Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại trung tâm thông tin – thư viện đại học kinh tế quốc dân với nội dung chính công tác quản lý bạn đọc

MỤC LỤC

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 1


TỔNG QUAN DỰ ÁN
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập theo Nghị định số 678 TTg ngày
25 tháng 1 năm 1956 với tên gọi ban đầu là Trường Kinh tế Tài chính. Lúc đó, Trường
được đặt trong hệ thống Đại học nhân dân Việt Nam trực thuộc Thủ tướng Chính phủ.
Ngày 22 tháng 5 năm 1958, Thủ tướng Chính Phủ ra Nghị định số 252-TTg đổi tên
trường thành Trường Đại học Kinh tế Tài chính trực thuộc Bộ Giáo dục.
Tháng 1 năm 1965 Trường lại một lần nữa được đổi tên thành trường Đại học Kinh
tế Kế hoạch.
Ngày 22 tháng 10 năm 1985, Bộ trưởng Bộ đại học và Trung học chuyên nghiệp
(nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) ra Quyết định số 1443/QĐ-KH đó đổi tên Trường thành
trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Năm 1989, trường Đại học Kinh tế Quốc dân được Chính Phủ giao thực hiện 3
nhiệm vụ chính là: 1/ Tư vấn về chính sách kinh tế vĩ mô; 2/ Đào tạo về kinh tế, quản lý
và quản trị kinh doanh ở bậc đại học và sau đại học; và 3/ Đào tạo cán bộ quản lý cho các
doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế.
Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốc dân luôn
luôn giữ vững vị trí là:
-

Một trong những trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh
doanh lớn nhất ở Việt Nam. Bên cạnh các chương trình đào tạo cấp bằng cử nhân, thạc sĩ
và tiến sĩ, Trường cũng thường xuyên tổ chức các khoá bồi dưỡng chuyên môn ngắn hạn
về quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh cho các nhà quản lý các doanh nghiệp và các
cán bộ kinh tế trên phạm vi toàn quốc.

Cho đến nay, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã đào tạo được nhiều thế hệ cán bộ
quản lý chính quy, năng động, dễ thích nghi với nền kinh tế thị trường và có khả năng tiếp
thu các công nghệ mới. Trong số những sinh viên tốt nghiệp của Trường, nhiều người
hiện đang giữ những chức vụ quan trọng trong các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính
phủ và các doanh nghiệp.

-

Trung tâm nghiên cứu khoa học kinh tế phục vụ đào tạo, hoạch định chính sách kinh tế –
xã hội của Đảng, Nhà nước, các ngành, các địa phương và chiến lược kinh doanh của các
doanh nghiệp. Trường đã triển khai nhiều công trình nghiên cứu lớn về kinh tế và kinh
Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 2


doanh ở Việt Nam, được Chính phủ trực tiếp giao nhiều đề tài nghiên cứu lớn và quan
trọng. Ngoài ra, Trường cũng hợp tác về nghiên cứu với nhiều trường đại học, viện nghiên
cứu và các tổ chức quốc tế.
-

Trung tâm tư vấn và chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh.
Trường đã có nhiều đúng góp to lớn trong việc tư vấn cho các tổ chức ở Trung ương, địa
phương và các doanh nghiệp. Ảnh hưởng sâu rộng của trường Đại học Kinh tế Quốc dân
đến toàn bộ công cuộc đổi mới được tăng cường bởi các mối liên kết chặt chẽ của Trường
với các cơ quan thực tiễn.
Trường Đại học KTQD có quan hệ trao đổi, hợp tác nghiên cứu - đào tạo với nhiều
trường đại học, viện nghiên cứu nổi tiếng và nhiều tổ chức quốc tế của các nước như Liên
Bang Nga, Trung Quốc, Bungari, Ba Lan, CH Sec và Slụvakia, Anh, Pháp, Mỹ, Úc, Nhật,
Thuỵ Điển, Hà Lan, CHLB Đức, Canada, Hàn Quốc, Tháii Lan...Đặc biệt, trường cũng

nhận được tài trợ của các nước và các tổ chức quốc tế như tổ chức Sida (Thuỵ Điển),
UNFPA, CIDA (Canada), JICA (Nhật Bản), Chính phủ Hà Lan, ODA (Vương quốc Anh),
UNDP, Ngân hàng Thế giới, Quỹ Ford (Mỹ), Quỹ Hanns Seidel (Đức) ... để tổ chức
nghiên cứu, xây dựng chương trình đào tạo và mở các khoá đào tạo thạc sĩ tại Trường về
kinh tế, quản lý, quản trị kinh doanh và các lớp bồi dưỡng về kinh tế thị trường... Đồng
thời, Trường cũng có quan hệ với nhiều công ty nước ngoài trong việc đào tạo, nghiên
cứu và cấp học bổng cho sinh viên.
Đại học Kinh tế Quốc dân đã đạt được rất nhiều thành tựu to lớn và đã ược trao
tặng nhiều danh hiệu cao quý của Đảng và Nhà nước như: Huân chương Lao động Hạng
Ba trong giai đoạn 1961 - 1972, Hạng Hai năm 1978, Hạng Nhất năm 1983, Huân chương
Độc lập hạng Ba năm 1986, Hạng Hai năm 1991và Hạng Nhất năm 1996, danh hiệu Anh
hùng Lao động năm 2000, Huân chương Hồ Chí Minh năm 2001-2011, Huân chương
Hữu nghị của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào năm 2008.
Mục tiêu phấn đấu của Trường đến năm 2020 là trở thành một trường đại học hiện
đại với đầy đủ các trang thiết bị tiên tiến. Để đảm bảo chất lượng giảng dạy và học tập đạt
tiêu chuẩn quốc tế, Trường đang nâng cấp hệ thống phòng học, mua các thiết bị hiện đại,
soạn và xuất bản giáo trình và các tài liệu tham khảo, hệ thống thông tin phục vụ đào tạo
và nghiên cứu, đổi mới và nâng cấp cơ sở vật chất hiện có với những trang thiết bị hiện đại.
Địa chỉ: 207 Đường Giải Phóng – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội
Điện Thoại: (04)36 280 280

