Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần Du Lịch Đống Đa

CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở DOANH NGHIỆP
THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ
1.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG
MẠI, DỊCH VỤ
1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại
Kinh doanh thương mại khác với hoạt động sản xuất, nó là giai đoạn sau
cùng của chu kỳ tái sản xuất nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng
phục vụ nhu cầu sản xuất cũng như tiêu dùng của họ.
Thương mại được hiểu là buôn bán, tức là mua hàng hoá để bán ra kiếm
lời rồi lại tiếp tục mua hàng, bán ra nhiều hơn. Hoạt động thương mại tách
biệt hẳn, không liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm như thế nào, sản
phẩm được sản xuất ra từ đâu. Nó chỉ là hoạt động trao đổi lưu thông hàng
hoá dịch vụ trên cơ sở thoả thuận về giá cả. Trên thực tế các doanh nghiệp
sản xuất có thể tự mình tiêu thụ được sản phẩm của mình, nhưng nếu chỉ
đơn thuần như vậy thì việc chuyên môn hoá lao động xã hội sẽ bị hạn chế,
cơ hội phát triển và khả năng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng là chưa đủ. Chính
vì vậy mà hoạt động kinh doanh thương mại ra đời với mục tiêu chính là
phục vụ tối đa nhu cầu tiêu dùng của con người và họ chú trọng tới việc mua
bán được nhiều hàng.
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động thương mại bao trùm tất cả các
lĩnh vực, việc mua bán hàng hoá tức là thực hiện giá trị hàng hoá thông qua
giá cả. Hoạt động thương mại là hoạt động phi sản xuất, lưu thông không tạo
ra giá trị nhưng giá trị không nằm ngoài quá trình lưu thông. Chính hoạt động
lưu thông buôn bán đã làm cho nền kinh tế sôi động hơn, tốc độ chu chuyển

1

hàng hoá, tiền tệ diễn ra nhanh chóng hơn. Nó kết nối được thị trường gần xa
không chỉ thị trường trong nước mà còn cả thị trường nước ngoaì, điều đó góp
phần thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp nói riêng và các quốc gia
nói chung.
Trong thời đại ngày nay, xu hướng quốc tế hoá và toàn cầu hoá nền kinh
tế thế giới ngày càng trở nên phổ biến. Mỗi quốc gia trở thành một mắt xích
quan trọng trong hệ thống kinh tế đó. Trong quá trình này, hoạt động thương
mại quốc tế trở thành lĩnh vực kinh tế quan trọng vì thông qua đó các mối liên
hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện trên cơ sở phát huy tiềm năng và thế
mạnh của mỗi nước. Hoạt động chính của thương mại quốc tế là xuất nhập
khẩu . Đó là sự mua bán trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia trên phạm vi
toàn thế giới và cũng là hình thức mua bán hàng hoá được nhiều doanh
nghiệp thương mại thực hiện và trở thành nghiệp vụ chính cuả doanh nghiệp
kinh doanh XNK. Đặc điểm chủ yếu của kinh doanh XNK bao gồm:
- Kinh doanh XNK có thị trường rộng lớn cả trong và ngoài nước,
chịu ảnh hưởng rất lớn của sự phát triển sản xuất trong nước và thị trường
ngoài nước.
- Người mua, người bán thuộc các quốc gia khác nhau, có trình độ quản
lý, phong tục, tập quán tiêu dùng khác nhau và chính sách ngoại thương của
mỗi quốc gia cũng khác nhau.
- Hàng hoá xuất khẩu đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã đẹp, hợp thị hiếu
từng khu vực, từng quốc gia trong từng thời kỳ.
- Điều kiện về mặt địa lý, phương tiện chuyên chở, điều kiện thanh toán
có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình kinh doanh làm cho thời gian giao
hàng và thanh toán có khoảng cách khá xa.

