Thực trạng hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty CP Kho Vận Sotrans – Chi nhánh Hà Nội (Sotrans Hà Nội) giai đoạn 20132015

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

MAI THỊ THAO

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

Tên chuyên đề: Thực trạng hoạt động giao nhận
hàng nhập khẩu tại Công ty CP Kho Vận
Sotrans – Chi nhánh Hà Nội (Sotrans Hà
Nội) giai đoạn 2013-2015

HÀ NỘI – 2015


MỤC LỤC

1. ...........................................................................................................................15
2. LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................1
3. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP
KHẨU.................................................................................................................2

3.1. Tổng quan về hoạt động giao nhận vận tải.........................................2
3.2.2.1. Khái niệm về giao nhận hàng không...........................................12
2.1.2. Chức năng, và nhiệm vụ..............................................................23
2.1.3. Nội dung hoạt động......................................................................23
2.1.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự...............................................................24
2.1.6. Tình hình hoạt động kinh doanh chung tại Sotrans Hà Nội giai
đoạn 2013 – 2015.....................................................................................25
2.2.1. Quy trình giao nhận hàng của SOTRANS HÀ NỘI bằng đường

biển

27

4. a) Liên lạc với khách hàng...............................................................................28
Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần đầu tiên tránh làm mất nhiều thời gian của khách
hàng, IS cố gắng khai thác nhanh các thông tin sau:............................................................28
Người phụ trách chính. (số di động và địa chỉ mail).............................................................28
Mặt hàng nhu cầu vận chuyển.............................................................................................28
Volume hàng........................................................................................................................28
Đối thủ cạnh tranh (nếu được)............................................................................................28
Mùa hàng của khách hàng (nếu có).....................................................................................28
Cảng xuất / Cảng nhập.........................................................................................................28
Điều kiện nhập hàng; FOB, CIF, EXW….................................................................................28
Phân lọai khách hàng: Phát sinh vấn đề chi phí giữa nhập CIF và nhập Fob/EXW + logts
costs.....................................................................................................................................28
A. Khách hàng tiềm năng tức những khách hàng có nhu cầu về cước vận tải nhập hàng
theo điều kiện FOB hay Exworks..........................................................................................28


B. Khách hàng không thể thay đổi phương thức vận tải từ CIF thành FOB hay Exworks do
chịu chỉ thị của công ty ở nước ngoài..................................................................................28
Đối với các khách hàng A: Sau khi thu thập được các yêu cầu chính của khách hàng, IS gửi
các yêu cầu hỏi giá về ngay cho bộ phận ICS. ICS sẽ làm việc ngay với đại lý hoặc hãng tàu
để lấy giá cước tốt nhất và gửi về cho ISs. IS kiểm tra và làm báo giá ngay cho khách hàng.
.............................................................................................................................................28
Lưu ý:...................................................................................................................................28
Khi IS nhận được yêu cầu của khách hàng, nếu chưa có sẵn giá để báo cho khách hàng, IS
phải báo ngay cho ICS. ICS phải kiểm tra với đại lý, hãng tàu trong vòng 0,5 ngày làm việc.
Ngoài một số trường hợp đặc biệt, ICS phải cung cấp giá cho IS trong 0,5 ngày làm việc tiếp

theo.....................................................................................................................................28
Các bản chào giá thực hiện theo form chuẩn và thống nhất của phòng..............................28
Đối với khách hàng B: Cố gắng xin được tên của Supplier, địa chỉ, số điện thoại, người liên
hệ và sản lượng… rồi chuyển cho ICS để viết Sales Lead (theo form) cho đại lý nhờ đại lý
liên hệ và thuyết phục khách hàng đầu bên kia sử dụng dịch vụ của mình.........................29
Lần thứ 2: Nên liên lạc lại với khách hàng 1 – 2 ngày sau khi đã gửi bảng báo giá và hẹn gặp
trực tiếp để có thể giới thiệu kỹ hơn về dịch vụ của Sotrans, đồng thời nhận thông tin phản
hồi của khách hàng về giá cả, dịch vụ hoặc các yêu cầu khác của khách hàng như là cảng
dỡ, thời gian nhận hàng, vấn đề lưu cont lưu bãi, vấn đề dịch vụ giao nhận…………............29
Sau khi nhận những phản hồi của khách hàng thì IS báo về cho CS (về giá cả, tuyến đường,
dịch vụ ) và lãnh đạo phòng để xin ý kiến đối với các yêu cầu đặc biệt của khách hàng ( nợ
cước, commission, lấy B/L master, ký lùi B/L…) và làm lại bảng giá mới để gửi cho khách
hàng nếu có yêu cầu............................................................................................................29
Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ............29
Lần thứ ….............................................................................................................................29
Theo sát khách hàng để đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng..................................29