Fax: (04)38 695 922

Website:
Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 3


Như chúng ta đã biết, trong thời đại ngày nay thông tin và tri thức đã thực sự trở

thành sức mạnh của nhân loại, là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, nó chi phối
sự phát triển của toàn xã hội và trên thực tế, lượng thông tin khoa học ngày nay gia tăng
một cách mạnh mẽ. Trước tình hình đó, việc “ Làm thực sự thế nào để đảm bảo thông tin
trên cơ sở đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin” thực sự trở thành một
trong những nhiệm vụ cấp thiết, hàng đàu đối với mỗi cơ quan thông tin – thư viện.
Có thể nói TTTT-TVDHKTQD giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong sự nghiệp
đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh viên. Trong thời
gian qua, Trung tâm được Nhà nước, Bộ Giáo dục và đào tạo, Nhà trường danh cho dự án
giáo dục đại học mức A để nâng cấp lên bộ mặt Trung tâm có sự thay đổi đáng kể, nhằm
vươn tới mô hình thư viện hiện đại hóa phục vụ ngày càng tốt hơn cho sự nghiệp đào tạo
cũng như nghiên cứu khoa học của trường.
Để đáp ứng những nhiệm vụ mới đề ra, nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động
thông tin và phục vụ thông tin, TTTT-TVDHKTQD cần đặc biệt quan tâm tới công tác
phát triển nguồn lực thông tin. Vậy làm thế nào tổ chức khai thác phát triển nguồn lực
thông tin. Vậy làm thế nào tổ chức khai thác, phát triển nguồn lực thông tin hiện có và sử
dụng được nguồn từ bên ngoài sao cho đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùng
tin một cách hiệu quả nhất – đây thực sự là một đòi hỏi thách thức lới đối với TTTTTVDHKTQD nói chung và các cán bộ thông tin – Thư viện nói riêng. Trong những năm
gần đây công tác phát triển nguồn lực thông tin ở Trung tâm chưa thực sự theo kịp so với
tốc độ gia tăng của nhu cầu của người dùng tin , nhiều mảng tài liệu chưa được tổ chức
khai tác một cách hợp lý… Để phục vụ có hiệu quả đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác
giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường. TTTT-TVDHKTQD rất cần phải có
những giải pháp cụ thể để tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin. Có thể
nói, đối với Trung tâm hiện nay nhu cầu hướng tới phục vụ bạn đọc là chủ yếu. Vì vậy
cần có một hệ thông quản lý bạn đọc phù hợp là vô cùng cần thiết.
Xuất phát từ tình thình trên, nhóm chúng tôi chọn đề tài “ Phát triển hệ thống thông
tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế Quốc Dân với nội dung
chính Công tác quản lý bạn đọc ” làm đề tài nghiên cứu với mong muốn vận dụng những
kiến thức và kỹ năng tiếp thu được từ khoa học và nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng
cao hiệu quả công tác phát triển nguồn lực thông tin của TTTT-TVDHKTQD.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 4


-

Mục đích: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại
học Kinh tế Quốc Dân với nội dung chính Công tác quản lý bạn đọc, xác định phương
hướng từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục sự thiếu hụt hạn chế của nguồn lực
thông tin khoa học ở Trung tâm.

-

Nhiệm vụ:

•

Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin ở TTTTTVDHKTQD.

•

Nghiên cứu đối tượng người dùng và nhu cầu tìm kiếm tin tức tại Trung tâm của họ.

•

Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin đối với công tác
Quản lý bạn đọc ở TTTT- TVDHKTQD.

•

Kiến nghị và giải pháp thích hợp nhằm tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực
thông tin ở TTTT-TVDHKTQD.
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội(TTTT
-TVDHKTQDHN) là một thư viện lớn trong hệ thống thư viện các trường học và cả
nước. Trung tâm có nhiệm vụ tổ chức và quản lý vốn tài liệu phù hợp với diện nghiên
cứu, đào tạo của Trường ĐH Kinh tế quốc dân; Tổ chức các hình thức tuyên truyền, giới
thiệu các loại hình tài liệu, nâng cao việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản
lý và phục vụ bạn đọc; có kế hoạch từng bước nâng cấp hiện đại hóa hoạt động thư viện
nhằm tăng cường khả năng lưu trữ, tổ chức, tìm kiếm, xử lý dữ liệu thông tin trong nước
và quốc tế.
Ứng dụng công nghệ hông tin vào tất cả các khâu trong dây truyền hoạt động của hệ
thống là biện pháp cấp thiết góp phần khai thác một cách hiệu quả nguồn lực thông tin
của Thư viện. Dựa trên các phân tích của Nhóm về Hệ thống thông tin Quản lý của Trung
tâm thông tin – Thư viện, Nhóm tìm ra được các điểm bất cập của hệ thống, xây dựn
phương án và biện pháp khắc phục. Các giải pháp mà nhóm đưa ra nhằm khắc phục
những nhược điểm của hệ thống hiện có, từ đó phát triển hệ thống thông tin cung cấp
thêm chức năng mới cụ thể là “ Cấp thẻ thư viện cho khách vãng lai”. Hi vọng có thể
đóng góp ý tưởng cho việc phát triển hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thông tin –
Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dân.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 5


ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN
****************

I.