2


Với những đặc điểm riêng biệt của hoạt động kinh doanh thương mại,

kinh doanh XNK như trên sẽ có ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung,
kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng.
1.1.2 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh dịch vụ.
Hoạt động kinh doanh dịch vụ là hoạt động cung ứng dị vụ, lao vụ phục
vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh cũng như nhu cầu sinh hoạt và đời sống
của dân cư.
Hoạt động kinh doanh dịch vụ trong nền kinh tế thị trường rất đa dạng
phong phú, bao gồm: kinh doanh vận tải ,bưu điện, du lịch, dịch vụ tư vấn,
dịch vụ khoa học kỹ thụât, dịch vụ cho thuê đồ dùng, dịch vụ may đo, dịch vụ
chụp ảnh…
Theo tính chất của hoạt động dịch vụ, có thể phân chia thành 2 loại
dịch vụ:
- Dịch vụ không có tính chất sản xuất như: dịch vụ bưu điện, dịch vụ du
lịch, dịch vụ vui chơi giả trí…
- Dịch vụ vó tính chất sản xuất như: dịch vụ vận tải, dịch vụ may đo,
dịch vụ ăn uống công cộng…
1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ trong
doanh nghiệp thương mại, dịch vụ.
Như đã trình bày ở trên, hoạt động thương mại gồm hai nghiệp vụ cơ
bản, đó là mua và bán. Ở đây, ta nghiên cứu nghiệp vụ bán hàng, cung cấp
dịch vụ - hoạt động chính trong quá trình kinh doanh cũng như nguồn tạo lợi
nhuận chính của các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ.
Bán hàng,cung cấp dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu về thành
phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu được tiền hoặc
được quyền thu tiền. Bán hàng đó là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất
ra và bán hàng hoá mua vào. Đó là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ

3

vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Bán
hàng, cung cấp dịch vụ có thể thoả mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc các
cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp gọi là tiêu thụ cung cấp ra ngoài. Nếu
cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một tập đoàn, một công ty... gọi là tiêu
thụ, cung cấp nội bộ.
Hiện nay, hoạt động tiêu thụ, cung cấp hàng hoá, dịch vụ của các doanh
nghiệp diễn ra cả ở trong và ngoài nước. Nó luôn chứng tỏ rằng đó là một hoạt
động chiến lược, có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với từng doanh nghiệp nói
riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung. Thông qua việc bán hàng, cung cấp dịch
vụ mà vốn kinh doanh của doanh nghiệp được thu hồi, các chi phí được bù đắp
và đem lại lợi nhuận giúp công ty có đủ nguồn lực tài chính để phục vụ cho mục
đích kinh doanh của mình. Riêng đối với hoạt động tiêu thụ hàng hoá XNK thì
lại có một ý nghĩa lớn hơn. Đối với Việt Nam hiện nay, việc các doanh nghiệp
tăng cường xuất khẩu các mặt hàng chủ lực của Việt Nam ra thị trường quốc tế
hàng năm đã mang lại cho đất nước một nguồn ngoại tệ không nhỏ phục vụ cho
sự nghiệp phát triển đất nước. Việc hàng hoá, dịch vụ của Việt Nam có thể tìm
cho mình một chỗ đứng trên thị trường thế giới sẽ tạo cho bạn bè thế giới niềm
tin về sản phẩm hàng Việt Nam, là tiền đề vững chắc để từng bước tăng sản
lượng xuất khẩu, đa dạng hoá các mặt hàng xuất khẩu trong thời gian tới.
Tổ chức công tác bán hàng, cung cấp dịch vụ có ý nghĩa quan trọng như
vậy nhưng mối quan tâm không chỉ dừng lại ở đây mà là kết quả của việc tổ
chức thực hiện đó. Kết quả của hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu
cuả của hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Nó là khoản chênh lệch khi lấy
doanh thu bán hàng thuần trừ đi tổng chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm
chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
trong một thời kỳ nhất định.