5. c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đã đồng ý với giá cước và
dịch vụ của Sotrans, IS yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá
hoặc thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển...................29
d) Mở files & làm dự trù chi phí: IS mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của
Lãnh Đạo Phòng, phiếu kiểm soát quá trình trước khi thực hiện lô hàng và chuyển file cùng
với các thông tin của khách hàng như số điện thoại, số fax, địa chỉ mail, người liên hệ cho
ICS để ICS tiếp tục theo dõi. Thông tin trong files bao gồm:................................................29
Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của Lãnh Đạo Phòng................................................29
Phiếu kiểm soát quá trình....................................................................................................29
Bảng chào giá có xác nhận của K/H......................................................................................29
Booking Confirmation có xác nhận của K/H.........................................................................30
Số ĐT, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển (carrier) được chọn, ….........30

Hợp Đồng (nếu có)...............................................................................................................30
IS phải chuyển file cho ICS trước khi đại lý nhận hàng từ shipper để xếp hàng. Khi ICS nhận
được files nếu chưa rõ phải trao đổi ngay với IS để nắm rõ tình hình & xử lý cho tốt.........30
Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc...............30
Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc..........30
Cảng đi, cảng đến................................................................................................................30
Điều kiện giao hàng: EXW, FOB….........................................................................................30
Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)...................................................30
Số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number), tên hàng…...................30
Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có)..........................................................30
(Ready date/ Delivery date)................................................................................................30
Hình thức và thời hạn thanh toán........................................................................................30
Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có).................................................................................30
Tổng trọng lượng.................................................................................................................31
Khối lượng...........................................................................................................................31
Số kiện.................................................................................................................................31
Phương thức vận chuyển: FCL or LCL...................................................................................31
Ngày đóng hàng...................................................................................................................31
Ngày khởi hành dự kiến ETD................................................................................................31
Ngày dự kiến đến ETA..........................................................................................................31
Sau khi nhận được thông tin xác nhận về Booking từ ICS, IS làm Booking Confirmation &
gửi cho K/H theo form chuẩn của Phòng và yêu cầu KH xác nhận và Fax lại có chữ ký xác
nhận của khách hàng...........................................................................................................31
Sau khi khách hàng fax lại có chữ ký xác nhận của khách hàng, ICS phụ trách book tàu theo
yêu cầu................................................................................................................................31

2.2.2.2. Liên lạc với khách hàng............................................................48
Lần thứ 1:...............................................................................................48
Khi liên lạc với khách hàng lần đầu tiên tránh làm mất nhiều thời

gian của khách hàng, Sales cố gắng khai thác nhanh các thông tin
sau:

48

Người phụ trách chính. (số di động và địa chỉ mail)...........................48
Mặt hàng.................................................................................................48


Cảng xuất / Cảng nhập..........................................................................48
Điều kiện nhập hàng..............................................................................48
Volume....................................................................................................48
Mùa hàng, giá đối thủ cạnh tranh........................................................48
Phân lọai khách hàng:...........................................................................48
A. Khách hàng tiềm năng tức những khách hàng có nhu cầu về cước
vận tải nhập hàng theo điều kiện FOB hay Exworks..........................48
B. Khách hàng không thể thay đổi phương thức vận tải từ CIF thành
FOB hay Exwork do chịu chỉ thị của công ty ở nước ngoài................48
Đối với các khách hàng A: Sau khi thu thập được các yêu cầu chính
của khách hàng, Sales gửi các yêu cầu hỏi giá về ngay cho bộ phận
Customer Service. CS sẽ làm việc với đại lý để lấy giá cước và gửi về
cho Sales. Sales kiểm tra và làm báo giá theo Form chuẩn cho khách
hàng ngay sau khi có thông tin về giá từ C/S hàng nhập....................48
Đối với khách hàng B: Cố gắng xin được tên của Supplier, địa chỉ, số
điện thọai, người liên hệ và sản lượng để chuyển CS Inbound viết
Sales Lead theo Form chuẩn cho đại lý nhờ đại lý liên hệ và thuyết
phục khách hàng đầu bên kia sử dụng dịch vụ của mình...................48
Lần thứ 2: Phải liên lạc lại với khách hàng 1 – 2 ngày sau khi đã gửi
bảng báo giá và hẹn gặp trực tiếp với khách hàng để có thể giới thiệu
kỹ hơn về dịch vụ của SOTRANS cũng như nhận các thông tin phản