Thông tin chung của dự án

-

Tên dự án: Phát triển Hệ thống thông tin quản lý bạn đọc tại Trung tâm thông tin –
Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dân.

-

Mục tiêu
•

Khảo sát và phân tích Hệ thống thông tin quản lý bạn đọc tại trung tâm
Thông tin – Thư viện Đh Kinh tế Quốc dân

•

Xuất phát từ nhu cầu Phát triển hệ thống thông tin quản lý Bạn đọc của
Trung tâm. Nhóm đã phân tích và đưa ra phương án Mở mã thẻ mowisdanhf
cho độc giả không phải là sinh viên trong trường.

•

Kiến nghị và giải pháp phát triển phần mềm, mở rộng phần cứng thích hợp,
đầu vào là những tờ đơn thủ công, đầu ra là các thống kê, báo cáo mà Nhà
quản lý cần.

II.

-

Tên cơ quan chủ trì: Trung tâm thông tin – Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dan

-

Nguồn kinh phí: 1 tỷ VNĐ

-

Thời gian: 2 tháng

Thực trạng hệ thống thông tin

1. Mô tả tổ chức
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội(TTTT
-TVDHKTQDHN) là một thư viện lớn trong hệ thống thư viện các trường học và cả
nước. Trung tâm có nhiệm vụ tổ chức và quản lý vốn tài liệu phù hợp với diện nghiên
cứu, đào tạo của Trường ĐH Kinh tế quốc dân
Tổ chức các hình thức tuyên truyền, giới thiệu các loại hình tài liệu, nâng cao việc
sử dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý và phục vụ bạn đọc; có kế hoạch từng
bước nâng cấp hiện đại hóa hoạt động thư viện nhằm tăng cường khả năng lưu trữ, tổ
chức, tìm kiếm, xử lý dữ liệu thông tin trong nước và quốc tế.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 6


2. Thực trạng của HTTT

Hiện nay Trung tâm đang sử dụng Phần mềm Quản lý Thư viện Libol 6.0 để thực hiện
quá trình quản lý.

-

o

Ứng dụng mã vạch trong quản lý thẻ thư viện

o

Ứng dụng mã vạch trong hệ thống quản lý Sách mượn trả.

-

Đội ngũ cán bộ nhân viên có chuyên môn vững vàng, có kiến thức khoa học kinh tế,
trình độ ngoại ngữ đang ngày được nâng cao

-

Cơ sở vật chất còn khiêm tốn chưa đáp ứng được hết nhu cầu của sinh viên.

-

Việc nhập dữ liệu bán thủ công (sử dụng máy scan lẫn nhập bằng tay)

-

Hiện nay hệ thống phần mềm còn mắc nhiều lỗi, chưa có chức năng mở rộng đối với bạn
đọc vãng lai

3. Vấn đề, cơ hội và giải pháp HTTT
Ứng dụng công nghệ hông tin vào tất cả các khâu trong dây truyền hoạt động của
hệ thống là biện pháp cấp thiết góp phần khai thác một cách hiệu quả nguồn lực thông tin
của Thư viện. Dựa trên các phân tích của Nhóm về Hệ thống thông tin Quản lý của Trung
tâm thông tin – Thư viện.
Nhóm tìm ra được các điểm bất cập của hệ thống, chưa được sử dụng triệt để các
chức năng của phần mềm đó ví dụ như chức năng gia hạn thẻ, hay các chức năng mở rộng
khác của thư viện. Với nhủ cầu của nhà Quản lý thì phần mềm chưa đáp ứng đủ yêu cầu đó.
Các giải pháp mà nhóm đưa ra nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thống
hiện đó là phát triển thêm phầm mêm, tạo cá chức năng mới. đồng thời là nang cấp hệ
thống phần cứng, bôi trơn hệ thống.
Từ đó phát triển hệ thống thông tin cung cấp thêm chức năng mới cụ thể là “Cấp
thẻ thư viện cho khách vãng lai”. Hi vọng có thể đóng góp ý tưởng cho việc phát triển
hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thông tin – Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dân.

III.

Các hoạt động diễn ra trong dự án
Giai đoạn I: Khảo sát hệ thống thu thập những nội dung thông tin: Khảo sát hệ

-

thống thông tin, đánh giá cá yêu cầu mà Nhà quản lý đưa ra
-

Giai đoạn II: Khảo sát hệ thống thu thập những thông tin sau: Môi trường bên
ngoài, mô trường bên trong, môi trường vật lí.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 7


-

Giai đoạn III: Khảo sát hệ thống thu thập những thông tin sau: Thiết kế thêm
chức năng mới cho hệ thống Quản lý bạn đọc dành cho độc giả vãng lai.

-

Giai đoạn IV: Phân tích hệ thống thu thập, đánh giá các mối liên hệ rằng buộc
vủa tin học – tổ chức, theo phần phân tích ở trên xây dựng phương án và giải
pháp.

-

Giai đoạn V: Chi tiết hóa phương án, giải pháp mà giai đoạn trước đã được tiếp
nhận.Giúp nhà quản lí hiểu được quy trình cũng như cách thức xử lí dữ liệu.

-

Giai đoạn VI: Xây dựng một hệ thống hoạt động tốt. Tin học hóa dự án thành phần
mềm. Hoàn thiện và đào tạo người lập trình có thể sử dụng một cách hiệu quả và
dễ dàng nhất.