4

Từ những phân tích trên ta thấy rằng thực hiện tốt việc bán hàng và xác
định kết quả bán hàng có vai trò then chốt đối với sự sống còn của doanh
nghiệp. Do vậy công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ phải
thoả mãn các yêu cầu sau:
- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng loại hàng hoá,dịch vụ bán ra.
- Có biện pháp thanh toán, đôn đốc thu hồi đầy đủ kịp thời vốn của
doanh nghiệp, tăng vòng quay của vốn lưu động.
Một nhân tố giữ vai trò then chốt mang lại hiệu quả cao cho công tác
quản lý này đó là thông tin kế toán về quá trình bán hàng, xuất khẩu hàng hoá
của đơn vị và xác định kết quả kinh doanh. Bởi kế toán là một công cụ để
quản lý, nó đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác đầy đủ và kịp thời
về tình hình sản xuất kinh doanh nói chung, tình hình bán hàng và xác định
kết quả nói riêng xuất phát từ chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra.
Khi mà cạnh tranh trong cơ chế thị trường ngày càng trở nên gay gắt, các
doanh nghiệp luôn phải đối đầu với nhu cầu xử lý thông tin nhanh hơn, chính
xác hơn, phong phú hơn. Tự động hoá kế toán, quản trị doanh nghiệp dưới sự
trợ giúp của công nghệ thông tin là việc làm tất yếu của mọi doanh nghiệp
muốn đứng vững trong thời đại canh tranh này. Chính vì vậy mà tổ chức công
tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng, đặc biệt là tổ chức trên máy
vi tính, trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết.
1.1.4 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp
thương mại dịch vụ.
1.1.4.1 Vai trò
Trong quản lý kinh doanh,kế toán giữ vai trò hết sức quan trọng vì nó là
một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý nền kinh tế, tài chính, có

5

vai trò tích cực trong quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế
của Nhà nước cũng như các hoạt động kinh tế tài chính của donh nghiệp.
1.1.3.2 Chức năng
Trong các doanh nghiệp thuộc ngành thương mại và dịch vụ, chức năng
của kế toán là phản ánh, giám đốc và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động
sản xuất kinh daonh, việc sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn nhằm chủ động
trong sản xuất kinh doanh và tự chủ tài chính của các doanh nghiệp.1.1.3.3
Nhiệm vụ:
- Phản ánh, ghi chép, tính toán số hiện có, tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
- Thông qua ghi chép phản ánh để giám đốc, kiểm tra tình hình thực hiện
cac chỉ tiêu và nhiệm vụ kinh doanh, chỉ tiêu thu chi tài chính, kỷ luật thu,
nộp, thanh toán. Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền
vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động gian lận
thương mại, tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài
chính của Nhà nước.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu phục vụ việc điều hành, quản lý hoạt động
sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục
vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê
và thông tin kinh tế.
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN HÀNG.
1.2.1 Các phương thức bán hàng.
*Theo cách thức giao hàng ,phương thức bán hàng được chia thành các loại:
-Phương thức bán hàng trực tiếp:

6

Theo phương thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ
đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận tay ba ( mua bán
thẳng). Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp
thì hàng hoá được xác định là đã bán. Theo phương thức này có các trường
hợp: Bán buôn trực tiếp, bán lẻ, bán theo phương thức trả góp và trường hợp
hàng đổi hàng.
- Phương thức gửi hàng đi bán:
Theo phương thức này định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng
trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng
tại địa điểm quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi bán, hàng vẫn thuộc
quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi khách hàng thanh toán hoặc chấp
nhận thanh toán thì khi ấy hàng hoá được tính là đã bán. Theo phương thức
này bán hàng qua đại lý là chủ yếu. Bên cạnh đó xuất khẩu hàng hoá cũng
được coi là gửi hàng đi bán. Có hai hình thức xuất khẩu chủ yếu:
+ Xuất khẩu trực tiếp: Là hình thức mà các doanh nghiệp kinh doanh
XNK được nhà nước cấp giấy phép xuất khẩu tiến hành trực tiếp xuất khẩu.
+Xuất khẩu uỷ thác: Doanh nghiệp có quyền XNK nhận uỷ thác xuất
khẩu cho các đơn vị không có quyền hoặc đơn vị chưa đủ điều kiện ký kết
hợp đồng kinh tế với nước ngoài nhưng có khả năng về hàng hoá xuất khẩu,
do vậy họ uỷ thác cho đơn vị đủ điều kiện xuất khẩu hộ.
Các hàng hoá,dịch vụ sau đây được tính là xuất khẩu:
-Hàng hoá,dịch vụ bán cho nước ngoài thông qua hợp đồng ký kết giữa
doanh nghiệp XNK nước ta với doanh nghiệp nước ngoài thanh toán bằng
ngoại tệ.
-Hàng hoá gửi đi tham gia hội chợ,triển lãm ở nước ngoài sau đó bán đi
thu ngoại tệ.

