GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ PHẦN MỀM LAC VIET DMS 2013
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.41 MB, 78 trang )
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ
PHẦN MỀM LAC VIET DMS 2013
VERSION 1.0
Trung tâm Tính toán năng suất cao – HPS Center
23 Nguyễn Thị Huỳnh, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh, Vietnam
+84 8 3842 3333 (p) | +84 8 3842 2370 (f) www.lacviet.com.vn
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
MỤC LỤC
1.
CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM ............................................................................................ 3
1.1. Các từ viết tắt .............................................................................................................................................. 3
1.2. Các khái niệm.............................................................................................................................................. 3
2.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ............................................................................................................... 5
2.1. Mục tiêu giải pháp..................................................................................................................................... 5
2.2. Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt ............................................................. 6
3.
ĐẶT VẤN ĐỀ ......................................................................................................................................... 8
4.
CÔNG NGHỆ NỀN - FRAMEWORK ...........................................................................................11
4.1. Công nghệ Microsoft SharePoint ...................................................................................................... 11
4.2. Giải pháp lưu trữ .................................................................................................................................... 18
4.3. Giải pháp an toàn dữ liệu .................................................................................................................... 19
5.
GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS ..........................................................................................................21
5.1. Mô hình chức năng ................................................................................................................................ 21
5.2. Mô hình triển khai ................................................................................................................................. 25
5.3. Mô hình vật lý của hệ thống ............................................................................................................... 26
5.4. Đặc điểm nổi bật của hệ thống .......................................................................................................... 28
5.5. Danh sách các chức năng cơ bản của hệ thống ........................................................................... 31
5.6. Các vai trò tham gia vào hệ thống .................................................................................................... 34
5.7. Mô tả chức năng các phân hệ ............................................................................................................. 36
5.8. Cấu trúc thông tin Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ ................................................................... 76
6.
KẾT LUẬN ...........................................................................................................................................78
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 2/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
1. CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM
1.1. Các từ viết tắt
STT
Từ viết tắt, định nghĩa
Diễn giải
1.
CSDL
Cơ sở dữ liệu
2.
NSD
Người sử dụng
3.
CV
Chuyên viên, nhân viên
4.
LĐ
Lãnh đạo
5.
LDAP
Hệ thống người dùng dùng chung
6.
SMS
Short Message Services
7.
LDAP
Lightweight Directory Access Protocol
8.
WSS
Windows Sharepoint Service
1.2. Các khái niệm
Stt
Các khái niệm căn bản
Mô tả
Công tác văn thư
bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức
quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý
và sử dụng con dấu
Công tác lưu trữ
bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài
liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy
các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị
Hồ sơ
là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
Lập hồ sơ
là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình giải quyết công việc thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định
Bản thảo văn bản
là những bản được đánh máy, hình thành trong quá
trình soạn thảo một văn bản
Bản gốc văn bản
là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền
duyệt và từ đó hình thành bản chính văn bản
Bản chính văn bản
là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản
được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể
được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau
Bản trích sao
là bản sao một phần nôi dung của văn bản và được
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 3/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính
9.
10.
11.
12.
Bản sao lục
là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản,
được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày
theo thể thức quy định
Hồ sơ hiện hành
Là những hồ sơ liên quan đến những nghiệp vụ, hoạt
động đang giải quyết
Hồ sơ lưu trữ
Là những hồ sơ liên quan đến những nghiệp vụ, hoạt
động đã kết thúc xử lý
Danh mục hồ sơ
Là bản kê tên các hồ sơ, tài liệu mà cơ quan cần lập
trong năm.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 4/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
2. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc và
toàn thể Cán bộ nhân viên Quí Công ty đã tin tưởng và tạo điều kiện cho chúng
tôi được tham gia trì̀nh bà y, khả o sá t và tư vá n giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ.
Với uy tín và kinh nghiệm triển khai các hệ thống có quy mô lớn, phạm
vi cả nước, chúng tôi tin chắc và sẽ nỗ lực hết sức bằng tâm huyết và trí tuệ
của toàn đội ngũ để mang lại thành công cho dự án, góp phần ứng dụng CNTT
hiệu quả trong hoạt động của Quí Công ty. Đồng thời với sự hỗ trợ, tư vấn
trong suốt quá trình triền khai cũng như những chính sách tốt nhất được cam
kết từ Microsoft Việt nam chúng tôi tin rằng sẽ cung cấp những dịch vụ tốt
nhất và đảm bảo khả năng thành công cao nhất cho dự án.
2.1. Mục tiêu giải pháp
Lạc Việt DMS là giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ được thiết kế phù
hợp cho bất kỳ một hệ thống lưu trữ, cơ quan thông tin khác nhau về
quy mô, tổ chức, loại hình.
