TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

------

BÀI TIỂU LUẬN
ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP

Môn: Quản trị văn pho
Lớp:

QTKD5 – K8

Nhóm:

5

HÀ NỘI - 2015

1


DANH SÁCH NHÓM 5

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Trương Thị Hoàng Anh
Phạm Thị Thu Trang
Lê Công Ban
Nguyễn Thị Thu Huyền
Nguyễn Thị Khánh Linh
Trần Tất Quyết
Vũ Thế Hùng

2


LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: KHÁI NIỆM. VAI TRO
1.............................................................................................................................. Khái niệm
2. Ý nghĩa
CHƯƠNG II. NHỮNG YÊU CẦU KHI TỔ CHỨC HỘI HỌP
CHƯƠNG III.PHÂN LOẠI CÁC CUỘC HỘI HỌP

1............................................................................................................ Căn cứ vào quy mô
a................................................................................................................................. Hội nghị
b. Cuộc họp
2......................................................................................... Căn cứ vào quy trình quản trị
3................................................................ Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
4.......................................................................................... Căn cứ vào hính thức hội họp
CHƯƠNG IV: QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.

Chuẩn bị hội họp

2..................................................................................................... Tiến hành cuộc hội họp
3.......................................................................................................... Công việc sau hội họp
CHƯƠNG V: NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CUỘC HỌP THÀNH CÔNG
CHƯƠNG VI:TRÁCH NHIỆM CỦA NHỮNG NGƯỜI THAM GIA CUỘC
HỌP.......................................................................................................................................................
1.Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
2. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
3. Trách nhiệm của người ghi biên bản

3


LỜI MỞ ĐẦU

Cho dù là cơ quan quản lí nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức, ….khi cần tổ chức
sự kiện, hội nghị chúng ta cần tổ chức cuộc họp để đề ra các vấn đề. Nhằm mục
đích giải quyết vấn đề, đưa ra kế hoạch để công việc hoàn thành một cách tốt
nhất.
Tổ chức thành công cuộc họp là công việc mà bất cứ người lãnh đạo có năng
lực nào cũng cần phải có khả năng thực hiện. Đây là một việc không dễ dàng gì.
Có nhiều việc khác nhau trong tổ chức cuộc họp nhưng chủ yếu là xác định rõ
mục đích, kế hoạch thực hiện, các công việc làm trước và sau hội họp.
Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa quan trọng, phải tiếp nhận ý kiến từ nhiều
người liên quan đến công việc.

4


CHƯƠNG I: KHÁI NIỆM, VAI TRO
1.Khái niệm hội họp

Hội họp (hôị thảo, hội nghị, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quan
hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một vấn đề
thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị.
2.Ý nghĩa của hội họp
-Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và
tạo ra năng suất lao động cao
-Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị
-Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân
-Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chữa lệch lạc
trong khi thực hiện nhiệm vụ.

5


CHƯƠNG II: NHỮNG YÊU CẦU KHI TỔ CHỨC HỘI HỌP
- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phụ vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành
của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
-Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực
hiện nghiêm túc chế độn trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc; bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất; thông suốt của quản lý các bộ phận.
-Phải có chương trình kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy định thủ tục
tiến hành; được bố trí hợp lí, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm,
không hình thức phô trương.
-Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại
cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
-Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính chất
và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của tứng cơ quan, đơn vị.
-Tất cả các quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc

họp để tiến hành thực hiện. Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp quản lý cần
phải ghi rõ các nội dung bao gồm ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển
khai, ý kiến của người tham gia.
-Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ thì phải thông báo cho
chủ tọa cuộc họp.

6


CHƯƠNG III: PHÂN LOẠI CÁC CUỘC HỌP
Tùy theo chức năng , nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan
có những cuộc hội họp khác.
1. Căn cứ vào quy mô
a. Hội nghi
Thuộc loại này gồm có:
-Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập
-Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập
-Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập
-Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập
-Hội nghị khách hàng
-Hội nghị tổng kết năm…
Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối
lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về
kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông
thường khác.
b. Cuộc họp
Thuộc loại này thường có:
-Các cuộc họp thường kì của các đồng chí lãnh đạo cơ quan
-Các cuộc họp của các lãnh đạo cơ quan đơn vị trong cơ quan
-Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan

-Họp giao ban
-Họp giữa lãnh đạo và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới
-Họp tham mưu, tư vấn
-Họp chuyên môn…
Đặc điểm chung của cuộc họp là: số lượng người dự không nhiều, thời gian họp
không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư
thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn
biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể.
2. Căn cứ vào quy trình quản trị
-Hội họp bàn bạc, ra quyết định
-Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng quan
điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành
động để triển khai những quyết định đã thông qua.
-Hội họp đông đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương
trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc, nếu có

7


-Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động
vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.
3.Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
-Hội họp trao đổi thông tin
-Hội họp triển khai công việc
-Hội họp mở rộng dân chủ
-Hội họp giải quyết vấn đề
4.Căn cứ vào hình thức hội họp
-Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo
-Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc
mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật

hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.