7

-Hàng hoá viện trợ cho nước ngoài thông qua các Hiệp định,Nghị định
thư do Chính phủ nước ta ký kết với Chính phủ nước ngoài,giao cho doanh
nghiệp XNK thực hiện.
-Hàng hoá,dịch vụ bán tại các cử hàng bán lẻ cho khách hàng nước
ngoài tham quan ,du lịch và kiều bào về thăm quê hương thanh toán bằng
ngoại tệ.
- Nguyên vật liệu,vật tư,thiết bị cung cấp cho các công trình thiết bị
toàn bộ theo yêu cầu của nước ngoài bán cho công trình thiết bị toàn bộ của
nước ta thanh toán bằng ngoại tệ.
- Các dịch vụ sửa chữa tàu biển,máy bay,tàu hoả....cho nước ngoài
thanh toán bằng ngoại tệ.
Đối với hình thức xuất khẩu hàng hoá, theo quy ước hiện hành thời điểm
bán hàng được tính từ khi hàng đã sắp xếp lên phương tiện vận chuyển, hoàn
thành thủ tục hải quan, rời khỏi hải phận, địa phận hoặc sân bay quốc tế cuối
cùng của nước ta.
* Theo phương thức thanh toán:
+ Bán hàng thu tiền ngay: Doanh nghiệp bán hàng được khách hàng trả
tiền ngay.Khi đó lượng hàng hoá được xác định ngay là đã bán đồng thời ghi
nhận doanh thu bán hàng.
+ Bán hàng trả góp: Trường hợp này doanh thu bán hàng được ghi nhận
ngay nhưng doanh nghiệp chỉ thu được một phần tiền bán hàng,phần còn lại
sẽ được khách hàng thanh toán dần vào các kỳ sau(cả gốc và lãi) theo hợp
đồng đã ký kết giữa các bên.
+ Bán hàng trả chậm: Người mua chấp nhận thanh toán nhưng chưa trả tiền
ngay.Thời điểm xác định hàng bán là khi khách hàng chấp nhận thanh toán.
Ngoài ra còn có thể phân chia theo quá trình vận động của hàng hoá:bán
buôn và bán lẻ.

8

Một phương thức bán hàng mà các doanh nghiệp XNK hay sử dụng là
bán hàng vận chuyển thẳng. Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng được
chia làm hai hình thức:
+Vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán:Theo hình thức này doanh
nghiệp XNK ký kết hợp đồng với khách hàng và với người cung cấp để mua
hàng ở bên cung cấp bán cho khách hàng.Hàng hoá không chuyển về kho của
doanh nghiệp XNK mà được thực hiện bằng hai cách:
(1) Bên cung cấp chuyển hàng thẳng đến bên khách hàng.
(2) Khách hàng trực tiếp nhận hàng tại kho hoặc địa điểm nào đó do bên
cung cấp giao hàng.
Doanh nghiệp XNK có trách nhiệm đòi tiền của khách hàng và trả tiền
cho nhà cung cấp.
+ Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán:Theo hình thức
này,doanh nghiệp XNK không tham gia vào quá trình mua,bán hàng hoá mà
chỉ đóng vai trò trung gian , môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng phần
thủ tục phí theo hợp đồng thoả thuận giữa các bên.
1.2.2 Doanh thu và các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu bán hàng.
* Khái niệm doanh thu: Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế
doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản
xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn
chủ sở hữu. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất
cả 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữa quyền quản lý hàng hoá như người
sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.

