Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần phương minh

Khóa luận tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lí
doanh nghiệp và cũng là nhân tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toán
viên khi thực hiện kiểm toán tại mỗi tổ chức và công ty. Hệ thống kiểm soát nội
bộ có thể được xem là hệ thống “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nâng
cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động kiểm toán.
Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của
doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp
thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót,
gian lận sẽ làm thay đổi chi phí, doanh thu dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả
kinh doanh. Vì thế, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu
tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, tổ
chức. Vì nó đảm bảo cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp được diễn ra
suôn sẻ, đúng theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đề ra. Ngoài ra, kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá
công tác sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo cung cấp kịp
thời, chính xác và trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra
quyết định của nhà quản trị. Do đó, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu
tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp phát triển.
Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát nội bộ đối với
chu trình bán hàng – thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, ứng dụng những kiến
thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt mở rộng hiểu biết.
Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Phương Minh, tôi đã quyết định chọn
đề tài : “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
tại công ty Cổ phần Phương Minh”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Khái quát các vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống KSNB nói chung và
KSNB chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng trong doanh nghiệp;

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 1


Khóa luận tốt nghiệp
Tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh;
Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh. Từ đó, đề xuất một số biện
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và
thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống KSNB đối với chu trình bán
hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh;
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Công ty cổ phần Phương Minh
Về thời gian:
Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 15/01/2015 đến ngày 26/04/2015.
Số liệu dùng để phân tích tình hình lao động, tài sản, nguồn vốn và kết
quả kinh doanh của công ty qua 3 năm ( 2012-2014).
Số liệu minh họa thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
– thu tiền của công ty là tháng 1 năm 2015.
Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình
bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ phần Phương Minh.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử
dụng để tổng hợp lý luận và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng
chu trình bán hàng – thu tiền từ đó đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ
hoạt động bán hàng – thu tiền tại công ty.

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: là phương pháp hỏi trực tiếp người
cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài. Phương pháp
này sử dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến
đề tài.
- Phương pháp quan sát: quá trình thị giác và ghi chép lại mọi yếu tố liên
quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu…nhằm mô tả,
phân tích, nhận định, đánh giá.
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 2


Khóa luận tốt nghiệp
- Phương pháp so sánh: vận dụng phương pháp này nhằm đối chiếu các chỉ
tiêu, các hiện tượng kinh tế đã lượng hóa có cùng một nội dung, cùng tính chất
tương tự để xác định xu hướng và biến động các chỉ tiêu.
- Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: là tổng hợp những thông tin, dữ
liệu được để hoàn thành công việc nghiên cứu. Phương pháp này để chọn lọc và
tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài.
- Phương pháp hạch toán kế toán: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài
khoản và ghi đối ứng, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán.
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lí luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
– thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại công ty Cổ phần Phương Minh.
Chương 3: Biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Phương Minh.

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 3


Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã
có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO… Theo đánh giá của nhiều chuyên
gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách
xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là
một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức
cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và
hoạt động sao cho hiệu quả và thường xuyên, chưa tách ra thành một hệ thống
độc lập. Điều này được thể hiện qua hai quan điểm sau:
- Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính:
Nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra,
kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó
đối lập nhau nhưng lại cùng được đặt vào một người. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến
niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài
chính và che đậy các hành vi gian lận.
- Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra
mang tính chất hình thức, chưa có quy chế hoạt động và không có trình độ nhân
viên tương xứng; bộ máy kế toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng
nhưng lại không có tính chất độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kĩ
thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội

ngũ thực hiện.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết
kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kì một doanh nghiệp
nào dù quy mô nhỏ hay lớn. Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được
đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu.
Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp
thiết trong quản lí tại mỗi doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 4


