Luận văn thạc sỹ kế toán 2015 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất thuộc Tập đoàn Hoá Chất Việt Nam

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của
riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn
gốc rõ ràng
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

NGUYỄN ANH TUẤN

1


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
TT
1
2

Chữ viết tắt
BCĐKT
BCKQKD

Giải nghĩa
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh
2


3

4
5
6
7
8
9
10
11

BCLCTT
BCTC
GTGT
MTV
P.TCKT
TK
TNHH
TSCĐ
XNK

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
BCTC
Giá trị gia tăng
Một thành viên
Phòng Tài chính Kế toán
Tài khoản
Trách nhiệm hữu hạn
Tài sản cố định
Xuất nhập khẩu

3

LỜI MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất là đơn vị thành viên
trực thuộc Tập đoàn Hóa Chất Việt Nam – Bộ Công Thương, có chức năng
chính là xuất nhập khẩu vật tư, hàng hóa, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong Tập đoàn Hóa chất Việt Nam
và một số đơn vị ngoài ngành. Trong những năm qua, cùng với sự tăng trưởng
và phát triển của nền kinh tế đất nước, Công ty TNHH MTV Vật tư và XNK
Hóa Chất đã đạt được một số thanh tựu nhất định trong hoạt động sản xuất
kinh doanh của đơn vị và đóng góp vào sự phát triển mạnh mẽ của ngành
công nghiệp Hóa chất Việt Nam. Để có được những thành tựu đó là nhờ sự
quan tâm, định hướng của Tập đoàn Hóa chất Việt Nam, sự chung tay góp
sức của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty. Kế toán với
tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế
cũng đòi hỏi phải có sự đổi mới và hoàn thiện liên tục cho phù hợp với những
thay đổi của nền kinh tế đất nước và chính bản thân doanh nghiệp trong tình
hình mới. Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công
tác quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải tổ chức công
tác kế toán tài chính khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách
chính xác kịp thời, đầy đủ và trung thực.
Tuy nhiên trong quá trình phát triển bên cạnh những thành quả đã đạt
được thì việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh
doanh của Công ty là một trong những yếu tố quan trọng để giúp công ty hoạt
động có hiệu quả, tạo uy tín đối với các đơn vị trong và ngoài ngành. Do đó,
nghiên cứu đề tài : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH
MTV Vật tư và XNK Hóa Chất - thuộc Tập đoàn Hoá Chất Việt Nam là vấn
đề mang tính cấp thiết nhằm giúp các nhà quản lý của Công ty vận dụng vào

1


thực tiễn để hoạch định quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của công
ty nói riêng và của ngành công nghiệp hóa chất nói chung.
2 Mục đích nghiên cứu của đề tài
Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận và tổng kết thực tiễn về tổ
chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất để
nhằm hoàn thiện hơn nữa về tổ chức công tác kế toán, từ đó đề xuất những
giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức tổ chức công tác kế toán tại công ty nhằm
nâng cao vai trò của công tác kế toán trong việc quản lý tài chính của công ty
TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận chung
về tổ chức công tác kế toán, nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán
tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất từ đó đánh giá ưu nhược
điểm và đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán.
- Phạm vi nghiên cứu : đề tài tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác
kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất trong giai đoạn
hiện nay.
4 Phương pháp nghiên cứu
- Dựa trên cơ sở nguyên lý của chủ nghĩa duy vật biện chứng để nghiên
cứu các vấn đề lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn tổ chức công tác kế toán
tại doanh nghiệp.
- Sử dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp từ thực tế của doanh
nghiệp.
5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Đề tài đã góp phần hệ thống hóa những vấn đề lý luận về tổ chức công
tác kế toán tại các doanh nghiệp nói chung và tại công ty TNHH MTV Vật tư
và XNK Hóa Chất nói riêng.

2


- Thông qua việc nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán
tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất, đề tài đưa ra các giải pháp
nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và
XNK Hóa Chất.
6 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ
lục, luận văn bao gồm ba chương.
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV
Vật tư và XNK Hóa Chất
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty
TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất

3


CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Trong quá trình hình thành và phát triển kế toán có khái niệm cho rằng
kế toán là nghệ thuật, cũng có khái niệm cho rằng kế toán là khoa học. Vậy kế
toán là một nghệ thuật hay khoa học ?
Trước hết, theo Neddles, Anderson & Caldwell (2003), Viện kế toán
công chứng Hoa Kỳ vào năm 1941 định nghĩa kế toán như sau: "Kế toán là