Đứng ở góc độ giải pháp, Lạc Việt DMS được đội ngũ kỹ thuật giàu
kinh nghiệm của Lạc Việt thiết kế, tùy biến (từ phần cứng, hệ thống
mạng, cho đến phần mềm) để phù hợp đến từng yêu cầu cụ thể, chi
tiết cho từng thư viện có những yêu
cầu đặc biệt.
Xét về mặt sản phẩm đóng gói, Lạc
Việt DMS có những phiên bản sẵn
sàng rất dễ dàng để cài đặt và sử
dụng thích hợp với nhiều loại hình
doanh nghiệp ở Việt Nam.
Lạc Việt DMS kế thừa và phát huy
tối đa những ưu điểm của Microsoft
SharePoint, tính dễ sử dụng được
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 5/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
nhấn mạnh và chăm chút bởi đội ngũ phát triển phần mềm của Lạc
Việt đảm bảo mọi thư viện có thể sử dụng dễ dàng.
Hỗ trợ ngôn ngữ tại các công cụ, chức năng dành cho người dùng,
người quản trị cổng thông tin ở nhiều ngôn ngữ khác nhau, tiếng
Việt, tiếng Anh,… (kèm theo các giải thích, trợ giúp / tài liệu tham
theo khảo) giúp cho việc tiếp cận của người dùng không gặp phải bất
kỳ rào cản nào về ngôn ngữ.
Lạc Việt DMS là phần mềm tích hợp phát triển trên nền web (môi
trường Intranet, Internet) phục vụ toàn diện cho việc vận hành một
thư viện lưu trữ hồ sơ hiện đại.
2.2. Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Thà nh lạ p ngà y 3 thá ng 2 năm 1994, Lạ c Viẹ t là nhà cung cá p hà ng đà u
cá c sả n phả m và dịch vụ chuyen nghiẹ p vè cong nghẹ thong tin với cá c lì̃nh vực
hoạ t đọ ng chì́nh như: tư vá n và triẻ n khai cá c giả i phá p Hoạ ch định Nguò n lực
Doanh nghiẹ p (ERP); Quả n lý Tri thức (KM); Tì́ch hợp Hẹ thó ng, thié t ké , lá p
đạ t và quả n trị mạ ng (NSI). Cong ty đã có chứng nhạ n ISO 9001 từ thá ng 8
nam 2000. Lạ c Viẹ t đang sử dụ ng cá c phương phá p quả n trị chá t lượng hiẹ n
đạ i như CMMI và BPR nhà m đá p ứng cá c yeu cầu đa dạ ng củ a khá ch hà ng ở
mức cao nhá t.
Chú ng toi có cá c van phò ng đạ t tạ i Thà nh phó Hò Chì́ Minh, Hà Nọ i, Đà
Nã ng với tren 300 chuyen gia và nhan vien chuyen nghiẹ p thà nh thạ o trong
lì̃nh vực vè cong nghẹ thong tin và những thực tiẽ n kinh doanh trong nhiè u
lì̃nh vực khá c. Đọ i ngũ chuyen nghiẹ p củ a chú ng toi sẽ mang lạ i cho khá ch
hà ng giá trị phụ trọ i và dịch vụ chuyen mon tó t nhá t trong tá t cả cá c dự á n
triẻ n khai.
Trong suó t mười lăm năm phá t triẻ n, Lạ c Viẹ t đã cung cá p sả n phả m và
dịch vụ cho nhiè u khá ch hà ng lớn như Citibank, Standard Chartered Bank,
Deustch Bank, Grant Thornton, SilkRoad Systems, Nortel Telecoms, Baker &
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 6/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Mckenzie, AT&T, Unilever, Nestle, TetraPack, RMIT, Metro Cash & Carry,
Ranbaxy Laboratories, Maersk Logistics, Oscat Aea Vietnam, Pepsi Co Viet
Nam, Sai Gon Postel, Sơn ICI, APL Logistics, Sơn Hà , Cong ty má y tì́nh CMC,
Cong ty kỹ thuạ t dà u khì́ Viẹ t Nam PTSC,... Ngoà i ra, cho đé n nay đã có hà ng
chụ c ngà n khá ch hà ng đã sử dụ ng cá c sả n phả m phà n mè m, cá c giả i phá p
mạ ng và nhiè u dịch vụ kỹ thuạ t tì́ch hợp khá c.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 7/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
3. ĐẶT VẤN ĐỀ
Quản lý tài liệu lưu trữ là một tác vụ quan trọng trong công việc hàng
ngày phục vụ điều hành và quản lý tại các doanh nghiệp cũng như tại các cơ
quan nhà nước các tỉnh, thành phố. Việc quản lý tài liệu có vai trò nhất định
trong hiệu quả xử lý công việc của mỗi phòng ban, đơn vị.
