Tiểu luận phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông

NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

MỤC LỤC
Đề tài nhóm 6:
“Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông
và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông"
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................................4
PHẦN I-SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC................................5
I. Khái niệm về truyền thông......................................................................................5
II. Chức năng của truyền thông ..................................................................................5
PHẦN II - CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG...7
I. Quá trình truyền thông............................................................................................7
1. Người gửi...............................................................................................................8
2. Người nhận............................................................................................................8
3. Thông điệp.............................................................................................................9
4. Kênh truyền thong.................................................................................................10
5. Thông tin phản hồi.................................................................................................11
6. Nhận thức...............................................................................................................12
II. Tác động của công nghệ thông tin.........................................................................14
1. Thư điện tử............................................................................................................14
2. Internet..................................................................................................................15
3. Hội nghị qua đa phương tiện................................................................................15
III. Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả........................................................16
1. Những rào cản đối với tổ chức..............................................................................16
2. Những rào cản cá nhân..........................................................................................18
3. Loại bỏ các trở ngại...............................................................................................19
PHẦN III - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG……………..22
I. Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả.........................................................22
II. Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả......................................23

III. Giải pháp từ phía người gửi...................................................................................24
1. Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân công rõ rang.............14
2. Ngôn ngữ đơn giản..............................................................................................24
3. Làm tăng sự phản hồi..........................................................................................24
4. Sắp đặt dòng thông tin.........................................................................................24
5. Sự lặp lại..............................................................................................................25
1


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

6. Đúng lúc...............................................................................................................25
7. Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ..........................................................................25
8. Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh...........................................25
9. Hiểu khán giả của mình.......................................................................................25
IV. Giải pháp từ phía người nhận..............................................................................26
1. Chú ý lắng nghe...................................................................................................26
2. Nghe hết vấn đề rồi mới phán quyết...................................................................26
3. Hỏi lại những điều không hiểu hoặc không rõ....................................................26
4. Ghi chép, tóm tắt những gì nghe được................................................................26
5. Không để cảm xúc quyết định suy nghĩ..............................................................26
PHẦN KẾT LUẬN………………………………………………………………………28
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………29

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Phần

Người thực hiện

Ngày
hoàn thành

2


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

I. SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG
TRONG TỔ CHỨC

Lê Thị Hòa bình

24h00 ngày
10/04/2013

II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỜNG ĐẾN
TRUYỀN THÔNG

Trần Văn Huỳnh

24h00 ngày
10/04/2013

III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
Đỗ Đặng Ngọc Trâm

TRUYỀN THÔNG

24h00 ngày
10/04/2013

LỜI NÓI ĐẦU
PHẦN KẾT THÚC
TÀI LIỆU THAM KHẢO
(Hỏi ý kiến để biết thêm)

Đỗ Đặng Ngọc Trâm
Trần Văn Huỳnh
Lê Thị Hòa bình

24h00 ngày
10/04/2013

Nguyễn Thiên
Vương (nhóm
trưởng)
Trần Xuân Tiến

24h00 ngày
10/04/2013

Nguyễn Thanh Hà
Nguyễn Thị Thanh
Thùy

24h00 ngày

10/04/2013

TỔNG HỢP BÀI VÀ
LÀM SLIDE THUYẾT TRÌNH

15 CÂU TRẮC NGHIỆM VÀ
5 CÂU HỎI MỞ

LỜI NÓI ĐẦU
Lịch sử loài người cho thấy, con người có thể sống được với nhau, giao tiếp và
tương tác lẫn nhau trước hết là nhờ vào hành vi truyền thông (thông qua ngôn ngữ
hoặc cử chỉ, điệu bộ, hành vi… để chuyển tải những thông điệp, biểu lộ thái độ cảm
xúc). Qua quá trình truyền thông liên tục, con người sẽ có sự gắn kết với nhau, đồng
3


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

thời có những thay đổi trong nhận thức và hành vi. Chính vì vậy, truyền thông được
xem là cơ sở để thiết lập các mối quan hệ giữa con người với con người, là nền tảng
hình thành nên cộng đồng, xã hội. Nói cách khác, truyền thông là 1 trong những hoạt
động căn bản của bất cứ 1 tổ chức, xã hội nào.
Không thể phủ nhận sự ảnh hưởng mạnh mẽ và lợi ích to lớn của truyền thông
mang lại cho xã hội hiện đại ngày này.Chính vì vậy, truyền thông là một lĩnh vực mới
và thú vị, đang được xã hội đặc biệt quan tâm khai thác. Là sinh viên ngành Quản trị
Kinh doanh và là những doanh nhân tương lai của đất nước, thì việc hiểu biết về
truyền thông là một điều không thể thiếu được đối với mỗi chúng ta. Chính vì lý do đó
mà nhóm chúng tôi đã chọn đề tài : “ Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu

quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông ”để viêt tiểu luận.
Nội dung bài tiểu luận gồm 3 phần:
1.
2.
3.

Sơ lược về truyền thông
Các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông
Giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông.

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về thời gian, tài liệu, cũng như
thiếu kinh nghiệm về thực tế nên bài tiểu luận này có thể còn tồn tại nhiều thiếu
sót.Nhóm chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy và các bạn để
bài tiểu luận này được hoàn thiện hơn.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

I.

Khái niệm về truyền thông
Truyền thông là quá trình truyền đạt thông tin từ người này đến người khác một
cách trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện, thiết bị thông tin.

4


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Truyền thông (communication)là quá trình chia sẻ thông tin. Truyền thông là một
kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các
qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới
người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người
nhận. Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người
hiểu những giừ người khác nói (ra hiệu,
hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh
âm và biểu tượng, và học được cú pháp
của ngôn ngữ.
Truyền thông thường gồm ba phần
chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu.
Nội dung truyền thông bao gồm các
hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu
biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh,
hoặc câu hỏi. Các hành động này được
thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyền
hình. Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người tổ
chức gửi đi thông tin.

II.

