Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhập khẩu và bán hàng ở công ty TNHH thiết bị và dịch vụ

Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, trước những vai trò, khả năng ứng dụng thực tiễn hết sức to lớn của
Tin học- ngành mà thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống. Từ những việc đơn
giản (soạn thảo văn bản, …) đến những việc phức tạp như để quản lý công ty,
trường học… Với sự trợ giúp của máy tính đã làm giảm sức lao động của con
người, làm cho việc quản lý trở nên chính xác hơn, cụ thể hơn và giúp con người
rất nhiều việc mà con người không thể làm được.
Các ứng dụng của tin học phát triển ngày càng phức tạp hơn, tinh vi hơn. Từ
những ứng dụng trên những máy tính cá nhân đơn lẻ đến những ứng dụng trên cả
một hệ thống máy tính và được làm bởi nhiều người chứ không phải chỉ của một cá
nhân riêng lẻ nào. Đi đôi với sự phát triển đó, yêu cầu, nhu cầu, đòi hỏi của con
người cũng tăng lên. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao đó đòi hỏi các nhà xây
dựng hệ thống thông tin phải đưa ra được các sản phẩm có chất lượng cao, có khả
năng nâng cấp, phát triển và gần gũi với người dùng. Để có được các hệ thống như
vậy thì yêu cầu phải có bản phân tích thiết kế hệ thống tốt. Việc xây dựng bản phân
tích, thiết kế hệ thống thông tin tốt không những bảo đảm cho hệ thống hoạt động
một cách an toàn, đáng tin cậy và được người dùng tin tưởng mà nó còn góp phần
giảm chi phí cho việc bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển hệ thống.
Từ hệ thống thực tế để xây dựng thành phần mền phải thông qua các bước:
đặc tả, thiết kế, lập trình, kiểm thử và cuối cùng là đưa vào sử dụng.
Thế giới thực

Thiết kế

Lập trình

Kiểm thử

Phần mềm

Phân tích thiết kế hệ thống là công việc tìm hiểu và mô phỏng lại hiện trạng
quy trình nghiệp vụ trong thế giới thực từ đó xây dựng hệ thống để giải quyết bài
toán đặt ra trong thực tế.
1


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

Qua điều tra của công ty IBM cho thấy: khi xây dựng hệ thống có bước phân
tích thì ban đầu phải tốn kinh phí cho bước phân tích nhưng sau đó kinh phí bảo trì,
kiểm thử nhỏ hơn rất nhiều so với việc xây dựng hệ thống không phân tích. Và
kinh phí toàn bộ cho việc xây dựng hệ thống cũng nhỏ hơn.
Nói tóm lại, dù hệ thống cần xây dựng không lớn lắm thì việc phân tích, thiết
kế hệ thống thông tin cũng là vô cùng quan trọng. Nó giúp cho người xây dựng hệ
thống hiểu kỹ về hệ thống mà mình xây dựng, là rất cần thiết để làm việc theo
nhóm, giúp giảm chi phí xây dựng phần mềm, dễ bảo hành bảo trì, dễ nâng cấp sửa
chữa và đồng thời nó cũng là thể hiện tính chuyên nghiệp trong xây dựng phần
mềm-yếu tố giúp người dùng tin tưởng và chọn lựa.
Học tập môn Phân tích thiết kế hệ thống, người học sẽ nắm được những kiến
thức cơ bản nhất về phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin; từng bước biết cách
phân tích, thiết kế một hệ thống nhỏ, là điều kiện để phân tích và thiết kế một hệ
thống lớn sau này.
Với mục đích làm quen với việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Tôi
chọn đề tài là “Quản lý nhập khẩu và bán hàng ở công ty TNHH thiết bị và dịch
vụ”.

Quá trình thực hiện đã được sự nhiệt tình giúp đỡ, chỉnh sửa của giáo viên
Chu Thị Hường. Tôi xin chân thành cảm ơn.

2


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

MỤC LỤC

3


Trương Thị Thu Hằng
CHƯƠNG 1:

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG

1.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG “QUẢN LÝ NHẬP KHẨU”
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống
Ngày nay trong thời đại kinh tế thị trường thì chiến lược kinh doanh đối với
mỗi công ty là vô cùng quan trọng. Đặc biệt là đối với công ty xuất nhập khẩu tư
nhân thì đó là vấn đề sống còn để nâng cao lợi nhuận, đảm bảo sự tồn tại trong sự
tranh chấp ngày càng quyết liệt của thời đại mở cửa. Ở công ty xuất nhập khẩu tư
nhân thì công việc quản lý hệ thống bao gồm một số bộ phận chính là marketing,
xuất nhập khẩu, kỹ thuật, kế toán và hành chính… Trong một số bộ phận thì việc

