Mã nguồn mở OpenERP HRM

Human Resources Management - HRM

MỤC LỤC
MỤC LỤC.....................................................................................................................1
I. GIỚI THIỆU..............................................................................................................2
OpenERP là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và quản lý quan hệ
khách hàng mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu đáp ứng nhanh theo các nhu
cầu khác nhau của từng doanh nghiệp...........................................................................2
1. HRM là gì?............................................................................................................3
2. Chức năng chính của HRM:..................................................................................4
3. Phân hệ HRM – Chương trình quản lý nhân sự cơ bản:........................................6
3.1. Module Human resources...............................................................................6
3.2. Module Recruitment.....................................................................................10
3.3. Module Time Tracking.................................................................................16
3.4. Module Attendances.....................................................................................19
3.5. Module Expenses..........................................................................................20
3.6. Module Holidays..........................................................................................22
3.7. Evaluation.....................................................................................................26
3.8. Payroll...........................................................................................................27
3.9. Reporting......................................................................................................28
4. Mở rộng...............................................................................................................29
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................36

1
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

I. GIỚI THIỆU
OpenERP là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và quản lý quan hệ

khách hàng mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu đáp ứng nhanh theo các nhu cầu khác
nhau của từng doanh nghiệp.
OpenERP - một hệ thống phần mềm mã nguồn mở được thiết kế bằng việc sử dụng
một cơ sở dữ liệu chung và chia sẽ các công cụ quản lý báo cáo…Vì vậy, ERP giúp doanh
nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tiết kiệm chi phí.
Hiện tại OpenERP đã được phát triển với hơn 700 modules khác nhau nhằm đáp ứng
hầu hết mọi yêu cầu quản lý của các công ty đa lĩnh vực.
Các tính năng chính của OpenERP như sau:








Maketing and Sales – M/S (Tiếp thị và bán hàng)
Suppy Chain Management (Quản lý chuỗi cung ứng)
Accounting & Finance (Kế toán và tài chính)
Human Resources Management (Quản lý nhân sự)
CRM &SRM (Quản lý dịch vụ khách hàng)
Project (Quản lí tiến độ dự án)
Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu về phân hệ HRM (Human Resources Management)
(Lưu ý: Ở đây chúng ta sử dụng OpenERP 6.0 cho việc cài đặt và giải quyết bài toán

nhân sự.)

2
013801001_013801003

Human Resources Management - HRM

II. PHÂN HỆ HRM - CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1. HRM là gì?
Các doanh nghiệp tồn tại và phát triển dựa trên các nguồn lực chính như tiền bạc, vật
chất, thiết bị và con người, đó là những yếu tố cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà
doanh nghiệp đưa ra thị trường nhằm một mục đích chung là trưng cầu lợi nhuận. Song, con
người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên khác cho quá trình phát triển của
doanh nghiệp. Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao là sự đảm bảo thành công
cho tất cả mọi tổ chức. Vì thế việc quản lý nguồn nhân lực là việc làm rất cần thiết và tất
yếu của mỗi doanh nghiệp.
Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh
hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động
với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và vào đúng thời điểm
để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Vì những lý do trên, chúng em quyết định giới thiệu về phân hệ quản trị nguồn nhân lực
(Human Resources Management - HRM):
Nhân viên của bạn trông đợi từ phía bạn một mức lương thoả đáng, điều kiện làm
việc an toàn, sự gắn bó với tổ chức, những nhiệm vụ có tính thách thức, trách nhiệm và
quyền hạn. Mặt khác, bạn với tư cách là chủ lao động mong muốn nhân viên của mình sẽ
tuân thủ quy định tại nơi làm việc và các chính sách kinh doanh, hoàn thành tốt mọi nhiệm
vụ, đóng góp sáng kiến vào các mục tiêu kinh doanh, chịu trách nhiệm cả về việc tốt và việc
còn khiếm khuyết, liêm khiết và trung thực. Chính vì thế để đáp ứng những điều đó, việc
quản lý nhân sự vừa là nghệ thuật vừa là khoa học nhằm đáp ứng những mong muốn của cả
hai phía chủ lao động và nhân viên của họ.
Thứ hai, quản lý nguồn nhân lực là những hoạt động (một quy trình) mà bạn và
nhóm quản lý nhân sự của bạn tiến hành triển khai sắp xếp nhân lực nhằm đạt được các mục
tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Quy trình này gồm các bước tuyển dụng, quản lý, trả

lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…

3
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

2. Chức năng chính của HRM:
HRM cung cấp những đặc trưng và chức năng mới nhất để quản lí hiệu quả nhân lực
trong tổ chức. Nó giúp tổ chức tập trung vào các khía cạnh khác nhau của nhân viên nhằm
đạt được mục tiêu quản lí nhân sự của tổ chức. Ngoài ra, HRM còn hỗ trợ quản lí tất cả các
thông tin của nhân viên tại cùng một nơi và quản lí các tiến trình liên quan một các dễ dàng,
hạn chế thấp nhất lỗi xảy ra và đặc biệt nó tích hợp hoàn toàn với kế toán, sản xuất, dự án...
HRM – ERP được phân chia thành nhiều module, khách hàng có thể lựa chọn một số
module hoặc tất cả tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. HRM –ERP cũng được phân chia ra
thành nhiều version khác nhau để phù hợp với các mô hình quản lí đặc thù: làm hành chính,
sản xuất, dệt may, doanh nghiệp nước trong và ngoài nước.
Các chức năng chính của HRM – ERP:
 Quản lí tuyển dụng (Recruitment): Quản lí các khía cạnh khác nhau của việc tuyển
dụng: vị trí công việc, chi tiết hồ sơ xin việc, các giai đoạn tuyển dụng và phân tích
tuyển dụng.
 Quản lí nhân viên (Employees): Với chức năng này, doanh nghiệp có thể quản lí tất cả
các thông tin chi tiết cần thiết của nhân viên như: thông tin cá nhân, quan hệ xã hội,
thông tin phòng ban, chức vụ của nhân viên… Nó giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lí
hiệu quả nhân viên.
 Quản lí hợp đồng (Contract): Chức năng này hỗ trợ quản lí các hợp đồng lao động của
nhân viên bao gồm: ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng, cơ cấu lương, phụ cấp và
các khoản khấu trừ.
 Quản lí sự có mặt của nhân viên (Attendances): Quản lí sự có mặt hay vắng mặt của

nhân viên bằng các tính năng sign in và sign out. Hỗ trợ tạo các báo cáo phân tích một
cách nhanh chóng như báo cáo hàng tuần, hàng tháng.
 Quản lí kì nghỉ (Holidays Management): Hỗ trợ quản lí việc nghỉ phép của nhân viên
bao gồm: Các kì nghĩ được cho phép trong năm, xin nghỉ, phê duyệt hoặc từ chối của
người quản lí, phân tích lập báo cáo.
 Quản lí chi phí nhân viên (Expenses): Hỗ trợ quản lí các chi phí của nhân viên và các
khoản bồi hoàn cho nhân viên, chi phí du lịch, tiếp khách, đi công tác… Chức năng này
được tích hợp với phân hệ kế toán, tạo ra các bút toán tự động sau khi chi phí được xác
nhận.

4
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

 Quản lý chấm công nhân viên (Time Tracking): Hỗ trợ quản lí quá trình và hiệu quả làm
việc của nhân viên, phục vụ cho việc đánh giá, trả lương và khen thưởng nhân viên.
 Quản lí tiền lương (Payroll): Chức năng này giúp quản lí tất cả các khía cạnh của tiền
lương nhân viên thực hiện các báo cáo. Nó bao gồm quản lí các phiếu lương, tư vấn
thanh toán, đăng kí tiền lương. Nó được tích hợp với kế toán tổng hợp và do đó làm
giảm khối lượng công việc của kế toán.
 Đánh giá nhân viên (Evaluations): Hỗ trợ đánh giá định kì năng lực của mỗi nhân viên.
Việc đánh giá có thể được tạo ra bởi một nhân viên điều phối, cấp dưới hoặc người quản
lí của họ. Chức năng giúp người quản lí có thể xác định những vấn đề cần cải thiện trong
đội ngũ nhân viên.
 Báo cáo - thống kê (Reporting)
Giao diện chính của phân hệ HRM
• Trên nền open erp client