nghệ thuật gho chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình
thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên
quan đến tài chính và giải trình kết quả của việc ghi chép này".
Định nghĩa này của kế toán chú trọng đến nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu
của người kế toán. Tuy nhiên đây là quan điểm cổ điển về kế toán, nó không
còn phù hợp với thực tiễn kế toán hiện nay nữa. Ngày nay, với quan điểm
mới, kế toán không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà đến toàn bộ các
hoạt động bao gồm việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề, đánh
giá các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sổ sách. Kế toán ngày nay có
chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán dù
họ ở bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Do vậy vào năm 1970 Viện Kế
toán công chứng Hoa Kỳ cho rằng nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin
định lượng, chủ yếu mang tính chất tài chính về các đơn vị kinh tế hạch toán
độc lập nhằm giúp ích cho việc làm các quyết định kinh tế.
Theo Sokolov, một chuyên gia hàng đầu về kế toán tại Nga thì "Kế
toán là ngôn ngữ các ký hiệu cũng như quy ước sử dụng và được tạo ra với
mục đích làm thay thế các đối tượng thực tế bằng các ký hiệu hay biểu tượng,

4


cho phép phản ánh một cách trung thực hoạt động kinh doanh cùng các kết
quả của hoạt động kinh doanh đó".
Theo tinh thần của kế toán quốc tế, "Kế toán được định nghĩa là hệ
thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý và truyền đạt
những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của
một đơn vị kinh tế".
Trong cuốn sách "Nguyên lý kế toán Mỹ", Ronald J.Thacker nêu quan
điểm của mình về kế toán xuất phát từ việc cung cấp thông tin cho công tác
quản lý "Kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản

lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tổ chức".
Theo quan điểm nêu trong luật kế toán của Việt Nam, định nghĩa kế
toán được trình bày như sau : "Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và
cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời
gian lao động".
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong
tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin
và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính, do đó công tác kế toán ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác quản lý đồng thời nó còn ảnh
hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp và
gián tiếp.
Các nhà khoa học đưa ra nhiều khái niệm dưới nhiều khía cạnh khác
nhau về tổ chức công tác kế toán. Có quan điểm cho rằng "Tổ chức công tác
kế toán là việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở từng đơn vị, theo đó tổ
chức công tác kế toán chỉ đơn thuần là việc áp dụng chế độ kế toán sao cho
phù hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị". Quan điểm này đúng nhưng
chưa đủ, việc vận dụng chế độ kế toán là một phần quan trọng định hướng

5


cho việc tổ chức công tác kế toán nhưng không thể xem là toàn bộ công việc
tổ chức công tác kế toán.
Theo quan điểm các nhà khoa học của Học viện Tài Chính : "Tổ chức
công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên
kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các
nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp".
Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm tổ chức công tác
kế toán nhưng ta có thể khái quát khái niệm tổ chức công tác kế toán được coi
là một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức

vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông
tin tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán
vào doanh nghiệp.
1.1.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
a. Yêu cầu:
Phát huy được vai trò, chức năng của tổ chức công tác kế toán trong
doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản
sau đây:
Phải đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác các thông
tin kế toán cho nhà quản lý.
Phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý trên cơ sở các nguyên tắc, chính
sách, quy chế tài chính kế toán.
Phải có tính hiệu quả (tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận). Bộ
máy kế toán phải gọn nhẹ, giảm bớt các khâu trung gian nhằm đáp ứng kịp
thời và chính xác, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp tránh thất thoát tài sản.
Phải phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
b. Nguyên tắc:

6


Để tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý thì việc tổ chức công
tác kế toán phải thực hiện theo các các nguyên tắc cơ bản sau:
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống
kế toán giữa đối tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong
đơn vị kế toán.
Tổ chức công tác kế toán phải đúng với những quy định trong điều lệ
tổ chức kế toán Nhà nước, trong chế độ thể lệ do Nhà nước ban hành và phù
hợp với các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong
từng thời kỳ.

Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra
việc chấp hành ngân sách của Nhà nước đối với tất cả các doanh nghiệp, để
điều hành và quản lý nền kinh tế Quốc dân. Vì vậy tổ chức công tác kế toán
phải theo những quy định chung, đó là những quy định về nội dung công tác
kế toán, quy định về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán.
Các quy định này được ban hành thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế
quốc dân, do đó các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm kinh
doanh của mình mà tổ chức công tác kế toán một cách phù hợp với những quy
định chung của Nhà nước. Đồng thời để dảm bảo cho việc tổ chức công tác kế
toán không vi phạm những nguyên tắc, chế độ quy định của Nhà nước và thực
hiện các chức năng của kế toán, góp phần tăng cường quản lý kinh tế tài
chính, thực hiện việc kiểm tra kiểm soát của Nhà Nước đối với các doanh
nghiệp thì yêu cầu các doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán phải phù hợp
với chính sách, chế độ quản lý quản lý kinh tế của Nhà Nước trong từng thời
kỳ.
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh
doanh, tổ chức quản lư của doanh nghiệp.