-

Giai đoạn VII: Yêu cầu của giai đoạn này: tiến hành cài đặt phần mềm đã được
nâng cấp tại trung tâm thư viện trường đại học kinh tế Quốc Dân, thông qua các

bước và các khâu.

IV.

Phân bổ chi phí

TỔNG CHI PHÍ CHO ÐỀ ÁN “PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN THÝ VIỆN ÐẠI
HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN”

Chi phí cho 7 khâu trong cả dự án:
Đơn vị: Việt Nam đồng

STT
1
2
3
4
5
6
7

Công việc
Số tiền
Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống
9.035.000
Phân tích chi tiết
12.350.000
Thiết kế logic
5.196.000
Đề xuất các phương án

1.569.000
Thiết kế vật lý ngoài
3.280.000
Thực hiện kỹ thuật
8.443.000
Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống
1.309.000
Tổng
41.182.000
Trong đó, tổng các chi phí khác (phụ phí) phục vụ cho toàn dự án được liệt kê ở
bảng dưới:

STT
Tên các khoản
1 Chi phí trang thiết bị
2 Chi phí đi lại
3 Chi phí điện, nước…
Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Số tiền
2.950.000
950.000
1.500.000
Trang 8


Tổng phụ phí =
V.

5.400.000

Phân bổ tiến độ thời gian

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 9


VI.

Đánh giá khả thi

Vấn đề

Nguyên nhân

Mục tiêu

Giải pháp

Độc giả khi kết Độc giả là toàn bộ Tiếp tục cho các độc Tận dụng module
thúc nghiên cứu tại sinh viên hiện đang giả tham gia nghiên nghiệp vụ gia hạn
trường thì không theo học tại trường. cứu tại thư viện nếu thẻ trong libol 6.0
được vào thư viện khi kết thúc quá có nhu cầu mặc dù
nữa.

trình nghiên cứu tại đã hoàn thành xong
trường thì hiệu lực khóa học tại trường.
của thẻ cũng hết
hạn.

Độc giả vãng lai Hiện tại thư viện Mở rộng phạm vi Bổ sung các thêm
không được tham trường Đại học Kinh đối tượng độc giả.

các trường dữ liệu

gia nghiên cứu tại Tế Quốc Dân chỉ

vào các thực thể cần

thư viện nếu có cấp thẻ cho bạn đọc

thiết trong CSDL

nhu cầu

là sinh viên hiện

hiện thời (thực thể

đang nghiên cứu và

độc giả).

học tập tại trường.

-

VII. Các đối tượng hưởng lợi ích
Đối với ban lãnh đạo Trung tâm có thể dễ dàng quản lý vận hành hệ thống, từ cách

bố trí có nguyên tắc, mọi thông tin có thể dễ dàng được triết xuất ra một cách dễ
dàng và nhanh chóng. Đặc biệt quan trọng là mục đích mở động quy mô Trung tâm
sẽ thành công.

-

Đối với các trưởng phòng ban, Cán bộ quản lý có thể dễ dàng nhập thông tin từ bạn
đọc hay sách, thống kê báo cáo dễ dàng hơn. Nhờ cong nghệ rất nhiều những khâu
trước đây được thực hiện bằng phương pháp thủ công nay Tin học hóa khiến nó
nhanh hơn, tốt hơn, hiệu quả hơn.

-

Bạn đọc sẽ nhận được, thông tin đọc, sự phục vụ chu đáo, thân thiện cảu cán bộ
trung tâm mỗi khi có nhu cầu mược trả sách.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 10


-

Các nhà cung cấp cũng sẽ thấy hài lòng về những gì hệ thống phần mềm quản lý
bạn đọc ở trung tâm

-

Phân tích viên hệ thống có thể hướng dẫn cho người sử dụng một cách dễ dàng với
công việc của mình, với người thiết kế xây dựng hệ thống.

VIII.

Kết luận và kiến nghị
Kết luận:

-

Đánh giá chung về dự án: Dự án phát triển hệ thống thông tin mới có mức độ khả
thi lớn, có thể dễ dàng áp dụng vào mà không làm ảnh hướng đến công việc của
những thành phần khác.

-

Phương hướng mở rộng phát triển: củng cố và phát triển phần mềm một cách sâu
rộng và ổn định hơn, không ngừng nâng cao chất lượng của hệ thống. Thường
xuyên kiểm tra hệ thống và nâng cao hơn chất lượng hệ thống thông tin mới để đáp
ứng và giải quyết kịp thời các lỗi có mới có thể xảy ra.

-

Tăng cường đào tạo chuyên môn người sử dụng để có thể giải quyết những vấn đề
đơn giản nếu mắc phải khi sử dụng hệ thống thông tin mới.
Kiến nghị:

-

Kiến nghị với nhà quản lý và cán bộ sử dụng: Sử dụng có hiệu quả hệ thống, khai
thác triệt để các chức năng hệ thống. Tạo điều kiện để các lập trình viên, thiết kế
viên và nhân viên có thời gian làm quen kết nối với hệ thống mới.