quản lý về nhân viên, khách hàng và sản phẩm đã tin học hoá, tuy nhiên cũng chỉ
dừng lại ở mức cập nhật danh sách, chưa có sự kết hợp linh hoạt giữa các vấn đề
cần quản lý, và đặc biệt chưa có sự năng động và sáng tạo trong việc marketing tìm
kiếm thị trường, khách hàng và quảng bá thông tin về công ty và sản phẩm bằng
nhiều hình thức khác nhau, có hiệu quả mà lại tiêu tốn nhiều thời gian, năng suất
lao động thấp. Mặt khác, “xuất nhập khẩu” đòi hỏi thường xuyên làm việc với đối
tác nước ngoài, do đó việc tin học hoá càng cần thiết trong điều kiện toàn cầu hoá
như hiện nay.
Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống là khi có khách hàng có nhu cầu mua hàng thì
trước hết cần cung cấp cho khách hàng danh sách những thông tin cần thiết và chi
tiết về những sản phẩm mà công ty đang có bán hoặc có thể nhập. Và để khách
hàng có thể linh động hơn trong việc đặt hàng cần có hệ thống website của công ty
để khách hàng có thể liên hệ xem hàng và mua hàng qua điện thoại, internet hoặc
trực tiếp đến công ty. Khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng thì lấy thông tin chi tiết
về khách hàng (trong trường hợp xem xét này khách hàng thông thường là các
công ty hoạt động trong ngành khai thác mỏ, xây dựng, các công trình thuỷ điện,
…), kiểm tra thông tin về khách hàng, và sau khi đã kiểm tra các thông tin là hợp
lệ thì làm thủ tục tiến hành kí hợp đồng, hẹn ngày giao hàng. Sau đó tiến hành hỏi
hàng, đặt hàng, kí kết hợp đồng và nhận hàng từ đối tác công ty nước ngoài; giao
hàng cho khách hàng trong nước. Vì vậy mà ngoài quản lý nhân viên, hàng hoá,
thông tin về khách hàng còn cần quản lý thông tin các dịch vụ thương mại trong
4


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

việc marketing quảng bá sản phẩm và tìm kiếm khách hàng, quản lý hợp đồng giao
nhận hàng, quản lý về hành chính và kế toán.

Những nhiệm vụ cơ bản được tóm lược như sau:
 Sử dụng chương trình để quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng.
 Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên làm việc trong công ty.
 Thống kê những sản phẩm đang hiện có bán và những sản phẩm có khả
năng nhập khẩu được.
 Quản lý hợp đồng giao nhận hàng, thủ tục đăng kiểm trong xuất nhập
khẩu.
 Quản lý các thông tin về sản phẩm trong quá trình sử dụng của khách
hàng, những thông tin về sự hỏng hóc, ngày tháng bảo hành, tiến hành
sửa chữa.
 Tìm kiếm và đưa ra thông tin về sản phẩm như số lượng, chất lượng, nhu
cầu đặt hàng…khi có khách hàng có nhu cầu muốn xem xét mua hàng.
 Quản lý và tìm kiếm đưa ra những thông tin về đối tác và những sản
phẩm mà đối tác đó có thể cung cấp đề tiến hành đặt hàng.
 Tính toán lương cho nhân viên, doanh thu theo ngày, theo tháng, theo
năm.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
Qua khảo sát về tình hình hoạt động của công ty xuất nhập khẩu tư nhân đã
đưa ra được cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồ dưới đây:

5


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

Ban giám đốc: Là đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, quản
lý và điều hành mọi hoạt động trong công ty .
• Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tiến hành hỏi hàng, đặt hàng, nhập

hàng và giao hàng cho khách hàng khi có khách hàng có nhu cầu mua sản
phẩm.
• Phòng bán hàng: có nhiệm vụ marketing, đưa thông tin lên mạng để quảng
bá về sản phẩm và công ty nhằm thu hút khách hàng, tìm kiếm khách hàng
và tăng doanh thu lợi nhuận cho công ty, cung cấp cho khách hàng những
thông tin cần thiết về sản phẩm. Vì mặt hàng công ty kinh doanh là các loại
máy móc giá thành cao nên thông thường chủ yếu bán hàng qua đấu thầu.
Phòng bán hàng sẽ tìm kiếm thông tin về đấu thầu, tiến hành mua hồ sơ
thầu, mở thầu và nếu thắng thầu thì nhập hàng.
• Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ bảo đảm mọi mặt về kỹ thuật cho sản phẩm
và công ty, hướng dẫn sử dụng, bảo quản máy móc, tiến hành bảo hành
cho sản phẩm của công ty đã bán, sửa chữa những máy móc có hỏng hóc
trong thời gian bảo hành ở tại công ty hoặc đến địa điểm của khách hàng.
• Phòng kế toán: Tính toán doanh thu lợi nhuận sau mỗi hợp đồng bán hàng;
giám sát và chịu trách nhiệm thu chi về mọi mặt trong công ty, tính toán và
phân phát lương cho nhân viên.
6


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

• Phòng hành chính: Có nhiệm vụ bảo đảm mọi mặt về hành chính như các
loại giấy tờ, hợp đồng bán hàng và hợp đồng nhập hàng,các thủ tục hải
quan để nhập khẩu…
Trong chương trình này tôi chỉ phân tích công việc quản lý của phòng bán
hàng và phòng xuất nhập khẩu.
1.1.3. Đối tượng và dịch vụ quản lý
1.1.3.1. Đối tượng khách hàng