Khóa luận tốt nghiệp
1.1.2. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là bộ máy thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm vi
đơn vị, phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị, hệ thống kiểm soát nội bộ chính
là công cụ chủ yếu của kiểm soát nội bộ. Nói đến kiểm soát nội bộ thì có rất
nhiều định nghĩa khác nhau, có thể kể đến một vài định nghĩa như sau:
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): “Hệ thống kiểm
soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị
thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản
lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận,tính chính
xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời
gian mong muốn.”
Theo liên doàn kế toán quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế
hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà
quản lý tuân theo. HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một
cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các

quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận;
ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”
Theo COSO ( Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm
toán, quản trị Hoa Kì): “Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lí, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động có hiệu quả.”
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống kiểm
soát nộ bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 5


Khóa luận tốt nghiệp
trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của
đơn vị.”
Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt
động , biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nổ lực của mọi
thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được
mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
1.1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các
chính sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các
mục tiêu sau:
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ

máy kế toán xử lý và tổng hợp và căn cứ quan trọng trong việc hình thành các
quyết định của nhà quản lý. Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp
thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh
đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định: hệ thống
kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định
và chế độ pháp lí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
được tuân thủ đúng mức.Cụ thể, cần phải:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo
cáo tài chính trung thực và khách quan.
Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động: Các quá trình
kiểm soát trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết
các tác nghiệp, giảm sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực trong doanh nghiệp. Định kì các nhà quản lý thường đánh giá kết quả
hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 6


Khóa luận tốt nghiệp
kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của
bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tuy nằm trong một thể thống nhất song ba mục tiêu trên đôi khi cũng có
mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ
tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà

quản lí là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa
bốn mục tiêu trên.
Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi quy
mô của đơn vị càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành
nhiều cấp, mối quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và
thu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm. Khi đó hệ
thống kiểm soát nội bộ càng phải được xây dựng một cách chặt chẽ và phải ngày
càng hoàn thiện.
1.1.3. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải dựa trên các điều kiện thực tế
của mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục
kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ
biển như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và
nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả
hoạt động cho đơn vị, vì thế chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi
ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại.
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Bất kỳ hệ thống nào khi được thiết lập cũng được cấu thành từ những bộ
phận có liên quan đến nhau. Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ
phận của hệ thống kiểm soát nội bộ, thông thường được chia thành năm nhân tố
chính là:
Môi trường kiểm soát.
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 7

Khóa luận tốt nghiệp
Đánh giá rủi ro
Hoạt động kiểm soát.
Thông tin và truyền thông.
Giám sát.
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình
kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên
quan tới quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
a) Môi trường kiểm soát bên trong
•

Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm
tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn
các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.

•

Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ
đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Xây dựng cơ cấu tổ chức
của đơn vị là việc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền hạn cụ
thể đồng thời xác định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận đó. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên
toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ

chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị,
không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản.

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 8


Khóa luận tốt nghiệp
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao
nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
•

Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên
và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể
trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Vì thế, các nhà quản lý
doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ rang về tuyển dụng, đào tạo,
sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lực
chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp.

•

Công tác kế hoạch và dự đoán
Công tác lập kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu
thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự đoán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định… Đặc
biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính,

kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai, có ý nghĩa rất lớn
trong kiểm soát nội bộ, một khi việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành
một cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.
Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến bộ thực hiện
kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát
hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh trong kế hoạch kịp thời.

•

Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban
này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
- Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.
- Hòa giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với BGĐ.

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 9


Khóa luận tốt nghiệp
Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu
trong hoạt động của ủy ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trường
kiểm soát.
b) Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm
nhiều nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước,
ảnh hưởng của chủ nợ, khách hàng, các nhân tố tự nhiên xã hội, các nhân tố về
phát triển công nghệ… những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các
nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều
thủ tục kiểm soát cụ thể.
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro
và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân
tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả
mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không
đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro
này gây nên. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải
dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ
đó mới có thể quản trị được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định
các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn,
trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban
hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng ngày của
người quản lý.
- Nhận dạng rủi ro: để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng
nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân
tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.
Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những
cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng… hoặc các buổi họp giao ban trong
nội bộ.
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 10