Chức năng của truyền thông
Truyền thông có 4 chức năng: Kiểm soát, động viên, biểu lộ cảm xúc và thông tin.
-

Chức năng kiếm soát: Các bạn sẽ hiểu về chức năng kiểm soát thông qua

một ví dụ sau: Nhân viên nhận thấy có những bất hợp lý liên quan đến công việc và
phản ánh lên nhà quản lý trung gian. Nhà quản lý sẽ dựa vào bảng mô tả công việc hay

các chính sách của công ty để giải quyết. Lúc này truyền thông có vai trò kiểm soát.
- Chức năng động viên: Thông qua truyền thông, nhà quản lý có thể nói rõ cho
nhân viên biết công việc họ cần làm, phản hồi kết quả công việc, gợi ý những biện
pháp để nâng cao kết quả làm việc. Đó chính là một cách động viên nhân viên rất hiệu
quả.
- Chức năng biểu lộ cảm xúc: Mọi nhân viên đều có nhu cầu xã hội. Truyền thông
giúp cho nhân viên thỏa mãn nhu cầu giao tiếp của mình, giảm căng thẳng khi làm
5


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

việc, thể hiện cảm xúc với mọi người xung quanh. Do vậy, các bạn sẽ không lấy gì làm
ngạc nhiên khi mọi người trong lúc làm việc vẫn tranh thủ tán gẫu.
-Chức năng thông tin: Chức năng này giúp cho các cá nhân hoặc nhóm đưa ra
quyết định sau khi nhân được thông tin và tiến hành đánh giá các giải pháp đề ra. Tất
nhiên, để đi đến quyết định, các cá nhân hay nhóm phải truyền thông, thảo luận và
thống nhất ý kiến
Không thể nói trong bốn chức năng truyền thông trên, chức năng nào quan trọng
hơn.Để làm việc hiệu quả, các nhóm cần phải duy trì các hình thức kiểm soát thành
viên, khuyến khích họ làm việc, giúp họ biểu lộ cảm xúc và đưa ra các quyết định.

PHẦN II – CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG
I. QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG.
Quá trình truyền đạt và hiểu được các ý nghĩa thể hiện qua mô hình quy trình
truyền thông. Mô hình quy trình truyền thông giải đáp: ai, nói gì, trong kênh nào, cho
ai, hiệu quả như thế nào.Truyền thông có liên quan đến chín yếu tố gồm: Hai yếu tố
thể hiện các bên chủ yếu tham gia truyền thông là người gửi và người nhận. Hai yếu

tố khác là những công cụ truyền thông chủ yếu, tức là thông điệp và phương tiện
truyền thông. Bốn yếu tố khác nữa là những chức năng truyền thông chủ yếu, gồm mã
hóa, giải mã, phản ứng đáp lại và thông tin phản hồi. Yếu tố cuối cùng là nhiễu trong
hệ thống đó (tiếng ồn).
Các yếu tố trong mô hình quá trình truyền thông được trình bày trên hình vẽ sau:

6


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Hình 1 – Quá trình truyền đạt thông tin
Mô hình này nhấn mạnh những yếu tố then chốt trong hệ thống truyền thông có hiệu quả.
1. Người gửi: Người gửi là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền
thông. Người gửi mã hóa thông điệp, tức là chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang
phương tiện, được viết, nhìn thấy được, hoặc được nói, nhằm chuyển tải ý nghĩa định
hướng. Nhằm mã hóa chính sách, nên áp dụng năm nguyên tắc truyền thông vào hình
thức truyền thông đang sử dụng.
1.1. Sự thích đáng: Tạo ra thông điệp có ý nghĩa, lựa chọn cẩn thận các từ ngữ, biểu
tượng hoặc cử chỉ sử dụng.
1.2. Dễ dàng, giản dị: Sử dụng các thuật ngữ đơn giản nhất có thể trong thông điệp,
giản lược số lượng từ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng.
1.3. Cơ cấu: Sắp xếp, bố trí thông điệp theo một trình tự hoặc tạo điều kiện cho việc
hiểu thông điệp dễ dàng. Hoàn thành xong mỗi điểm cần trình bày xong trước khi
chuyển sang điểm khác.

7

NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

1.4. Lặp lại: Lặp lại là đặc biệt quan trọng trong truyền thông nói bởi vì các từ ngữ có
thể không được nghe rõ hoặc hiểu đầy đủ vào thời điểm đầu tiên.
1.5. Trọng tâm: Tập trung vào những khía cạnh nền tảng, hoặc các điểm chính của
thông điệp. Thông điệp cần rõ rang và tránh việc trình bày chi tiết không cần thiết.
2. Người nhận: Người nhận là người tiếp nhận và giải mã ( hoặc biên dịch) thông điệp
của người gửi. Giải mã là chuyển dịch thông điệp sang một hình thái có ý nghĩa cho
người nhận.
Cả việc mã hóa và giải mã đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân, chẳng hạn
như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, văn hóa
và giới tính. Một vài nghiên cứu gợi ý rằng phụ nữ quan tâm đến cảm giác và phản
ứng của họ đang nói chuyện nhiều hơn nam giới,…
Một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng lắng nghe. Các nghiên
cứu chỉ ra rằng hầu hết mọi người có thể nhớ khoảng 50% những gì người nào đó nói
với họ. Điều đó giải thích tại sao truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụng
một vài phương tiện truyền thông, chẳng hạn như các báo cáo, bản ghi nhớ, bản tin và
thư điện tử, cùng với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt và các bài phát biểu.
3. Thông điệp: Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm
ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà người gửi muốn chuyển tải đến cho người
nhận. Một thông điệp có hai mặt : Thông điệp gửi và thông điệp nhận không nhất thiết
phải giống nhau. Tại sao vậy? Trước tiên, mã hóa và giải mã thông điệp có thể khác
nhau bởi vì sự khác biệt về quan điểm và chuyên môn, lai lịch của cả người gửi và
người nhận. Thứ hai, người gửi có thể gửi nhiều hơn một thông điệp.
3.1. Thông điệp không bằng lời: Tất cả các thông điệp không được nói hoặc viết tạo
thành những thông điệp không lời. Các thông điệp không lời liên quan đến việc sử
dụng những diễn tả của khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, cử động cơ thể, các cử chỉ

và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng. Khi con người giao tiếp, khoảng 60%
8


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

nội dung các thông điệp được truyền tải thông qua các biểu hiện ở khuôn mặt và
các phương pháp truyền thông không lời khác. Với ngôn ngữ cơ thể và sự chuyển
động, đặc biệt sự chuyển động của khuôn mặt và mắt nói nhiều cho chúng ta về
một người. Khỏng 50% nôi dung thông điệp có thể được truyền thông qua biểu
hiện của khuôn mặt và tư thế, điệu bộ của cơ thể và khoảng 30% là qua ngữ điệu
và giọng phát âm. Bản thân ngôn từ có thể diễn đạt và giải thích 20% nội dung của
một thông điệp. Ý nghĩa của truyền thông không lời khác biệt theo văn hóa.
3.2. Các thông điệp bằng lời: Truyền thông nói xảy ra mặt đối mặt, qua điện thoại hoặc
qua thiết bị điện tử khác. Giao tiếp bằng lời hiệu quả đòi hỏi người gửi phải mã
hóa thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải một cách chính xác ý nghĩa
đến cho người nhận. Truyền đạt thông điệp theo phương thức được tổ chức chặt
chẽ và cố gắng loại bỏ sự sao nhãng, bối rối.
3.3. Thông điệp viết: Mặc dù truyền thông nói là nhanh hơn giao tiếp viết và cho phép
người giao tiếp tương tác lẫn nhau. Nhưng một vài người lại thích giao tiếp qua
viết hơn bởi vì nó cho phép họ lựa chọn và cân nhắc từ ngữ sử dụng một cách cẩn
thận trước khi gửi thông điệp. Các tổ chức cũng thường sử dụng nhiều hình thức
của thông điệp viết. Những thông điệp đó là thích hợp nhất khi thông tin phải
được thu thập và phân phát cho nhiều người ở các vị trí phân tán và việc lưu trữ
thông tin được gửi là cần thiết.
4. Kênh truyền thông: Kênh là đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người
nhận. Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh. Không phải tất
cả các kênh có thể truyền tải lượng thông tin như nhau. Giao tiếp viết là thấp nhất về