Trong hoàn cảnh số lượng hồ sơ tài liệu của mỗi phòng ban, đơn vị ngày
càng nhiều về số lượng và đa dạng về chủng loại, nhu cầu tra cứu nội dung tài
liệu ngày càng tăng, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu càng đòi hỏi phải được
tổ chức hợp lý, hiệu quả hơn.
Hơn nữa, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ (QLHSLT) theo cách truyền
thống, thủ công tại các cơ quan, đơn vị là hoạt động phức tạp, chủ yếu là thủ
công trên các hệ thống sổ sách nên không đáp ứng được yêu cầu tổ chức lưu
trữ, đặc biệt là yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhiều thông tin có
trong các kho lưu trữ nhưng chúng ta không thể hoặc rất khó khăn trong việc
tìm kiếm, tổng hợp và xử lý.
Ngoài ra, tình trạng tài liệu rời lẻ không được lập hồ sơ, bảo quản trong
tình trạng bó gói tại các cơ quan, đơn vị hiện nay rất phổ biến. Công tác quản
lý, phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công
việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Hơn nữa,
mỗi năm bộ phận văn thư lưu trữ của các cơ quan không chỉ trong các doanh
nghiệp mà trong cơ quan hành chính sự nghiệp,... đều tiếp nhận hàng ngàn tài
liệu gốc chưa được lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ. Do khó khăn về nhân sự, việc
thống kê, sắp xếp khoa học phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu
gặp rất nhiều khó khăn. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà hầu hết các
tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại
một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.
Cùng với xu thế chung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác quản lý, việc tin học hóa công tác văn thư lưu trữ là một quá trình tất yếu
nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng xử lý công việc. Trong hoàn cảnh đó, phần
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 8/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
mềm “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ - LẠC VIỆT DMS” ra đời nhằm
đảm nhiệm vai trò trung tâm thông tin lưu trữ, đồng thời là công cụ tra tìm,
quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm
Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ do Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt nghiên cứu
và phát triển sẽ giải quyết tốt tất cả những vấn đề nêu trên.
Với phần mềm Lạc Việt DMS, việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ
sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm, xử lý,
tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên. Không những độc giả có thể yêu cầu mượn
hồ sơ, tài liệu trực tuyến, mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ
tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu
thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê,…
Lạc Việt DMS phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình,
đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại
theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng
cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời
gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài
ra, hệ thống còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp bộ
phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài
liệu một cách nhanh chóng.
Lạc Việt DMS được thiết kế lô-gích, khoa học, bảo đảm tình toàn vẹn dữ
liệu. Đặc biệt, phần mềm được thiết đơn giản, chương trình thân thiện, dễ
dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học cơ bản của nhân
viên lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.
Với những ưu điểm vượt trội của mình, Lạc Việt DMS thực sự là phần
mềm cần thiết với tất cả các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hoặc các
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 9/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành, các doanh
nghiệp tổ chức: quản lý hồ sơ, văn bản lưu trữ.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 10/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
4. CÔNG NGHỆ NỀN - FRAMEWORK
Lạc Việt DMS sử dụng công nghệ Cổng thông tin điện tử tiên tiến của
Microsoft – Công nghệ Sharepoint Server làm nền phát triển Hệ thống quản
lý hồ sơ lưu trữ.
4.1. Công nghệ Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint được phát triển bởi Microsoft - công ty phần mềm
lớn và danh tiếng số một thế giới. SharePoint là nền tảng phục vụ cho nhiều
mục đích khác nhau, áp dụng được cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau
từ những doanh nghiệp nhỏ khoảng chục nhân viên cho tới những tập đoàn, tổ
chức lớn với hàng chục nghìn nhân viên. SharePoint cũng thừa hưởng và phát
huy những ưu điểm của các phần mềm khác của Microsoft: tính tương thích
cao với hệ điều hành, phần cứng máy tính và các phần mềm chạy trên hệ điều
hành Windows, hiệu suất cao, khả năng mở rộng không giới hạn, hỗ trợ kỹ
thuật tốt từ nhà phân phối sản phẩm, tài liệu kỹ thuật và chuyên gia giàu kinh
nghiệm.
Hai ưu điểm mà người sử dụng luôn đặt niềm tin và ưu tiên chọn dùng
sản phẩm của Microsoft: Dễ sử dụng và Giá cả hợp lý.