9

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
* Phân loại doanh thu:
- Theo cách tính doanh thu:
+ Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT: đối với các doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán: đối với các doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Theo phạm vi hàng bán:
+ Doanh thu bán hàng ra bên ngoài.
+ Doanh thu bán hàng nội bộ.
Đối với các doanh nghiệp XNK doanh thu còn có thể chia thành:
- Doanh thu bán hàng ra nước ngoài: doanh thu bán hàng xuất khẩu).
Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng xuất khẩu là khi hàng đã được xác
định là xuất khẩu (hoàn thành thủ tục Hải quan và rời khỏi hải phận,địa
phận,sân bay quốc tế cuối cùng của nước ta) và được khách hàng chấp nhận
thanh toán.
- Doanh thu bán hàng trong nước: gồm cả hàng nhập khẩu bán trong
nước và hàng kinh doanh nội địa.
- Doanh thu từ hoạt động uỷ thác.
* Các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu bán hàng gồm:
- Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết
cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá
kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.

10

- Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là
tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
- Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người
mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Là số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp tính trên
tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng của hàng hoá dịch vụ thuộc diện chịu thuế
tiêu thụ đặc biệt.
- Thuế xuất khẩu: Là khoản thuế doanh nghiệp phải nộp tính trên tỷ lệ
phần trăm doanh thu bán hàng của hàng hoá dịch vụ thuộc diện chịu thuế
xuất khẩu.
Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp: Là khoản thuế doanh
nghiệp phải nộp tính theo công thức:
Thuế GTGT , thuế phải nộp của hang hoá dịch vụ bán ra = ( Giá thanh
toán của hang hoá dịch vụ bán ra – Giá thanh toán của hàng hoá dịch vụ mua
vào) x thuế suất.
Theo thông tư 89/2002/TT-BTC thì các khoản giảm trừ doanh thu gồm:
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế tiêu
thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, còn
chiết khấu thanh toán được tính vào chi phí hoạt động tài chính
1.2.3 Kết quả bán hàng:
Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng về bán hàng hoá, dịch vụ của hoạt
động kinh doanh chính, được thể hiện qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ. Nó là phần
chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Doanh thu bán hàng thuần: là doanh thu bán hàng sau khi đã loại trừ
các khoản giảm doanh thu.

11

- Giá vốn hàng hoá: gồm trị giá mua hàng xuất kho để bán và chi phí thu
mua phân bổ cho hàng xuất kho để bán.
- Chi phí bán hàng: là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong
quá trình bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các khoản chi phí chi cho việc quản lý
kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt
động của cả doanh nghiệp.
1.2.4 Yêu cầu, nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng.
1.2.4.1 Yêu cầu
- Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là đã bán để kịp thời lập
báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình
hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp
đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, thời
gian..., đôn đốc việc thu tiền khách hàng nộp về quỹ.
- Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luôn chuyển chứng từ
hợp lý, khoa học.
- Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lý
doanh nghiệp, phân bổ chi phí hợp lý cho hàng còn lại cuối kỳ và kết quả
chuyển chi phí cho hàng hoá trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh
chính xác.
1.2.4.2 Nhiệm vụ
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hoá bán ra và tiêu thụ nội
bộ, tính toán đúng đắn giá trị vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các
khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.

12

- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, tình hình thanh
toán với người mua và với Ngân sách nhà nước.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng
và xác định kết quả bán hàng.
Như vậy kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công tác quan
trọng của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng và giá trị hàng hoá bán ra
cũng như doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua đó
giúp nhà quản lý nắm vững tình hình kinh doanh hàng hoá và sự biến động
của nó, thiết lập được mối quan hệ giữa sản xuất và tiêu dùng, tìm ra và lựa
chọn phương án bán hàng có hiệu quả nhất, từ đó định hướng hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
BÁN HÀNG.
1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng.
Chứng từ kế toán là một phương thức kiểm tra và giám đốc các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng,
kế toán phải lập, thu thập đầy đủ các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung,
quy định của nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Các chứng từ chủ yếu dùng trong kế toán bán hàng gồm:
- Hoá đơn bán hàng (thông thường, GTGT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Giấy báo có ngân hàng, phiếu thanh toán tiền mặt
- Các chứng từ khác
Đối với doanh nghiệp có hoạt động XNK hàng hoá, các chứng từ
còn gồm:
- Hoá đơn thương mại .