Khóa luận tốt nghiệp
- Phân tích và đánh giá rủi ro: thường bao gồm các bước sau đây: Ước
lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn
vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó
với rủi ro.
1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
Là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo
trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra
được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Hoạt động kiểm soát thể hiện qua
các thủ tục kiểm soát mà đơn vị áp dụng.
a) Thủ tục kiểm soát: được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định do
nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thống
kiểm soát nội bộ. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nét
đặc thù của cơ cấu tổ chức của hoạt động kinh doanh.
Thường có 5 loại thủ tục kiểm soát như sau:
- Kiểm soát trực tiếp: là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được
thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát.
- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát
nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị như:
+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin.
+ Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận tài sản, thông
tin của những người không có trách nhiệm.
- Kiểm soát xử lý: Là kiểm soát đặt ra để trong quá trình xử lý ghi xử lý
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được rằng các nghiệp vụ đó
xảy ra và ghi vào sổ kế toán là đúng đắn.
- Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những
nhân viên độc lập với những người thực hiện hoạt động đó tiến hành.
- Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống,
nhiều công việc khác nhau.

b) Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên các nguyên tắc
cơ bản sau:
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 11


Khóa luận tốt nghiệp
•

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền
hạn. Cụ thể như không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ: phê chuẩn,
thực hiện nghiệp vụ, kế toán, bảo quản tài sản; hay không thể có sự kiêm nhiệm
chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…

•

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể
cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân
nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi
xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm soát chéo.

•

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, theo sư ủy quyền của các nhà

quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc
trong phạm vi nhất định. Quy trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các
cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn
không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Còn sự phê chuẩn được thực
hiện qua hai loại:
- Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính
sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ.
- Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc
quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ
sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra được
nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần
chú ý đến các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 12


Khóa luận tốt nghiệp
đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành
viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.
- Các thông tin từ bên ngoài( khách hàng, nhà cung cấp, khách hàng…)
cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó
đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời.
Hệ thống thông tin kế toán chiếm vai trò quan trọng trong hệ thống thông
tin. Nó là toàn bộ các thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính toán, phân loại,

tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Hệ thống kế toán
không những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai
trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị.
Một hệ thống thông tin kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được
các mục tiêu tổng quát sau:
- Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế
toán không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị.
- Tính đầy đủ: Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kì một
nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào.
- Tính đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm nghiêm trọng trong
việc tính toán hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.
- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo
đúng theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên
quan.
- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ,
đảm bảo sự phù hợp giữa mức chi phí bỏ ra để có được doanh thu tương ứng
trong kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào sổ trung
gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và
kết quả kinh doanh của đơn vị.
- Trình bày và khai báo: Số liệu phải được trình bày và khai báo trên các
BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định về chuẩn mực kế toán hiện hành.
Xét về mặt quy trình, hệ thống kế toán bao gồm ba bộ phận:
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 13


Khóa luận tốt nghiệp
a) Chứng từ kế toán

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế
toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Vì số liệu kế toán
chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ,
hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ
thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, đảm bảo
cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế
được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý
cấp cao trong đơn vị.
b) Sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp các
thông tin tổng hợp trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin
một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò quan trung gian giữa chứng từ và
báo cáo tài chính, nên là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ…
c) Báo cáo kế toán
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu
trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo. Các báo cáo này phải phản ánh trung
thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân
thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành. Hệ thống
báo cáo có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. Nó đa
dạng và linh hoạt tùy theo quy mô, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu
tổ chức… của đơn vị.
1.1.4.5. Giám sát
Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần
thiết. Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động được thay đổi theo yêu
cầu của môi trường bên trong và bên ngoài. Bao gồm:
Giám sát thường xuyên: đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp
ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát
hiện các biến động bất thường
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 14