hồi của khách hàng về giá cả, dịch vụ hoặc các yêu cầu khác của
khách hàng như là cảng dỡ, thời gian nhận hàng, vấn đề lưu lưu kho
bãi, vấn đề dịch vụ giao nhận………….................................................49
Sau khi nhận những phản hồi của khách hàng thì Sales báo về cho
CS những phản hồi của khách hàng về giá cả và báo cáo lãnh đạo
phòng để xin ý kiến chỉ đạo đối với các yêu cầu đặc biệt của khách


hàng và làm lại bảng giá mới để gửi cho khách hàng nếu có yêu cầu.
49
Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối
quan hệ với họ.........................................................................................49
Lần thứ ……...........................................................................................49
Lần thứ ……….......................................................................................49
Theo sát khách hàng để đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.
49
2.2.2.3 . Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đã đồng ý với
giá cước và dịch vụ của Sotrans, Sales yêu cầu khách hàng ký xác
nhận vào bảng báo giá hoặc đề nghi với khách hàng ký kết hợp đồng
vận chuyển...............................................................................................49
2.2.2.4 . Thông tin về Đại lý của Sotrans cho KH: Yêu cầu C/S nhập
chuyển thông tin về Đại lý cho Sales để sales chuyển cho Khách hàng
yêu cầu Shipper liên lạc đại ly’ để giao hàng và nhận hàng................49
2.2.2.5 Mở files & làm dự trù chi phí: Sales mở files, làm dự trù chi
phí làm hàng có phê duyệt của Lãnh Đạo Phòng, phiếu kiểm soát quá
trình trước khi thực hiện lô hàng và chuyển file cùng với các thông
tin của khách hàng như số điện thoại, số fax, địa chỉ mail, người liên
hệ cho CS để CS tiếp tục theo dõi. Thông tin trong files bao gồm:....49
Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của Lãnh Đạo Phòng.............50
Phiếu kiểm soát quá trình.....................................................................50

Bảng chào giá có xác nhận của KH......................................................50
Số ĐT, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, airlines được chọn, ….50
Hợp Đồng ( nếu có )...............................................................................50


Khi C/S nhận được files nếu chưa rõ phải trao đôi ngay với sales để
năm rõ tình hình & handle cho tốt........................................................50
2.2.2.6. Theo dõi các lô hàng nhập freehand: Nhận yêu cầu, thông tin
về các lô hàng nhập của Sales hoặc khách hàng về các lô hàng nhập
từ nước ngoài về Việt Nam, hoặc về một nước thứ ba. Yêu cầu Sales,
khách hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin:.......................50
Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax,
người liên lạc............................................................................................50
Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax,
người liên lạc............................................................................................50
Sân bay đi, sân bay đến.........................................................................50
Điều kiện giao hàng................................................................................50
Khối lượng lô hàng.................................................................................50
Số hợp đồng (Contract number) , số PO (Purchase Order number),
tên hàng,…...............................................................................................50
Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time)......................................50
Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong
(Ready date/ Delivery date)....................................................................50
Giá mua, giá báo cho đại lý, profit share hay handling fee cho đại lý
50
Hình thức và thời hạn thanh toán........................................................50
Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)..................................................50
Yêu cầu đại lý nước ngoài cung cấp giá vận chuyển, lịch bay, giá vận
chuyển nội địa và làm thủ tục Hải quan tại đầu nước ngoài (Exworks
charge) – nếu có, C/O application fee –nếu cần,… Thông thường,

kiểm tra giá cả, lịch bay từ một hoặc nhiều đại lý; từ đó lựa chọn ra


dịch vụ tốt nhất, uy tín và giá cả cạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu
cầu khách hàng........................................................................................51
Lưu ý về đặc tính riêng, công nợ của mỗi đại lý được sử dụng.........51
Đối với các đại lý mới, C/S xem xét, kiểm tra kỹ khả năng làm hàng,
hỏi ý kiến Trưởng phòng xem có thể sử dụng họ và yêu cầu Phòng
hành chính làm Họp đồng đại lý kịp thời.............................................51
Nhận file từ Sales, có đầy đủ Dự trù chi phí làm hàng, bảng báo giá
được xác nhận đồng ý của khách hàng và Phiếu kiểm soát quá trình
ISO có chữ ký của Trưởng/ phó phòng, trong đó ghi rõ đại lý được sử
dụng, hãng hàng không được sử dụng, giá mua, giá bán, giá bán, giá
báo cho đại lý...........................................................................................51
Cung cấp cho Sales hoặc cho khách hàng các chi tiết về đại lý nước
ngoài của SOTRANS để khách hàng chỉ thị nhà cung cấp giao hàng
theo yêu cầu.............................................................................................51
Thông báo lô hàng (viết Routing Order): Thông báo cho đại lý nước
ngoài các thông tin sau về lô hàng theo Form chuẩn của XN.............51
Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax,
người liên lạc............................................................................................51
Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax,
người liên lạc............................................................................................51
Sân bay đi, sân bay đến, terminal cụ thể (nếu khách hàng yêu cầu).51
Điều kiện giao hàng: Exworks, Door to door hay FOB, FCA,….......51
Chi tiết hàng hoá: Tên hàng, số kiện, số khối, khối lượng, số hợp
đồng (Contract number) , số PO (Purchase Order number) liên quan
đến lô hàng (nếu có),…...........................................................................51
Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time)......................................51

Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong
(Ready date/ Delivery date)....................................................................52
Hãng hàng không phải sử dụng............................................................52
Phương thức thanh toán trên HAWB: Collect hay Prepaid..............52
Giá mua, giá bán cho đại lý, profit share hay handling fee cho đại lý
52
Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)..................................................52
Yêu cầu đại lý liên hệ người gửi hàng để sắp xếp lô hàng trong thời
gian sớm nhất. Nếu chưa có thông tin hàng hóa, yêu cầu đại lý cung
cấp, sau đó kiểm tra với khách hàng để báo với khách hàng về tình
trạng hàng hóa….....................................................................................52
Yêu cầu đại lý cập nhật tình trạng hàng hoá (cargo status), dự kiến
xếp hàng, lịch bay kịp thời.....................................................................52
Kiểm tra với khách hàng về lịch bay. Nếu khách hàng chấp thuận,
xác nhận booking với đại lý. Nếu khách hàng không chấp nhận, yêu
cầu đại lý tìm lịch bay/ dịch vụ khác đáp ứng đề nghị của khách hàng,
sau đó thông báo để khách hàng xem xét tiếp. Nếu được, chỉ thị đại lý
book hãng máy bay theo lịch trình đã phê chuẩn của khách hàng....52
Liên hệ với đại lý, phối hợp kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra trong
quá trình tiếp nhận lô hàng, như: Thay đổi lịch bay, hàng rớt tại một
nước thứ ba …., thông báo kịp thời cho sales và khách hàng về các
vấn đề phát sinh để cùng phối hợp với khách hàng, đại lý để giải
quyết. 52
Thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa cho khách hàng..........52
Liên hệ đại lý yêu cầu gửi Pre- Alert các chứng từ gồm: Master
AWBL, House AWBL, Debit Note/ Credit Note, C/O, invoice,
packing list…. ngay sau khi hàng đã được load lên máy bay. Trong

trường hợp đại lý làm sai chứng từ do lỗi chủ quan từ đại lý dẫn đến
việc phải chỉnh sửa House B/L, Master B/L , yêu cầu đại lý phải trả
phí chỉnh sửa chứng từ USD 20 cho mỗi lô hàng.................................52
Kiểm tra nội dung chứng từ phù hợp và chuyển giao toàn bộ chứng
từ, file cho bộ phận chứng từ hàng nhập để lập File và theo dõi ngày
hàng đến . Xác nhận đã nhận được chứng từ cho đại lý. Nếu có sai
sót, nhầm lẫn trong chứng từ cũng như trong Debit Note/ Credit
Note, báo ngay cho đại lý để chỉnh sửa và giải quyết. Tranh cãi về
Debit Note/ Credit Note không được đại lý trả lời trong vòng 2 ngày,
báo lại cho Trưởng/ Phó phòng để tìm phương án giải quyết............53
Theo dõi quá trình tiếp nhận lô hàng từ lúc nhận hàng tại nước xuất
khẩu đến khi hàng đến sân bay đến, giải quyết các tranh chấp, khiếu
nại với khách hàng nếu xảy ra hư hỏng, mất mát,… của hàng hóa tại
sân bay đến. Tất cả các Mail iên quan đến tình trạng hàng hóa và
diễn tiến của lô hàng luôn C/C cho Sales, Phụ trách sales và trưởng
phòng để nắm tình hình..........................................................................53
Đáp ứng yêu cầu khách hàng về các dịch vụ cộng thêm/ đi kèm như:
53
Báo giá giao nhận nội địa ( Kết hợp cùng Ms. Vân)...........................53
Mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng............................................53
Tư vấn cho khách hàng giải pháp nhanh nhất và tiết kiệm nhất đẩ
nhận hàng.................................................................................................53
Hỗ trợ sales báo giá cho khách hàng khi sales ra ngoài hoặc nghỉ
phép. 53
Theo dõi, cập nhật danh sách, chi tiết liên lạc của đại lý nước ngoài,
hãng hàng không và khách hàng...........................................................53
Cập nhật, theo dõi giá hàng nhập.........................................................53