mức độ phong phú và đầy đủ. Các kênh thấp về mức độ phong phú và đêỳ đủ thông tin
được nhìn nhận là yếu, kém bởi vì chúng chỉ hiệu quả cho việc gửi những dữ liệu hoặc
sự kiện cụ thể.
Để lực chọn mức độ phong phú thông tin, các cá nhân phải lựa chọn kênh truyền
thông phù hợp. Chúng bao gồm: kênh từ trên xuống, kênh từ dưới lên và kênh ngang,
9


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

kể cả kênh chính thức và kênh phi chính thức, chẳng hạn như hệ thống thông tin mật,
các nhóm mạng lưới.
4.1. Kênh từ trên xuống: Kênh hướng xuống liên quan đến tất cả cách thức gửi thông
điệp từ nhà quản trị xuống nhân viên. Các nhà quản trị thường sử dụng truyền
thông hướng xuống một cách hiệu quả như một kênh, nhưng nó có thể là kênh bị
lạm dụng nhiều nhất bởi vì nó ít tạo cơ hội cho nhân viên tương tác lại hoặc phản
hồi. Thực ra, vấn đề nền tảng với truyền thông hướng xuống đó là cách thức quá
quen thuộc và thông thường. Đó là kênh kém vì không khuyến khích thông tin
phản hồi từ người nhận. Để khắc phục điều này, nhà quản trị nên thuyết phục nhân
viên sử dụng kênh hướng lên.
4.2. Kênh từ dưới lên: Kênh hướng lên là tất cả phương tiện mà nhân viên sử dụng để
gửi đến cho nhà quản trị. Giao tiếp hay truyền thông hướng lên bao gồm việc cung
cấp thông tin phản hồi, mức độ am hiểu thông điệp mà nhân viên nhận được thông
qua kênh từ trên hướng xuống. Hơn nữa nó cho phép nhân viên bày tỏ quan điểm
và ý tưởng của mình, và truyền thông từ dưới lên có thể cung cấp những thông tin
về cảm xúc của nhân viên cũng như cho họ cơ hội , cảm giác họ đang được lắng
nghe, và đề cao giá trị cá nhân. Quan trọng nhất, nhân viên thường có những ý
tưởng tuyệt diệu để cải thiện tính hữu hiệu và hiệu quả. Các kênh từ dưới lên

mang lại nhiều lợi ích nhưng nhà quản trị cần nhận thức các vấn đề có thể gây trở
ngại đối với hình thức này. Trước tiên, hầu hết nhân viên không muốn người giám
sát biết bất cứ điều gì tiêu cực về họ, vì vậy họ có thể kiểm tra các tin xấu. Thứ
hai, lo lắng, khát vọng và quan điểm cá nhân của nhân viên luôn làm xuyên tạc,
bóp méo những gì được truyền thông. Cuối cung, nhân viên có thể cạnh tranh cho
vị trí quản trị và vì vậy sẽ im lặng với hy vọng rằng sẽ được tiến cử vào vị trí đó
mà nhà quản trị được đề bạt lên chức vụ cao hơn hay chuyển sang vị trí khác.
4.3. Kênh ngang: Kênh ngang là tất cả phương tiện được sử dụng để gửi và nhận thông
tin giữa các phòng ban trong tổ chức với nhà cung cấp hay với khách hàng. Các
thông điệp được truyền thông theo chiều ngang thường liên quan đến việc phù hợp
10


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

các hoạt động, chia sẻ thông tin và giải quyết các vấn đề. Các kênh ngang là cực
kỳ quan trọng cho các tổ chức trên nền tảng nhóm hiện nay, nơi nhân viên phải
thường xuyên giao tiếp để giải quyết vấn đề của khách hàng hay các vấn đề về quy
trình sản xuất.
4.4. Kênh truyền thông phi chính thức: Kênh truyền thông phi chính thức là tất cả các
phương thức phi chính thức cho người gửi và người nhận để truyền thông từ trên
xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang. Hệ thống thông tin mật là một hệ thống
truyền thông phi chính thức của tổ chức, thông tin có thể di chuyển theo bất kỳ
hướng nào. Kênh truyền thông phi chính thức đã được nhìn nhận ở nhiều tổ chức
và tầm quan trọng mà nó mang lại nhằm khuyến khích và hỗ trợ cho các nỗ lực
của nhân viên. Các nhóm mạng nhân viên và nhóm phi chính thức tổ chức các hoạt
động xã hội để khuyến khích việc truyền thông phi chính thức giữa các nhân viên,
những người chia sẻ cùng quan tâm.

5. Thông tin phản hồi: Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp của
người gửi. Đây là cách tốt nhất để thể hiện rằng thông điệp đã được chấp nhận và nó
cũng chỉ ra mức độ thấu hiểu thông điệp. Trong truyền thông, không nên giả định rằng
mọi người được nói hay viết ra sẽ được thấu hiểu chính xác như ý định của chúng ta.
Nếu không khuyến khích phản hồi, chúng ta có khả năng đánh giá sai mức độ người
khác hiểu về mình. Vì vậy chúng ta sẽ truyền thông kém hiệu quả hơn so với những
người khuyến khích việc phản hồi. Bất kỳ khi nào gửi một thông điệp, hành động của
người gửi sẽ tác động đến phản ứng của người nhận. Ngược lại phản ứng của người
nhận sẽ ảnh hưởng đến hành động sau này của người gửi. Nếu người nhận không có
phản ứng thì thông điệp hoặc là thông điệp chưa bao giờ được nhận, hoặc là người
nhận lựa chọn phương pháp không phản ứng. Trong cả hai trường hợp này nó đều báo
hiệu cho người gửi sự cần thiết phải tìm hiểu tại sao người nhận không phản ứng. Khi
nhận được phản hồi tốt, người gửi sẽ tiếp tục giữ cùng loại thông điệp cho những lần
sau. Khi phản hồi không được phản ứng, người gửi sẽ thay đổi loại thông điệp. Thông
tin phản hồi nên có những đặc tính sau:
11