Khách đặt hàng của công ty thường là các công ty hoạt động trong ngành
khai thác mỏ (than,…), xây dựng, công trình thuỷ điện,…
Việc xác định khách hàng là cũ hay mới rất quan trọng. Nếu khách đã từng
mua hàng của công ty thì việc thu thập thông tin về khách sẽ nhanh hơn, khách
hàng cũng đã biết những mặt hàng công ty có bán, do đó việc kí kết hợp đồng sẽ
diễn ra nhanh và thuận lợi hơn.
1.1.3.2. Đối tượng hàng hoá
Các mặt hàng của công ty là các máy móc sử dụng trong các ngành khai thác
mỏ (than,…), xây dựng, công trình thuỷ điện,… như là: máy khoan đá, máy khoan
hầm, máy xúc, máy đào, bơm bê tong, các dụng cụ khoan…
Những máy móc này tương đối cồng kềnh, giá thành cao nên thông thường
khi khách hàng xem hàng và đặt hàng thì công ty mới tiến hành hỏi hàng ở đối tác
công ty nước ngoài, nếu có thể nhập khẩu thì khi đó mới tiến hành kí hợp đồng với
khách hàng và khi nhập hàng về thì tiến hành giao hàng.
Hàng ngày công ty sẽ luôn cập nhật thông tin về những mặt hàng có thể đưa
vào trong danh sách bán, thông tin mới về những sản phẩm mới để kịp thời thông
tin cho khách hàng, những thông tin về đối tác nước ngoài là nơi đặt hàng.
1.1.3.3. Dịch vụ bán hàng
Để tìm kiếm được nhiều khách hàng, đưa thông tin tới khách hàng một cách
nhanh nhất, công ty tổ chức một website của công ty trong đó có các thông tin về
công ty, về các mặt hàng, và khách hàng có thể liên hệ đặt hàng bằng internet, bằng
điện thoại hoặc trực tiếp đến công ty. Như vậy sẽ rất thuận tiện cho khách hàng vì
khách hàng có thể ở xa không trực tiếp đến công ty xem hàng mà có thể xem thông
qua trang web của công ty. Và nhân viên phòng bàn hàng sẽ ghi nhận lại các thông
7


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

tin về khách hàng, những số liệu về những mặt hàng được nhiều khách hàng quan
tâm để từ đó góp phần vào chiến lược kinh doanh của công ty.
1.1.4. Một số mẫu biểu
Mẫu “đặt hàng”:

PHIẾU ĐẶT HÀNG
Số thứ tự/Order No:………..
Ngày….tháng….năm……...
Tên công ty:………………………………………………………………………
Địa chỉ công ty:…………………………………………………………………..
Số điện thoại công ty:…………………………………………………………….
Người đại diện:…………………………………………………………………...
Địa chỉ người đại diện:…………………………………………………………...
Số điện thoại người đại diện:……………………………………………………..
Tên mặt hàng

Số lượng

Ghi chú:
Khách hàng/Customer
Mẫu “thống kê - báo cáo”:

THỐNG KÊ
HÀNG BÁN TRONG THÁNG/QUÝ/NĂM…..
STT

Tên mặt hàng

Số lượng

8


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

Ngày….tháng…năm……
Mẫu “giao hàng”

PHIẾU GIAO HÀNG
Tên mặt hàng:…….……………………………..………..Số lượng:……………
Ký hiệu:…………………………………………………………………………..
Ngừơi giao:………………………………………………………………………
Địa chỉ người giao:…………………………………………………….................
Số điện thoại bên giao:…………………………………………………………..
Ngừơi nhận:………………………………………………………………………
Địa chỉ người nhận:………………………………………………………………
Số điện thoại bên nhận:…………………………………………………………..
Địa điểm:…………………………………………………………………………
Thời gian:………………………………………………………………………...
Kiểm tra chất lượng:……………………………………………………………...
Người giao

Người nhận

1.1.5. Đánh giá hiện trạng
Qua việc khảo sát hệ thống làm việc của công ty, nhìn chung cơ cấu tổ chức
của hệ thống là hợp lý. Song với tính chất công việc của từng phòng ta thấy còn

nhiều vấn đề cần được sửa đổi và thay thế bằng những hình thức thực hiện cũng
như thể chế mới cho phù hợp với những mục tiêu được đề ra, cụ thể như: việc quản
lý hợp đồng, các thủ tục giao nhận hàng của công ty chủ yếu qua giấy tờ, văn bản.
Công việc này khá phức tạp và khó quản lý.

9


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

Phòng bán hàng chưa chủ động trong việc marketing tìm kiếm khách hàng.
Nghĩa là phòng bán hàng phải chủ động tìm kiếm thông tin về những công ty hoạt
động trong lĩnh vực, ngành có liên quan và thông tin cho họ về những mặt hàng
của công ty. Việc quản lý thông tin về khách hàng, các mặt hàng và việc thu thập
thông tin mới phải đồng bộ và liên tục cập nhật do đó giữa các phòng phải có mỗi
liên hệ mật thiết để thông tin cập nhật nhanh chóng và chính xác, mang lại hiệu
suất cao trong công việc.
1.2.XÂY DỰNG DỰ ÁN
1.2.1. Mục tiêu chính của dự án

• Đối với hệ thống
• Hệ thống phải đáp ứng được chiến lược phát triển mở rộng của công ty.
• Hệ thống phải tạo ra thống nhất và liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban
trong công ty, quản lý nhanh và hiệu quả các vấn đề hợp đồng và thông
tin khách hàng, các vấn đề về thủ tục xuất nhập khẩu,…
• Hệ thống mới phải mang lại kết quả tốt hơn hệ thống cũ.