Hỏi đại lý, hãng hàng không về giá các tuyến chính và cập nhật trong

Bảng giá tariff vào đầu mỗi tháng, gửi cho các sales hàng nhập, copy
cho Trưởng/ phó phòng..........................................................................53
Hỏi giá và lựa chọn giá/ dịch vụ tốt nhất theo yêu cầu cụ thể của từng
nhân viên sales, từng lô hàng.................................................................53
2.2.2.7. Kiểm tra chứng từ trước khi hàng về: Thông thường thông
tin về một lô hàng nhập sắp đến thường được đại lí gởi cho Sotrans
bộ chứng từ liên quan đến lô hàng thông qua e-mail hay fax. Khi
nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ hàng nhập cần kiểm tra
chi tiết trên Mawb + Hawb (Thông báo với đại lí điều chỉnh ngay khi
phát hiện có sai sót bằng fax hay e-mail)..............................................54
Kiểm tra Consignee có đúng tên và địa chỉ Sotrans không, hoặc có
C/O Sotrans trong trường hợp Đại lí có văn phòng đại diện tại Việt
Nam. Nếu trường hợp này phát hiện sai thì báo ngay với Đại lí để làm
việc với Airlines ở phía nuớc ngoài........................................................54
Đối chiếu các chi tiết gross weight, chargeable weight, tên hàng trên
Hawb. ( Nếu sai thì báo ngay với đại lí bằng e-mail hay fax để điều
chỉnh). 54
2.2.2.8 Nhận bộ chứng từ từ sân bay: khi hàng đã về đến sân bay, hồ
sơ gởi kèm theo hàng sẽ được TCS nhập thông tin vào hệ thống và
chuyển vào tủ hồ sơ của Sotrans ( đặt trong phòng tài liệu của TCS)
nhân viên hàng nhập sẽ nhận về để làm uỷ quyền cho Consignee đi
nhận hàng.................................................................................................54
2.2.2.9 Khi nhận bộ chứng từ hàng nhập từ kho hàng về, nhân viên
chứng từ hàng nhập sẽ kiểm tra lại chi tiết bộ chứng từ nhận được
bao gồm: Chi tiết trên MAWBL, HAWBL, số kiện, số Kg, tên người
nhận…. Nếu phát hiện có sự chênh lệch thì nhân viên chứng từ hàng
nhập sẽ tiến hành các bước chỉnh sửa chứng từ..................................54


Chỉnh sửa bộ chứng từ hàng nhập: Nhân viên chứng từ hàng nhập

thường thực hiện các nghiệp vụ chỉnh sửa chính sau đây:.....................54
Chỉnh Consignee trên Hawb: Bộ chứng từ thực hiện đây đủ bao gồm
02 bộ:...........................................................................................................54
Bộ hồ sơ nộp Hải Quan Sân Bay :............................................................54
Công văn chỉnh sửa (01 bản chính).........................................................55
Điện chỉnh sửa của Đại lí (01 bản sao y).................................................55
Mawb (01 bản sao y).................................................................................55
Hawb (01 bản sao y)..................................................................................55
Manifest (01 bản sao y).............................................................................55
Giấy giới thiệu (01 bản chính)..................................................................55
Bộ hồ sơ nộp TCS:.....................................................................................55
Công văn chỉnh sửa trên ( bản photo có chữ kí của Lãnh đạo Hải Quan
đã phê duyệt đồng ý chỉnh sửa).................................................................55
Điện chỉnh sửa của đại lí (01 bản sao y)..................................................55
Mawb (01 bản sao y).................................................................................55
Hawb (01 bản chính).................................................................................55
* Chú ý : Bộ chứng từ phải được đóng dấu tròn....................................55
2.2.2.10. Dán nhãn: Trường hợp sai số Hawb trên kiện hàng, hoặc trên
đường vận chuyển đã đánh rơi mất nhãn. Bộ chứng từ chỉnh sửa chuân
bị giống như trên, kèm theo nhãn Hawb Sotrans trên đó ghi số kiện
hàng trên Hawb, Số Hawb, nơi đến .........................................................55
2.2.2.11. Bổ sung Hawb và Manifest: Trường hợp đại lí quên gửi Hawb
và Manifest hoặc thất lạc do trên đường vận chuyển. Sotrans làm môt
bộ Hawb mới và Manifest mới , kèm theo bộ công văn như trên..........55
Sau khi chứng từ đã hoàn thiện, nhân viên chứng từ hàng nhập sẽ
Tìm số điện thoại và số fax của khách hàng để vào phần mềm SMS
làm giấy báo hàng đến và fax cho khách hàng. Khi Fax giấy báo hàng
đến cho khách hàng phải kèm report của máy fax vào hoặc gởi giấy
báo bằng đường bưu điện.......................................................................55