Thành phần Portal trong nền tảng Microsoft SharePoint tuân thủ đầy đủ
và nghiêm ngặt các chuẩn công nghiệp khắt khe nhất trong lĩnh vực phần mềm
về Portal do các tổ chức lớn về trao đổi thông tin đưa ra. Portal cũng tương tác
với các thành phần khác trên nền SharePoint cho phép khả năng bổ sung, mở
rộng các tính năng gần như không có giới hạn. Do đó, cổng thông tin vận hành
rất ổn định, vấn đề tương thích, mở rộng, giao tiếp với các nền tảng công nghệ
portal (tuân thủ chuẩn) khác rất thuận tiện, dễ dàng.
SharePoint giờ đây đã đươc xem như là một sản phẩm nền tảng cho việc
trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp/cơ quan/tổ
chức và trên web. SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ
thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới intranet,
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 11/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
extranet của đơn vị hay có thể chia sẻ ra bên ngoài internet cho cả khách hàng
và đối tác.
Với SharePoint Server, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả
năng làm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh
mà còn có thể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh
nghiệp. SharePoint được xem là nền tảng để phát triển những ứng dụng rất
nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một
ứng dụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải
pháp doanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin
phức tạp, chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác. Qua
đó, Sharepoint Cho phép tích hợp thêm nhiều module theo chuẩn webpart.
Dưới đây là một số chức năng nổi bật được ứng dụng rộng rãi trong hệ
thống Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ:
Khả năng phân quyền:
Phân quyền SharePoint rất quan trọng khi sử dụng Lạc Việt-DMS, vì bạn
có thể phân quyền cho từng nhóm người như xem/tra cứu dữ liệu, chỉnh
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 12/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
sửa,… Trang SharePoint có bốn nhóm người dùng bao gồm Owners, Members,
Visitors và Viewers như hình bên dưới.
1- Mọi người trong nhóm Owners có thể làm được rất nhiều. Họ có thể
thiết lập các cài đặt site-wide, cài đặt thư viện, … Họ cũng có thể thêm
và chỉnh sửa tài liệu trong một thư viện.
2- Mọi người trong nhóm Members có ít quyền hơn. Họ không có
quyền cài đặt, nhưng họ có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu trong một
thư viện.
3- Mọi người trong nhóm Visitors có thể quyền ít hơn. Họ chỉ có thể
mở tập tin từ thư viện và copy file read-only. Nhưng họ không thể
chỉnh sửa tập tin đó và lưu các thay đổi.
4- Mọi người trong nhóm Viewers ccó thể làm tương tự như nhóm
Visitors: họ có thể mở các file read only.
Khả năng tích hợp:
Dịch vụ nền tảng SharePoint có tính chất ổn định, thỏa mãn mọi khả
năng mở rộng cũng như tích hợp các ứng dụng được phát triển theo chuẩn
Webpart.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 13/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Ngoài ra, nền tảng SharePoint tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng
Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Access và Outlook, vì thế người
dùng có thể tạo và chia sẻ thông tin dễ dàng và thoải mái hơn. Microsoft Office
càng đem lại lợi ích cho người sử dụng hơn khi nó được tích hợp trong
SharePoint .
SharePoint là nên tảng cho phép bạn cộng tác và chia sẻ. Hầu hết các
máy tính cá nhân ở các tổ chức đều sử dụng Microsoft Office.
Dưới đây là các tính năng tích hợp:
- Mở, chỉnh sửa và lưu các tài liệu Office trong thư viện tài liệu. Quản
trị viên SharePoint có thể sử dụng Office trong môi trường
SharePoint tương tự như ở máy tính cá nhân.
- Mở, chỉnh sửa và lưu tài liệu khi sử dụng công nghệ Office Web Apps.
Office Web Apps cho phép bạn có thể thao tác tài liệu Office trực tiếp
trên trình duyệt.
- Tính năng kiểm tra Check in và Check out tài liệu. Khi bạn kiểm tra tài
liệu lưu trữ trong SharePoint, tài liệu này sẽ bị khóa lại bởi bạn và
không ai có thể chỉnh sửa cho đến khi bạn mở nó ra.
- Xem và cập nhật thông tin tài liệu như Title and Comment.
- Xem và cập nhật các cột liên quan trong SharePoint với các loại nội
dung.
- Hiển thị thông tin trong SharePoint, gồm có các cột, quản lý các từ
khóa, các tag trong tài liệu.
- Mở tài liệu, chỉnh sửa từ khóa và tag
- Xem, phục hội và so sánh các phiên bản tài liệu được lưu trữ trong
SharePoint.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 14/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
- Bảo vệ tài liệu với tính năng Microsoft Rights Management Services
(RMS). Tính năng này cho phép bạn kiểm tra được ai đã đọc hoặc
chỉnh sửa tài liệu của bạn. Ngoài ra, với những người dùng ẩn danh
hoặc khách, tài liệu sẽ được mã hóa.