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

5.1. Thông tin phàn hồi phải hữu ích.
5.2. Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.
5.3. Phản hồi nên cụ thể hơn tổng quát.
5.4. Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời
5.5. Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều.
6. Nhận thức: Nhận thức là ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền tải bởi người gửi và
người nhận. Nhận thức bị ảnh hưởng bởi những gì con người nhìn thấy, bởi cách thức
họ sắp xếp các thành tố này trong bộ nhớ và bởi ý nghĩa gán cho chúng. Khả năng

nhận thức của con người là khác nhau., vì vậy khả năng trí tuệ để ghi chú và nhớ là
quan trọng. Một vài vấn đề trong truyền thông có thể được phân thành hai vấn đề:
nhận thức chọn lọc và nhận thức dập khuân.
6.1. Nhận thức chọn lọc: Là tiến trình rà soát thông tin mà một người muốn hoặc cần
tránh. Đa số mọi người bị chi phối bởi kiến thức hoặc kinh nghiệm mà họ có khi
nhận thức một vấn đề hoặc chỉ lắng nghe những điều họ muốn nghe.
6.2. Sự dập khuân: Là quá trình đặt ra các giả định về cacsn cá nhân chỉ dựa trên cơ sở
về giởi tính, độ tuổi, chủng tộc và loại khác. Sự dập khuôn bóp méo sự thật do gợi
ý rằng tất cả mọi người trong một loại có đặc điểm giống nhau nhưng thực tế
không phải như vậy.
Tóm lại :
Mô hình truyền thông này nhấn mạnh những yếu tố then chốt trong hệ thống truyền
thông có hiệu quả. Người gửi phải biết mình thông tin đến công chúng nào và muốn có
phản ứng đáp lại như thế nào. Họ mã hoá thông điệp của theo cách có tính đến quá
trình giải mã thông điệp thông thường của công chúng mục tiêu. Họ phải tạo ra những
kênh liên hệ nhược để có thể biết phản ứng đáp lại của người nhận với thông điệp đó.
12


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Để đảm bảo thông điệp có hiều quả, quá trình mã hoá của người gửi phải ăn khớp
với quá trình mã hoá của người nhận. Thông điệp về cơ bản phải là những tín hiệu
quen thuộc đối với người nhận thì thông điệp càng có hiệu quả. Điều này đặt ra một
vấn đề cần giải quyết cho những người truyền đạt thông tin từ một tầng lớp xã hội ( ví
dụ như người quảng cáo ) muốn truyền đạt có hiệu quả đến một tầng lớp xã hội khác.
Nhiệm vụ của người gửi là đưa được thông tin của mình đến người nhận trong môi
trường có rất nhiều nhiễu vì người ta bị tác động của hàng trăm thông điệp thương mại

mỗi ngày và công chúng mục tiêu có thể không nhận được thông điệp gửi đến vì một
trong ba lý do. Thứ nhất là sự chú ý có chọn lọc, nghĩa là họ chỉ nhớ một phần nhỏ
thông điệp truyền đến họ. Do vậy người truyền thông phải thiết kế thông điệp làm sao
để nó vần thu hút được sự chú ý mặc dù xung quanh có nhiều tác nhânlàm phân tán.
Sự chú ý có chọn lọc giải thích tại sao quảng cáo với tiêu đề đậm nét hứa hẹn một điều
gì đó rất có nhiều khả năng được chú ý đế. Chỉ cần một chút công sức bỏ ra người
nhận có thể dành được một phần thưởng rất lớn.
Đối với sự bóp méo có chọn lọc người nhận có một số thái độ làm cho họ có một
số có những cái kỳ vọng về cái mà họ hay nghe thấy. Họ sẽ nghe thấy những cái phù
hợp với hệ thống niềm tin của mình. Nhiệm vụ của người truyền đạt là cố gắng bảo
đảm thông điệp đơn giản, rõ dàng, lý thú và lập lại nhiều lần để truyền đạt những điểm
chính đến công chúng. Đối với sự nghi nhớ có chọn lọc, người truyền đạt phải cố gắng
làm cho thông điệp lưu lại lâu dài trong trí nhớ của người nhận, thông điệp có thể cải
biến niềm tin và thái độ của người nhận. Nhưng trước tiên thông điệp phải lọt vào trí
nhớ của người nhận. Thông điệp có được chuyển từ trí nhớ ngắn sang trí nhớ lâu dài
của người đó hay không thì còn tùy thuộc số lần kiểu người nhận ôn lại thông điệp đó.
Ôn lại không có nghĩa là hoàn toàn lặp lạithông điệp, mà người nhận phải chi tiết hoá ý
nghĩa của thông tintheo cánh làm cho những ý nghĩ liên quan từ trí nhớ lâu dài của
người nhận sang trí nhớ ngắn của người đó. Nừu thái độ lúc đầu của người nhận đối
với sự vật là tích cực và người đó ôn lại những luận cứ ủng hộ, thì chắc chắn những
thông điệp đó sẽ tiếp nhận và nghi nhớ kỹ. Nếu thái độ lúc đầu của người nhận là tiêu
cực và người đó ôn lại những lý lẽ phản bác, thì chắc chắn thông điệp sẽ bị từ chối,
13


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

nhưng vẫn lưu lại trong trí nhớ lâu dài. Lập luận phản bác ức chế việc thuyết phục

bằng cách đưa ra một thông điệp chống lại cái đã có sẵn. Phần lớn việc thuyết phục đòi
hỏi người nhận phải ôn lại những suy nghĩ của mình. Phần lớn những trưòng hợp gọi
là thuyết phục thực ra là tự thuyết phục.
II. TÁC ĐỘNG CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Sự phát triển của công nghệ thông tin đang làm thay đổi nhanh chóng phương thức
truyền thông của nhà quản trị và nhân viên, vì vậy sẽ dẫn đến việc thay đổi kênh truyền
thông sử dụng. Những công nghệ này không những thay đổi cách thức nhà quản trị và
nhân viên giao tiếp với nhau, mà còn cách thức ra quyết định. Máy trả lời điện thoại
(voice mail), máy fax, hội nghị qua điện thoại, hệ thống truyền hình cáp, chuẩn bị báo
cáo tự động bằng máy tính, thâu băng video và chuyển dữ liệu giữa các máy tính với nhau
là các ví dụ về việc phát triển các phương thức truyền thông trong 25 năm qua. Chúng ta
sẽ xem xét ba loại công nghệ này: thư điện tử, Internet và hội nghị qua điện thoại.
1. Thư điện tử
Thư điện tử (electronic mail) là hình thức sử dụng máy điện toán để soạn thảo văn
bản và hiệu chỉnh nó để gởi và nhận thông tin một cách nhanh chóng, ít tốn kém và hiệu
quả. Trong vòng vài giây, các thông điệp được chuyển từ máy tính của người gởi sang
máy tính của người nhận. Thư điện tử trở nên phổ biến cho nhà quản trị vì nhiều lí do.
Trước nhất, nhà quản trị không phải chờ đợi quá lâu cho việc phản ứng lại vì thông tin
có thể luôn được gởi, nhận và phản hồi trong giây lát. Thứ hai, thư điện tử là ít tốn
kém, nó có thể chuyển qua máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị khác mà công ty đang
sử dụng. Thứ ba, năng suất gia tăng qua việc loại bỏ yêu cầu thủ tục xử lư theo kiểu
văn thư. Thư điện tử đă thay đổi đáng kể cách thức con người làm việc. Nhân viên không
cần phải ở văn phòng công ty thì mới có thể giao tiếp với người khác. Công nghệ
thông tin cũng cho phép các tổ chức chiêu mộ và thuê tuyển nhân viên, những người
có thể không bao giờ đến văn phòng công ty và sinh sống mọi nơi trên thế giới…
2. Internet
14


