Bài giảng concepts in enterprise resource planning (2nd edition) chương 7 mô hình hóa quy trình, cải tiến qui trình, và triển khai ERP

Concepts in
Enterprise Resource
Planning
2nd Edition

Chương 7
Mô hình Hóa Quy Trình, Cải Tiến
Qui Trình, và Triển khai ERP


Mục Tiêu
• Sử dụng kỹ thuật lưu đồ để biểu diễn quy trình kinh
doanh
• Khai thác biểu đồ Event Processing Chain (EPC) qua
một quy trình kinh doanh cơ bản
• Ước lượng giá trị gia tăng qua mỗi bước của quy trình
kinh doanh
• Triển khai các đề xuất cải tiến quy trình
• Thảo luận các vấn đề chính trong việc quản lý thực hiện
dự án ERP
• Mô tả một số công cụ chính được sử dụng trong việc
quản lý thực hiện dự án ERP

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

2


Mô hình Hóa Quy trình
• Quy trình kinh doanh rất phức tạp, và đòi hỏi những
người có nhiều kỹ năng khác nhau và khả năng cùng làm

việc trong một nhóm
• Quy trình sẽ không đạt hiệu quả và hiệu suất cao, trừ khi:
• Chúng được xác định rõ ràng
• Mỗi cá nhân được huấn luyện đầy đủ ứng với từng vai
trò khác nhau của họ
• Mỗi cá nhân phải hiểu làm thế nào để thể hiện vai trò
của họ trong tổng thể quy trình
• Các công cụ Mô hình hóa Qui trình như lưu đồ hoặc bản
đồ quy trình cung cấp một cách thức mô tả quy trình kinh
doanh để mọi người tham gia qui trình có thể hiểu được
nó
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

3


Lưu đồ Hóa Quy trình
• Lưu đồ là một trong những mô hình quy trình đơn giản
nhất
• Khởi nguồn từ các lập trình viên máy tính và nhà toán học
• Lưu đồ thì rõ ràng, thể hiện một qui trình từ đầu đến cuối
thông qua hệ thống các kí hiệu hình ảnh
• Lưu đồ đã được áp dụng trong việc mô tả quy trình kinh
doanh từ những năm 1960
• Lập bản đồ quy trình là việc áp dụng các lưu đồ riêng biệt
vào quy trình kinh doanh hiện tại
• Một loạt các biểu tượng có thể được sử dụng, nhưng chỉ
có 5 kí hiệu hình ảnh cần thiết để lập một bản đổ quy trình

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

4


Ranh giới (khởi đầu/kết thúc quy trình)
Hoạt động
Quyết định
Hướng Logic
1

Kết nối

Hình 7.1 Các biểu tượng sơ đồ khối cơ bản
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

5


Quy trình Báo cáo Chi phí Fitter
Snacker

• Xác định được ranh giới của quy trình là rất quan trọng
để có thể quản lý công việc lập bản đồ quy trình và để
đảm bảo tất cả những nỗ lực được tập trung đúng mức
• Đối với các quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker đáng
được xem xét, quy trình bắt đầu sau khi tất cả các chi
phí phát sinh và kết thúc khi người lao động nhận được
một khoản hoàn lại
• Quy trình này không bao gồm:
• Xem xét Tiền tạm ứng hoặc thẻ tín dụng

• Quy trình đặt phòng
• Các hãng hàng không và khách sạn ưu chuộng
• Chính sách thuê xe (loại xe, bảo hiểm, nhiên liệu)
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

6


Đã Phát sinh
Chi phí

Nhân viên Hoàn tất
Báo cáo Chi phí

Nhân viên Sao bản
báo cáo và biên nhận

Nhân viên Đính kèm
biên nhận cho tất cả
chi phí > $25

Nhân viên gửi
báo cáo chi phí đến
Giám đốc Bán hàng

Giám đốc Bán Hàng
Xem lại Báo cáo

Báo cáo
Chi phí

Được duyệt
?
Có

Nhân viên
điều chỉnh
Báo cáo Chi phí

Giám đốc Bán Hàng
trả báo cáo
về nhân viên
Không

Giám đốc bán hàng gửi
Báo cáo Chi phí đến
văn phòng công ty

1

Hình 7.2 Một phần bản đồ quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

7


Mở rộng Bản đồ Quy trình
• Mô hình có Cấp bậc là quá trình mô tả quy trình nhiều
hoặc ít chi tiết hơn
• Với một quy trình phức tạp, thường bắt đầu với mô tả
quy trình tổng quát, sau đó qua nhiều bước khác

nhau với nhiều chi tiết hơn
• Việc phát triển lưu đồ hoặc biểu đồ hàng dọc rất hữu
dụng để thể hiện rõ trách nhiệm về nhiệm vụ của con
người hoặc tổ chức trong một quy trình

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

8


Expenses Incurred

Employee Completes
Expense Report
Expenses Incurred

Employee copies
report and reciepts
Employee Prepares
Expense Report

Employee
modifies
expense report

Sales Manager
Reviews Report

Expense
Report

Approved
?

No

Sales Manager
mails report back
to employee

Yes
Sales Manager mails
expense report to
corporate office

1 No

Employee attaches
receipts for all
expenses > $25

Employee mails
expense report to
Sales Manager

Sales Manager
Reviews Report

Employee
modifies
expense report

Expense
Report
Approved
?

Sales Manager
mails report back
to employee

Yes
Sales Manager mails
expense report to
corporate office

1

Hình 7.3 Mô hình có Cấp bậc
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

9

No


Sales
Person

Sales
Manager

AP
Clerk

Auditor

Expenses Incurred

Employee Completes
Expense Report

Employee copies
report and reciepts

Employee attaches
receipts for all
expenses > $25

Employee mails
expense report to
Sales Manager

Employee
modifies
expense report

Sales Manager
Reviews Report

Expense

Report
Approved
?