Kiểm tra với khách hàng để xác nhận khách hàng đã nhận được giấy
báo hàng đến............................................................................................55
Fax Hawb, Invoice, Packinglist (nếu có) cho khách hàng để khách
hàng kiểm tra chứng từ hoặc chuẩn bị hồ sơ khai Hải Quan. Vào
phần mềm SMS lập giấy uỷ quyền gồm (02 bản).................................56
2.2.2.12. Chuẩn bị bộ hồ sơ giao cho khách hàng gồm có:.................56
Giấy uỷ quyền cho khách hàng (02 bản chính)...................................56
Mawb (01 bản sao y có đóng dấu đại lí Sotrans).................................56
Hawb (01 bản chính)..............................................................................56
Invoice (bản chính nếu có).....................................................................56
Packinglist (bản chính nếu có)..............................................................56
C/O (bản chính nếu có)..........................................................................56
Chuẩn bị bộ hồ sơ lưu gồm có:.............................................................56
Giấy uỷ quyền (01 bản copy).................................................................56
Giấy báo hàng đến kèm report ( 01 bản chính)...................................56
Mawb (01 bản chính).............................................................................56
Hawb (01 bản copy)...............................................................................56
Manifest (01 bản copy)..........................................................................56
Giấy giới thiệu........................................................................................56
2.2.2.13 Giao chứng từ cho khách hàng: Khi khách hàng đến nhận
chứng tư, nhân viên chứng từ hàng nhập thực hiện các bước sau đây:
56
Yêu cầu khách hàng xuất trình giấu giới thiệu và giấy báo hàng đến
nếu người nhận hàng là công ty, xuất trình giấy chứng minh nhân
dân và giấy báo hàng đến nếu người nhận hàng là cá nhân...............56


Yêu cầu khách hàng đóng đầy đủ tiền cước nếu là cước collect, phí
giao chứng từ nếu là cước Prepaid........................................................56

Viết hóa đơn thu tiền cước và phí chứng từ cho khách hàng............56
Lưu ý khi viết hóa đơn : Tiền phí chứng từ thì có thu thuế VAT
( 10%), còn tiền cước thì không có thuế VAT......................................57
Giao chứng từ cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký xác nhận
đã nhận đầy đủ bộ chứng từ trên hồ sơ lưu..........................................57
Các điểm đặc biệt lưu ý khi giao chứng từ cho khách hàng:................57
Đối với Hawb Consignee là TO ORDER OF BANK: Chỉ đưa Hawb
bản gốc cho khách hàng mang về kí hậu. Sau khi có ký hậu của ngân
hàng, nhân viên nghiệp vụ hàng nhập mới giao chứng từ cho khách
hàng.Đối với Hawb consignee là TO ODER OF BANK ở một nước thứ
3, khi người nhận hàng trình BL có ký hậu của ngân hàng tại nước thứ
3 nhân viên chứng từ hàng nhập se viết Mail xin chỉ thị từ đại lý và chỉ
giao chứng từ cho người nhận hàng khi nhận được mail chấp thuận từ
đại lý hoặc công văn cam kết từ nguời nhận hàng dấu ký hậu của ngân
hàng là dấu thật..........................................................................................57
Trường hợp thiếu hàng hoặc mất hàng: phải thông báo ngay với đại lí
để cùng nhau phối hợp khiếu nại..............................................................57
Trường hợp hàng Door to Door: Liên hệ và fax cho khách hàng hồ sơ
trước khi hàng về để khách hàng làm giấy phép, tờ khai, uỷ quyền cho
Sotrans… để giao cho nhân viên bộ phận giao nhận thực hiện việc nhận
hàng và giao hàng đến nơi cho khách hàng.............................................57
2.2.3. Tình hình thực hiện thực tế quy trình giao nhận tại Sotrans Hà
Nội

57

2.2.4. Thuận lợi và khó khăn trong quá trình giao nhận hàng hóa
nhập khẩu tại Sotran Hà Nội.................................................................59
2.3.2 Đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng NK tại Sotran
Hà Nội giai đoạn 2013-2015....................................................................63

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

- IS: Nhân viên Sales hàng nhập (Inbound Sales)
- ICS: Nhân viên phục vụ khách hàng hàng nhập(Inbound Customer
Service)
- K\H: Khách Hàng
- SOTRANS: SOUTH LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY
(CÔNG TY CP KHO VẬN MIỀN NAM)