- Thêm chữ kí điện tử với tính năng Microsoft RMS. Những người dùng
khác không thể xác thực bằng chữ kí lên tài liệu khi nó đã được xác
thực bởi một người dùng nào đó.
- Hạn chế chỉnh sửa với tính năng Microsoft RMS, cho phép tác giả có
thể thiết lập các kiểu hạn chế trên tài liệu. Ví dụ, mọi người đều được
phép đọc một tài liệu, nhưng chỉ có bạn được phép chỉnh sửa trang
đầu tiên. Một ví dụ khác là bạn có thể yêu cầu 5 người dùng khách
bình luận lên một tài liệu nào đó và cấm tất cả những người còn lại
chỉnh sửa nội dung tài liệu đó, bạn hạn chế việc chỉnh sửa đối với mọi
người, ngoại trừ bạn và chỉ cho 5 người dùng được phép thêm các
bình luận và 5 người này không thể thao tác nào khác được.
- Xuất bản tài liệu Word 2010 lên blog trong SharePoint.
- Bắt đầu SharePoint workflow với các tài liệu liên quan – chẳng hạn
yêu cầu quản lý phê chuẩn để gửi một thông tin liên hệ đến khách
hàng
- Cho phép nhiều người thao tác đồng thời trên một tài liệu Office ở
thời gian thực. Tính năng này chỉ làm việc trên Word, Excel,
PowerPoint và OneNote.
- Xuất bản các bảng tính Excel trên SharePoint Excel Services để chia
sẻ các workbook hoặc một phần của bảng tính. Dữ liệu Excel này sẽ
được hiển thị trực tiếp trên SharePoint site và người dùng phải có
quyền mới có thể nhập các giá trị và tính toán, đặc biệt là không cần
sử dụng phần mềm Excel 2010.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 15/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
- Chia sẻ tài liệu OneNote trên SharePoint. Với việc chia sẻ một sổ ghi
chép OneNote trên SharePoint, nhiều người dùng có thể xem và cập
nhật các ghi chép. Tính năng này được sử dụng trong cuộc họp khi
mà những người dùng ở những nơi khác nhau.
- Truy cập và làm việc trên tài liệu ở trạng thái offline với SharePoint
Workspace. Trước đây, SharePoint Workspace với tên gọi là Groove.
Với SharePoint Workspace, người dùng có thể thao tác chỉnh sửa, ghi
chép tài liệu trên SharePoint ở trạng thái offline, sau khi kết nối trạng
thái online lại, những tài liệu này sẽ được tự động đồng bộ hóa lên
SharePoint server.
- Tạo và làm việc với các biểu mẫu thông minh trong SharePoint, chẳng
hạn biểu mẫu chi phí du lịch hoặc biểu mẫu thuế bằng công cụ
Microsoft InfoPath. Với dịch vụ SharePoint Forms Service, những
biểu mẫu này có thể được chuyển đổi sang dạng web, vì thế người
dùng không cần phải cài đặt InfoPath vẫn có thể làm việc được với
các biểu mẫu.
- Tích hợp ứng dụng Microsoft Access trên SharePoint. Bạn có thể xây
dựng một Access database bao gồm các khóa liên hệ, liên kết và biểu
mẫu sau đó xuất bản lên một website cho người dùng sử dụng. Tính
năng này là phương pháp chia sẻ Microsoft Access tuyệt vời mà
không cần cung cấp dữ liệu cũng như cài đặt Microsoft Access đến
từng người
- Đồng bộ hóa 2 chiều danh sách liên hệ, lịch làm việc, công việc, hội
thảo và tài liệu với Outlook. Sự khác nhau giữa khả năng đồng bộ
trong SharePoint Workspace và Outlook là sự nhân bản. Với
Workspace tài liệu được nhân bản sau đó người dùng thao tác còn
Outlook thì người dùng thao tác trực tiếp ở tài liệu chính.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 16/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
- Hiển thị trạng thái người dùng SharePoint và các liên kết truyền
thông giữa những người dùng này – thông qua IM, mail, các buổi họp
trực tuyến, hoặc qua điện thoại – sử dụng Microsoft Communicator,
Microsoft Office Commnucation Server (OCS)
- Mở thư viện đa phương tiện trên SharePoint khi thêm các hình ảnh
và video vào PowerPoint và Word.
Khả năng quản lý site
- SharePoint cho phép phát triển các trang Web tương thích với các
trình duyệt và các chuẩn Web khác nhau rất dễ dàng và thuận tiện.
Quản trị hệ thống có thể xây dựng website nội bộ riêng cho từng bộ
phận, phòng ban hoặc chi nhánh với công cụ Office SharePoint
Designer miễn phí của Sharepoint. Các mẫu site dựng sẵn được cung
cấp nhằm tăng tốc việc tạo, tùy biến, triển khai và quản lý các portal
riêng lẻ, các portal lớn trong nội bộ tổ chức, và liên kết với các
website có sẵn trên internet.