-

Đỗi với bạn đọc: sử dụng phần mềm một cách triệt để hữu ích.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 11


GIAI ĐOẠN I:
Đánh giá yêu cầu phát triển
Hệ thống thông tin quản lý
1. Lập kế hoạch
-

Khảo sát hệ thống thu thập những nội dung thông tin: Khảo sát hệ thống thông tin,
đánh giá cá yêu cầu mà Nhà quản lý đưa ra

-

Nhiệm vụ
Công việc

Thời

Thời gian

Thời gian kết

gian

bắt đầu

thúc

Nguồn lực

Tổng quan về dự án

3 days

19-Sep-2014

23-Sep-2014

Hiền,Thanh Xuân B

I. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống

9 days

26-Sep-2014

6-Oct-2014

1. Yêu cầu

1 day

26-Sep-2014

26-Sep-2014

Thùy

2. Phương pháp nghiên cứu

1 day

29-Sep-2014

29-Sep-2014

Quỳnh Trang

3. Phương pháp tiến hành đánh giá yêu

1 day

30-Sep-2014

30-Sep-2014

Dung

4. Mô tả khung cảnh

1 day

1-Oct-2014

1-Oct-2014

Hợi

5. Nghiên cứu hệ thống

1 day

2-Oct-2014

2-Oct-2014

Bích Ngọc

6. Nêu các vấn đề

2 days

3-Oct-2014

4-Oct-2014

Thanh Xuân A

7. Đánh giá tính khả thi

2 days

5-Oct-2014

6-Oct-2014

Thùy Trang

cầu

-

Phương tiện thảo luận: hoạt động nhóm, trao đổi qua gmail, điện thoại, group
facebook.

-

Thời gian thực hiện: 9 ngày.

-

Phương thức thu thập thông tin, nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, quan sát.

-

Công cụ: Bảng biểu

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 12


2. Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của
người đặt yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ
bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Yêu cầu phát
triển HTTT nhiều khi chỉ được thông báo một cách rất chung chung, có thể dẫn đến
sự nhầm lẫn
Nhà quản lý yêu cầu “Phát triển hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thông
tin – Thư viện trường Đại học kinh tế quốc dân chủ yếu phân hệ Quản lý bạn đọc”.
Về phần mình, phân tích viên có thể hiểu thông báo trên có nghĩa là nhà quản lý
muốn “Phân tích hệ thống thông tin quản lý Trung tâm nói chung và phân hệ quản
lý bạn đọc nói riêng, tìm ra những điểm bất cầnphải nâng cấp sửa chữa hay loại
bỏ khỏi hệ thống”.
Tiếp theo phân tích viên phải đánh giá yêu tăng cường mở rộng thêm.
Khung cảnh hệ thống được xem là các nguồn và các đích của thông tin, cũng
như các bộ phận, các chức năng và những con người tham gia xử lý dữ liệu. Việc
xác định khung cảnh sẽ có ảnh hưởng lớn tới việc xác định quy mô của dự án trong
tương lai. Để hiểu rõ hơn khái niệm khung cảnh hệ thống ta có thể minh hoạ như
hình dưới đây:

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 13


Thông tin
bạn đọc

Quản lý
Phòng QL
bạn đọc

Thông tin
Biên mục
sách

Ban
quản lý

Quản lý độc
giả vãng lai

Sử dụng
Nhu cầu mở
rộng thông
tin

Phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ, cũng như những nghiên
cứu tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi
trường thực của nó. Những thông tin có liên quan tới các mặt nhân lực, kỹ thuật, tổ
chức và tìa chính là rất cần thiết cho việc đánh giá khả năng thực thi của dự án.
Những cuộc trao đổi cho phép thu được nguồn gốc của yêu cầu từ những góc
nhìn khác nhau. Các cuộc trao đổi không chỉ thực hiện với những người đặt yêu
cầu mà cả với những người thuộc các bộ phận khác nhau thuộc khung cảnh hệ
thống. Phân tích viên thường gặp những ý kiến và những cái nhìn rất khác nhau về
vấn đề và nguyên nhân của chúng. Trong trao đổi về HTTT có nhiều nhân viên có
tâm lý đề phòng, lo sợ phân tích viên đóng vai trò như một tên mật thám đến để
đánh giá cách thức hoàn thiện và nhiệm vụ của họ. Thái độ như vậy nhiều khi ảnh
hưởng tới sự nhìn nhận vấn đề và nguyên nhân của yêu cầu phát triển HTTT. Do
vậy phân tích viên phải suy xét rút ra những yêu tố khách quan nhất.
Cuối cùng, phân tích viên phải tổng hợp những thông tin một cách rõ nét về

những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân gốc rễ nhất, chuẩn bị một
bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 14


3. Đánh giá tính khả thi

Theo cách hiểu chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem
có yếu tố nào ngăn cản nhà phát triển hệ thống thực hiện và cài đặt thành công giải
pháp HTTT đã đề xuất hay không? Đánh giá khả thi không chỉ làm một làn mà trong
quá trình phát triển HTTT luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại tính khả thi.
Những nội dung chính về khả năng thực thi là:
-

Khả thi về tổ chức

-

Khả thi về tài chính

-

Khả thi về thời hạn

-

Khả thi kỹ thuật

-

Khả thi về đạo đức kinh doanh

Khả thi về tổ chức
Đánh giá tính khả thi về mặt tổ chức là xem xét sự hoà hợp giữa giải pháp
HTTT dự kiến với môi trường tổ chức. Những câu hỏi đặt ra là:
-

Dự án có tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp không?

-

Nó ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng?

-

ảnh hưởng gì sẽ xảy ra với những hệ thống thông tin bên cạnh và tới sự quản lý các
hoạt động có sự trợ giúp của hệ thống

-

Liệu sẽ có những dự án mở rộng không? Đa dạng hoá? Dẫn đến sự sử dụng thêm
các chức năng của hệ thống?

-

Người sử dụng sẵn sang tham gia vào sự phát triển hệ thống? Liệu họ có thời giant
ham gia vào dự án không? Hay chỉ trả lời những câu hỏi khi phỏng vấn?