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Internet mở rộng phạm vi hoạt động của các tổ chức. Hàng nghìn trang web của các
tổ chức kinh doanh, trường học, và các tổ chức khác đang phát triển nhanh chóng. Hơn
là việc truyền thông điệp thông qua các máy tính trung tâm, Internet có thể sử dụng
hàng nghìn máy tính được kết nối với hàng nghìn thiết bị, bộ phận khác.
Sự riêng tư, bí mật của thông tin được gởi qua Internet là hạn chế, và việc tìm
kiếm các phương pháp để bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu cho cả các nhà nghiên
cứu lẫn người sử dụng. Nhưng bởi vì thông tin trên internet thì hầu như tiềm tàng cho
người sử dụng trên khắp thế giới, nó cũng tạo điều kiện cho việc giao tiếp không giới hạn.
3. Hội nghị qua đa phương tiện (Teleconference)
Sự phát triển của công nghệ mới đă nhanh chóng biến Internet thành công cụ truyền
thông có độ trung thực cao và được sử dụng ngày càng phổ biến. Công nghệ hội nghị đa
phương tiện là sự kết hợp của công nghệ truyền hình và điện thoại, là một công cụ truyền
thông có độ trung thực cao mà các tổ chức sử dụng nhằm tạo điều kiện cho việc thảo luận
giữa những người ở các khoảng cách địa lí khác nhau trên khắp thế giới. Không giống
như hội nghị truyền thống gọi qua điện thoại, hội nghị đa phương tiện cho phép người
tham gia xem được các cử chỉ cơ thể, điệu bộ và tham gia xem xét các tư liệu hỗ trợ chẳng
hạn như bản in, sơ đồ, mô hình và thậm chí mẫu sản phẩm.
III. NHỮNG KHÓ KHĂN CHO TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ
Một trong những bước đầu tiên giúp truyền thông hữu hiệu là phải xác định những
rào cản đối với tiến trình truyền thông. Những rào cản này gây trở ngại cho việc gởi và
nhận thông tin bằng cách bóp méo hoặc thi thoảng ngăn chặn hoàn toàn những ý nghĩa
định hướng. Chúng ta phân chia những trở ngại này theo khía cạnh cá nhân và tổ chức,
mặc dầu giữa chúng có sự chồng chéo lên nhau trình bày ở bảng X-2. (trang sau)
1. Những rào cản đối với tổ chức
1.1. Cấp bậc quyền hạn và vị thế.
Một người giữ vị trí chính thống cao hơn trong tổ chức so với người khác thì có
cấp bậc quyền hạn cao hơn. Một người có sự kính trọng cao hơn người khác, không kể

15


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

đến địa vị của họ trong tổ chức, có vị thế cao hơn. Cấp bậc quyền hành và vị thế
thường đi kèm với nhau nhưng không phải bao giờ cũng vậy. Vị thế là thứ hạng về mặt
xă hội của người đó trong một nhóm, thường được xác định bởi đặc tính của người đó,
thêm vào vị trí chính thống của người đó. Khi cấp bậc quyền hạn và vị thế khác nhau,
những vấn đề truyền thông chắc chắn xảy ra.

Biểu X-2 cho rào cản truyền thông
Tổ chức
Cấp độ quyền hạn và vị trí

Cá nhân
Mâu thuẫn về các giả định

Sự chuyên môn hóa ở những chức năng Ngữ nghĩa học
công việc của các thành viên
Các mục tiêu khác nhau

Cảm xúc

Mối quan hệ vị trí trong sốcác thành viên

Càng nhiều cấp bậc trong tổ chức, cũng như người gởi và người nhận thông điệp ở
xa nhau thì mức độ hiệu quả trong truyền thông khó đạt được. Hình X-4 minh họa sự thất

bại trong việc hiểu thông điệp khi thông điệp được gởi xuống theo kênh truyền thông
chính thức.

16


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Hình X-4: Mức độ am hiểu đối với thông điệp từ tổng giám đốc
Để tối thiểu hóa vấn đề này, các nhà quản trị cấp cao đang gia tăng sử dụng hình
thức trình bày qua truyền hình trực tiếp hoặc các băng video để gởi cùng thông điệp đến
nhân viên ở khắp nơi trong tổ chức.
Thậm chí khi giao tiếp với người khác ở cùng một cấp bậc quyền hành, vị thế có thể
gây trở ngại cho tiến tŕnh truyền thông. Trong các cuộc thảo luận nhóm, các thành viên có
vị thế cao hơn phát biểu nhiều hơn và ảnh hưởng đến những thành viên có vị thế thấp
hơn. Hiện tượng này là khó để vượt qua, và điều này được nhận thấy trong cả thảo luận
nhóm mặt đối mặt lẫn thảo luận nhóm qua máy tính (sự trao đổi các thông điệp thư điện
tử).
1.2. Chuyên môn hóa
Khi kiến thức trở nên quá chuyên sâu, các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực phát
triển các biệt ngữ riêng của họ, hoặc tốc ký để đơn giản hóa việc giao tiếp giữa họ. Điều
này thường khiến cho việc truyền thông với những người bên ngoài lĩnh vực đó có thể
gặp khó khăn. Ví dụ, một nhân viên kế toán thuế và một giám đốc nghiên cứu
marketing có thể khó khăn khi giao tiếp với nhau.
17