• Đối với chương trình

• Tổ chức thống nhất một hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm lưu giữ thống nhất
toàn bộ dữ liệu về hoạt động của công ty như: khách hàng, hàng hoá, hợp
đồng, các thủ tục xuất nhập khẩu.
• Tin học hóa công tác quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng.
• Tin học hóa các quy trình đặt hàng, kí kết hợp đồng,…
• Tin học hóa việc cung cấp thông tin hàng hoá và thông tin chi tiết về hợp
đồng cho khách hàng.
• Tổng hợp và lập báo cáo thông kê về: hàng hóa, khách hàng, mặt hàng
bán chạy nhất, những mặt hàng mang lợi nhuận cao…
1.2.2. Tính khả thi của dự án
10


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

Đơn giản để sử dụng
• Các modul tích hợp cao, hệ thống menu ngắn gọn phân chia theo chủ đề
giúp cho việc tìm kiếm, cập nhật dữ liệu dễ dàng.
• Hệ thống danh mục trợ giúp trong quá trình tạo báo cáo giúp bạn dễ dàng
chọn lọc số liệu theo yêu cầu. Tự động hiện lên các danh sách tùy chọn
phù hợp cho phép bạn chọn mỗi khi nhập sai mã số.
• Cho phép xem sơ đồ trạng thái phòng có thể đăng ký nhập phòng, thanh
toán trực tiếp trên sơ đồ phòng.
• Tự động tính toán toàn bộ các chi phí cho khách hàng khi Checkout chỉ
với một vài phím nhấn chuột. Cho phép in hoá đơn tính tiền cho khách
nhanh nhất.
Tính mở cao, mềm dẻo, linh hoạt
• Có thể tạo báo cáo hoặc tìm kiếm số liệu theo thời gian bất kỳ. Như vậy

bạn có thể phân tích số liệu kinh doanh của một khoảng thời gian nào đó
bạn quan tâm.
• Các báo cáo có thể chuyển ra file Excel và các loại dữ liệu khác.
• Sử dụng CSDL SQL Server lưu trữ lượng dữ liệu rất lớn.
Tính bảo mật cao, môi trường nhiều người sử dụng
• Cơ sở dữ liệu đã có hệ thống bảo mật riêng cho dù việc truy nhập vào cơ
sở dữ liệu có thông qua chương trình ứng dụng hay không.
• Chương trình cho phép sử dụng hệ thống bảo mật của môi trường. Lớp bảo
mật thứ hai đó là hệ thống bảo mật của ứng dụng thông qua Password và
phân quyền sử dụng. Mỗi đối tượng được phân lớp vào các nhóm có các
quyền khác nhau, tương ứng với công việc của các phòng ban. Chỉ những
người quản trị có quyền hệ thống mới truy nhập được vào các chức năng
hệ thống và có quyền thay đổi các tham số hệ thống.
• Tự động lưu lại các thông tin về người sử dụng trong quá trình sử dụng
chương trình bao gồm ngày, tháng, năm, thời gian người sử dụng vào
mục nào của chương trình, làm gì giúp cho người quản trị hệ thống có thể
giám sát được các hoạt động của hệ thống.

11


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

• Tự động lưu lại các lỗi phát sinh, ngày tháng xảy ra, chức năng phát sinh

trong quá trình sử dụng để người lập trình tiện lợi trong quá trình bảo trì
phần mềm, nâng cao chất lượng phần mềm.
Tính ổn định cao, giao diện đẹp, in ấn tiện lợi

• Môi trường hoạt động: Chương trình có thể cài đặt trên nhiều môi trường.
• Sử dụng công cụ lập trình là ngôn ngữ C#.NET một công cụ lập trình ứng
dụng chuẩn của MicroSoft nên các giao diện rất đẹp dễ nhìn, tốc độ
nhanh.
• Bố trí hợp lý các chức năng tạo nên tính logic trong quá trình sử dụng, hỗ
trợ các thao tác nhập xuất dữ liệu.
• Database dựa trên cơ sở dữ liệu là: SQL Server nên tính ổn định cao và
khả năng bảo mật tốt...
1.2.3. Lập kế hoạch triển khai
• Đặc tả yêu cầu hệ thống mới

•

•

Hệ thống mới có khả năng thay thế một phần hệ thống và giúp phòng bán
hàng, phòng xuất nhập khẩu tiến hành các hoạt động nhanh hơn nhớ tin
học hoá các khâu về thủ tục, giấy tờ, giảm đáng kể thời gian trong việc đi
đến kí kết hợp đồng.

•

Có khả năng hiển thị thông tin chi tiết về tất cả các loại mặt hàng, thống
kê, tổng hợp theo nhiều hình thức, kết xuất dữ liệu theo các dạng khác
nhau. Tự động cập nhật thông tin khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng và
cung cấp thông tin.

