XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN lý NHẬP XUẤT vật tư tại CÔNG TY cổ PHẦN xây DỰNG và THƯƠNG mại THÁI yên

Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

TÊN ĐỒ ÁN:
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHẬP-XUẤT VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI YÊN.

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
CHUYÊN NGÀNH : TIN HỌC-TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN

Hà nội năm 2011

SV: Nguyễn Thị Huế

1

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

SV: Nguyễn Thị Huế

2

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan

Đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả trong đồ án là
trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Hà nội ngày 06 tháng 05 năm 2011.

Tác giả đồ án:

SV: Nguyễn Thị Huế

3

Lớp CQ45/41.01

Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

NGUYỄN THỊ HUẾ.

LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương
Mại Thái Yên, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo – Th.S Đồng Thị Ngọc
Lan, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Đồng Thị Ngọc Lan, cô
đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong quá
trình em nghiên cứu, giúp em hoàn thành đồ án của mình.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong bộ môn Tin học Tài chính Kế
toán và Tin học Đại cương. Những bài giảng tâm huyết của các thầy cô đã cung cấp
cho em rất nhiều kiến thức bổ ích, giúp em vận dụng kiến thức chuyên môn thầy cô
truyền dạy để hoàn thành đồ án.
Thực hiện đề tài này, em còn nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các anh
chị ở đơn vị thực tập. Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo và toàn bộ cán bộ nhân viên tại
Công ty Cổ phần Xây Dựng và Thương Mại Thái Yên nói chung và các cô chú, anh
chị tại Phòng kế toán nói riêng đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt tình
giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty.

SV: Nguyễn Thị Huế

4

Lớp CQ45/41.01

Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè – những người
đã giúp đỡ, động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội ngày 6 tháng 5 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Huế.

BẢNG KÍ HIỆU VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

Ký hiệu/ Từ viết tắt

Giải thích

HTTT

Hệ thống thông tin

HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý

PTTK

Phân tích thiết kế

VT

Vật tư

SV: Nguyễn Thị Huế

5

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

MỤC LỤC

SV: Nguyễn Thị Huế

6

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một phần thiết yếu của cuộc

sống hiện đại. Bất kỳ một lĩnh vực nào trong cuộc sống cũng đều cần áp dụng
những thành tựu của tin học để nâng cao chất lượng hoạt động. Đặc biệt, đối với các
doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững
trên thị trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể thiếu
sự trợ giúp của máy tính điện tử. Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin

SV: Nguyễn Thị Huế

7

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

học, hoạt động quản lý của các doanh nghiệp ngày càng nhẹ nhàng, chính xác và
hiệu quả đem lại thành công lớn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một
phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh
nghiệp lại không phải là một vấn đề đơn giản.
Qua quá trình thực tập tại công ty Cố Phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái
Yên, em nhận thấy công ty có khối lượng nhập – xuất vật tư lớn, diễn ra thường
xuyên và liên tục nhằm phục vụ các công trình xây dựng. Nếu công tác quản lý vật
tư không được tốt hoặc bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh
của công ty từ đó dẫn tới doanh thu và uy tín của công ty bị giảm sút. Chính vì vậy,
một chương trình quản lý nhập – xuất vật tư là rất cần thiết với công ty. Ứng dụng
tin học vào quản lý vật tư tại công ty cần ngày càng được hoàn thiện.
Dựa trên những lí do đã trình bày ở trên em đã chọn đề tài: “ Xây dựng
chương trình quản lý nhập – xuất – vật tư tại công ty cổ phần Xây Dựng Và Thương

Mại Thái Yên “ làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp của mình.
II.Mục đích của đề tài:
- Chương trình được người sử dụng chấp nhận.
- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý nhập – xuất vật tư.
- Tận dụng năng lực tài nguyên ( hệ thống máy tính ), năng lực con người
nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
- Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nhập – xuất vật
tư của Doanh nghiệp.
- Góp phần tạo điều kiện cho công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí
do giảm bớt nhân công, giảm sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nhập –
xuất vật tư.

