đóng khác R kéo theo thuộc tính thứ cấp D.
Nhưng BC mà B+ khác R nên R không là BCNF.
1.2. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
1.2.1 Giới thiệu chung về Microsoft Access
Microsoft Access là một hệ quản trị có đầy đủ các tính năng định nghĩa
dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu cần thiết để quản lý một lượng dữ
liệu lớn. Cũng có thể yêu cầu Microsoft Access kiểm tra mối quan hệ hợp lệ
giữa các tệp và các bảng của cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, Microsoft Access là một
ứng dụng cao của Microsoft Window, có thể sử dụng tất cả các phương tiện
của cơ chế trao đổi dữ liệu tự động (DDE-dynamic date exchange) và chúng
liên kết đối tượng (OLE-object linking and embeding). DDE cho phép thực
hiện các hàm và trao đổi dữ liệu của Microsoft Access với mọi ứng dụng dựa
trên Window khác có hỗ trợ DDE bằng Macro hoặc là Access Basic, OLE là
một khả năng cao cấp của Window cho phép liên kết các đối tượng hoặc

nhúng các đối tượng vào một cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Microsoft
Access còn là công cụ hỗ trợ để phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nó có
những phương tiện phát triển cơ sở ứng dụng tiên tiến để xử lý các dữ liệu
thông dụng khác. Đặc trưng nổi bật của Microsoft Access là khả năng xử lý
dữ liệu của các bảng tính, tệp văn bản, các cơ sở dữ liệu khác như: Pradox,
Btrieve, Foxpro và một số cơ sở dữ liệu SQL bất kỳ hỗ trợ chuẩn ODBC
nghĩa là Microsoft Access có thể dùng để tạo một ứng dụng trong Window
mà có thể xử lý dữ liệu trên máy tính lớn.

14


1.2.2 Một số đối tượng cơ bản của Microsoft Access
Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động
sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý,
thống kê, kế toán . . . Với Access người dùng không phải viết từng câu lệnh
cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải
quyết.
Sáu đối tượng, công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn
(Query), Biểu mẫu (Form), Báo cáo (Report), Macro và Module. Trong đó
quan trọng nhất đối với một cơ sở dữ liệu Access các công cụ sau:
* Bảng (Table)
Bảng là phần quan trọng nhất của Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ những dữ
liệu tác nghiệp cho một ứng dụng. Một Cơ sở dữ liệu có thể có rất nhiều bảng,
các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần
thiết, đảm bảo tối đa không gây dư thừa dữ liệu và giảm tối đa dung lượng
của bộ nhớ. Cơ sở dữ liệu có thể đồng thời tạo ra môi trường làm việc thuận
lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo. Một bảng trong Cơ
sở dữ liệu bao gồm các thành phần: Tên bảng được đặt theo quy định, các
trường dữ liệu có tên riêng biệt , trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết

cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp các bản ghi.
Tên bảng:
- Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong
cấu trúc của bảng, tên bảng được đặt theo quy định tuy nhiên cũng có thể đổi
lại tên bảng trên cửa sổ Database như đổi tên tệp dữ liệu trên cửa sổ Windows
Explorer.
- Không nên sử dụng dấu cách, hay ký tự đặc biệt để đặt tên cho bảng.
Trường dữ liệu:
- Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu. Mỗi
trường dữ liệu sẽ có một tên gọi khác nhau và tập hợp các thuộc tính mô tả dữ
liệu. Mỗi trường phải được định nghĩa bởi một kiểu dữ liệu và Tập hợp nhiều
15


trường dữ liệu tạo thành một bản ghi. Trong Access 2003 có nhiều kiểu dữ
liệu nhưng nó có thể nhận một trong các kểu dữ liệu sau:

Kiểu dữ liệu

Độ lớn

Lưu trữ

Number

Tuỳ thuộc kiểu cụ thể

Số thực, số nguyên theo nhiều
kiểu.
Số nguyên tự động được đánh số.

AutoNumber 4 byte
Text

Tuỳ thuộc độ dài xâu

Xâu ký tự.

Yes/ No

1 Byte

Kiểu logic

Date/ Time

8 Byte

Lưu trữ ngày, giờ.

Currentcy

Kiểu số

Kiểu tiền tệ

Memo

Tuỳ thuộc giá trị

Kiểu ghi nhớ

HyperLink

Tuỳ thuộc vào độ dài Lưu trữ siêu liên kết
xâu

OLE

Âm thanh, Hình ảnh, Đồ hoạ

Tuỳ thuộc dữ liệu

Khoá chính (Primary Key):
Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định tính duy nhất một bản ghi.
Trong Access sử dụng khoá chính để tạo liên kết giữa các bảng. Mỗi bảng
trong cơ sở dữ liệu quan hệ đều có một khoá cơ bản tuỳ theo từng tính chất
quan trọng của bảng hay từng cơ sở dữ liệu mà ta chọn khoá chính cho phù
hợp. Ở chế độ Design muốn chọn trường làm khoá chính ta chọn Edit,
Primary Key hoặc bấm vào biểu tượng khoá trên thanh công cụ. Các trường
được chọn làm khoá sẽ có hình chiếc khoá ở đầu.
* Truy vấn (Query)
Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế. Bản chất của truy
vấn là câu lệnh SQL(Structured Queries Language- Ngôn ngữ truy vẫn dữ
liệu có cấu trúc)