Khóa luận tốt nghiệp
Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ
do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kì đơn vị nào, kệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hỏa
đến đâu thì cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra
vì hiệu quả thật sự của nó tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ
thuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Hệ thống
kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai pham mà thôi, vì nó có
những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự cố ý, bất cần,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo
cáo của cấp dưới…
- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự
thông đồng cửa một người trong BGĐ hay các nhân viên với những người khác
ở bên ngoài đơn vị. Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hóa các
chứng từ đã được tạo ra để che đâu sai phạm.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên
phát sinh mà chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai
phạm trong các nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho
hoạt động kiểm soát phải nhơ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian
lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm

soát không còn phù hợp…
1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1. Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1.1. Khái niệm chu trình bán hàng – thu tiền
Bán hàng thu tiền hay còn gọi là tiêu thụ là một khâu trong quá trình tái
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 15


Khóa luận tốt nghiệp
sản xuất. Tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị của “Hàng”, thông qua việc trao
đổi: “Hàng” được chuyển quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua và đổi lại, bên
bán nhận được tiền bán hàng từ bên mua thanh toán. “Hàng” có thể là những tài
sản cụ thể hoặc dịch vụ bên bán đem đi trao đổi.
1.2.1.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua
hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, thư điện tử,… sau đó là hợp đồng về
mua – bán hàng hóa, dịch vụ. Về mặt pháp lý, đây có thể được xem là một đề
nghị sẵn sàng mua hàng hóa theo điều kiện xác định. Trên cơ sở pháp lý này,
người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán, sau khi xem xét khả năng
cung ứng của doanh nghiệp và lập hóa đơn bán hàng.
b) Xét duyệt bán chịu
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên
ngay từ thỏa thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu
một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất
thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ
hở trong thỏa thuận ban đầu.
c) Chuyển giao hàng hóa

Là chức năng vận chuyển hàng hóa đến người mua, chuyển giao quyền sở
hữu, đây là điểm bắt đầu của chu trình( đặc biệt với các công ty bán buôn) nên
thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng.
d) Lập hóa đơn và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng
Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả
hàng hóa bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác
theo luật GTGT. Việc gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ
bán hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền họ phải trả và
thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ nhật kí bán hàng và theo dõi các
khoản phải thu.
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 16


Khóa luận tốt nghiệp
e) Xử lý và ghi các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng
Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về
thu tiền bán hàng nhằm tránh khả năng bỏ sót hoặc dấu giếm các khoản thu, nhất
là thu tiền mặt trực tiếp.
f) Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về
hàng hóa, khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá bán. Trường hợp
này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hóa đơn chứng minh cho
việc ghi giảm các khoản phải thu.
g) Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi
Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song
không có khả năng thu được trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự
phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các
khoản không thu được tiền.

h) Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được
Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hàng không chịu
thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản
thất thu này là “ bất khả kháng”, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó.
1.2.1.3. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
a) Phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp
tại kho, tại phân xưởng của doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu
cho người mua.
Phương thức chuyển giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến
địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi
người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
Phương thức bán hàng qua đại lý: DN sẽ chuyển hàng bán đến đại lý
được coi là nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp, đại lý được hưởng hoa
hồng tính trên doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước.

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 17


Khóa luận tốt nghiệp
Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao
cho khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy định của DN.
b) Phương thức thanh toán
Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng. Tùy theo từng chính sách bán
hàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà
doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng
theo các hình thức khác nhau:
- Mua hàng thanh toán ngay.