-

Liệu có nguy cơ kháng cự lại sự thay đổi trong tương lai?

-

Liệu họ đã đượ đào tạo để vận hành hệ thống trong môi trường mới chưa? Nếu
chưa thì họ có thời gian để theo khoá đào tạo không?
Khả thi kỹ thuật

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 15


Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá xem kỹ thuật công nghệ hiện có hoặc có
thể mua sắm được có đáp ứng và phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề
xuất không?
Ví dụ: Sau khi nghiên cứu nhà phân tích thấy cần một giải pháp duy nhất là
hệ thống nhận biết tiếng nói có thể thông dịch được hành chục thứ ngôn ngữ thì
đương nhiên là phải khẳng định, chí ít là cho tới thời điểm hiện tại, là dự án không
thể thực thi được về mặt kỹ thuật.
Cũng có khi một kỹ thuật có thể có trên thị trường nhưng dự án không thể
thực thi về mặt kỹ thuật, chẳng hạn chúng hoàn toàn không tương thích với công
nghệ đã có trong tổ chức.
Khả thi về tài chính. Dựa trên giá Trung tâm tin học Mai Hoàng
Khả thi tài chính có hai nội dung cần khẳng định là năng lực nguồn vốn và
lợi ích kinh tế của hệ thống.
Nguồn vốn sẽ đươc lấy từ đâu và luồng tiền từ nguồn vốn được thực hiện

như thế nào. Câu hỏi này không chỉ là của Chủ HTTT mà của cả người phân tích
phát triển hệ thống.
Khả thi về lợi ích kinh tế là ước lượng xem lợi ích kinh tế hữu hình chờ đợi
có lớn hơn tổng chi phí kinh tế bỏ ra hay không?
Những khoản chi phí quan trọng:
-

Chi phí phát triển

-

Chi phí cài đặt

-

Chi phí mua sắm thiết bị

-

Chi phí khai thác

Khả thi về thời gian.
Đánh giá khả thi về thời giam là xem xét bảo đảm dự án HTTT sẽ được phát
triển đúng tiến độ. Nội dung đánh giá khả thi này bao gồm các nội dung:
-

Khả năng tổ chức công việc

-

Khả năng sử dụng người tham gia vào dự án

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 16


-

Khả năng và thời gian có thể tham gia của Phân tích viên, Lập trình viên,
Kỹ thuật viên

-

Khả năng hoàn thành của việc chuẩn bị dữ liệu cho hệ thống

Khả thi về đạo đức kinh doanh.
Đánh giá khả thi về mặt đạo đức kinh doanh là xem xét hệ thống dề xuất có
tuân thủ các luật lệ, quy chế quy định, quay tắc đạo đức của xã hội và của tổ chức
hay không. 4 nguyên tắc ðạo ðức cần ðýợc xem xét:
1.

Sự cân đối: Cái tốt đẹp đạt được qua công nghệ phải lớn hơn sự tổn hại và rủi ro.

2.

Sự ưng thuận: Những người bị ảnh hưởng bởi công nghệ phải được hiểu và chấp
nhận rủi ro.

3.

Lợi lộc và thua thiệt của HTTT phải được phân phối một cách công bằng. những
người được lợi thì phải chia sẻ hợp lý gánh nặng rủi ro, và những người không
được lợi thì không phải chịu việc tang rủi ro quá nhiều.

4.

Tối thiểu hóa rủi ro. Ngay cho dù 3 điều công lý trên được chấp nhận thì HTTT vẫn
phải được triển khai sao nó tránh được những rủi ro không cần thiết.
Mason tóm tắt 4 vấn đề đạo đức của thông tin bằng 4 từ viết tắt
PAPA( Privacy, Accuracy, Property, Accessibility)

-

Tính riêng tư: Thông tin nào về cá nhân của một người hay một tổ chức mà người
đó phải bộc lộ ra cho người khác? Dưới điều kiện nào? Và hình thức bảo vệ nào?
Những cái gì con người được giử riêng cho mình mà không phải bộc lộ cho người
khác?

-

Tính chính xác: Ai chịu trách nhiệm về tính xác thực, tin cậy và chính xác của
thông tin? Ai chịu trách nhiệm về những sai sót trong thông tin và bên bị tổn
thương sẽ được giải quyết như thế nào?

-

Sở hữu: Ai sở hữu thông tin? Giá trị đúng và hợp lý của nó là bao nhiêu trong trao
đổi? Ai làm chủ những đường truyền thông, đặc biệt là những đường truyền qua
không gian? Việc tiếp cận tới nguồn lực hiếm đó được phân bổ như thế nào?

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 17


-

Truy nhập: Thông tin nào mà một người hay tổ chức được quyền hoặc đặc quyền
thu được, với điều kiện nào? Và với sự bảo vệ nào?
4. Nguồn kinh phí:
- Kinh phí: Kinh phí bổ sung là yếu tố hàng đầu quyết định đến chất lượng công tác bổ
sung, nói cách khác nó trực tiếp quyết định số lượng cũng như chất lượng nguồn lực
thông tin. Kinh phí cao kết hợp với việc tiến hành tốt hoạt động lựa chọn, bổ sung tài liệu,
tất yếu vốn tài liệu thư viện sẽ ngày càng được hoàn thiện, trên cơ sở đó có thể đáp ứng
ngày một tốt hơn nhu cầu của người dùng tin.
Trong những năm 2000-2005 kinh phí bổ sung của TTTT-TVĐHKTQD thường
dao đông từ 200 triệu đến trên 300 triệu/năm. Từ năm 2006, sau khi tiến hành tin học hóa
thư viện cùng với việc đón nhận dự án giáo dục đại học của bộ Giáo dục Đào tạo kinh phí
bổ sung của trung tâm đã tăng lên đáng kể dao động từ 500 – 700 triệu/năm.