7


Mỗi một doanh nghiệp đều có những đặc điểm, điều kiện riêng của
mình, do đó mỗi một doanh nghiệp đều có mô hình kế toán riêng và không có
mô hình chung nào cho tất cả các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp muốn tổ
chức tốt công tác kế toán của mình thì phải dựa vào các điều kiện sẵn có của
mình, đó là quy mô của doanh nghiệp, tính chất hoạt động, trình độ nhân viên
kế toán, sự phân cấp quản lý trong doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên
tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc hoạt động cơ bản của tất cả các

doanh nghiệp. Để thực hiện tốt nguyên tắc này đòi hỏi phải tổ chức công tác
kế toán khoa học và hợp lý, thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế
toán để làm sao cho chất lượng công tác kế toán đạt được tốt nhất với chi phí
thấp nhất. Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế toán tài
chính và kế toán quản trị.
1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
"Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán"
theo điều 4, khoản 7 của Luật kế toán số : 03/2003/QH11.
Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải lấy chứng từ kế
toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Do đó tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là
khâu đầu tiên quan trọng của tổ chức công tác kế toán.
+ Hệ thống chứng từ kế toán : bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ
hướng dẫn (nội bộ). Đối với các doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các yêu
cầu quy định về nội dung, phương pháp lập, giá trị pháp lý của các chứng từ
thống nhất bắt buộc. Còn với các chứng từ hướng dẫn thì tuỳ thuộc vào điều

8


kiện, yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình mà lựa chọn, vận dụng cho phù
hợp.
Chứng từ bắt buộc : Đó là những chứng từ kế toán được Nhà nước quy
định thống nhất trên toàn quốc về quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh và
phương pháp lập. Doanh nghiệp phải áp dụng đúng theo các quy định trên.
Đơn vị kế toán phải thực hiện đúng biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các
chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế
toán cụ thể.
Chứng từ hướng dẫn : Là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền quy định, ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế
toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho
phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp:
Ban đầu theo chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 5 chỉ tiêu:
Chứng từ kế toán về lao động, tiền lương
Chứng từ kế toán về hàng tồn kho
Chứng từ kế toán về bán hàng
Chứng từ kế toán về tiền tệ
Chứng từ kế toán về tài sản cố định
Và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Chứng
từ kế toán cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương
pháp lập, ký chứng từ kế toán theo Luật kế toán, nghị định số 129/2004/NĐCP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật có liên quan đến
chứng từ kế toán và quy định ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006.
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

9


- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc các nhân lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc các nhân nhận chứng từ kế toán
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng
số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng
chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên,
chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng
từ.
+ Luân chuyển chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán thường xuyên vận
động, sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác
của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường qua
các giai đoạn sau (theo sơ đồ 1.1):
Lập hoặc thu nhận chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Ghi sổ kế toán

Lưu trữ, bảo quản chứng từ
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ
+ Lập hoặc thu nhận chứng từ cần phải chú ý những điểm sau:

10


Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần
cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán
phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá,
không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng vào giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả

các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội
dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định cho chứng từ kế toán.
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện
tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều
phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,
chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký
trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và pahir giống với chữ
ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần
sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
+ Kiểm tra chứng từ :
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hay từ bên ngoài
chuyển vào đều tập trung vào bộ phận kế toán. bộ phận kế toán có nhiệm vụ
kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, sau đó kế toán mới được ghi sổ phản ánh
nghiệp vụ chứng từ đó.

11


Việc kiểm tra chứng từ cần phải chú ý những vấn đề sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố
ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã
ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có
liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ

chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo
ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện
hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và
chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả
lại, yêu cầu làm thêm, hoàn tất thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ
ghi sổ.
+ Ghi sổ kế toán :
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được
kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế
toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ :
Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn
trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán
bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác
nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp
hoặc xác nhận.

12


Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu giữ trong thời hạn mười hai tháng
kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ
chức bảo quản, lưu trữ tài kiệu kế toán theo thời hạn sau đây :
- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều
hành của đơn vị kế toán gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để
ghi sổ kế toán và lập BCTC.
- Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi

sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác.
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa
quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu
hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ
quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu
và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số
lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng
dấu.
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên
bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên
đóng dấu.
1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản là một phần quan trọng của hệ thống kế toán, đảm
bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng.
Do đó hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng cho phù hợp với đối
tượng kế toán và đối tượng quản lý, yêu cầu của doanh nghiệp.