16


Các loại Query: Select Query, Total Query, Crosstab Query, Append Query,

Delete Query, Update Query, Make table Query.
- Select là loại truy vấn dùng trích, lọc, kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn
khác nhau.
Cú pháp:
Select <tên trường> From <tên bảng> Where <Điều kiện>.
-Total: là phép xử lý dữ liệu khá phổ biến.Trong Access 2003 query là
một trong những công cụ xử lý khá tốt việc này. Total Query là một điển
hình.
Cú pháp: Select… From… Group By…
- Crosstab: Là một công cụ xử lý mạnh hơn Total, có những yêu cầu
Total không đáp ứng được thì Crosstab xử lý được.
Cú pháp:Transfrom…Select…From…Group by…Pivot…
- Make table: Select và Total luôn đưa ra một bảng kết quả đó là giá trị
tức thời, mới nhất được đưa ra từ cơ sở dữ liệu tại thời điểm đó. Tại một thời
điểm khác chúng ta không thu lại được kết quả như thời điểm trước đó, muốn
lưu trữ kết quả ta dùng Make Table query. Cú pháp: Select…Into.. From…
- Delete Query: Delete dùng để xoá một bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoả
mãn những điều kiện nào đó. Cú pháp: Delete… From… Where…
- Update Query : Dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đó trong cơ
sở dữ liệu, làm thay đổi cơ sở dữ liệu. Cú pháp: Update… Set…Where
- Cách tạo một truy vấn:
Bước 1: Khởi động Access 2003 bằng cách: Chọn Start-> Programs->
Microsoft Office-> Micosoft Office Access 2003.
Bước 2: Tạo bảng cơ sở dữ liệu .
Bước 3: Tạo Query bằng cách click vào Queries sau đó click chọn
Create query in design view màn hình xuất hiện hộp thoại
Show
Table chúng ta sẽ chọn bảng mình muốn tạo một truy vấn.
17

Tạo một truy vấn
Bước 4: Chúng ta sẽ tạo một query với tất cả điều kiện ở đây

Bước tạo một query
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm
kiếm dữ liệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp
kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là Dynaset. Dynaset chỉ là
bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xóa khi kết thúc
truy vấn. Tuy nhiên, có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng
các truy vấn khác.
* Mẫu biểu (Form)
Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị
dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các mẫu biểu được
dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn, các dữ liệu được truy xuất từ các
bảng hoặc các truy vấn. Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giúp cho

18


giao tiếp giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access trở nên dễ
dàng và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau như:
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng .
+ Nhập các dữ liệu.
+ Hiển thị các thông báo.
* Báo cáo (Report)
Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa trình bày theo quy
cách tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Mẫu biểu có thể trình
bày dữ liệu dưới nhiều dạng khác nhau. Access cung cấp đầy đủ các loại báo

cáo và có thể thiết kế bằng công cụ Wizard
* Macro
Macro bao gồm một dãy các hành động (Action) dùng để tự động hóa một
loạt các thao tác. Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương
trình. Với Macro ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút
lệnh, mở đóng các bảng, biểu mẫu, truy vấn . . . Tự động tìm kiếm chắt lọc thông
tin, kiểm soát các phím nóng.
* Module
Module là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic và là nơi
khai báo các biến toàn cục của chương trình. Nó có đầy đủ các cấu trúc điều
khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp ... Làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc
kiết xuất thông tin.
1.3. Lập trình cơ sở dữ liệu với VISUAL BASIC 6.0
1.3.1 Giới thiệu MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0
-Viusal Basic 6.0 là công cụ lập trình trực quan giúp ta tạo nhanh
những ứng dụng chạy trên Windows
- Viusal Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (Lập trình
viên chia nhỏ vấn đề cần giải quyết thành nhiều đối tượng). Từng đối tượng

19


có những đặc điểm, gọi là thuộc tính (Properties) và những chức năng riêng
biệt, gọi là phương thức (Methods). Lập trình viên phải đưa ra các thuộc tính
và phương thức mà đối tượng cần thể hiện. Các chương trình của VB hoạt
động theo hướng tác ứng với sự kiện bên ngoài.
VD: Nhấn chuột, bàn phím…vào đối tượng đó
-Chương trình của Viusal Basic 6.0 là tập hợp các đoạn mã lệnh độc
lập.Các đoạn mã lệnh này chỉ được kích hoạt khi có biến cố tương ứng xảy ra.
Nếu ta chưa viết thủ tục cho biến cố đó thì chương trình không hoạt động đến

khi biến cố đó xảy ra
1.3.2 Hướng dẫn sử dụng Microsoft Visual Basic 6.0
1.3.2.1 Giới thiệu Giao diện cửa sổ của Visual Basic
1- Thanh tiêu đề (Title Bar)
Thanh tiêu đề thể hiện tên của chương trình là Microsoft Visual Basic.
Góc phai thanh tiêu đề có 3 nút điều khiển: Minimize window(thu nhỏ
của sổ àm việc); Maximize/Restore window(phóng to và phục hồi kích thước
của sổ làm việc); Close(nút đóng cửa sổ là việc của Visual Basic)
2 - Thanh thực đơn (Menu Bar)
- Gồm các lệnh sau: File, Edit, Project, Format, Debug, Run, Query,
Diagram, Tools, Add-Ins, Window, Help.
- Thanh lệnh đơn (menu bar) xuất hiện ngay dưới thanh tiêu đề (Title
bar) và chứa một hoặc nhiều tuỳ chộn lệnh đơn, mỗi tuỳ chọn trong thanh
lệnh đơn định danh một phạm trù các tác vụ.
- Xuất hiện ngay dưới mỗi tuỳ chọn lệnh đơn có thể là một hoặc nhiều
tuỳ chọn. Các tuỳ chọn xuất hiện trên thanh lệnh đơn được gọi là các tuỳ chọn
lệnh đơn chính và những tuỳ chọn dưới chúng được gọi là các tuỳ chọn con.
3 - Thanh công cụ (Tool bar)
Là các lệnh được thể hiện dưới dạng biểu tượng giúp ta thực hiện một
lệnh nhanh hơn.

20