SV: Nguyễn Thị Huế

8

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

III.Phạm vi nghiên cứu đề tài:
Việc xây dựng chương trình nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tại
công ty một cách tốt nhất cả về khối lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ
kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư.
Dựa trên số liệu quản lý được chương trình đưa ra những báo cáo cần thiết
cho nhà quản lý để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu

quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai.
Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống quản lý nhập – xuất vật tư của Công ty sử
dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để xây dựng chương trình quản lý vật tư đáp
ứng nhu cầu hoạt động của Doanh nghiệp.
IV.Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
 Hệ thống các loại vật tư tại công ty.
 Hệ thống kho vật tư của công ty.
 Hệ thống kế toán chi tiết vật tư và hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật
tư tại Công ty.
V.Phương pháp nghiên cứu đề tài:
 Phương pháp phỏng vấn.
 Phương pháp thu thập thông tin.
 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
VI.Kết cấu của đồ án:
Tên đề tài “ Xây dựng chương trình quản lý nhập – xuất vật tư tại Công ty
Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái Yên”.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục các tài liệu tham khảo, đồ
án kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1 : Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thông thông tin và công tác quản
lý nhập – xuất vật tư trong doanh nghiệp.

SV: Nguyễn Thị Huế

9

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Chương này trình bày các vấn đề về cơ sở lý thuyết: Trình bày tóm tắt cơ sở
lý thuyết sử dụng để giải quyết vấn đề, bao gồm phần lý thuyết về phân tích thiết kế
HTTT và phần lý thuyết về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư, công tác kế toán chi
tiết vật tư trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhập-xuất vật tư tại Công ty Cổ phần Xây
Dựng Và Thương Mại Thái Yên.
- Nêu thực trạng về hệ thống qua điều tra và thu thập thông tin về công ty.
- Đánh giá và phân tích hệ thống.
Chương 3: Phân tích bài toán HTTTQL nhập-xuất vật tư và thiết kế chương trình
ứng dụng của bài toán Quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Và
Thương Mại Thái Yên.
- Giải pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin.
- Mô tả các kết quả đạt được ( các chức năng chính của chương trình, các
module chủ yếu…).
- Thảo luận kết quả và nêu những vấn đề chưa được giải quyết .
- Các đề nghị rút ra từ kết quả nghiên cứu.
Hà nội, ngày 6 tháng 5 năm 2011.
Sinh viên: Nguyễn Thị Huế.

SV: Nguyễn Thị Huế

10

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) TRONG DOANH
NGHIỆP.
1.1.1. HTTT quản lý trong doanh nghiệp

Thông tin là toàn bộ sự vật, sự việc, hiện tượng phản ánh hoạt động của con
người trong đời sống kinh tế - xã hội. Thông tin là một yếu tố hết sức quan trọng
đối với các tổ chức nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng. Để hoạt động có
hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý và xử lý thông tin một cách khoa học.
Tổ chức thông tin thành một hệ thống có logic và khoa học là vô cùng cần thiết.
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ hữu cơ với nhau và
cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,
phân phối.. nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với từng tác nghiệp của từng
tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn
nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của hệ thống thông tin, là hệ
thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý của tổ chức như lập kế
hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo. Sử dụng thông tin đầu vào
là các yếu tố từ hệ xử lý giao dịch và cho ra các thông tin đầu ra là các báo cáo theo
yêu cầu.
Trong các doanh nghiệp ta có thể bắt gặp một số HTTT quản lý như:
 HTTT quản lý vật tư

SV: Nguyễn Thị Huế

11

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

 HTTT quản lý nhân sự, tiền lương
 HTTT quản lý tài sản cố định
 HTTT quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
 V..v
HTTT quản lý hỗ trợ một cách tích cực cho các hoạt động của Doanh
nghiệp. Sử dụng HTTT quản lý, thông tin mà doanh nghiệp cần sẽ được tổ chức
một cách bài bản và khoa học, tạo thuận lợi cho nhà quản lý có thể tìm kiếm thông
tin một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời và
đúng đắn. Chính vì vậy, vai trò của HTTT quản lý trong doanh nghiệp là không thể
phủ nhận.
1.1.2. Sự cần thiết phát triển HTTT trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có một HTTT quản lý hợp lý và hiệu quả sẽ giúp cho
doanh nghiệp có thể hoạt động một cách khoa học, nhìn thấy được những ưu khuyết
điểm, duy trì những thuận lợi và khắc phục những khó khăn để đạt các mục tiêu đề
ra.
Sử dụng HTTT quản lý, doanh nghiệp có cơ sở để nắm bắt các thời cơ hay
vượt qua các thử thách. Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nền
kinh tế thị trường sôi động là rất lớn, HTTT quản lý là một trong những yếu tố để
đánh giá giá trị và uy tín của doanh nghiệp.