- Ứng tiền trước khi mua hàng.
- Mua hàng tín dụng.
1.2.1.4. Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
- Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
+ Không nhận được đơn đặt hàng của khách hàng vì đơn đặt hàng do
người không có nhiệm vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ
phận nào.
+ Đơn đặt hàng của khách hàng không được xử lý do giao không đúng bộ
phận.
+ Bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt
+ Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho
+ Đồng ý bán hàng nhưng không cung cấp
+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay
một số điều khoản bán hàng khác.
- Đối với việc xét duyệt bán chịu
+ Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt
+ Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ
trong việc thanh toán.
+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy
mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá
mức.
+ Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và chuyển giao hàng hóa
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 18


Khóa luận tốt nghiệp
+ Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng
+ Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt

+ Số hàng vận chuyển đi không khớp với số hàng mà khách hàng đặt mua
+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
+ Giao hàng không kịp thời cho khách hàng
+ Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa
điểm.
+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác
định được người chịu trách nhiệm.
+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
- Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng
+ Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập
phiếu hóa đơn bán hàng cho mỗi lần vận chuyển.
+ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
+ Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có
thẩm quyền.
- Đối với việc nhận hàng bán bị trả lại
+ Hàng hóa bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát
sinh từ phía khách hàng.
+ Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng.
1.2.2. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót
- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển phải được phê duyệt
đúng đắn
- Hóa đơn được lập đúng quy định
- Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật, đúng theo các quy định
ghi trong đơn đặt hàng
- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 19


Khóa luận tốt nghiệp
- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng
- Các nghiệp vụ phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.
1.2.2.2. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
a) Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
Bảng 1.1. Bảng tổng hợp các mục tiêu và quá trình kiểm soát nội bộ
chủ yếu đối với nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
Doanh thu bán hàng ghi sổ có căn cứ - Quá trình vào sổ doanh thu được
hợp lý (Mục tiêu là tính có thực)
chứng minh bằng các chứng từ vận
chuyển và các đơn đặt hàng đã được phê
duyệt của khách hàng.
- Các hóa đơn bán hàng được đánh số
thứ tự trước và được theo dõi ghi sổ
đúng đắn.
- Các báo cáo bán hàng được gửi đều
đặn cho khách hàng, các xung đột kinh
tế xảy ra được theo dõi độc lập.
- Các khoản tiền ghi sổ bao gồm doanh
thu bán hàng hóa cung cấp dịch vụ, các
khoản phải thu KH, tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng...
Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn - Sự phê chuẩn cụ thể hoặc phê chuẩn
đúng đắn (sự phê chuẩn)
chung phải có ba đặc điểm chính, thông

qua các thể thức đúng đắn:
+ Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi
hàng.
+ Gửi hàng
+ Xác định giá, phương thức thanh toán,
cước phí vận chuyển và các khoản chiết
khấu.
+ Các khoản chiết khấu được hạch toán
vào TK 521 và giảm trừ doanh thu.
Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều - Các chứng từ vận chuyển (hóa đơn vận
được ghi sổ (tính đầy đủ)
chuyển) được đánh sổ trước và ghi sổ.
- Hóa đơn bán hàng được đánh số trước
và ghi sổ.
Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh - Kiểm tra nội bộ quá trình lập háo đơn
giá đúng đắn (sự đánh giá)
và chuyển sổ, quá trình kiểm tra này
được thực hiện bởi một người độc lập.
Doanh thu bán hàng được phân loại - Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.
đúng đắn (sự phân loại)
- Qúa trình xem xét lạ và kiểm tra nội
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 20


Khóa luận tốt nghiệp
Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng
lúc ( thời gian tính)
Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh

đúng đắn vào các sổ phụ và được tổng
hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và
tổng hợp)

bộ.
- Các thủ tục quy định việc tính tiền và
vào sổ doanh thu theo căn cứ hàng ngày
và càng gần ngày phát sinh càng tốt.
- Kiểm tra nội bộ.
- Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi
sổ nhật ký bán hàng với nhiệm vụ ghi sổ
phụ các tài khoản phải thu.
- Gửi báo cáo hàn tháng đều đặn cho
khách hàng.
- Kiểm tra nội bộ

b) Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 21


Khóa luận tốt nghiệp
Bảng 1.2. Bảng tổng hợp các mục tiêu và quá trình kiểm soát nội bộ chủ
yếu đối với nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền - Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền
công ty thực tế nhận được (tính có căn với ghi sổ kế toán.