- Ngoài ra, SharePoint còn cung cấp công cụ Site Manager nhằm giúp
cán bộ quản trị hệ thống dễ dàng quản lý các site trên hệ thống. Site
Manager là công cụ nền web hỗ trợ kéo thả phục vụ cho việc duyệt
các trang SharePoint, kiểm soát bảo mật truy cập và các chuẩn cảm
quan (look and feel) thông thường. Site Manager hợp nhất các tác vụ
quản trị site cho các portal và website, chứa đựng việc quản lý các
phạm vi, các trang, việc lên danh sách, danh sách các trang
SharePoint và các thành phần của nó.
- SharePoint Server cũng cung cấp những công cụ để tự động tổng hợp
nội dung từ các site của nhóm, đăng tải thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau lên một trung tâm để dễ dàng quản lý hơn.SharePoint Server
cũng cung cấp những công cụ để tự động tổng hợp nội dung từ các
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 17/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
site của nhóm, đăng tải thông tin từ nhiều nguồn khác nhau lên một
trung tâm để dễ dàng quản lý hơn.
Khả năng tích hợp hệ thống người dùng
SharePoint có khả năng tích hợp hệ thống người dùng trong các hệ
thống LDAP phổ biến: AD, Open LDAP,… nhằm đáp ứng yêu cầu:
- Đăng nhập một lần: cho phép người sử dụng chỉ cần đăng nhập
một lần, sau đó truy cập và sử dụng tất cả các dịch vụ/nghiệp vụ
đã và sẽ đăng ký/cấp phép trên cổng thông tin.
- Quản lý người sử dụng: cho phép quản trị người sử dụng dựa trên
tiêu chuẩn LDAP để phân quyền sử dụng theo vai trò thống nhất
và xuyên suốt toàn bộ hệ thống.
- Đồng bộ dữ liệu người dùng giữa CSDL người dùng portal và CSDL
người dùng trong LDAP khi có thay đổi thông tin người dùng ở
mỗi bên.
4.2. Giải pháp lưu trữ
Hệ thống Sharepoint được thiết kế và triển khai theo mô hình Server
Farm, mỗi server farm sẽ chịu trách nhiệm làm những nhiệm vụ khác nhau để
tối ưu hóa khả năng phục vụ người dùng. Với quy mô và nhu cầu triển khai của
đơn vị, Lạc Việt đề xuất triển khai mô hình Farm Server đảm bảo khả năng
lượng dữ liệu và người dùng lớn, đảm bảo hiệu năng hệ thống khi người dùng
tăng trong tương lai. Hệ thống server Farm sẽ gồm 3 máy chủ cơ cở dữ liệu, là
trung tâm lưu trữ toàn bộ dữ liệu của hệ thống thông tin của Hệ thống quản lý
hồ sơ lưu trữ. Dữ liệu được lưu trữ trên 1 máy chủ và tự động backup theo
thời gian thực lên một máy chủ dự phòng (Mirror Server), trong trường hợp
có sự cố với máy chủ CSDL chính, máy chủ dự phòng sẽ được sử dụng thay thế
vai trò của máy chủ chính giúp hệ thống có thể vận hành liên tục. Hệ thống hỗ
trợ phân tải (Load Balance) và cấu hình Clustering.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 18/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Trong tương lai, khi mở rộng quy mô của hệ thống, mỗi phòng ban, chi
nhánh cần triển khai một server farm liên kết với hệ thống hiện tại để phục vụ
công tác chuyên môn nội bộ và cung cấp nhiều ứng dụng hơn. Ngoài ra, có thể
mở rộng hệ thống, chia nhỏ vai trò cho từng máy chủ để chia tải nhằm tối ưu
khả năng cung cấp dịch vụ.
4.3. Giải pháp an toàn dữ liệu
4.3.1.
An ninh bảo mật cấp mạng
Hệ thống mặc định sử dụng giao thức chứng thực Kerberos để xác thực
người dùng truy cập vào hệ thống, người dùng có thể cấu hình hệ thống sử
dụng các giao thức chứng thực khác như NTLM hay một hệ thống chứng thực
khác
4.3.2.
An toàn dữ liệu
Các thiết bị được bảo vệ hạn chế hỏng do điện áp không ổn định:
trang bị ổn áp, lưu điện.
Sao lưu thường xuyên: Thực hiện việc sao lưu dữ liệu hàng ngày và
hàng tháng, hạn chế những mất mát khi hệ thống gặp sự cố. Khi hệ
thống bị sụp đổ hoàn toàn, chúng ta vẫn có thể hồi phục lại số liệu
gần nhất có thể.