Đây là những yếu tố lí giải sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong
doanh nghiệp hiện nay.
1.1.3. Các bước phát triển HTTT:
1.1.3.1 Khảo sát và lập kế hoạch dự án:

Công việc chính của bước phát triển HTTT này là khảo sát và thu thập thông
tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án.

SV: Nguyễn Thị Huế

12

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT. Mục
tiêu của hoạt động này là tìm hiểu bài toán hay là tìm hiểu nhu cầu về hệ thống.
Việc khảo sát được chia làm 2 giai đoạn:
 Khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển HTTT
 Khảo sát chi tiết: Thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ cho việc
phân tích thiết kế.
- Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
+ Môi trường, các ràng buộc HTTT cần xây dựng như thế nào?
+ Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?
+ Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.

Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác
định các điểm yếu của HT hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm
vi, hạn chế, mục tiêu của dự án.
1.1.3.2

Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý
thông tin của HT cần phát triển.
Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:
- Xác định yêu cầu của HTTT: Chính là xác định các chức năng, dữ liệu
nghiệp vụ và qui trình hoạt động của HT, cách thức thực hiện của HT hiện tại và
vấn đề phát triển HTTT mới. Các yêu cầu của HT khi đã xác định được cần được
diễn tả theo các chuẩn và các mẫu tài liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu.
- Phân tích hệ thống về chức năng: Nhằm xác định vấn đề tổng quát: “ HT
làm gì?”. Mục tiêu của công việc này là xác định các nhiệm vụ, chức năng của HT
đảm nhận, các định các mối ràng buộc của mỗi chức năng của HT, đặc tả chi tiết
hoạt động của các chức năng.

SV: Nguyễn Thị Huế

13

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

- Phân tích hệ thống về dữ liệu: Nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm.
Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả súc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả
tập các dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa
chúng. Đây là cơ sở của việc thiết kế CSDL hệ thống.
Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho
các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết
kế tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho
phép để tổ chức thông qua.
1.1.3.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ
thống về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng
các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống.
 Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần
cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
 Thiết kế vật li: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết
kế hay các đặc tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào
những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu,
xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
- Nội dung của thiết kế hệ thống bao gồm:
+ Thiết kế cấu trúc hệ thống
+ Thiết kế các modul chương trình
+ Thiết kế giao diện chương trình
+ Thiết kế các báo cáo
+ Lập tài liệu thiết kế hệ thống
- Các giai đoạn thiết kế hệ thống:
+ Giai đoạn 1: Thiết kế logic: Nhằm xây dựng các thành phần chính
của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.

SV: Nguyễn Thị Huế

14

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

+ Giai đoạn 2: Thiết kế chi tiết: Là thiết kế chi tiết từng thành phần
cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ
thể và rõ ràng.
Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra
mô hình hệ thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của phần thiết kế là đặc tả hệ
thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có
thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
- Thực hiện:
+ Lựa chọn môi trường cài đặt.
+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng.
+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo.
+ Xây dựng hệ thống.
+ Viết tài liệu sử dụng.
1.1.3.4

Kiểm thử

- Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử.
- Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành các
chương trình (phần mềm).

- Thử nghiệm HTTT
- Cuối cùng là khắc phục các lỗi nếu có
Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đề ra
1.1.3.5

Triển khai và bảo trì

- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
- Cài đặt phần mềm.
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: Chuyển
đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý
và bảo trì.

SV: Nguyễn Thị Huế

15

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT.
- Viết báo cáo nghiệm thu.
1.1.4. Các khái niệm và ký pháp sử dụng
1.1.4.1 Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là mô hình đặc tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ

chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung
được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau.
Một mô hình nghiệp vụ bao gồm:
 Biểu đồ phân cấp chức năng.
 Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá.
 Ma trận thực thể chức năng.
 Biểu đồ luồng dữ liệu.
• Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD)
Chức năng: Là một tập hợp các công việc mà tổ chức cần làm mà không đề
cập đến thông tin làm như thế nào.
Biểu đồ phân cấp chức năng (còn được gọi là biểu đồ phân rã chức năng) là
biểu đồ dùng để diễn tả chức năng của hệ thống cần nghiên cứu dưới dạng hình cây,
trong đó:
 Gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện của hệ thống doanh nghiệp
hoặc tổ chức.
 Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con tương đương.
 Các chức năng lá là các chức năng tương đối cụ thể, đơn giản, dễ hiểu và dễ
thực hiện.
Biểu đồ phân cấp chức năng được xây dựng dựa trên hai ký pháp: Ký pháp
biểu diễn mỗi chức năng và ký pháp biểu diễn liên kết giữa các chức năng cha và
chức năng con.