Yes

No
Sales Manager
mails report back
to employee

Sales Manager mails
expense report to
corporate office

1

Hình 7.4 Deployment, or swimlane, flowcharting
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

10


Biểu đồ Event Process Chain (EPC)
• Các định dạng EPC chỉ sử dụng 2 ký hiệu:
• Sự kiện (Events)
• Chức năng (Functions)
• SAP đã phát triển EPC tiêu biểu cho nhiều quy trình kinh
doanh mà phần mềm của nó hỗ trợ
• Kỹ thuật xây dựng mô hình EPC có sẵn trong bộ công

cụ IDS/Scheer ARIS
• ARIS: Architecture of Integrated Information System
Kiến trúc Hệ thống Thông tin Tích hơp

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

11


Biểu đồ Event Process Chain (EPC)
• Events đại diện cho một tình trạng hay trạng thái trong
quy trình
• Events được đặt tên bằng Đối tượng→ Từ Quá khứ
Object
Expense
Expense report
Hard copy

Past Participle
Incurred
Approved
Filed

• Functions đại diện cho những nơi xảy ra thay đổi trong
quy trình
• Functions được đăt tên bằng Động từ→Đối tượng
Object
Prepare
Review
Mail

Past Participle
Expense report
Expense report
Refund check

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

12


Object
Expense
Incurred

Past Participle

Event

Verb

Prepare
Expense Report

Object

Function
Hình 7.5 Các thành phần EPC
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

13


Biểu đồ Event Process Chain (EPC)
• Biểu đồ EPC tuân theo cấu trúc event-function-event
• Biểu đồ EPC phải bắt đầu và kết thúc với events
• Rẽ nhánh sử dụng 3 loại kết nối sau:
• AND
• OR
• XOR (exclusive OR)

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

14


Expense
Incurred

Prepare
Expense Report

Expense Report
Complet ed

Mail
Expense Report

Expense Report
Received

Hình 7.6 Basic EPC layout
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

15


Process
Payment

Salesperson
Not if ied

OR connector

Sales Manager
Not if ied

Hình 7.7 OR connector
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

16


Enter
Expense Report

Expense Report
Recorded

AND connector

Hard Copy
Filed

Figure 7.8 AND connector
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

17


Review
Expense Report

XOR connector

Not
Approved

Approved

Figure 7.9 XOR connector
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

18


Trip
Complet ed

Week
Ends

Prepare
Expense Report

Figure 7.10 OR connector with two triggering events
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

19


Event Trigger

Not
Allowed

Event

Event

Event

Function

>
Event

Function

Event

Event

Event

Event

Function

Function

Event

Function

x
Event

Function

Event

Function

Event

Figure 7.11 Possible connector and triggering combinations
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

Function

>

Not
Allowed

Function

>

XOR

Function

Function

>

OR

Function

>

>
Function

Event

x

AND

Event

>

Event

Multiple

Function

x

Single

Function Trigger
Single
Multiple

20

Event


Expense
Incurred

Check
Internet
Availability

Internet
Not Available

Internet
Available

Prepare
Online Report

Prepare
Paper Report

Report
Submitted

Report
Mailed

Must use same
connector
to split and
consolidate a path

Review
Expense Report

Figure 7.12 Splitting and consolidating process paths
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

21


Expense
Incurred

Unapproved
Multi-copy
Expense Report

Prepare
Expense Report

Salesperson

Expense Report
Completed

Data
Elements

Mail
Expense Report

Organizational
Elements

Salesperson

Expense Report
Received

Unapproved
Multi-copy
Expense Report

Review
Expense Report

Sales
Manager

Figure 7.13 EPC diagram with organizational and data elements
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

22


Cải tiến Quy Trình
• Công cụ lập bản đồ quy trình mô tả quy trình dưới định
dạng chung, dễ hiểu
• Nhiệm vụ hoàn thành một bản đồ quy trình đòi hỏi một
đội ngũ chủ chốt và thường xuyên phát hiện ra cơ hội
cải tiến quy trình
• Phân tích Giá trị là một kỹ thuật để ước lượng giá trị gia
tăng của mỗi hoạt động trong tiến trình
• Mỗi hoạt động có thể gia tăng:

• Giá trị thực: tiền khách hàng sẽ phải trả
• Giá trị thương mại: giúp công ty vận hành hoạt động
kinh doanh
• Không giá trị: một hoạt động cần phải loại bỏ
Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

23


Cải tiến Quy Trình
• Quy trình báo cáo chi phí Fitter Snacker không mang lại
một giá trị thực, bởi vì khách hàng sẽ không chi trả cho
hoạt động này nếu có được quyền lựa chọn
• Quy trình mang lại giá trị thương mại, chẳng hạn nhân
viên được bồi thường một cách công bằng cho chi phí
của họ và tránh được sự gian lận
• Chi phí cho quy trình này cần được giảm thiểu
• Hoạt động cần được định giá bằng chi phí và thời gian
trôi qua

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

24


Câu hỏi để Xác định Khu vực cần cải tiến*
• Có kiểm tra và cân bằng không cần thiết nào hay
không?
• Hoạt động có kiểm tra hoặc phê chuẩn công việc của
người khác không?

• Nó có đòi hỏi nhiều hơn một chữ ký hay không?
• Có yêu cầu nhiều bản sao không?
• Có phải bản sao lưu không có lý do rõ ràng không?
• Bản sao có được gửi đến người không cần thông tin?
• Có việc viết thư không cần thiết không?

*H. James Harrington, Business Process Improvement

Concepts in Enterprise Resource Planning, Second Edition

25