13


- Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng .
- Vận đơn đường biển,đường không
- Giấy chứng nhận kiểm dịch
- Phiếu đóng gói
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
- Tờ khai hải quan
- Giấy chứng nhận phẩm cấp
- Bảng kê chi tiết hàng xuất khẩu
Trường hợp doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính thì
việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần lưu ý các đặc điểm:
- Xây dựng danh mục chứng từ để quản lý các chứng từ.
Để phát huy hết thế mạnh của máy vi tính trong quá trình xử lý thông tin
một cách tự động như nhận diện và tìm kiếm nhanh chóng, tăng tốc độ xử
lý,độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ phải mã hóa các
đối tượng thông tin cần quản lý.Thông thường các đối tượng sau kế toán phải
mã hoá để quản lý: Danh mục chứng từ, danh mục tài khoản, danh mục khách
hàng, danh mục thuế suất, danh mục hàng hoá,....
Đối với danh mục chứng từ: mỗi loại chứng từ mang một mã hoá riêng.
Mã chứng từ dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập
nhật từ màn hình nào, phân hệ nào. Xây dựng danh mục càng chi tiết, cài đặt
nhiều tham biến ngầm định cho mỗi loại chứng từ, công việc nhập số liệu
càng được giảm nhẹ.
- Tuỳ theo phân công, phân nhiệm trong hệ thống và đặc điểm sản xuất
kinh doanh, quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà xây
dựng trình tự luân chuyển từ khâu lập, thu nhận, phân loại kiểm tra đến xử lý,
lưu trữ qua bộ phận máy tính một cách hợp lý. Đặc biệt là phải dễ kiểm tra, dễ

14


đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan và cuối cùng chuyển về nhân viên kế
toán để tiến hành nhập liệu.
1.3.2 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ.
1.3.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ dùng để phản ánh
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cuả doanh nghiệp trong một kỳ kế toán.
TK 511 có bốn TK cấp 2: TK 5111-Doanh thu bán hàng hoá.
TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm.
TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
- TK512 - Doanh thu nội bộ dùng để phản ánh doanh thu của số sản
phẩm, hàng hoá dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp.
TK512 có ba TK cấp 2:

TK 5121- Doanh thu bán hàng hoá
TK 5122- Doanh thu bán thành phẩm
TK 5123- Doanh thu cung cấp dịch vụ.

- TK521 - Chiết khấu thương mại: Dùng để phản ánh khoản chiết khấu
thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua
hàng, đã mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương
mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng.
- TK 531 - Hàng bán bị trả lại: Dùng để phản ánh trị giá của số hàng hoá
đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi
phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại,
quy cách.
- TK 532 - Giảm giá hàng bán: Dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng

bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán và các TK khác có liên quan.
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết
mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Việc xây dựng hệ

15


thống TK sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp
theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Danh mục hệ thống TK được sử dụng để quản lý các TK trong danh mục.
Mỗi TK được nhận diện duy nhất thông qua mã TK. Vì vậy khi xây dựng
danh mục TK phải xem xét kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và phương án xử lý,
khai thác thông tin của phần mềm kế toán.
1.3.2.2 Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu.
* Trình tự kế toán doanh thu (đối với doanh nghiệp chịu thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ)
Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 156

TK 157 TK 632
(1)

(3)

(2)

(4)

TK 511, 512

TK 911
(8)

TK 111, 112, 131

(5a)

TK 521,531, 532

TK 3331

(7b)

TK 3332, 3333

(5b)

(6b)

(7a)

(6a)

(1) Xuất gửi hàng đi bán
(2) Xuất kho hàng bán
(3) Hàng gửi bán được xác định là đã tiêu thụ