SV: Nguyễn Thị Huế

16

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Ký pháp biểu diễn chức năng là hình chữ nhật có ghi tên của chức năng cần
thực hiện.

Tên chức năng (ở dạng động từ kết
hợp với bổ ngữ)

Ký pháp biểu diễn liên kết giữa chức năng cha và các chức năng con là dạng
hình cây gấp khúc.

Chức năng cha

Chức năng con

Chức năng con

Chức năng con

Các quy tắc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng:
 Mỗi chức năng con được phân rã từ chức năng cha phải là một bộ phận thực
sự tham gia thực hiện chức năng cha.
 Mỗi chức năng con thực hiện các công việc tương đối độc lập với nhau.
 Các chức năng con phải đảm bảo hoàn toàn chức năng cha.
 Không nên phân rã các chức năng thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự phức tạp
cho quá trình thiết kế và mã hóa.
 Các chức năng cùng mức nên biểu diễn thuộc cùng một hàng.
 Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau.

SV: Nguyễn Thị Huế

17

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

 Các chức năng lá cần phải được mô tả chi tiết về cách thực hiện.

• Đặc tả cách thức thực hiện của chức năng
Nhằm đặc tả các chức năng chi tiết chức năng lá.
Cấu trúc đặc tả:
Phần đầu

Tên chức năng:
Input
Output

Phần thân

Sơ đồ khối
Ngôn ngữ giả mã
Ngôn ngữ tự nhiên.

• Ma trận thực thể chức năng:
Là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. trong đó mỗi cột tương ứng

với môt thực thể dữ liệu, mỗi hàng tương ứng với một chức năng ở mức tương đối
chi tiết.
Mỗi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thể
tương ứng.
Giá trị của mỗi ô có thể là: R (Read), U (Update), C (Create).
• Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD):
Là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệ thống, mỗi biểu đồ bao
gồm các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu của hệ thống.
- Tiến trình: Là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu
đầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định. Cú pháp biểu diễn:

SV: Nguyễn Thị Huế

18

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Số hiệu
Tên tiến trình

- Luồng dữ liệu: Là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tập các mục
thông tin trong hồ sơ) và hoặc ra một chức năng của hệ thống. Cú pháp biểu diễn:
Tên một luồng dữ liệu

- Kho dữ liệu: Là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu có cấu trúc xác định

được sử dụng cho hoạt động của các tiến trình tương ứng của biểu đồ BLD.
Cú pháp biểu diễn:

Tên kho dữ liệu

- Tác nhân: Là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ
thống, tác nhân có thể là con người hoặc hệ thống khác.
Cú pháp biểu diễn:
Tên tác nhân

SV: Nguyễn Thị Huế

19

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

1.1.4.2 Mô hình thực thể- quan hệ ER (Entity- Relasionship

Model)
Ba phần tử chính của ERM là: Thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa
các thành phần đó. Cụ thể:
- Thực thể: Là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng cụ thể của giới thực
hay các khái niệm độc lập có những đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là
một đối tượng cụ thể của thực thể.
- Thuộc tính: Là các đặc trưng của thực thể mà ta quan tâm. Mỗi thực thể có

một tập các thuộc tính gắn kết với nó.
Ký pháp:

Tên thuộc tính
Thực thể
Tên thuộc tính đích danh

- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có
giữa các bản thể của các thực thể.
Ký pháp:
Tên mối quan hệ

SV: Nguyễn Thị Huế

20

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

- Bậc của quan hệ: Là số thực thể tham gia mối quan hệ đó.
1.1.4.3 Mô hình dữ liệu- quan hệ (Relation Data Model)

Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc
tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ phận dữ liệu hay bản ghi.
Các thuộc tính của quan hệ: Là tên của các cột, gồm:
+ Thuộc tính lặp: Là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác

nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau.
+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất
mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số
đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
Các chuẩn của quan hệ : Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết được
cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản:
- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu nó không chứa các thuộc
tính lặp.
- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu nó đã ở dạng chuẩn 1 và
không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa.
- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và
không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.

SV: Nguyễn Thị Huế

21

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

1.2.