Nguồn bổ sung của thư viện trường Đại học kinh tế quốc dân:
Việc bổ sung tài liệu cũng như cơ sở vật chất của Trung tâm thông tin – thư viện
đại học Kinh tê Quốc dân được thực hiên theo 2 hình thức: Bổ sung bằng tiền hay còn
được gọi là nguồn mua & bổ sung không mất tiền (nguồn lưu chiểu, tặng biếu…)
4.1.1. Nguồn mua:

Đây là nguồn bổ sung chính của trung tâm thư viện. Mỗi năm Nhà trường cung cấp
cho trung tâm thư viện một khoản kinh phí nhất định dành cho mục đích bổ sung. Căn cứ
vào lượng kinh phí trên kết hợp với Nhu cầu tin của Người dùng tin cũng như việc cân

đối nhu cầu tài liệu giữa các chuyên ngành đào tạo trong trường, quá trình bổ sung sẽ
được thực hiện nếu phù hợp và thật sự cần thiết.
Nguồn bổ sung chính cho các loại báo chí và tạp chí Tiếng Việt được mua qua
Tổng Công ty Phát hành báo chi Việt Nam. Đối với tài liệu là sách, báo, tạp chí ngoại văn
nguồn chính vẫn là được tặng biếu…
Đối với tài liệu dạng điện tử, viêc phân bổ kinh phí phụ thuộc vào các cấp lãnh đạo
nhà trường cụ thể là Ban Giám Hiệu. CSDL điện tử do Nhà trường trực tiếp đặt mua,
trung tâm thực hiện việc tiếp nhận và phục vụ bạn đọc tại phòng đọc dữ liệu điện tử.
4.1.2. Nguồn lưu chiểu

Toàn bộ giáo trình do các tác giả là giảng viên trong trường viết đều đươc Trung
tâm thư viện thu nhận. Mỗi đầu giáo trình đươc in cấp cho Trung tâm 30 bản. Nếu số
Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 18


lượng Trung tâm cần vượt quá 30 bản, nhà trường sẽ cung cấp kinh phí để Trung tâm bổ
sung thêm. Các báo cáo, luận văn, luận án của sinh viên năm cuối, học viên cao học,
nghiên cứu sinh, các công trình NCKH các cấp Trung tâm đều tiếp nhận. Đây cũng là
nguồn tài liệu nghiên cứu mang tính chất hệ thống và chuyên sâu.
4.1.3. Nguồn tặng biếu

Trường đại học Kinh tế Quốc dân có quan hệ hợp tác với nhiều trường đại học ở
trên thế giới cũng như các tổ chức quốc tế. Ngân hàng Thế Giới, Hội đồng Anh, Hội Việt
Mỹ, Đại sứ quán Pháp là các tổ chức thường gửi tặng tài liệu đến trung tâm. Nguồn tặng
biếu còn do các giảng viên, cán bộ nhà trường đi tham quan, công tác, học tập ở nước
ngoài mang về.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 19


CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 01 /BC

Hà Nội, ngày 6 tháng10.năm 2014.

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ
1. Yêu cầu:

-

Tên yêu cầu: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện
Đại học Kinh tế Quốc Dân với nội dung chính Công tác quản lý bạn đọc, xác định
phương hướng từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục sự thiếu hụt hạn chế của
nguồn lực thông tin khoa học ở Trung tâm.
-

Tên người bộ phận nêu yêu cầu:
Giám đốc: Đào Thiện Quốc.
ĐTCQ: 04.36280280
Xin: 5358
ĐTDĐ: 0903.278.491
Email:

- Đối tượng nghiên cứu: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin –

Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân.
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý bạn đọc tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại
học Kinh tế Quốc dân
2. Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp được nhóm sử dụng: “ Phương pháp phát triển vòng đời”, được
chia làm 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn liệt kê.
Đánh giá
yêu cầu
Thiết kế
Logic
Phân tích
chi tiết
Xây dựng phýõng án
Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 20


Thiết kế
vật lý ngoài
Thực hiện kỹ thuật
Cài ðặt, bảo trì và khai thác hệ hống

3. Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu:

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 21

a. Phương pháp phỏng vấn

Đối tượng
phỏng vấn

Nội dung phỏng vấn

Kết quả phỏng vấn

Giám đốc/ Nhu cầu thông tin quản lý
Các mẫu báo cáo
phó
giám
Nội dung, hình thức và tần Các yêu cầu đặc thù trong quản lý
đốc thư viện
suất của báo cáo
thư viện
Cơ cấu tổ chức thư viện

Cơ cấu tổ chức thư viện

Nhu cầu mong muốn đối với Phần mềm cần tăng cường cung
phần mềm mới
cấp các báo cáo ở dạng biểu đồ các
báo cáo có tính năng quản trị
ngược
Cán
bộ Quy trình thủ tục các hoạt
nghiệp vụ động nghiệp vụ của thư viện

thư viện
Nhu cầu mong muốn đối với
phần mềm mới

Độc giả

Chi tiết các bước của quy trình
mượn trả và gia hạn sách, xử lý
sách mất, sách quá hạn.
Đầu mỗi ngày làm việc, phần mềm
cần tự động lập bảng thống kê sách
quá hạn tính đến ngày đó, làm cơ
sở in giấy đòi sách quá hạn