• Trên nền web

5
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

3. Phân hệ HRM – Chương trình quản lý nhân sự cơ bản:
3.1. Module Human resources
 Quản lí hồ sơ nhân sự - Employee
Với mục Employees, doanh nghiệp có thể quản lý nguồn lao động của công ty bằng
cách tạo mới nhân viên và gán cho họ những thuộc tính cụ thể trong hệ thống. Hệ thống sẽ
duy trì tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên và có thể thay đổi bất cứ khi nào cần
thiết.
Quản lý danh sách nhân viên trong công ty bao gồm các thông tin như họ tên, phòng
ban, hình ảnh, user, tình trạng hôn nhân…
Trước khi tạo một nhân viên cần tạo vị trí công việc mà nhân viên này đảm nhận.
Phần này sẽ được giới thiệu ở module Recruiment; Tiếp theo, người quản trị sẽ cấp quyền
truy nhập dựa trên quyền hạn, vị trí và phong ban mà nhân viên này làm việc. Trong form
tạo một quyền user mới, doanh nghiệp có thể quy định quyền dạn user dựa trên “Group”.
Trong lưới thông tin chứa group name nào thì user được quyền hạn đó.
CHÚ Ý: Đừng nhầm lẫn giữa nhân viên và người sử dụng.
- Nhân viên là những người làm việc có ít nhất 1 hợp đồng với công ty.
- Người dùng là người truy cập vào hệ thống.

6
013801001_013801003

Human Resources Management - HRM

- Hầu hết nhân viên là người sử dụng nhưng trong một số trường hợp người dùng không
phải là nhân viên.Ví dụ, các đối tác bên ngoài cũng có quyền truy cập vào hệ thống nhưng
họ không phải là nhân viên.
- Điều này nghĩa là phần mềm cung cấp cho ta vấn đề phân quyền, mỗi tài khoản người
dùng khi đăng nhập vào hệ thống chỉ được truy cập vào 1 số mục mà admin chỉ định ban
đầu (khi tạo user).
Tiếp theo tạo 1 nhân viên mới bằng cách điền thông tin vào các vị trí tương ứng:

7
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Sau khi nhập thông tin tất cả các nhân viên của công ty thì danh sách nhân viên hiển
thị như sau:

 Quản lý hợp đồng lao động - Contract
Module Contract sẽ quản lý danh sách hợp đồng và chi tiết về bản hợp đồng lao động
giữa công ty và nhân viên: Hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức (có xác định thời hạn/
không xác định thời hạn). Module này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý từng loại hợp
đồng lao động, có thể sàng lọc một cách nhanh chóng những hợp đồng đang thực hiện hoặc
đã quá hạn hợp đồng.

8
013801001_013801003

Human Resources Management - HRM

Khi tạo một hợp đồng mới, người quản trị phải nhập các thông tin như: Hợp đồng
tham chiếu, hợp đồng của nhân viên nào, thông tin của nhân viên (tên, vị trí công việc), loại
hợp đồng, loại lương, tiền lương, lịch làm việc, cơ cấu lương, khoảng thời gian thử việc,
thời hạn hợp đồng ngày bắt đầu (start date), ngày kết thúc (end date)…

9
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

•

Chú ý: Tại đây có một ràng buộc: KHÔNG THỂ XÓA HỢP ĐỒNG ĐANG TRONG
THỜI GIAN THỰC THI. Kèm theo đó là nhân viên thuộc hợp đồng đó cũng không
được xóa bỏ.

