Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông

Đề tài:

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng
đến hiệu quả truyền thông và giải
pháp nâng cao hiệu quả truyền
thông


Tóm tắt nội dung:
Phần 1: Sơ lược về truyền thông trong tổ chức.
Phần 2: Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông.
Phần 3: Giải pháp nâng cao hịêu quả truyền thông.


PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG
TRONG TỔ CHỨC
1. Khái niệm về truyền thông:
- Truyền thông là quá trình truyền đạt
thông tin từ người này đến người khác một
cách trực tiếp hoặc thông qua các phương
tiện, thiết bị thông tin.
- Truyền thông thường gồm ba phần
chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu.


PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG
TRONG TỔ CHỨC
2. Chức năng của truyền thông:
Truyền thông có 4 chức năng:
- Chức năng kiểm soát
- Chức năng động viên

- Chức năng biểu lộ cảm xúc
- Chức năng thông tin


PHẦN II – CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

1. Quá trình truyền thông
2.Tác động của công nghệ thông tin
3.Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả


1. Quá trình truyền thông:
Các yếu tố trong mô hình quá trình truyền thông được trình bày trên hình vẽ sau:

Hình 1 – Quá trình truyền đạt thông tin
Mô hình này nhấn mạnh những yếu tố then chốt trong hệ thống truyền thông có hiệu
quả.


1. Quá trình truyền thông:
a. Người gửi: Người gửi là nguồn thông tin và là người khởi
xướng tiến trình truyền thông. Người gửi mã hóa thông điệp, tức là
chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang phương tiện, được viết,
nhìn thấy được, hoặc được nói, nhằm chuyển tải ý nghĩa định
hướng. Nhằm mã hóa chính sách, nên áp dụng 5 nguyên tắc truyền
thông vào hình thức truyền thông đang sử dụng:
- Sự thích đáng
- Dễ dàng, giản dị
- Cơ cấu

- Lặp lại
- Trọng tâm


1. Quá trình truyền thông:
b. Người nhận:
- Người nhận là người tiếp nhận và giải mã (hoặc biên dịch)
thông điệp của người gửi. Giải mã là chuyển dịch thông điệp sang
một hình thái có ý nghĩa cho người nhận.
- Một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng
lắng nghe. Các nghiên cứu chỉ ra rằng hầu hết mọi người có thể nhớ
khoảng 50% những gì người nào đó nói với họ. Điều đó giải thích
tại sao truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụng một vài
phương tiện truyền thông, chẳng hạn như các báo cáo, bản ghi nhớ,
bản tin và thư điện tử, cùng với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt và
các bài phát biểu.


1. Quá trình truyền thông:
c. Thông điệp: Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời
(nói và viết) và các hàm ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà
người gửi muốn chuyển tải đến cho người nhận.


1. Quá trình truyền thông:
d. Kênh truyền thông: Kênh là đường truyền tải thông điệp
từ người gửi đến người nhận. Sự phong phú thông tin là khả năng
truyền tải thông tin của kênh. Để lựa chọn mức độ phong phú

thông tin, các cá nhân phải lựa chọn kênh truyền thông phù

hợp, bao gồm:
- Kênh từ trên xuống
- Kênh từ dưới lên
- Kênh ngang
- Kênh truyền thông phi chính thức


1. Quá trình truyền thông:
e.Thông tin phản hồi: Phản hồi là sự phản ứng của người nhận
đối với thông điệp của người gửi. Đây là cách tốt nhất để thể hiện
rằng thông điệp đã được chấp nhận và nó cũng chỉ ra mức độ thấu
hiểu thông điệp. Thông tin phản hồi nên có những đặc tính sau:
- Thông tin phản hồi phải hữu ích.
- Thông điệp nên mang tính mô tả
hơn là đánh giá.
- Phản hồi nên cụ thể hơn tổng quát.
- Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời
- Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều.


1. Quá trình truyền thông
f. Nhận thức: Nhận thức là ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền
tải bởi người gửi và người nhận. Nhận thức bị ảnh hưởng bởi những gì
con người nhìn thấy, bởi cách thức họ sắp xếp các thành tố này trong
bộ nhớ và bởi ý nghĩa gán cho chúng. Khả năng nhận thức của con
người là khác nhau., vì vậy khả năng trí tuệ để ghi chú và nhớ là quan
trọng. Một vài vấn đề trong truyền thông có thể được phân thành hai
vấn đề:
- Nhận thức chọn lọc
- Nhận thức dập khuân.

2. Tác động của công nghệ thông tin:
- Thư điện tử:
- Internet:


2. Tác động của công nghệ thông tin:
- Hội nghị qua đa phương tiện (Teleconference):


3. Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả:
a. Những rào cản đối với tổ chức:
- Cấp bậc quyền hạn và vị thế.
- Chuyên môn hóa
- Các mục tiêu khác biệt
b. Những rào cản cá nhân:
- Ngữ nghĩa học.
- Cảm xúc


3. Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả:
c. Loại bỏ các trở ngại:
- Quy định dạng thông tin
- Khuyến khích phản hồi
- Đơn giản hóa ngôn ngữ
- Lắng nghe một cách tích cực.
- Kiềm chế những cảm xúc tiêu cực.
- Sử dụng những hàm ý không bằng lời.
- Sử dụng hệ thống thông tin mật.

PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TRUYỀN THÔNG
1. Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả:
- Những chiến lược truyền thông hiệu quả nhất là
cuộc chạy đua thông tin trên 5 chữ Ws và 1 chữ H.
- Chiến lược truyền thông tốt nhất được xây dựng
để chia sẻ tối đa thông tin và hạn chế tối thiểu rủi ro.
Chiến lược truyền thông phải được tính toán đến
thông điệp, khán giả, tiềm năng phương tiện truyền
đạt, nguồn gốc yêu cầu và cơ cấu phản hồi.
- Những chiến dịch truyền thông hiệu quả nhất
đảm bảo sự truyền đạt cần thiết để thỏa mãn suốt một
sự kiện hay dự án.


PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TRUYỀN THÔNG
2. Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả:
Theo Brad Egeland, một chuyên gia tư vấn quản lý dự án đã có 24 năm kinh
nghiệm về quản lý và phát triển nhân lực trong các lĩnh vực sản xuất, bán lẻ,
hàng không, du lịch và lữ hành để xây dựng môi trường truyền thông hiệu
quả tại doanh nghiệp, các nhà quản trị nên thực hiện những việc sau đây:
- Tổ chức các cuộc họp hằng tuần
cho các nhóm
- Gửi bản tin hằng tuần
- Gặp gỡ từng nhân viên mỗi tháng
một lần
- Tạo điều kiện để nhân viên xây dựng quan hệ với những khách hàng quan

trọng nhất
- Tổ chức các hoạt động ngoại khóa hằng quý cho nhân viên.


PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TRUYỀN THÔNG
3. Giải pháp từ phía người gửi:
- Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân công rõ ràng.
- Ngôn ngữ đơn giản
- Làm tăng sự phản hồi
- Sắp đặt dòng thông tin
- Sự lặp lại
- Đúng lúc
- Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ
- Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh
- Hiểu khán giả của mình


PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TRUYỀN THÔNG
4. Giải pháp từ phía người nhận:
- Chú ý lắng nghe
- Nghe hết vấn đề rồi mới phán quyết
- Hỏi lại những điều không hiểu hoặc không rõ
- Ghi chép, tóm tắt những gì nghe được
- Không để cảm xúc quyết định suy nghĩ