1

LỜI MỞ ĐẦU
Kể từ Đại hội Đảng lần thứ VI, Việt Nam chuyển mình từ nền kinh tế
theo cơ chế quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Với sự thay da đổi thịt
này, nền kinh tế của Việt Nam bắt đầu vươn mình phát triển và hướng ra thị
trường sang các nước lân cận và thế giới. Mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất
đều phát triển, các hoạt động kinh tế đối nội, đối ngoại được đẩy mạnh, dòng
vốn ra vào trong nước không ngừng xoay vòng. Ngoại thương ngày càng
đóng một vai trò quan trọng bởi tính tất yếu và nhiệm vụ của nó trong sự sinh
tồn của quốc gia trong cơ chế kinh tế thị trường, một nền kinh tế tuân theo
những qui luật khách quan vô hình, và khi nhắc đến ngoại thương thì ta phải
nhắc ngay đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kim chỉ nam
của nền kinh tế nói chung và của hoạt động kinh tế đối ngoại nói riêng.
Việt Nam đang ở trong thời đại toàn cầu hóa, thời đại mà hoạt động
giao thương quốc tế là tất yếu và ngày càng được đẩy mạnh, nghiệp vụ giao
nhận hàng hóa theo đó cũng đã, đang thể hiện vai trò to lớn của mình trong
việc khẳng định vị thế và năng lực của quốc gia khi kinh doanh buôn bán với

các nước khác. Có thể nói, ngoại thương càng được chú trọng, giao nhận hàng
hóa càng hiệu quả thì nền kinh tế càng phát triển, và một trong những công ty
giao nhận hàng đầu của Việt Nam, một công ty có 40 năm kinh nghiệp trong
lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kinh doanh kho bãi, Công ty Cổ
phần Kho vận Miền Nam – SOTRANS chính là một điển hình cho tính
chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo trong quá trình thích ứng với sự
chuyển hóa của nền kinh tế.
Với thực tế phát triển của nền kinh tế ở nước ta trong giai đoạn toàn cầu hóa
hiện nay, với uy tín và tính hiệu quả trong hoạt động giao nhận của
SOTRANS, em đã lựa chọn thực tập ở công ty này với đề tài: “Thực trạng
hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty CP Kho Vận Sotrans –
Chi nhánh Hà Nội (Sotrans Hà Nội) giai đoạn 2013-2015”.


2

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
NHẬP KHẨU
5.1. Tổng quan về hoạt động giao nhận vận tải

Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý
như: các quy phạm pháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn, vận tải; công
ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế… ), các văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải; các loại hợp đồng và L/C…
thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu.
 Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như:
− Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế.
− Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn
đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924.
− Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số

quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968).
− Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường
biển, 1978.
 Nhà nước Việt Nam cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm
pháp luật liên quan đến vận tải, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu như:
− Bộ luật hàng hải 1990.
− Luật Hải quan.
− Luật thương mại năm 2005.
− Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết
Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và
giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ
logistics.
5.1.1. Khái niệm về dịch vụ giao nhận và người giao nhận

 Dịch vụ giao nhận
Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông
phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt
chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội.


3

Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản
xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối
là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình
thành.
Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông
qua giao nhận các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá,
vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…

Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế
(FIATA) về dịch vụ giao nhận, “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất
kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp,
đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan
đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm,
thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có
liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ
nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
 Người giao nhận
Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay
các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight
Forwarder, Forwarding Agent). Theo FIATA, “người giao nhận là
người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và
hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm
nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như
bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”.
Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra
đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu


4

thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay
kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác
có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Người giao nhận với trình độ chuyên môn như:
− Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau.
− Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ

vào dịch vụ giao hàng.
− Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt
với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như
hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng…
− Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt
động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình. Như vậy, nhà
xuất nhập khẩu có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của
người giao nhận đi thuê, từ đó giảm được chi phí sử dụng kho bãi.
Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản lý hành chính, bộ
máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất
nhập khẩu.
Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau,
nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người
giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm
một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận.
Hiện nay, các nhà giao nhận Việt Nam đã đảm đương nhiều công việc
khác có liên quan đến đóng gói, phân phối hàng hóa, vận tải đa phương thức.
Phù hợp xu thế chung của quốc tế gọi họ là nhà cung ứng dịch vụ Logistics
nên Việt Nam đã ban hành Luật thương mại 2005 trong đó quy định rõ trách
nhiệm của các bên trong hoạt động dịch vụ Logistics (bao hàm cả khái niệm
giao nhận hàng hóa).