3.2. Module Recruitment
Chức năng của Module Recruitment là giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ tuyển dụng
và theo dõi quá trình phỏng vấn của các ứng viên.
 Applicants
Từ menu này, doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình tuyển dụng của ứng viên và các
hoạt động như: gặp mặt ứng viên, phỏng vấn, gọi điện…

10
013801001_013801003

Human Resources Management - HRM

Hệ thống Open ERP hỗ trợ đồng bộ hóa email doanh nghiệp để tạo sự tiện dụng
trong việc tuyển dụng nhân sự. Những email từ ứng viên gửi về, sẽ được đưa vào danh sách

11
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

ứng viên trong Applicants bất cứ lúc nào người quản trị thực hiện thao tác cập nhật. Danh
sách này cũng quản lý quá trình phỏng vấn của các ứng viên, các ứng viên đang tiếp tục
hoặc bị loại.

Xếp lịch phỏng vấn ở mục Next action Date và click Meeting xem lịch phỏng vấn.

12
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

 Job positions
Job positions giúp doanh nghiệp quản lý các vị trí công việc và số lượng nhân viên
được bố trí cho vị trí đó theo từng phòng ban. Mục này còn giúp doanh nghiệp quản lý được
những vị trí nào đang được tuyển dụng, số lượng bao nhiêu.
Khi vừa tạo một nhân viên và giao cho nhân viên này giữ vị trí công việc nào đó, ta có
thể kiểm tra trong mục Job positions, sẽ thấy lượng người đang đảm nhiệm chức vụ này
tăng lên 1 đồng thời số vị trí trống cũng giảm đi 1.

Để tạo một vị trí mới, cần nắm các thông tin cơ bản: vị trí công việc (job name), số
lượng người đảm nhiệm (expected employees), bộ phận/ phòng ban (department) và người
quản lý (manager)…

13
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Open ERP hỗ trợ tạo survey một cách đơn giản nhất và doanh nghiệp có thể tùy chọn
số câu hỏi, nội dung cũng như cách thức trả lời cho bài trắc nghiệm tuyển dụng này.

14
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Muốn sửa câu hỏi hoặc thêm câu hỏi mới thì Edit Survery:

Thêm câu hỏi Add Question

15
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Danh sách các bài trắc nghiệm đã soạn thảo

3.3. Module Time Tracking
Module Time Tracking giúp quản lý thời lượng làm việc của nhân viên. Kèm theo đó
doanh nghiệp cũng theo dõi được quá trình làm việc, những dự án mà nhân viên đang tham
gia, tiến độ công việc …
 My timesheet
Chức năng này giúp user hiện hành theo dõi được công việc của chính mình (khoảng
thời gian làm việc, công việc đang thực hiện trong ngày).

16
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

 Timesheets
Danh sách các Timesheets giúp kiểm soát được thời lượng và quá trình làm việc của
nhân viên tại các phòng ban.

Khi chọn xem một record thuộc về một nhân viên nào đó, hệ thống sẽ hiển thị danh
sách các việc/dự án mà nhân viên tham gia xử lý. Form này cũng giống như form My

17
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

timesheet nhưng ở menu này dành cho người quản lý xem, quan sát thời lượng làm việc của

nhân viên. Vậy nên form này tùy hiện theo mỗi nhân viên mà người quản lý muốn xem.

 Working hours
Quản lý giờ làm việc, làm cho dự án nào, làm những việc gì, lúc nào, ai làm. Form này
giống form Timesheet lines trong menu timesheet.

18
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

3.4. Module Attendances
Quản lý nhân viên có mặt hay vắng mặt trong buổi làm dựa vào sign in và sign out.
Cũng cập nhật số lần in/out giống như của Timesheets. Có điều Menu Attendances chỉ dành
cho user hiện hành.
 Sign in/ sign out
Nhân viên đánh dấu sự có mặt của mình bằng mục này.

Hệ thống tự động nhận biết theo user hiện hành. Khi user đã sign in nhưng chưa sign
out ra thì không thể sign in lại một lần nữa. Lúc đó hệ thống sẽ báo rằng bạn chưa khai báo
lần sign out cuối cùng. Chỉ khi đã khai báo sign out rồi thì mới được sign in vào lại tiếp tục.

 Attendances

19
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Hiển thị danh sách nhân viên tham gia làm việc trong một ngày/khoảng thời gian nhất
định.