16

(4) Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả
(5a) Doanh thu bán hàng thu được
(5b) Thuế GTGT đầu ra
(6a) Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ
(6b) Thuế GTGT được giảm trừ
(7a), (7b) Các khoản giảm trừ doanh thu
(8) Kế chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả
+ Doanh thu bán hàng trả chậm (hoặc trả góp)
TK 131

TK 511
Doanh thu bán hàng

(ghi theo giá bán trả tiền ngay)
TK 333(33311)
Thuế GTGT
đầu ra
TK 515

TK 3387

Định kỳ, k/c doanh
thu là tiền lãi phải
thu hàng kỳ

Lãi trả chậm
hoặc
trả góp phải thu
của khách hàng

+ Doanh thu bán hàng thông qua đại lý
- Tại bên giao hàng (chủ hàng)

17

Số tiền còn
phải thu
KH
TK 111, 112
Số tiền
đã thu KH


TK 111, 112, 131,…

TK 511

Doanh thu bán hàng
đại lý

TK 641

Hoa hồng trả cho
bên nhận đại lý
TK 133

TK 33311
Thuế GTGT

Thuế GTGT

- Tại đại lý (bên nhận hàng)
TK 511
Hoa hồng
được hưởng

TK 338

TK 33311
Thuế GTGT
TK 111, 112,

Tổng số tiền
hàng thu được

Số tiền
thực trả

+ Doanh thu tiêu thụ nội bộ
- Kế toán doanh thu bán hàng nội bộ

18


TK 911

TK 512

K/c doanh thu nội bộ

TK 111, 112, 136

Doanh thu bán hàng
nội bộ
TK 33311
(Thuế GTGT)

- Kế toán doanh thu dùng sản phẩm, hàng hóa để trả lương hoặc thưởng
cho người lao động
TK 512
Doanh thu bán
hàng nội bộ

TK 334
Tổng giá
thanh toán

TK 33311
Thuế GTGT
( pp khấu trừ)

- Kế toán doanh thu dùng sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
TK 911

TK 512

TK 627, 641, 642…
K/c doanh thu nội bộ Doanh thu dùng hàng hóa
tiêu dùng nội bộ cho hoạt

động SXKD của DN
TK 33311
(Thuế GTGT)

- Kế toán doanh thu xuất hàng để biếu tặng

19


TK 911

TK 512
TK 431 (4311)

K/c doanh thu nội bộ

Doanh thu chưa
có thuế GTGT
Tổng giá
thanh toán

TK 33311
Thuế GTGT

Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
TK 111, 112, 131

TK 521, 531, 532

Các khoản giảm

trừ doanh thu

TK 511, 512

K/c xác định
doanh thu thuần

TK 33311
Thuế GTGT

1.3.4 Kế toán gía vốn hàng bán.
1.3.4.1 Các phương pháp xác định giá vốn hàng bán.
1.3.4.1.1 Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương
pháp kê khai thường xuyên:
Trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí
mua của số hàng đã xuất kho để bán.
Theo chuẩn mực 02 có thể tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho
theo các phương pháp sau:
- Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này doanh
nghiệp sử dụng giá thực tế nhập kho của lô hàng xuất kho để xác định trị giá
vốn thực tế xuất kho của chính lô hàng đó.

20


Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng
hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên
giả định là hàng hoá được mua trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn
lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua gần thời điểm cuối kỳ. Trị giá mua thực

tế hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ
hoặc gần đầu kỳ nhân với số lượng hàng hoá xuất kho tương ứng.
- Phương pháp nhập sau xuất trước:
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định hàng hoá được mua sau
được xuất trước và hàng hoá còn lại cuối kỳ là hàng hoá được mua trước đó.
Trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập
sau hoặc gần sau cùng nhân với số lượng hàng hoá xuất kho tương ứng.
- Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá trị của
từng loại hàng hoá được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng hoá
tương tụ đầu kỳ và được mua trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính
theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về:
+ Tính theo thời kỳ:
Trị giá vốn
trong kỳ
thực tế
=
hàng xuất kho