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

1.3. Các mục tiêu khác biệt
Nếu mỗi bộ phận có mục tiêu riêng của nó thì những mục tiêu này có thể cản trở
hiệu quả chung của tổ chức. Những xung đột như vậy có thể là hệ quả trực tiếp của
việc đua tranh về sở thích, mối quan tâm, hoặc chúng có thể đơn giản phát sinh từ việc
hiểu nhầm những quan điểm khác nhau được tạo ra bởi những người liên quan.
Tuy nhiên, giao tiếp mở giữa những người khác biệt về mục tiêu đẩy nhanh tốc
độ giải quyết khó khăn và cải thiện chất lượng của các giải pháp.
2. Những rào cản cá nhân
2.1. Ngữ nghĩa học.
Nghiên cứu cách thức ngôn từ được sử dụng và ý nghĩa mà nó truyền tải được
gọi là ngữ nghĩa học. Việc biên dịch sai ý nghĩa của ngôn từ có thể là nguyên nhân
chính khiến việc truyền thông bị thất bại.
Để tránh những cản trở này, các công ty nên biên dịch các thông điệp sang ngôn ngữ
gốc để đảm bảo mức độ chính xác của việc biên dịch nguyên văn- một tiến tŕnh được
gọi là biên dịch lại. Nếu thông điệp gốc và phiên bản dịch lại giống nhau, thì phiên bản
biên dịch sẽ không có những ý nghĩa ngoài mong đợi.
2.2. Cảm xúc
Cảm xúc là một phản ứng khách quan hoặc cảm giác. Một cá nhân hồi tưởng
không chỉ sự kiện mà còn cảm xúc đi kèm với nó. Vì vậy khi con người giao tiếp với
nhau, họ chuyển tải cảm xúc cũng như các chính kiến và sự kiện. Cảm xúc của người gởi
tác động đến việc mã hóa thông điệp và bản chất của sự phản hồi.
Việc hiểu nhầm những khác biệt ẩn chứa qua những biểu hiện về cảm xúc của
con người thường liên quan đến việc truyền thông giữa các nền văn hóa khác nhau.
Mặc dầu có rất nhiều sự khác biệt văn hóa trong cách mọi người trải qua và bày tỏ
cảm xúc, thì cũng có nhiều điểm tương đồng. Những tương đồng này hỗ trợ cho việc
truyền thông. Cụ thể, tiền lệ của những cảm xúc, gồm giận dữ, hạnh phúc, phẫn nộ, sợ
hãi, buồn rầu, và ngạc nhiên, dường như là giống nhau ở hầu hết các nền văn hóa, thể

18


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

hiện qua sự biểu hiện trên khuôn mặt. Những tương đồng này hàm nghĩa những cử chỉ
không lời ít bị hiểu nhầm khi đi kèm với cảm xúc.
3. Loại bỏ các trở ngại
Nếu không chú ý đến lượng thông tin cần thiết có thể gây nên cảm giác bị quá tải
trong các cá nhân, thì mọi tổ chức có khả năng tạo ra lượng thông tin như vậy hoặc
nhiều hơn. Vì vậy các tổ chức cần thiết phải thiết lập một hệ thống xác định thứ tự ưu tiên
của các thông điệp cho những hành động tức thời. Một cách để thực hiện điều này là
phải yêu cầu người khác cung cấp thông tin chỉ khi có sự khác biệt lớn so với mục tiêu
và kế hoạch xảy ra (cũng được biết như là báo cáo ngoại lệ).
3.1. Quy định dạng thông tin.
Nếu bạn nhận quá nhiều thông tin, bạn sẽ bị quá tải thông tin. Mức độ quá tải
thông tin là tuỳ thuộc vào mỗi cá nhân, và thậm chí khác biệt đối với các thế hệ. Sự
khác biệt này càng gia tăng trong một môi trường tràn ngập những quảng cáo trên truyền
hình chính thống từ 10-30 giây và sinh viên làm bài tập trong lúc vẫn nghe Walkman.
3.2. Khuyến khích phản hồi.
Quản trị viên cần giám sát để xác định những thông điệp quan trọng đã được hiểu
chưa. Phản hồi cho phép bạn biết một người có hiểu thông điệp bạn gởi một cách chính
xác hay không. Phản hồi không nhất thiết phải bằng lời; thực tế thì những hành động diễn
đạt nhiều hơn lời nói.
3.3. Đơn giản hóa ngôn ngữ
Bởi vì ngôn ngữ có thể là trở ngại nên chúng ta cần lựa chọn những từ mà người
khác sẽ hiểu. Các câu nên nhất quán, và nên tránh sử dụng các biệt ngữ khiến người
khác không hiểu hoặc có thể hiểu nhầm. Tóm tại, có thể cải thiện việc hiểu đúng thông

điệp bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dĩ nhiên là phải nhất quán với người nghe.
3.4. Lắng nghe một cách tích cực.
Quản trị viên cần trở thành một người lắng nghe giỏi cũng như là người gởi thông
điệp giỏi. Gần đây, nhiều tổ chức phát triển các chương trình đào tạo nhằm cải thiện sự
19


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

lắng nghe của nhân viên. Những chương trình như vậy thường nhấn mạnh rằng việc
lắng nghe là một tiến trình tích cực mà qua đó người nghe và người nói chia sẻ trách
nhiệm như nhau đối với truyền thông thành công. Những điều sau là một vài đặc tính của
một người biết lắng nghe tích cực:
• Biết thưởng thức: lắng nghe theo cách thoải mái, tìm kiếm sự thích thú, kiến thức hoặc
nguồn cảm hứng.
• Biết đồng cảm: lắng nghe không đánh giá, hỗ trợ người nói, và học hỏi từ kinh nghiệm
của người khác.
• Nhận thức rõ, sáng suốt: lắng nghe đầy đủ thông tin, hiểu được nôi dung chính và định
rõ những chi tiết quan trọng.
• Đánh giá: lắng nghe để ra quyết định dựa trên thông tin cung cấp.
3.5. Kiềm chế những cảm xúc tiêu cực.
Giống như mọi người, chúng ta truyền tải cảm xúc khi giao tiếp, nhưng cảm xúc tiêu
cực có thể bóp méo nội dung thông điệp. Khi cảm xúc buồn chán, bạn có khả năng diễn
đạt thông điệp một cách chán chường hơn so với những lần khác. Câu trả lời đơn giản
nhất cho tình huống như vậy là dừng lại cho đến khi bạn và người liên quan có thể kiềm
chế cảm xúc của bạn, tức là, cho đến khi tất cả chúng ta truyền thông theo cách mô tả
hơn là đánh giá.
3.6. Sử dụng những hàm ý không bằng lời.

Bạn nên sử dụng những biểu hiện, ám chỉ không bằng lời để nhấn mạnh những ý và
biểu lộ cảm xúc. Hãy cân nhắc những phương pháp truyền thông không bằng lời mà
chúng tôi đã trình bày. Bạn cần chắc chắn rằng hành động của bạn củng cố ngôn từ của
bạn để chúng không gởi đi những thông điệp phức hợp.
3.7. Sử dụng hệ thống thông tin mật.
Với tư cách là nhà quản trị, bạn không thể giũ sạch hệ thống thông tin mật trong
một tổ chức, thậm chí ngay cả khi bạn đã cố gắng, vì thế nên sử dụng chúng để gởi
thông tin một cách nhanh chóng, thử nghiệm các hành động trước khi công bố quyết
20


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

định cuối cùng và thu được thông tin phản hồi giá trị. Cũng vậy, hệ thống thông tin mật
thường chứa đựng những lời đồn tiêu cực, giảm đi tinh thần, nhuệ khí của nhân viên và
hiệu quả của tổ chức. Bằng cách thâm nhập vào hệ thống thông tin mật, bạn có thể giảm
phần nào tác động tiêu cực này bằng cách đảm bảo bằng những thông tin liên quan, chính
xác, có ý nghĩa và đúng lúc với người khác.

PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Hoạt động giao tiếp và truyền thông nội bộ doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan
trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc có tinh thần hợp tác cao giữa các nhân
viên. Khi được cập nhật đầy đủ và thường xuyên thông tin về những gì đang diễn ra
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhân viên sẽ có tinh thần trách nhiệm cao hơn
trong công việc. Việc truyền thông trong tổ chức hiệu quả hay không phụ thuộc vào
chất lượng của quá trình truyền thông ở cả hai cấp độ: trong quan hệ qua lại giữa các
cá nhân và trong tổ chức. Nhằm để nâng cao và hoàn thiện truyền thông trong tổ chức

ta có một số giải pháp sau đây :

I. Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả
Những chiến lược truyền thông hiệu quả nhất là cuộc chạy đua thông tin trên 5 chữ
Ws và 1 chữ H đó là: Why (tại sao), What (cái gì), Who (ai), When (khi nào), Where
(ở đâu), How (như thế nào). Và những điều đó giúp bạn lên kế hoạch truyền thông tới
đối tượng mà ta đặt ra. Chúng cải tiến sự tương tác trong truyền đạt thông tin, cung cấp
cấu trúc cho định hình sự kiện theo yêu cầu xa hơn, cân nhắc tiềm năng thông điệp và
là phương tiện củng cố trong việc phân phối thông tin.
Chiến lược truyền thông tốt nhất được xây dựng để chia sẻ tối đa thông tin và hạn
chế tối thiểu rủi ro. Chiến lược truyền thông phải được tính toán đến thông điệp, khán
giả, tiềm năng phương tiện truyền đạt, nguồn gốc yêu cầu và cơ cấu phản hồi. Khi là
21


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

chiến lược truyền thông tốt nhất, nó là những kế hoạch chi tiết được xây dựng như là
chiến dịch để tạo ra bằng chứng và được khán giả thấu hiểu. Chúng có thể được sử
dụng dễ dàng trong giải quyết nhanh chóng thông tin phổ biến trong những sự kiện bất
ngờ xuất hiện.
Trong nhiều trường hợp, khi những điều công bố là phức hợp thông tin hoặc nhạy
cảm, chiến lược truyền thông tốt nhất giúp bạn hệ thống hóa thông tin và giải quyết
những rắc rối nảy sinh xung quanh vấn đề tranh cãi đó. Chiến lược truyền thông tốt
giúp bạn tránh những rủi ro tiềm tàng về các vấn đề công khai khó khăn khi bạn xây
dựng kế hoạch xa hơn.
Những chiến dịch truyền thông hiệu quả nhất đảm bảo sự truyền đạt cần thiết để
thỏa mãn suốt một sự kiện hay dự án. Điều này phụ thuộc vào bất cứ sự phân tích ban

đầu nào của những người tham gia và vai trò của họ. Một chiến dịch truyền thông
thành công thường là một phần của cộng đồng lớn, tích cực hay có kế hoạch.
Chiến lược truyền thông tốt được biết đến bởi địa chỉ những câu hỏi, tại sao truyền
thông là điều cần thiết? Một thông điệp hội tụ đơn lẻ phụ thuộc vào truyền thông phải
được nhận diện. Tiếp theo, điều gì được hoàn tất với sự truyền đạt thông tin phải được
cân nhắc ở phía trên. Có phải mục đích đơn thuần là cung cấp thông tin hay tăng sự
quan tâm hoặc khuyến khích hoạt động hoặc thay đổi thói quen hoặc xúc tiến cộng
đồng tham gia hoặc giải quyết xung đột hoặc yêu cầu một sự trả lời hoặc một hoặc
nhiều điều khác? Một mục đích truyền thông được triển khai, nó có thể được kết hợp
chặt chẽ như một phần của thông điệp chung.

II. Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả
Theo Brad Egeland, một chuyên gia tư vấn quản lý dự án đã có 24 năm kinh
nghiệm về quản lý và phát triển nhân lực trong các lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, hàng
không, du lịch và lữ hành để xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả tại doanh
nghiệp, các nhà quản trị nên thực hiện những việc sau đây:
+ Tổ chức các cuộc họp hằng tuần cho các nhóm. Việc truyền thông thường xuyên
đóng một vai trò rất quan trọng.Thông qua các cuộc họp này, nhân viên sẽ được cập
nhật thông tin về những diễn biến gần nhất xảy ra cả bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp, chẳng hạn ai mới được thăng chức, vấn đề gì phức tạp vừa xảy ra, việc gì đang
còn tồn tại, cần giải quyết rốt ráo. Đây cũng là dịp để nhân viên trao đổi và đưa ra các
thắc mắc.

22


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

+ Gửi bản tin hằng tuần. Tương tự như các cuộc họp hằng tuần, doanh nghiệp nên
gửi cho toàn thể nhân viên các bản tin hằng tuần, điểm lại các diễn biến trong tuần qua
và các kế hoạch hành động trong tuần kế tiếp.
+ Gặp gỡ từng nhân viên mỗi tháng một lần. Việc làm này thể hiện sự quan tâm
của sếp với các nhân viên. Nên xem những cuộc gặp gỡ như vậy là những buổi trao đổi
thân mật để sếp tìm hiểu nhân viên đang làm việc ra sao, có những tiến bộ nào, đang
gặp những khó khăn gì trong công việc. Tất nhiên, nhân viên sẽ cảm thấy vui vẻ và
thoải mái khi được sếp quan tâm kỹ như vậy.
+ Tạo điều kiện để nhân viên xây dựng quan hệ với những khách hàng quan trọng
nhất. Các nhà quản trị giỏi rất biết chuyển giao bớt công việc và thẩm quyền quyết
định trong công việc cho vài nhân viên giỏi khi họ đã được trang bị đầy đủ kiến thức
và kinh nghiệm điều hành. Chẳng hạn, trong các cuộc họp với những khách hàng quan
trọng, họ tạo cơ hội cho nhân viên vào vai là người dẫn dắt chương trình. Điều này sẽ
giúp nhân viên thêm tự tin và có cảm giác họ đang làm chủ công việc. Mặt khác, sếp
cũng giảm bớt được áp lực trong công việc.
+ Tổ chức các hoạt động ngoại khóa hằng quý cho nhân viên. Đây có thể là một
khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn hẹp, nhưng thực tế cho thấy
những hoạt động ngoại khóa như xây dựng đội nhóm (team building) sẽ giúp các nhân
viên hiểu và gắn kết với nhau hơn. Khi quan hệ đồng nghiệp được thắt chặt, các nhân
viên sẽ cởi mở với nhau hơn và dễ dàng chia sẻ cho nhau không chỉ các thông tin cần
biết, mà còn cả kỹ năng làm việc nữa.