3.5. Module Expenses
Module quản lý chi phí (Expenses Management) trong OpenERP cho phép chúng ta
theo dõi mức chi phí trong từng dự án/nhân viên. Hàng tháng, các nhân viên sẽ lưu lại mức
chi phí họ dùng và đến cuối tháng thì người quản lý sẽ tổng kết các chi phí đó lại (thường là
chi phí cung cấp cho việc thực hiện dự án). Kế toán của công ty tính toán, kiểm tra các
khoản phí và sẽ hoàn trả cho nhân viên (những khoản phí đã được ứng trước) nếu khoản chi
hợp lý.
Khi nhân viên lập một phiếu chi phí, người lập cần nhập tên, phòng ban làm việc, mô
tả (description) và các loại chi phí cần chi trả:

20
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Cần phải điền đầy đủ thông tin của 1 loại chi phí để người quản lý có đủ căn cứ xác
nhận chi phí hợp lý hay không.

21
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Khi người quản lý đăng nhập, vào xem Menu Enpenses thì form hiển thị danh sách

các chi phí. Từ đó có thể quản lý được các chi phí đã được duyệt, chưa duyệt hoặc đã từ
chối.

3.6. Module Holidays
 Leave Requests
Tại menu Leave Requests, nhân viên có thể tạo yêu cầu nghỉ và chờ sự chấp thuận của
người quản lý. Khi yêu cầu nghỉ phép của nhân viên được chấp thuận, yêu cầu này sẽ được
chuyển về trạng thái mới và hiển thị trên lưới danh sách. Menu này thường là để nhân viên
tạo các yêu cầu nghỉ ngắn hạn, với lý do như bệnh, có việc gia đình…

22
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

Tại field Leave type, người tạo phiếu phải chọn loại yêu cầu nghỉ. Nếu loại yêu cầu
nghỉ chưa có sẵn trong danh sách, nhân viên có thể tạo thêm.
Lưu ý: những yêu cầu nghỉ do nhân viên tự tạo đều thuộc loại không trả lương (un
-paid holiday), nếu là người quản lý tạo thì người này có thể chọn loại trả lương (paid
holiday), không trả lương (un - paid holiday) hoặc trả một nửa số lương (half - paid
holiday). Số ngày nghỉ (number of days) được tính toán một cách tự động khi nhân viên
nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ nghỉ. Khi nhấn Confirm phiếu yêu cầu được gửi
đến cho người quản lý.
Khi người quản lý đăng nhập danh sách các phiếu yêu cầu nghỉ được hiển thị. Từ đó
họ dễ dàng xem xét, quản lý các phiếu nghỉ trong một thời gian bất kì, theo loại trạng thái
phiếu (đã chấp nhận, đã từ chối…). Giả sử người quản lý chọn dòng record chứa yêu cầu
nghỉ bệnh của nhân viên ở trên:
Quản lý có thể chọn một trong hai: đồng ý duyệt yêu cầu (approve) và từ chối
(refuse). Khi đã duyệt qua phiếu yêu cầu nghỉ, trạng thái mới được cập nhật lại. Người nhân

viên tạo yêu cầu cũng được xem thông qua danh sách các phiếu yêu cầu của chính mình
(đăng nhập bằng user của chính họ).

23
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

 Allocation Requests
Đề nghị những kì nghỉ dài hạn. Giao diện giống Leave Request nhưng không có ngày
bắt đầu và ngày kết thúc, chỉ có số ngày nghỉ mà nhân viên yêu cầu.

24
013801001_013801003


Human Resources Management - HRM

 Leaves summary
Lập danh sách số ngày nghỉ của nhân viên trong 1 khoảng thời gian, chi tiết nghỉ từ ngày
nào đến ngày nào, số ngày bao nhiêu, lý do nghỉ là gì … Người xem form có thể chọn cách
hiển thị: xem theo nhân viên, xem theo phòng ban, xem theo loại ngày nghỉ (phân ra 2 loại:
leaves request và allocation request), xem theo loại trạng thái phiếu (Draft, Waiting
approval, Approve, Refuse).

25
013801001_013801003