Thiết bị dự phòng: bao gồm các công nghệ RAID, clustering cho hệ
thống máy tính.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 19/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Ngoài ra còn cần dự phòng cho các thiết bị mạng, UPS hay thậm chí cả
đường truyền cũng phải được đảm bảo.
Hệ thống có chức năng sao lưu định kỳ theo lịch đặt sẵn của người
quản trị hệ thống.
Hệ thống backup hỗ trợ các loại media khác nhau như: tape-backup,
CD, DVD, Harddisk.
Hệ thống cho phép thực hiện backup một phần hoặc toàn bộ hệ thống
Server Farm, ở mức Server Farm hệ thống tiến hành sao lưu tất cả dữ liệu từ
dữ liệu của các web ứng dụng đến dữ liệu chứa trong cơ sở dữ liệu liên quan
đến web ứng dụng đó, các cơ sở dữ liệu index, dữ liệu cấu hình hệ thống cũng
được sao lưu giúp cho việc tái thiết hệ thống trong trường hợp gặp sự cố dễ
dàng và trong thời gian ngắn nhất.
Người quản trị cũng có thể lựa chọn backup từng thành phần trong
Server Farm như chỉ backup dữ liệu thông tin, hay dữ liệu cấu hình,… linh
động phù hợp với nhu cầu thực tế hoạt động.
Với khả năng cho phép thực hiện backup hệ thống linh hoạt, người quản
trị có thể thiết lập các chiến lược backup định kỳ hiểu quả và an toàn nhất cho
hệ thống thông tin của mình.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 20/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
5. GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS
5.1. Mô hình chức năng
Hình: Kiến trúc giải pháp
Kiến trúc tổng thể của Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ gồm các tầng như sau:
Tầng dữ liệu: là nền tảng của toàn bộ hệ thống thông tin: gồm cơ sở dữ
liệu người dùng chung từ hệ thống LDAP, cơ sở dữ liệu hệ thống portal
và cơ sở dữ liệu ứng dụng.
Tất cả hệ thống thông tin được lưu trữ trong khu vực này, thông
tin được kết xuất từ các nguồn dữ liệu (được quản lý với nhiều loại hệ
quản trị khác nhau như: ORACLE, DB2, MS SQL ..) của các ứng dụng
nghiệp vụ khác nhau một cách tự động lên cổng thông tin theo các hình
thức như: kết xuất thông tin trực tiếp từ CSDL nguồn hoặc thông qua các
web-service nghiệp vụ. Song song các hình thực kết xuất đó hệ thống
còn có thể kết xuất dữ liệu thống qua các kênh trao đổi thông tin theo
chuẩn tích hợp khác.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 21/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Tầng Portal lõi cung cấp hầu hết các dịch vụ cho tầng ứng dụng như:
o Quản lý người dùng và cá nhân hóa:
Thiết lập các thông tin khác nhau cho các đối tượng khác
nhau theo các yêu cầu khác nhau của người sử dụng
Người sử dụng có khả năng thay đổi màu sắc, giao diện nền,
phông chữ hoặc chọn một mẫu hiển thị có sẵn. Việc tùy biến
phụ thuộc hoàn toàn về phía người sử dụng
o Đăng nhập một lần (SSO)
Người sử dụng đăng nhập một lần sau đó truy cập sử dụng
các dịch vụ trên cổng thông tin một cách thống nhất.
Áp dụng cơ chế phân quyền truy cập theo vai trò dựa trên
quy trình công việc xuyên suốt trong hệ thống cổng lõi và
tầng các dịch vụ ứng dụng
o Bảo mật mức ứng dụng
Cung cấp cơ chế bảo mật và xác thực quyền hạn cho các ứng
dụng dụng bên ngoài đối với các tài khoản đăng nhập.
Cung cấp các chuẩn phân quyền cho việc phát triển ứng dụng
mới.
o Bộ tìm kiếm
Cung cấp công cụ đánh chỉ mục (Index) dữ liệu một cách tự
động trên hệ thống, làm nền tảng cho các bộ tìm kiếm.
Cung cấp công cụ tìm kiếm toàn văn có phân loại theo loại
thông tin, chuyên mục, thời gian đưa thông tin
o Bộ quản lý quy trình động
Cho phép xây dựng một cách tự động các quy trình nghiệp vụ
sẽ triển khai trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 22/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Cung cấp các giao diện tích hợp thông tin quy trình vào các
phân hệ ứng dụng.
o Công cụ quản trị tổng thể portal
Quản trị cổng
Quản trị kênh thông tin
Quản trị các trang
Quản trị các module chức năng
Quản trị các mẫu giao diện
Quản trị các mẫu hiển thị nội dung
Quản trị ngôn ngữ
Quản trị các quy trình và luồng kiểm duyệt các nội dung
thông tin
Thiết lập và quản trị danh sách danh mục nội dung thông tin
Thiết lập và quản trị các loại menu
Hệ thống Lõi được cài đặt duy nhất tại máy chủ đóng vai trò
Server cổng thông tin, các máy khác không cần cài đặt chương trình ứng
dụng chỉ cần trình duyệt để truy cập.