•

Hệ thống có thể kết xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách

hàng đặt hàng, thông tin về những mặt hàng có thể nhập khẩu.
Những lợi ích của hệ thống mới

Chất lượng hoạt động bán hàng và quá trình nhập khẩu được cải thiện
 Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn, nhanh chóng được cung cấp
thông tin chi tiết về hàng hoá

12


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

 Quá trình kí kết hợp đồng nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, xác định các vấn
đề liên quan đến hợp đồng chặt chẽ hơn, giảm sự phức tạp và thời gian làm
thủ tục nhập hàng.
 Tiến hành thống kê, tổng hợp, tìm kiếm nhanh hơn
 Tính toán chi phí, lợi nhuận, doanh thu thuận lợi và nhanh gọn
Sự thi hành tốt hơn
 Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng, thông tin hàng hoá, thông tin về đối
tác nước ngoài.
 Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa
 Kiểm soát được sự thay đổi của hệ thống nhờ có sự liên hệ mật thiết giữa
các chức năng của các bộ phận.
Nhiều thông tin hơn
 Cung cấp nhiều thông tin hơn về khách hàng, về thông tin hàng hoá, về đối
tác nước ngoài.
 Cung cấp nhiều thông tin về các dịch vụ bán hàng, marketing hàng hóa.
Điều khiển mạnh hơn

 Các lỗi nhập dữ liệu sẽ bị loại bỏ
 Kiểm soát các lỗi hệ thống
 Kiểm soát quyền người dùng
 Bảo mật cao
Giảm giá thành
 Cắt giảm biên chế nhân viên
 Chi phí các loại giấy tờ, thủ tục được loại bỏ
1.2.4. Quy trình xử lý của hệ thống
Phòng bán hàng:
13


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

Khi khách hàng có nhu cầu muốn xem danh sách các mặt hàng, khách hàng
có thể vào website của công ty để xem chi tiết hoặc gọi điện đến công ty, phòng
bán hàng sẽ nhanh chóng cung cấp cho khách hàng catalogue chi tiết (gửi yêu cầu
báo giá cho khách hàng) (thường gọi là bảng báo giá) về các mặt hàng của công ty.
Khi khách hàng quyết định mua hàng và đặt yêu cầu với công ty thì sẽ tiếp nhận
yêu cầu đặt hàng của khách hàng, thu thập thông tin chi tiết về khách hàng, kiểm
tra thông tin khách hàng, cập nhật dữ liệu về khách hàng, cập nhật dữ liệu yêu cầu
đặt hàng là khách cũ hay mới và các thông tin cần thiết về khách hàng. Sau đó
chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu.
Phòng xuất nhập khẩu:
Phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng bán hàng hoặc
phòng kỹ thuật thì cập nhật dữ liệu về hàng hoá cần nhập tiến hành hỏi hàng nhà
cung cấp là đối tác công ty nước ngoài để thực hiện việc nhập hàng. Nếu có thể
nhập hàng thì tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng trong đó có đầy đủ các

thông tin chi tiết về hàng hoá, giá cả; thống nhất về thời gian giao hàng (đảm bảo
đủ thời gian để nhập hàng về), cách thức vận chuyển và nhận hàng; khách hàng
phải chuyển tiền trước 30% giá của mặt hàng. Sau đó tiến hành đặt hàng: liên hệ
với đối tác nước ngoài, thống nhất hai bên những điều khoản về giá cả, thời hạn
giao hàng (đảm bảo kịp thời hạn với khách hàng trong nước), cách thức giao hàng
(thông thường chuyên chở bằng tàu thuỷ qua đường biển); sau khi đã thoả thuận ổn
thoả thì ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Quá trình nhập hàng: bên đối tác nước ngoài phải thông báo cho công ty biết
những thông tin: ngày tháng giao hàng, tàu chuyên chở, ngày xuất phát từ cảng đi
nào, ngày dự kiến ở cảng đến, tên tàu, và những thông tin chung về hàng hoá.
Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục đăng kiểm hải quan để nhập
hàng, trong đó có các chứng từ nhận hàng, phiếu giao nhận hàng, bảng thống kê số
lượng hàng, trọng lượng hàng, trị giá lô hàng và những giấy tờ liên quan khác.
Công ty phải thanh toán về khoản tiền chuyên chở. Ngày nhận hàng khi tàu đến,
tiến hành kiểm tra chất lượng hàng, khối lượng hàng, các thông số kỹ thuật do
phòng kỹ thuật đảm nhiệm. Sau khi hoàn thành các thủ tục, thanh toán tiền với nhà
cung cấp thì kết thúc hợp đồng với công ty nước ngoài. Nếu là yêu cầu nhập hàng
14


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

của phòng kỹ thuật lập phiếu nhập kho. Nếu là hàng theo đơn đặt hàng của khách
hàng thì tiến hành bàn giao công việc cho phòng bán hàng để giao hàng cho khách
hàng.
Phòng xuất nhập khẩu thường xuyên cập nhật thông tin về các nhà cung cấp
(công ty nước ngoài) và cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung mặt hàng mới.
Phòng bán hàng:

Giao hàng: khách hàng có thể trực tiếp đến công ty để nhận hàng và thanh
toán 70% tiền còn lại hoặc công ty tổ chức chuyên chở giao hàng cho khách hàng.
Nhân viên phòng kỹ thuật sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin cụ thể về
hàng hoá, hướng dẫn sử dụng. Sau khi khách đã hoàn thành việc kiểm tra hàng
hoá, tiến hành viết phiếu bảo hành, nhận tiền từ khách hàng thì kết thúc hợp đồng
với khách hàng, cập nhật lại dữ liệu sau khi đã kết thúc hợp đồng.
Phòng kỹ thuật:
Trong thời hạn bảo hành nếu có hỏng hóc thì hoặc khách hàng đưa máy móc
đến công ty bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật trực tiếp đến nơi công ty của khách
hàng để sửa chữa máy móc. Phòng kỹ thuật sẽ tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa
chữa, thay thế phụ tùng, yêu cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành. Nếu đã
hết thời hạn bảo hành thì có thể tiến hành sửa chữa nhưng khách hàng phải chi trả
phí sửa chữa. Công ty cung cấp các phụ tùng thay thế và đảm bảo kỹ thuật cho các
mặt hàng mà công ty đem bán. Phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra những linh
kiện tương ứng với các máy móc đã bán, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về
khách hàng, yêu cầu của khách hàng, thống kê số lượng hàng trong kho, nếu cần
bổ sung linh kiện thì lập danh sách linh kiện cần bổ sung và gửi yêu cầu đặt hàng
tới phòng xuất nhập khẩu.
Và để chương trình hoạt động được an toàn trên mạng và có tính bảo mật,
người quản trị cơ sở dữ liệu sẽ cấp cho mỗi nhân viên sử dụng một tên và mật khẩu
khi sử dụng chương trình.

15


Trương Thị Thu Hằng

CHƯƠNG 2:

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

2.1 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết và gom nhóm chức năng
Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hệ thống ta gạch chân các động từ + bổ
ngữ liên quan đến công việc của hệ thống như sau:
Phòng bán hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu muốn xem danh sách các mặt hàng, khách hàng
có thể vào website của công ty để xem chi tiết hoặc gọi điện đến công ty, phòng
bán hàng sẽ nhanh chóng cung cấp cho khách hàng catalogue chi tiết (gửi yêu cầu
báo giá cho khách hàng) (thường gọi là bảng báo giá) về các mặt hàng của công ty.
Khi khách hàng quyết định mua hàng và đặt yêu cầu với công ty thì sẽ tiếp nhận
yêu cầu đặt hàng của khách hàng, thu thập thông tin chi tiết về khách hàng, kiểm
tra thông tin khách hàng, cập nhật dữ liệu về khách hàng, cập nhật dữ liệu yêu cầu
đặt hàng là khách cũ hay mới và các thông tin cần thiết về khách hàng. Sau đó
chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu.
Phòng xuất nhập khẩu:
Phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng bán hàng hoặc
phòng kỹ thuật thì cập nhật dữ liệu về hàng hoá cần nhập tiến hành hỏi hàng nhà
cung cấp là đối tác công ty nước ngoài để thực hiện việc nhập hàng. Nếu có thể
nhập hàng thì tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng trong đó có đầy đủ các
thông tin chi tiết về hàng hoá, giá cả; thống nhất về thời gian giao hàng (đảm bảo
đủ thời gian để nhập hàng về), cách thức vận chuyển và nhận hàng; khách hàng
phải chuyển tiền trước 30% giá của mặt hàng. Sau đó tiến hành đặt hàng: liên hệ
với đối tác nước ngoài, thống nhất hai bên những điều khoản về giá cả, thời hạn
giao hàng (đảm bảo kịp thời hạn với khách hàng trong nước), cách thức giao hàng
(thông thường chuyên chở bằng tàu thuỷ qua đường biển); sau khi đã thoả thuận ổn
thoả thì ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Quá trình nhập hàng: bên đối tác nước ngoài phải thông báo cho công ty

biết những thông tin: ngày tháng giao hàng, tàu chuyên chở, ngày xuất phát từ cảng

16


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

đi nào, ngày dự kiến ở cảng đến, tên tàu, và những thông tin chung về hàng hoá.
Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục đăng kiểm hải quan để nhập
hàng, trong đó có các chứng từ nhận hàng, phiếu giao nhận hàng, bảng thống kê số
lượng hàng, trọng lượng hàng, trị giá lô hàng và những giấy tờ liên quan khác.
Công ty phải thanh toán về khoản tiền chuyên chở. Ngày nhận hàng khi tàu đến,
tiến hành kiểm tra chất lượng hàng, khối lượng hàng, các thông số kỹ thuật do
phòng kỹ thuật đảm nhiệm. Sau khi hoàn thành các thủ tục, thanh toán tiền với nhà
cung cấp thì kết thúc hợp đồng với công ty nước ngoài. Nếu là yêu cầu nhập hàng
của phòng kỹ thuật lập phiếu nhập kho. Nếu là hàng theo đơn đặt hàng của khách
hàng thì tiến hành bàn giao công việc cho phòng bán hàng để giao hàng cho khách
hàng.
Phòng xuất nhập khẩu thường xuyên cập nhật thông tin về các nhà cung
cấp (công ty nước ngoài) và cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung mặt hàng mới.
Phòng bán hàng:
Giao hàng: khách hàng có thể trực tiếp đến công ty để nhận hàng và thanh
toán 70% tiền còn lại hoặc công ty tổ chức chuyên chở giao hàng cho khách hàng.
Nhân viên phòng kỹ thuật sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin cụ thể về
hàng hoá, hướng dẫn sử dụng. Sau khi khách đã hoàn thành việc kiểm tra hàng
hoá, tiến hành viết phiếu bảo hành, nhận tiền từ khách hàng thì kết thúc hợp đồng
với khách hàng, cập nhật lại dữ liệu sau khi đã kết thúc hợp đồng.
Phòng kỹ thuật:

Trong thời hạn bảo hành nếu có hỏng hóc thì hoặc khách hàng đưa máy móc
đến công ty bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật trực tiếp đến nơi công ty của khách
hàng để sửa chữa máy móc. Phòng kỹ thuật sẽ tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa
chữa, thay thế phụ tùng, yêu cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành. Nếu đã
hết thời hạn bảo hành thì có thể tiến hành sửa chữa nhưng khách hàng phải chi trả
phí sửa chữa. Công ty cung cấp các phụ tùng thay thế và đảm bảo kỹ thuật cho các
mặt hàng mà công ty đem bán. Phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra những linh
kiện tương ứng với các máy móc đã bán, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về
khách hàng, yêu cầu của khách hàng, thống kê số lượng hàng trong kho, nếu cần

17


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

bổ sung linh kiện thì lập danh sách linh kiện cần bổ sung và gửi yêu cầu đặt hàng
tới phòng xuất nhập khẩu.
Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã liệt kê ở bước 1, ta loại bỏ những
chức năng trùng lặp. Ta thấy, trong các chức năng trên có:
• 2 chức năng “giao hàng” và “giao hàng cho khách hàng” có sự trùng
nhau, ta bỏ đi một chức năng là “giao hàng cho khách hàng”, giữ lại
chức năng “giao hàng” vì chức năng này đã đầy đủ nghĩa và ngắn gọn
hơn.
• Chức năng “bổ sung linh kiện” bao gồm chức năng “gửi yêu cầu đặt
hàng tới phòng xuất nhập khẩu” và chức năng “lập danh sách linh
kiện cần bổ sung” nên ta bỏ 2 chức năng này và giữ lại chức năng “bổ
sung linh kiện”.
Những chức năng còn lại sau bước 2 là:

• Gửi yêu cầu báo giá cho khách hàng
• Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng
• Thu thập thông tin chi tiết về khách hàng
• Kiểm tra thông tin khách hàng
• Cập nhật dữ liệu về khách hàng
• Cập nhật dữ liệu yêu cầu đặt hàng
• Chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu
• Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng bán hàng hoặc phòng kỹ thuật
• Cập nhật dữ liệu về hàng cần nhập
• Hỏi hàng
• Nhập hàng
• Ký kết hợp đồng với khách hàng
• Đặt hàng
• Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp
• Chuẩn bị các thủ tục đăng kiểm hải quan
• Kiểm tra chất lượng hàng nhập
18


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

• Thanh toán tiền với nhà cung cấp
• Lập phiếu nhập kho
• Giao hàng
• Cung cấp cho khách hàng những thông tin cụ thể về hàng hoá, hướng
dẫn sử dụng
• Viết phiếu bảo hành
• Nhận tiền từ khách hàng

• Cập nhật lại dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng
• Cập nhật thông tin về các nhà cung cấp
• Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung các mặt hàng mới
• Tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa chữa, thay thế phụ tùng, yêu cầu
thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành
• Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu của
khách hàng
• Kiểm tra linh kiện tương ứng với hàng đã bán
• Thống kê số lượng hàng trong kho
• Bổ sung linh kiện
Bước 3: trong những chức năng xác định ở mức 2, ta thực hiện gom nhóm
các chức năng:
•

•

•

•
•
•

Gửi yêu cầu báo giá
cho khách hàng
Tiếp nhận yêu cầu đặt
hàng của khách hàng
Thu thập thông tin
chi tiết về khách hàng
Kiểm tra thông tin
khách hàng

Cập nhật dữ liệu về khách hàng
Cập nhật dữ liệu yêu cầu đặt

• Tiếp nhận yêu cầu của
khách hàng

• Cập nhật thông tin về
khách hàng và hàng hoá
19

Quản
lý
bán
hàng

Hệ
thống
quản
lý
nhập
khẩu
và
bán
hàng


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

hàng
• Chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu
•

•
•
•
•

•

•
•

•
•

•
•

•

• Ký kết hợp đồng với khách hàng
Cung cấp cho khách hàng
những thông tin cụ thể về hàng
hoá, hướng dẫn sử dụng
Nhận tiền
• Giao hàng
Viết phiếu bảo hành
Cập nhật lại dữ liệu sau khi kết

thúc hợp đồng
Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ
phòng bán hàng hoặc phòng kỹ
thuật
• Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng
Cập nhật dữ liệu về hàng cần
nhập
• Hỏi hàng
Ký kết hợp đồng với nhà cung
• Đặt hàng
cấp
Chuẩn bị các thủ tục đăng
kiểm hải quan
Kiểm tra chất lượng hàng nhập
• Nhập hàng
Thanh toán tiền với nhà cung
cấp
Lập phiếu nhập kho
Cập nhật thông tin về các nhà
cung cấp
• Cập nhật dữ liệu
Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung
các mặt hàng mới
• Tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa chữa, thay thế phụ tùng, yêu
cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành
• Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu của
khách hàng
20