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HTTT QUẢN LÝ NHẬP –
XUẤT VẬT TƯ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT
VẬT TƯ.

1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ

Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá
trình sản xuất kinh doanh bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay
thế, công cụ dụng cụ ...
Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo
cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, liên tục đó là nguyên
liệu, vật liệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Vì vậy
vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên liệu,
vật liệu góp phần làm giảm sự lãng phí vật tư, giảm giá thành sản phẩm góp phần
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Để thực hiện được điều đó công tác kế toán vật tư cần phải thực hiện tốt các
nhiệm vụ chủ yếu sau:
1. Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại
vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc( hoặc giá thành thực tế)
của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất tồn kho; đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ,
các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.
2. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng
từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
HTTT quản lý vật tư giúp cho các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch, kiểm tra tình
hình thực hiện, tổng hợp và lập các báo cáo góp phần làm cho quá trình sản xuất
của doanh nghiệp được tốt hơn.
1.2.2. HTTT quản lý nhập xuất vật tư:

Từ chức năng, nhiệm vụ được trình bày ở trên, HTTT quản lý nhập – xuất
vật tư sẽ gồm các phân hệ chính sau:

SV: Nguyễn Thị Huế

22

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

- Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: Là thông tin về mức vật tư
dự trữ cần thiết cho kế hoạh sản xuất kinh doanh. Với các thông tin cụ thể về mức
hàng dự trữ, kế hoạch sản xuất kinh doanh, báo giá của vật tư để có thể trả lời các
vấn đề: Vật liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…
- Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc
nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán tồn để đảm bảo sẵn sàng cung ứng
vật tư cho quá trình sản xuất.
- Thông tin Kiểm tra việc thực hiện và sử dụng vật liệu: Phản ánh việc sử
dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báo
cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức.
1.2.3. Kế toán chi tiết vật tư
1.2.3.1

Phân loại vật tư:

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại và
từng thứ vật tư theo các tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được
chia thành: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ.
• Nguyên liệu, vật liệu
*) Theo yêu cầu quản lý thì nguyên liệu vật liệu được chia thành:
-) Nguyên liệu, vật liệu chính: Khi tham gia vào quá trình sản xuất

kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được
chuyển vào giá trị sản phẩm mới.
-) Vật liệu phụ: Dùng trong sản xuất để tăng chất lượng của sản phẩm,
hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý sản xuất, bao gói sản
phẩm, không cấu tạo nên thực thể sản phẩm.
-) Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh
doanh, có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn hay khí.

SV: Nguyễn Thị Huế

23

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

-) Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy
móc thiết bị.
-) Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư dùng cho
công việc xây dựng cơ bản.
-) Vật liệu khác: Là vật liệu không được xếp vào các loại trên, phát
sinh do quá trình sản xuất kinh doanh.
*) Theo nguồn gốc:
-) Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài;
-) Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công;

*) Theo mục đích và nơi sử dụng:

-) Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh;
-) Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý;
-) Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác;
• Công cụ, dụng cụ
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ
về giá trị và thời gian sử dụng. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, những tư liệu
lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là
công cụ, dụng cụ:
-) Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho
công tác xây lắp.
-) Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ
dần giá trị trong quá trình dự trữ, bảo quản;
+) Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ;
+) Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng…

SV: Nguyễn Thị Huế

24

Lớp CQ45/41.01


Học Viện Tài Chính

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Tùy theo từng yêu cầu của từng bộ phận quản lý của các công ty khác nhau
mà có các cách phân loại công cụ, dụng cụ khác nhau: theo phương pháp phân bổ,
theo nội dung …
Nguyên tắc đánh giá vật tư và các cách đánh giá vật tư

1.2.3.2

Nguyên tắc đánh giá vật tư

• Nguyên tắc đánh giá vật tư
Nguyên tắc đánh giá vật tư phải tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá
hàng tồn kho. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “hàng tồn kho” hàng tồn
kho của doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc ( trị giá vốn thực tế) và trong
trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo
giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật
tư trong kỳ SXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và
chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí
mua; chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật
tư đó.
Chi phí mua vật tư bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn
lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra các
khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua.
Chi phí chế biến vật tư bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến
sản xuất chế biến ra các loại vật tư đó.
Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên một quy trình công nghệ
trong cùng một thời gian mà không thể tách được chi phí chế biến thì phải phân bổ
các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp.

SV: Nguyễn Thị Huế

25

Lớp CQ45/41.01