Khi có nhu cầu nâng cấp mở rộng hệ thống , có thể triển khai thêm
nhiều máy chủ server Front end làm nhiệm vụ phân tải và backup cho
hệ thống Server portal chính, điều này cần thiết để đảm bảo hệ thống có
thể cùng lúc đáp ứng được nhiều yêu cầu thông tin từ người dùng.
Hệ thống quản lý hệ thống người dùng dùng chung LDAP: hệ
thống này ngoài việc giúp định danh người dùng trên cổng thông tin mà
còn cung cấp khả năng mở rộng ra các hệ thống thông tin khác như
email, file server, ... một cách có hệ thống và nhất quán.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 23/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Tầng ứng dụng cung cấp các dịch vụ cho người dùng cuối gồm 5 phân
hệ: Lập kế hoach, Bảo quản và chỉnh lý, Báo cáo – thống kê, Khai thác,
Quản trị hệ thống. Trong tài liệu này sẽ tập trung trình bày 4 phân hệ:
Bảo quản và chỉnh lý, Báo cáo – thống kê, Khai thác, Quản trị hệ thống.
Phân hệ Lập kế hoạch sẽ được trình bày ở giải pháp của phiên bản nâng
cao.
Phân hệ Bảo quản và Chỉnh lý: bao gồm các chức năng phục vụ
công tác tổ chức kho dữ liệu, công tác phân loại dữ liệu và công tác chỉnh
lý hồ sơ lưu trữ. Phân hệ còn cung cấp công cụ giúp chuyển toàn bộ dữ
liệu đã được chỉnh lý bởi hệ thống bên ngoài vào hệ thống bằng file
excel, giúp cán bộ thủ thư nhập liệu nhanh chóng và thuận tiện.
Phân hệ Báo cáo – Thống kê: bao gồm các loại báo cáo, thống kê
theo từng loại sau: Báo cáo hồ sơ hết giá trị, Hồ sơ nộp lưu trữ, Diện tích
kho bảo quản, Thống kê truy cập, Thống kê khai thác.
Phân hệ Khai thác: bao gồm các chức năng phục vụ cho bạn
đọc/cán bộ các bộ phận, phòng ban của cơ quan có thể khai thác kho lưu
trữ phục vụ việc xử lý công việc hàng ngày. Phân hệ bao gồm các chức
năng chính sau: Tìm kiếm, Đăng ký mượn, Phê duyệt Yêu cầu, Hoàn trả
hồ sơ, Gia hạn sử dụng, Hồ sơ cá nhân, Bàn giao hồ sơ.
Phân hệ Quản trị hệ thống: bao gồm các chức năng giúp cán bộ
quản trị hệ thống phần mềm thiết lập các tham số hệ thống, thiết lập các
danh mục dùng chung, quản lý và phân quyền người dùng, chính sách
mượn trả,….
Ứng dụng được phát triển trên nền Web nên toàn bộ các phân hệ
phần mềm được truy cập qua các trình duyệt web (Internet Explorer,
Firefox, Chrome,…). Với kiến trúc này, tất cả các ứng dụng nghiệp vụ sẽ
hoạt động trong môi trường máy chủ ứng dụng (Application Server),
không cần thiết phải cài đặt thêm bất cứ phần mềm nào tại các máy trạm
làm việc.
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 24/78
Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS
Cách hiện thực này sẽ giảm thiểu các nguy cơ khi triển khai hệ
thống, giảm thiểu áp lực cho quản trị viên hệ thống. Việc triển khai thêm
các máy trạm mới không tốn nhiều thời gian, quản trị hệ thống chi cần
cấp phát thêm tài khoản truy cập hệ thống, phân quyền truy cập vào
chức năng tương ứng với nghiệp vụ của nhân viên mới.
5.2. Mô hình triển khai
Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ được cài đặt trên hệ thống máy chủ tại
Trung tâm dữ liệu của đơn vị. Các phòng ban, cán bộ quản lý kho tham gia sử
dụng hệ thống thông qua hệ thống mạng nội bộ Thư viện hoặc qua môi trường
Internet.
Các đơn vị thành viên sẽ cử nhân sự tham gia như một phần của hệ
thống điều hành đặt tại Trung tâm dữ liệu. Việc đào tạo, triển khai hệ thống
được tiến hành tập trung tại Văn phòng đơn vị.
Mô hình triển khai như sau:
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Trang 25/78