5

5.1.2. Phạm vi dịch vụ của người giao nhận
5.1.2.1. Đại diện cho người xuất khẩu

Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của
mình (người xuất khẩu) những công việc sau:

− Lựa chọn truyến đường vận tải.
− Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải.
− Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (như: biên lai nhận hàng the Forwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - the
Forwarder Certificate of Transport).
− Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật
pháp của chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất
khẩu, nước nhập khẩu, kể cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá,
cũng như chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
− Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho
người giao nhận).
− Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá
(nếu được yêu cầu).
− Chuẩn bị kho bao quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần).
− Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu
vực giám sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải.
− Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu.
− Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện
hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài.
− Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có).
− Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất
mát hay tổn thất của hàng hoá.
5.1.2.2. Đại diện cho người nhập khẩu
Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của
mình (người nhập khẩu) những công việc sau:
− Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập
khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển.
− Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận
chuyển hàng hoá.
− Nhận hàng từ người vận tải.

6

− Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như
các lệ phí khác liên quan.
− Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết).
− Giao hàng hoá cho người nhập khẩu.
− Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất
mát của hàng hoá.
5.1.2.3. Các dịch vụ khác
Ngoài các dịch vụ kể trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ
khác theo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách
hàng về thị trường mới, tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều
kiện giao hàng phù hợp, v.v..

5.1.3. Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

− Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
− Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng.
− Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng
phải thông báo ngay cho khách hàng.
− Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xẩy ra trường hợp có thể dẫn đến việc
không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách
hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm.
− Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể
thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của
mình trong thời hạn hợp lý.
5.1.4. Trách nhiệm của người giao nhận
a. Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực
hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách
nhiệm về:
+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn
+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có
hướng dẫn.
+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
+ Chở hàng đến sai nơi quy định


7

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận
+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại
thuế
+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây
nên.
Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách
nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người
giao nhận khác... nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết. Khi là
đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn”
(Standard Trading Conditions) của mình.
b. Khi là người chuyên chở
Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà
thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà
khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi
lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực
hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi,
nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương

thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo
giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong
trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của
chính mình (Perfoming Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc
phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách
nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier).
Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói,
lưu kho, bố xếp hay phân phối ..... thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm
như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng
phương tiện và người của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ
ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở.
Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu
chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các Công ước quốc tế hoặc các Quy
tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành.


8

Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát,
hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:
−
−
−
−
−

Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác,
Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp,
Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá,

Do chiến tranh, đình công ,
Do các trường hợp bất khả kháng.

Ngoài ra người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi
đáng lẽ khách hàng được hưởng, về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ
mà không phải do lỗi của mình.

5.1.5. Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan

Người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc
vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà trong quá trình vận chuyển
hàng hóa phải qua rất nhiều giai đoạn, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của rất
nhiều cơ quan chức năng. Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các
công việc có liên quan đến rất nhiều bên.
Trước hết là quan hệ với khách hàng, có thể là người gửi hàng hoặc
người nhận hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, mang nhiều quốc
tịch khác nhau. Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng ủy thác giao
nhận.
Quan hệ với Chính phủ và các cơ quan chức năng đại diện cho Chính
phủ như: Bộ Thương mại, Hải quan, Giám định, Cơ quan quản lý ngoại hối,
kiểm dịch, y tế,…
Quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người chuyên chở: đó có
thể là chủ tàu, người môi giới, hay bất kỳ người kinh doanh vận tải nào khác,
mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng cung cấp dịch vụ.


9

Ngoài ra, người giao nhận còn có mối quan hệ nghiệp vụ với ngân
hàng, người bảo hiểm.

5.2.
Phân loại giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
5.2.1.
Giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại cảng biển
5.2.1.1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc

•

•

Cơ sở pháp lý
Nguyên tắc
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng

hoá XNK tại các cảng biển Việt nam như sau:
− Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các
bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất;
− Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng
theo phương thức ấy.
− Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được
chủ hàng ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu). Chủ hàng phải tổ
chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng.
− Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong
việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa.
− Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất
trình những chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải
nhận một cách liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng
hoá ghi trên chứng từ.
Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan....
− Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện

hoặc dấu xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về
những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký
nhận với cảng.
− Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và
phương tiện vào cảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các
lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.


10

− Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo
đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng. Nếu phát
hiện thấy tổn thất của hàng hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay
cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn
ngừa, hạn chế tổn thất.
− Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện
trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận
chuyển hoặc người được ủy thác.
1.2.1.2 Trình tự giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển
a. Đối với hàng hóa phải lưu kho bãi tại cảng


Cảng nhận hàng từ tàu:
−

Dỡ hàng và nhận hàng từ tầu (do cảng làm)

−

Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên
giao nhận phải cùng cảng lập)

−


Ðưa hàng về kho bãi cảng

Cảng giao hàng cho các chủ hàng
−

Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn
gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao
hàng (D/O – Delivery Order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận
đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng.

−

Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.

−

Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn
(Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản
lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu
1 bản D/O.

−

Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để

làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất
kho cho chủ hàng.