8


CHƯƠNG IV: QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.Chuẩn bị hội họp
a.Xác đinh mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung
chương tình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình,
xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận. Việc hội
họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội
dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:
. Tên buổi họp
. Thời gian hội họp
. Thành phần tham dự hội họp
. Địa điểm hội họp
.Phương tiện kĩ thuật vật chất phục vụ buổi họp
. Nội dung hội họp
.Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
-Quy định thành phần hội họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi
giấy triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu
cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự
họp hay không.
-Xác định thời gian hội họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánh
sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…
-Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc
họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện
khác.
b.Làm và kip thời gửi thư mời: giấy mời cần có nội dung như người được mời,
nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo…

Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo
tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc
họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
-Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.
c.Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
-Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập
cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự
cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
-Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành
phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng và yêu cầu của cuộc họp.
-Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không
thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp đươi có đủ khả năng đáp ứng

9


nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.
d. Thời gian tiến hành
-Thời gian tiến hành 1 cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây như sau:
. Họp tham mưu, tư vấn không quá 1 buổi làm việc.
. Họp chuyên môn từ 1 buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với những đề
án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá
2 ngày.
.Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày
. Hop sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung
của chuyên đề.
.Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tùy theo tính chất
và nội dung vấn đề.
Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí tiến hàn hợp
lý, nhưng không quá 2 ngày.

2. Tiến hành hội họp
-Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu
-Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: trươc lúc khai mạc, đối với những
cuộc họp, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định
như lễ chào cờ…
-Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…
-Trình bày các báo cáo và tham luận
-Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận
cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến
15 phút.
Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.
-Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình bày ngay sau khi kết thúc cuộc họp
hoặc 1 thời gian nhất định sau đó.
-Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận; có thể có diễn văn khai mạc.
3.Công việc sau hội họp
-Hoàn thiện các văn kiện
-Thông báo cho các cơ quan liên quan nội dung kết quả cuộc hội họp.
-Lập hồ sơ cuộc họp, đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên
bản, còn đối với những hội nghị lớ, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hồ sơ
này thông thường bao gồm: thư mời, thư triệu tập, danh sách đại biểu, những
người mời tham dự, lời khai mạc, các báo cáo tham luận, bài phát biểu; nghị

10


quyết cuộc họp; biên bản; lời bế mạc.
-Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho hội họp
-Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp.
V.NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CUỘC HỌP THÀNH CÔNG
-Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo

-Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết
-Nên thảo luận trước với hội đồng về nội dung của cuộc họp
-Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ
-Ghi biên bản những điểm quan trọng trong cuộc họp
-Hướng dẫn mọi người tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn hạn
-Hãy giúp mọi người tập trung chú ý đến cuộc họp
-Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình
-Phát biểu trong cuộc họp là nên nói với nhiều người không chỉ riêng với 1
người
-Không nói xấu nhau buổi họp, đặc biệt là đối với người vắng mặt
-Sau buổi họp nên gặp từng người và trò chuyện thâ mật.
VI. TRÁCH NHIỆM CỦA NHỮNG NGƯỜI THAM GIA CUỘC
HỌP
1. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
Người chủ trì cuộc họp cần quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình,
thời gian và lịch trình của cuộc họp; xác định thời gian tối đa cho mỗi người
tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình 1 cách hợp lí.
Người chủ trì có trách nhiệm điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu
đặt ra; có ý kiến kết luận cho tất cả cả vấn đề đã được thảo luận tại cuộc họp
trước khi kết thúc cuộc họp; giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những đơn vị cá nhân có liên
quan.

11


2. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
Những người tham dự cuộc họp có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu, văn bản
cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp; chuẩn bị trước ý kiến phát biểu
tại cuộc họp.

Phải đi dự họp đúng thành phần, đúng giờ và tham dự hết thời gian cuộc họp,
trường hợp đến trễ thì phải thông báo cho chủ tạo cuộc họp hoặc quản lý cấp
trên.
Trong khi ngồi họp không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không liên
quan đến nội dung cuộc họp, không gọi và nghe điện thoại trong phòng họp.
Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng
vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho
phép.
3.Trách nhiệm của người ghi biên bản
Thư ký ghi biên bản cuộc họp cần ghi chép đầy đủ và chính xác các nội dung
đã được thảo luận cùng với những quyết định của cuộc họp, kết quả biểu
quyết…
Với những cuộc họp quan trọng thư ký cần đọc thông qua nội dung biên bản
trước khi kết thúc cuộc họp.

12