III. Giải pháp từ phía người gửi
1. Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân công rõ ràng
Cần tránh những thông điệp không rõ ràng như: “Sáng mai đến điểm hẹn nhé”… sẽ
khiến người tiếp nhận thông tin phải mất thời gian xử lí thông tin như sáng mai là mấy
giờ? Điểm hẹn ở đâu? Đến điểm hẹn để làm gì? Để có hệ thống thông tin thông suốt
cần có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ giữa các cá nhân, bộ phận. Trong đó nêu rõ
nhiệm vụ của từng bộ phận, từng thành viên. Nhiệm vụ được phân công rõ ràng giúp
tránh được trường hợp đuồn đẩy trách nhiệm, đổ lỗi cho nhau, giúp người nhận tin

hiểu rõ được công việc, nhiệm vụ của mình.
2. Ngôn ngữ đơn giản
Ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn và ẩn ý là cho người nghe không hiểu.
Ngưởi gửi nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản, dùng từ dễ hiểu, đơn nghĩa,
chính xác để người nghe dễ dàng nằm bắt được nội dung thông tin. Tuy nhiên thuật
23


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

ngữ chuyên môn và những từ ngữ nhiều ấn ý cũng sẽ rất phù hợp nếu người nghe hiểu
đúng vì cách diễn đạt chính xác, ngắn gọn những thông điệp mà không cần phải dùng
nhiều lời.
3. Làm tăng sự phản hồi
Việc truyền tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên của quá trình thông tin, cả
người nói và người nghe cần khuyến khích người kia phản hồi lại. Việc phản hồi giúp
ta biết được người kia có thật sự nắm bắt vấn đề đang trao đổi hay có hiểu đúng
không? Từ đó giúp ta khẳng định lại thông tin chưa hiểu, tránh được việc hiểu lầm
hoặc thực thi sai lầm.
4. Sắp đặt dòng thông tin
Để giảm những tiêu cực của sự quá tải thông tin, truyền thông tin không hiệu quả,
cần phải sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết kế một kênh thông tin rõ ràng.
5. Sự lặp lại
Người thông tin hiệu quả luôn lặp đi lặp lại thông điệp bằng các diễn đạt cùng một
ý tưởng nhưng với những cách khác nhau, sự lặp lại thông điệp giúp người nghe diễn
đạt thông điệp tối nghĩa, không rõ ràng, và khó hiểu khi họ nghe lần đầu. Sự lặp lại còn
giúp người nghe ghi nhớ thông điệp.
6. Đúng lúc

Một chiến lược hiệu quả trong thông tin là kiểm soát thời điểm thông tin sao cho
thông điệp được nhận đúng lúc, cách đơn giản là sắp xếp công văn, giấy tờ theo chữ
hoặc sắp xếp theo thời gian biểu thảo luận theo chủ đề.
7. Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ
Thông tin trực diện không chỉ là ngôn ngữ mà còn bao gồm cả giọng nói, sự ngừng
lại, và nét mặt…Ngôn ngữ không tự nó đứng độc lập mà phụ thuộc vào những nhân tố
phi ngôn ngữ để thể hiện sự chính xác của nó. Những nghiên cứu về thông tin phi ngôn
ngữ cho thấy, có năm biến ảnh hưởng đến ý nghĩa thông điệp như sự gần gũi, dáng
diệu, nét mặt, giọng nói và ngọai hình. Nghiên cứu của Tiến Sĩ Hùng Văn Sơn cũng
cho thấy, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm 55%, giọng nói 30% và nội dung chỉ chiếm 15%
nội dung của thông điệp. Điều này cho thấy kĩ năng diễn đạt do việc rèn luyện giọng
nói, cử chỉ, thái độ…khi truyền thông tin rất quan trọng.
8. Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh

24


NHÓM 6

HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Muốn trở thành người diễn thuyết có sức thuyết phục thì nói đúng và chính xác thôi
chưa đủ. Người nghe sẽ nhanh chóng quên đi những con số, dữ liệu và cả những luận
cứ nhưng chắc chắn sẽ ghi nhớ những câu chuyện, những ví dụ minh họa và những ví
dụ mà bạn nói. Và tất nhiên, sẽ tuyệt vời hơn nữa nếu đó là những lời nói thi vị.
Đừng nói chuyện với thính giả một cách đơn thuần. Hãy thể hiện cho họ thấy. Hãy vẽ
lên một bức tranh và họ sẽ nhớ mang theo câu chuyện đó trong đầu óc mỗi lần nhớ đến
bạn.
9. Hiểu khán giả của mình
Muốn là một nhà truyền thông hiệu quả, bạn phải hiểu khán giả của mình càng

nhiều càng tốt. Vì vậy, hãy cân nhắc xem những người mà bạn muốn giao tiếp là ai,
thuộc nhóm người nào, kiểu người nào. Có người muốn nghe tỉ mỉ từng thông tin một,
nhưng cũng có những người chỉ thích nghe những thông tin cốt lõi. Một số người bị
kích thích bởi cảm xúc, nhưng có người lại không tin vào cảm xúc. Chính vì vậy, hãy
nghiên cứu khán giả của bạn để xem họ có sẵn sàng nghe bạn nói hay không, có sẵn
sàng làm theo bạn không. Henry David Thoreau từng nói: "Để nói lên sự thật, bạn phải
mất hai lần. Một lần để nói và một lần để lắng nghe".
Việc cân nhắc đến sở thích, quan tâm và nhu cầu của người khác thường mang lại
nhiều cơ hội cho người gởi thông điệp. Nhà truyền thông giỏi thực sự muốn hiểu thông
điệp từ quan điểm của người nghe.

VI. Giải pháp từ phía người nhận
1. Chú ý lắng nghe
Lắng nghe là một kĩ năng quan trọng cần được phát triển cẩn thận để cho quá trình
truyền đạt thông tin hiệu quả. Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc phát triển sự thấu
cảm và sử dụng những kĩ năng lắng nghe hiệu quả. Lắng nghe thấu cảm bao gồm
không chỉ nhận thức đúng đắn nội dung của thông điệp mà còn hiểu biết những thành
tố cảm xúc và những ý nghĩa không được thể hiện trong thông điệp.
2. Nghe hết vấn đề rồi mới phán quyết
Khi phán quyết vấn đề trước khi chưa nghe hết, có thể dẫn đến sự phản đối nhận
thông tin, hoặc khiến thông tin méo mó, sai lệch. Do đó, người nghe cần nghe rõ hết
vấn đề, sau đó mới phân tích, phán quyết nội dung thông tin.
3. Hỏi lại những điều không hiểu hoặc không rõ
Trong quá trình truyền đạt thông tin, nếu người nghe không hiểu hoặc không nghe
rõ thông điệp từ người gửi thì phải hỏi lại để tránh trường hợp không hiểu được thông
25