cứ hợp lý)
- Cân đối độc lập các tài khoản ngân
hàng.
Các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê - Tồn tại một chính sách về chiết khấu
chuẩn (sự phê chuẩn)
tiền mặt.
- Sự phê chuẩn của các khoản chiết
khấu tiền mặt.
Tiền mặt nhận được đều được ghi vào - Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền
sổ nhật ký thu tiền (tính đầy đủ)
mặt với ghi sổ kế toán.
- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các
bảng kê trước tiền mặt.
- Ký tắt ngay đằng sau các chi phiếu gửi
đến.
- Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi
sổ các khoản thu tiền mặt.
- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn
cho khách hàng.
Các khoản tiền mặt ghi sổ được đem gửi - Về cơ bản giống với mục tiêu đầy đủ.
và ghi sổ theo số tiền nhận được (sự - Điều hòa đầy đặn với tài khoản ngân
đánh giá)
hàng
Các khoản thuu tiền mặt được phân loại - Sử dụng một sơ đồ tài khoản.
đúng đắn (tính phân loại)
- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ
Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn - Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu
cứ theo thời gian (thời gian tính)
tiền mặt hàng ngày.
- Kiểm tra nội bộ.

Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ - Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi
phụ đúng đắn và được tổng hợp chính sổ nhật ký thu tiền mặt với nhiệm vụ sổ
xác (chuyển sổ và tổng hợp)
phụ các tài khoản phải thu.
- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn
cho khách hàng.
- Kiểm tra nội bộ.
1.2.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền
a) Tổ chức hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy
đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 22


Khóa luận tốt nghiệp
nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ kế toán là
bằng chứng chứng minh nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ
không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống. Đồng thời, trên các chứng từ phải có
đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.
Trong chu trình bán hàng – thu tiền, các chứng từ thường được sử dụng
bao gồm:
- Đơn đặt hàng của khách hàng.
- Hợp đồng kinh tế đã được kí kết giữa khách hàng và đơn vị.
- Lệnh bán hàng.
- Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT.
- Hóa đơn vận chuyển.

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu thu, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng.
- Các chứng từ liên quan khác.
b) Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội
dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan. Tùy thuộc vào mục đích
của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài
khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với các loại
sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử
dụng.
Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của
các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ kí của người có thẩm quyền phê
duyệt.
Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền:
- Sổ chi tiết theo dõi doanh thu.
- Bảng tổng hợp doanh thu.
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu.
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 23


Khóa luận tốt nghiệp
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu.
Các loại sổ kế toán tổng hợp: Theo TT 200/2014TT-BTC ban hành thì các
doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được
tự thiết kế, xây dựng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động
của mình. Doanh nghiệp nào không tự xây dựng được thì vận dụng mẫu sổ theo

QĐ 15.
Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền
- TK 111, TK 112: Vốn bằng tiền.
- TK 131, TK 138: Các khoản phải thu.
- TK 155, TK 156: Hàng tồn kho.
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- TK 521, TK 3333, TK 3332: Các khoản giảm trừ doanh thu
- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
- Các tài khoản liên quan khác.
c) Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính
dưới thước đó giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình
hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kì
nhất định. Thông qua hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý đơn vị sẽ nắm bắt
được một cách hoàn thiện về tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó
đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
đơn vị mình.
Các báo cáo kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền như
sau:
- Báo cáo tổng hợp doanh thu.
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu.
- Báo cáo tổng hợp xuất – nhập – tồn.
Tóm tắt chương 1
Qua chương 1, chúng ta đã có cái nhìn toàn diện về hệ thống lý luận liên
quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trên
SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 24

Khóa luận tốt nghiệp
đây là hệ thống lý luận tổng quát và đầy đủ nhất về các bước để xây dựng một
hệ thống kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng – thu tiền cho các doanh
nghiệp. Đây chính là tiền đề để nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.

SVTH: Nguyễn Thị Lộc Uyển

Trang 25