Quản

Lý
xuất
nhập
khẩu

Quản
lý
kỹ
thuật


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

• Kiểm tra linh kiện tương ứng với hàng đã bán
• Thống kê số lượng hàng trong kho
• Bổ sung linh kiện

Bước 4: Trong những chức năng được chọn ở bước 3, ta thực hiện loại bỏ
những chức năng không có ý nghĩa với hệ thống.
• Trong nhóm chức năng “quản lý bán hàng” ta loại bỏ các chức năng sau:
• Kiểm tra thông tin khách hàng
• Nhận tiền
• Trong nhóm chức năng “quản lý xuất nhập khẩu” ta loại bỏ các chức năng
sau:
• Hỏi hàng
• Kiểm tra chất lượng hàng nhập
• Thanh toán tiền với nhà cung cấp
Ta bỏ chức năng “Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp” vì nó được bao

hàm trong chức năng “đặt hàng”.
• Trong nhóm chức năng “quản lý kỹ thuật” ta loại bỏ các chức năng sau:
• Kiểm tra linh kiện tương ứng với hàng đã bán
Sau khi đã loại bỏ bớt một số chức năng ta còn lại các chức năng như sau:
•

•

•
•
•

Gửi yêu cầu báo giá
cho khách hàng
Tiếp nhận yêu cầu đặt
• Tiếp nhận yêu cầu của
hàng của khách hàng
khách hàng
Thu thập thông tin
chi tiết về khách hàng
Cập nhật dữ liệu về khách hàng
• Cập nhật thông tin về
Cập nhật dữ liệu yêu cầu đặt
khách hàng và hàng hoá
hàng
• Chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu

21

Quản

lý
bán
hàng

Hệ
thống
quản
lý
nhập
khẩu
và
bán
hàng


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

• Ký kết hợp đồng với khách hàng
•

•
•
•

•
•

•

•

•

Cung cấp cho khách hàng
những thông tin cụ thể về hàng
hoá, hướng dẫn sử dụng
• Giao hàng
Viết phiếu bảo hành
Cập nhật lại dữ liệu sau khi kết
thúc hợp đồng
Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ
phòng bán hàng hoặc phòng kỹ
• Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng
thuật
Cập nhật hàng cần nhập
• Đặt hàng
Chuẩn bị các thủ tục nhập
hàng
• Nhập hàng
Lập phiếu nhập kho
Cập nhật thông tin nhà cung
cấp
• Cập nhật dữ liệu
Cập nhật mặt hàng mới
• Tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa chữa, thay thế phụ tùng, yêu
cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành
• Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu của
khách hàng
• Thống kê số lượng hàng trong kho

• Bổ sung linh kiện

22

Quản
Lý
xuất
nhập
khẩu

Quản
lý
kỹ
thuật


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

Bước 5: chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4, ta có kết quả sau
•
•
•

•

•
•
•

•
•
•
•
•

•

•
•

•

Gửi bảng báo giá
Tiếp nhận đặt hàng
Thu thập thông tin
khách hàng
Chuyển yêu cầu đặt
hàng tới phòng xuất nhập khẩu
Ký kết hợp đồng với
khách hàng
Khách hàng
Yêu cầu đặt hàng
Hướng dẫn sử dụng
Viết phiếu bảo hành
Cập nhật dữ liệu sau hợp đồng
Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng
Cập nhật dữ liệu về hàng cần
nhập
• Đặt hàng

Chuẩn bị các thủ tục đăng
kiểm hải quan
Lập phiếu nhập kho
Cập nhật thông tin về các nhà
cung cấp
Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung
các mặt hàng mới
• Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

• Tiếp nhận yêu cầu khách
hàng

Quản
lý
bán
hàng

• Cập nhật thông tin
•

Giao hàng

• Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng

Quản
Lý
xuất
nhập

• Nhập hàng

• Cập nhật dữ liệu
Quản
lý
kỹ
thuật

• Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu
• Thống kê hàng trong kho
• Bổ sung linh kiện
2.1.2 Vẽ sơ đồ phân cấp chức năng

23

Hệ
thống
quản
lý
nhập
khẩu
và
bán


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

2.2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
2.2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ.

•

Tiến trình

• Luồng dữ liệu:

•

Kho dữ liệu
24


Trương Thị Thu Hằng

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường

• Tác nhân ngoài

• Tác nhân trong

• Quan hệ giữa kho, luồng dữ liệu và tiến trình

2.2.2 Sơ đồ DFD mức khung cảnh

25