13


Hệ thống tài khoản đang được áp dụng hiện nay do bộ tài chính phát
hành là quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và quyết định số
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành, bao gồm các tài
khoản được chia làm 9 loại trong bảng cân đối kế toán và 1 loại tài khoản
ngoài bảng cân đối kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán được kết cấu thành 2 phần cơ bản :
+ Loại 1, 2 : Nhóm tài khoản Tài sản (có số dư cuối kỳ để lập bảng cân

đối kế toán)
+ Loại 3, 4 : Nhóm tài khoản Nguồn vốn (có số dư cuối kỳ để lập bảng
cân đối kế toán)
+ Loại 5, 6, 7, 8, 9 : Nhóm tài khoản trung gian (không có số dư cuối kỳ
và không thể hiện trên bảng cân đối kế toán). Được phản ánh trên báo cáo
(kết quả hoạt động kinh doanh)
+ Loại 0 : Có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng Cân đối kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà nước cùng với điều kiện của
từng doanh nghiệp, Kế toán trưởng sẽ lựa chọn, nghiên cứu, xây dựng danh
mục các loại tài khoản mà doanh nghiệp cần sử dụng, đồng thời cũng nêu rõ
phương pháp vận dụng các tài khoản này. Ngoài ra còn phải xây dựng danh
mục và phương pháp ghi chép các tài khoản cấp III, IV phục vụ cho quản trị.
Chẳng hạn như để thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu thì kế toán mở
tài khoản cấp II cho tài khoản 152 chi tiết như sau:
+ TK 1521 : Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh
+ TK 1522 : Nguyên vật liệu dùng cho XDCB
+ TK 1523 : Nguyên vật liệu đưa đi lắp đặt giao cho bên nhận thầu.
Trường hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa cần bổ sung tài khoản cấp 1 hoặc
cần sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài

14


chính quy định về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ tài
chính trước khi thực hiện.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể mở thêm tài khoản cấp 2 và tài
khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, tài
khoản cấp 3 tại danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và
vừa đã quy định trong Quyết định này nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của

doanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ tài chính chấp thuận.
Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống TK kế toán trong từng
doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:
+ Phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong
doanh nghiệp.
+ Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản
hướng dẫn thực hiện của Bộ chủ quản, cơ quan quản lý cấp trên.
+ Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, trình
độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu BCTC.
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu
cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh
nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán của
doanh nghiệp, do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện đúng các quy
định, yêu cầu nêu trên.
1.2.3 Tổ chức hệ thống Sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian
có liên quan đến doanh nghiệp.

15


Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế
toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực
kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán
này. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính.

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán
năm.
Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
Sổ kế toán chi tiết, gồm : Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi
chép đối với các loại sổ Cái, sổ Nhật ký, quy định mang tính hướng dẫn đối
với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Sổ nhật ký : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian
và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ
Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản
kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày tháng ghi sổ.
- Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Sổ cái : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được
quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụngcho doanh nghiệp. Số liệu kế

16


toán trên sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và
kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc
bên Có của tài khoản.
+ Sổ kế toán chi tiết : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết
theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin
phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa
được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các
doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ
kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi
tiết cần thiết, phù hợp.
Theo chế độ kế toán hiện hành, có 5 hình thức kế toán được áp dụng
trong doanh nghiệp đó là :
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký - chứng từ
- Hình thức Kế toán trên máy vi tính.

17


Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý, điều kiện áp
dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp mà doanh nghiệp áp dụng một
trong 5 hình thức kế toán trên.
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là
sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế

(định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký
để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ
ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ
số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế
toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc
ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế
toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân
đối số phát sinh.
Sau khí đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập
các BCTC.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên
Bảng cân đối phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh

18


Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt
sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung theo sơ đồ 1.2
Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký
đặc biệt

Sổ nhật ký chung

SỔ CÁI

Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

Bảng, tổng
hợp chi tiết

Bảng cân
đối phát
sinh
BCTC

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái : Các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và
theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán

19


tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ

Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi
trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký
sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu,
phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập...) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc
định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi
ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên
quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán vừa phát sinh
trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến
hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của
từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn
cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát
sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu
quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý)
của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký
- Sổ Cái phải đảm bảo yêu cầu sau:

20


Tổng số tiền của cột

"Phát sinh" ở phần

Tổng số phát sinh
=

Tổng số phát sinh Có

Nợ của tất cả các

Nhật ký
Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản
=

=

của tất cả các Tài

khoản
Tổng số dư Có các Tài khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ
vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng
tài khoản. Số liệu trênb "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát
sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật
ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khi
khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập
BCTC. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái theo sơ đồ 1.3

Chứng từ kế toán
Số quỹ

Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán cùng
loại

Số, thẻ kế
toán chi
tiết

Bảng tổng
hợp chi tiết
NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BCTC

Sơ đồ 1.3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái

21


Ghi chú :
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ : Căn cứ trực

tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng
hợp bao gồm:
- Ghi theo thời gian trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc
Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc
Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ kế toán hoặc Bảng
Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả
năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế
toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau :
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế
toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký

22