Cách thức tra cứu, mượn trả Phần mềm cần có dịch vụ tra cứu
và gia hạn sách.
trực tuyến
Nhu cầu mong muốn với phần Sẽ hoàn hảo nếu phần mềm cho
mềm mới.
phép độc giả tự điền phiếu đăng ký
mượn sách trên máy tính.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 22


b. Phương pháp nghiên cứu tài liệu nghiệp vụ thư viện

Tên tài liệu

Thẻ độc giả

Nội dung tài liệu

Chức năng

Chứa các thông tin cơ Dùng để mượn trả và gia hạn sách
bản về độc giả

Thẻ quản ly sách

Chứa các thông tin cơ Dùng để quản lý sách
bản về cuốn sách

Phiếu mượn sách

Chứa các thông tin về Xác nhận quá trình mượn sách
chi tiết sách mượn của của độc giả
độc giả

Phiếu trả sách

Chứa thông tin chi tiết Ghi nhận độc giả đã trả sách cho
về sách trả

Sổ mượn trả

thư viện

Chứa thông tin về quá Theo dõi quá trình mượn trả sách

trình mượn sách của độc của độc giả
giả

Giấy báo mượn sách Chứa thông tin về các Được lập và gửi tới độc giả đẻ đòi
quá hạn

đầu sách mà độc giả sách quá hạn
mượn quá hạn

Sổ sách mất

Chứa thông tin về các Được cập nhật bởi thủ thư để theo
đầu sách bị mất

dõi sách mất, làm cơ sở để bổ
sung sách

Biên lai phạt

Báo cáo thống kê

Chứa thông tin về số Xác nhận trách nhiệm nộp phạt
tiền và lý do phạt

của độc giả.

Chứa thông tin quản lý

Được lập định kỳ hoặc đột xuất
làm cơ sở cho ban giám đốc thư

việ ra quyết định

c. Quan sát người sử dụng
Đối tượng quan sát
Thủ thư

Nội dung quan sát
Cách phân nhóm sách

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 23


Tạo và dán số đăng ký cá biệt
Bộ phận phục vụ độc giả

Thủ tục cho mượn, nhận trả và gia hạn sách

Độc giả

Thủ tục làm thẻ thư viện
Cách thức tra cứu sách
Thủ tục mượn sách, trả và gia hạn sách

4. Mô tả khung cảnh:
4.1. Thực trạng ứng dụng phân hệ Bổ sung

Hiện nay Thư viện chỉ sử dụng 3 nhóm chức năng là bổ sung, kho và thống kê.
Nhận xét:

 Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện
 Nhược điểm:

- Tiêu chí thống kê chưa phù hợp.
- In mã vạch theo khoảng ĐKCB nhiều hơn 10 chữ số thì chương trình bị lỗi.
- Cán bộ thư viện không chủ động được công việc phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần
mềm.

4.2. Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục:

Nhận xét:
 Ưu điểm : Công tác biên mục đã được chuẩn hoá về nội dung và hình thức.
 Nhược điểm:

- Không cho phép nhập mã ISBD 13 chữ số.
- Báo cáo biểu ghi không chính xác.

4.3. Thực trạng ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu:

Để hỗ trợ cho công tác ghi mượn, Thư viện sử dụng công nghệ mã vạch tích hợp
với Libol. Toàn bộ thông tin về mượn trả tài liệu của bạn đọc được định danh thông qua
mã vạch, kết hợp với phần mềm quản lý thư viện, cán bộ thư viện không phải làm thủ
công ghi lại thông tin mượn của bạn đọc.
Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 24


Nhận xét :
 Ưu điểm: Tự động hoá quá trình lưu thông tài liệu.

 Nhược điểm:

- Các báo cáo đầu ra đang theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm.
- Một số chức năng vẫn chưa đáp ứng được với yêu cầu hoạt động thực tế của Thư viện
như chức năng Thống kê, chức năng đặt hạn ngạch cho mượn theo loại bạn đọc.
4.4. Thực trạng ứng dụng phân hệ Tra cứu trự tuyến OPAC

Phân hệ tra cứu OPAC của Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân hỗ trợ bạn đọc tìm
kiếm thông tin thư mục về các ấn phẩm được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu của thư viện.
Xác định vị trí của tài liệu trong các kho sách, biết loại tài liệu đó được mượn về nhà hay
đọc tại chỗ…
Nhận xét :
 Ưu điểm: Phân hệ OPAC cung cấp cho người dùng tin nhiều dịch vụ tiện ích như

truy cứu tìm tin theo nhiều phương thức khác nhau, truy nhập thông tin theo từ
điển từ chuẩn, tra cứu liên thư viện theo chuẩn Z39.50, đăng kư mượn tài liệu qua
mạng ...
 Nhược điểm:

- Chức năng từ điển chưa sử dụng được.
- Chức năng Tìm tin theo từ khoá và nhan đề đôi khi cho kết quả không chính xác.

4.5. Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý ấn phẩm định kỳ

Nhận xét:
 Ưu điểm: Phân hệ ấn phẩm định kỳ giúp Thư viện theo dõi, quản lý các số xuất

bản của của ấn phẩm được cập nhật vào Thư viện một cách chặt chẽ và thuận tiện.
 Nhược điểm:

- Phần mềm không cho phép kết nối mục lục của tạp chí (tạp chí online) thông qua trang
web của các nhà xuất bản mà phải nhập lại dữ liệu mục lục rất mất thời gian.
- Khi thống kê theo tiêu chí “những ÂPĐK thiếu trong khoảng thời gian” không chính
xác.

Đại Học Kinh tế Quốc dân- THKT53B

Trang 25