Số lượng
hàng
x
xuất kho

Trị giá mua thực tế
hàng tồn đầu kỳ

Số lượng hàng
tồn đầu kỳ

Trị giá mua thực tế

+ hàng nhập

+

Số lượng hàng
nhập trong

kỳ
+ Tính sau mỗi lần nhập: Về cơ bản phương pháp này giống phương
pháp trên nhưng giá trị trung bình được xác định trên cơ sở giá thực tế hàng
tồn đầu kỳ và đơn giá từng lần nhập hàng hoá trong kỳ. Cứ sau mỗi lần nhập

21


kho hàng hoá thì tính lại giá trị trung bình sau lần nhập đó, từ đó xác định trị
giá mua thực tế hàng xuất sau lần nhập.
+ Tính toán phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho:
Chi phí mua
mua
phân bổ cho
=
hàng xuất kho
kho

Chi phí mua phân bổ
Chi phí mua hàng
cho hàng đầu kỳ
+ phát sinh trong kỳ

Trị giá

x
Trị giá mua của

của hàng
xuất

Trị giá mua của

+

hàng tồn đầu kỳ

hàng nhập trong kỳ

1.3.4.1.2.Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương
pháp kiểm kê định kỳ.
Cuối kỳ, doanh nghiệp kiểm kê hàng hoá tồn kho và tính trị giá vốn
thực tế hàng xuất kho theo công thức:
Trị giá vốn thực
tế hàng hoá =
xuất kho

Trị giá vốn thực
tế của hàng hoá
tồn kho đầu kỳ

Trị giá vốn thực
Trị giá vốn thực

+
tế hàng hoá nhập tế hàng hoá
kho trong kỳ
tồn kho cuối kỳ.

1.3.4.2 Tài khoản kế toán sử dụng.
- TK 156-hàng hoá (phương pháp KKTX). TK này dùng để phản ánh giá
trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hoá của doanh
nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng.
TK 156 gồm hai TK cấp 2:

TK 1561 : Giá mua hàng hoá
TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá.

TK 611-Mua hàng (Phương pháp KKĐK). TK này dùng để phản ánh
trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ.
TK 611 có 2 TK cấp 2 trong đó: TK 6112: Mua hàng hoá.

22


- TK 157-Hàng gửi đi bán: dùng để phản ánh trị giá hàng hoá đã gửi đi
hoặc chuyển đến cho khách hàng, hàng hoá gửi bán đại lý, ký gửi chưa được
chấp nhận thanh toán.
- TK 632-Giá vốn hàng hoá: dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá
dịch vụ bán trong kỳ.
1.3.4.3 Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
.Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX
Hàng hoá xuất bán bị trả lại kho

TK632

TK156
TK156
Xuất kho bán trực tiếp
TK157

Xuất kho hàng hoá gửi bán

Hàng được bán

TK 331
Hàng hoá mua gửi bán thẳng

Hàng mua bán thẳng

TK 133

Thuế VAT đầu vào

23


Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK
Hàng hoá gửi bán chưa được thanh toán đầu kỳ

TK 157

TK 632

Hàng hoá gửi bán chưa được thanh toán đầu kỳ

Hàng hoá tồn kho cuối kỳ
TK 156

TK 611

Hàng hoá tồn kho đầu kỳ

Hàng hoá xuất kho bán
trực tiếp
Hàng hoá nhập lại kho

24


1.3.5 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
1.3.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng
- Kế toán sử dụng tài khoản 641-Chi phí bán hàng để phản ánh,tập hợp
và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản
phẩm,hàng hoá,lao vụ,dịch vụ.TK641 gồm bẩy tài khoản cấp 2 :
TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
TK 6412: Chi phí vật liệu,bao bì
TK 6413: Chi phí dụng cụ,đồ dùng
TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 6415: Chi phí bảo hành
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
- Kế toán sử dụng tài khoản 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản
ánh,tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình quản lý

kinh doanh,quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động
chung của cả doanh nghiệp.TK642 gồm tám tài khoản cấp 2 :
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý
TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 6425: Thuế,phí và lệ phí
TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
1.3.5.2 Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
*Trình tự kế toán chi phí bán hàng.

25